Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSW.2013.80

Akt utracił moc

Wersja od: 31 grudnia 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 66

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH ¹

z dnia 31 grudnia 2013 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych:

1) "Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych", stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych", stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§  3.

1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych dokonają, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia, weryfikacji obowiązujących własnych przepisów kancelaryjnych w celu ich ewentualnego przystosowania do przepisów zarządzenia albo opracowania nowych przepisów kancelaryjnych.

2. Projekty przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych właściwą w sprawach archiwum, podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych.

§ 4. Przepisy kancelaryjne organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ustalone na podstawie zarządzenia Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. z 2012 r. poz. 1 oraz z 2013 r. poz. 28 i 50) stosuje się do czasu zatwierdzenia przez Ministra Spraw Wewnętrznych nowych przepisów kancelaryjnych, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.

§ 5. Sprawy nie zakończone w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia prowadzi się na dotychczasowych zasadach aż do ich zakończenia.

§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

Rozdział  I.

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zwana dalej "Instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu jej uznania za część dokumentacji w komórce właściwej w sprawach archiwum oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

2. Przepisy Instrukcji stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentacją, w tym zawierającą informacje niejawne, wpływającą i powstającą w związku z użytkowaniem systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.

§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) bezpieczny podpis elektroniczny - podpis określony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262). Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi;

2) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

4) elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) - system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;

5) elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentów elektronicznych do Ministerstwa przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;

6) elektroniczny dziennik korespondencji - rejestr elektroniczny w Kancelarii Głównej oraz w sekretariatach komórek organizacyjnych wykorzystywany do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;

7) Kierownictwo Ministerstwa - Ministra Spraw Wewnętrznych, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

8) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt sprawy;

9) komórka organizacyjna - departament, biuro lub inną równorzędną komórkę organizacyjną, a także wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy, utworzone do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

10) korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę, paczkę, pakiet, w tym dokumenty składane przez osoby zatrudnione w Ministerstwie, wpływające do Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;

11) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z korespondencją, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, przechowywanie i zarządzanie;

12) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku), umożliwiający zapoznanie się z treścią tego elementu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

13) podpis elektroniczny - podpis stosowany w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, zawierający login i hasło;

14) referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;

15) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej;

16) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej;

17) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

18) teczka spraw - teczkę w postaci elektronicznej lub teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;

19) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa, który niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną.

§  3.

1. W Ministerstwie obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w postaci elektronicznej.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa określa:

1) system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w Ministerstwie, w którym wykonuje i dokumentuje się wszystkie czynności kancelaryjne, w szczególności dotyczy to:

a) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw,

b) wykonywania dekretacji,

c) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w ustawie o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma,

d) prowadzenia innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 1 ust. 2,

e) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;

3) zestawy obowiązkowych metadanych:

a) opisujących korespondencję wpływającą,

b) opisujących korespondencję wychodzącą,

c) opisujących elementy akt sprawy (notatki, opinie, prezentacje, projekty pism itp.), z wyłączeniem korespondencji wpływającej i wychodzącej,

d) opisujących sprawę.

§  4.

1. Dyrektor Generalny Ministerstwa może określić wyjątki od EZD przez wskazanie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, sprzeczny z EZD;

2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym, wskazanym w aktach prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania i udostępniania oraz ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji w postaci papierowej;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów w postaci nieelektronicznej w sprawach, o których mowa w ust. 1, odbywa się w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym może być wykorzystywany system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD, w celu:

1) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa;

4) przesyłania korespondencji.

Rozdział  II.

Wykaz akt

§  5.

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi w Ministerstwie podstawę oznaczania, rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

5. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310). Wykaz akt może być uzupełniony o kolejne klasy oznaczone odpowiednio symbolami klasyfikacyjnymi. Klasa nie podzielona na klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.

6. Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:

1) kategorią "A" - materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego;

2) kategorią "B" - akta o charakterze niearchiwalnym, z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku jej zakończenia,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona, za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc", wzór zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kat. Bc oraz wzór protokołu zniszczenia akt, określają odpowiednio załączniki Nr 1, 2 i 3 do Instrukcji,

c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich (np. "BE5") oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację.

§ 6. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w wykazie akt w kolumnie 9 "Okres zagrożenia". Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".

§  7.

1. W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w ramach EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, niezbędną część dokumentacji stanowiącej akta danej sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej w systemie teleinformatycznym, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

3. W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują w systemie tradycyjnym do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

6. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2 i 4, oznaczona odrębnym znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, kwalifikuje się w tej komórce organizacyjnej do kategorii archiwalnej Bc.

Rozdział  III.

Podział czynności kancelaryjnych

§ 8. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie, rejestrowanie, odwzorowywanie cyfrowe, składowanie i przekazywanie wpływającej korespondencji do składu chronologicznego i adresatom;

2) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z Ministerstwa. § 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz komórek organizacyjnych;

3) referenci spraw.

§ 10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej "Pocztą Specjalną", oraz wpływającej za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;

2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej;

3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej;

4) potwierdzanie wpływu korespondencji na Zwrotnych Potwierdzeniach Odbioru, z wyjątkiem korespondencji adresowanej do Pełnomocników Ministra Spraw Wewnętrznych i Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

5) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 13 ust. 4 i 5;

6) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji w postaci elektronicznej lub papierowej do składu chronologicznego i do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz do sekretariatów poszczególnych komórek organizacyjnych;

7) przyjmowanie z sekretariatów korespondencji wychodzącej, rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji wychodzącej oraz jej wysyłanie za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

8) prowadzenie składu chronologicznego;

9) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w składzie chronologicznym;

10) zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Głównej i składzie chronologicznym;

11) przekazywanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do archiwum Ministerstwa w terminach uzgodnionych z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum;

12) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.

§ 11. Do zakresu działania sekretariatów komórek organizacyjnych należy:

1) odbieranie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz przyjmowanie korespondencji z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej;

3) odbieranie przekazywanej przez Kancelarię Główną korespondencji w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym;

4) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;

5) przekazywanie wpływającej bezpośrednio do komórki organizacyjnej korespondencji:

a) w sprawach prowadzonych w ramach EZD - do składu chronologicznego,

b) w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym - właściwym referentom spraw;

6) przekazywanie do wysyłki pracownikom Kancelarii Głównej zakopertowanej korespondencji przygotowanej przez referentów spraw lub sekretariat komórki organizacyjnej;

7) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

§  12.

1. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw, z zastrzeżeniem ust. 2, należy:

1) zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i wykazem akt, teczek spraw w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i teczek spraw w systemie tradycyjnym, oznaczonych według wzoru określonego w załączniku Nr 4 do Instrukcji;

2) włączanie do akt sprawy zadekretowanej korespondencji oraz korespondencji wpływającej bezpośrednio na imienną pocztę elektroniczną lub przekazywanie jej do rejestracji;

3) rejestrowanie każdej otrzymanej do załatwienia sprawy odpowiednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, a w przypadku zastosowania systemu tradycyjnego - we właściwym dla danej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik Nr 5 do Instrukcji;

4) prowadzenie, w razie potrzeby, w systemie tradycyjnym, spisu zawartości akt danej sprawy, którego wzór określa załącznik Nr 6 do Instrukcji;

5) przygotowywanie i przekazywanie zakopertowanej korespondencji wychodzącej pracownikom sekretariatów komórek organizacyjnych.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej.

Rozdział  IV.

Obieg korespondencji

§  13.

1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, a ponadto odbiera korespondencję z Biura Przepustek, korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej oraz korespondencję przesłaną na elektroniczną skrzynkę podawczą.

2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.

3. Korespondencję oznaczoną "Do rąk własnych", oferty przetargowe, oferty dotyczące naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej w Ministerstwie, wnioski o dofinansowanie projektów w ramach programów/funduszy europejskich, prace konkursowe oraz korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscyplinarnego Ministerstwa i jego zastępcy rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.

4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego Ministerstwa - właściwym sekretariatom.

5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.

6. Korespondencja zadekretowana przez Ministra Spraw Wewnętrznych, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego Ministerstwa, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, przekazywana jest bezpośrednio, zgodnie z § 37 ust. 1 i 2, sekretariatom komórek organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczona jako "Pilna" niezwłocznie.

7. Korespondencję wpływającą, przeznaczoną dla komórek organizacyjnych, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z właściwością, do sekretariatów komórek organizacyjnych.

§  14.

1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje służba dyżurna.

2. W przypadku przyjęcia korespondencji oznaczonej jako "Pilna", służba dyżurna informuje niezwłocznie o tym fakcie adresata korespondencji.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. li 2, służba dyżurna przekazuje do Kancelarii Głównej niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy, a w przypadku przekazania korespondencji adresatowi informuje o tym Kancelarię Główną.

§  15.

1. Przy otwieraniu koperty z korespondencją należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczoną na kopercie pieczęć datownika urzędu pocztowego.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej, adresowanej do innego podmiotu;

2) czy dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać stosownej adnotacji).

3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna i właściwe komórki organizacyjne przesyłają bez zbędnej zwłoki adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

4. Przekazy pieniężne lub pieniądze w korespondencji, Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§  16.

1. W systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, rejestrowanie korespondencji wpływającej polega na przyporządkowaniu do takiej korespondencji określonego zestawu metadanych opisujących korespondencję.

2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

3. Metadane opisujące korespondencję wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

§  17.

1. Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej w postaci papierowej identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku korespondencji oznaczonej jako "Pilna" lub "Bardzo pilna" odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji w postaci papierowej umieszcza się na:

1) pierwszej stronie pisma - gdy istnieje możliwość otwarcia koperty;

2) kopercie - gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;

2) oficjalnych zaproszeniach;

3) załącznikach;

4) czasopismach, katalogach, prospektach.

4. Po naniesieniu na korespondencję w postaci papierowej identyfikatora Kancelaria Główna wykonuje odwzorowanie cyfrowe.

5. Jeśli Kancelaria Główna nie wykonuje odwzorowania cyfrowego z uwagi na brak możliwości otwarcia korespondencji, wówczas odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może nie być wykonane, zgodnie z § 4 ust. 1.

§  18.

1. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną poddaje się wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Ministerstwem;

2) korespondencję adresowaną na imienne adresy poczty elektronicznej:

a) mającą istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w Ministerstwie,

b) mającą robocze znaczenie dla spraw załatwianych w Ministerstwie,

c) pozostałą, nie odzwierciedlającą działalności Ministerstwa.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 1, Kancelaria Główna i sekretariaty rejestrują w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, dołączając do metadanych opisujących korespondencję odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.

4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. a, referent sprawy włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przekazuje do sekretariatu celem rejestracji.

5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. b, referent sprawy włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, nie zgłaszając jej do rejestracji.

6. Korespondencji, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

7. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w taki sposób, aby zachować ją w postaci dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były załączone.

8. Jeśli korespondencja przekazana pocztą elektroniczną stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, po dokonaniu czynności związanych z jej zarejestrowaniem:

1) sporządza się wydruk;

2) wypełnia pieczęć wpływu;

3) włącza do akt sprawy.

§ 19. Korespondencja przekazana na elektroniczną skrzynkę podawczą jest rejestrowana przez pracowników Kancelarii Głównej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.

§  20.

1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych informację o przekazaniu informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.

3. Korespondencję w postaci papierowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałą korespondencję w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz informację o przekazaniu załącznika w postaci informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.

§  21.

1. Korespondencja w postaci elektronicznej w całości włączona do EZD i korespondencja w postaci papierowej, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, przekazywana jest do dekretacji wyłącznie w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.

2. Zarejestrowaną korespondencję w postaci papierowej, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe, Kancelaria Główna/sekretariat przekazuje do składu chronologicznego.

3. Dekretacja korespondencji w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie, wraz z datą i podpisem dekretującego, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Dopuszcza się wykorzystanie systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w celu dokonania dekretacji korespondencji dotyczącej sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci papierowej.

Rozdział  V.

Rejestracja i znakowanie spraw (akt)

§  22.

1. Ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania całość dokumentacji w Ministerstwie dzieli się na:

1) tworzącą akta sprawy, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy, która nie została przyporządkowana do sprawy i gromadzona jest w teczkach aktowych, zakładanych dla klas zgodnie z wykazem akt. Stanowią ją w szczególności:

a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,

d) listy obecności,

e) środki ewidencyjne archiwum Ministerstwa,

f) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemach udostępniających automatycznie dane z określonego rejestru.

2. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw.

§  23.

1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, w kolejności wynikającej z tego spisu, na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie; dalszych pism w zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia, niezależnie od roku, w którym to nastąpi.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) symbol literowy lub literowo - cyfrowy komórki organizacyjnej;

2) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się w kolejności i oddziela w następujący sposób: AB-0000-1/2014 lub AB-IV-0000-1/2014, gdzie:

1) AB i AB-IV to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 0000 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej AB, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0000;

4) 2014 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Znak sprawy może być uzupełniony o symbol referenta sprawy (inicjały imienia i nazwiska) w następujący sposób: AB-0000-1/2014/JK, gdzie "JK" jest symbolem referenta sprawy, dodanym do znaku sprawy.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

§ 24. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy, może nastąpić w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta sprawy niezakończonej przejmuje nowa komórka organizacyjna.

§ 25. Sprawę dotyczącą wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej rejestruje się w spisie spraw jako nową sprawę z nowym znakiem sprawy; w takim przypadku akta przedmiotowej sprawy przenosi się do nowych akt sprawy, czyniąc adnotację we właściwym spisie spraw w brzmieniu "przeniesiono do teczki ...".

§  26.

1. Kierownik komórki organizacyjnej może podjąć decyzję o wprowadzeniu rejestrowania określonej grupy spraw w obrębie klasy z wykazu akt, w odrębnym rejestrze zastępującym spis spraw.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w postaci papierowej lub elektronicznej, może obejmować kilka lat, przy czym numerację zapisów w każdym roku rozpoczyna się od pozycji nr 1.

Rozdział  VI.

Załatwianie spraw

§ 27. Załatwianie spraw odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§  28.

1. Sprawy załatwiają referenci spraw, uwzględniając kolejność ich wpływu oraz stopień pilności i wagę danej sprawy.

2. Referenci spraw grupują akta spraw w teczkach spraw, dbając o kompletność metadanych, odnoszących się do sprawy oraz korespondencji włączonej do akt sprawy, poprzez:

1) nadanie sprawie tytułu;

2) wpisanie lub uzupełnianie metadanych korespondencji wpływającej i przeznaczonej do wysłania;

3) uzupełnienie metadanych opisujących sprawę.

3. Referenci spraw zapewniają kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonują związanych z tym czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

§  29.

l. W każdym roku kalendarzowym prowadzi się nowe spisy spraw i odpowiadające tym spisom teczki spraw, założone dla klasy końcowej w wykazie akt, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym dopuszcza się:

1) prowadzenie zbiorczej teczki spraw, do której odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe);

2) prowadzenie teczek spraw założonych odrębnie według kryterium podmiotowego lub przedmiotowego sprawy, w których grupuje się akta spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw; w takim przypadku nie prowadzi się dla tych teczek dodatkowych spisów spraw;

3) prowadzenie teczek spraw przez okres dłuższy niż jeden rok w sytuacji zarejestrowania niewielkiej liczby spraw w roku; w takim przypadku zakłada się dla każdego kolejnego roku odrębny spis spraw.

§  30.

1. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem opatrzonym datą i znakiem sprawy, której dotyczy.

