Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2013.80

| Akt utracił moc
Wersja od: 31 grudnia 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 66
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH 1
z dnia 31 grudnia 2013 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:
§  1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych:
1) "Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych", stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych", stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.
§  2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§  3.
1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych dokonają, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia, weryfikacji obowiązujących własnych przepisów kancelaryjnych w celu ich ewentualnego przystosowania do przepisów zarządzenia albo opracowania nowych przepisów kancelaryjnych.
2. Projekty przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych właściwą w sprawach archiwum, podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych.
§  4. Przepisy kancelaryjne organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ustalone na podstawie zarządzenia Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. z 2012 r. poz. 1 oraz z 2013 r. poz. 28 i 50) stosuje się do czasu zatwierdzenia przez Ministra Spraw Wewnętrznych nowych przepisów kancelaryjnych, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.
§  5. Sprawy nie zakończone w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia prowadzi się na dotychczasowych zasadach aż do ich zakończenia.
§  6. Traci moc zarządzenie Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
§  7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

Rozdział  I.

Postanowienia ogólne

§  1.
1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zwana dalej "Instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej:
1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu jej uznania za część dokumentacji w komórce właściwej w sprawach archiwum oraz
2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
2. Przepisy Instrukcji stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentacją, w tym zawierającą informacje niejawne, wpływającą i powstającą w związku z użytkowaniem systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.
§  2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
1) bezpieczny podpis elektroniczny - podpis określony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262). Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi;
2) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
3) dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
4) elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) - system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;
5) elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentów elektronicznych do Ministerstwa przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;
6) elektroniczny dziennik korespondencji - rejestr elektroniczny w Kancelarii Głównej oraz w sekretariatach komórek organizacyjnych wykorzystywany do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;
7) Kierownictwo Ministerstwa - Ministra Spraw Wewnętrznych, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
8) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt sprawy;
9) komórka organizacyjna - departament, biuro lub inną równorzędną komórkę organizacyjną, a także wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy, utworzone do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;
10) korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę, paczkę, pakiet, w tym dokumenty składane przez osoby zatrudnione w Ministerstwie, wpływające do Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;
11) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z korespondencją, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, przechowywanie i zarządzanie;
12) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku), umożliwiający zapoznanie się z treścią tego elementu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
13) podpis elektroniczny - podpis stosowany w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, zawierający login i hasło;
14) referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;
15) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej;
16) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej;
17) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
18) teczka spraw - teczkę w postaci elektronicznej lub teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;
19) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa, który niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną.
§  3.
1. W Ministerstwie obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w postaci elektronicznej.
2. Dyrektor Generalny Ministerstwa określa:
1) system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w Ministerstwie, w którym wykonuje i dokumentuje się wszystkie czynności kancelaryjne, w szczególności dotyczy to:
a) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw,
b) wykonywania dekretacji,
c) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w ustawie o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma,
d) prowadzenia innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 1 ust. 2,
e) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;
3) zestawy obowiązkowych metadanych:
a) opisujących korespondencję wpływającą,
b) opisujących korespondencję wychodzącą,
c) opisujących elementy akt sprawy (notatki, opinie, prezentacje, projekty pism itp.), z wyłączeniem korespondencji wpływającej i wychodzącej,
d) opisujących sprawę.
§  4.
1. Dyrektor Generalny Ministerstwa może określić wyjątki od EZD przez wskazanie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, jeżeli:
1) przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, sprzeczny z EZD;
2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym, wskazanym w aktach prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania i udostępniania oraz ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji w postaci papierowej;
3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów w postaci nieelektronicznej w sprawach, o których mowa w ust. 1, odbywa się w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym może być wykorzystywany system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD, w celu:
1) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz spisów spraw;
2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa;
4) przesyłania korespondencji.

Rozdział  II.

Wykaz akt

§  5.
1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi w Ministerstwie podstawę oznaczania, rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.
3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
5. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310). Wykaz akt może być uzupełniony o kolejne klasy oznaczone odpowiednio symbolami klasyfikacyjnymi. Klasa nie podzielona na klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.
6. Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:
1) kategorią "A" - materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego;
2) kategorią "B" - akta o charakterze niearchiwalnym, z tym że:
a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku jej zakończenia,
b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona, za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc", wzór zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kat. Bc oraz wzór protokołu zniszczenia akt, określają odpowiednio załączniki Nr 1, 2 i 3 do Instrukcji,
c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich (np. "BE5") oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację.
§  6. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w wykazie akt w kolumnie 9 "Okres zagrożenia". Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".
§  7.
1. W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w ramach EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, niezbędną część dokumentacji stanowiącej akta danej sprawy.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej w systemie teleinformatycznym, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
3. W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują w systemie tradycyjnym do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.
6. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2 i 4, oznaczona odrębnym znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, kwalifikuje się w tej komórce organizacyjnej do kategorii archiwalnej Bc.

Rozdział  III.

Podział czynności kancelaryjnych

§  8. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie, rejestrowanie, odwzorowywanie cyfrowe, składowanie i przekazywanie wpływającej korespondencji do składu chronologicznego i adresatom;
2) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z Ministerstwa. § 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:
1) Kancelaria Główna;
2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz komórek organizacyjnych;
3) referenci spraw.
§  10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:
1) odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej "Pocztą Specjalną", oraz wpływającej za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;
2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej;
3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej;
4) potwierdzanie wpływu korespondencji na Zwrotnych Potwierdzeniach Odbioru, z wyjątkiem korespondencji adresowanej do Pełnomocników Ministra Spraw Wewnętrznych i Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
5) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 13 ust. 4 i 5;
6) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji w postaci elektronicznej lub papierowej do składu chronologicznego i do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz do sekretariatów poszczególnych komórek organizacyjnych;
7) przyjmowanie z sekretariatów korespondencji wychodzącej, rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji wychodzącej oraz jej wysyłanie za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
8) prowadzenie składu chronologicznego;
9) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w składzie chronologicznym;
10) zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Głównej i składzie chronologicznym;
11) przekazywanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do archiwum Ministerstwa w terminach uzgodnionych z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum;
12) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.
§  11. Do zakresu działania sekretariatów komórek organizacyjnych należy:
1) odbieranie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz przyjmowanie korespondencji z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;
2) rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej;
3) odbieranie przekazywanej przez Kancelarię Główną korespondencji w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym;
4) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;
5) przekazywanie wpływającej bezpośrednio do komórki organizacyjnej korespondencji:
a) w sprawach prowadzonych w ramach EZD - do składu chronologicznego,
b) w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym - właściwym referentom spraw;
6) przekazywanie do wysyłki pracownikom Kancelarii Głównej zakopertowanej korespondencji przygotowanej przez referentów spraw lub sekretariat komórki organizacyjnej;
7) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.
§  12.
1. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw, z zastrzeżeniem ust. 2, należy:
1) zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i wykazem akt, teczek spraw w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i teczek spraw w systemie tradycyjnym, oznaczonych według wzoru określonego w załączniku Nr 4 do Instrukcji;
2) włączanie do akt sprawy zadekretowanej korespondencji oraz korespondencji wpływającej bezpośrednio na imienną pocztę elektroniczną lub przekazywanie jej do rejestracji;
3) rejestrowanie każdej otrzymanej do załatwienia sprawy odpowiednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, a w przypadku zastosowania systemu tradycyjnego - we właściwym dla danej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik Nr 5 do Instrukcji;
4) prowadzenie, w razie potrzeby, w systemie tradycyjnym, spisu zawartości akt danej sprawy, którego wzór określa załącznik Nr 6 do Instrukcji;
5) przygotowywanie i przekazywanie zakopertowanej korespondencji wychodzącej pracownikom sekretariatów komórek organizacyjnych.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej.

Rozdział  IV.

Obieg korespondencji

§  13.
1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, a ponadto odbiera korespondencję z Biura Przepustek, korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej oraz korespondencję przesłaną na elektroniczną skrzynkę podawczą.
2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.
3. Korespondencję oznaczoną "Do rąk własnych", oferty przetargowe, oferty dotyczące naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej w Ministerstwie, wnioski o dofinansowanie projektów w ramach programów/funduszy europejskich, prace konkursowe oraz korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscyplinarnego Ministerstwa i jego zastępcy rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.
4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego Ministerstwa - właściwym sekretariatom.
5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.
6. Korespondencja zadekretowana przez Ministra Spraw Wewnętrznych, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego Ministerstwa, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, przekazywana jest bezpośrednio, zgodnie z § 37 ust. 1 i 2, sekretariatom komórek organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczona jako "Pilna" niezwłocznie.
7. Korespondencję wpływającą, przeznaczoną dla komórek organizacyjnych, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z właściwością, do sekretariatów komórek organizacyjnych.
§  14.
1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje służba dyżurna.
2. W przypadku przyjęcia korespondencji oznaczonej jako "Pilna", służba dyżurna informuje niezwłocznie o tym fakcie adresata korespondencji.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. li 2, służba dyżurna przekazuje do Kancelarii Głównej niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy, a w przypadku przekazania korespondencji adresatowi informuje o tym Kancelarię Główną.
§  15.
1. Przy otwieraniu koperty z korespondencją należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczoną na kopercie pieczęć datownika urzędu pocztowego.
2. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej, adresowanej do innego podmiotu;
2) czy dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać stosownej adnotacji).
3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna i właściwe komórki organizacyjne przesyłają bez zbędnej zwłoki adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.
4. Przekazy pieniężne lub pieniądze w korespondencji, Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.
§  16.
1. W systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, rejestrowanie korespondencji wpływającej polega na przyporządkowaniu do takiej korespondencji określonego zestawu metadanych opisujących korespondencję.
2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.
3. Metadane opisujące korespondencję wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
§  17.
1. Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej w postaci papierowej identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku korespondencji oznaczonej jako "Pilna" lub "Bardzo pilna" odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.
2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji w postaci papierowej umieszcza się na:
1) pierwszej stronie pisma - gdy istnieje możliwość otwarcia koperty;
2) kopercie - gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:
1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;
2) oficjalnych zaproszeniach;
3) załącznikach;
4) czasopismach, katalogach, prospektach.
4. Po naniesieniu na korespondencję w postaci papierowej identyfikatora Kancelaria Główna wykonuje odwzorowanie cyfrowe.
5. Jeśli Kancelaria Główna nie wykonuje odwzorowania cyfrowego z uwagi na brak możliwości otwarcia korespondencji, wówczas odwzorowanie cyfrowe:
1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;
2) może nie być wykonane, zgodnie z § 4 ust. 1.
§  18.
1. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną poddaje się wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. Korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Ministerstwem;
2) korespondencję adresowaną na imienne adresy poczty elektronicznej:
a) mającą istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w Ministerstwie,
b) mającą robocze znaczenie dla spraw załatwianych w Ministerstwie,
c) pozostałą, nie odzwierciedlającą działalności Ministerstwa.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 1, Kancelaria Główna i sekretariaty rejestrują w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, dołączając do metadanych opisujących korespondencję odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.
4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. a, referent sprawy włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przekazuje do sekretariatu celem rejestracji.
5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. b, referent sprawy włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, nie zgłaszając jej do rejestracji.
6. Korespondencji, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
7. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w taki sposób, aby zachować ją w postaci dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były załączone.
8. Jeśli korespondencja przekazana pocztą elektroniczną stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, po dokonaniu czynności związanych z jej zarejestrowaniem:
1) sporządza się wydruk;
2) wypełnia pieczęć wpływu;
3) włącza do akt sprawy.
§  19. Korespondencja przekazana na elektroniczną skrzynkę podawczą jest rejestrowana przez pracowników Kancelarii Głównej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.
§  20.
1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych informację o przekazaniu informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.
3. Korespondencję w postaci papierowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałą korespondencję w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz informację o przekazaniu załącznika w postaci informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.
§  21.
1. Korespondencja w postaci elektronicznej w całości włączona do EZD i korespondencja w postaci papierowej, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, przekazywana jest do dekretacji wyłącznie w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.
2. Zarejestrowaną korespondencję w postaci papierowej, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe, Kancelaria Główna/sekretariat przekazuje do składu chronologicznego.
3. Dekretacja korespondencji w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie, wraz z datą i podpisem dekretującego, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Dopuszcza się wykorzystanie systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w celu dokonania dekretacji korespondencji dotyczącej sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci papierowej.

Rozdział  V.

Rejestracja i znakowanie spraw (akt)

§  22.
1. Ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania całość dokumentacji w Ministerstwie dzieli się na:
1) tworzącą akta sprawy, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
2) nietworzącą akt sprawy, która nie została przyporządkowana do sprawy i gromadzona jest w teczkach aktowych, zakładanych dla klas zgodnie z wykazem akt. Stanowią ją w szczególności:
a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,
b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,
c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,
d) listy obecności,
e) środki ewidencyjne archiwum Ministerstwa,
f) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemach udostępniających automatycznie dane z określonego rejestru.
2. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw.
§  23.
1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, w kolejności wynikającej z tego spisu, na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie; dalszych pism w zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia, niezależnie od roku, w którym to nastąpi.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) symbol literowy lub literowo - cyfrowy komórki organizacyjnej;
2) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
4) cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się w kolejności i oddziela w następujący sposób: AB-0000-1/2014 lub AB-IV-0000-1/2014, gdzie:
1) AB i AB-IV to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 0000 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej AB, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0000;
4) 2014 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Znak sprawy może być uzupełniony o symbol referenta sprawy (inicjały imienia i nazwiska) w następujący sposób: AB-0000-1/2014/JK, gdzie "JK" jest symbolem referenta sprawy, dodanym do znaku sprawy.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
§  24. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy, może nastąpić w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta sprawy niezakończonej przejmuje nowa komórka organizacyjna.
§  25. Sprawę dotyczącą wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej rejestruje się w spisie spraw jako nową sprawę z nowym znakiem sprawy; w takim przypadku akta przedmiotowej sprawy przenosi się do nowych akt sprawy, czyniąc adnotację we właściwym spisie spraw w brzmieniu "przeniesiono do teczki ...".
§  26.
1. Kierownik komórki organizacyjnej może podjąć decyzję o wprowadzeniu rejestrowania określonej grupy spraw w obrębie klasy z wykazu akt, w odrębnym rejestrze zastępującym spis spraw.
2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w postaci papierowej lub elektronicznej, może obejmować kilka lat, przy czym numerację zapisów w każdym roku rozpoczyna się od pozycji nr 1.

Rozdział  VI.

