Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MSZ.2018.47
Akt obowiązujący Wersja od: 14 listopada 2020 r.
ZARZĄDZENIE Nr 34
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH 1
z dnia 3 września 2018 r.
w sprawie Karty audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się do stosowania Kartę audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, stanowiącą załącznik do zarządzenia.§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 27 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 sierpnia 2017 r. w sprawie Karty audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 51).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK 2
Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwana dalej "Kartą", określa cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "Ministerstwem".
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
1.
Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Ministra Spraw Zagranicznych, kierującego działem administracji rządowej sprawy zagraniczne, zwanego dalej "Ministrem", w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.2.
Audyt wewnętrzny w Ministerstwie wykonywany jest przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Wydziale Audytu w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli i audytu, zwanym dalej "komórką audytu wewnętrznego". Funkcje pomocnicze, związane z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego mogą wykonywać inni pracownicy komórki audytu wewnętrznego.3.
Audyt wewnętrzny obejmuje zadania zapewniające oraz czynności doradcze.4.
Zadania zapewniające stanowią podstawową działalność audytu wewnętrznego. Zadania zapewniające mają charakter formalny i obejmują badanie oraz ocenę kontroli zarządczej.5.
Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszą zasady niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego.6.
Czynności doradcze mogą mieć charakter:1)
formalnych czynności doradczych - jako czynności planowane i uzgodnione z Ministrem lub Dyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej, zwanym dalej "Dyrektorem Generalnym", albo zadania zlecone;2)
nieformalnych czynności doradczych (np. udział w stałych komisjach, projektach o ograniczonym czasie trwania, zebraniach doraźnych oraz rutynowej wymianie informacji) z koniecznością pisemnego uzgodnienia charakteru, celu i zakresu czynności doradczych ze zleceniodawcą czynności doradczych i ograniczenia zaangażowania audytora wewnętrznego wyłącznie do głosu doradczego.7.
Uzgodnienia, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, dokonuje zastępca dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli i audytu, zwany dalej "kierownikiem komórki audytu wewnętrznego".8.
Cel i zakres czynności doradczych kierownik komórki audytu wewnętrznego uzgadnia z Ministrem lub Dyrektorem Generalnym.9.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego.10.
Zadania zapewniające i formalne czynności doradcze audytor wewnętrzny przeprowadza na podstawie upoważnienia Ministra.Rozdział 2
Niezależność i obiektywizm audytu wewnętrznego
Niezależność i obiektywizm audytu wewnętrznego
1.
Nadzór nad pracą komórki audytu wewnętrznego sprawuje kierownik komórki audytu wewnętrznego.2.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego merytorycznie podlega bezpośrednio Ministrowi.3.
Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega w tym zakresie tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego.4.
Audytor wewnętrzny składa sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego w imieniu własnym.5.
Sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego są przekazywane przez kierownika komórki audytu wewnętrznego bezpośrednio Ministrowi oraz Dyrektorowi Generalnemu.6.
Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Ministerstwem.Rozdział 3
Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego
Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego
1.
Audytor wewnętrzny obowiązany jest do:1)
wykonywania czynności audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami prawa, Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Definicją audytu wewnętrznego oraz Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, zwanych dalej "Standardami" 3 ;2)
postępowania zgodnie z Kodeksem etyki opracowanym przez The Institute of Internal Auditors, zwanym dalej "Kodeksem etyki".2.
Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne ustalenie stanu faktycznego i ocena kontroli zarządczej, w tym wskazanie jej słabości i ich przyczyn oraz skutków lub ryzyk wynikających ze słabości kontroli zarządczej oraz zaleceń mających na celu ich wyeliminowanie lub wprowadzenie usprawnień.3.
Audytor wewnętrzny prowadzi działania z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.4.
Audytor wewnętrzny ma prawo:1)
przeprowadzać audyt wewnętrzny we wszystkich obszarach działalności Ministerstwa;2)
nieograniczonego wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych;3)
sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;4)
dostępu do pracowników, pomieszczeń i innych składników majątkowych Ministerstwa w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu wewnętrznego;5)
uzyskiwania od kierowników i pracowników Ministerstwa informacji oraz wyjaśnień mających na celu zapewnienie właściwego przygotowania i efektywnego przeprowadzania audytu wewnętrznego;6)
otrzymania niezbędnej pomocy ze strony wszystkich kierowników i pracowników audytowanej komórki organizacyjnej Ministerstwa w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.5.