2. Pismo przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:

1) pismo sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny Ministerstwa, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową; wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania pism wychodzących z Ministerstwa;

3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;

4) w prawym górnym rogu podaje się miejsce oraz datę wystawienia pisma;

5) pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie rozdzielnik;

6) w prawym dolnym rogu umieszcza się numerację stron pisma, np.: 1/3, 2/3/, 3/3.

§  31.

1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

2. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych regulują odrębne przepisy.

§  32.

1. Ze względu na przepisy prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, przy sporządzaniu następujących dokumentów stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, formę papierową i podpis własnoręczny:

1) aktów normatywnych i innych aktów prawnych, decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;

2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;

3) zaświadczeń;

4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;

5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;

6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi bądź adnotacjami mającymi znaczenie prawne;

7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;

8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.

2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów, o których mowa ust. 1, można stosować także formę elektroniczną i bezpieczny podpis elektroniczny.

§ 33. W przypadku ustnego załatwienia sprawy referent sprawy sporządza i włącza do akt sprawy notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

Rozdział  VII.

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§  34.

1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz "odpis", a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu".

3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".

5. Odpis dokumentu może być sporządzony także poprzez wykonanie kserokopii dokumentu, na której po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz "Odpis" i odcisk pieczęci organu, a pod oryginalnym podpisem umieszcza się podpis osoby aktualnie upoważnionej do reprezentacji organu z podaniem imienia, nazwiska, funkcji oraz daty wydania odpisu.

6. W przypadku sporządzenia odpisu z dokumentu w postaci elektronicznej, znajdującego się w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, który nie występuje w postaci papierowej, naczelnik albo referent sprawy potwierdza na wydruku tego dokumentu jego zgodność z dokumentem w postaci elektronicznej, znajdującym się w systemie.

§  35.

1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału albo referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.

3. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane; przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej, podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym, potwierdzeniem zgodności kopii z oryginałem jest wydruk z systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, wraz z adnotacją "za zgodność z oryginałem", datą i podpisem osoby upoważnionej.

§  36.

1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 7 do Instrukcji.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

Rozdział  VIII.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§  37.

1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Doręczenie korespondencji w systemie tradycyjnym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik Nr 8 do Instrukcji, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.

§  38.

1. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik Nr 9 do Instrukcji.

3. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik Nr 10 do Instrukcji.

4. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.

§  39.

1. W przypadku pism wytworzonych w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczonych do wysyłki w formie papierowej, referent sprawy drukuje odpowiednią liczbę egzemplarzy zaakceptowanej wersji pisma, zawierającej kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień) i przedkłada do własnoręcznego podpisu dyrektorowi komórki organizacyjnej lub innej upoważnionej osobie.

2. Ostateczną wersję pisma, przeznaczonego do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej, akceptuje dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, przez podpisanie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym.

3. Zaakceptowaną wersję elektroniczną pisma, o której mowa w ust. 2, oraz odwzorowanie cyfrowe podpisanego własnoręcznie pisma, zachowuje się w aktach sprawy.

4. W przypadku potrzeby pozostawienia w Ministerstwie egzemplarza pisma wychodzącego w postaci papierowej, referent sprawy przekazuje ten egzemplarz do składu chronologicznego, gdzie przechowywany jest w kolejności wynikającej z rejestru korespondencji wychodzącej.

§  40.

1. Pisma wytworzone w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej, dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

2. Wysyłka pisma, o którym mowa w ust. 1, następuje za pośrednictwem ePUAP bądź na adres poczty elektronicznej adresata.

§  41.

1. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym referent sprawy sporządza co najmniej dwa egzemplarze pisma przeznaczonego do podpisu i wysłania, przy czym jeden podpisany egzemplarz pozostawia się w aktach sprawy.

2. W uzasadnionych przypadkach pismo w sprawie prowadzonej w systemie tradycyjnym, może być wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej po podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym.

§ 42. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje referent sprawy lub pracownik komórki organizacyjnej, której kierownik komórki powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej, podejmując następujące czynności:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;

2) odnotowuje w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, sposób wysłania korespondencji (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez referenta sprawy;

3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową);

4) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;

5) włącza pismo do właściwych akt sprawy.

Rozdział  IX.

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§ 43. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 44 okresu przechowywania, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§  44.

1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw w postaci elektronicznej i papierowej pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum, może ustalić inny okres pozostawania określonych teczek spraw w komórce organizacyjnej, jeżeli uzasadnione jest to realizacją zadań wymagających ciągłości i spójności działania w dłuższym okresie czasu.

3. Dokumentacja w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych, zgromadzone w składzie chronologicznym, przekazywane są do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, w terminach uzgodnionych z pracownikami tej komórki.

§  45.

1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum spełnia system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD.

2. Przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przekazaniu komórce organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, przygotowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej, a następnie uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania tą dokumentacją, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba;

4) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

3. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 2, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w § 44 ust. 1.

4. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 2, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

§  46.

1. W systemie tradycyjnym teczki spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami, wraz z rejestrami, skorowidzami, kartotekami itp., na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w postaci papierowej w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B; zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.

2. Akta spraw, zawierające informacje niejawne, przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, dołączając do każdej przekazywanej teczki spis zawartości teczki według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do Instrukcji.

3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum; wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt określa załącznik Nr 12 do Instrukcji.

4. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 13 do Instrukcji.

§  47.

1. Przekazanie dokumentacji w postaci papierowej i informatycznych nośników danych, zgromadzonych w składzie chronologicznym, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt ze składu chronologicznego, którego wzór określa załącznik Nr 14 do Instrukcji, zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach korespondencji,

c) rok rejestracji korespondencji umieszczonej w pudle lub paczce,

d) oznaczenie i określenie typu nośnika informatycznego oraz odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§  48.

1. Dokumentacja spraw zakończonych, przekazywana do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, powinna być uporządkowana.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) ułożeniu akt spraw w obrębie teczek spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw (tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki), a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów;

2) wydzieleniu akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";

3) wydzieleniu dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "Bc", wyłączenie wtórników;

4) usunięciu wszelkich części metalowych z teczek spraw, z wyjątkiem elementów metalowych aktów notarialnych;

5) ponumerowaniu wszystkich stron w teczkach spraw z materiałami archiwalnymi (kat. A) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod treścią ostatniego wpisu w spisie spraw;

6) uzupełnieniu spisów spraw w teczkach spraw z materiałami archiwalnymi (kat. A) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, przez wpisanie przy każdej pozycji spisu sprawy numeracji stron obejmujących sprawę wpisaną w tej pozycji;

7) umieszczeniu akt w teczkach wiązanych, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm;

8) przesznurowaniu akt kategorii A;

9) odręcznym oznaczeniu teczek spraw zgodnie z wymogami Instrukcji;

10) ułożeniu i wpisaniu teczek spraw do spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.

4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum polega na:

1) sprawdzeniu kompletności zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej i zbioru informatycznych nośników danych;

2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

3) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;

4) opisaniu pudeł lub paczek;

5) wpisaniu pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny;

6) oznaczeniu roku rejestracji korespondencji znajdującej się w pudle lub paczce;

7) wpisaniu informacji, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, czy też jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo;

8) wpisaniu skrajnych identyfikatorów korespondencji;

9) usunięciu części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, koszulek).

5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

Rozdział  X.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§  49.

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

3. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez pełnomocnika ochrony.

§  50.

1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 49.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych, przeznaczonych do przekazania, informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 51. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.

Załącznik Nr  1

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc*)

KOMISJA W SKŁADZIE: (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1. ...........................................................................................................................

2. ...........................................................................................................................

3. ...........................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości: teczek (tomów) .................. co stanowi około ....................mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych dla .............................................................................................................. i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.

Przewodniczący Komisji: ......................................................................................................

(podpis)

Członkowie Komisji: ......................................................................................................

(podpisy)

......................................................................................................

......................................................................................................

......................................................................................................

Załączniki:

............ kart spisu

(liczba)

............ pozycji spisu

(liczba)

Uwaga:

*) Niniejszy druk stosuje się również przy ocenie akt niejawnych z odpowiednim zastosowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

..........................................................................

(nazwa jednostki/ komórki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLAMI "Bc" PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA^*)

L.p.	Znak teczki spraw lub znak pisma	Tytuł teczki spraw lub nazwa dokumentu	Liczba kart lub m.b.	Daty skrajne	Uwagi
1	2	3	4	5	6

Uwaga:

*) Dyrektor komórki organizacyjnej występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w komórce organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Załącznik Nr  2

Zgoda Nr .....

...............................

znak:

na zniszczenie dokumentacji

niearchiwalnej kat. Bc

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) i § 5 ust. 6 pkt 2 lit. b Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 66 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2013 r.

wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,

objętych wnioskiem

z dnia znak:

w ilości

UWAGA Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik jednostki /komórki/ organizacyjnej brakującej akta.

data

Załącznik Nr  3

Protokół zniszczenia akt

W dniu ........................................................... Komisja w składzie:

Przewodniczący: .........................................................................................................................

Członkowie:

1. ...................................................................................................................................................

2. ...................................................................................................................................................

dokonała, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, zniszczenia materiałów niearchiwalnych kat. "Bc", zgodnie z protokołem brakowania akt z dnia ................................................. oraz zezwoleniem komórki organizacyjnej MSW właściwej

w sprawach archiwum Nr............z dnia........................................

Ilość akt:

.............................teczek,

................................ksiąg / segregatorów,

................................kart.

Sposób zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Podpisy:

Przewodniczący:............................................................

Członkowie:

1. ..............................................................

2. ..............................................................

Załącznik Nr  4

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych

Departament/Biuro ......................

Wydział .......................

.................^l)

................³⁾

................................................²⁾

................⁴⁾

...........................................................

....................................................................⁵⁾

.....................⁶⁾

OBJAŚNIENIA:

1) klauzula tajności, jeśli teczka zawiera informacje niejawne;

2) znak teczki spraw (np. AB-IV-0000-1/2014):

- symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej;

- symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

- liczba porządkowa, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

- cztery ostatnie cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto;

3) kategoria archiwalna akt (kolumna 7 wykazu akt);

4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny (kolumna 9 wykazu akt);

5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne z wykazu akt (kolumna 6);

6) daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej i zakończenia ostatniej sprawy).

Załącznik Nr  5

SPIS SPRAW

Rok	Symbol komórki organizacyjnej	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)

L.p.	Przedmiot sprawy	Od kogo			Data		Numer kart^1) (od .... do ....)	Uwagi
		znak pisma	data		wpływu sprawy do Ministerstwa	ostatecznego załatwienia

___________________________

¹⁾ Wypełnia się po uporządkowaniu akt celem przekazania do komórki właściwej w sprawach archiwum

Załącznik Nr  6

Spis

zawartości akt sprawy..............

(znak sprawy)

L.p.	Nadawca i nazwa dokumentu	Znak dokumentu/data	Nr karty	Uwagi

Załącznik Nr  7

Warszawa, dnia .............. 20..... r.

................................................................

(Nazwa komórki organizacyjnej)

tel. ...............................

ZLECENIE nr ..................

na powielenie: .........................................

(klauzula tajności)

L.p.	Nazwa druku	II. Str.	II. Egz.	Uwagi

AKCEPTUJĘ

................................... ..............................................................................................

(podpis kierownika komórki organizacyjnej

lub osoby przez niego upoważnionej)

Załącznik Nr  8

.......................................

stempel nagłówkowy

komórki organizacyjnej

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Data	Odbiorca i jego adres	Znak pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć i podpis)

Załącznik Nr  9

WYKAZ Nr ..................

stempel nagłówkowy

komórki organizacyjnej

PRZESYŁEK POLECONYCH

Imię, nazwisko (nazwa) i adres nadawcy...............................................................................

Z przeniesienia

Z przeniesienia

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Nr bieżący

ADRESAT

Miejsce Przeznaczenia (poczta)

Wartość - Kwota

Waga

Pobranie

Uwagi

Numer nadawczy

Opłata pocztowa

zł

gr

kg

g

zł

gr

zł

gr

Do przeniesienia

Do przeniesienia

Załącznik Nr  10

WYKAZ Nr ..............

stempel nagłówkowy jednostki (instytucji)

PRZESYŁEK NADANYCH

przez .............................................................................................................................................

nazwa jednostki (instytucji)

Poczcie Specjalnej ........................................................................................................................

(nazwa placówki Poczty Specjalnej przyjmującej przesyłki)

L.p.	Nr przesyłki	Rodzaj przesyłki	Nazwa adresata	Uwagi
1.	2.	3.	4.	5.

Ogółem przesyłek .................................. ........................................................

(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)

............................................................... ........................................................

(słownie) (podpis przyjmującego przesyłki)

........................................................

(data przyjęcia)

.....................................................................

(pieczęć do pokwitowań placówki PS)

Załącznik Nr  11

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

L.p.	ZNAK PISMA	NAZWA DOKUMENTU	NUMER KARTY	UWAGI

Załącznik Nr  12

Warszawa, .........................r.

.............................................................................

(nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

SPIS

ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT NR ...............¹⁾

...............................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)

(przekazanych do archiwum MSW)

L.p.	Znak teczki	TYTUŁ TECZKI	Daty skrajne od - do	Kat. akt	Liczba teczek (kart)	Miejsce przechowywania akt w archiwum^1)	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum^1)
1	2	3	4	5	6	7	8

___________________________

¹⁾ wypełnia archiwum

.........................................................................................

(podpis kierownika jednostki/ komórki organizacyjnej)

Zdał ...................................... Przyjął .............................................................................

(podpis osoby przekazującej) (podpis kierownika archiwum lub osoby upoważnionej)

* Niniejszy druk stosuje się również przy przekazywaniu akt niejawnych, z odpowiednim zastosowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Załącznik Nr  13

...........................................................Karta udostępnienia akt nr ......................**)

(pieczątka komórki organizacyjnej)

Data ........................................................ _________________________________________

Termin zwrotu akt

Proszę o udostępnienie^*) - wypożyczenie^*) akt powstałych w komórce organizacyjnej .............................................................................. z lat .............................. o znakach .............................................. i upoważniam do ich wykorzystania^*) - odbioru^*)

Panią/Pana ...................................................................................................................................

Imię i nazwisko

.......................................................

Podpis

___________________________________________________________________________

Zezwalam na udostępnienie^*) - wypożyczenie^*) wymienionych wyżej akt

.......................................................

Data i podpis

Potwierdzam odbiór wymienionych ................. akt ........... tomów ....................................................kart ....................................

Data .............................. Podpis ..............................................

Adnotacje o zwrocie akt

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Akta zwrócono:

............................................................... ..............................................................

Podpis oddającego Podpis odbierającego

*) Niepotrzebne skreślić

**) Wypełnia archiwum (składnica akt)

Załącznik Nr  14

Warszawa, .......................................r.

(data przekazania spisu)

...................................................................................

(pełna nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

przekazującej dokumentację)

SPIS

ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT

ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO NR ...............¹⁾

...............................................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)

(przekazanych do archiwum MSW)

L.p.	IDENTYFIKATOR KORESPONDENCJI od - do	Daty skrajne od - do	Typ nośnika informatycznego	Liczba pudeł	Miejsce przechowywania akt w archiwum^1)	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum^1)
1	2	3	4	5	6	7

...........................................................................................

(imię, nazwisko i podpis kierownika

komórki organizacyjnej odpowiadającej

za skład chronologiczny)

Zdał ........................................................ Przyjął ..............................................................