Załatwianie spraw

§  27. Załatwianie spraw odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.
§  28.
1. Sprawy załatwiają referenci spraw, uwzględniając kolejność ich wpływu oraz stopień pilności i wagę danej sprawy.
2. Referenci spraw grupują akta spraw w teczkach spraw, dbając o kompletność metadanych, odnoszących się do sprawy oraz korespondencji włączonej do akt sprawy, poprzez:
1) nadanie sprawie tytułu;
2) wpisanie lub uzupełnianie metadanych korespondencji wpływającej i przeznaczonej do wysłania;
3) uzupełnienie metadanych opisujących sprawę.
3. Referenci spraw zapewniają kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonują związanych z tym czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.
§  29.
l. W każdym roku kalendarzowym prowadzi się nowe spisy spraw i odpowiadające tym spisom teczki spraw, założone dla klasy końcowej w wykazie akt, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym dopuszcza się:
1) prowadzenie zbiorczej teczki spraw, do której odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe);
2) prowadzenie teczek spraw założonych odrębnie według kryterium podmiotowego lub przedmiotowego sprawy, w których grupuje się akta spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw; w takim przypadku nie prowadzi się dla tych teczek dodatkowych spisów spraw;
3) prowadzenie teczek spraw przez okres dłuższy niż jeden rok w sytuacji zarejestrowania niewielkiej liczby spraw w roku; w takim przypadku zakłada się dla każdego kolejnego roku odrębny spis spraw.
§  30.
1. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem opatrzonym datą i znakiem sprawy, której dotyczy.
2. Pismo przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:
1) pismo sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny Ministerstwa, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową; wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
2) blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania pism wychodzących z Ministerstwa;
3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;
4) w prawym górnym rogu podaje się miejsce oraz datę wystawienia pisma;
5) pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie rozdzielnik;
6) w prawym dolnym rogu umieszcza się numerację stron pisma, np.: 1/3, 2/3/, 3/3.
§  31.
1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
2. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych regulują odrębne przepisy.
§  32.
1. Ze względu na przepisy prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, przy sporządzaniu następujących dokumentów stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, formę papierową i podpis własnoręczny:
1) aktów normatywnych i innych aktów prawnych, decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;
2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;
3) zaświadczeń;
4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;
5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;
6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi bądź adnotacjami mającymi znaczenie prawne;
7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;
8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.
2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów, o których mowa ust. 1, można stosować także formę elektroniczną i bezpieczny podpis elektroniczny.
§  33. W przypadku ustnego załatwienia sprawy referent sprawy sporządza i włącza do akt sprawy notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

Rozdział  VII.

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§  34.
1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz "odpis", a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".
5. Odpis dokumentu może być sporządzony także poprzez wykonanie kserokopii dokumentu, na której po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz "Odpis" i odcisk pieczęci organu, a pod oryginalnym podpisem umieszcza się podpis osoby aktualnie upoważnionej do reprezentacji organu z podaniem imienia, nazwiska, funkcji oraz daty wydania odpisu.
6. W przypadku sporządzenia odpisu z dokumentu w postaci elektronicznej, znajdującego się w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, który nie występuje w postaci papierowej, naczelnik albo referent sprawy potwierdza na wydruku tego dokumentu jego zgodność z dokumentem w postaci elektronicznej, znajdującym się w systemie.
§  35.
1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału albo referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.
3. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane; przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.
4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej, podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym, potwierdzeniem zgodności kopii z oryginałem jest wydruk z systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, wraz z adnotacją "za zgodność z oryginałem", datą i podpisem osoby upoważnionej.
§  36.
1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 7 do Instrukcji.
3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

Rozdział  VIII.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§  37.
1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Doręczenie korespondencji w systemie tradycyjnym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik Nr 8 do Instrukcji, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.
§  38.
1. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik Nr 9 do Instrukcji.
3. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik Nr 10 do Instrukcji.
4. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.
§  39.
1. W przypadku pism wytworzonych w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczonych do wysyłki w formie papierowej, referent sprawy drukuje odpowiednią liczbę egzemplarzy zaakceptowanej wersji pisma, zawierającej kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień) i przedkłada do własnoręcznego podpisu dyrektorowi komórki organizacyjnej lub innej upoważnionej osobie.
2. Ostateczną wersję pisma, przeznaczonego do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej, akceptuje dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, przez podpisanie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym.
3. Zaakceptowaną wersję elektroniczną pisma, o której mowa w ust. 2, oraz odwzorowanie cyfrowe podpisanego własnoręcznie pisma, zachowuje się w aktach sprawy.
4. W przypadku potrzeby pozostawienia w Ministerstwie egzemplarza pisma wychodzącego w postaci papierowej, referent sprawy przekazuje ten egzemplarz do składu chronologicznego, gdzie przechowywany jest w kolejności wynikającej z rejestru korespondencji wychodzącej.
§  40.
1. Pisma wytworzone w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej, dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
2. Wysyłka pisma, o którym mowa w ust. 1, następuje za pośrednictwem ePUAP bądź na adres poczty elektronicznej adresata.
§  41.
1. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym referent sprawy sporządza co najmniej dwa egzemplarze pisma przeznaczonego do podpisu i wysłania, przy czym jeden podpisany egzemplarz pozostawia się w aktach sprawy.
2. W uzasadnionych przypadkach pismo w sprawie prowadzonej w systemie tradycyjnym, może być wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej po podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym.
§  42. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje referent sprawy lub pracownik komórki organizacyjnej, której kierownik komórki powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej, podejmując następujące czynności:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;
2) odnotowuje w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, sposób wysłania korespondencji (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez referenta sprawy;
3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową);
4) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;
5) włącza pismo do właściwych akt sprawy.

Rozdział  IX.

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§  43. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 44 okresu przechowywania, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§  44.
1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw w postaci elektronicznej i papierowej pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kierownik komórki organizacyjnej, w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum, może ustalić inny okres pozostawania określonych teczek spraw w komórce organizacyjnej, jeżeli uzasadnione jest to realizacją zadań wymagających ciągłości i spójności działania w dłuższym okresie czasu.
3. Dokumentacja w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych, zgromadzone w składzie chronologicznym, przekazywane są do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, w terminach uzgodnionych z pracownikami tej komórki.
§  45.
1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum spełnia system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD.
2. Przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przekazaniu komórce organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, przygotowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej, a następnie uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania tą dokumentacją, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba;
4) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
3. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 2, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w § 44 ust. 1.
4. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 2, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.
§  46.
1. W systemie tradycyjnym teczki spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami, wraz z rejestrami, skorowidzami, kartotekami itp., na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w postaci papierowej w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B; zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.
2. Akta spraw, zawierające informacje niejawne, przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, dołączając do każdej przekazywanej teczki spis zawartości teczki według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do Instrukcji.
3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum; wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt określa załącznik Nr 12 do Instrukcji.
4. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 13 do Instrukcji.
§  47.
1. Przekazanie dokumentacji w postaci papierowej i informatycznych nośników danych, zgromadzonych w składzie chronologicznym, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt ze składu chronologicznego, którego wzór określa załącznik Nr 14 do Instrukcji, zawierającego co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
d) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) informację o skrajnych identyfikatorach korespondencji,
c) rok rejestracji korespondencji umieszczonej w pudle lub paczce,
d) oznaczenie i określenie typu nośnika informatycznego oraz odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§  48.
1. Dokumentacja spraw zakończonych, przekazywana do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, powinna być uporządkowana.
2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, polega na:
1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;
2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.
3. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
1) ułożeniu akt spraw w obrębie teczek spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw (tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki), a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów;
2) wydzieleniu akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzieleniu dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "Bc", wyłączenie wtórników;
4) usunięciu wszelkich części metalowych z teczek spraw, z wyjątkiem elementów metalowych aktów notarialnych;
5) ponumerowaniu wszystkich stron w teczkach spraw z materiałami archiwalnymi (kat. A) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod treścią ostatniego wpisu w spisie spraw;
6) uzupełnieniu spisów spraw w teczkach spraw z materiałami archiwalnymi (kat. A) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, przez wpisanie przy każdej pozycji spisu sprawy numeracji stron obejmujących sprawę wpisaną w tej pozycji;
7) umieszczeniu akt w teczkach wiązanych, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm;
8) przesznurowaniu akt kategorii A;
9) odręcznym oznaczeniu teczek spraw zgodnie z wymogami Instrukcji;
10) ułożeniu i wpisaniu teczek spraw do spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.
4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum polega na:
1) sprawdzeniu kompletności zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej i zbioru informatycznych nośników danych;
2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
3) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;
4) opisaniu pudeł lub paczek;
5) wpisaniu pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny;
6) oznaczeniu roku rejestracji korespondencji znajdującej się w pudle lub paczce;
7) wpisaniu informacji, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, czy też jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo;
8) wpisaniu skrajnych identyfikatorów korespondencji;
9) usunięciu części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, koszulek).
5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

Rozdział  X.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§  49.
1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
3. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez pełnomocnika ochrony.
§  50.
1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 49.
2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych, przeznaczonych do przekazania, informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
§  51. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.

Załącznik Nr  1

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc*)

KOMISJA W SKŁADZIE: (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1. ...........................................................................................................................

2. ...........................................................................................................................

3. ...........................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości: teczek (tomów) .................. co stanowi około ....................mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych dla .............................................................................................................. i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.

Przewodniczący Komisji: ......................................................................................................

(podpis)

Członkowie Komisji: ......................................................................................................

(podpisy)

......................................................................................................

......................................................................................................

......................................................................................................

Załączniki:

............ kart spisu

(liczba)

............ pozycji spisu

(liczba)

Uwaga:

*) Niniejszy druk stosuje się również przy ocenie akt niejawnych z odpowiednim zastosowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

..........................................................................

(nazwa jednostki/ komórki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLAMI "Bc" PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA*)

L.p.Znak teczki spraw lub znak pismaTytuł teczki spraw lub nazwa dokumentuLiczba kart lub m.b.Daty skrajneUwagi
123456

Uwaga:

*) Dyrektor komórki organizacyjnej występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w komórce organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Załącznik Nr  2

Zgoda Nr .....

...............................

znak:

na zniszczenie dokumentacji

niearchiwalnej kat. Bc

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) i § 5 ust. 6 pkt 2 lit. b Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 66 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2013 r.

wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,

objętych wnioskiem

z dnia znak:

w ilości

UWAGA Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik jednostki /komórki/ organizacyjnej brakującej akta.

data

Załącznik Nr  3

Protokół zniszczenia akt

W dniu ........................................................... Komisja w składzie:

Przewodniczący: .........................................................................................................................

Członkowie:

1. ...................................................................................................................................................

2. ...................................................................................................................................................

dokonała, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, zniszczenia materiałów niearchiwalnych kat. "Bc", zgodnie z protokołem brakowania akt z dnia ................................................. oraz zezwoleniem komórki organizacyjnej MSW właściwej

w sprawach archiwum Nr............z dnia........................................

Ilość akt:

.............................teczek,

................................ksiąg / segregatorów,

................................kart.

Sposób zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Podpisy:

Przewodniczący:............................................................

Członkowie:

1. ..............................................................

2. ..............................................................

Załącznik Nr  4

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych

Departament/Biuro ......................

Wydział .......................

.................l)

................3)

................................................2)

................4)

...........................................................

....................................................................5)

.....................6)

OBJAŚNIENIA:

1) klauzula tajności, jeśli teczka zawiera informacje niejawne;

2) znak teczki spraw (np. AB-IV-0000-1/2014):

- symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej;

- symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

- liczba porządkowa, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

- cztery ostatnie cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto;

3) kategoria archiwalna akt (kolumna 7 wykazu akt);

4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny (kolumna 9 wykazu akt);

5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne z wykazu akt (kolumna 6);

6) daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej i zakończenia ostatniej sprawy).

Załącznik Nr  5

SPIS SPRAW

RokSymbol komórki organizacyjnejTytuł teczki

(hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)

Znak teczki

(symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)

L.p.Przedmiot sprawyOd kogoDataNumer kart1)

(od .... do ....)

Uwagi
znak pismadatawpływu sprawy do Ministerstwaostatecznego załatwienia
___________________________

1) Wypełnia się po uporządkowaniu akt celem przekazania do komórki właściwej w sprawach archiwum

Załącznik Nr  6

Spis

zawartości akt sprawy..............

(znak sprawy)

L.p.Nadawca i nazwa dokumentuZnak dokumentu/dataNr kartyUwagi

Załącznik Nr  7

Warszawa, dnia .............. 20..... r.

................................................................

(Nazwa komórki organizacyjnej)

tel. ...............................

ZLECENIE nr ..................

na powielenie: .........................................

(klauzula tajności)

L.p.Nazwa drukuII. Str.II. Egz.Uwagi

AKCEPTUJĘ

................................... ..............................................................................................

(podpis kierownika komórki organizacyjnej

lub osoby przez niego upoważnionej)

Załącznik Nr  8

.......................................

stempel nagłówkowy

komórki organizacyjnej

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

DataOdbiorca i jego adresZnak pisma (rodzaj przesyłki)Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć i podpis)

Załącznik Nr  9

WYKAZ Nr ..................

stempel nagłówkowy

komórki organizacyjnej

PRZESYŁEK POLECONYCH

Imię, nazwisko (nazwa) i adres nadawcy...............................................................................

Z przeniesieniaZ przeniesienia
1.2.3.4.5.6.7.8.9.
Nr bieżącyADRESATMiejsce Przeznaczenia (poczta)Wartość - KwotaWagaPobranieUwagiNumer nadawczyOpłata pocztowa
grkgggrgr
Do przeniesieniaDo przeniesienia

Załącznik Nr  10

WYKAZ Nr ..............

stempel nagłówkowy jednostki (instytucji)

PRZESYŁEK NADANYCH

przez .............................................................................................................................................

nazwa jednostki (instytucji)

Poczcie Specjalnej ........................................................................................................................

(nazwa placówki Poczty Specjalnej przyjmującej przesyłki)

L.p.Nr przesyłkiRodzaj przesyłkiNazwa adresataUwagi
1.2.3.4.5.

Ogółem przesyłek .................................. ........................................................

(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)

............................................................... ........................................................

(słownie) (podpis przyjmującego przesyłki)

........................................................

(data przyjęcia)

.....................................................................

(pieczęć do pokwitowań placówki PS)

Załącznik Nr  11

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

L.p.ZNAK PISMANAZWA DOKUMENTUNUMER KARTYUWAGI

Załącznik Nr  12

Warszawa, .........................r.

.............................................................................

(nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

SPIS

ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT NR ...............1)

...............................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)

(przekazanych do archiwum MSW)

L.p.Znak teczkiTYTUŁ TECZKIDaty skrajne

od - do

Kat. aktLiczba teczek (kart)Miejsce przechowywania akt w archiwum1)Data zniszczenia lub przekazania do archiwum1)
12345678

___________________________

1) wypełnia archiwum

.........................................................................................

(podpis kierownika jednostki/ komórki organizacyjnej)

Zdał ...................................... Przyjął .............................................................................

(podpis osoby przekazującej) (podpis kierownika archiwum lub osoby upoważnionej)

* Niniejszy druk stosuje się również przy przekazywaniu akt niejawnych, z odpowiednim zastosowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Załącznik Nr  13

...........................................................Karta udostępnienia akt nr ......................**)

(pieczątka komórki organizacyjnej)

Data ........................................................ _________________________________________

Termin zwrotu akt

Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej .............................................................................. z lat .............................. o znakach .............................................. i upoważniam do ich wykorzystania*) - odbioru*)

Panią/Pana ...................................................................................................................................

Imię i nazwisko

.......................................................

Podpis

___________________________________________________________________________

Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt

.......................................................

