Kontrola zarządcza w Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2016.74

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 października 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 76

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 26 lipca 2016 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) oraz w związku z § 4 ust. 3 zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz. Urz. MSWiA poz. 16) zarządza się, co następuje:

§  1.  ¹

1. Zarządzenie określa funkcjonowanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej w zakresie nieuregulowanym w odrębnych przepisach, a w szczególności:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej,

b) kierowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

3) wzory stosowanych dokumentów, o których mowa w pkt 2.

2. Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej organizuje i realizuje kontrolę zarządczą na podstawie odrębnych przepisów.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw wewnętrznych;

2) kierowniku komórki Audytu Wewnętrznego - rozumie się przez to audytora wewnętrznego - kierownika audytu wewnętrznego;

3) KGSG - rozumie się przez to Komendę Główną Straży Granicznej;

4) 2  Dyrektorze BAS - rozumie się przez to Dyrektora Biura Analityczno-Sytuacyjnego Komendy Głównej Straży Granicznej;

5) 3  kierowniku jednostki organizacyjnej Straży Granicznej - rozumie się przez to Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendanta oddziału, ośrodka i ośrodka szkolenia Straży Granicznej;

6) 4  kierowniku komórki organizacyjnej KGSG - rozumie się przez to dyrektora zarządu, dyrektora biura, dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej, kierownika komórki Audytu Wewnętrznego oraz rzecznika prasowego Komendanta Głównego Straży Granicznej - kierownika zespołu prasowego;

7) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej - rozumie się przez to plan działalności Straży Granicznej na dany rok kalendarzowy, opracowany na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy;

9) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej - rozumie się przez to sprawozdanie opracowane na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy;

10) analizie ryzyka - rozumie się przez to analizę ryzyka, o której mowa w § 12 zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, sporządzaną dla potrzeb związanych z realizacją planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej;

11) doskonaleniu kontroli zarządczej - rozumie się przez to doskonalenie systemu kontroli zarządczej jako procesu ciągłego, realizowanego przy uwzględnieniu wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub komórki organizacyjnej KGSG, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań określonych zarządzeniem;

12) standardach kontroli zarządczej - rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84);

13) pracowniku KGSG - rozumie się przez to funkcjonariusza i pracownika pełniącego służbę lub zatrudnionego w KGSG.

§  3. 

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej organizują i realizują kontrolę zarządczą w jednostkach, którymi kierują w oparciu o standardy kontroli zarządczej oraz niniejsze zarządzenie.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG zapewniają realizację standardów kontroli zarządczej w komórkach, którymi kierują.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, są odpowiedzialni za doskonalenie systemu kontroli zarządczej oraz dokonują bieżącego przeglądu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej w jednostkach i komórkach, którymi kierują.

§  4. 

1. 5  Kierownik komórki organizacyjnej KGSG w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, przesyła Dyrektorowi BAS propozycje celów, mierników i zadań komórki organizacyjnej KGSG do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok następny, dotyczące przedsięwzięć Straży Granicznej w zakresie działalności merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej lub informację o ich braku.

2. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przygotowując propozycje celów, mierników i zadań może wystąpić do kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej o wzięcie udziału w ich przygotowaniu wskazując jednocześnie zakres tego udziału.

3. 6  Propozycje celów, mierników i zadań powinny być przygotowane z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności Ministra i w projekcie budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny.

4. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw finansów informuje w formie pisemnej kierowników komórek organizacyjnych KGSG oraz kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej o celach, zadaniach i miernikach przyjętych do projektu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny nie później niż do dnia 5 grudnia każdego roku.

5. Dopuszcza się możliwość przedstawienia propozycji celów innych, niż określone w planie lub projekcie, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem wskazania źródła finansowania ich realizacji.