(imię, nazwisko i podpis (imię, nazwisko i podpis kierownika

pracownika, który przygotował spis) archiwum przyjmującego dokumentację)

^{__________________________}

¹⁾ wypełnia archiwum

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

Wykaz Haseł Klasyfikacyjnych

pierwszego i drugiego rzędu

0	ZARZĄDZANIE
	00	ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
	01	ORGANIZACJA
	02	AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
	03	PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
	04	INFORMATYKA/ INFORMATYZACJA
	05	SKARGI I WNIOSKI
	06	WYDAWNICTWA INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
	07	WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
	08	WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
	09	KONTROLA
1	KADRY
	10	OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
	11	ZATRUDNIENIE
	12	SPRAWY OSOBOWE
	13	BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
	14	SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
	15	METODY PRACY
	16	DYSCYPLINA PRACY, KARY PORZĄDKOWE I DYSCYPLINARNE
	17	SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
	18	EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
	19	OPIEKA ZDROWOTNA
2	ŚRODKI RZECZOWE
	20	ŚRODKI TRWAŁE
	21	REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
	22	ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
	23	GOSPODARKA MATERIAŁOWA
	24	GOSPODARKA SAMOCHODOWA
	25	LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	26	ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
	27	JEDNOSTKI PŁYWAJĄCE
	28	OCHRONA ZAKŁADU PRACY
	29	NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
3	FINANSE
	30	PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
	31	BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
	32	KSIĘGOWOŚĆ
	33	PŁACE
	34	FUNDUSZE SPECJALNE
	35	INWENTARYZACJA
	36	DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
	37	DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
4	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
	40	SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
	41	SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA NA ŚWIECIE
	42	WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
	43	POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
	44	PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH
	45	OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
	46	ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
	47	CUDZOZIEMCY
5	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	50	STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	51	ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
	52	WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
	53	WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
	54	ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
	55	OCHRONA LUDNOŚCI
	56	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
	57	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
	58	NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
	59	USUWANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH
6	SPRAWY SPOŁECZNE
	60	REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
	61	EWIDENCJA LUDNOŚCI
	62	OBYWATELSTWO POLSKIE
	63	STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE
	64	REPATRIACJA
	66	KONCESJE, WPISY DO REJESTRU DZIAŁALNOŚCI REGULOWANEJ
	68	PASZPORTY
8		KONTROLA ZARZĄDCZA
9		AUDYT
	90	AUDYT WEWNĘTRZNY
	91	AUDYT ZEWNĘTRZNY