Data i podpis

Potwierdzam odbiór wymienionych ................. akt ........... tomów ....................................................kart ....................................

Data .............................. Podpis ..............................................

Adnotacje o zwrocie akt

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Akta zwrócono:

............................................................... ..............................................................

Podpis oddającego Podpis odbierającego

*) Niepotrzebne skreślić

**) Wypełnia archiwum (składnica akt)

Załącznik Nr  14

Warszawa, .......................................r.

(data przekazania spisu)

...................................................................................

(pełna nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

przekazującej dokumentację)

SPIS

ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT

ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO NR ...............1)

...............................................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)

(przekazanych do archiwum MSW)

L.p.IDENTYFIKATOR KORESPONDENCJI

od - do

Daty skrajne od - doTyp nośnika informatycznegoLiczba pudełMiejsce przechowywania akt w archiwum1)Data zniszczenia lub przekazania do archiwum1)
1234567

...........................................................................................

(imię, nazwisko i podpis kierownika

komórki organizacyjnej odpowiadającej

za skład chronologiczny)

Zdał ........................................................ Przyjął ..............................................................

(imię, nazwisko i podpis (imię, nazwisko i podpis kierownika

pracownika, który przygotował spis) archiwum przyjmującego dokumentację)

__________________________

1) wypełnia archiwum

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

Wykaz Haseł Klasyfikacyjnych

pierwszego i drugiego rzędu

0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
01ORGANIZACJA
02AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
04INFORMATYKA/ INFORMATYZACJA
05SKARGI I WNIOSKI
06WYDAWNICTWA INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
07WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
09KONTROLA
1KADRY
10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
11ZATRUDNIENIE
12SPRAWY OSOBOWE
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
15METODY PRACY
16DYSCYPLINA PRACY, KARY PORZĄDKOWE I DYSCYPLINARNE
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
18EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
19OPIEKA ZDROWOTNA
2ŚRODKI RZECZOWE
20ŚRODKI TRWAŁE
21REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
22ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
23GOSPODARKA MATERIAŁOWA
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA
25LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
26ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
27JEDNOSTKI PŁYWAJĄCE
28OCHRONA ZAKŁADU PRACY
29NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
3FINANSE
30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
31BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
32KSIĘGOWOŚĆ
33PŁACE
34FUNDUSZE SPECJALNE
35INWENTARYZACJA
36DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
37DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
41SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA NA ŚWIECIE
42WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
43POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH
45OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
46ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
47CUDZOZIEMCY
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
51ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
52WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
53WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
54ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
55OCHRONA LUDNOŚCI
56OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
57OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
58NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
59USUWANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH
6SPRAWY SPOŁECZNE
60REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
61EWIDENCJA LUDNOŚCI
62OBYWATELSTWO POLSKIE
63STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE
64REPATRIACJA
66KONCESJE, WPISY DO REJESTRU DZIAŁALNOŚCI REGULOWANEJ
68PASZPORTY
8KONTROLA ZARZĄDCZA
9AUDYT
90AUDYT WEWNĘTRZNY
91AUDYT ZEWNĘTRZNY
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneKategoria archiwalnaUwagOkres zagrożeni
w komórce macierzystej
123456789
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
000Narady Kierownictwa
0001PosiedzeniaASkład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwałE
0002Materiały na posiedzeniaADo kategorii A zalicza się opracowania

problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia

E
0003Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
002Rady
0020PowoływanieAZarządzenia, decyzjeE
0021PosiedzeniaASkład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwałE
0022Materiały na posiedzeniaADo kategorii A zalicza się opracowania

problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia

E
0023Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
003Komisje i Zespoły (własne)
0030Powoływanie komisji, zespołówAZarządzenia, decyzjeE
0031Ewidencja komisji, zespołówARejestry, wykazyE
0032Ewidencja prowadzonych postępowańARejestry spraw kat. A

Akta prowadzonych postępowań przez poszczególne komisje i zespoły oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym

E
0033Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
0034Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej oraz oceny wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej w służbie cywilnejBE5Zarządzenie Dyrektora Generalnego powołujące Komisję, imienna lista członków, protokoły posiedzeń, wnioski itp.P
004Komisje resortowe
0040Powoływanie komisjiAZarządzenia, decyzjeE
0041Posiedzenia komisjiADo kat. A kwalifikuje się dokumentacje tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSW.

W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSW i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał

E
0042Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
005Komisje międzyresortowe
0050Powoływanie komisjiAZarządzenia, decyzjeE
0051Posiedzenia komisjiADo kat. A kwalifikuje się dokumentacje tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSW.

W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSW i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał

E
0052Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
006Rzecznicy
0060Powoływanie rzecznikówAZarządzenia, decyzje, wytyczne, organizacja (powołanie skład osobowy, odwołania)E
0061Ewidencja prowadzonych postępowańARejestry spraw kat. A

Akta prowadzonych postępowań przez rzeczników oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym

E
0062Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
007Narady, konferencje itp.
0070Plany, programy narad, konferencji organizowanych przez Ministerstwo, uczestnicyAE
0071Narady pracownicze, uczestnicyAProtokoły, sprawozdania, wnioskiE
0072Udział w naradach i konferencjach obcychB3Do kat. A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdaniaP
0073Obsługa organizacyjno - technicznaBcKorespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)P
008PatronatyB2Wnioski o patronat i patronat honorowy zawodów sportowych, konkursów i innychP
01ORGANIZACJA
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB5Ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczychZ
011Organizacja MSW
0110Podstawy prawne działaniaAAkty normatywneE
0111Struktura i zakres działania MinisterstwaAStatut, regulamin organizacyjny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (zarządzenia Prezesa Rady Ministrów, zarządzenia i decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych)E
0112Struktura i zakres działania komórek organizacyjnychAWewnętrzne regulaminy organizacyjne (zarządzenia Dyrektora Generalnego oraz decyzje dyrektorów departamentów i biur)E
0113Reorganizacja lub likwidacja Ministerstwa, komórek organizacyjnych MinisterstwaAE
0114Pełnomocnictwa i upoważnienia MinistraBE10Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencjaZ
0115Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora GeneralnegoBE10Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencjaZ
0116Rozstrzyganie sporów kompetencyjnychB10Wnioski o rozstrzyganie sporów, korespondencja, opinie, rozstrzygnięciaP
012Organizacja, reorganizacja lub likwidacja jednostek organizacyjnych nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych
0120Biura Ochrony RząduAE
0121Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowski egoAE
0122Wyższej Szkoły Policji w SzczytnieAE
0123Szkoły Głównej Służby PożarniczejAE
0124Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w ŁodziAE
0125Państwowej Inspekcji Sanitarnej MSWAE
0126Nadwiślańskich Jednostek Wojskowych MSW i MSWiAAE
0127Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSWAE
0128Centrum Personalizacji Dokumentów MSWAE
013Nadawanie sztandaru jednostkom organizacyjnym Policji, SG, PSP i BORAE
014Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości MSW
0140Komendy Głównej Policji i jednostek terenowychAE
0141Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowychAE
0142Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowychAE
0143Biura Szefa Obrony Cywilnej KrajuAE
0144Urzędu do Spraw CudzoziemcówAE
0145Zakładu Emerytalno - Rentowego MSWAE
0146Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWAE
0147Inne jednostkiAE
015Organizacja biurowości
0150Przepisy kancelaryjneAInstrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicęE
0151Wzory druków i formularzyAE
0152Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacjaAMiędzy innymi rejestry pieczęciE
0153Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącejB20Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, dzienniki ewidencyjne, spisy spraw, karty zapoznania się z dokumentami niejawnymiE
0154Dowody doręczeń i opłat pocztowychBcKsiążki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadanych, wydanychZ
0155Ewidencja powielanych dokumentówB2Rejestry powielanych dokumentówZ
0156Tłumaczenia pisemne i ustneB2Korespondencja, zlecenia, rejestryZ
0157Rejestry dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentówB25E
0158Współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami a jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw WewnętrznychBcPisma o krótkotrwałym znaczeniu, przekazywanie pism według właściwości pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami a jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw WewnętrznychZ
0159ReprezentacjaB2Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.P
016Zarządzanie Archiwum MSW
0160Organizacja zarządzaniaARegulaminy, instrukcje, wytyczne itp.E
0161Gromadzenie zasobu archiwalnegoAProtokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i ubytkówE
0162Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnegoAKarty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy, skorowidzeE
0163Brakowanie aktAProtokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokoły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zezwolenia (decyzje) na wybrakowanie akt, protokoły zniszczeniaE
0164Udostępnianie akt. Odtajnianie dokumentów udostępnianychB2Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt niejawnych oraz dla użytkowników zewnętrznych - kat. B20Z
0165KwerendyB5Z
0166Konserwacja aktBE5P
0167Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychASpisy akt przekazanych, notatki informacyjne, decyzjeE
0168Zaginięcie dokumentacjiAEwidencja, protokoły dochodzeńE
0169Scontrum zasobu archiwalnegoAE
017Biblioteka
0170Zasady działania bibliotekiAE
0171Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB10Zakup, wymiana, dary itp.P
0172Ewidencja zbiorów bibliotecznychBE50Księgi inwentarzowe, katalogi (kwalifikacja zależna od rangi biblioteki)P
0173Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB5Zezwolenia, rewersy itp.Z
018Ochrona informacji niejawnych
0180Podstawowe zasady polityki ochronnejAUstawa, akty wykonawcze Ministra Spraw Wewnętrznych, instrukcje pełnomocnika ochronyE
0181Bezpieczeństwo osoboweBE50Ankiety, postępowania sprawdzające, oceny, poświadczenia bezpieczeństwa, upoważnienia do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone", decyzje o wydaniu, odmowie, cofnięciu, zawieszeniu postępowania itp.E
01810Dokumenty spraw związanych z bezpieczeństwem osobowym w zakresie prowadzonych postępowań sprawdzającychBE50E
0182Szkolenie i profilaktyka w zakresie ochrony informacji niejawnychB10Listy przeszkolonych, wykaz wydanych zaświadczeń, korespondencja itp.Z
0183Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowegoB10Decyzje ABW, SKWZ
0184Zwolnienie od obowiązku zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, udostępnianie informacji niejawnych poza MSWADecyzje Ministra Spraw WewnętrznychE
01840Wnioski i postanowienia sądów, prokuratorów w zakresie udostępnienia informacji uzyskanych w trakcie czynności operacyjno-rozpoznawczych przez Policję i Straż GranicznąB10Z
0185Zmiana klauzuli tajności dokumentuADecyzje Ministra Spraw WewnętrznychE
0186Wykazy osób zatrudnionych lub pełniących służbę w MSW posiadających dostęp do informacji niejawnychAE
0187Wyjaśnienia i uzupełnieniaB5Postępowanie wyjaśniające, notatki służbowe dot. przestrzegania tajemnicy itp.Z
019System Zarządzania Jakością
0190Podstawy organizacji systemu zarządzania jakościąAPolityka Jakości, Księga Jakości oraz korespondencjaE
0191Aktualizacja dokumentów systemu zarządzania jakościąBE5Procedury, instrukcje, formularze oraz korespondencjaP
0192AudityBE5Wykazy, zawiadomienia, plany harmonogramy, raporty, meldunki oraz korespondencjaP
0193Realizacja działań usprawniającychB5KorespondencjaZ
0194Badanie satysfakcji klientaB5Korespondencja, analizy itp.p
01940Ankieta badania satysfakcji klientaBcp
0195Przegląd systemu zarządzania jakościąBE5Korespondencja, opracowania, raporty, protokoły z przeglądów zarządzaniap
0196Procesy systemu zarządzania zidentyfikowane w MSWBE5Mapa procesów, karty makroprocesów, procesów operacyjnych i podprocesów oraz korespondencjaP
0197Informacja o systemie zarządzania jakościąB5Korespondencja, materiały informacyjneP
0198Cele dotyczące jakościBE5Wykazy, plany i programy realizacji, sprawozdania, oraz korespondencjap
02AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
020Zbiór zewnętrznych aktów

normatywnych

0200Przepisy prawne Rady Ministrów (niepublikowane)BE10Uchwały dotyczące resortu kwalifikuje się do kat. AE
0201Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowegoB10Rozporządzenia i zarządzenia wojewodówZ
0202Inne zewnętrzne przepisy prawneB5Z
021Zbiór aktów normatywnych Ministra Spraw WewnętrznychObejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
0210RozporządzeniaAE
0211ZarządzeniaAE
0212DecyzjeAE
0213WytyczneAE
022Zbiór aktów normatywnych, Dyrektora Generalnego. dyrektorów departamentów i biur
0220ZarządzeniaAE
0221DecyzjeAE
023Projekty aktów prawnych
0230Projekty aktów prawnych własnychAKolejne wersje robocze projektów, uwagiE
0231Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgadnianie ich z zainteresowanymi jednostkamiAE
0232Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnychBE5Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymiP
0233Opiniowanie aktów prawnych przesyłanych do konsultacji przez komórki organizacyjne MSWB2Obejmuje projekty wewnętrznych aktów prawnych tj. decyzje, zarządzenia Ministra SW, decyzje, zarządzenia Dyrektora Generalnego itp.P
0234Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawaAProwadzenie ewidencji, informacje, raporty na temat spraw załatwianych w MSWE
0235Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące konieczności opracowania bądź zmiany obowiązujących przepisów prawnych pozostających we właściwości Ministra Spraw WewnętrznychAE
024Rejestry przepisów prawnych MSWAE
025Postępowanie przed Trybunałem KonstytucyjnymAE
026Opinie prawneBE10P
027Sprawy sądoweBE5P
0270Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi Spraw WewnętrznychAE
0271Inne sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymiAWyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związanaE
02710Sprawy sądowe wynikające ze stosunku pracyAE
02711Sprawy sądowe wynikające ze stosunku służby służb podległych Ministrowi Spraw WewnętrznychAE
02712Postępowania przed sądami administracyjnymi w sprawie o nabycie, utratę oraz potwierdzenie obywatelstwa polskiegoAE
0272Decyzje administracyjneAm. in. rejestry decyzji, rejestry skarg na decyzje administracyjneE
0273Postępowanie przed organami sądowymi Unii Europejskiej i Trybunałem EFTAAE
0274Sprawy dotyczące należności budżetowych o charakterze cywilnoprawnymAm.in. zwolnienie z długuE
0275Dokumentacja w sprawach odszkodowań (zadośćuczynienia) z tytułu wypadków i chorób pozostających w związku ze służbąB10Sprawy, w których nie wydano decyzji ustalającej prawo do odszkodowaniaP
0276Sprawy dotyczące udzielania ulg w spłacie niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnymAE
028Sprawy inne prowadzone przez Departament Prawny, gdzie indziej niesklasyfikowaneB2P
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKAObejmuje plany i sprawozdania z działalności, zatrudnienia i funduszu płac, finansowe, zaopatrzenia itp.
030Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej
0300Opracowania zewnętrzneB5Założenia, wskaźniki, instrukcje Rady Ministrów, GUS itp.Z
0301Opracowania własneAE
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczneAOpracowania, oceny, opinie, uwagi itp.E
0310Projekty wstępneB5Opracowania własneP
0311Opracowania roboczeB5Jak w klasie 0310P
0312Wersja ostatecznaAJak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzająceE
0313Oceny, opinie i uwagiAJak w klasie 0310E
0314Materiały pomocniczeADo kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria BcP
0315Opracowania organów lub jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanychB10Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktówP
0316Opracowania innych resortów (jednostkowe)B5P
032Plany i sprawozdania wieloletnie
0320MinisterstwaAE
0321Organów kolegialnych i jednoosobowychAm.in. sprawozdania komisji, rzecznikówE
0322Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw WewnętrznychAE
0323Zbiorcze resortuAE
033Plany i sprawozdania roczne
0330MinisterstwaAE
0331Organów kolegialnych i jednoosobowychAm.in. sprawozdania komisji, rzecznikówE
0332Komórek organizacyjnych MinisterstwaAE
0333Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw WewnętrznychAE
0334Zbiorcze resortuAE
034Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji
0340Komórek organizacyjnych MinisterstwaBE10Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inneE
0341Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw WewnętrznychBE5Jak w klasie 0340E
0342Zbiorcze resortuBE10Jak w klasie 0340E
0343Programy antykorupcyjne w ramach środków przejściowychAWszystkich resortówE
035Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
0350Plany pracyB5P
0351Sprawozdania z działalnościATylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.)-kategoria BE
036Statystyka
0360Źródłowe materiały statystyczneBE5Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowychZ
0361Statystyczne opracowanie cząstkoweB5Opracowanie MSWZ
0362Statystyczne opracowanie końcoweBE20Własne i zbiorczeZ
0363Publikacje statystyczne Głównego Urzędu StatystycznegoBcZ
037Analizy (kompleksowe i problemowe)
0370WłasneAE
0371Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw WewnętrznychB10Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktówP
0372ZbiorczeB20P
0373Materiały pomocnicze (robocze)B10P
038Analizy wycinkowe
0380WłasneADo kategorii A kwalifikuje się te analizy

wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe- kategoria Bc

E
04INFORMATYKA/ INFORMATYZACJA
040Projektowanie i programowanie
0400Założenia projektowo-programoweAOpracowania i akty wykonawczeE
0401Dokumentacja systemów informatycznychAE
0402Wdrażanie systemów informatycznychAProtokoły, ocenyE
0403System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok w MSWB5KorespondencjaP
042Przyznawanie środków finansowych na sfinansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznej
0420Rejestr wniosków o finansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznejAE
0421Wnioski o finansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznejB10P
043Koordynacja działalności resortowych sieciteleinformatycznych iinformatycznychB5Dokumentacja, koordynowania, korespondencjaZ
0430Zbiór "PESEL"B5Z
0431Terenowe banki danychB5Z
0432Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznychB5Z
0433Sieć teletransmisyjna zbiory TESTA IIB5Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencjaZ
0434Sieć teleinformatyczna dla systemu ewidencji pojazdów i kierowców WAN CEPiKB5Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencjaZ
0435Podsieci informatyczne, teletransmisyjne, komutacyjne służb resortu spraw wewnętrznychB5Łączność telefoniczna, telefoniczna łączność rządowa, SDHZ
0436Rozległa sieć transmisji danych PESEL-NETB5Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencjaz
044Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznychStandardy, zalecenia
0440Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania PaństwaAAkty normatywne, Decyzje Ministra SW, dokumentacja bezpieczeństwa, oceny, opinie, raportyE
04400Notatki z kontroli niejawnych systemów teleinformatycznych prowadzonych przez Inspektorów Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w MSW

AWyłącznie notatki oraz wnioski dotyczące niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w MSWE
0441Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania PaństwaAJak w klasie 0440E
0442Certyfikaty systemów, urządzeń i narzędzi teleinformatycznychADokumentacja oraz decyzje ABW lub SKWE
0443Kontrola systemów teleinformatycznychBE5P
0444Egzaminy kwalifikacyjneBE5P
0445Zabezpieczenie kryptograficzne systemów teleinformatycznychACertyfikaty, decyzje ABW lub SKW.

Kody i hasła do systemów teleinformatycznych - kat. Bc

E
045Standardy informatyczne w administracji publicznejAAkty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencjaE
0450Standardy oprogramowania podstawowegoAE
0451Standardy oprogramowania użytkowego i baz danychAE
0452Standardy sprzętu komputerowegoAE
0453Inne standardyAE
0454Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludnościB5Z
0455Współpraca z autorami systemów ewidencji ludnościB5Z
0456Dokumenty certyfikacyjneB10Z
046Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej
0460Założenia i rozwiązania projektowo-programoweAAkty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencjaE
0461Programy rozwoju informatykiAE
0462Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznychAProjekty, opinie, korespondencjaE
0463Krajowy System InformatycznyAE
0464System Informacji Schengen (SIS)ANarodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENEE
0465Sieć Teleinformatyczna Administracji Publicznej (STAP)AE
0466Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej e PUAPAE
0467Krajowa Ewidencja Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów PublicznychAE
0468Współdziałanie systemów informatycznych w województwachAProjekty, statystyka, zalecenia, korespondencjaE
0469System Informatyczny CEPiKAProjekty, opinie, korespondencja (dokumenty dotyczące Centralnej Ewidencji Pojazdów Służbowych)E
047Europejska Inicjatywa Obywatelska
0470Deklaracje poparcia dla inicjatywy obywatelskiejBcZ
0471CertyfikatyB5Certyfikaty potwierdzające liczbę ważnych deklaracji poparcia zebranych dla Polski oraz certyfikaty potwierdzające zgodność systemu zbierania deklaracji on - linę z obowiązującymi przepisami dotyczącymi inicjatywy obywatelskiejE
048Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń organów administracji państwowej
0481Obsługa zapytań do systemu Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL)B2Z
04810Wnioski o udostępnienie danych z logów aktywności użytkowników w systemie PESEL
0482Obsługa zapytań do systemu Ogólnokrajowej Ewidencji Wydanych i Utraconych Dowodów Osobistych (OEWiUDO)B2Z
0483Obsługa zapytań do systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)Bcz
04830Wnioski o udostępnianie danych z logów aktywności użytkowników w systemie CEPiK
0484Obsługa zapytań do systemu Centralnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Paszportów (CEWiUP)B2Z
0485Obsługa międzynarodowej wymiany informacji o pojazdach i kierowcachB2Międzynarodowa wymiana informacji o zarejestrowanych pojazdach i ich właścicielach/posiadaczach oraz o osobach posiadających uprawnienia do kierowania pojazdamiZ
0486Obsługa wyjaśniania niezgodności i anomalii systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)B2Korespondencja z podmiotami, które zasilają ewidencje CEPiK w celu ustalenia stanu faktycznego wyjaśnianej niezgodności lub anomaliiZ
0487Rozbieżności w danych zgromadzonych w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)BcKorespondencja wyjaśniającaP
0488Obsługa świadectw kwalifikacji zawodowejBcP
049Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatykiDla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)
0490Założenia, specyfikacjeAE
0491Podstawy prawneAUstawy, normyE
0492Dokumentacja ekonomicznaAOpracowania, oszacowaniaZ
0493Dokumentacja technicznaAProjekty, plany, harmonogramyZ
0494Obsługa technicznaB3KorespondencjaP
0495Bank danych - udostępnianie danychAWnioski o udostępnianie danych, dokumenty i książki ewidencyjneE
0496Wydruki komputeroweBE10Do kategorii A kwalifikuje się tylko wyniki badańZ
0497Materiały pomocniczeB5Z
0498Opracowania problemoweADla każdego tematu zakłada się odrębną teczkęE
0499Materiały roboczeBcZ
05SKARGI I WNIOSKI
050Przepisy prawne dotyczące skarg i wnioskówAE
051Skargi i wnioski załatwione bezpośrednioAW razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%E
0510Skargi i wnioski pozostawione bez rozpatrzeniaB3Z
0511Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg osób posiadających status "świadka koronnego" załatwione bezpośrednioB3Z
0512Skargi i wnioski w sprawach o nabycie, potwierdzenie i utratę obywatelstwa polskiegoBE5Z
052Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwościB3Z
0520Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg osób posiadających status "świadka koronnego" przekazane do załatwienia według właściwościB3Z
053AnonimyBE5Z
054Analizy skarg i wnioskówAE
055Rejestry skarg, wniosków i anonimówAE
06WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
060Polityka wydawniczaAPlany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematykiE
061Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)ADla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczyE
0610Wydawnictwa wytwarzane w resorcie przesyłane do wykorzystania lub wiadomościB5Obejmuje biuletyny, informatory, monografie, wydawnictwa specjalistyczne dot. różnych rodzajów działalności prowadzonej przez resort i inneZ
062Biuletyn Informacji PublicznejAZ
063Rozpowszechnianie wydawnictwB10Z
064Ewidencja wydawnictw MSWAE
065Wydawnictwa zewnętrzneB5Z
066Informacje w środkach masowego przekazu
0660Informacje własne dla prasy, radia i telewizjiAInformacje, sprostowania, oświadczenia itp.E
0661Zewnętrzne informacje o działalności MSWAMiędzy innymi wycinki prasoweE
0662Zewnętrzne informacje o działalności resortuBE5Jak w klasie 0661P
0663Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami MSWAE
0664Odpowiedzi na krytykę prasowąAE
0665Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego MSWAE
0666Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznychAE
0667Sprawy związane z realizacją ustawy o dostępie do informacji publicznejAZ
0668Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędówBE5Obejmuje także współpracę z Centrum Informacyjnym RząduZ
0669Konferencje prasowe Ministra i wystąpienia KierownictwaBE5Z
067Prace naukowo-badawcze
0670Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)AWytyczneE
0671Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacjiAE
0672Programy badawczeAE
0673Prace naukowo-badawczeAWłasne opracowania lub na zlecenia MSWE
0674Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badaniaB5Z
0675Działalność statutowa szkół wyższych i instytutów badawczychB5Z
0676Inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowychB5Z
0677Badania własne szkół wyższychB5Z
07WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
070Z Kancelarią PrezydentaAE
071Z Sejmem RP
0710Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RPBcWydruki komputeroweZ
0711Druki i uchwały sejmoweBcInformator Sejmowy i inne

