Kontrola ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Infrastruktury.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MI.2004.6.15

Akt utracił moc

Wersja od: 30 marca 2004 r.

ZARZĄDZENIE NR 8

MINISTRA INFRASTRUKTURY

z dnia 23 marca 2004 r.

w sprawie kontroli ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Infrastruktury

W związku z art. 18 ust. 1 i ust. 4 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Kontrola ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem", służy sprawnej realizacji nadzoru w zakresie ochrony informacji niejawnych.

2. Funkcję kontroli, o której mowa w ust. 1, spełnia również ocena stanu ochrony informacji niejawnych, opracowana w sposób określony w § 9 ust. 1 - 3.

3. Kontrolę przeprowadza się w kancelarii tajnej oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa. Przedmiotem kontroli jest badanie:

1) stanu zabezpieczenia informacji niejawnych,

2) przestrzegania zasad ochrony informacji niejawnych,

3) stanu zabezpieczenia systemów teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przekazywania lub przechowywania informacji niejawnych,

4) przestrzegania zasad ewidencjonowania i obiegu materiałów zawierających informacje niejawne.

§ 2. Kontrolę stanu ochrony informacji niejawnych przeprowadza się w celu:

1) sprawdzenia i oceny stanu faktycznego przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2) ustalenia przyczyn ujawnionych naruszeń zasad ochrony informacji niejawnych;

3) sformułowania wniosków i zaleceń w sprawie doskonalenia systemu ochrony informacji niejawnych.

§ 3. W kancelarii tajnej oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa kontroluje się stan ochrony informacji niejawnych w formie kontroli:

1) bieżących,

2) doraźnych,

3) półrocznych,

4) rocznych.

§  4.

1. Kontrola bieżąca służy sprawowaniu ciągłego nadzoru nad przestrzeganiem przez wykonawców zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne.

2. Kontrolę bieżącą w komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzą dyrektorzy departamentów/biur, dyrektor Gospodarstwa Pomocniczego oraz pracownicy pionu ochrony informacji niejawnych.

3. Kontrolę bieżącą kancelarii tajnej prowadzi Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§  5.

1. Kontrola doraźna obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji, posiadanych przez wykonawców,

2) przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie ewidencji i obiegu dokumentów.

2. Kontrola doraźna jest realizowana przez pion ochrony informacji niejawnych w stosunku do komórek organizacyjnych i Gospodarstwa Pomocniczego, według planu (harmonogramu) kontroli zatwierdzonego przez Ministra Infrastruktury.

3. Z przebiegu kontroli doraźnej sporządza się protokół. Wzór notatki o wynikach kontroli doraźnej, stanu ochrony informacji niejawnych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  6.

1. Kontrola półroczna jest formą sprawdzenia:

1) zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji niejawnych, posiadanych przez wykonawców;

2) przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wytwarzania, ewidencji, przechowywania i niszczenia nośników informacji niejawnych;

3) wykonania zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych.

2. Kontrolę półroczną przeprowadzają pracownicy pionu ochrony informacji niejawnych, wyznaczeni przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

3. Kierownik Kancelarii Tajnej oraz pracownicy kancelarii sporządzają dla osób prowadzących kontrolę, wykazy materiałów niejawnych pobranych przez poszczególnych wykonawców.

4. Kontrolę półroczną przeprowadza się w terminie do dnia 31 lipca każdego roku kalendarzowego.

5. Minister Infrastruktury może w uzasadnionych przypadkach przedłużyć termin zakończenia kontroli półrocznej określony w ust. 4, nie więcej jednak niż o 15 dni.

6. W razie nieobecności w pracy wykonawcy w czasie przeprowadzania kontroli półrocznej, kontrolę w stosunku do tej osoby przeprowadza się bezpośrednio po jej powrocie do Ministerstwa.

7. Wyniki kontroli półrocznej pracownicy, o których mowa w ust. 2 dokumentują w protokole. Wzór protokółu o wynikach kontroli półrocznej stanu ochrony informacji niejawnych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  7.

1. Kontrola roczna jest podstawową formą sprawdzenia realizacji zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie.

2. Zakres oraz procedurę organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych przedstawia załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Kontrolę roczną przeprowadza komisja, wyznaczona odrębnym zarządzeniem Ministra Infrastruktury, spośród pracowników pionu ochrony informacji niejawnych.

4. Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych zobowiązany jest do:

1) opracowania projektu zarządzenia, o którym mowa w ust. 3 i przedstawienia go Ministrowi Infrastruktury do podpisania,

2) przeprowadzenia szkolenia komisji wyznaczonej do przeprowadzenia kontroli rocznej.

§ 8. Sprawozdanie o wynikach kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych, przeprowadzonej w Kancelarii Tajnej oraz w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, przewodniczący komisji kontroli rocznej przedkłada Ministrowi Infrastruktury, do zatwierdzenia za pośrednictwem Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych - w terminie do dnia 15 marca następnego roku kalendarzowego.

§  9.

1. Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych opracowuje ocenę stanu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie za dany rok kalendarzowy, w terminie do dnia 31 marca następnego roku.