Symbole klasyfikacyjne					Hasło klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna	Uwag	Okres zagrożeni
						w komórce macierzystej
1	2	3	4	5	6	7	8	9
0					ZARZĄDZANIE
	00				ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
		000			Narady Kierownictwa
			0001		Posiedzenia	A	Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0002		Materiały na posiedzenia	A	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia	E
			0003		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		002			Rady
			0020		Powoływanie	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0021		Posiedzenia	A	Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0022		Materiały na posiedzenia	A	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia	E
			0023		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		003			Komisje i Zespoły (własne)
			0030		Powoływanie komisji, zespołów	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0031		Ewidencja komisji, zespołów	A	Rejestry, wykazy	E
			0032		Ewidencja prowadzonych postępowań	A	Rejestry spraw kat. A Akta prowadzonych postępowań przez poszczególne komisje i zespoły oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym	E
			0033		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
			0034		Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej oraz oceny wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej w służbie cywilnej	BE5	Zarządzenie Dyrektora Generalnego powołujące Komisję, imienna lista członków, protokoły posiedzeń, wnioski itp.	P
		004			Komisje resortowe
			0040		Powoływanie komisji	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0041		Posiedzenia komisji	A	Do kat. A kwalifikuje się dokumentacje tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSW. W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSW i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0042		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		005			Komisje międzyresortowe
			0050		Powoływanie komisji	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0051		Posiedzenia komisji	A	Do kat. A kwalifikuje się dokumentacje tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSW. W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSW i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0052		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		006			Rzecznicy
			0060		Powoływanie rzeczników	A	Zarządzenia, decyzje, wytyczne, organizacja (powołanie skład osobowy, odwołania)	E
			0061		Ewidencja prowadzonych postępowań	A	Rejestry spraw kat. A Akta prowadzonych postępowań przez rzeczników oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym	E
			0062		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		007			Narady, konferencje itp.
			0070		Plany, programy narad, konferencji organizowanych przez Ministerstwo, uczestnicy	A		E
			0071		Narady pracownicze, uczestnicy	A	Protokoły, sprawozdania, wnioski	E
			0072		Udział w naradach i konferencjach obcych	B3	Do kat. A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania	P
			0073		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		008			Patronaty	B2	Wnioski o patronat i patronat honorowy zawodów sportowych, konkursów i innych	P
	01				ORGANIZACJA
		010			Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających	B5	Ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych	Z
		011			Organizacja MSW
			0110		Podstawy prawne działania	A	Akty normatywne	E
			0111		Struktura i zakres działania Ministerstwa	A	Statut, regulamin organizacyjny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (zarządzenia Prezesa Rady Ministrów, zarządzenia i decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych)	E
			0112		Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych	A	Wewnętrzne regulaminy organizacyjne (zarządzenia Dyrektora Generalnego oraz decyzje dyrektorów departamentów i biur)	E
			0113		Reorganizacja lub likwidacja Ministerstwa, komórek organizacyjnych Ministerstwa	A		E
			0114		Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra	BE10	Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencja	Z
			0115		Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego	BE10	Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencja	Z
			0116		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych	B10	Wnioski o rozstrzyganie sporów, korespondencja, opinie, rozstrzygnięcia	P
		012			Organizacja, reorganizacja lub likwidacja jednostek organizacyjnych nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych
			0120		Biura Ochrony Rządu	A		E
			0121		Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowski ego	A		E
			0122		Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie	A		E
			0123		Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A		E
			0124		Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi	A		E
			0125		Państwowej Inspekcji Sanitarnej MSW	A		E
			0126		Nadwiślańskich Jednostek Wojskowych MSW i MSWiA	A		E
			0127		Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSW	A		E
			0128		Centrum Personalizacji Dokumentów MSW	A		E
		013			Nadawanie sztandaru jednostkom organizacyjnym Policji, SG, PSP i BOR	A		E
		014			Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości MSW
			0140		Komendy Głównej Policji i jednostek terenowych	A		E
			0141		Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowych	A		E
			0142		Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowych	A		E
			0143		Biura Szefa Obrony Cywilnej Kraju	A		E
			0144		Urzędu do Spraw Cudzoziemców	A		E
			0145		Zakładu Emerytalno - Rentowego MSW	A		E
			0146		Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	A		E
			0147		Inne jednostki	A		E
		015			Organizacja biurowości
			0150		Przepisy kancelaryjne	A	Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę	E
			0151		Wzory druków i formularzy	A		E
			0152		Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacja	A	Między innymi rejestry pieczęci	E
			0153		Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącej	B20	Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, dzienniki ewidencyjne, spisy spraw, karty zapoznania się z dokumentami niejawnymi	E
			0154		Dowody doręczeń i opłat pocztowych	Bc	Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadanych, wydanych	Z
			0155		Ewidencja powielanych dokumentów	B2	Rejestry powielanych dokumentów	Z
			0156		Tłumaczenia pisemne i ustne	B2	Korespondencja, zlecenia, rejestry	Z
			0157		Rejestry dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów	B25		E
			0158		Współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami a jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych	Bc	Pisma o krótkotrwałym znaczeniu, przekazywanie pism według właściwości pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami a jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych	Z
			0159		Reprezentacja	B2	Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.	P
		016			Zarządzanie Archiwum MSW
			0160		Organizacja zarządzania	A	Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp.	E
			0161		Gromadzenie zasobu archiwalnego	A	Protokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i ubytków	E
			0162		Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego	A	Karty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy, skorowidze	E
			0163		Brakowanie akt	A	Protokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokoły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zezwolenia (decyzje) na wybrakowanie akt, protokoły zniszczenia	E
			0164		Udostępnianie akt. Odtajnianie dokumentów udostępnianych	B2	Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt niejawnych oraz dla użytkowników zewnętrznych - kat. B20	Z
			0165		Kwerendy	B5		Z
			0166		Konserwacja akt	BE5		P
			0167		Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A	Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne, decyzje	E
			0168		Zaginięcie dokumentacji	A	Ewidencja, protokoły dochodzeń	E
			0169		Scontrum zasobu archiwalnego	A		E
		017			Biblioteka
			0170		Zasady działania biblioteki	A		E
			0171		Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	B10	Zakup, wymiana, dary itp.	P
			0172		Ewidencja zbiorów bibliotecznych	BE50	Księgi inwentarzowe, katalogi (kwalifikacja zależna od rangi biblioteki)	P
			0173		Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5	Zezwolenia, rewersy itp.	Z
		018			Ochrona informacji niejawnych
			0180		Podstawowe zasady polityki ochronnej	A	Ustawa, akty wykonawcze Ministra Spraw Wewnętrznych, instrukcje pełnomocnika ochrony	E
			0181		Bezpieczeństwo osobowe	BE50	Ankiety, postępowania sprawdzające, oceny, poświadczenia bezpieczeństwa, upoważnienia do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone", decyzje o wydaniu, odmowie, cofnięciu, zawieszeniu postępowania itp.	E
				01810	Dokumenty spraw związanych z bezpieczeństwem osobowym w zakresie prowadzonych postępowań sprawdzających	BE50		E
			0182		Szkolenie i profilaktyka w zakresie ochrony informacji niejawnych	B10	Listy przeszkolonych, wykaz wydanych zaświadczeń, korespondencja itp.	Z
			0183		Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego	B10	Decyzje ABW, SKW	Z
			0184		Zwolnienie od obowiązku zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, udostępnianie informacji niejawnych poza MSW	A	Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych	E
				01840	Wnioski i postanowienia sądów, prokuratorów w zakresie udostępnienia informacji uzyskanych w trakcie czynności operacyjno-rozpoznawczych przez Policję i Straż Graniczną	B10		Z
			0185		Zmiana klauzuli tajności dokumentu	A	Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych	E
			0186		Wykazy osób zatrudnionych lub pełniących służbę w MSW posiadających dostęp do informacji niejawnych	A		E
			0187		Wyjaśnienia i uzupełnienia	B5	Postępowanie wyjaśniające, notatki służbowe dot. przestrzegania tajemnicy itp.	Z
		019			System Zarządzania Jakością
			0190		Podstawy organizacji systemu zarządzania jakością	A	Polityka Jakości, Księga Jakości oraz korespondencja	E
			0191		Aktualizacja dokumentów systemu zarządzania jakością	BE5	Procedury, instrukcje, formularze oraz korespondencja	P
			0192		Audity	BE5	Wykazy, zawiadomienia, plany harmonogramy, raporty, meldunki oraz korespondencja	P
			0193		Realizacja działań usprawniających	B5	Korespondencja	Z
			0194		Badanie satysfakcji klienta	B5	Korespondencja, analizy itp.	p
				01940	Ankieta badania satysfakcji klienta	Bc		p
			0195		Przegląd systemu zarządzania jakością	BE5	Korespondencja, opracowania, raporty, protokoły z przeglądów zarządzania	p
			0196		Procesy systemu zarządzania zidentyfikowane w MSW	BE5	Mapa procesów, karty makroprocesów, procesów operacyjnych i podprocesów oraz korespondencja	P
			0197		Informacja o systemie zarządzania jakością	B5	Korespondencja, materiały informacyjne	P
			0198		Cele dotyczące jakości	BE5	Wykazy, plany i programy realizacji, sprawozdania, oraz korespondencja	p
	02				AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
		020			Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
			0200		Przepisy prawne Rady Ministrów (niepublikowane)	BE10	Uchwały dotyczące resortu kwalifikuje się do kat. A	E
			0201		Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowego	B10	Rozporządzenia i zarządzenia wojewodów	Z
			0202		Inne zewnętrzne przepisy prawne	B5		Z
		021			Zbiór aktów normatywnych Ministra Spraw Wewnętrznych		Obejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
			0210		Rozporządzenia	A		E
			0211		Zarządzenia	A		E
			0212		Decyzje	A		E
			0213		Wytyczne	A		E
		022			Zbiór aktów normatywnych, Dyrektora Generalnego. dyrektorów departamentów i biur
			0220		Zarządzenia	A		E
			0221		Decyzje	A		E
		023			Projekty aktów prawnych
			0230		Projekty aktów prawnych własnych	A	Kolejne wersje robocze projektów, uwagi	E
			0231		Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgadnianie ich z zainteresowanymi jednostkami	A		E
			0232		Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnych	BE5	Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymi	P
			0233		Opiniowanie aktów prawnych przesyłanych do konsultacji przez komórki organizacyjne MSW	B2	Obejmuje projekty wewnętrznych aktów prawnych tj. decyzje, zarządzenia Ministra SW, decyzje, zarządzenia Dyrektora Generalnego itp.	P
			0234		Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa	A	Prowadzenie ewidencji, informacje, raporty na temat spraw załatwianych w MSW	E
			0235		Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące konieczności opracowania bądź zmiany obowiązujących przepisów prawnych pozostających we właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych	A		E
		024			Rejestry przepisów prawnych MSW	A		E
		025			Postępowanie przed Trybunałem Konstytucyjnym	A		E
		026			Opinie prawne	BE10		P
		027			Sprawy sądowe	BE5		P
			0270		Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi Spraw Wewnętrznych	A		E
			0271		Inne sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymi	A	Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związana	E
				02710	Sprawy sądowe wynikające ze stosunku pracy	A		E
				02711	Sprawy sądowe wynikające ze stosunku służby służb podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych	A		E
				02712	Postępowania przed sądami administracyjnymi w sprawie o nabycie, utratę oraz potwierdzenie obywatelstwa polskiego	A		E
			0272		Decyzje administracyjne	A	m. in. rejestry decyzji, rejestry skarg na decyzje administracyjne	E
			0273		Postępowanie przed organami sądowymi Unii Europejskiej i Trybunałem EFTA	A		E
			0274		Sprawy dotyczące należności budżetowych o charakterze cywilnoprawnym	A	m.in. zwolnienie z długu	E
			0275		Dokumentacja w sprawach odszkodowań (zadośćuczynienia) z tytułu wypadków i chorób pozostających w związku ze służbą	B10	Sprawy, w których nie wydano decyzji ustalającej prawo do odszkodowania	P
			0276		Sprawy dotyczące udzielania ulg w spłacie niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym	A		E
		028			Sprawy inne prowadzone przez Departament Prawny, gdzie indziej niesklasyfikowane	B2		P
	03				PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA		Obejmuje plany i sprawozdania z działalności, zatrudnienia i funduszu płac, finansowe, zaopatrzenia itp.
		030			Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej
			0300		Opracowania zewnętrzne	B5	Założenia, wskaźniki, instrukcje Rady Ministrów, GUS itp.	Z
			0301		Opracowania własne	A		E
		031			Prognozowanie i planowanie perspektywiczne	A	Opracowania, oceny, opinie, uwagi itp.	E
			0310		Projekty wstępne	B5	Opracowania własne	P
			0311		Opracowania robocze	B5	Jak w klasie 0310	P
			0312		Wersja ostateczna	A	Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające	E
			0313		Oceny, opinie i uwagi	A	Jak w klasie 0310	E
			0314		Materiały pomocnicze	A	Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria Bc	P
			0315		Opracowania organów lub jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych	B10	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0316		Opracowania innych resortów (jednostkowe)	B5		P
		032			Plany i sprawozdania wieloletnie
			0320		Ministerstwa	A		E
			0321		Organów kolegialnych i jednoosobowych	A	m.in. sprawozdania komisji, rzeczników	E
			0322		Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych	A		E
			0323		Zbiorcze resortu	A		E
		033			Plany i sprawozdania roczne
			0330		Ministerstwa	A		E
			0331		Organów kolegialnych i jednoosobowych	A	m.in. sprawozdania komisji, rzeczników	E
			0332		Komórek organizacyjnych Ministerstwa	A		E
			0333		Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych	A		E
			0334		Zbiorcze resortu	A		E
		034			Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji
			0340		Komórek organizacyjnych Ministerstwa	BE10	Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne	E
			0341		Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych	BE5	Jak w klasie 0340	E
			0342		Zbiorcze resortu	BE10	Jak w klasie 0340	E
			0343		Programy antykorupcyjne w ramach środków przejściowych	A	Wszystkich resortów	E
		035			Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
			0350		Plany pracy	B5		P
			0351		Sprawozdania z działalności	A	Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.)-kategoria B	E
		036			Statystyka
			0360		Źródłowe materiały statystyczne	BE5	Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowych	Z
			0361		Statystyczne opracowanie cząstkowe	B5	Opracowanie MSW	Z
			0362		Statystyczne opracowanie końcowe	BE20	Własne i zbiorcze	Z
			0363		Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego	Bc		Z
		037			Analizy (kompleksowe i problemowe)
			0370		Własne	A		E
			0371		Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych	B10	Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0372		Zbiorcze	B20		P
			0373		Materiały pomocnicze (robocze)	B10		P
		038			Analizy wycinkowe
			0380		Własne	A	Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe- kategoria Bc	E
	04				INFORMATYKA/ INFORMATYZACJA
		040			Projektowanie i programowanie
			0400		Założenia projektowo-programowe	A	Opracowania i akty wykonawcze	E
			0401		Dokumentacja systemów informatycznych	A		E
			0402		Wdrażanie systemów informatycznych	A	Protokoły, oceny	E
			0403		System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok w MSW	B5	Korespondencja	P
		042			Przyznawanie środków finansowych na sfinansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznej
			0420		Rejestr wniosków o finansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznej	A		E
			0421		Wnioski o finansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznej	B10		P
		043			Koordynacja działalności resortowych sieciteleinformatycznych iinformatycznych	B5	Dokumentacja, koordynowania, korespondencja	Z
			0430		Zbiór "PESEL"	B5		Z
			0431		Terenowe banki danych	B5		Z
			0432		Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych	B5		Z
			0433		Sieć teletransmisyjna zbiory TESTA II	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	Z
			0434		Sieć teleinformatyczna dla systemu ewidencji pojazdów i kierowców WAN CEPiK	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	Z
			0435		Podsieci informatyczne, teletransmisyjne, komutacyjne służb resortu spraw wewnętrznych	B5	Łączność telefoniczna, telefoniczna łączność rządowa, SDH	Z
			0436		Rozległa sieć transmisji danych PESEL-NET	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	z
		044			Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych		Standardy, zalecenia
			0440		Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania Państwa	A	Akty normatywne, Decyzje Ministra SW, dokumentacja bezpieczeństwa, oceny, opinie, raporty	E
				04400	Notatki z kontroli niejawnych systemów teleinformatycznych prowadzonych przez Inspektorów Bezpieczeństwa Teleinformatycznego. Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w MSW	A	Wyłącznie notatki oraz wnioski dotyczące niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w MSW	E