Do kat. A kwalifikują się uchwały niepublikowane dot. MSW i resortu

Z
0712Wystąpienia Posłów do Parlamentu EuropejskiegoAE
0713Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie MSWAE
0714Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie MSWAE
0715Interwencje poselskieAE
0716Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych lub obronnych i odpowiedzi na nie MSWAE
0717Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowychBE5E
0718Dezyderaty komisji sejmowychAE
0719Wystąpienia poselskie przekazywane do załatwienia według właściwościB5Z
072Z Senatem RP
0720Stenogramy z posiedzeń Senatu RPBcWydruki komputeroweZ
0721Uchwały Senatu RPBcDo kat. A kwalifikują się oryginały uchwał dotyczących spraw wewnętrznych i obronnościZ
0722Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortuAJak w klasie 0721E
0723Opracowania i informacje MSW i resortu dla Senatu RP i jego komisjiAE
0724Oświadczenia senatorów dotyczące MSW i resortuAE
0725Wystąpienia senatorskie przekazywane do załatwienia według właściwościB5Z
073Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komitetami RM
0730Protokoły posiedzeń, uchwały, zarządzenia Rady Ministrów i protokoły posiedzeń Komitetów RMBE20Do kat. A kwalifikuje się opracowania dotyczące MSW, resortu i obronności, pozostałe kat. B20E
0731Karty informacyjne zadań przewidziane dla Ministra Spraw Wewnętrznych zgodnie z protokołami ustaleń Rady MinistrówAKorespondencja, pisma przekazujące, informacje porządkowe, uzupełniające itp.E
0732Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady MinistrówAE
0733Dokumenty, opracowania i informacje procesowane w ramach uzgodnień międzyresortowych, prac Komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i Prezesa Rady MinistrówBE20E
0734Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady MinistrówBcZ
0735Opracowania i informacje innych resortów dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą MSWBE5P
0736Opracowania i informacje innych resortów i organów Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, które nie dotyczą MSWBcZ
074Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i urzędami centralnymi
0740Z Najwyższą Izbą KontroliBE5P
0741Z Ministerstwem Obrony Narodowej, Służbą Wywiadu Wojskowego i Służbą Kontrwywiadu WojskowegoBE5Z
0742Z Ministerstwem Spraw ZagranicznychBE5Z
0743Z Ministerstwem Administracji i CyfryzacjiBE5Z
0744Z Ministerstwem Sprawiedliwości i prokuraturąBE5Z
0745Z Centralnym Biurem AntykorupcyjnymBE5Z
0746Z Sądem NajwyższymBE5Z
0747Z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją WywiaduBE5Z
0748Z innymi organamiBE5Z
0749Z Ministerstwem Infrastruktury i RozwojuBE5Korespondencja, w tym IŻ PO KL (interpelacje, wyjaśnienia, przedkładanie zapytań celem wykładni, zgłaszanie uwag, opinie w sprawie dokumentów IŻ PO KL, audyty zgodności, spotkania w MIiR, zatwierdzanie i aktualizacja dokumentów (instrukcje wykonawcze MSW, Porozumienie Instytucjonalne, Wkład do Rocznego Planu Działania dla Priorytetu V, Wkład do Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli), procedura odwoławcza w PO KLZ
075Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych
0750Komendantem Głównym PolicjiBE5Z
0751Komendantem Głównym Straży GranicznejBE5Z
0752Komendantem Głównym Państwowej Straży PożarnejBE5Z
0753Szefem Urzędu do Spraw CudzoziemcówBE5Z
0754Dyrektorem Zakładu Emerytalno Rentowego Ministerstwa Spraw WewnętrznychBE5P
0755Krajowym Centrum Informacji KryminalnejBE5P
0756Komendantami Wojewódzkimi (Stołecznym) PolicjiBE5Z
0757Komendantami Oddziałów Straży GranicznejBE5P
0758Szefem Obrony Cywilnej KrajuBE5Z
076Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi Spraw Wewnętrznych
0760Biurem Ochrony RząduBE5P
0761Centralnymi Ośrodkami Naukowo-BadawczymiBE5P
0762Wyższą Szkołą Policji w SzczytnieBE5P
0763Szkołą Główną Służby PożarniczejBE5P
0764Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej MSWBE5P
0765Państwową Inspekcją Sanitarną MSWBE5P
0766Centrum Personalizacji Dokumentów MSWBE5P
0767Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSWBE5P
0768Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych ds. związków zawodowychBE5P
0769Centralnym Ośrodkiem InformatykiBE5P
077Współpraca z organami administracjiBE5Obejmuje sprawy ogólne, nie mieszczące się w klasie 7P
0770Z organami administracji rządowej w województwieBE5jak w klasie 077P
0771Z organami samorządu terytorialnegoBE5jak w klasie 077P
078Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymiBE5Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się odrębne teczkiP
0780Wnioski organizacji społecznych o dofinansowanie działalnościBE5P
0781Wnioski o objęcie działalności patronatem Ministra Spraw WewnętrznychB2Dotyczy wniosków, które nie zawierają prośby o dofinansowanie działalnościP
0782Współpraca z przedsiębiorcami państwowymiB5P
0783Współpraca z przedsiębiorcami prywatnymiB5P
079Współpraca z organami ochrony praw obywatelskich
0790Rzecznik Praw ObywatelskichAE
0791Rzecznik Praw DzieckaAE
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄNie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
080Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowejAOpracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kat. B5E
081Unia Europejska
0810UE - kwestie przekrojowe
0811Koordynacja międzyinstytucjonalnaAE
0812Współpraca policyjnaAE
0813MigracjeAE
0814TerroryzmAE
0815Ochrona ludnościAE
0816Schengen i granice zewnętrzne UEAE
0817Ochrona danych osobowychAE
0818Zewnętrzny wymiar JHAAE
0819Opinie wstępne o zgodności z prawem UEAE
082Fundusze europejskie
0820Międzyresortowy Zespół do spraw Funduszu Schengen, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotu ImigrantówAE
0821Rezerwy celoweAE
0822Pozostałe funduszeAE
0823Fundusze dla obszaru spraw wewnętrznychA(dot. Fundusz Granic Zewnętrznych, Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów, Fundusz Azylu i Migracji, Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego)E
0824Szwajcarsko-Polski Program WspółpracyAE
0825Norweski Mechanizm FinansowyAE
083Współpraca dwustronna - państwa europejskie
0830Państwa BeneluksuAE
0831Państwa BałkańskieAE
0832Wielka Brytania i IrlandiaAE
0833Państwa SkandynawskieAE
0834Państwa Europy ŚrodkowejAE
0835Państwa Europy WschodniejAE
0836Państwa bałtyckieAE
0837Państwa KaukazuAE
0838Państwa Europy PołudniowejAE
0839Państwa Europy ZachodniejAE
084Współpraca dwustronna - państwa pozaeuropejskie
0840USA, KanadaAE
0841Ameryka ŁacińskaAE
0842AfrykaAE
0843Bliski WschódAE
0844AfganistanAE
0845AzjaAE
0846Australia, Nowa ZelandiaAE
085Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
0850Państwa Bałtyckie - wymiar transgranicznyAE
0851Państwa Europy Wschodniej - wymiar transgranicznyAE
0852Państwa Europy Zachodniej - wymiar transgranicznyAE
0853Państwa Europy Południowej - wymiar transgranicznyAE
0854Współpraca regionów w wymiarze europejskimAE
086Współpraca międzynarodowa - kwestie horyzontalne
0860MigracjeAE
0861Oficerowie łącznikowiAE
0863Misje zagraniczneAE
0864Polityka rozwojowaAE
0865Pozostałe kwestie horyzontalneAE
087Współpraca wielostronna
0870G6AE
0871FORUM SALZBURGAE
0872RADA PAŃSTW MORZA BAŁTYCKIEGOAE
0873Ministerialne Forum Państw Schengen z zewnętrzną granicą lądowąAE
0874V4 - Grupa WyszehradzkaAE
0875OBWE (Organizacja Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie), NATO, ONZAE
0876INTERPOLAE
0877INICJATYWA ŚRODKOWOEUROPEJSKAAE
0878PARTNERSTWO WSCHODNIEAE
0879Pozostałe organizacje wielostronneAE
088Granica
0880Lądowa granica zewnętrznaAE
0881Lądowa granica wewnętrznaAE
0882Lotnicze przejścia graniczneAE
0883Granica morskaAE
0884Zespół ds. Zagospodarowania GranicyAE
0885Programy zagospodarowania granicyAE
09KONTROLA
090Zasady i tryb przeprowadzania kontroliAE
091Kontrole kompleksowe. problemowe, doraźne lub sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw WewnętrznychAProgramy kontroli, protokoły, sprawozdania, wyjaśnienia i oświadczenia, analizy przedkontrolne, informacje o wynikach kontroli, wnioski i zalecenia pokontrolne oraz informacje o ich realizacji, upoważnienia do kontroli; akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczceE
092Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające centralnych organów administracji rządowej nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw WewnętrznychAJak w klasie 091E
093Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne i sprawdzające innych organów i jednostek organizacyjnych podległych, nadzorowanych lub będących we właściwości Ministra Spraw WewnętrznychAJak w klasie 091E
094Kontrole kompleksowe. problemowe, doraźne i sprawdzające organów administracji rządowej w województwieAJak w klasie 091E
095Kontrole dotacji udzielonych jednostkom samorządu terytorialnego oraz jednostkom niezliczonym do sektora finansów publicznych, w tym stowarzyszeniom i fundacjomAjak w klasie 091E
096Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie Spraw WewnętrznychAProtokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroliE
097Książki kontroliB10Z
098Postępowania wyjaśniająceAPlany, czynności, wyjaśnienia i oświadczenia, notatki służbowe oraz sprawozdaniaE
0980Czynności sprawdzająco - wyjaśniająceAE
099Obsługa organizacyjno-techniczna kontroliB3m.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umówZ
1KADRY
10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
100Przepisy zewnętrzneB20Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i inneP
101Przepisy własneATaryfikatory płac, listy przeszeregowań pracownikówE
102Ochrona danych osobowychB20Prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych w komórkach organizacyjnych MinisterstwaE
11ZATRUDNIENIE
110Limity zatrudnieniaB5Z
111Nabór pracowników i ich zwalnianie
1110Nabór pracowników na wolne stanowiska w służbie cywilnejB3Bc- korespondencja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach, oferty kandydatów nie wymienionych w protokole naboru, korespondencja dotycząca przeniesienia nieprzekazana do akt osobowych, korespondencja - odpowiedzi dotyczące sposobu przeprowadzania naboru do korpusu s.c., korespondencja dotycząca ogłoszeń o pracy w instytucjach UE i międzynarodowych, korespondencja dotycząca zatrudnienia absolwentów KSAP.

Oferty kandydatów przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

P
11100Selekcja kandydatówBcP
1111Powoływanie i odwoływanie dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB50Z
1112Zatrudnianie zastępców dyrektorów i głównych księgowych Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB50Z
1113Konkursy na niektóre stanowiska kierownicze w Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej MSWB5Z
1114Ustalanie i powoływanie Rad Społecznych działających przy Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej MSWB5Z
1115Desygnowanie kandydatów na stanowiska ds. służb mundurowych w Narodowym Funduszu ZdrowiaB5Z
1116Sprawy pracowników MSWB5Kadra kierownicza, członkowie korpusu służby cywilnej, pozostali pracownicy. Problematyka mobbingu i równego traktowania w zatrudnieniu.Z
11160Oświadczenia lustracyjne lub oświadczenia o złożeniu oświadczenia lustracyjnego składane w MSW w toku naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej MSWB5Z
11161Dokumentacja dotycząca postępowań w sprawach mobbingu i dyskryminacji pracownikówB5Z
1117Sprawy kadry kierowniczej jednostek podległychB5Z
1118Sprawy funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, PSP, BOR pełniących służbę w MSWB5Z
1119Sprawy żołnierzy zawodowych pełniących służbę w MSWB5Z
112Staże i praktyki zawodoweB5Z
113EtatyAE
1130MSWB5KorespondencjaZ
1131Jednostek podległych lub nadzorowanychAOkresowe meldunki i analizyE
1132Opisy i wartościowanie stanowisk pracyB3Opisy stanowisk pracy, dokumenty dotyczące wartościowania - kat. B3,

Korespondencja dotycząca przekazywania opisów stanowisk pracy - kat. Bc

E
1133Sprawozdania roczne dyrektora generalnego dla Szefa Służby Cywilnej z realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnejB5Sprawozdania, korespondencja, zestawienia, tabeleP
1134Sprawozdania roczne dyrektora generalnego urzędu dla Szefa Służby Cywilnej z realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnejB5Korespondencja, zestawienia, tabeleP
114Kwalifikacja pracownikówAE
1140RównouprawnienieB5Przepisy w sprawie równouprawnienia, wytyczne, materiały konferencyjne, wykazy, zestawienia, korespondencjaZ
115Prace zleconeB10Umowy, zezwolenia itp.P
1150Ze składką na ZUSB50E
1151Bez składki na ZUSB5P
12SPRAWY OSOBOWE
120Akta osobowe pracownikówBE50Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie 0 pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i dyplomy, umowę 0 pracę, zakres czynności, zaświadczenia 0 odznaczeniach, nagrodach, awansachE
1200Świadectwa rekompensacyjneBE5Spisy - uaktualnianie (dopisywanie, usunięcia) wydawanie zaświadczeń 0 rekompensatachP
1201Świadectwa pracyBE5Duplikaty świadectw pracy, korespondencjaP
1202Sprawdzenia kandydatów do pracyBE5P
1203Sprawy osobowe komórki organizacyjnej MSWB2Obejmuje sprawy dot. awansowania, wynagrodzeń, nagród oraz oceny pracowników, a także sprawy związane ze szkoleniami, kształceniem, urlopami i inne sprawy pracowników danej komórki organizacyjnej kierowane przez Dyrektora komórki do Dyrektora Generalnego lub do komórki właściwej w sprawach kadrowychZ
1204Akta osobowe dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWBE50E
121Oświadczenia majątkowe pracownikówBE10Z
122Ewidencja osobowa, legitymacje służbowe pracowników
1220Kartoteka osobowa, rejestr wydanych legitymacjiALegitymacje, które utraciły ważność - BcE
1221Legitymacje weteranów-funkcjonariuszy oraz weteranów poszkodowanych-funkcjonariuszyBE10Rejestr wydanych dokumentówZ
1222Dokumenty potwierdzające uprawnienia przysługujące weteranom poszkodowanym-funkcjonariuszomBE10Z
123Kadra kierownicza MSWAKomunikaty o zmianach personalnychZ
124AwanseB5Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120)Z
1240Mianowania funkcjonariuszy Policji na kolejne stopnie służboweBE5Z
1241Mianowania oficerów Straży Granicznej na kolejne stopnie służboweBE5Z
1242Mianowania na kolejne stopnie służbowe oficerów Państwowej Straży Pożarnej, na pierwszy stopień służbowy aspiranta PSPBE5Z
1243Mianowania na kolejne stopnie służbowe funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu, weryfikacja stopni oficerów BORBE5Z
1244Mianowania na stopnie generalskie funkcjonariuszy służb podległych MSWBE5Z
1245Mianowania na pierwsze stopnie oficerskie funkcjonariuszy służb podległych MSWBE5Z
125Odznaczenia
1250Ordery i odznaczenia państwoweB5Kopie wniosków dotyczących odznaczeń wręczanych przez Ministra, odpisy postanowień, korespondencjaZ
1251Medale i odznaki nadawane przez Ministra MSWAWnioski, decyzje, postanowienia MinistraE
1252Inne medale i odznakiB5Z
126Nagrody, dodatki osłonoweB5Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienneZ
127Decyzje wynikające z ustawowych uprawnień Ministra Spraw Wewnętrznych i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach kadr dotyczących funkcjonariuszy podległych służb i żołnierzy zawodowychAE
1270Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy PolicjiBE5Z
1271Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy Straży GranicznejBE5Z
1272Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy PSPBE5Z
1273Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy BORBE5Z
1274Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. żołnierzy zawodowychBE5Z
1275Sprawy weteranówBE10Z
128Oceny pracowników, urzędnikówBcBc - korespondencja

Arkusze ocen pracowników oraz korespondencję dotyczącą sprzeciwów od oceny okresowej odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

Z
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
131Podstawowe zasady
1310Przepisy i zasady BHPADoradztwo w zakresie BHP, udział w opracowywaniu projektów modernizacji, remontów, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów, instrukcji dot. BHPP
1311Szkolenia z dziedziny bhpB5Sprawy dot. szkoleń wstępnych, okresowych i innych związanych z zakresem bhpP
132Wypadki i choroby zawodowe
1320Wypadki przy pracyBE10Dokumentacja powypadkowa tym protokoły, wyjaśnienia, notatki, analizy, pisma zewnętrzne (ZUS, PZU, GUS, itp.)P
1321Inne wypadkiB10Karty wypadków w drodze do pracy lub z pracy, zdarzenia potencjalnie wypadkoweP
1322Choroby zawodoweBE10Dokumentacja medyczna, itp.P
133Nadzór Ministra Spraw Wewnętrznych nad BHP w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra SWAAnaliza stanu BHP w resorcie spraw wewnętrznychE
134Badania profilaktyczne pracownikówB5Skierowania pracowników na badania, monitorowanie zleceń lekarskich, refundacje okularów korekcyjnychZ
135Kontrole
1350Kontrole zewnętrzneBE10Kontrole PIS, PIP i inneP
1351Kontrole służby bhp MSWBE10Kontrole służby bhp MSW dot. warunków pracy, analizy stanu bhp, sprawozdania, notatkiP
1352Komisja bhp MSWBE5Prace komisji bhp MSW (protokoły, notatki z kontroli), współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz związkami zawodowymiP
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
140Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1400Własne opracowaniaAPlany, założenia programowe, programy, formy i metodyE
1401Zewnętrzne opracowaniaB5E
141Rekrutacja uczestnikówB2Z
1410Praktyki zawodowe dla studentów i wolontariatBcKorespondencja, umowy, porozumieniaZ
1411Staże absolwenckieBcKorespondencja, porozumieniaZ
1412Staże absolwenckie z wymaganym przez urzędy pracy dłuższym okresem przechowywania dokumentacjiB12Korespondencja, umowyZ
142Realizacja szkoleń
1423Szkolenia specjalizacyjne pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWBE20Dokumentacja postępowań specjalizacyjnych i dyplomów specjalizacyjnych lekarzyE
1424Szkolenia zawodowe pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWBE5Umowy, rozliczeniaE
1425Kwestionariusze potrzeb szkoleniowychBcZ
1426Arkusze Indywidualnej Potrzeby Szkolenia (AIOS)BcZ
143Dzienniki zajęćB10P
144Szkolnictwo resortowe
1440Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwaAPrzepisy MSW - kat. A. Przepisy zewnętrzne - kat. B5E
1441Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacjiAE
1442Programy studiówADalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczaniaE
1443PodręcznikiAWłasne. Zewnętrzne - kat. B5E
1444Pomoce naukowe i dydaktyczneAJak w klasie 1442E
1445Obiekty do ćwiczeńAWykazyE
1446Kadra naukowo-dydaktycznaAAnalizy, ocenyE
1447Rekrutacja słuchaczyAJak w klasie 1442E
1448Realizacja programu nauczaniaAJak w klasie 1442E
1449Legalizacja dokumentów szkół wyższych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicąB20P
145Koordynacja działalności szkół resortowychRegulaminy, plany, sprawozdania, protokoły z kontroli itp.
1450Wyższej Szkoły PolicjiAE
1451Szkoły Głównej Służby PożarniczejAE
1452Innych szkółAE
146Seminaria szkoleniowe dostosowujące Polskę do Unii EuropejskiejAE
1460Kierowanie pracowników za granicę w celach szkoleniowychB5Korespondencja, programy, formularze itp.P
147Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w PolsceAP
148Organizacja szkoleń
1480Służba przygotowawczaB5Korespondencja, programy, umowy itp.P
1481Szkolenia specjalistyczneB5Korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.P
1482Szkolenia powszechneB5Korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.P
1483Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego (IPRZ)B5Korespondencja, programy, formularze, itp.P
1484Aplikacja legislacyjnaB5Korespondencja, umowyP
1485Studia i inne formy kształcenia i doskonalenia zawodowegoB5Korespondencja, umowy, wykazy, itp.P
1486Kursy obronne osób z administracji rządowej i samorządowejB10Korespondencja, wykazy, itp.P
1487Krajowa Szkoła Administracji PublicznejB5Korespondencja, programy, formularze, itp.P
1488Szkolenia językoweB5Korespondencja, wykazy itp.P
1489Szkolenia centralneB5Korespondencja, programy, formularze, itp.P
15METODY PRACY
150Podstawowe zasadyAUstalenia MSW dotyczące m. in. harmonogramu pracy - kat. B5. Opracowania zewnętrzne, korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.E
151Racjonalizacja pracyB10P
16DYSCYPLINA PRACY, KARY PORZĄDKOWE I DYSCYPLINARNE
160Dokumentacja obecności w pracyBcListy obecności, książki wyjść w godzinach służbowychZ
161AbsencjaB5Zwolnienia lekarskieZ
162Urlopy pracowniczeB2Karty urlopowe Wnioski urlopowe - kat. BcZ
1620Urlopy i dni wolne od świadczenia przedmiotu umowy zlecenia na zarządzanie dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB3Z
163Delegacje służboweB3Z
164Rzecznik Dyscyplinarny
1640Organizacja postępowań wyjaśniającychANormatywy, przepisy, wytyczne, regulamin, powołanie, odwołanieE
1641Upomnienia na piśmie - sprzeciwyB5Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej (wnioski, postanowienia, sprzeciwy)Z
1642Postępowanie rzecznika dyscyplinarnegoB5Akta spraw prowadzonych przez rzecznika (zawiadomienia, pisma procesowe, sprawozdania, postanowienia)Z
165Komisje Dyscyplinarne
1650Postępowanie komisji dyscyplinarnejB5Akta spraw prowadzonych przez komisję (zarządzenia, zawiadomienia, postanowienia, wezwania, orzeczenia)P
1651Obsługa organizacyjno-technicznaB2Korespondencja operatywnaP
166Kary
1660Kary udzielane dyrektorom Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB5Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (jak w klasie 120)Z
1661Upomnienia na piśmieBcZgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnejZ
1662Zacieranie nałożonych karB5Z
1663Zawieszanie pracowników w czynnościachB5z
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
170Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnychBE10Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu

Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie

Dotyczy także korpusu służby cywilnej

E
171Pożyczki mieszkanioweB5Wnioski, umowyP
1710Inne sprawy związane z pożyczkami mieszkaniowymiB5P
172Działalność rekreacyjno-sportowa i kulturalnaB5Korespondencja, oferty itp.Z
173Pomoc rzeczowa dla pracownikówB3P
174Pomoc finansowa
1740Zapomogi losoweB3Wnioski, decyzje o przyznaniuP
1741Zapomogi bezzwrotneB3Jak w klasie 1740P
1742Dofinansowanie do wypoczynkuB3Wnioski pracownikówP
1743Świadczenia pieniężneB3P
18EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
180Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczenioweB5Przepisy ZUS i PZUZ
181Ubezpieczenia społeczneB5Z
182Legitymacje ubezpieczenioweB5RejestryP
183ZasiłkiB5Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych i pogrzebowychP
184Emerytury i rentyB5WnioskiZ
1840Ewidencja emerytów i rencistówB10P
1841Wnioski o emerytury i rentyB3P
1842Wnioski o renty inwalidzkie i specjalneB3P
1843Dodatki do emeryturB3P
185Ubezpieczenia zbiorowe w PZUB10Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważnościP
19OPIEKA ZDROWOTNA
190Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeńAE
191Świadczenia zdrowotne
1910Udzielane na podstawie ustawy o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwoweBE5P
1911Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiejBE5P
1912Udzielane w ramach kontaktów z Narodowym Funduszem ZdrowiaBE5P
1913Jakość świadczeń zdrowotnychAAnalizy, ocenyE
1914Udzielane przez podmioty zewnętrzne w ramach umówBE5P
1915Udzielane innym osobomBE5Np. osobom bezdomnym, bezimiennymP
192Gospodarka aktywami trwałymi, lekami oraz krwiąB10P
1920Gospodarka aparaturą i sprzętem medycznymB10P
1921Gospodarka innym sprzętemB10P
1922Gospodarka lekamiB10P
1923Gospodarka krwiąB10P
193Inspekcja sanitarna
1930Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnejAE
1931Higiena środowiskaB10P
1932Higiena pracy w zakładach pracyB10P
1933Higiena radiacyjnaB10P
1934Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywieniaB10P
1935Oświata zdrowotna, promocja zdrowia, nadzór nad ośrodkami rekreacji i wypoczynkuB10P
1936Nadzór nad warunkami higieniczno-sanitarnymi zakładów opieki zdrowotnej, zapobieganie powstawaniu chorób zakaźnych, szczepienia ochronne, zdarzenia epidemiologiczneB10P
1937Arkusze informacyjne obiektów podlegających nadzorowi sanitarnemuB10P
1938Nadzór zapobiegawczyE
1939Dokumentacja z innych zagadnień dotyczących realizacji zadań z zakresu nadzoru sanitarnegoB10P
194Medycyna pracy
1941Ewidencja osób posiadających uprawnienia do przeprowadzania badań profilaktycznychB10Z
1942Orzecznictwo Komisji LekarskichB50Z
1943Dokumentacja jednostki organizacyjnej (obiektu) będącego w bieżącym nadzorze sanitarnymB25Z
1944Nadzór nad Poradniami Medycyny Pracy i Poradniami Badań ProfilaktycznychB10P
1945Warunki dopuszczenia do stosowania aparatury i sprzętu medycznegoB10P
195Programy zdrowotneADo kategorii A kwalifikuje się własne opracowania MSW, opracowania zewnętrzne kat. B5E
1950Narodowy Program ZdrowiaAE
1951Program Ochrony SercaAE
1952Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów AlkoholowychAE
1953Krajowy Program Przeciwdziałania NarkomaniiAE
1954Krajowy Program Zwalczania AIDS i Zapobiegania Zakażeniom HIVAE
1955Program Ograniczenia Zdrowotnych Następstw Palenia Tytoniu w PolsceAE
1956Inne programyAE
196Nadzór sanitarny
1960Dokumentacja z realizacji zadań na obszarze województwaB10P
1961Dokumentacja dotycząca zagrożeń epidemiologicznych, klęsk żywiołowych i innych akcjiB10P
1962Rejestr upoważnień do uzgadniania dokumentacji projektowejB10P
1963Rejestr wydanych decyzji administracyjnych przez organy Inspekcji SanitarnejB10P
1964Rejestr decyzji odwoławczych wydawanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego MSWB10P
2ŚRODKI RZECZOWE
20ŚRODKI TRWAŁE
200Przepisy własneAE
201Przepisy zewnętrzneB5Z
21REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
210Ogólne zasady
2100Przepisy własneAE
2101Przepisy zewnętrzneB5Z
2102Prawo budowlaneAUstawa, akty wykonawcze, interpretacja przepisów techniczno-budowlanych, skutki działania przepisówE
2103Przepisy techniczno-budowlaneAPrzepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektówE
2104Projekty nowelizacji aktów wykonawczychBE10Opinie MSW- kat. AE
211Dokumentacja techniczna inwestycji i remontówB99Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektuE
212Wykonawstwo inwestycyjneB10Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioruP
213Zaopatrzenie inwestycyjneB5P
214Rządowe programy strategiczne
2140Program działania na rzecz osób niepełnosprawnychAE
2141Inne programyAE
22ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
220Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie
2200Przepisy własneAE
2201Przepisy zewnętrzneB5Z
221Gospodarka PrzestrzennaE
2210Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez jednostki organizacyjne resortu (Policję, Straż Graniczną, Zarząd Zasobów Mieszkaniowych MSW, Biuro Ochrony Rządu, Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej MSW, Ośrodki wypoczynkowe i recepcyjne, Urząd do Spraw Cudzoziemców, inne)BE25Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu

Dla każdej jednostki organizacyjnej zakłada się odrębną teczkę

E
2211Najem, dzierżawa nieruchomości Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWBE25Jak w klasie 2210E
2212Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu PaństwaAUstawa, jej zmiany, interpretacjaE
2213Ewidencja nieruchomościAE
2214Przejmowanie nieruchomościBE10E
2215Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarządAE
2216Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowychAUrzędów centralnych, urzędów wojewódzkichE
2217Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomościAE
222Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
2220Przepisy własneAE
2221Przepisy zewnętrzneB5Z
2222Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnychB5KorespondencjaZ
2223Wykazy potrzeb mieszkaniowychAP
2224Zakwaterowanie zwartych oddziałów PolicjiAE
2225Obiekty specjalneB25E
2226Akta mieszkanioweAE
223Eksploatacja nieruchomościB10Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektachP
2230Obiekty szkolneB2Z
2231Szpitale i sanatoriaB2Z
2232Ośrodki wczasowe i kolonijneB2Z
2233Inne obiektyB2Z
224Podatki i opłaty publiczneB10P
225Planowanie inwestycji budowlanych resortu spraw wewnętrznychB10P
2250Przepisy własneAP
2251Przepisy zewnętrzneBcz
2252Dokumenty planistyczne dot. inwestycji budowlanych resortuB10E
2253Sprawozdawczość w zakresie wykonania i finansowania inwestycji budowlanych resortuAE
2254Opiniowanie projektów przepisów dot. planowania, realizacji i sprawozdawczości w zakresie inwestycji budowlanychAP
2255Inne zagadnienia związane pośrednio z planowaniem inwestycji budowlanychB10P
23GOSPODARKA MATERIAŁOWA
230Podstawowe zasady zaopatrzenia
2300Przepisy własneAE
2301Przepisy zewnętrzneB5Z
231Zaopatrzenie
2310Zapotrzebowanie i zamówieniaB5Między innymi umowy z dostawcamiZ
2311Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeńB25P
2312RozdzielnikiBcProtokoły przyjęć i przekazaniaZ
2313Gospodarka magazynowaB5Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzoweZ
2314Analizy i oceny wyposażenia - okresoweAE
2315Analizy i oceny wyposażenia - doraźneB5Z
2316Analiza środków rzeczowychB10Kartoteki materiałoweP
2317Rejestry kart wyposażenia osobistegoB5Z
2318Magazynek upominków MinistraBE5Obejmuje m. in. rejestry upominków i zlecenia wydania upominkuP
2319Zapotrzebowania roczne komórek organizacyjnych MSWBcObejmuje zapotrzebowania na materiały biurowe, sprzęt biurowy i in.Z
232Eksploatacja maszynB5Między innymi naprawyZ
233ZapasyB5Zestawienia, meldunki, wykazyz
234Normalizacja i technika
2340Przepisy zewnętrzneBE10p
2341Przepisy własneAE
2342Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie spraw wewnętrznychAE
2343Projekty dokumentów normalizacyjnychB10Opinie MSWP
2344Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznychB5P
2345Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwaAE
2346Normy obronneAE
2347Współpraca z Polskim Komitetem NormalizacyjnymBE10P
2348Udział w pracach Komitetów Technicznych i Grup Roboczych ds. normalizacjiBE10E
2349Pozostała działalnośćBE10P
235Ocena zgodności wyrobów
2350Przepisy zewnętrzneBE10P
2351Przepisy własneAE
2352Współpraca z organami i jednostkami podległymi i podporządkowanymi w zakresie oceny zgodności wyrobówB5P
2353Nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobemBE10P
2354Specyfikacje techniczne wyrobów przeznaczonych na potrzeby bezpieczeństwa państwaAE
2355Pozostałą działalnośćB5P
2356Koordynacja działalności instytutów badawczychBE10Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne PolicjiP
236Zabezpieczenie metrologiczneP
2360Przepisy zewnętrzneBE10P
2361Przepisy własneAE
2362Resortowa baza danych sprzętu metrologicznegoBE10Okresowa nowelizacjaP
237Zamówienia publiczne
2370Przepisy własneAE
2371Interpretacja przepisówB5P
2372Rejestry zamówień publicznychAE
2373OpinieB5Opinie dotyczące przeprowadzanych w MSW postępowań o zamówienia publiczneP
2374Dokumentacja zamówień publicznych (z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji programów finansowanych ze środków Unii europejskiej)B5Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m. in. z Urzędem Zamówień PublicznychP
2375Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznychB10P
2376SprawozdaniaBE10Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroliZ
2377Dokumentacja zamówień publicznych udzielanych w ramach realizacji programów finansowanych ze środków Unii EuropejskiejB10P
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA
240Zasady gospodarowania sprzętem samochodowymB10P
241Eksploatacja własnych środków transportuB2Z
242Wypadki i uszkodzenia samochodów. OdszkodowaniaB10P
243Samochody prywatne używane do celów służbowychB2Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów, korespondencjaZ
244Kierowcy - ewidencja pracyB2Z
245Gospodarka paliwowaB2Z
25LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
250Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
2500Przepisy zewnętrzneBE10E
2501Przepisy własneAE
2502OrganizacjaAE
2503Plany, programy, koncesjeAE
2504Zezwolenia na działalność lotnicząAE
251Operacje i zadania lotnictwa
2510PolicjiAE
2511Straży GranicznejAE
2512RatowniczegoAE
252Sprzęt lotniczy
2520Statki powietrzneB20E
2521Wyposażenie pokładoweB20E
2522Oferty i analizy techniczneB10E
2523Eksploatacja sprzętu lotniczegoB20Certyfikaty, biuletynyE
2524Technika lotniczaAE
253Rejestry sprzętu lotniczego
2530Statków powietrznychAWnioski, świadectwaE
2531Radiostacji pokładowychAWnioski, homologacje, zezwoleniaE
254Infrastruktura lotnicza
2540Lotniska (Lądowiska)AE
2541Systemy osłony lotówAE
2542Ochrona lotnictwaB20E
255Personel lotniczyAEwidencja, szkolenie lotnicze, uprawnieniaE
256Ruch lotniczyB20Z
257Bezpieczeństwo lotów (BL)B20Z
2570Problematyka (BL)B20E
2571Zdarzenia lotniczeAProtokoły, orzeczenia, wnioskiE
2572Ratownictwo lotniczeB20Systemy, organizacjaE
258Nadzór lotniczyB20Informacje, decyzje, zleceniaE
26ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
260Organizacja i kontrola systemów łącznościAE
261Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
2610Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiAE
2611Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowejAE
26110Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów łączności rządowejAWyłącznie wnioski dotyczące niejawnych systemów łączności rządowejE
2612Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajowi systemów łącznościB20Z
2613Funkcjonowanie systemów łącznościB5Korespondencja operatywnaP
2614Funkcjonowanie wydzielonych systemów łącznościB5P
2615Planowanie, organizacja i funkcjonowanie cyfrowego systemu łączności radiowej w standardzie "TETRA"B20E
262Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjnąB20E
263Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
2630Plany, programy, koncesjeAE
2631Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji kryzysowych i dużych operacjiB10E
264Ewidencja
2640Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnychB10Z
2641Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB20E
2642Świadectw operatorów radiowychB10P
265Eksploatacja środków łącznościBcP
2650Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacjiBcP
2651Eksploatacja środków bezprzewodowychBcP
2652Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanychBcP
266Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łącznościB3Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznymP
27Jednostki pływające
270Ogólne zasady działaniaB10Zalecenia, wyjaśnienia, ustalenia własne w ramach MSW oraz inne

