Kontrola zarządcza w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MRPiPSp.2019.37
Akt utracił moc Wersja od: 26 września 2019 r.
ZARZĄDZENIE Nr 33
MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ
z dnia 25 września 2019 r.
w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
§ 1.
Zarządzenie określa zasady i tryb wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zakres odpowiedzialności za jej realizację.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:1)
Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;2)
Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;3)
członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;4)
komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament, biuro oraz wyodrębnione stanowisko w Ministerstwie;5)
dyrektorze - należy przez to rozumieć kierującego komórką organizacyjną w Ministerstwie;6)
planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan tworzony na rok następny dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzany zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;7)
sprawozdaniu z wykonania planu działalności - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;8)
samoocenie - należy przez to rozumieć proces oceny funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo Ministerstwa;9)
zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć logiczną i systematyczną metodę identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań;10)
ryzyku - należy przez to rozumieć miarę możliwości wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub planie działań Ministerstwa;11)
analizie ryzyka - należy przez to rozumieć proces oceny czynników ryzyka pod kątem ustalonych parametrów, prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnego skutku;12)
właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć dyrektora, który jest odpowiedzialny za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów wskazanego ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia.§ 3.
1.
Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków Kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów oraz pozostałych pracowników Ministerstwa dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.2.
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:1)
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;2)
skuteczności i efektywności działania;3)
wiarygodności sprawozdań;4)
ochrony zasobów;5)
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;6)
efektywności i skuteczności przepływu informacji;7)
zarządzania ryzykiem.3.
W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:1)
środowisko wewnętrzne;2)
cele i zarządzanie ryzykiem;3)
mechanizmy kontroli;4)
informacja i komunikacja;5)
monitorowanie i ocena.Rozdział 2
Zakres odpowiedzialności
Zakres odpowiedzialności
§ 4.
1.
Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w kierowanych przez niego działach: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina.2.
Członkowie Kierownictwa Ministerstwa sprawują nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych, zgodnie z przepisami w sprawie zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa.3.
W ramach nadzoru nad komórkami organizacyjnymi członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności:1)
wyznaczają kierunki działań do realizacji na dany rok przez nadzorowane komórki organizacyjne, biorąc pod uwagę:a)
informacje o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej,b)
zasoby kadrowe,c)
czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;2)
zatwierdzają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie obszaru działalności nadzorowanych przez nich komórek organizacyjnych.§ 5.
Do zadań dyrektora należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:1)
opracowanie propozycji celów, zadań i mierników komórki organizacyjnej na podstawie wyznaczonych kierunków działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1;2)
monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej oraz ich aktualizacja;3)
zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do zatwierdzonych celów i zadań komórki organizacyjnej;4)
składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie działalności kierowanej komórki organizacyjnej;5)
dbanie o podnoszenie świadomości wśród pracowników w zakresie problematyki związanej z kontrolą zarządczą.§ 6.
Departament Analiz Ekonomicznych i Prognoz, zwany dalej "DAE", w ramach kontroli zarządczej odpowiada za:1)
sporządzanie projektu planu działalności Ministra;2)
koordynację prac nad dokumentami zadaniowymi, tj. budżetem w układzie zadaniowym oraz Wieloletnim Planem Finansowym Państwa, w zakresie celów, mierników i ich wartości;3)
sporządzanie projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.§ 7.
1.
Biuro Kontroli i Audytu, zwane dalej "BKA", realizuje zadania w ramach kontroli zarządczej, w szczególności:1)
koordynuje proces zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;2)
koordynuje przeprowadzanie samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;3)
sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;4)
koordynuje opracowanie planu działań Ministerstwa.2.
Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w BKA poprzez realizację swoich zadań dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.Rozdział 3
Sporządzenie planu działalności Ministra i sprawozdania z jego wykonania oraz opracowanie planu działań Ministerstwa
Sporządzenie planu działalności Ministra i sprawozdania z jego wykonania oraz opracowanie planu działań Ministerstwa
§ 8.
1.
Dyrektorzy, po otrzymaniu informacji o wskazanych kierunkach działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1, sporządzają propozycje celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra i przekazują je do DAE w terminie do dnia 30 września każdego roku.2.
Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu propozycji celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra uwzględniają plany działalności tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 31).3.
DAE, na podstawie celów, zadań i mierników, o których mowa w ust. 1, opracowuje projekt planu działalności Ministra na rok następny.4.
DAE w terminie do dnia 20 października każdego roku przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnień.5.
Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami Kierownictwa Ministerstwa, DAE przekazuje do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów oraz przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.§ 9.
1.
Dyrektorzy, w terminie do dnia 25 marca, przekazują do DAE sprawozdania komórek organizacyjnych z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni.2.
Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni uwzględniają sprawozdania tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.3.
DAE, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, sporządza projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2 i 3, i przekazuje do zatwierdzenia członkom Kierownictwa Ministerstwa.4.
DAE, przedkłada do podpisu Ministrowi uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra, w terminie umożliwiającym opublikowanie go do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.§ 10.
1.
Cele wskazane w planie działalności Ministra stanowią podstawę do opracowania przez BKA planu działań Ministerstwa.2.
Plan działań Ministerstwa określa w szczególności:1)
cele komórek organizacyjnych na dany rok;2)
zadania służące realizacji każdego z celów;3)
mierniki stopnia realizacji celów;4)
planowaną wartość mierników.3.
BKA koordynuje opracowanie i aktualizowanie celów, zadań i mierników planu działań Ministerstwa.4.
Plan działań Ministerstwa BKA udostępnia komórkom organizacyjnym w intranecie Ministerstwa w celu jego aktualizacji.5.