6. Propozycje celów, mierników i zadań zawierają dodatkowo wskazanie:

1) mierników określających stopień realizacji każdego ze wskazanych celów wraz z podaniem nazwy oraz wartości bazowej i docelowej, planowanej do osiągnięcia na koniec roku w którym cel powinien zostać zrealizowany;

2) osób odpowiedzialnych za ich realizację;

3) najważniejszych zadań służących realizacji celów;

4) odniesień do dokumentów o charakterze strategicznym;

5) źródła finansowania.

7. 7  Dyrektor BAS w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku, na podstawie otrzymanych propozycji celów, mierników i zadań opracowuje zestawienie celów, mierników określających stopień realizacji każdego celu i najważniejszych zadań służących ich osiągnięciu, a następnie przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, który wskazuje cele przeznaczone do realizacji w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej.

8. 8  Dyrektor BAS, niezwłocznie po wskazaniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej celów do realizacji, opracowuje plan działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej i przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do zatwierdzenia.

9. Wzór druku do zamieszczenia propozycji celów, mierników i zadań komórki organizacyjnej KGSG do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok następny określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  5. 

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, dokonuje identyfikacji i oceny ryzyka dla poszczególnych celów ujętych w tym planie, a także ustala postępowanie z ryzykiem i określa działania zaradcze w celu jego zmniejszenia do akceptowalnego poziomu lub wyeliminowania.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, który brał udział w przygotowaniu propozycji celów, mierników i zadań w trybie § 4 ust. 2, zapewnia właściwemu kierownikowi komórki organizacyjnej KGSG pomoc w procesie identyfikacji i analizy ryzyka, w zakresie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej KGSG.

3. 9  Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG sporządza dokumentację w formie arkusza analizy ryzyka oraz planu postępowania z ryzykiem, których kopię przesyła Dyrektorowi BAS w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

4. 10  Dyrektor BAS przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do akceptacji zbiorczą analizę ryzyka w terminie 30 dni od dnia opublikowania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.

5. Wzór:

1) arkusza analizy ryzyka określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) planu postępowania z ryzykiem określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  6. 

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej w zakresie swojej właściwości na bieżąco monitoruje ich realizację.

2. W przypadku istotnej zmiany warunków funkcjonowania komórki organizacyjnej KGSG, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub wystąpienia innych okoliczności mających wpływ na realizację celów, mierników i zadań ujętych w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, kierownik komórki organizacyjnej KGSG dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności, o których mowa w § 5 ust. 1.

3. Wszelkie informacje dotyczące ryzyk zidentyfikowanych przez komórkę organizacyjną KGSG dotyczących planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej ewidencjonuje się na bieżąco w rejestrze ryzyk.

4. 11  W przypadku zidentyfikowania nowego ryzyka lub zmiany zidentyfikowanego wcześniej ryzyka informacje o tym przesyła się niezwłocznie Dyrektorowi BAS.

5. Wzór rejestru ryzyk określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  7. 

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, opracowuje:

1) 12  półroczną informację określającą stopień realizacji celów, mierników i zadań i przesyła Dyrektorowi BAS wraz z uaktualnionym rejestrem ryzyk w terminie do dnia 15 lipca każdego roku;

2) sprawozdanie z realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 5 lutego każdego roku.

2. 13  Dyrektor BAS przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do akceptacji:

1) półroczną informację określającą stopień realizacji celów, mierników i zadań w terminie do dnia 31 lipca każdego roku;

2) sprawozdanie z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, sporządzone na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 10 lutego każdego roku.

3. Wzór druku do sporządzenia informacji określającej stopień realizacji celów, mierników i zadań określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

§  8. 

1. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG dokonują weryfikacji sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w komórkach, którymi kierują, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny.

2. Pracownicy KGSG mogą dokonywać samooceny kontroli zarządczej w komórkach, w których realizują zadania służbowe, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny przy użyciu aplikacji informatycznej do samooceny kontroli zarządczej w KGSG, dostępnej na portalu wewnętrznym Straży Granicznej, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

3. 14  Dyrektor BAS opracowuje wzory kwestionariuszy, o których mowa w ust. 1 i 2, po zasięgnięciu opinii u kierownika komórki Audytu Wewnętrznego, a następnie zamieszcza je na portalu wewnętrznym Straży Granicznej w terminie:

1) do dnia 30 listopada każdego roku dla kierowników komórek organizacyjnych KGSG;

2) do dnia 31 grudnia każdego roku dla pracowników KGSG.