Plany rozwoju służby morskiej kat. A

E
271Jednostki pływające i sprzęt morski
2710Jednostki pływająceAEwidencja, zdjęcia i rysunki, dane techniczne, eksploatacyjne i inne, dyslokacja, plany budowy nowych jednostekE
2711Uzbrojenie i wyposażenie jednostek pływającychBE10E
2712Analizy techniczne i remonty jednostek pływającychBE10Sprawozdania, protokoły przekazania, przyjęcia i inneE
272Eksploatacja jednostek pływających
2720Dzienniki zdarzeń i działań granicznychAE
2721Dzienniki: maszynowe, nawigacyjne, sprawozdań i meldunków, jachtowe, pracy nurkówB10E
2722Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna jednostek pływających (powykonawcza)B10Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z eksploatacjiE
273Rejestry
2730Dopuszczenia jednostek pływających do pływaniaACertyfikaty i karty bezpieczeństwa, dokumentacja PRS, zezwolenia itp.E
2731Jednostek pływających i naruszających przepisy na polskich obszarach morskich i Wyłącznej Strefie EkonomicznejB10E
2732Sprzętu technicznego, łączności, techniki specjalnejB10E
274Infrastruktura
2740Opisy techniczne portów i nabrzeżyBE10Plany i zamierzenia w zakresie baz, portów i przystani kat. AZ
2741Zabezpieczanie logistyczne oraz postoju jednostek pływającychBE10E
2742Sprawozdania o stanie technicznym i potrzeb w tym zakresieB10Z
275Bezpieczeństwo żeglugi
2750Ogólne zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa żeglugiBE10Analizy i sprawozdania roczne kat. AE
2751Wypadki, kolizje i awarie na morzuAMeldunki, opisy, analizy, korespondencja dotycząca przyczynE
2752Ratownictwo morskieBE10Dokumentacja dotycząca udziału jednostek pływających w ratownictwie morskim

Własne systemy, organizacja kat. A

E
28OCHRONA ZAKŁADU PRACY
280Podstawowe zasady ochronyAPrzepisy własne. Przepisy zewnętrzne B2E
281Mienie MSWB2Z
282PrzeciwpożaroweB5Z
2820Szkolenia przeciwpożaroweB5Z
2821Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych w obiektach MSWB5Z
2822Sprzęt i instalacje przeciwpożaroweB5Z
2823Komisje, odbiory, opinieB5Z
2824Bezpieczeństwo obiektówB5Z
283Ubezpieczenia rzeczoweB10Od ognia, kradzieży, autocascoP
284Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)B10Przepisy własne i zewnętrzneP
285Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie MSWB10Czeki i papiery wartościowe i inneP
286Służby dyżurne. Ochrona obiektu
2860Ewidencja przepustekB2Przepustki na wejście do obiektu, na wjazd samochoduP
28600Wnioski o wydanie i użytkowanie identyfikatorów, przepustek osobowych i przepustek samochodowychB2P
2861Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionychB5Z
2862Grafiki służbyBcObejmuje także plany służbyZ
2863Książki raportówB5Z
2864Ewidencja broniB10Z
2865Obsługa organizacyjno - technicznaBcP
2866Tok służbyB10Z
2867Meldunki sytuacyjneB2P
2868Raport dobowyB2P
2869Dziennik służbyB10Z
29NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANYObejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu
290Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortuAE
291Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-budowlanych projektówBE10P
292Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenówBE10P
293Rozbiórki obiektów budowlanychB5ZgłoszeniaZ
294Katastrofy budowlaneBE10Postępowania dochodzeniowo- śledczeP
295Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznegoAMateriały, decyzje, zleceniaE
296Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanychBE5P
297Gospodarka energetycznaB3Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.Z
3FINANSEPlany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
300Przepisy własneAE
301Przepisy zewnętrzneB5E
302Systemy ekonomiczno-finansoweAMinisterstwa Finansów i in.Z
303Systemy ewidencji i plan kontAW tym interwencyjno-finansoweE
31BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
310Obrót gotówkowyBcPlany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszyZ
311Finansowanie i obrót bezgotówkowyB5P
3110Finansowanie inwestycji budowlanych dla Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB5P
3111Finansowanie zakupów inwestycyjnych niezwiązanych z budownictwem dla Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB5P
312Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowejBE5Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencjaP
313Finansowanie działalności pozabudżetowejB5P
314Powołanie i likwidacja działalności poza budżetowejB5P
315Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnejB5P
3150Restrukturyzacja finansowa Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWB5P
32KSIĘGOWOŚĆ
320Dowody księgowe własne i obceB5P
3200Faktury, rachunki i notyB5P
3201Dokumenty dotyczące ruchu środków trwałychB5P
321Dokumentacja księgowa
3210DziennikiB5P
3211Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)B5P
3212Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)B5P
3213Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczychB5P
322RozliczeniaB5Z
323Windykacja należnościBcZ
324Uzgadnianie saldB5P
325Zakładowy plan kontB5P
326Instrukcja obiegu

dokumentów finansowo-księgowych

B5P
33PŁACE
330Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
3300Przepisy własneAE
3301Przepisy zewnętrzneB5Decyzje, opinie Departamentu PrawnegoZ
331Płace
3310Kierownictwa resortuAE
3311Urzędników Służby CywilnejBE50E
3312Pracowników Służby CywilnejBE50E
3313Funkcjonariuszy, żołnierzyBE50E
3314Pracowników służby zdrowiaBE50E
3315NauczycieliBE50E
3316Innych kategorii zatrudnionychBE50E
332Rozliczenia płacB5Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac, (składki itp.)Z
333Listy płacB50E
334Kartoteki wynagrodzeńB50E
335Zaświadczenia o płacachBcZ
336Dowody księgoweB5P
337Dokumentacja księgowaB5P
3370Dokumenty księgowe KKOPB5P
3371Kartoteka pracowników należących do KKOP bieżącaBE10P
3372Kartoteka pracowników należących do KKOPB5P
3373Deklaracje aktualnych członków KKOPB5P
3374Deklaracje b. członków KKOPB5P
3375Dokumentacja związana z prowadzeniem KKOPB5P
3376Wnioski o pożyczkiB5P
34FUNDUSZE SPECJALNE
340Zasady gospodarowania funduszemAWłasne ustalenia. Przepisy zewnętrzne kat. B5E
341Fundusze specjalneB5Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.P
35INWENTARYZACJA
350Inwentaryzacja w MSWB5Formularze inwentaryzacyjne (spisy, protokoły)P
351Komisje inwentaryzacyjne własneB5Składy komisjiP
352Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnychB5P
353Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacjiB5E
3530Spisy z natury majątku użyczonegoB5Dokumentacja dot. przeprowadzanych inwentaryzacji w jednostkach użytkujących sprzęt będący własnością MSWP
354Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych składników mieniaB5Dokumentacja dot. uzgodnień pomiędzy ewidencją analityczną a komórkami organizacyjnymi MSWP
355Sprawozdania komisu inwentaryzacyjnejB5Zestawienia, wykazyZ
356Kontrola kasyB5Protokoły i zalecenia pokontrolneZ
36DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
360Akta postępowań prowadzonych przez rzecznika dyscypliny finansów publicznychB5Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, postanowienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych, wnioski o ukaranie, wystąpienia, inne materiały w sprawie

Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kat. A

Z
361Akta postępowań prowadzonych przez komisie orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznychB5Wnioski o ukaranie, zarządzenia przewodniczącego komisji, orzeczenia i postanowienia komisji, odwołania, zażalenia, korespondencja

Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kat. A

Z
37DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
370Przepisy własneAE
371System ewidencji i plan kontAW tym interwencyjno-finansoweE
372Dowody księgowe własne i obceB10W tym fakturyP
373Dokumentacja księgowa
3730DziennikiB10P
3731Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)B10P
3732Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)B10P
3733Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej I ksiąg pomocniczychB10P
374RozliczeniaB10Z
375Windykacja należnościB10Z
376Zakładowy plan kontB10P
377Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowychB10P
378Płace
3780Rozliczenia płacB10Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac (składki itp.)z
3781Listy płacB50E
3782Dowody księgoweB10P
3783Dokumentacja księgowaB10P
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
400Informacje bieżąceAE
401Analizy i oceny sytuacji (problemowe)ADla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkęE
402Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)AE
403Prognozy o zagrożeniach wewnętrznychAE
404Prognozy o zagrożeniach zewnętrznychAE
405Przestępstwa przeciwko państwuAE
406Przestępstwa przeciwko obronnościAE
407Ochrona informacjiAE
408Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkościAE
41SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
410Sytuacja międzynarodowaAInformacje, analizy, ocenyE
411Sytuacja w poszczególnych państwachAJak w klasie 410E
42WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
420Przeciwdziałanie zagrożeniom terrorystycznymAE
421Przeciwdziałanie przestępczości zorganizowanejAE
43POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
430Rejestracja osób dla potrzeb kwalifikacji wojskowej
4300Wyjaśnienia dla wojewodówB5Informacje zbiorczeE
4301Kontrola rejestracjiB5Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracjiP
4302Sprawozdania wojewodówBE5Z
4303Informacja zbiorczaAE
431Kwalifikacja wojskowa
4310Wyjaśnienia dla wojewodówB5Wytyczne Ministra SWP
4311Kontrola kwalifikacji wojskowejB5Protokoły z kontroli dokumentacji i przebiegu poboruP
4312Sprawozdania wojewodówBE5Z
4313Informacje zbiorczeAE
4314Określanie zdolności do czynnej służby wojskowej, uznawania konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkami rodziny, uznawanie za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, uznawanie za żołnierza samotnegoBE5Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra SWZ
432Służba obywateli polskich w obcym wojsku
4320Informacje ogólneAOgólne rejestry wniosków, zapytania organów ścigania, innych organów oraz dziennikarzyE
43200Wnioski, zaświadczenia, decyzje, informacje z WKU i dla WKU dotyczące służby w obcym wojskuAE
4321Informacje o pełniących służbęAE
433Służba w formacjach uzbrojonych nie wchodzących w skład Sił Zbrojnych RP
4330Uzgodnienia. PlanowanieB10E
4331Informacje zbiorczeAE
434Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
4340Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiejB5Z
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH
440Założenia i plany przygotowań obronnych
4400Materiały związane z problematyką terenów zamkniętychAE
4401Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochronyAE
4402Materiały opracowane na potrzeby Stałego Komitetu Rady Ministrów i Rady MinistrówAE
4403Materiały opracowane przez Stały Komitet Rady Ministrów i Radę MinistrówAE
4404Plany działalności obronnej resortu spraw wewnętrznychAE
4405Koordynacja i kontrola przygotowań obronnych resortu spraw wewnętrznychAE
4406Pobyt wojsk obcych na terytorium RPB5Z
4407Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronneB5E
4408Militaryzacja MSWAE
441Planowanie obronneAE
4410Planowanie operacyjneAE
4411Programowanie obronneAE
442Zaspokajanie potrzeb obronnych
4420Kadrowych. Informacje ogólneAE
44200Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowejAWnioski, zawiadomienia do WKU, informacje z WKUE
44201Nadawanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnychAZbiorcze listy imienne, wykazy o unieważnieniu przydziałówE
4421FinansowychAE
4422LogistycznychB10Z
4423Łączność na potrzeby systemu kierowaniaAE
4424Współdziałanie przy zabezpieczaniu stanowisk kierowaniaAE
4425Organizacje działające na rzecz utrzymania pokojuB10Z
444Stanowiska kierowaniaAE
4440Obronnością państwaAE
4441Ministerstwa Spraw WewnętrznychAE
4442Organów nadzorowanych i podległych MSWAE
445Gotowość obronna MSWAAnalizy i oceny stanu faktycznegoE
446Sprawozdawczość i analizy dotyczące przygotowań obronnych w rswAE
447Szkolenie obronneAE
45OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
450Podstawowe założeniaAE
451Analizy i oceny sytuacjiAE
47CUDZOZIEMCY
470Podstawowe założenia polityki w stosunku do cudzoziemcówAPrzepisy MSWE
4701Obsługa międzyresortowego Zespołu ds. MigracjiAE
4702Europejska Sieć MigracyjnaAE
471Opieka nad uchodźcamiBE10P
472Nabywanie mienia przez cudzoziemców
4720NieruchomościBE100E
4721Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomościBE100E
4722Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemcówAAkty notarialne, niezbędne do tworzenia rejestru nieruchomości, udziałów I akcji nabytych przez cudzoziemców kat. BE 100E
4723Obsługa organizacyjno-technicznaB5Zapytania do i od osób prawnych i fizycznych w/s nabywania nieruchomości, akcji i udziałów.

Korespondencja z ABW, MON, MSZ i inne

Z
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKUAOcenyE
501Programy i projekty nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych
5010Regulacje prawneB5Ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, wytyczne i in.P
5011Harmonogramy i plany realizacjiB10E
5012Sprawozdania organów, jednostek i komórek organizacyjnych MinisterstwaB10E
5013Analizy, oceny i prognozy zagrożeń realizacjiB5Wraz z przedmiotową korespondencjąP
5014Sprawozdania zbiorcze kwartalneB5P
5015Sprawozdania zbiorcze roczne i wieloletnieB10E
5016Finansowanie programów i projektów oraz przesunięcia w tym zakresieB10E
5017Współpraca z podmiotami spoza resortu spraw wewnętrznychB5P
5018Opracowania organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanychB5Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktP
5019Materiały pomocnicze oraz rozwiązania analogicznych programów i projektów stosowane w kraju i za granicąB5Do kat. B5 kwalifikuje się materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe- kat. BcP
51ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
510Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnychAE
511Analizy i oceny sytuacji (problemowe)AE
512Analizy oceny sytuacji (zbiorcze)AE
513Bezpieczeństwo imprez masowych. zgromadzenia, protesty społeczneAE
5130Koordynacja działalności służb w zakresie bezpieczeństwa imprez masowychAE
5131Koordynacja działalności służb w zakresie zgromadzeń i protestów społecznychAE
5132Monitoring stanu bezpieczeństwa na imprezach masowychAE
514Przestępstwa i incydenty motywowane uprzedzeniami
5140Mowa nienawiściAE
5141Dewastacja cmentarzy i miejsc pamięci mniejszości narodowych i etnicznychAE
5142Pozostałe przestępstwa i incydentyAE
515Przestrzeganie praw człowieka przez jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych
5150PolicjaBE10E
5151Straż GranicznaBE10E
5152Pozostałe jednostki podległe lub nadzorowaneBE10Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkęE
5153Programy szkoleniowe, materiały dydaktyczneBE10E
52WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
520Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczychBE5E
521Zabójstwa lub ich usiłowanieBE5Do kat. A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowych
522Nagłe zgonyBE5Jak w klasie 521P
523ZgwałceniaBE5Jak w klasie 521P
524Uprowadzenia osóbBE5Jak w klasie 521P
525Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznymBE5Jak w klasie 521P
526Handel ludźmiBE5Jak w klasie 521P
527PedofiliaBE5Jak w klasie 521P
528InneBE5Jak w klasie 521P
53WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
530Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnejAE
531Kradzieże (zagarnięcie

mienia)