			0441		Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania Państwa	A	Jak w klasie 0440	E
			0442		Certyfikaty systemów, urządzeń i narzędzi teleinformatycznych	A	Dokumentacja oraz decyzje ABW lub SKW	E
			0443		Kontrola systemów teleinformatycznych	BE5		P
			0444		Egzaminy kwalifikacyjne	BE5		P
			0445		Zabezpieczenie kryptograficzne systemów teleinformatycznych	A	Certyfikaty, decyzje ABW lub SKW. Kody i hasła do systemów teleinformatycznych - kat. Bc	E
		045			Standardy informatyczne w administracji publicznej	A	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0450		Standardy oprogramowania podstawowego	A		E
			0451		Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych	A		E
			0452		Standardy sprzętu komputerowego	A		E
			0453		Inne standardy	A		E
			0454		Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludności	B5		Z
			0455		Współpraca z autorami systemów ewidencji ludności	B5		Z
			0456		Dokumenty certyfikacyjne	B10		Z
		046			Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej
			0460		Założenia i rozwiązania projektowo-programowe	A	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0461		Programy rozwoju informatyki	A		E
			0462		Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznych	A	Projekty, opinie, korespondencja	E
			0463		Krajowy System Informatyczny	A		E
			0464		System Informacji Schengen (SIS)	A	Narodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENE	E
			0465		Sieć Teleinformatyczna Administracji Publicznej (STAP)	A		E
			0466		Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej e PUAP	A		E
			0467		Krajowa Ewidencja Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych	A		E
			0468		Współdziałanie systemów informatycznych w województwach	A	Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja	E
			0469		System Informatyczny CEPiK	A	Projekty, opinie, korespondencja (dokumenty dotyczące Centralnej Ewidencji Pojazdów Służbowych)	E
		047			Europejska Inicjatywa Obywatelska
			0470		Deklaracje poparcia dla inicjatywy obywatelskiej	Bc		Z
			0471		Certyfikaty	B5	Certyfikaty potwierdzające liczbę ważnych deklaracji poparcia zebranych dla Polski oraz certyfikaty potwierdzające zgodność systemu zbierania deklaracji on - linę z obowiązującymi przepisami dotyczącymi inicjatywy obywatelskiej	E
		048			Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń organów administracji państwowej
			0481		Obsługa zapytań do systemu Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL)	B2		Z
				04810	Wnioski o udostępnienie danych z logów aktywności użytkowników w systemie PESEL
			0482		Obsługa zapytań do systemu Ogólnokrajowej Ewidencji Wydanych i Utraconych Dowodów Osobistych (OEWiUDO)	B2		Z
			0483		Obsługa zapytań do systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)	Bc		z
				04830	Wnioski o udostępnianie danych z logów aktywności użytkowników w systemie CEPiK
			0484		Obsługa zapytań do systemu Centralnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Paszportów (CEWiUP)	B2		Z
			0485		Obsługa międzynarodowej wymiany informacji o pojazdach i kierowcach	B2	Międzynarodowa wymiana informacji o zarejestrowanych pojazdach i ich właścicielach/posiadaczach oraz o osobach posiadających uprawnienia do kierowania pojazdami	Z
			0486		Obsługa wyjaśniania niezgodności i anomalii systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)	B2	Korespondencja z podmiotami, które zasilają ewidencje CEPiK w celu ustalenia stanu faktycznego wyjaśnianej niezgodności lub anomalii	Z
			0487		Rozbieżności w danych zgromadzonych w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK)	Bc	Korespondencja wyjaśniająca	P
			0488		Obsługa świadectw kwalifikacji zawodowej	Bc		P
		049			Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatyki		Dla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)
			0490		Założenia, specyfikacje	A		E
			0491		Podstawy prawne	A	Ustawy, normy	E
			0492		Dokumentacja ekonomiczna	A	Opracowania, oszacowania	Z
			0493		Dokumentacja techniczna	A	Projekty, plany, harmonogramy	Z
			0494		Obsługa techniczna	B3	Korespondencja	P
			0495		Bank danych - udostępnianie danych	A	Wnioski o udostępnianie danych, dokumenty i książki ewidencyjne	E
			0496		Wydruki komputerowe	BE10	Do kategorii A kwalifikuje się tylko wyniki badań	Z
			0497		Materiały pomocnicze	B5		Z
			0498		Opracowania problemowe	A	Dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę	E
			0499		Materiały robocze	Bc		Z
	05				SKARGI I WNIOSKI
		050			Przepisy prawne dotyczące skarg i wniosków	A		E
		051			Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio	A	W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%	E
			0510		Skargi i wnioski pozostawione bez rozpatrzenia	B3		Z
			0511		Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg osób posiadających status "świadka koronnego" załatwione bezpośrednio	B3		Z
			0512		Skargi i wnioski w sprawach o nabycie, potwierdzenie i utratę obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		052			Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	B3		Z
			0520		Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg osób posiadających status "świadka koronnego" przekazane do załatwienia według właściwości	B3		Z
		053			Anonimy	BE5		Z
		054			Analizy skarg i wniosków	A		E
		055			Rejestry skarg, wniosków i anonimów	A		E
	06				WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
		060			Polityka wydawnicza	A	Plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki	E
		061			Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)	A	Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczy	E
			0610		Wydawnictwa wytwarzane w resorcie przesyłane do wykorzystania lub wiadomości	B5	Obejmuje biuletyny, informatory, monografie, wydawnictwa specjalistyczne dot. różnych rodzajów działalności prowadzonej przez resort i inne	Z
		062			Biuletyn Informacji Publicznej	A		Z
		063			Rozpowszechnianie wydawnictw	B10		Z
		064			Ewidencja wydawnictw MSW	A		E
		065			Wydawnictwa zewnętrzne	B5		Z
		066			Informacje w środkach masowego przekazu
			0660		Informacje własne dla prasy, radia i telewizji	A	Informacje, sprostowania, oświadczenia itp.	E
			0661		Zewnętrzne informacje o działalności MSW	A	Między innymi wycinki prasowe	E
			0662		Zewnętrzne informacje o działalności resortu	BE5	Jak w klasie 0661	P
			0663		Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami MSW	A		E
			0664		Odpowiedzi na krytykę prasową	A		E
			0665		Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego MSW	A		E
			0666		Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznych	A		E
			0667		Sprawy związane z realizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej	A		Z
			0668		Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędów	BE5	Obejmuje także współpracę z Centrum Informacyjnym Rządu	Z
			0669		Konferencje prasowe Ministra i wystąpienia Kierownictwa	BE5		Z
		067			Prace naukowo-badawcze
			0670		Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)	A	Wytyczne	E
			0671		Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji	A		E
			0672		Programy badawcze	A		E
			0673		Prace naukowo-badawcze	A	Własne opracowania lub na zlecenia MSW	E
			0674		Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania	B5		Z
			0675		Działalność statutowa szkół wyższych i instytutów badawczych	B5		Z
			0676		Inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych	B5		Z
			0677		Badania własne szkół wyższych	B5		Z
	07				WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
		070			Z Kancelarią Prezydenta	A		E
		071			Z Sejmem RP
			0710		Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RP	Bc	Wydruki komputerowe	Z
			0711		Druki i uchwały sejmowe	Bc	Informator Sejmowy i inne Do kat. A kwalifikują się uchwały niepublikowane dot. MSW i resortu	Z
			0712		Wystąpienia Posłów do Parlamentu Europejskiego	A		E
			0713		Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie MSW	A		E
			0714		Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie MSW	A		E
			0715		Interwencje poselskie	A		E
			0716		Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych lub obronnych i odpowiedzi na nie MSW	A		E
			0717		Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowych	BE5		E
			0718		Dezyderaty komisji sejmowych	A		E
			0719		Wystąpienia poselskie przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Z
		072			Z Senatem RP
			0720		Stenogramy z posiedzeń Senatu RP	Bc	Wydruki komputerowe	Z
			0721		Uchwały Senatu RP	Bc	Do kat. A kwalifikują się oryginały uchwał dotyczących spraw wewnętrznych i obronności	Z
			0722		Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortu	A	Jak w klasie 0721	E
			0723		Opracowania i informacje MSW i resortu dla Senatu RP i jego komisji	A		E
			0724		Oświadczenia senatorów dotyczące MSW i resortu	A		E
			0725		Wystąpienia senatorskie przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Z
		073			Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komitetami RM
			0730		Protokoły posiedzeń, uchwały, zarządzenia Rady Ministrów i protokoły posiedzeń Komitetów RM	BE20	Do kat. A kwalifikuje się opracowania dotyczące MSW, resortu i obronności, pozostałe kat. B20	E
			0731		Karty informacyjne zadań przewidziane dla Ministra Spraw Wewnętrznych zgodnie z protokołami ustaleń Rady Ministrów	A	Korespondencja, pisma przekazujące, informacje porządkowe, uzupełniające itp.	E
			0732		Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady Ministrów	A		E
			0733		Dokumenty, opracowania i informacje procesowane w ramach uzgodnień międzyresortowych, prac Komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów	BE20		E
			0734		Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady Ministrów	Bc		Z
			0735		Opracowania i informacje innych resortów dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą MSW	BE5		P
			0736		Opracowania i informacje innych resortów i organów Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, które nie dotyczą MSW	Bc		Z
		074			Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i urzędami centralnymi
			0740		Z Najwyższą Izbą Kontroli	BE5		P
			0741		Z Ministerstwem Obrony Narodowej, Służbą Wywiadu Wojskowego i Służbą Kontrwywiadu Wojskowego	BE5		Z
			0742		Z Ministerstwem Spraw Zagranicznych	BE5		Z
			0743		Z Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji	BE5		Z
			0744		Z Ministerstwem Sprawiedliwości i prokuraturą	BE5		Z
			0745		Z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym	BE5		Z
			0746		Z Sądem Najwyższym	BE5		Z
			0747		Z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją Wywiadu	BE5		Z
			0748		Z innymi organami	BE5		Z
			0749		Z Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju	BE5	Korespondencja, w tym IŻ PO KL (interpelacje, wyjaśnienia, przedkładanie zapytań celem wykładni, zgłaszanie uwag, opinie w sprawie dokumentów IŻ PO KL, audyty zgodności, spotkania w MIiR, zatwierdzanie i aktualizacja dokumentów (instrukcje wykonawcze MSW, Porozumienie Instytucjonalne, Wkład do Rocznego Planu Działania dla Priorytetu V, Wkład do Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli), procedura odwoławcza w PO KL	Z
		075			Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych
			0750		Komendantem Głównym Policji	BE5		Z
			0751		Komendantem Głównym Straży Granicznej	BE5		Z
			0752		Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej	BE5		Z
			0753		Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców	BE5		Z
			0754		Dyrektorem Zakładu Emerytalno Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych	BE5		P
			0755		Krajowym Centrum Informacji Kryminalnej	BE5		P
			0756		Komendantami Wojewódzkimi (Stołecznym) Policji	BE5		Z
			0757		Komendantami Oddziałów Straży Granicznej	BE5		P
			0758		Szefem Obrony Cywilnej Kraju	BE5		Z
		076			Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi Spraw Wewnętrznych
			0760		Biurem Ochrony Rządu	BE5		P
			0761		Centralnymi Ośrodkami Naukowo-Badawczymi	BE5		P
			0762		Wyższą Szkołą Policji w Szczytnie	BE5		P
			0763		Szkołą Główną Służby Pożarniczej	BE5		P
			0764		Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej MSW	BE5		P
			0765		Państwową Inspekcją Sanitarną MSW	BE5		P
			0766		Centrum Personalizacji Dokumentów MSW	BE5		P
			0767		Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSW	BE5		P
			0768		Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych ds. związków zawodowych	BE5		P
			0769		Centralnym Ośrodkiem Informatyki	BE5		P
		077			Współpraca z organami administracji	BE5	Obejmuje sprawy ogólne, nie mieszczące się w klasie 7	P
			0770		Z organami administracji rządowej w województwie	BE5	jak w klasie 077	P
			0771		Z organami samorządu terytorialnego	BE5	jak w klasie 077	P
		078			Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymi	BE5	Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się odrębne teczki	P
			0780		Wnioski organizacji społecznych o dofinansowanie działalności	BE5		P
			0781		Wnioski o objęcie działalności patronatem Ministra Spraw Wewnętrznych	B2	Dotyczy wniosków, które nie zawierają prośby o dofinansowanie działalności	P
			0782		Współpraca z przedsiębiorcami państwowymi	B5		P
			0783		Współpraca z przedsiębiorcami prywatnymi	B5		P
		079			Współpraca z organami ochrony praw obywatelskich
			0790		Rzecznik Praw Obywatelskich	A		E
			0791		Rzecznik Praw Dziecka	A		E
	08				WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ		Nie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
		080			Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej	A	Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kat. B5	E
		081			Unia Europejska
			0810		UE - kwestie przekrojowe
			0811		Koordynacja międzyinstytucjonalna	A		E
			0812		Współpraca policyjna	A		E
			0813		Migracje	A		E
			0814		Terroryzm	A		E
			0815		Ochrona ludności	A		E
			0816		Schengen i granice zewnętrzne UE	A		E
			0817		Ochrona danych osobowych	A		E
			0818		Zewnętrzny wymiar JHA	A		E
			0819		Opinie wstępne o zgodności z prawem UE	A		E
		082			Fundusze europejskie
			0820		Międzyresortowy Zespół do spraw Funduszu Schengen, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotu Imigrantów	A		E
			0821		Rezerwy celowe	A		E
			0822		Pozostałe fundusze	A		E
			0823		Fundusze dla obszaru spraw wewnętrznych	A	(dot. Fundusz Granic Zewnętrznych, Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów, Fundusz Azylu i Migracji, Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego)	E
			0824		Szwajcarsko-Polski Program Współpracy	A		E
			0825		Norweski Mechanizm Finansowy	A		E
		083			Współpraca dwustronna - państwa europejskie
			0830		Państwa Beneluksu	A		E
			0831		Państwa Bałkańskie	A		E
			0832		Wielka Brytania i Irlandia	A		E
			0833		Państwa Skandynawskie	A		E
			0834		Państwa Europy Środkowej	A		E
			0835		Państwa Europy Wschodniej	A		E
			0836		Państwa bałtyckie	A		E
			0837		Państwa Kaukazu	A		E
			0838		Państwa Europy Południowej	A		E
			0839		Państwa Europy Zachodniej	A		E
		084			Współpraca dwustronna - państwa pozaeuropejskie
			0840		USA, Kanada	A		E
			0841		Ameryka Łacińska	A		E
			0842		Afryka	A		E
			0843		Bliski Wschód	A		E
			0844		Afganistan	A		E
			0845		Azja	A		E
			0846		Australia, Nowa Zelandia	A		E
		085			Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
			0850		Państwa Bałtyckie - wymiar transgraniczny	A		E
			0851		Państwa Europy Wschodniej - wymiar transgraniczny	A		E
			0852		Państwa Europy Zachodniej - wymiar transgraniczny	A		E
			0853		Państwa Europy Południowej - wymiar transgraniczny	A		E
			0854		Współpraca regionów w wymiarze europejskim	A		E
		086			Współpraca międzynarodowa - kwestie horyzontalne
			0860		Migracje	A		E
			0861		Oficerowie łącznikowi	A		E
			0863		Misje zagraniczne	A		E
			0864		Polityka rozwojowa	A		E
			0865		Pozostałe kwestie horyzontalne	A		E
		087			Współpraca wielostronna
			0870		G6	A		E
			0871		FORUM SALZBURG	A		E
			0872		RADA PAŃSTW MORZA BAŁTYCKIEGO	A		E
			0873		Ministerialne Forum Państw Schengen z zewnętrzną granicą lądową	A		E
			0874		V4 - Grupa Wyszehradzka	A		E
			0875		OBWE (Organizacja Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie), NATO, ONZ	A		E
			0876		INTERPOL	A		E
			0877		INICJATYWA ŚRODKOWOEUROPEJSKA	A		E
			0878		PARTNERSTWO WSCHODNIE	A		E
			0879		Pozostałe organizacje wielostronne	A		E
		088			Granica
			0880		Lądowa granica zewnętrzna	A		E
			0881		Lądowa granica wewnętrzna	A		E
			0882		Lotnicze przejścia graniczne	A		E
			0883		Granica morska	A		E
			0884		Zespół ds. Zagospodarowania Granicy	A		E
			0885		Programy zagospodarowania granicy	A		E
	09				KONTROLA
		090			Zasady i tryb przeprowadzania kontroli	A		E
		091			Kontrole kompleksowe. problemowe, doraźne lub sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych	A	Programy kontroli, protokoły, sprawozdania, wyjaśnienia i oświadczenia, analizy przedkontrolne, informacje o wynikach kontroli, wnioski i zalecenia pokontrolne oraz informacje o ich realizacji, upoważnienia do kontroli; akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce	E
		092			Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające centralnych organów administracji rządowej nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych	A	Jak w klasie 091	E
		093			Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne i sprawdzające innych organów i jednostek organizacyjnych podległych, nadzorowanych lub będących we właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych	A	Jak w klasie 091	E
		094			Kontrole kompleksowe. problemowe, doraźne i sprawdzające organów administracji rządowej w województwie	A	Jak w klasie 091	E
		095			Kontrole dotacji udzielonych jednostkom samorządu terytorialnego oraz jednostkom niezliczonym do sektora finansów publicznych, w tym stowarzyszeniom i fundacjom	A	jak w klasie 091	E
		096			Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych	A	Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroli	E
		097			Książki kontroli	B10		Z
		098			Postępowania wyjaśniające	A	Plany, czynności, wyjaśnienia i oświadczenia, notatki służbowe oraz sprawozdania	E
			0980		Czynności sprawdzająco - wyjaśniające	A		E
		099			Obsługa organizacyjno-techniczna kontroli	B3	m.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umów	Z
1					KADRY
	10				OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
		100			Przepisy zewnętrzne	B20	Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i inne	P
		101			Przepisy własne	A	Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników	E
		102			Ochrona danych osobowych	B20	Prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa	E
	11				ZATRUDNIENIE
		110			Limity zatrudnienia	B5		Z
		111			Nabór pracowników i ich zwalnianie