Audytor wewnętrzny jest uprawniony do uzyskiwania i zbierania informacji dotyczących obszarów działalności Ministerstwa, również poza zakresem realizowanego zadania zapewniającego i czynności doradczej.6.
W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny może w uzgodnieniu z kierownikiem komórki audytu wewnętrznego i Dyrektorem Generalnym, powołać eksperta zarówno z wewnątrz, jaki i z zewnątrz Ministerstwa, na zasadach obowiązujących w Ministerstwie.7.
Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy przedkładać wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.8.
Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za proces kontroli zarządczej w Ministerstwie, ale poprzez swoje działania wspiera Ministra we właściwej realizacji tego procesu w Ministerstwie.9.
Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka wystąpienia przestępstwa oraz ocenę sposobu zarządzania nim.10.
Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego, postępowania w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie poinformować Ministra i Dyrektora Generalnego.Rozdział 4
Zakres audytu wewnętrznego
Zakres audytu wewnętrznego
1.
Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.2.
W ramach realizacji audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji komórek organizacyjnych i obszarów mających zostać poddanych audytowi.3.
Zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz informowanie o jego wynikach nie mogą być ograniczane.4.
O wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego powinni być niezwłocznie powiadomieni Minister, Komitet Audytu i Dyrektor Generalny.Rozdział 5
Planowanie i sprawozdawczość audytu wewnętrznego
Planowanie i sprawozdawczość audytu wewnętrznego
1.
Podstawową zasadą audytu wewnętrznego jest planowość jego realizacji.2.
Audyt wewnętrzny w Ministerstwie prowadzony jest na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego.3.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego opracowuje roczny plan audytu w oparciu o wyniki analizy ryzyka, priorytety Ministra i Komitetu Audytu oraz dostępne zasoby kadrowe audytu wewnętrznego.4.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego uzgadnia roczny plan audytu z Komitetem Audytu.5.
Roczny plan audytu podpisuje kierownik komórki audytu wewnętrznego i Minister.6.
Roczny plan audytu przekazywany jest Dyrektorowi Generalnemu do wiadomości.7.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego opracowuje strategiczny plan audytu w oparciu o analizę ryzyka uwzględniającą uwagi Ministra i priorytety Komitetu Audytu oraz wyniki analizy zasobów osobowych audytu wewnętrznego.8.
Strategiczny plan audytu wewnętrznego opracowywany jest na okres czterech lat i obejmuje obszar działania Ministerstwa.9.
W przypadku strategicznego planu audytu postanowienia ust. 4-6 stosuje się odpowiednio.10.
Strategiczny plan audytu wewnętrznego podlega monitorowaniu oraz weryfikacji przynajmniej raz w roku, po przeprowadzeniu analizy ryzyka na potrzeby przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego.11.
Audytor wewnętrzny sporządza:1)
sprawozdanie z przeprowadzenia każdego zadania zapewniającego oraz z formalnej czynności doradczej;2)
notatkę informacyjną zawierającą wyniki czynności sprawdzających.12.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza:1)
sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu;2)
roczną informację audytu wewnętrznego dotyczącą stanu kontroli zarządczej, którą przedstawia Komitetowi Audytu, Ministrowi oraz Dyrektorowi Generalnemu..Rozdział 6
Prawa i obowiązki kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa
Prawa i obowiązki kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa
1.
Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa mają prawo do uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności:1)
zapoznania się z ustaleniami audytu wewnętrznego;2)
składania wyjaśnień z zakresu przedmiotowego audytu wewnętrznego;3)
zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytu wewnętrznego i zachowania audytora wewnętrznego.2.
Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa zobowiązani są do przekazywania w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego dokumentów, materiałów oraz informacji i wyjaśnień z zakresu działania komórki organizacyjnej, które audytor uzna za konieczne do realizacji audytu wewnętrznego, a wszyscy pracownicy mają obowiązek wspierać audytora wewnętrznego poprzez ułatwienie wglądu do dokumentów, danych i materiałów oraz dostępu do pomieszczeń i innych składników majątkowych mających związek z przeprowadzanym audytem wewnętrznym. Pracownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do sporządzania i potwierdzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień na potrzeby realizacji zadań przez audytora wewnętrznego.3.
Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa mają obowiązek współpracować z audytorem wewnętrznym w zakresie analizy ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów zachodzących w Ministerstwie, w zakresie niezbędnym dla realizacji audytu wewnętrznego.4.
Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny mają obowiązek w zakresie swoich kompetencji przedkładać audytorowi wewnętrznemu informacje dotyczące realizacji zaleceń, w tym osób odpowiedzialnych za realizację oraz terminów ich realizacji. Szczegółowe rozwiązania dotyczące wdrażania i monitoringu zaleceń audytowych w Ministerstwie określają odrębne przepisy.Rozdział 7
Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego
Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego
1.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego reprezentuje ją w kontaktach z kierownictwem Ministerstwa i jednostek w dziale kierowanym przez Ministra oraz w kontaktach zewnętrznych.2.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:1)
zapewnienie rzetelnego, efektywnego i profesjonalnego prowadzenia audytu wewnętrznego;2)
przygotowanie i wykonanie rocznego i strategicznego planu audytu wewnętrznego;3)
zapewnienie odpowiednich i wystarczających zasobów osobowych i rzeczowych komórki audytu wewnętrznego do realizacji audytu wewnętrznego;4)
określenie zasad i sposobu działania komórki audytu wewnętrznego oraz ich aktualizacji;5)
przedstawiania okresowych informacji i raportów Ministrowi, Komitetowi Audytu oraz Dyrektorowi Generalnemu o wynikach działalności audytu wewnętrznego;6)
ustalenie i realizowanie programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego zgodnie z wymogiem Standardów;7)
zapewnienie działania audytu wewnętrznego zgodnie z Kartą, Definicją Audytu Wewnętrznego, Standardami i Kodeksem etyki.3.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego uczestniczy w wybranych naradach i spotkaniach w Ministerstwie z udziałem Kierownictwa, w szczególności dotyczących działalności audytu wewnętrznego, funkcjonowania Ministerstwa.4.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki audytu wewnętrznego, organizacji wykonywania audytu wewnętrznego oraz składania sprawozdań.5.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego współdziała przy wymianie informacji i bieżącej współpracy audytorów wewnętrznych i kontrolerów zatrudnionych w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach kontroli i audytu w Ministerstwie.Rozdział 8
Obsługa i współpraca z Komitetem Audytu
Obsługa i współpraca z Komitetem Audytu
Komórka audytu wewnętrznego prowadzi obsługę organizacyjną i informacyjną oraz współpracuje z Komitetem Audytu w zakresie określonym przepisami Regulaminu Komitetu Audytu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
Rozdział 9
Relacje audytu wewnętrznego z innymi instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego
Relacje audytu wewnętrznego z innymi instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego
1.
Audytorzy wewnętrzni w zakresie wykonywania swoich zadań współpracują z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.2.
Podczas rocznego planowania kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien uwzględniać, w miarę możliwości, tematy kontroli Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej "NIK" oraz innych instytucji kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego, w taki sposób, aby unikać nieuzasadnionego nakładania się kontroli i audytów zewnętrznych.3.
Przy dokonywaniu analizy ryzyka kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien uwzględniać wyniki kontroli i czynności sprawdzających dokonanych przez NIK oraz inne zewnętrzne instytucje kontroli i audytu zewnętrznego.4.
Audytorzy wewnętrzni powinni porozumiewać się z NIK oraz innymi zewnętrznymi instytucjami kontroli oraz audytu zewnętrznego za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego.5.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego udostępnia NIK oraz innym instytucjom kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego dokumenty audytu wewnętrznego.Rozdział 10
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
1.
Szczegółowy sposób i tryb prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie określają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.), akty wykonawcze wydane na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych oraz Podręcznik audytu wewnętrznego w Ministerstwie, stanowiący wewnętrzny dokument komórki audytu wewnętrznego.2.
Audytor wewnętrzny, w ramach wykonywanego audytu wewnętrznego, może dokonywać, na podstawie upoważnienia Ministra, czynności w jednostce podległej Ministrowi lub nadzorowanej przez Ministra, o której mowa w obwieszczeniu wydanym na podstawie art. 33 ust. 1d ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2012 r. poz. 392 z późn. zm.).3.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, postanowienia Karty stosuje się odpowiednio.1 Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej oraz sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 98).
2 Załącznik zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 37 z dnia 12 listopada 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.66) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 14 listopada 2020 r.
3 Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF poz. 28).