BE5Jak w klasie 521P
532PrzemytBE5Jak w klasie 521P
533Nielegalna produkcja i obrót:
5330NarkotykamiBE5Jak w klasie 521P
5331Bronią i materiałami wybuchowymiBE5Jak w klasie 521P
5332AlkoholemBE5Jak w klasie 521P
534OszustwaBE5Jak w klasie 521P
535FałszerstwaBE5Jak w klasie 521P
536ŁapownictwoBE5Jak w klasie 521P
537SpekulacjaBE5Jak w klasie 521P
538InneBE5Jak w klasie 521P
54ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
540System zarządzania kryzysowegoB10Z
5400Centralne struktury zarządzania kryzysowegoB10Z
5401Wojewódzkie struktury zarządzania kryzysowegoB10Z
5402ĆwiczeniaB3P
5403Analizy, opinieB3P
541Planowanie cywilneInne niż w klasach 5410-5415
5410Plany zarządzania kryzysowego instytucji centralnychB10Z
5411Wojewódzkie plany zarządzania kryzysowegoB10Z
5412Plany podmiotów zewnętrznychB10Z
542Ochrona infrastruktury krytycznejBE5Inne niż w klasach 5420-5422P
5420Plany ochrony infrastruktury krytycznejB10Z
5421ĆwiczeniaB3P
5422Analizy, ocena sytuacjiB3P
543Współpraca międzynarodowa w dziedzinie zarządzania kryzysowegoBE5P
5430Współpraca w ramach struktur Unii EuropejskiejBE5P
5431Współpraca w ramach struktur Paktu Północnoatlantyckiego (NATO)BE5P
5432Współpraca z Organizacją Narodów Zjednoczonych (ONZ)BE5P
5433Materiały informacyjneBE5Informacje i sugestie do rozmówP
5434Szkolenia z zakresu zarządzania kryzysowegoBE5P
55OCHRONA LUDNOŚCI
550RatownictwoBE5Inne niż w klasach 5500-5506P
5500Państwowa Straż PożarnaB10P
5501Ochotnicze Straże PożarneB10P
5502Zakładowe Straże PożarneB10P
5503Społeczne organizacje ratowniczeB10P
5504Ratownictwo medyczneBE5P
5505Ochrona przeciwpożarowaBE5P
5506Krajowy System Ratowniczo-GaśniczyB10P
551Ochrona ludności i obrona cywilnaBE5Inne niż w klasach 5510-5514P
5510Organizacja systemuB10Z
5511Plany i programy obrony cywilnejB10Z
5512Pomoc humanitarnaB10P
5513ĆwiczeniaB3P
5514Analizy, ocena sytuacjiB3P
552Ochrona przeciwpożarowaBE5Inne niż w klasach 5520-5522P
5520Krajowy System Ratowniczo - GaśniczyB10P
5521ĆwiczeniaB3P
5522Analizy, ocena sytuacjiB3P
553Powiadamianie, ostrzeganie, alarmowanieBE5Inne niż w klasach 5530-5533Z
5530Systemy ostrzegania i alarmowaniaB10Z
5531Numer alarmowy 112B10P
5532ĆwiczeniaB3P
5533Analizy, ocena sytuacjiB3P
56OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄBE5E
57OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCEBE5E
58NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYMBE5E
580Podstawy prawne nadzoruAE
581Dystrybucja blankietów mandatowychB2P
582Sprawozdania z nałożonych mandatów karnychAP
583Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatoweB5P
6SPRAWY SPOŁECZNE
60REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
600Nadzór
6000Nadzór nad rejestracją stanu cywilnegoAInterpretacja przepisów prawa i wyjaśnieniaE
6001Obrót prawny z zagranicąBE5Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymiZ
6002Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWADecyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnychZ
6003Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotówAOdpowiedzi na zapytaniaE
61EWIDENCJA LUDNOŚCI
610Nadzór
6100Nadzór nad ewidencją ludności w zakresie obowiązku meldunkowegoAInterpretacja przepisów prawa i wyjaśnieniaE
6101Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotówAOdpowiedzi na zapytaniaE
6102Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWADecyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnychP
611Kartoteka adresowa
6111Centralny Rejestr Metryczek Wydanych Dokumentów TożsamościB10Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotycząP
612Numery PESEL
6120Nadawanie numeru PESELB5P
6121Zmiana numeru PESELB5P
6122Anulowanie numeru PESELB5P
6123Sprawy indywidualne wpływające od osób fizycznych oraz innych podmiotówBcP
614Rozbieżności w danych identyfikacyjno - adresowychBcKorespondencja, materiały pomocnicze, wydrukiP
615Zmiana imion i nazwisk
6150Nadzór nad zmianą imion i nazwiskAInterpretacja przepisów prawa, wyjaśnienia, opinie prawneE
6151Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWADecyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnychE
6152Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotówAOdpowiedzi na zapytaniaE
616Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów
6160Umowy - kontraktyB5P
6161Protokoły odbioruB5P
6162AnalizyAE
6163Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMCB5P
6164Rozliczenia finansowe umówB5P
617Udostępnianie danych ze zbioru PESEL i OEWiUDO
6170Udostępnianie jednostkowych danych na wniosek podmiotów krajowychBcKategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"Z
6171Udostępnianie jednostkowych danych na wniosek podmiotów zagranicznychBcKategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"Z
6172Udostępnianie danych w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynkuBcKategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"Z
6173Udostępnianie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danychAWnioski o udostępnienie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych oraz wydane na ich podstawie rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWE
6174Nadzór nad udostępnianiem danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistychAInterpretacje przepisów prawa, wyjaśnienia i opinie prawneE
6175Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWADecyzje i postanowienia w I i II instancjiE
6176Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotówAOdpowiedzi na pytania, wyjaśnienia, opinie prawneE
619Dowody osobiste
6190Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistychAInterpretacja przepisów prawa i wyjaśnieniaZ
6191Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotówAOdpowiedzi na pytaniaE
6192Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SWADecyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnychE
62OBYWATELSTWO POLSKIE
620Nadzór i kontrolaAKontrola w oparciu o przepisy i wyjaśnienia MSWE
621Dokumentacja nadania obywatelstwa polskiegoBE25Stanowisko Ministra Spraw Wewnętrznych i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymiP
622Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiegoBE5Z
623Dokumentacja zrzeczenia się obywatelstwa polskiegoBE25Stanowisko Ministra Spraw Wewnętrznych i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymiP
624Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiegoBE5Z
625Administracyjny tryb nabycia obywatelstwa polskiego
6250Postępowanie w sprawach o przywrócenie obywatelstwa polskiegoBE50Decyzje I i II instancji, wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy, postanowienia Ministra Spraw WewnętrznychE
6251Inne sposoby nabycia obywatelstwa polskiegoBE15Odwołania od decyzji wojewodów, decyzje i postanowienia Ministra Spraw WewnętrznychP
626Udzielanie informacji, zapytania w sprawach dot.

innych sposobów nabycia obywatelstwa polskiego

BE5Z
627Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
6270Postępowania administracyjne w sprawach o stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiegoBE50Odwołania od decyzji wojewodów, postępowania nadzwyczajne, decyzje i postanowieniaE
6271Udzielanie informacji, zapytania w sprawach stwierdzenia posiadania lub utraty obywatelstwa polskiegoBE5Korespondencja z organami, instytucjami oraz zainteresowanymi osobami/ udzielanie informacji i zapytaniaE
628Informacje zbiorcze i analizyAE
629Centralny rejestr danych o nabyciu lub utracie

obywatelstwa polskiego

AE
63STOWARZYSZENIA, FUNDACJE
630Stowarzyszenie i inne organizacjeAE
631Ustanawianie i używanie odznakAE
633FundacjeAE
634Inne sprawy społeczneBE5P
6340Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowymB15E
6341Prośby od obywateliB5P
6342Przydział kwater gestorskich MSW na cmentarzach komunalnychB2Z
64REPATRIACJAObejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
640Dokumentacja osobowa i postępowanie administracyjne w sprawach o wydanie wizy repatriacyjnej i udzielenie jednorazowej pomocy finansowej przez Ministra Spraw WewnętrznychAWnioski, zgody Ministra Spraw Wewnętrznych na wydanie wizy wjazdowej, decyzje w sprawach jednorazowej pomocy dla repatriantówE
6400Dokumentacja dotycząca osiedlenia się współmałżonków repatriantówAE
641Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji wojewody, w sprawach o uznanie za repatriantaB25Dokumentację konkretnych osób odkłada się do teczek osobowych założonych oddzielnieP
642Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji konsula, w sprawach o uznanie za osobę polskiego pochodzeniaB25P
643Udzielane informacje. zapytania, uwagi, oceny. ekspertyzy, zgłoszenia oraz skargi i wnioski w sprawach z zakresu repatriacjiB5Z
644Centralny rejestr
6440Wydanych wiz repatriacyjnychB10P
6441Osób osiedlonych w RPAE
6442Osób uznanych za repatriantówAE
6443Pomocy finansowej dla repatriantówB10Pomoc ze środków budżetu państwaP
6444Lokali mieszkalnych i źródeł utrzymania repatriantówB10P
66KONCESJE ,WPISY DO REJESTRU DZIAŁALNOŚCI REGULOWANEJ
660Zasady i warunki udzielania koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej, dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanejAInformatory, notatki, opinie, decyzje dyrektoraE
661Udzielanie koncesji i dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej w zakresieAE
6610Ochrony osób i mieniaB50Dokumentacja koncesyjna: wnioski wraz załącznikami, opinie, notatki, postanowienia, decyzje zaświadczenia, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne.

Odmowy udzielenia, cofnięcia, wygaśnięcia koncesji - kat. BE 10.

Umorzenia postępowania, pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia - kat. B5.

Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kat. Bc

P
6611Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnymB50Jak w klasie 6610P
6612Usług detektywistycznychDokumentacja: wnioski, oświadczenia, zaświadczenia, dane do rejestru detektywów, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne.

Odmowy wpisu, zakaz wykonywania działalności, wykreślenie z rejestru - kat. BE 50.

Umorzenie, pozostawienie sprawy bez rozpoznania - kat. B5.

Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kat. Bc

P
6613Sprzedaż materiałów wybuchowychB20P
6614Sprzedaż broniB20P
6615Sprzedaż amunicjiB20P
662Rejestry: koncesji, detektywów, działalności regulowanejAKsięgi, dyskiE
68PASZPORTY
680Podstawowe zasady polityki paszportowejAOpracowania własne MSWE
6800Nadzór nad systemem paszportowym w kraju i za granicąBcInterpretacja przepisów prawa i wyjaśnieniaP
6801Korespondencja z organami wydającymi paszporty w sprawach bieżącychB2Z
681Akta paszportowe i ich ewidencja
6810KartotekaB60E
6811Ewidencja przyjętych wniosków paszportowychB10P
6812Rejestry wykonanych paszportówB50E
6813Dowody przyjęcia wykonanych paszportów z CPDB10P
682Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu
6820Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienie paszportuB10P
683Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra
6830Sprawy o wydanie paszportuB10Z
6831Sprawy o wydanie drugiego paszportuB10Z
6832Decyzje w II instancjiB3Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnychP
6833Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych organów paszportowych oraz od innych podmiotówB3Odpowiedzi na zapytaniaP
684Inne sprawy paszportowe
6840Utrata paszportówB10P
6841Udostępnianie danych z ewidencji paszportowej i centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowychB3Odpowiedzi na zapytania Sądu, Prokuratury, Policji i innych upoważnionych jednostek, udzielanie informacji z CEWiUPZ
6842Odpowiedzi na zapytania dotyczące spraw paszportowychB2Odpowiedzi na zapytania osób, instytucji oraz organów paszportowych w kraju i za granicąp
6843Protokoły brakowania i zniszczenia paszportów wydanych przez ministraAE
6844Korespondencja z organami paszportowymi w sprawach rozliczeń blankietów dokumentówBE5W tym protokoły ze zniszczenia blankietówE
6845Aktualizacja centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowychB2Z
8KONTROLA ZARZĄDCZA
80Kontrola zarządcza
800Przepisy dotyczące kontroli zarządczej -własne i zewnętrzneAP
801Zarządzanie ryzykiemB10Dokumenty w zakresie zarządzania ryzykiem (rejestr ryzyk, analiza ryzyka, sprawozdania, analizy, oceny, itp.)P
802Samoocena kontroli zarządczejB10Dokumenty i korespondencja w zakresie przeprowadzenia samooceny (wytyczne, kwestionariusze, analizy, oceny, sprawozdania, itp.)P
803Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
8030Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra SWAOświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra SW w kierowanych przez niego działów administracji rządowej, składane co roku za rok poprzedni oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresuE
8031Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych MinisterstwaAOświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresuE
8032Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownikówAOświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra SW oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresuE
804Współpraca z komórkami organizacyjnymi MSW w zakresie sprawowania przez nie kontroli zarządczej
8040Współpraca z audytem wewnętrznymB10P
8041Współpraca z Departamentem Kontroli, Skarg i WnioskówB10P
805Współpraca z Zespołem do Spraw Kontroli ZarządczejB10P
806Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z jednostkami podległymi i nadzorowanymi przez Ministra SWB10P
807Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z instytucjami kontroli zewnętrznejB10P
9AUDYT
90AUDYT WEWNĘTRZNY
900Przeprowadzanie i dokumentowanie zadań audytowych
9000Zadania audytowe - zapewniająceAKorespondencja i wszelkie pisma związane z zadaniem zapewniającym (planowanym, poza planem oraz zleconym) w tym: dokumentacja analizy ryzyka, program zadania, informacja o rozpoczęciu zadania, protokoły z narad, notatki robocze, oświadczenia, ustalenia audytu, sprawozdania, notatki informacyjne, monitoring rekomendacji, dokumentacja czynności sprawdzających, inneE
9001Czynności doradczeAKorespondencja i wszelkie pisma związane z czynnościami doradczymi w tym: dokumentacja analizy ryzyka, informacja o rozpoczęciu czynności doradczych, protokoły z narad, notatki, oświadczenia, ustalenia audytu, opinie, wnioski, notatka informacyjna, inneE
901Planowanie audytu wewnętrznegoAPlany roczne i wieloletnie, korekty, aktualizacje planów, analiza ryzyka w tym: kwestionariusze oceny kontroli wewnętrznej, informacje komórek organizacyjnych MSW, inneE
902Sprawozdawczość i informacjeASprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego MSW, informacje kierownika jednostki o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego, informacje kierownika komórki audytu wewnętrznego związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego, dokumenty i informacje z komórek wewnętrznych Ministerstwa SW oraz z jednostek w dziale - podległych i nadzorowanych przez Ministra SW z zakresu audytu wewnętrznego, w tym plany audytu wewnętrznego, sprawozdania z wykonania planów i inne niezbędne dla komitetu audytu informacjeE
91AUDYT ZEWNĘTRZNY
910Współpraca z urzędami i jednostkami zewnętrznymi w zakresie audytuAOcena funkcjonowania audytu wewnętrznego, inneE
92KOMITET AUDYTU
920Współpraca z komórkami organizacyjnymi MSWAE
921Współpraca z jednostkami podległymi Ministrowi SW lub przez niego nadzorowanymi lub jednostkami obsługującymi organy podległe Ministrowi SW lub przez niego nadzorowaneAE
922Współpraca z Ministerstwem FinansówAE

1) Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).

1 Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).