			1110		Nabór pracowników na wolne stanowiska w służbie cywilnej	B3	Bc- korespondencja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach, oferty kandydatów nie wymienionych w protokole naboru, korespondencja dotycząca przeniesienia nieprzekazana do akt osobowych, korespondencja - odpowiedzi dotyczące sposobu przeprowadzania naboru do korpusu s.c., korespondencja dotycząca ogłoszeń o pracy w instytucjach UE i międzynarodowych, korespondencja dotycząca zatrudnienia absolwentów KSAP. Oferty kandydatów przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120)	P
				11100	Selekcja kandydatów	Bc		P
			1111		Powoływanie i odwoływanie dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B50		Z
			1112		Zatrudnianie zastępców dyrektorów i głównych księgowych Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B50		Z
			1113		Konkursy na niektóre stanowiska kierownicze w Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej MSW	B5		Z
			1114		Ustalanie i powoływanie Rad Społecznych działających przy Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej MSW	B5		Z
			1115		Desygnowanie kandydatów na stanowiska ds. służb mundurowych w Narodowym Funduszu Zdrowia	B5		Z
			1116		Sprawy pracowników MSW	B5	Kadra kierownicza, członkowie korpusu służby cywilnej, pozostali pracownicy. Problematyka mobbingu i równego traktowania w zatrudnieniu.	Z
				11160	Oświadczenia lustracyjne lub oświadczenia o złożeniu oświadczenia lustracyjnego składane w MSW w toku naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej MSW	B5		Z
				11161	Dokumentacja dotycząca postępowań w sprawach mobbingu i dyskryminacji pracowników	B5		Z
			1117		Sprawy kadry kierowniczej jednostek podległych	B5		Z
			1118		Sprawy funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, PSP, BOR pełniących służbę w MSW	B5		Z
			1119		Sprawy żołnierzy zawodowych pełniących służbę w MSW	B5		Z
		112			Staże i praktyki zawodowe	B5		Z
		113			Etaty	A		E
			1130		MSW	B5	Korespondencja	Z
			1131		Jednostek podległych lub nadzorowanych	A	Okresowe meldunki i analizy	E
			1132		Opisy i wartościowanie stanowisk pracy	B3	Opisy stanowisk pracy, dokumenty dotyczące wartościowania - kat. B3, Korespondencja dotycząca przekazywania opisów stanowisk pracy - kat. Bc	E
			1133		Sprawozdania roczne dyrektora generalnego dla Szefa Służby Cywilnej z realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnej	B5	Sprawozdania, korespondencja, zestawienia, tabele	P
			1134		Sprawozdania roczne dyrektora generalnego urzędu dla Szefa Służby Cywilnej z realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnej	B5	Korespondencja, zestawienia, tabele	P
		114			Kwalifikacja pracowników	A		E
			1140		Równouprawnienie	B5	Przepisy w sprawie równouprawnienia, wytyczne, materiały konferencyjne, wykazy, zestawienia, korespondencja	Z
		115			Prace zlecone	B10	Umowy, zezwolenia itp.	P
			1150		Ze składką na ZUS	B50		E
			1151		Bez składki na ZUS	B5		P
	12				SPRAWY OSOBOWE
		120			Akta osobowe pracowników	BE50	Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie 0 pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i dyplomy, umowę 0 pracę, zakres czynności, zaświadczenia 0 odznaczeniach, nagrodach, awansach	E
			1200		Świadectwa rekompensacyjne	BE5	Spisy - uaktualnianie (dopisywanie, usunięcia) wydawanie zaświadczeń 0 rekompensatach	P
			1201		Świadectwa pracy	BE5	Duplikaty świadectw pracy, korespondencja	P
			1202		Sprawdzenia kandydatów do pracy	BE5		P
			1203		Sprawy osobowe komórki organizacyjnej MSW	B2	Obejmuje sprawy dot. awansowania, wynagrodzeń, nagród oraz oceny pracowników, a także sprawy związane ze szkoleniami, kształceniem, urlopami i inne sprawy pracowników danej komórki organizacyjnej kierowane przez Dyrektora komórki do Dyrektora Generalnego lub do komórki właściwej w sprawach kadrowych	Z
			1204		Akta osobowe dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	BE50		E
		121			Oświadczenia majątkowe pracowników	BE10		Z
		122			Ewidencja osobowa, legitymacje służbowe pracowników
			1220		Kartoteka osobowa, rejestr wydanych legitymacji	A	Legitymacje, które utraciły ważność - Bc	E
			1221		Legitymacje weteranów-funkcjonariuszy oraz weteranów poszkodowanych-funkcjonariuszy	BE10	Rejestr wydanych dokumentów	Z
			1222		Dokumenty potwierdzające uprawnienia przysługujące weteranom poszkodowanym-funkcjonariuszom	BE10		Z
		123			Kadra kierownicza MSW	A	Komunikaty o zmianach personalnych	Z
		124			Awanse	B5	Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120)	Z
			1240		Mianowania funkcjonariuszy Policji na kolejne stopnie służbowe	BE5		Z
			1241		Mianowania oficerów Straży Granicznej na kolejne stopnie służbowe	BE5		Z
			1242		Mianowania na kolejne stopnie służbowe oficerów Państwowej Straży Pożarnej, na pierwszy stopień służbowy aspiranta PSP	BE5		Z
			1243		Mianowania na kolejne stopnie służbowe funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu, weryfikacja stopni oficerów BOR	BE5		Z
			1244		Mianowania na stopnie generalskie funkcjonariuszy służb podległych MSW	BE5		Z
			1245		Mianowania na pierwsze stopnie oficerskie funkcjonariuszy służb podległych MSW	BE5		Z
		125			Odznaczenia
			1250		Ordery i odznaczenia państwowe	B5	Kopie wniosków dotyczących odznaczeń wręczanych przez Ministra, odpisy postanowień, korespondencja	Z
			1251		Medale i odznaki nadawane przez Ministra MSW	A	Wnioski, decyzje, postanowienia Ministra	E
			1252		Inne medale i odznaki	B5		Z
		126			Nagrody, dodatki osłonowe	B5	Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienne	Z
		127			Decyzje wynikające z ustawowych uprawnień Ministra Spraw Wewnętrznych i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach kadr dotyczących funkcjonariuszy podległych służb i żołnierzy zawodowych	A		E
			1270		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy Policji	BE5		Z
			1271		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy Straży Granicznej	BE5		Z
			1272		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy PSP	BE5		Z
			1273		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. funkcjonariuszy BOR	BE5		Z
			1274		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra SW dot. żołnierzy zawodowych	BE5		Z
			1275		Sprawy weteranów	BE10		Z
		128			Oceny pracowników, urzędników	Bc	Bc - korespondencja Arkusze ocen pracowników oraz korespondencję dotyczącą sprzeciwów od oceny okresowej odkłada się do akt osobowych (klasa 120)	Z
	13				BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
		131			Podstawowe zasady
			1310		Przepisy i zasady BHP	A	Doradztwo w zakresie BHP, udział w opracowywaniu projektów modernizacji, remontów, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów, instrukcji dot. BHP	P
			1311		Szkolenia z dziedziny bhp	B5	Sprawy dot. szkoleń wstępnych, okresowych i innych związanych z zakresem bhp	P
		132			Wypadki i choroby zawodowe
			1320		Wypadki przy pracy	BE10	Dokumentacja powypadkowa tym protokoły, wyjaśnienia, notatki, analizy, pisma zewnętrzne (ZUS, PZU, GUS, itp.)	P
			1321		Inne wypadki	B10	Karty wypadków w drodze do pracy lub z pracy, zdarzenia potencjalnie wypadkowe	P
			1322		Choroby zawodowe	BE10	Dokumentacja medyczna, itp.	P
		133			Nadzór Ministra Spraw Wewnętrznych nad BHP w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra SW	A	Analiza stanu BHP w resorcie spraw wewnętrznych	E
		134			Badania profilaktyczne pracowników	B5	Skierowania pracowników na badania, monitorowanie zleceń lekarskich, refundacje okularów korekcyjnych	Z
		135			Kontrole
			1350		Kontrole zewnętrzne	BE10	Kontrole PIS, PIP i inne	P
			1351		Kontrole służby bhp MSW	BE10	Kontrole służby bhp MSW dot. warunków pracy, analizy stanu bhp, sprawozdania, notatki	P
			1352		Komisja bhp MSW	BE5	Prace komisji bhp MSW (protokoły, notatki z kontroli), współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz związkami zawodowymi	P
	14				SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
		140			Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
			1400		Własne opracowania	A	Plany, założenia programowe, programy, formy i metody	E
			1401		Zewnętrzne opracowania	B5		E
		141			Rekrutacja uczestników	B2		Z
			1410		Praktyki zawodowe dla studentów i wolontariat	Bc	Korespondencja, umowy, porozumienia	Z
			1411		Staże absolwenckie	Bc	Korespondencja, porozumienia	Z
			1412		Staże absolwenckie z wymaganym przez urzędy pracy dłuższym okresem przechowywania dokumentacji	B12	Korespondencja, umowy	Z
		142			Realizacja szkoleń
			1423		Szkolenia specjalizacyjne pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	BE20	Dokumentacja postępowań specjalizacyjnych i dyplomów specjalizacyjnych lekarzy	E
			1424		Szkolenia zawodowe pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	BE5	Umowy, rozliczenia	E
			1425		Kwestionariusze potrzeb szkoleniowych	Bc		Z
			1426		Arkusze Indywidualnej Potrzeby Szkolenia (AIOS)	Bc		Z
		143			Dzienniki zajęć	B10		P
		144			Szkolnictwo resortowe
			1440		Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwa	A	Przepisy MSW - kat. A. Przepisy zewnętrzne - kat. B5	E
			1441		Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacji	A		E
			1442		Programy studiów	A	Dalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczania	E
			1443		Podręczniki	A	Własne. Zewnętrzne - kat. B5	E
			1444		Pomoce naukowe i dydaktyczne	A	Jak w klasie 1442	E
			1445		Obiekty do ćwiczeń	A	Wykazy	E
			1446		Kadra naukowo-dydaktyczna	A	Analizy, oceny	E
			1447		Rekrutacja słuchaczy	A	Jak w klasie 1442	E
			1448		Realizacja programu nauczania	A	Jak w klasie 1442	E
			1449		Legalizacja dokumentów szkół wyższych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą	B20		P
		145			Koordynacja działalności szkół resortowych		Regulaminy, plany, sprawozdania, protokoły z kontroli itp.
			1450		Wyższej Szkoły Policji	A		E
			1451		Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A		E
			1452		Innych szkół	A		E
		146			Seminaria szkoleniowe dostosowujące Polskę do Unii Europejskiej	A		E
			1460		Kierowanie pracowników za granicę w celach szkoleniowych	B5	Korespondencja, programy, formularze itp.	P
		147			Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w Polsce	A		P
		148			Organizacja szkoleń
			1480		Służba przygotowawcza	B5	Korespondencja, programy, umowy itp.	P
			1481		Szkolenia specjalistyczne	B5	Korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.	P
			1482		Szkolenia powszechne	B5	Korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.	P
			1483		Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego (IPRZ)	B5	Korespondencja, programy, formularze, itp.	P
			1484		Aplikacja legislacyjna	B5	Korespondencja, umowy	P
			1485		Studia i inne formy kształcenia i doskonalenia zawodowego	B5	Korespondencja, umowy, wykazy, itp.	P
			1486		Kursy obronne osób z administracji rządowej i samorządowej	B10	Korespondencja, wykazy, itp.	P
			1487		Krajowa Szkoła Administracji Publicznej	B5	Korespondencja, programy, formularze, itp.	P
			1488		Szkolenia językowe	B5	Korespondencja, wykazy itp.	P
			1489		Szkolenia centralne	B5	Korespondencja, programy, formularze, itp.	P
	15				METODY PRACY
		150			Podstawowe zasady	A	Ustalenia MSW dotyczące m. in. harmonogramu pracy - kat. B5. Opracowania zewnętrzne, korespondencja, programy, formularze, umowy, itp.	E
		151			Racjonalizacja pracy	B10		P
	16				DYSCYPLINA PRACY, KARY PORZĄDKOWE I DYSCYPLINARNE
		160			Dokumentacja obecności w pracy	Bc	Listy obecności, książki wyjść w godzinach służbowych	Z
		161			Absencja	B5	Zwolnienia lekarskie	Z
		162			Urlopy pracownicze	B2	Karty urlopowe Wnioski urlopowe - kat. Bc	Z
			1620		Urlopy i dni wolne od świadczenia przedmiotu umowy zlecenia na zarządzanie dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B3		Z
		163			Delegacje służbowe	B3		Z
		164			Rzecznik Dyscyplinarny
			1640		Organizacja postępowań wyjaśniających	A	Normatywy, przepisy, wytyczne, regulamin, powołanie, odwołanie	E
			1641		Upomnienia na piśmie - sprzeciwy	B5	Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej (wnioski, postanowienia, sprzeciwy)	Z
			1642		Postępowanie rzecznika dyscyplinarnego	B5	Akta spraw prowadzonych przez rzecznika (zawiadomienia, pisma procesowe, sprawozdania, postanowienia)	Z
		165			Komisje Dyscyplinarne
			1650		Postępowanie komisji dyscyplinarnej	B5	Akta spraw prowadzonych przez komisję (zarządzenia, zawiadomienia, postanowienia, wezwania, orzeczenia)	P
			1651		Obsługa organizacyjno-techniczna	B2	Korespondencja operatywna	P
		166			Kary
			1660		Kary udzielane dyrektorom Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B5	Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (jak w klasie 120)	Z
			1661		Upomnienia na piśmie	Bc	Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej	Z
			1662		Zacieranie nałożonych kar	B5		Z
			1663		Zawieszanie pracowników w czynnościach	B5		z
	17				SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
		170			Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych	BE10	Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie Dotyczy także korpusu służby cywilnej	E
		171			Pożyczki mieszkaniowe	B5	Wnioski, umowy	P
			1710		Inne sprawy związane z pożyczkami mieszkaniowymi	B5		P
		172			Działalność rekreacyjno-sportowa i kulturalna	B5	Korespondencja, oferty itp.	Z
		173			Pomoc rzeczowa dla pracowników	B3		P
		174			Pomoc finansowa
			1740		Zapomogi losowe	B3	Wnioski, decyzje o przyznaniu	P
			1741		Zapomogi bezzwrotne	B3	Jak w klasie 1740	P
			1742		Dofinansowanie do wypoczynku	B3	Wnioski pracowników	P
			1743		Świadczenia pieniężne	B3		P
	18				EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
		180			Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe	B5	Przepisy ZUS i PZU	Z
		181			Ubezpieczenia społeczne	B5		Z
		182			Legitymacje ubezpieczeniowe	B5	Rejestry	P
		183			Zasiłki	B5	Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych i pogrzebowych	P
		184			Emerytury i renty	B5	Wnioski	Z
			1840		Ewidencja emerytów i rencistów	B10		P
			1841		Wnioski o emerytury i renty	B3		P
			1842		Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne	B3		P
			1843		Dodatki do emerytur	B3		P
		185			Ubezpieczenia zbiorowe w PZU	B10	Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważności	P
	19				OPIEKA ZDROWOTNA
		190			Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeń	A		E
		191			Świadczenia zdrowotne
			1910		Udzielane na podstawie ustawy o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe	BE5		P
			1911		Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiej	BE5		P
			1912		Udzielane w ramach kontaktów z Narodowym Funduszem Zdrowia	BE5		P
			1913		Jakość świadczeń zdrowotnych	A	Analizy, oceny	E
			1914		Udzielane przez podmioty zewnętrzne w ramach umów	BE5		P
			1915		Udzielane innym osobom	BE5	Np. osobom bezdomnym, bezimiennym	P
		192			Gospodarka aktywami trwałymi, lekami oraz krwią	B10		P
			1920		Gospodarka aparaturą i sprzętem medycznym	B10		P
			1921		Gospodarka innym sprzętem	B10		P
			1922		Gospodarka lekami	B10		P
			1923		Gospodarka krwią	B10		P
		193			Inspekcja sanitarna
			1930		Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnej	A		E
			1931		Higiena środowiska	B10		P
			1932		Higiena pracy w zakładach pracy	B10		P
			1933		Higiena radiacyjna	B10		P
			1934		Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia	B10		P
			1935		Oświata zdrowotna, promocja zdrowia, nadzór nad ośrodkami rekreacji i wypoczynku	B10		P
			1936		Nadzór nad warunkami higieniczno-sanitarnymi zakładów opieki zdrowotnej, zapobieganie powstawaniu chorób zakaźnych, szczepienia ochronne, zdarzenia epidemiologiczne	B10		P
			1937		Arkusze informacyjne obiektów podlegających nadzorowi sanitarnemu	B10		P
			1938		Nadzór zapobiegawczy			E
			1939		Dokumentacja z innych zagadnień dotyczących realizacji zadań z zakresu nadzoru sanitarnego	B10		P
		194			Medycyna pracy
			1941		Ewidencja osób posiadających uprawnienia do przeprowadzania badań profilaktycznych	B10		Z
			1942		Orzecznictwo Komisji Lekarskich	B50		Z
			1943		Dokumentacja jednostki organizacyjnej (obiektu) będącego w bieżącym nadzorze sanitarnym	B25		Z
			1944		Nadzór nad Poradniami Medycyny Pracy i Poradniami Badań Profilaktycznych	B10		P
			1945		Warunki dopuszczenia do stosowania aparatury i sprzętu medycznego	B10		P
		195			Programy zdrowotne	A	Do kategorii A kwalifikuje się własne opracowania MSW, opracowania zewnętrzne kat. B5	E
			1950		Narodowy Program Zdrowia	A		E
			1951		Program Ochrony Serca	A		E
			1952		Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych	A		E
			1953		Krajowy Program Przeciwdziałania Narkomanii	A		E
			1954		Krajowy Program Zwalczania AIDS i Zapobiegania Zakażeniom HIV	A		E
			1955		Program Ograniczenia Zdrowotnych Następstw Palenia Tytoniu w Polsce	A		E
			1956		Inne programy	A		E
		196			Nadzór sanitarny
			1960		Dokumentacja z realizacji zadań na obszarze województwa	B10		P
			1961		Dokumentacja dotycząca zagrożeń epidemiologicznych, klęsk żywiołowych i innych akcji	B10		P
			1962		Rejestr upoważnień do uzgadniania dokumentacji projektowej	B10		P
			1963		Rejestr wydanych decyzji administracyjnych przez organy Inspekcji Sanitarnej	B10		P
			1964		Rejestr decyzji odwoławczych wydawanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego MSW	B10		P
2					ŚRODKI RZECZOWE
	20				ŚRODKI TRWAŁE
		200			Przepisy własne	A		E
		201			Przepisy zewnętrzne	B5		Z
	21				REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
		210			Ogólne zasady
			2100		Przepisy własne	A		E
			2101		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
			2102		Prawo budowlane	A	Ustawa, akty wykonawcze, interpretacja przepisów techniczno-budowlanych, skutki działania przepisów	E
			2103		Przepisy techniczno-budowlane	A	Przepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektów	E
			2104		Projekty nowelizacji aktów wykonawczych	BE10	Opinie MSW- kat. A	E
		211			Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów	B99	Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu	E
		212			Wykonawstwo inwestycyjne	B10	Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru	P
		213			Zaopatrzenie inwestycyjne	B5		P
		214			Rządowe programy strategiczne
			2140		Program działania na rzecz osób niepełnosprawnych	A		E
			2141		Inne programy	A		E
	22				ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
		220			Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie
			2200		Przepisy własne	A		E
			2201		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
		221			Gospodarka Przestrzenna			E
			2210		Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez jednostki organizacyjne resortu (Policję, Straż Graniczną, Zarząd Zasobów Mieszkaniowych MSW, Biuro Ochrony Rządu, Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej MSW, Ośrodki wypoczynkowe i recepcyjne, Urząd do Spraw Cudzoziemców, inne)	BE25	Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu Dla każdej jednostki organizacyjnej zakłada się odrębną teczkę	E
