Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRPiPSp.2019.37

| Akt obowiązujący
Wersja od: 26 września 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 33
MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ
z dnia 25 września 2019 r.
w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  Zarządzenie określa zasady i tryb wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zakres odpowiedzialności za jej realizację.
§  2.  Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
3) członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
4) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament, biuro oraz wyodrębnione stanowisko w Ministerstwie;
5) dyrektorze - należy przez to rozumieć kierującego komórką organizacyjną w Ministerstwie;
6) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan tworzony na rok następny dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzany zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
7) sprawozdaniu z wykonania planu działalności - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
8) samoocenie - należy przez to rozumieć proces oceny funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo Ministerstwa;
9) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć logiczną i systematyczną metodę identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań;
10) ryzyku - należy przez to rozumieć miarę możliwości wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub planie działań Ministerstwa;
11) analizie ryzyka - należy przez to rozumieć proces oceny czynników ryzyka pod kątem ustalonych parametrów, prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnego skutku;
12) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć dyrektora, który jest odpowiedzialny za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów wskazanego ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia.
§  3. 
1.  Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków Kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów oraz pozostałych pracowników Ministerstwa dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2.  Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
3.  W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:
1) środowisko wewnętrzne;
2) cele i zarządzanie ryzykiem;
3) mechanizmy kontroli;
4) informacja i komunikacja;
5) monitorowanie i ocena.

Rozdział  2

Zakres odpowiedzialności

§  4. 
1.  Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w kierowanych przez niego działach: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina.
2.  Członkowie Kierownictwa Ministerstwa sprawują nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych, zgodnie z przepisami w sprawie zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa.
3.  W ramach nadzoru nad komórkami organizacyjnymi członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności:
1) wyznaczają kierunki działań do realizacji na dany rok przez nadzorowane komórki organizacyjne, biorąc pod uwagę:
a) informacje o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej,
b) zasoby kadrowe,
c) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;
2) zatwierdzają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie obszaru działalności nadzorowanych przez nich komórek organizacyjnych.
§  5.  Do zadań dyrektora należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:
1) opracowanie propozycji celów, zadań i mierników komórki organizacyjnej na podstawie wyznaczonych kierunków działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1;
2) monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej oraz ich aktualizacja;
3) zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do zatwierdzonych celów i zadań komórki organizacyjnej;
4) składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie działalności kierowanej komórki organizacyjnej;
5) dbanie o podnoszenie świadomości wśród pracowników w zakresie problematyki związanej z kontrolą zarządczą.
§  6.  Departament Analiz Ekonomicznych i Prognoz, zwany dalej "DAE", w ramach kontroli zarządczej odpowiada za:
1) sporządzanie projektu planu działalności Ministra;
2) koordynację prac nad dokumentami zadaniowymi, tj. budżetem w układzie zadaniowym oraz Wieloletnim Planem Finansowym Państwa, w zakresie celów, mierników i ich wartości;
3) sporządzanie projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.
§  7. 
1.  Biuro Kontroli i Audytu, zwane dalej "BKA", realizuje zadania w ramach kontroli zarządczej, w szczególności:
1) koordynuje proces zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;
2) koordynuje przeprowadzanie samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;
3) sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;
4) koordynuje opracowanie planu działań Ministerstwa.
2.  Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w BKA poprzez realizację swoich zadań dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

Rozdział  3

Sporządzenie planu działalności Ministra i sprawozdania z jego wykonania oraz opracowanie planu działań Ministerstwa

§  8. 
1.  Dyrektorzy, po otrzymaniu informacji o wskazanych kierunkach działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1, sporządzają propozycje celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra i przekazują je do DAE w terminie do dnia 30 września każdego roku.
2.  Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu propozycji celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra uwzględniają plany działalności tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 31).
3.  DAE, na podstawie celów, zadań i mierników, o których mowa w ust. 1, opracowuje projekt planu działalności Ministra na rok następny.
4.  DAE w terminie do dnia 20 października każdego roku przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnień.
5.  Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami Kierownictwa Ministerstwa, DAE przekazuje do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów oraz przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.
§  9. 
1.  Dyrektorzy, w terminie do dnia 25 marca, przekazują do DAE sprawozdania komórek organizacyjnych z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni.
2.  Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni uwzględniają sprawozdania tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.
3.  DAE, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, sporządza projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2 i 3, i przekazuje do zatwierdzenia członkom Kierownictwa Ministerstwa.
4.  DAE, przedkłada do podpisu Ministrowi uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra, w terminie umożliwiającym opublikowanie go do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.
§  10. 
1.  Cele wskazane w planie działalności Ministra stanowią podstawę do opracowania przez BKA planu działań Ministerstwa.
2.  Plan działań Ministerstwa określa w szczególności:
1) cele komórek organizacyjnych na dany rok;
2) zadania służące realizacji każdego z celów;
3) mierniki stopnia realizacji celów;
4) planowaną wartość mierników.
3.  BKA koordynuje opracowanie i aktualizowanie celów, zadań i mierników planu działań Ministerstwa.
4.  Plan działań Ministerstwa BKA udostępnia komórkom organizacyjnym w intranecie Ministerstwa w celu jego aktualizacji.
5.  Dyrektorzy, dwa razy w roku w terminach: do dnia 15 lutego oraz do dnia 15 sierpnia, przedstawiają informacje o stopniu realizacji celów i zadań, o których mowa w § 5 pkt 2, ujętych w planie działań Ministerstwa, a w przypadku zagrożeń związanych z ich realizacją, przedstawiają propozycję działań naprawczych.