4. 15  Dyrektor BAS informuje niezwłocznie kierowników komórek organizacyjnych KGSG o zamieszczeniu na portalu wewnętrznym Straży Granicznej wzorów kwestionariuszy, o których mowa w ust. 1 i 2 wraz z wnioskiem o poinformowanie o tym podległych mu pracowników KGSG.

5. 16  Dyrektor BAS przesyła do wiadomości i służbowego wykorzystania kierownikowi komórki Audytu Wewnętrznego wypełnione kwestionariusze samooceny, o których mowa w ust. 1 i 2.

§  9. 

1. 17  Dyrektor BAS dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, stanowiącej zestawienie informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

2. 18  Dyrektor BAS dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni z uwzględnieniem sprawozdania z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, raportu końcowego z oceny efektywności i skuteczności realizacji celów w budżecie zadaniowym Straży Granicznej w układzie zadaniowym, o którym mowa w przepisach dotyczących zadań podmiotów uczestniczących w realizacji budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym, zbiorczej analizy ryzyka, o której mowa w § 5 ust. 4, a także dokumentów, o których mowa w ust. 3-5.

3. 19  W celu dokonania zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Dyrektorowi BAS następujące dokumenty:

1) sprawozdania i wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne i przez komórki organizacyjne KGSG uprawnione do przeprowadzania kontroli;

2) protokoły z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne, po których nie są sporządzane wystąpienia pokontrolne;

3) informacje o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli, o których mowa w pkt 1 i 2 oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

4) sprawozdania z audytów przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych KGSG przez instytucje zewnętrzne;

5) informacje o sposobie wykonania zaleceń zawartych w sprawozdaniach, o których mowa w pkt 4 oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

6) kwestionariusz samooceny, o którym mowa w § 8 ust. 1;

7) informacje dotyczące obowiązywania i przestrzegania procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórek organizacyjnych KGSG:

a) właściwych do spraw finansów, łączności i informatyki, techniki i zaopatrzenia, kadr i szkolenia, lotnictwa Straży Granicznej,

b) podejmujących działania dotyczące planowania, rozdysponowania i nadzoru nad wydatkowaniem środków finansowych przez jednostki organizacyjne Straży Granicznej w ramach zadań związanych z pozyskiwaniem, wydatkowaniem i rozliczaniem zagranicznych środków finansowych,

c) realizujących czynności związane z wydatkowaniem środków finansowych z funduszu operacyjnego;

8) informacje z dokonanych ocen prawidłowości ustalenia i stosowania w KGSG procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórek organizacyjnych KGSG właściwych do spraw kontroli oraz audytu wewnętrznego;

9) informacje skargowe na nieprzestrzeganie wartości etycznych w KGSG - w przypadku komórki właściwej do przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz komórki właściwej do gromadzenia i analizowania danych o naruszeniach dyscypliny służbowej i postępowaniach dyscyplinarnych prowadzonych w stosunku do pracowników KGSG;

10) informacje o przeprowadzonej w danym roku ocenie stopnia realizacji założonych celów w ramach kontroli zarządczej zapewniającej monitorowanie postępów prowadzonych prac inwestycyjnych- w przypadku komórki właściwej do współdziałania z jednostkami organizacyjnymi Straży Granicznej w zakresie realizacji budowlanych zadań inwestycyjnych oraz ich koordynowania.

4. 20  Na wniosek Dyrektora BAS do zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje również inne dane i dokumenty dotyczące kontroli zarządczej z zakresu właściwości merytorycznej kierowanej komórki.

5. 21  Kierownik komórki Audytu Wewnętrznego przekazuje na bieżąco Dyrektorowi BAS ocenę kontroli zarządczej, sporządzaną na podstawie wyników przeprowadzonych audytów wewnętrznych.