			2211		Najem, dzierżawa nieruchomości Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	BE25	Jak w klasie 2210	E
			2212		Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu Państwa	A	Ustawa, jej zmiany, interpretacja	E
			2213		Ewidencja nieruchomości	A		E
			2214		Przejmowanie nieruchomości	BE10		E
			2215		Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd	A		E
			2216		Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowych	A	Urzędów centralnych, urzędów wojewódzkich	E
			2217		Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomości	A		E
		222			Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
			2220		Przepisy własne	A		E
			2221		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
			2222		Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnych	B5	Korespondencja	Z
			2223		Wykazy potrzeb mieszkaniowych	A		P
			2224		Zakwaterowanie zwartych oddziałów Policji	A		E
			2225		Obiekty specjalne	B25		E
			2226		Akta mieszkaniowe	A		E
		223			Eksploatacja nieruchomości	B10	Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektach	P
			2230		Obiekty szkolne	B2		Z
			2231		Szpitale i sanatoria	B2		Z
			2232		Ośrodki wczasowe i kolonijne	B2		Z
			2233		Inne obiekty	B2		Z
		224			Podatki i opłaty publiczne	B10		P
		225			Planowanie inwestycji budowlanych resortu spraw wewnętrznych	B10		P
			2250		Przepisy własne	A		P
			2251		Przepisy zewnętrzne	Bc		z
			2252		Dokumenty planistyczne dot. inwestycji budowlanych resortu	B10		E
			2253		Sprawozdawczość w zakresie wykonania i finansowania inwestycji budowlanych resortu	A		E
			2254		Opiniowanie projektów przepisów dot. planowania, realizacji i sprawozdawczości w zakresie inwestycji budowlanych	A		P
			2255		Inne zagadnienia związane pośrednio z planowaniem inwestycji budowlanych	B10		P
	23				GOSPODARKA MATERIAŁOWA
		230			Podstawowe zasady zaopatrzenia
			2300		Przepisy własne	A		E
			2301		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
		231			Zaopatrzenie
			2310		Zapotrzebowanie i zamówienia	B5	Między innymi umowy z dostawcami	Z
			2311		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B25		P
			2312		Rozdzielniki	Bc	Protokoły przyjęć i przekazania	Z
			2313		Gospodarka magazynowa	B5	Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzowe	Z
			2314		Analizy i oceny wyposażenia - okresowe	A		E
			2315		Analizy i oceny wyposażenia - doraźne	B5		Z
			2316		Analiza środków rzeczowych	B10	Kartoteki materiałowe	P
			2317		Rejestry kart wyposażenia osobistego	B5		Z
			2318		Magazynek upominków Ministra	BE5	Obejmuje m. in. rejestry upominków i zlecenia wydania upominku	P
			2319		Zapotrzebowania roczne komórek organizacyjnych MSW	Bc	Obejmuje zapotrzebowania na materiały biurowe, sprzęt biurowy i in.	Z
		232			Eksploatacja maszyn	B5	Między innymi naprawy	Z
		233			Zapasy	B5	Zestawienia, meldunki, wykazy	z
		234			Normalizacja i technika
			2340		Przepisy zewnętrzne	BE10		p
			2341		Przepisy własne	A		E
			2342		Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie spraw wewnętrznych	A		E
			2343		Projekty dokumentów normalizacyjnych	B10	Opinie MSW	P
			2344		Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznych	B5		P
			2345		Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwa	A		E
			2346		Normy obronne	A		E
			2347		Współpraca z Polskim Komitetem Normalizacyjnym	BE10		P
			2348		Udział w pracach Komitetów Technicznych i Grup Roboczych ds. normalizacji	BE10		E
			2349		Pozostała działalność	BE10		P
		235			Ocena zgodności wyrobów
			2350		Przepisy zewnętrzne	BE10		P
			2351		Przepisy własne	A		E
			2352		Współpraca z organami i jednostkami podległymi i podporządkowanymi w zakresie oceny zgodności wyrobów	B5		P
			2353		Nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobem	BE10		P
			2354		Specyfikacje techniczne wyrobów przeznaczonych na potrzeby bezpieczeństwa państwa	A		E
			2355		Pozostałą działalność	B5		P
			2356		Koordynacja działalności instytutów badawczych	BE10	Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji	P
		236			Zabezpieczenie metrologiczne			P
			2360		Przepisy zewnętrzne	BE10		P
			2361		Przepisy własne	A		E
			2362		Resortowa baza danych sprzętu metrologicznego	BE10	Okresowa nowelizacja	P
		237			Zamówienia publiczne
			2370		Przepisy własne	A		E
			2371		Interpretacja przepisów	B5		P
			2372		Rejestry zamówień publicznych	A		E
			2373		Opinie	B5	Opinie dotyczące przeprowadzanych w MSW postępowań o zamówienia publiczne	P
			2374		Dokumentacja zamówień publicznych (z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji programów finansowanych ze środków Unii europejskiej)	B5	Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m. in. z Urzędem Zamówień Publicznych	P
			2375		Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B10		P
			2376		Sprawozdania	BE10	Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroli	Z
			2377		Dokumentacja zamówień publicznych udzielanych w ramach realizacji programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej	B10		P
	24				GOSPODARKA SAMOCHODOWA
		240			Zasady gospodarowania sprzętem samochodowym	B10		P
		241			Eksploatacja własnych środków transportu	B2		Z
		242			Wypadki i uszkodzenia samochodów. Odszkodowania	B10		P
		243			Samochody prywatne używane do celów służbowych	B2	Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów, korespondencja	Z
		244			Kierowcy - ewidencja pracy	B2		Z
		245			Gospodarka paliwowa	B2		Z
	25				LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
		250			Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
			2500		Przepisy zewnętrzne	BE10		E
			2501		Przepisy własne	A		E
			2502		Organizacja	A		E
			2503		Plany, programy, koncesje	A		E
			2504		Zezwolenia na działalność lotniczą	A		E
		251			Operacje i zadania lotnictwa
			2510		Policji	A		E
			2511		Straży Granicznej	A		E
			2512		Ratowniczego	A		E
		252			Sprzęt lotniczy
			2520		Statki powietrzne	B20		E
			2521		Wyposażenie pokładowe	B20		E
			2522		Oferty i analizy techniczne	B10		E
			2523		Eksploatacja sprzętu lotniczego	B20	Certyfikaty, biuletyny	E
			2524		Technika lotnicza	A		E
		253			Rejestry sprzętu lotniczego
			2530		Statków powietrznych	A	Wnioski, świadectwa	E
			2531		Radiostacji pokładowych	A	Wnioski, homologacje, zezwolenia	E
		254			Infrastruktura lotnicza
			2540		Lotniska (Lądowiska)	A		E
			2541		Systemy osłony lotów	A		E
			2542		Ochrona lotnictwa	B20		E
		255			Personel lotniczy	A	Ewidencja, szkolenie lotnicze, uprawnienia	E
		256			Ruch lotniczy	B20		Z
		257			Bezpieczeństwo lotów (BL)	B20		Z
			2570		Problematyka (BL)	B20		E
			2571		Zdarzenia lotnicze	A	Protokoły, orzeczenia, wnioski	E
			2572		Ratownictwo lotnicze	B20	Systemy, organizacja	E
		258			Nadzór lotniczy	B20	Informacje, decyzje, zlecenia	E
	26				ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
		260			Organizacja i kontrola systemów łączności	A		E
		261			Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
			2610		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii	A		E
			2611		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowej	A		E
				26110	Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów łączności rządowej	A	Wyłącznie wnioski dotyczące niejawnych systemów łączności rządowej	E
			2612		Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajowi systemów łączności	B20		Z
			2613		Funkcjonowanie systemów łączności	B5	Korespondencja operatywna	P
			2614		Funkcjonowanie wydzielonych systemów łączności	B5		P
			2615		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie cyfrowego systemu łączności radiowej w standardzie "TETRA"	B20		E
		262			Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjną	B20		E
		263			Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
			2630		Plany, programy, koncesje	A		E
			2631		Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji kryzysowych i dużych operacji	B10		E
		264			Ewidencja
			2640		Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych	B10		Z
			2641		Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych	B20		E
			2642		Świadectw operatorów radiowych	B10		P
		265			Eksploatacja środków łączności	Bc		P
			2650		Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji	Bc		P
			2651		Eksploatacja środków bezprzewodowych	Bc		P
			2652		Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanych	Bc		P
		266			Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności	B3	Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym	P
	27				Jednostki pływające
		270			Ogólne zasady działania	B10	Zalecenia, wyjaśnienia, ustalenia własne w ramach MSW oraz inne Plany rozwoju służby morskiej kat. A	E
		271			Jednostki pływające i sprzęt morski
			2710		Jednostki pływające	A	Ewidencja, zdjęcia i rysunki, dane techniczne, eksploatacyjne i inne, dyslokacja, plany budowy nowych jednostek	E
			2711		Uzbrojenie i wyposażenie jednostek pływających	BE10		E
			2712		Analizy techniczne i remonty jednostek pływających	BE10	Sprawozdania, protokoły przekazania, przyjęcia i inne	E
		272			Eksploatacja jednostek pływających
			2720		Dzienniki zdarzeń i działań granicznych	A		E
			2721		Dzienniki: maszynowe, nawigacyjne, sprawozdań i meldunków, jachtowe, pracy nurków	B10		E
			2722		Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna jednostek pływających (powykonawcza)	B10	Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z eksploatacji	E
		273			Rejestry
			2730		Dopuszczenia jednostek pływających do pływania	A	Certyfikaty i karty bezpieczeństwa, dokumentacja PRS, zezwolenia itp.	E
			2731		Jednostek pływających i naruszających przepisy na polskich obszarach morskich i Wyłącznej Strefie Ekonomicznej	B10		E
			2732		Sprzętu technicznego, łączności, techniki specjalnej	B10		E
		274			Infrastruktura
			2740		Opisy techniczne portów i nabrzeży	BE10	Plany i zamierzenia w zakresie baz, portów i przystani kat. A	Z
			2741		Zabezpieczanie logistyczne oraz postoju jednostek pływających	BE10		E
			2742		Sprawozdania o stanie technicznym i potrzeb w tym zakresie	B10		Z
		275			Bezpieczeństwo żeglugi
			2750		Ogólne zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa żeglugi	BE10	Analizy i sprawozdania roczne kat. A	E
			2751		Wypadki, kolizje i awarie na morzu	A	Meldunki, opisy, analizy, korespondencja dotycząca przyczyn	E
			2752		Ratownictwo morskie	BE10	Dokumentacja dotycząca udziału jednostek pływających w ratownictwie morskim Własne systemy, organizacja kat. A	E
	28				OCHRONA ZAKŁADU PRACY
		280			Podstawowe zasady ochrony	A	Przepisy własne. Przepisy zewnętrzne B2	E
		281			Mienie MSW	B2		Z
		282			Przeciwpożarowe	B5		Z
			2820		Szkolenia przeciwpożarowe	B5		Z
			2821		Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych w obiektach MSW	B5		Z
			2822		Sprzęt i instalacje przeciwpożarowe	B5		Z
			2823		Komisje, odbiory, opinie	B5		Z
			2824		Bezpieczeństwo obiektów	B5		Z
		283			Ubezpieczenia rzeczowe	B10	Od ognia, kradzieży, autocasco	P
		284			Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)	B10	Przepisy własne i zewnętrzne	P
		285			Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie MSW	B10	Czeki i papiery wartościowe i inne	P
		286			Służby dyżurne. Ochrona obiektu
			2860		Ewidencja przepustek	B2	Przepustki na wejście do obiektu, na wjazd samochodu	P
				28600	Wnioski o wydanie i użytkowanie identyfikatorów, przepustek osobowych i przepustek samochodowych	B2		P
			2861		Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionych	B5		Z
			2862		Grafiki służby	Bc	Obejmuje także plany służby	Z
			2863		Książki raportów	B5		Z
			2864		Ewidencja broni	B10		Z
			2865		Obsługa organizacyjno - techniczna	Bc		P
			2866		Tok służby	B10		Z
			2867		Meldunki sytuacyjne	B2		P
			2868		Raport dobowy	B2		P
			2869		Dziennik służby	B10		Z
	29				NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY		Obejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu
		290			Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortu	A		E
		291			Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-budowlanych projektów	BE10		P
		292			Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów	BE10		P
		293			Rozbiórki obiektów budowlanych	B5	Zgłoszenia	Z
		294			Katastrofy budowlane	BE10	Postępowania dochodzeniowo- śledcze	P
		295			Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznego	A	Materiały, decyzje, zlecenia	E
		296			Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanych	BE5		P
		297			Gospodarka energetyczna	B3	Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.	Z
3					FINANSE		Plany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
	30				PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
		300			Przepisy własne	A		E
		301			Przepisy zewnętrzne	B5		E
		302			Systemy ekonomiczno-finansowe	A	Ministerstwa Finansów i in.	Z
		303			Systemy ewidencji i plan kont	A	W tym interwencyjno-finansowe	E
	31				BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
		310			Obrót gotówkowy	Bc	Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy	Z
		311			Finansowanie i obrót bezgotówkowy	B5		P
			3110		Finansowanie inwestycji budowlanych dla Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B5		P
			3111		Finansowanie zakupów inwestycyjnych niezwiązanych z budownictwem dla Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B5		P
		312			Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej	BE5	Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencja	P
		313			Finansowanie działalności pozabudżetowej	B5		P
		314			Powołanie i likwidacja działalności poza budżetowej	B5		P
		315			Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnej	B5		P
			3150		Restrukturyzacja finansowa Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSW	B5		P
	32				KSIĘGOWOŚĆ
		320			Dowody księgowe własne i obce	B5		P
			3200		Faktury, rachunki i noty	B5		P
			3201		Dokumenty dotyczące ruchu środków trwałych	B5		P
		321			Dokumentacja księgowa
			3210		Dzienniki	B5		P
			3211		Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)	B5		P
			3212		Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)	B5		P
			3213		Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych	B5		P
		322			Rozliczenia	B5		Z
		323			Windykacja należności	Bc		Z
		324			Uzgadnianie sald	B5		P
		325			Zakładowy plan kont	B5		P
		326			Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych	B5		P
	33				PŁACE
		330			Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
			3300		Przepisy własne	A		E
			3301		Przepisy zewnętrzne	B5	Decyzje, opinie Departamentu Prawnego	Z
		331			Płace
			3310		Kierownictwa resortu	A		E
			3311		Urzędników Służby Cywilnej	BE50		E
			3312		Pracowników Służby Cywilnej	BE50		E
			3313		Funkcjonariuszy, żołnierzy	BE50		E
			3314		Pracowników służby zdrowia	BE50		E
			3315		Nauczycieli	BE50		E
			3316		Innych kategorii zatrudnionych	BE50		E
		332			Rozliczenia płac	B5	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac, (składki itp.)	Z
		333			Listy płac	B50		E
		334			Kartoteki wynagrodzeń	B50		E
		335			Zaświadczenia o płacach	Bc		Z
		336			Dowody księgowe	B5		P
		337			Dokumentacja księgowa	B5		P
			3370		Dokumenty księgowe KKOP	B5		P
			3371		Kartoteka pracowników należących do KKOP bieżąca	BE10		P
			3372		Kartoteka pracowników należących do KKOP	B5		P
			3373		Deklaracje aktualnych członków KKOP	B5		P
			3374		Deklaracje b. członków KKOP	B5		P
			3375		Dokumentacja związana z prowadzeniem KKOP	B5		P
			3376		Wnioski o pożyczki	B5		P
	34				FUNDUSZE SPECJALNE
		340			Zasady gospodarowania funduszem	A	Własne ustalenia. Przepisy zewnętrzne kat. B5	E
		341			Fundusze specjalne	B5	Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.	P
	35				INWENTARYZACJA
		350			Inwentaryzacja w MSW	B5	Formularze inwentaryzacyjne (spisy, protokoły)	P
		351			Komisje inwentaryzacyjne własne	B5	Składy komisji	P
		352			Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnych	B5		P
		353			Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacji	B5		E
			3530		Spisy z natury majątku użyczonego	B5	Dokumentacja dot. przeprowadzanych inwentaryzacji w jednostkach użytkujących sprzęt będący własnością MSW	P
		354			Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych składników mienia	B5	Dokumentacja dot. uzgodnień pomiędzy ewidencją analityczną a komórkami organizacyjnymi MSW	P
		355			Sprawozdania komisu inwentaryzacyjnej	B5	Zestawienia, wykazy	Z
		356			Kontrola kasy	B5	Protokoły i zalecenia pokontrolne	Z
	36				DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
		360			Akta postępowań prowadzonych przez rzecznika dyscypliny finansów publicznych	B5	Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, postanowienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych, wnioski o ukaranie, wystąpienia, inne materiały w sprawie Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kat. A	Z
		361			Akta postępowań prowadzonych przez komisie orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych	B5	Wnioski o ukaranie, zarządzenia przewodniczącego komisji, orzeczenia i postanowienia komisji, odwołania, zażalenia, korespondencja Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kat. A	Z
	37				DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
		370			Przepisy własne	A		E
		371			System ewidencji i plan kont	A	W tym interwencyjno-finansowe	E
		372			Dowody księgowe własne i obce	B10	W tym faktury	P
		373			Dokumentacja księgowa
			3730		Dzienniki	B10		P
			3731		Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)	B10		P
			3732		Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)	B10		P
			3733		Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej I ksiąg pomocniczych	B10		P
		374			Rozliczenia	B10		Z
		375			Windykacja należności	B10		Z
		376			Zakładowy plan kont	B10		P
		377			Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych	B10		P
		378			Płace
			3780		Rozliczenia płac	B10	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac (składki itp.)	z
			3781		Listy płac	B50		E
			3782		Dowody księgowe	B10		P
			3783		Dokumentacja księgowa	B10		P
4					OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
	40				SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
		400			Informacje bieżące	A		E
		401			Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A	Dla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkę	E
		402			Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)	A		E
		403			Prognozy o zagrożeniach wewnętrznych	A		E
		404			Prognozy o zagrożeniach zewnętrznych	A		E
		405			Przestępstwa przeciwko państwu	A		E
		406			Przestępstwa przeciwko obronności	A		E
		407			Ochrona informacji	A		E
		408			Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkości	A		E
	41				SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
		410			Sytuacja międzynarodowa	A	Informacje, analizy, oceny	E
