Kancelaria tajna w Komendzie Głównej Policji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2000.5.55

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 września 2000 r.

DECYZJA Nr 131

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 6 czerwca 2000 r.

w sprawie kancelarii tajnej w Komendzie Głównej Policji

W celu zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed nieuprawnionym ich ujawnieniem oraz prawidłowego obiegu dokumentów niejawnych postanawiam, co następuje:

§ 1. Tworzy się w Komendzie Głównej Policji kancelarię'tajną.

§ 2. Kancelaria tajna jest ogniwem organizacyjnym Zarządu do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Policji i podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi Komendanta Głównego Policji do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, zwanym dalej pełnomocnikiem ochrony.

§  3.

1. Pełnomocnik ochrony na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, zwanej dalej komórką organizacyjną, tworzy oddziały kancelarii tajnej.

2. W zależności od potrzeb można tworzyć:

1) oddziały kancelarii tajnej obsługujące więcej niż jedną komórkę organizacyjną,

2) oddziały kancelarii tajnej obsługujące jedną komórkę organizacyjną.

§ 4. Kancelaria tajna jest czynna w godzinach 8, 15-16, 15.

§  5.

1. Do zadań kancelarii tajnej i jej oddziałów należy przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów niejawnych.

2. Kancelaria tajna:

1) przyjmuje korespondencję, paczki i inne przesyłki niejawne adresowane do Komendy Głównej Policji z Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki KGP na podstawie wykazu przesyłek wydanych,

2) rejestruje przesyłki w dzienniku podawczym i przekazuje je do właściwych oddziałów kancelarii za pokwitowaniem,

3) odciska przed zaewidencjonowaniem pieczęć wpływu na kopercie wewnętrznej wpisując datę wpływu i nr dziennika podawczego.

3. W celu łatwiejszego odszukania pism kancelaria tajna może prowadzić kilka dzienników podawczych w szczególności po jednym dla każdego oddziału.

4. Kancelaria tajna i jej oddziały prowadzą następujące rejestry dokumentów:

1) rejestry teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych, których wzór określa załącznik nr 1,

2) dzienniki podawcze, których wzór określa załącznik nr 2,

3) pomocniczy rejestr pakowania, którego wzór określa załącznik nr 3,

4) dzienniki korespondencji dokumentów, odrębne dla każdej klauzuli tajności, których wzory określają załączniki nr 4 i 5,

5) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne" i "tajne", których wzór określa załącznik nr 6,

6) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 7,

7) wykaz przesyłek nadanych i wydanych, do którego wpisuje się numer pakowania - których wzory określają załączniki nr 8 i 9,

8) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 10,

9) w miarę potrzeby, inne pomoce ewidencyjne, nie określone w niniejszej decyzji, w szczególności skorowidze, kartoteki, wykazy, rozdzielniki, których wzór określa kierownik kancelarii.

5. Wpisów do rejestrów dokumentów, o których mowa w ust. 4 pkt 1-8, dokonuje się atramentem lub tuszem, a ich zmianę - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem pracownika dokonującego poprawki; wpisy do rejestrów dokumentów nie mogą być wycierane lub zamazywane.

6. Na podstawie rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 18 poz. 167), oddział kancelarii przekazuje do kancelarii tajnej dokumenty do wysłania zapakowane w kopertę wewnętrzną, wpisane do wykazów przesyłek nadanych sporządzonych w dwóch egzemplarzach.

§  6.

1. Oddział kancelarii tajnej sprawuje bieżącą kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom komórki organizacyjnej,

2. W przypadku nieobecności pracownika będącego dysponentem dokumentów pobranych z kancelarii tajnej lub jej oddziału, dopuszcza się komisyjne otwieranie szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, o której mowa w ust. 2, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w kancelarii tajnej lub w jej oddziale, a drugi w szafie dysponenta dokumentu.

§ 7. Kancelarią tajną i jej oddziałami w Komendzie Głównej Policji kieruje kierownik kancelarii tajnej.

§  8.