6. Z przekazywanych dokumentów, o których mowa w ust. 2-5, wyłącza się informacje, dane, sprawozdania i inne materiały uzyskane w związku z realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych.

7. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, udostępnia się w oryginale za pośrednictwem kancelarii, z obowiązkiem zwrotu po wykorzystaniu.

8. 22  Jeżeli przekazanie dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, stanowi znaczne utrudnienie realizacji zadań przez komórkę organizacyjną KGSG, kierownik tej komórki, po uzgodnieniu z Dyrektorem BAS, może poprzestać na przesłaniu notatki obejmującej:

1) przedstawienie uwag, zaleceń i wniosków wskazanych w sprawozdaniach z kontroli, wystąpieniach pokontrolnych, protokołach kontroli, sprawozdaniach z audytu lub innej dokumentacji kontrolnej;

2) podanie nazwy podmiotu kontrolującego, zakresu i okresu kontroli lub audytu oraz nazwy i numeru dokumentu, z którego pochodzą te informacje;

3) oświadczenie o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli lub audytu wraz z informacją o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

§ 10. 23  Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Dyrektorowi BAS dokumenty, o których mowa w § 9 ust. 3:

1) pkt 1, 2 i 4 - na bieżąco, po zapoznaniu się z dokumentami;

2) pkt 3 i 5 - na bieżąco, po przesłaniu wskazanej informacji zarządzającemu kontrolę lub audyt;

3) pkt 6 - do dnia 15 lutego każdego roku;

4) pkt 7 i 8 - do 10 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału;

5) pkt 9 i 10 - do dnia 20 lutego każdego roku.

§ 11. 24  Wyniki dokonanej zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni Dyrektor BAS przedstawia w formie pisemnej Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

§  12. 

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej składają Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oświadczenia cząstkowe ostanie kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują za poprzedni rok, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w szczególności na podstawie:

1) wyników monitorowania realizacji celów i zadań;

2) wyników zarządzania ryzykiem;

3) wyników samooceny kontroli zarządczej dokonanej z uwzględnieniem wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF poz. 11);

4) wyników audytów wewnętrznych i audytów przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne;

5) wyników kontroli zrealizowanych przez instytucje zewnętrzne i komórki wyodrębnione w strukturze jednostek organizacyjnych Straży Granicznej uprawnione do przeprowadzenia kontroli;

6) innych źródeł informacji.

3. Podpisane oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

4. Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w kierowanej jednostce określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

§  13. 

1. Wyniki zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni oraz oświadczenia cząstkowe o stanie kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach stanowią podstawę do podpisania przez Komendanta Głównego Straży Granicznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

2. 25  Dyrektor BAS przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Straży Granicznej i przedkłada Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do podpisu w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

§ 14. Dokumenty sporządzone na podstawie przepisów zarządzenia, o którym mowa w § 15, zachowują moc obowiązującą.

§ 15. Traci moc zarządzenie nr 10 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 6).

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2016 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

Propozycje celów, mierników i zadań ........................................... do planu działalności

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok .....

Lp.		Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Koordynator celu/osoba odpowiedzialna za realizację celu	Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Źródło finansowania	Odniesienie do dokumentu o charakterze strategicznym (jeżeli realizacja wskazanego celu wynika z dokumentu o charakterze strategicznym)
			Nazwa	Wartość bazowa^1	Wartość docelowa^2
1		2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
3.
...........................................................................							......................................................................................................
	Data, podpis sporządzającego						Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

¹ Wartość bazowa - wartość osiągnięta na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym sporządzany jest wykaz celów na rok kolejny (np. na dzień 31 grudnia 2015 r. w przypadku sporządzania wykazu na 2017 r. natomiast jeżeli miernik nie występował w latach poprzednich wartość bazową szacuje się indywidualnie).