Dyrektorzy, dwa razy w roku w terminach: do dnia 15 lutego oraz do dnia 15 sierpnia, przedstawiają informacje o stopniu realizacji celów i zadań, o których mowa w § 5 pkt 2, ujętych w planie działań Ministerstwa, a w przypadku zagrożeń związanych z ich realizacją, przedstawiają propozycję działań naprawczych.Rozdział 4
Samoocena kontroli zarządczej
Samoocena kontroli zarządczej
§ 11.
1.
Samoocena kontroli zarządczej jest to ocena funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w Ministerstwie, przeprowadzana co najmniej raz w roku przez pracowników Ministerstwa.2.
Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest z wykorzystaniem ankiet. Wzory ankiet oraz instrukcję ich wypełnienia określa BKA.3.
Pracownicy Ministerstwa, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny w ramach poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w postaci elektronicznej w terminie wskazanym przez Ministra, za pośrednictwem BKA.4.
BKA, po otrzymaniu zbiorczych wyników z dokonanej samooceny kontroli zarządczej, sporządza podsumowanie uwzględniające:1)
ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej,2)
zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, wskazane przez osoby przeprowadzające ocenę,3)
proponowane działania naprawcze i przedkłada je do opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej.5.
Podsumowanie, o którym mowa w ust. 4, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości.6.
Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.Rozdział 5
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem
§ 12.
1.
Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym wykonywanym na bieżąco w odniesieniu do celów i zadań Ministerstwa.2.
Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:1)
identyfikację oraz okresową aktualizację celów i zadań Ministerstwa,2)
identyfikację zasobów niezbędnych do realizacji celów i zadań,3)
identyfikację ryzyka, w tym czynników o charakterze korupcyjnym lub nadużyć finansowych,4)
analizę ryzyka, w tym określenie rodzaju mechanizmów kontrolnych oraz ich znaczenia dla zdefiniowanych zdarzeń,5)
ewaluację ryzyka, w tym określenie rodzaju reakcji na ryzyko oraz akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko,6)
określenie właścicieli ryzyka oraz terminów wdrożenia reakcji na zidentyfikowane zdarzenia,7)
informowanie pracowników Ministerstwa o wynikach procesu zarządzania ryzykiem,8)
aktualizowanie wyników procesu zarządzania ryzykiem.3.
Komórki organizacyjne identyfikują ryzyka w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działań Ministerstwa.4.
W procesie identyfikacji i analizy ryzyka komórki organizacyjne wskazują w szczególności ryzyka:1)
związane z późn. zm. zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu,2)
zagrażające wizerunkowi Ministerstwa,3)
o charakterze finansowym, w tym nadużyć finansowych oraz korupcyjnych;4)
o charakterze legislacyjnym,5)
związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy,6)
dotyczące zasobów ludzkich,7)
dotyczące ochrony danych osobowych.5.
W procesach identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się wszelkie źródła informacji, w tym ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli, istotne ryzyka zasygnalizowane przez Komitet Audytu oraz podsumowanie samooceny, o którym mowa w § 11 ust. 4.6.
Komórki organizacyjne przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka co najmniej raz w roku, w terminach i w sposób wskazany przez BKA.7.
Dyrektorzy w Ministerstwie mają możliwość aktualizacji wyników procesu zarządzania ryzykiem w ciągu roku kalendarzowego. Czynności przeprowadzane są w szczególności w przypadku:1)
wprowadzania nowych zadań w systemie zarządzania,2)
podziału lub łączenia zadań objętych systemem zarządzania,3)
wystąpienia zjawiska korupcji w Ministerstwie.8.
W odniesieniu do zidentyfikowanego ryzyka, w tym dotyczących korupcji i nadużyć finansowych, określa się prawdopodobieństwo wystąpienia oraz jego wpływ na realizację celów i zadań.9.
Dyrektor, jako właściciel ryzyka dokonuje analizy ryzyka, a w szczególności identyfikacji i oceny ryzyka, określenia istotności ryzyka i wskazania postępowania z ryzykiem.10.
Na podstawie zebranej dokumentacji oraz opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej, BKA opracowuje okresowe podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem zawierające w szczególności:1)
zestawienie kluczowych ryzyk,2)
propozycje usprawnień i zmian mechanizmów kontrolnych dotyczących najistotniejszych zagrożeń, przedstawione przez właściwą komórkę organizacyjną.11.
Podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości, a w przypadku wystąpienia ryzyk kluczowych do akceptacji Ministra.12.
Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.Rozdział 6
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie
§ 13.
1.
Dyrektorzy, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, przekazują do BKA oświadczenie o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, zatwierdzone przez nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.2.
Dyrektorzy nadzorujący jednostki podległe i nadzorowane przekazują do BKA, w terminie do końca marca każdego roku, zaopiniowane oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych, przekazywane przez te jednostki na podstawie zarządzenia nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.3.
Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządzany jest z uwzględnieniem w szczególności:1)
oświadczeń o stanie kontroli zarządczej komórek organizacyjnych i jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra,2)
monitorowania realizacji celów i zadań,3)
wyników samooceny kontroli zarządczej,4)
podsumowania procesu zarządzania ryzykiem,5)
wyników audytu wewnętrznego,6)
wyników kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.4.
BKA przekazuje do opinii Komitetowi Audytu projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.5.
BKA, po zaopiniowaniu projektu oświadczenia przez Komitet Audytu, przekazuje do podpisu Ministra projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w terminie umożliwiającym jego opublikowanie do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.§ 14.
Traci moc zarządzenie nr 7 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Spoi. poz. 7).§ 15.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.