1. Kierownik kancelarii tajnej sprawuje nadzór nad:

1) stanem i ochroną dokumentów znajdujących się w kancelarii tajnej i jej oddziałach,

2) wykorzystywaniem pieczęci znajdujących się na wyposażeniu kancelarii tajnej, zgodnie z ich przeznaczeniem.

2. Do obowiązków kierownika kancelarii tajnej należy w szczególności:

1) organizowanie i koordynowanie pracy kancelarii tajnej i jej oddziałów oraz planowanie zadań,

2) prowadzenie ewidencji rejestrów teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych,

3) prowadzenie okresowych kontroli w zakresie postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne,

4) rozliczanie policjantów i pracowników z posiadanych przez nich dokumentów niejawnych w przypadkach rozwiązania stosunku służbowego (pracy) lub przeniesienia do służby (pracy) w innej jednostce lub komórce organizacyjnej,

5) nadzór nad właściwym oznaczaniem i ewidencjonowaniem dokumentów,

6) odnotowywanie faktów zmiany klauzuli tajności dokumentów w rejestrach dokumentów,

7) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów zawierających informacje niejawne wynikających z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów,

8) udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom lub instytucjom na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych,

9) prowadzenie ewidencji pieczęci kancelaryjnych,

10) udział w niszczeniu dokumentów kategorii "BC", nie podlegających archiwizowaniu.

§ 9. Do obowiązków policjanta lub pracownika, zwanego dalej pracownikiem kancelarii tajnej i jej oddziałów należy w szczególności:

1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie dokumentów,

2) prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej:

a) rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych,

b) dzienników korespondencji dla dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności,

c) książki ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych,

d) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami: ściśle tajne i tajne,

e) dziennika podawczego dokumentów,

f) książki doręczeń przesyłek miejscowych,

g) dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

h) rejestru wydanych materiałów kancelaryjnych,

i) wykazu przesyłek nadanych i wydanych,

j) podręcznych skorowidzów, rejestrów,

3) prowadzenie i aktualizowanie ewidencji obowiązujących aktów prawnych zawierających informacje niejawne,

4) wydawanie zeszytów, notatników, brulionów i kart do sporządzania dokumentów oraz ich ewidencjonowanie,

5) dokonywanie przerejestrowania zmiany klauzuli dokumentu we właściwych dziennikach korespondencji,

6) przerejestrowywanie spraw nie zakończonych w roku ubiegłym do aktualnego dziennika korespondencji,

7) zwracanie wykonawcom merytorycznym dokumentów przeznaczonych do wysłania celem ich uzupełnienia w przypadkach, gdy nie spełniają określonych wymogów,

8) kompletowanie dokumentów oraz przygotowywanie akt do przekazania do archiwum lub do wybrakowania,

9) sporządzanie spisów akt dokumentacji przekazanej do archiwum i protokołów brakowania dokumentacji kategorii "BC",

10) sporządzenie wykazów dokumentów pobranych przez policjantów lub pracowników w celu rozliczenia dokumentów z dziennikiem korespondencji,

11) prowadzenie i aktualizowanie ewidencji osób, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa.

§  10.

1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii tajnej sporządza się protokół, który przechowuje pełnomocnik Komendanta Głównego Policji do spraw ochrony informacji niejawnych.

2. Jeżeli zmienia się pracownik oddziału, sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach. Egzemplarz nr 1 protokołu przechowywany jest u kierownika kancelarii tajnej, a egzemplarz nr 2 - w oddziale kancelarii tajnej.

3. Przy przekazaniu kancelarii tajnej lub jej oddziału i sporządzaniu protokołu, powinien być obecny pełnomocnik ochrony lub upoważniona przez niego osoba.

§  11.

1. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej lub jej oddziału pełnomocnik ochrony powołuje komisję likwidacyjną,

2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu faktycznego znajdujących się w kancelarii dokumentów, pieczęci i stempli ze stanem ewidencyjnym,

2) wydzielenie dokumentów niearchiwalnych kategorii "BC" i przygotowanie protokołu

brakowania,

3) przekazanie protokolarne dokumentów niejawnych wyznaczonemu następcy, a w przypadku jego braku - do właściwego archiwum.