2. Ocenę stanu ochrony informacji niejawnych opracowuje się na podstawie:

1) wyników kontroli stanu ochrony informacji niejawnych,

2) zawiadomień o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych lub o ujawnieniu informacji niejawnych osobom nieupoważnionym,

3) informacji uzyskanych od służb ochrony państwa.

3. Ocena stanu ochrony informacji niejawnych obejmuje:

1) zagrożenia występujące dla bezpieczeństwa informacji niejawnych,

2) organizację systemu ochrony informacji niejawnych, w tym:

a) działalność pionu ochrony,

b) wydawanie aktów normatywnych,

c) sprawowanie nadzoru,

d) działalność organizacyjną,

e) działalność szkoleniową,

3) funkcjonowanie systemu ochrony informacji niejawnych, w tym:

a) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych,

b) ochronę informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych,

4) wnioski i propozycje.

4. Ocenę stanu ochrony informacji niejawnych, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych przedstawia na posiedzeniu Kierownictwa Ministerstwa.

5. Wnioski zawarte w ocenie stanu ochrony informacji niejawnych winny stanowić podstawę do planowania w budżecie Ministerstwa wydatków związanych z ochroną informacji niejawnych.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

PROTOKÓŁ

o wynikach kontroli półrocznej/doraźnej* stanu ochrony informacji niejawnych u wykonawców przeprowadzonej przez pion ochrony informacji niejawnych

1. Kontrolę przeprowadzono w .................................

nazwa departamentu/biura/sekretariatu

2. Kontrolą nie objęto niżej wymienionych wykonawców:

1) ...................... z powodu ...........................

2) ...................... z powodu ...........................

3. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono braku

dokumentów (w razie stwierdzenia braku dokumentów należy

podać nazwę dokumentu, klauzulę tajności, numer

ewidencyjny, osobę odpowiedzialną za zagubienie,

okoliczności zagubienia).

4. Stwierdzono u wykonawców następujące niedociągnięcia w

zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji

niejawnych (wyszczególnienie wykonawców oraz stwierdzonych

u nich niedociągnięć).

5. Wnioski i propozycje mające na celu usunięcie stwierdzonych

braków i niedociągnięć lub podjęte w tym zakresie

przedsięwzięcia.

......................................

(Stanowisko służbowe, imię i nazwisko)

......................................

(Data i podpis prowadzącego kontrolę)

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr 2

PROTOKÓŁ

o wynikach kontroli półrocznej stanu faktycznego i obiegu dokumentów u wykonawców przeprowadzonej w dniach ..............

1. Kontrolę przeprowadzono w .................................

nazwa departamentu/biura/sekretariatu,

kancelaria tajna

2. Kontrolą nie objęto niżej wymienionych wykonawców:

1) ...................... z powodu ...........................

2) ...................... z powodu ...........................

3. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono braku

dokumentów (w razie stwierdzenia braku dokumentów należy

podać nazwę dokumentu, klauzulę tajności, numer

ewidencyjny, osobę odpowiedzialną za zagubienie,

okoliczności zagubienia).

4. Stwierdzono u wykonawców następujące niedociągnięcia w

zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji

niejawnych (wyszczególnienie wykonawców oraz stwierdzonych

u nich niedociągnięć).

5. Wnioski i propozycje mające na celu usunięcie stwierdzonych

braków i niedociągnięć lub podjęte w tym zakresie

przedsięwzięcia.

......................................

(Stanowisko służbowe, imię i nazwisko)

......................................

(Data i podpis prowadzącego kontrolę)

ZAŁĄCZNIK r 3

ZAKRES

oraz procedura organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych.

I. Cel kontroli

1. Sprawdzenie przestrzegania w Ministerstwie przepisów o ochronie informacji niejawnych, ze szczególnym uwzględnieniem postanowień przepisów regulujących postępowanie z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową.

2. Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego materiałów niejawnych ze stanem ewidencyjnym.

3. Sprawdzenie prawidłowości wydzielenia materiałów niejawnych posiadających wartość archiwalną.

4. Niszczenie materiałów niejawnych nie posiadających wartości archiwalnych.

II. Organizacja kontroli

1. Kontrolę przeprowadza komisja wyznaczona zarządzeniem Ministra Infrastruktury, zawierającym następujące dane:

1) skład osobowy komisji (co najmniej 3 osoby),

2) termin rozliczenia wykonawców z materiałów niejawnych,

3) termin przygotowania do kontroli kancelarii materiałów zastrzeżonych (sekretariatów departamentów/biur) prowadzących ewidencję materiałów niejawnych,

4) termin przygotowania do kontroli kancelarii tajnej,

5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

2. W skład komisji wyznacza się osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa (certyfikaty bezpieczeństwa) o klauzulach równych lub wyższych niż materiały podlegające kontroli.

3. W skład komisji nie wyznacza się kierownika kancelarii tajnej oraz osób prowadzących ewidencję materiałów zastrzeżonych w departamentach/biurach.