² Wartość docelowa - wartość planowana do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy propozycja celów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

Arkusz analizy ryzyka

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór

Plan postępowania z ryzykiem

Cel	Zadanie	Zdarzenie	Istotność ryzyka	Postępowanie z ryzykiem	Działania	Terminy ^26	Odpowiedzialni ^27	Informacje o realizacji działań
1	2	3	4	5	6	7	8	9
................................................					............................................................
................................					...................................
Data, podpis sporządzającego					Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

¹ Należy wskazać termin realizacji działań (dzień, miesiąc, rok).

² Należy wskazać osoby odpowiedzialne za realizację zaplanowanych działań.

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór

Rejestr ryzyk zidentyfikowanych przez ............................................................ dotyczących

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na ........ r.

Cel	Zadanie	Zdarzenie (należy wskazać wszystkie zidentyfikowane zdarzenia)	Informacja o zmaterializowaniu się ryzyka i podjętych działaniach ^1
1	2	3	4
Rejestr ryzyka stanowi podstawę zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej i musi być dokumentem zmieniającym się tak, aby odzwierciedlał dynamiczny charakter ryzyka oraz sposób zarządzania nim. W sytuacji zidentyfikowania więcej niż jednego ryzyka do celu/zadania należy tabelę wypełnić oddzielnie dla każdego ryzyka.
.......................................................................................			..............................................................................................
Data, podpis sporządzającego			Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

¹ Należy wypełnić, w przypadku zmaterializowania się (wystąpienia) ryzyka.

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Wzór

Informacja półroczna określająca stopień realizacji celów, mierników i zadań ..............................................................

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

z planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu				Informacja czy istnieje ryzyko nieosiągnięcia zaplanowanej wartości miernika (tak/nie)	Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Informacja o zaistniałych zagrożeniach niezrealizowania zadania	Informacja o działaniach zapobiegawczych (podjętych lub planowanych)
		Wartość bazowa miernika	Planowana wartość do osiągnięcia	I kwartał	II kwartał
1.
2.
3.
.................................................................................						...............................................................................................
Data, podpis sporządzającego						Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  6

Wzór

Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej

......................................................................................................................

(jednostka organizacyjna SG)

za rok .....................................................

(rok, za który składane jest oświadczenie)

Dział  I 

1

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej SG

......................................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej SG)

Część  A 

2

Ł w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część  B 

3

Ł w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia.

Część  C 

4

Ł nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia.

Część  D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z5:

Ł monitoringu realizacji celów i zadań,

Ł samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej,

Ł procesu zarządzania ryzykiem,

Ł audytu wewnętrznego,

Ł kontroli wewnętrznych,

Ł kontroli zewnętrznych,

Ł innych źródeł informacji: ...................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

...........................................................................................................................

 (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki organizacyjnej SG)

Dział  II 

6

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

Dział  III 

7

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

2. Pozostałe działania:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

OBJAŚNIENIA

¹ W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną z części - albo A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

² Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

³ Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.

⁴ Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

⁵ Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze.

⁶ Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.

⁷ Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

¹ § 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 83 z dnia 11 października 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.85) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

² § 2 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

³ § 2 pkt 5 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 28 z dnia 16 lutego 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.33) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 lutego 2018 r.

⁴ § 2 pkt 6:

- zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 83 z dnia 11 października 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.85) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

⁵ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

⁶ § 4 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 28 z dnia 16 lutego 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.33) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 lutego 2018 r.

⁷ § 4 ust. 7 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

⁸ § 4 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

⁹ § 5 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁰ § 5 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹¹ § 6 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹² § 7 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹³ § 7 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁴ § 8 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁵ § 8 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁶ § 8 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁷ § 9 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁸ § 9 ust. 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 28 z dnia 16 lutego 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.33) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 lutego 2018 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

¹⁹ § 9 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²⁰ § 9 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²¹ § 9 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²² § 9 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²³ § 10 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²⁴ § 11 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²⁵ § 13 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 53 z dnia 7 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.KGSG.2019.52) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 2019 r.

²⁶Należy wskazać termin realizacji działań (dzień, miesiąc, rok).

²⁷Należy wskazać osoby odpowiedzialne za realizację zaplanowanych działań.