3. Protokóły zniszczenia dokumentów niejawnych, wykazy dokumentów przekazanych do archiwum oraz protokół porównania stanu faktycznego dokumentów, pieczęci i stempli, dołącza się do protokołu likwidacyjnego kancelarii tajnej (oddziału) oraz kompletuje się w jednej teczce likwidacyjnej, którą przekazuje się do archiwum,

4. Pracownik kancelarii lub oddziału likwidowanego przed przeniesieniem na inne stanowisko służbowe powinien całkowicie przekazać (rozliczyć) wszystkie dokumenty zawierające informacje niejawne.

§  12.

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii i jej oddziale przez okres dwóch lat, licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu, a następnie przekazuje się je zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach do Głównego Archiwum Policji,

2. Tytułowa strona teczki składanej do archiwum powinna zawierać:

1) w lewym górnym rogu sygnaturę kancelaryjną komórki organizacyjnej i symbol teczki według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Policji,

2) na środku nazwę jednostki i komórki organizacyjnej,

3) w prawym górnym rogu kwalifikację archiwalną, okres przechowywania akt i klauzulę tajności dokumentów zawartych w teczce oraz oznaczenie sposobu postępowania z dokumentami na wypadek wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,

4) na środku tytuł teczki,

5) pod tytułem datę rozpoczęcia oraz zakończenia teczki,

6) na dole informację o ilości arkuszy.

3. Wykazy i spisy zdawczo-odbiorcze dokumentów przekazywanych do składnicy lub archiwum oraz protokoły zniszczenia dokumentów kategorii "BC" przechowuje się w kancelarii.

§ 13. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii tajnej lub wyznaczony pracownik jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf oraz zamknąć i zaplombować pomieszczenie kancelarii.

§ 14. Sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do kancelarii tajnej (oddziału) oraz szaf pancernych, a także zasady ustalania, zmiany i przechowywania haseł lub szyfrów w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa plan ochrony obiektu.

§  15.

1. Pomieszczenia kancelarii tajnej i jej oddziałów powinny być zlokalizowane w obiekcie chronionym, w strefie bezpieczeństwa, w budynku murowanym na piętrze - z wyłączeniem poddaszy i spełniać następujące wymogi bezpieczeństwa w zakresie ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych i czynami bezprawnymi zagrażającymi ujawnieniem informacji niejawnych:

1) oddzielenie od innych pomieszczeń trwałymi, niepalnymi o dużej wytrzymałości ścianami i stropami oraz odpowiednio zabezpieczonymi otworami wentylacyjnymi,

2) posiadanie drzwi wejściowych metalowych lub obitych blachą stalową o grubości 2 mm, z zabezpieczeniem antywłamaniowym oraz wyposażonych w 2 zamki o skomplikowanym mechanizmie, posiadające odpowiednie certyfikaty lub świadectwa bezpieczeństwa,

3) zabezpieczenie okien stalowymi kratami i szybami o wzmocnionej odporności na włamanie, a także przed obserwacją z zewnątrz, w szczególności roletami lub folią odblaskową,

2. W kancelarii tajnej i jej oddziałach można wydzielić pomieszczenie lub część pomieszczenia, w którym osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą zapoznawać się z dokumentami na miejscu,

3. Kancelaria tajna i jej oddziały powinny być wyposażone w szczególności w:

1) szafy pancerne (szafy metalowe) oraz szafy ognioodporne do przechowywania nośników informacji, z zamkami o skomplikowanym mechanizmie, posiadające certyfikaty (zaświadczenia kwalifikacyjne) w ilościach pozwalających na oddzielne przechowywanie dokumentów oznaczonych klauzulami, "ściśle tajne", "tajne" i "poufne",

2) meble zamykane (szafy) do przechowywania dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone",

3) ściankę lub barierkę odgradzającą pracowników kancelarii od interesantów,

4) system bezpieczeństwa, w tym:

a) urządzenia sygnalizacyjne (włamanie, pożar, zalanie),

b) urządzenia alarmowe,

c) urządzenia kontroli dostępu,

d) urządzenia nadzoru wizyjnego - wyłącznie w celu kontroli dostępu do pomieszczeń.