4. Członkowie komisji powinni być zapoznani z celem i zakresem kontroli, wynikającymi z ustaleń z Ministrem Infrastruktury.

5. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych zobowiązany jest do przeszkolenia członków komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli.

III. Zakres kontroli

1. Postępowanie z materiałami niejawnymi w kancelarii tajnej oraz sekretariatach departamentów/biur prowadzących ewidencję materiałów:

1) szczegółowe sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie ze stanem ewidencyjnym,

2) przestrzeganie zasad ewidencjonowania wytwarzanych materiałów niejawnych,

3) przestrzeganie zasad wytwarzania, przechowywania, udostępniania i niszczenia materiałów niejawnych.

2. Postępowanie z materiałami niejawnymi przez wykonawców:

1) znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych,

2) przestrzeganie zasad klasyfikowania informacji i oznaczania ich klauzulami tajności,

3) przestrzeganie zasad wytwarzania materiałów niejawnych, w tym również sporządzania notatek, odpisów, wyciągów, kopii i tłumaczeń,

4) przestrzeganie zasad selektywnego udostępniania informacji niejawnych i dokumentowanie faktu zapoznania się z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową,

5) przestrzeganie zasad przechowywania, przekazywania i niszczenia materiałów niejawnych,

6) prawidłowość dokonywania weryfikacji klauzul tajności informacji niejawnych,

7) zabezpieczenie informacji niejawnych w czasie pracy i po godzinach pracy.

3. Działalność kancelarii tajnej:

1) urządzenie kancelarii oraz stan zabezpieczenia pomieszczeń kancelaryjnych,

2) przygotowanie fachowe personelu kancelarii,

3) organizacja pracy kancelarii,

4) sposób prowadzenia ewidencji kancelaryjnej,

5) skuteczność nadzoru kierownika kancelarii nad wytwarzaniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentów niejawnych.

4. Postępowanie z dokumentami niejawnymi w innych komórkach ewidencjonujących materiały:

1) w kancelarii ogólnej, sekretariatach departamentów/biur Ministerstwa:

a) przyjmowanie przesyłek niejawnych,

b) sposób prowadzenia ewidencji dokumentów niejawnych,

c) przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych Ministerstwa,

d) wysyłanie korespondencji.

2) w poligrafii:

a) sposób przyjęcia od zleceniodawcy dokumentów niejawnych,

b) zgodność klauzul dokumentów przekazanych do technicznego opracowania (brudnopisów) z dokumentami wytworzonymi,

c) ewidencjonowanie dokumentów wytworzonych i ich przekazywanie.

5. Sposób realizacji zadań związanych z ochroną fizyczną informacji niejawnych.

6. Przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych.

IV. Dokumentowanie wyników kontroli

1. Dokumentowanie wyników kontroli rocznej następuje w formie sprawozdania zawierającego protokół oraz wnioski i propozycje.

2. Protokół z przeprowadzonej kontroli rocznej powinien zawierać następujące dane:

1) W części ogólnej:

a) numer i datę zarządzenia powołującego komisję,

b) imiona, nazwiska, numery, klauzule i terminy ważności poświadczeń bezpieczeństwa przewodniczącego i członków komisji,

c) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

d) wykaz komórek organizacyjnych Ministerstwa objętych kontrolą,

e) podpisy członków komisji.

2) W części merytorycznej:

a) wyszczególnienie urządzeń ewidencyjnych oraz pozycji zapisów w tych urządzeniach, na podstawie których sprawdzono stan faktyczny materiałów niejawnych,

b) dane dotyczące stanu faktycznego poszczególnych rodzajów materiałów niejawnych obejmujące w szczególności:

- zgodność lub niezgodność ze stanem ewidencyjnym,

- wyszczególnienie materiałów brakujących (nie przedstawionych do kontroli) z podaniem ich klauzul i numerów ewidencyjnych oraz osób, które je pokwitowały,

- wyszczególnienie materiałów brakujących (utraconych lub uznanych za utracone) z podaniem ich klauzul, numerów ewidencyjnych, okoliczności zagubienia, osób odpowiedzialnych za utratę oraz wykonanych przez komisję przedsięwzięć poszukiwawczych,

- wyszczególnienie w załączniku do protokółu numerów ewidencyjnych dokumentów niejawnych za rok kontrolowany i lata ubiegłe, które zostały przez komisję sprawdzone lecz nie zostały wszyte do właściwych teczek lub przerejestrowane,

- fakty ujawnienia informacji niejawnych osobom nieupoważnionym,

- okoliczności wskazujące na możliwość naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych mogące spowodować ujawnienie informacji niejawnych,

- ocenę przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

3. Wnioski i propozycje dotyczą ochrony informacji niejawnych i zgłaszane są w wyniku ustaleń dokonanych w protokole z przeprowadzonej kontroli rocznej. W tej części sprawozdania należy również odnieść się do wniosków i propozycji zgłoszonych w wyniku pozostałych kontroli przeprowadzonych w danym roku w zakresie informacji niejawnych, tj. bieżącej, doraźnej i półrocznej.