Rozdział  4

Samoocena kontroli zarządczej

§  11. 
1.  Samoocena kontroli zarządczej jest to ocena funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w Ministerstwie, przeprowadzana co najmniej raz w roku przez pracowników Ministerstwa.
2.  Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest z wykorzystaniem ankiet. Wzory ankiet oraz instrukcję ich wypełnienia określa BKA.
3.  Pracownicy Ministerstwa, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny w ramach poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w postaci elektronicznej w terminie wskazanym przez Ministra, za pośrednictwem BKA.
4.  BKA, po otrzymaniu zbiorczych wyników z dokonanej samooceny kontroli zarządczej, sporządza podsumowanie uwzględniające:
1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej,
2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, wskazane przez osoby przeprowadzające ocenę,
3) proponowane działania naprawcze i przedkłada je do opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej.
5.  Podsumowanie, o którym mowa w ust. 4, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości.
6.  Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.

Rozdział  5

Zarządzanie ryzykiem

§  12. 
1.  Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym wykonywanym na bieżąco w odniesieniu do celów i zadań Ministerstwa.
2.  Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
1) identyfikację oraz okresową aktualizację celów i zadań Ministerstwa,
2) identyfikację zasobów niezbędnych do realizacji celów i zadań,
3) identyfikację ryzyka, w tym czynników o charakterze korupcyjnym lub nadużyć finansowych,
4) analizę ryzyka, w tym określenie rodzaju mechanizmów kontrolnych oraz ich znaczenia dla zdefiniowanych zdarzeń,
5) ewaluację ryzyka, w tym określenie rodzaju reakcji na ryzyko oraz akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko,
6) określenie właścicieli ryzyka oraz terminów wdrożenia reakcji na zidentyfikowane zdarzenia,
7) informowanie pracowników Ministerstwa o wynikach procesu zarządzania ryzykiem,
8) aktualizowanie wyników procesu zarządzania ryzykiem.
3.  Komórki organizacyjne identyfikują ryzyka w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działań Ministerstwa.
4.  W procesie identyfikacji i analizy ryzyka komórki organizacyjne wskazują w szczególności ryzyka:
1) związane z późn. zm. zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu,
2) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa,
3) o charakterze finansowym, w tym nadużyć finansowych oraz korupcyjnych;
4) o charakterze legislacyjnym,
5) związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy,
6) dotyczące zasobów ludzkich,
7) dotyczące ochrony danych osobowych.
5.  W procesach identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się wszelkie źródła informacji, w tym ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli, istotne ryzyka zasygnalizowane przez Komitet Audytu oraz podsumowanie samooceny, o którym mowa w § 11 ust. 4.
6.  Komórki organizacyjne przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka co najmniej raz w roku, w terminach i w sposób wskazany przez BKA.
7.  Dyrektorzy w Ministerstwie mają możliwość aktualizacji wyników procesu zarządzania ryzykiem w ciągu roku kalendarzowego. Czynności przeprowadzane są w szczególności w przypadku:
1) wprowadzania nowych zadań w systemie zarządzania,
2) podziału lub łączenia zadań objętych systemem zarządzania,
3) wystąpienia zjawiska korupcji w Ministerstwie.
8.  W odniesieniu do zidentyfikowanego ryzyka, w tym dotyczących korupcji i nadużyć finansowych, określa się prawdopodobieństwo wystąpienia oraz jego wpływ na realizację celów i zadań.
9.  Dyrektor, jako właściciel ryzyka dokonuje analizy ryzyka, a w szczególności identyfikacji i oceny ryzyka, określenia istotności ryzyka i wskazania postępowania z ryzykiem.
10.  Na podstawie zebranej dokumentacji oraz opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej, BKA opracowuje okresowe podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem zawierające w szczególności:
1) zestawienie kluczowych ryzyk,
2) propozycje usprawnień i zmian mechanizmów kontrolnych dotyczących najistotniejszych zagrożeń, przedstawione przez właściwą komórkę organizacyjną.
11.  Podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości, a w przypadku wystąpienia ryzyk kluczowych do akceptacji Ministra.
12.  Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.

Rozdział  6

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  13. 
1.  Dyrektorzy, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, przekazują do BKA oświadczenie o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, zatwierdzone przez nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.
2.  Dyrektorzy nadzorujący jednostki podległe i nadzorowane przekazują do BKA, w terminie do końca marca każdego roku, zaopiniowane oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych, przekazywane przez te jednostki na podstawie zarządzenia nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.
3.  Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządzany jest z uwzględnieniem w szczególności:
1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej komórek organizacyjnych i jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra,
2) monitorowania realizacji celów i zadań,
3) wyników samooceny kontroli zarządczej,
4) podsumowania procesu zarządzania ryzykiem,
5) wyników audytu wewnętrznego,
6) wyników kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.
4.  BKA przekazuje do opinii Komitetowi Audytu projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.
5.  BKA, po zaopiniowaniu projektu oświadczenia przez Komitet Audytu, przekazuje do podpisu Ministra projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w terminie umożliwiającym jego opublikowanie do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.
§  14.  Traci moc zarządzenie nr 7 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Spoi. poz. 7).
§  15.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.