§ 16. Decyzja wchodzi w życie z dniem 1 września 2000 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

REJESTR

TECZEK DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH, DZIENNIKÓW I KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH

Lp.	Nazwa teczki" dzienniki, książki itp.	Klauzula tajności	Data		Liczba arkuszy (pozycji)	Uwagi
			rozpoczęcia	zakończenia
1.
2.
3.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

DZIENNIK PODAWCZY

Nr kol.	Data wpływu	Nadawca	Nr	Data	Ilość załączników	Dokąd skierowano	Pokwitowanie odbioru	Dzień i godz.	Uwagi

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

REJESTR PAKOWANIA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH

Nr pakowania	Liczba dziennika korespondencji	Nr wykazu	Data wysłania

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu							Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Ilość stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (nazwisko i imię)	Podpis i data pobierającego dokument
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Strona prawa

Informacje uzupełniające	Sposób załatwienia
	Data i potwierdzenie wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Ilość załączników i ilość stron arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "TAJNE", "POUFNE" I "ZASTRZEŻONE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu							Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Ilość stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (nazwisko i imię)	Podpis i data pobierającego dokument
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Strona prawa

Informacje uzupełniające	Sposób załatwienia
	Data i potwierdzenie zwrotu dokumentu	Data wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15	16

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM OZNACZONYM KLAUZULĄ

ŚCIŚLE TAJNE *)

TAJNE *)

nr ........................... z dnia ..................

Lp.	Udostępnienie dokumentu					Zwrot dokumentu
	Nazwa dokumentu	Klauzula	Imię i nazwisko pobierającego dokument	Data	Podpis	Imię i nazwisko pracownika kancelarii	Data	Podpis	Uwagi

^*) niepotrzebne skreślić

nr - Liczba dziennika korespondencyjnego załączonego dokumentu

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Data	Odbiorca i jego adres	Znak pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć i podpis)

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

................................................................. ............................ dnia .......-........-...... r.

(pieczęć nagłówkowa jednostki nadającej) (miejscowość)

WYKAZ NR .........

PRZESYŁEK NADANYCH

przez .........................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

........................................................................... w ....................................................................

(nazwa przewoźnika)

Lp.	Nazwa nadawcy i numer pakowania	Rodzaj przesyłki	Adresat	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek .............................. ...................................................

(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)

........................................................... ...................................................

(słownie) (podpis przyjmującego przesyłki)

...................................................

(data przyjęcia)

............................................................

(pieczęć do pokwitowań przewoźnika)

ZAŁĄCZNIK  Nr 9

..................................................................... ..........................., dnia ........................ r.

(pieczęć nagłówkowa placówki przewoźnika) (miejscowość)

WYKAZ Nr .........

PRZESYŁEK WYDANYCH

.......................................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej odbierającej przesyłki)

.......................................................................................................................................................

(nazwa przewoźnika)

Lp.	Numer pakowania	Rodzaj przesyłki	Nadawca	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek .............................. ...................................................

(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)

........................................................... ...................................................

(słownie) (podpis wydającego przesyłki)

...................................................

(podpis przyjmującego przesyłki)

...................................................

(data przyjęcia)

............................................................

(pieczęć do pokwitowań adresata)

ZAŁĄCZNIK  Nr 10

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH D OKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE", "TAJNE", "POUFNE" I "ZASTRZEŻONE"

(TECHNIKA MASZYNOPISANIA, KOPIOWANIA, POWIELANIA, FOTOGRAFOWANIA)

Strona lewa

	Pokwitowanie dokumentu oddanego do wykonania
Lp.	Data oddania brudnopisu do przepisania - dokumentu do reprodukcji	Adresat względnie nazwa dokumentu	Nazwisko pracownika lub nazwa komórki organizacyjnej oddającej dokument do reprodukcji	Nr dokumentu z dziennika korespondencji, klauzula tajności i liczba stron	Nazwisko wykonującego
1	2	3	4	5	6

Strona prawa

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru			Adnotacje		Uwagi
egz.	ark.	Imię i nazwisko	Data	Podpis	o wysłaniu (nr wychodzący)	o zniszczeniu
7	8	9	10	11	12	13	14