		411			Sytuacja w poszczególnych państwach	A	Jak w klasie 410	E
	42				WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
		420			Przeciwdziałanie zagrożeniom terrorystycznym	A		E
		421			Przeciwdziałanie przestępczości zorganizowanej	A		E
	43				POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
		430			Rejestracja osób dla potrzeb kwalifikacji wojskowej
			4300		Wyjaśnienia dla wojewodów	B5	Informacje zbiorcze	E
			4301		Kontrola rejestracji	B5	Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracji	P
			4302		Sprawozdania wojewodów	BE5		Z
			4303		Informacja zbiorcza	A		E
		431			Kwalifikacja wojskowa
			4310		Wyjaśnienia dla wojewodów	B5	Wytyczne Ministra SW	P
			4311		Kontrola kwalifikacji wojskowej	B5	Protokoły z kontroli dokumentacji i przebiegu poboru	P
			4312		Sprawozdania wojewodów	BE5		Z
			4313		Informacje zbiorcze	A		E
			4314		Określanie zdolności do czynnej służby wojskowej, uznawania konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkami rodziny, uznawanie za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, uznawanie za żołnierza samotnego	BE5	Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra SW	Z
		432			Służba obywateli polskich w obcym wojsku
			4320		Informacje ogólne	A	Ogólne rejestry wniosków, zapytania organów ścigania, innych organów oraz dziennikarzy	E
				43200	Wnioski, zaświadczenia, decyzje, informacje z WKU i dla WKU dotyczące służby w obcym wojsku	A		E
			4321		Informacje o pełniących służbę	A		E
		433			Służba w formacjach uzbrojonych nie wchodzących w skład Sił Zbrojnych RP
			4330		Uzgodnienia. Planowanie	B10		E
			4331		Informacje zbiorcze	A		E
		434			Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
			4340		Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiej	B5		Z
	44				PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH
		440			Założenia i plany przygotowań obronnych
			4400		Materiały związane z problematyką terenów zamkniętych	A		E
			4401		Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochrony	A		E
			4402		Materiały opracowane na potrzeby Stałego Komitetu Rady Ministrów i Rady Ministrów	A		E
			4403		Materiały opracowane przez Stały Komitet Rady Ministrów i Radę Ministrów	A		E
			4404		Plany działalności obronnej resortu spraw wewnętrznych	A		E
			4405		Koordynacja i kontrola przygotowań obronnych resortu spraw wewnętrznych	A		E
			4406		Pobyt wojsk obcych na terytorium RP	B5		Z
			4407		Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronne	B5		E
			4408		Militaryzacja MSW	A		E
		441			Planowanie obronne	A		E
			4410		Planowanie operacyjne	A		E
			4411		Programowanie obronne	A		E
		442			Zaspokajanie potrzeb obronnych
			4420		Kadrowych. Informacje ogólne	A		E
				44200	Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej	A	Wnioski, zawiadomienia do WKU, informacje z WKU	E
				44201	Nadawanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych	A	Zbiorcze listy imienne, wykazy o unieważnieniu przydziałów	E
			4421		Finansowych	A		E
			4422		Logistycznych	B10		Z
			4423		Łączność na potrzeby systemu kierowania	A		E
			4424		Współdziałanie przy zabezpieczaniu stanowisk kierowania	A		E
			4425		Organizacje działające na rzecz utrzymania pokoju	B10		Z
		444			Stanowiska kierowania	A		E
			4440		Obronnością państwa	A		E
			4441		Ministerstwa Spraw Wewnętrznych	A		E
			4442		Organów nadzorowanych i podległych MSW	A		E
		445			Gotowość obronna MSW	A	Analizy i oceny stanu faktycznego	E
		446			Sprawozdawczość i analizy dotyczące przygotowań obronnych w rsw	A		E
		447			Szkolenie obronne	A		E
	45				OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
		450			Podstawowe założenia	A		E
		451			Analizy i oceny sytuacji	A		E
	47				CUDZOZIEMCY
		470			Podstawowe założenia polityki w stosunku do cudzoziemców	A	Przepisy MSW	E
			4701		Obsługa międzyresortowego Zespołu ds. Migracji	A		E
			4702		Europejska Sieć Migracyjna	A		E
		471			Opieka nad uchodźcami	BE10		P
		472			Nabywanie mienia przez cudzoziemców
			4720		Nieruchomości	BE100		E
			4721		Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomości	BE100		E
			4722		Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemców	A	Akty notarialne, niezbędne do tworzenia rejestru nieruchomości, udziałów I akcji nabytych przez cudzoziemców kat. BE 100	E
			4723		Obsługa organizacyjno-techniczna	B5	Zapytania do i od osób prawnych i fizycznych w/s nabywania nieruchomości, akcji i udziałów. Korespondencja z ABW, MON, MSZ i inne	Z
5					OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	50				STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKU	A	Oceny	E
		501			Programy i projekty nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych
			5010		Regulacje prawne	B5	Ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, wytyczne i in.	P
			5011		Harmonogramy i plany realizacji	B10		E
			5012		Sprawozdania organów, jednostek i komórek organizacyjnych Ministerstwa	B10		E
			5013		Analizy, oceny i prognozy zagrożeń realizacji	B5	Wraz z przedmiotową korespondencją	P
			5014		Sprawozdania zbiorcze kwartalne	B5		P
			5015		Sprawozdania zbiorcze roczne i wieloletnie	B10		E
			5016		Finansowanie programów i projektów oraz przesunięcia w tym zakresie	B10		E
			5017		Współpraca z podmiotami spoza resortu spraw wewnętrznych	B5		P
			5018		Opracowania organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych	B5	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców akt	P
			5019		Materiały pomocnicze oraz rozwiązania analogicznych programów i projektów stosowane w kraju i za granicą	B5	Do kat. B5 kwalifikuje się materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe- kat. Bc	P
	51				ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
		510			Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnych	A		E
		511			Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A		E
		512			Analizy oceny sytuacji (zbiorcze)	A		E
		513			Bezpieczeństwo imprez masowych. zgromadzenia, protesty społeczne	A		E
			5130		Koordynacja działalności służb w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych	A		E
			5131		Koordynacja działalności służb w zakresie zgromadzeń i protestów społecznych	A		E
			5132		Monitoring stanu bezpieczeństwa na imprezach masowych	A		E
		514			Przestępstwa i incydenty motywowane uprzedzeniami
			5140		Mowa nienawiści	A		E
			5141		Dewastacja cmentarzy i miejsc pamięci mniejszości narodowych i etnicznych	A		E
			5142		Pozostałe przestępstwa i incydenty	A		E
		515			Przestrzeganie praw człowieka przez jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych
			5150		Policja	BE10		E
			5151		Straż Graniczna	BE10		E
			5152		Pozostałe jednostki podległe lub nadzorowane	BE10	Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę	E
			5153		Programy szkoleniowe, materiały dydaktyczne	BE10		E
	52				WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
		520			Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych	BE5		E
		521			Zabójstwa lub ich usiłowanie	BE5	Do kat. A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowych
		522			Nagłe zgony	BE5	Jak w klasie 521	P
		523			Zgwałcenia	BE5	Jak w klasie 521	P
		524			Uprowadzenia osób	BE5	Jak w klasie 521	P
		525			Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznym	BE5	Jak w klasie 521	P
		526			Handel ludźmi	BE5	Jak w klasie 521	P
		527			Pedofilia	BE5	Jak w klasie 521	P
		528			Inne	BE5	Jak w klasie 521	P
	53				WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
		530			Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnej	A		E
		531			Kradzieże (zagarnięcie mienia)	BE5	Jak w klasie 521	P
		532			Przemyt	BE5	Jak w klasie 521	P
		533			Nielegalna produkcja i obrót:
			5330		Narkotykami	BE5	Jak w klasie 521	P
			5331		Bronią i materiałami wybuchowymi	BE5	Jak w klasie 521	P
			5332		Alkoholem	BE5	Jak w klasie 521	P
		534			Oszustwa	BE5	Jak w klasie 521	P
		535			Fałszerstwa	BE5	Jak w klasie 521	P
		536			Łapownictwo	BE5	Jak w klasie 521	P
		537			Spekulacja	BE5	Jak w klasie 521	P
		538			Inne	BE5	Jak w klasie 521	P
	54				ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
		540			System zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5400		Centralne struktury zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5401		Wojewódzkie struktury zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5402		Ćwiczenia	B3		P
			5403		Analizy, opinie	B3		P
		541			Planowanie cywilne		Inne niż w klasach 5410-5415
			5410		Plany zarządzania kryzysowego instytucji centralnych	B10		Z
			5411		Wojewódzkie plany zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5412		Plany podmiotów zewnętrznych	B10		Z
		542			Ochrona infrastruktury krytycznej	BE5	Inne niż w klasach 5420-5422	P
			5420		Plany ochrony infrastruktury krytycznej	B10		Z
			5421		Ćwiczenia	B3		P
			5422		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
		543			Współpraca międzynarodowa w dziedzinie zarządzania kryzysowego	BE5		P
			5430		Współpraca w ramach struktur Unii Europejskiej	BE5		P
			5431		Współpraca w ramach struktur Paktu Północnoatlantyckiego (NATO)	BE5		P
			5432		Współpraca z Organizacją Narodów Zjednoczonych (ONZ)	BE5		P
			5433		Materiały informacyjne	BE5	Informacje i sugestie do rozmów	P
			5434		Szkolenia z zakresu zarządzania kryzysowego	BE5		P
	55				OCHRONA LUDNOŚCI
		550			Ratownictwo	BE5	Inne niż w klasach 5500-5506	P
			5500		Państwowa Straż Pożarna	B10		P
			5501		Ochotnicze Straże Pożarne	B10		P
			5502		Zakładowe Straże Pożarne	B10		P
			5503		Społeczne organizacje ratownicze	B10		P
			5504		Ratownictwo medyczne	BE5		P
			5505		Ochrona przeciwpożarowa	BE5		P
			5506		Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy	B10		P
		551			Ochrona ludności i obrona cywilna	BE5	Inne niż w klasach 5510-5514	P
			5510		Organizacja systemu	B10		Z
			5511		Plany i programy obrony cywilnej	B10		Z
			5512		Pomoc humanitarna	B10		P
			5513		Ćwiczenia	B3		P
			5514		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
		552			Ochrona przeciwpożarowa	BE5	Inne niż w klasach 5520-5522	P
			5520		Krajowy System Ratowniczo - Gaśniczy	B10		P
			5521		Ćwiczenia	B3		P
			5522		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
		553			Powiadamianie, ostrzeganie, alarmowanie	BE5	Inne niż w klasach 5530-5533	Z
			5530		Systemy ostrzegania i alarmowania	B10		Z
			5531		Numer alarmowy 112	B10		P
			5532		Ćwiczenia	B3		P
			5533		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
	56				OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ	BE5		E
	57				OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE	BE5		E
	58				NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM	BE5		E
		580			Podstawy prawne nadzoru	A		E
		581			Dystrybucja blankietów mandatowych	B2		P
		582			Sprawozdania z nałożonych mandatów karnych	A		P
		583			Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatowe	B5		P
6					SPRAWY SPOŁECZNE
	60				REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
		600			Nadzór
			6000		Nadzór nad rejestracją stanu cywilnego	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6001		Obrót prawny z zagranicą	BE5	Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymi	Z
			6002		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	Z
			6003		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotów	A	Odpowiedzi na zapytania	E
	61				EWIDENCJA LUDNOŚCI
		610			Nadzór
			6100		Nadzór nad ewidencją ludności w zakresie obowiązku meldunkowego	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6101		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	A	Odpowiedzi na zapytania	E
			6102		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	P
		611			Kartoteka adresowa
			6111		Centralny Rejestr Metryczek Wydanych Dokumentów Tożsamości	B10	Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotyczą	P
		612			Numery PESEL
			6120		Nadawanie numeru PESEL	B5		P
			6121		Zmiana numeru PESEL	B5		P
			6122		Anulowanie numeru PESEL	B5		P
			6123		Sprawy indywidualne wpływające od osób fizycznych oraz innych podmiotów	Bc		P
		614			Rozbieżności w danych identyfikacyjno - adresowych	Bc	Korespondencja, materiały pomocnicze, wydruki	P
		615			Zmiana imion i nazwisk
			6150		Nadzór nad zmianą imion i nazwisk	A	Interpretacja przepisów prawa, wyjaśnienia, opinie prawne	E
			6151		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
			6152		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotów	A	Odpowiedzi na zapytania	E
		616			Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów
			6160		Umowy - kontrakty	B5		P
			6161		Protokoły odbioru	B5		P
			6162		Analizy	A		E
			6163		Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMC	B5		P
			6164		Rozliczenia finansowe umów	B5		P
		617			Udostępnianie danych ze zbioru PESEL i OEWiUDO
			6170		Udostępnianie jednostkowych danych na wniosek podmiotów krajowych	Bc	Kategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"	Z
			6171		Udostępnianie jednostkowych danych na wniosek podmiotów zagranicznych	Bc	Kategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"	Z
			6172		Udostępnianie danych w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku	Bc	Kategoria Bc, z wyłączeniem spraw kończących się wydaniem rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW, dla których zastrzega się kategorię archiwalną "A" - w komórce macierzystej "Bc" - w innej komórce, oraz "Okres zagrożenia" - "E"	Z
			6173		Udostępnianie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych	A	Wnioski o udostępnienie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych oraz wydane na ich podstawie rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	E
			6174		Nadzór nad udostępnianiem danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych	A	Interpretacje przepisów prawa, wyjaśnienia i opinie prawne	E
			6175		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji	E
			6176		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	A	Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia, opinie prawne	E
		619			Dowody osobiste
			6190		Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	Z
			6191		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	A	Odpowiedzi na pytania	E
			6192		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra SW	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
	62				OBYWATELSTWO POLSKIE
		620			Nadzór i kontrola	A	Kontrola w oparciu o przepisy i wyjaśnienia MSW	E
		621			Dokumentacja nadania obywatelstwa polskiego	BE25	Stanowisko Ministra Spraw Wewnętrznych i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi	P
		622			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		623			Dokumentacja zrzeczenia się obywatelstwa polskiego	BE25	Stanowisko Ministra Spraw Wewnętrznych i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi	P
		624			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		625			Administracyjny tryb nabycia obywatelstwa polskiego
			6250		Postępowanie w sprawach o przywrócenie obywatelstwa polskiego	BE50	Decyzje I i II instancji, wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy, postanowienia Ministra Spraw Wewnętrznych	E
			6251		Inne sposoby nabycia obywatelstwa polskiego	BE15	Odwołania od decyzji wojewodów, decyzje i postanowienia Ministra Spraw Wewnętrznych	P
		626			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach dot. innych sposobów nabycia obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		627			Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
			6270		Postępowania administracyjne w sprawach o stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	BE50	Odwołania od decyzji wojewodów, postępowania nadzwyczajne, decyzje i postanowienia	E
			6271		Udzielanie informacji, zapytania w sprawach stwierdzenia posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	BE5	Korespondencja z organami, instytucjami oraz zainteresowanymi osobami/ udzielanie informacji i zapytania	E
		628			Informacje zbiorcze i analizy	A		E
		629			Centralny rejestr danych o nabyciu lub utracie obywatelstwa polskiego	A		E
	63				STOWARZYSZENIA, FUNDACJE
		630			Stowarzyszenie i inne organizacje	A		E
		631			Ustanawianie i używanie odznak	A		E
		633			Fundacje	A		E
		634			Inne sprawy społeczne	BE5		P
			6340		Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowym	B15		E
			6341		Prośby od obywateli	B5		P
			6342		Przydział kwater gestorskich MSW na cmentarzach komunalnych	B2		Z
	64				REPATRIACJA		Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
		640			Dokumentacja osobowa i postępowanie administracyjne w sprawach o wydanie wizy repatriacyjnej i udzielenie jednorazowej pomocy finansowej przez Ministra Spraw Wewnętrznych	A	Wnioski, zgody Ministra Spraw Wewnętrznych na wydanie wizy wjazdowej, decyzje w sprawach jednorazowej pomocy dla repatriantów	E
			6400		Dokumentacja dotycząca osiedlenia się współmałżonków repatriantów	A		E
		641			Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji wojewody, w sprawach o uznanie za repatrianta	B25	Dokumentację konkretnych osób odkłada się do teczek osobowych założonych oddzielnie	P
		642			Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji konsula, w sprawach o uznanie za osobę polskiego pochodzenia	B25		P
		643			Udzielane informacje. zapytania, uwagi, oceny. ekspertyzy, zgłoszenia oraz skargi i wnioski w sprawach z zakresu repatriacji	B5		Z
		644			Centralny rejestr
			6440		Wydanych wiz repatriacyjnych	B10		P
			6441		Osób osiedlonych w RP	A		E
			6442		Osób uznanych za repatriantów	A		E
			6443		Pomocy finansowej dla repatriantów	B10	Pomoc ze środków budżetu państwa	P
			6444		Lokali mieszkalnych i źródeł utrzymania repatriantów	B10		P
	66				KONCESJE ,WPISY DO REJESTRU DZIAŁALNOŚCI REGULOWANEJ
		660			Zasady i warunki udzielania koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej, dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej	A	Informatory, notatki, opinie, decyzje dyrektora	E
		661			Udzielanie koncesji i dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej w zakresie	A		E
			6610		Ochrony osób i mienia	B50	Dokumentacja koncesyjna: wnioski wraz załącznikami, opinie, notatki, postanowienia, decyzje zaświadczenia, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne. Odmowy udzielenia, cofnięcia, wygaśnięcia koncesji - kat. BE 10. Umorzenia postępowania, pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia - kat. B5. Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kat. Bc	P
			6611		Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym	B50	Jak w klasie 6610	P
			6612		Usług detektywistycznych		Dokumentacja: wnioski, oświadczenia, zaświadczenia, dane do rejestru detektywów, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne. Odmowy wpisu, zakaz wykonywania działalności, wykreślenie z rejestru - kat. BE 50. Umorzenie, pozostawienie sprawy bez rozpoznania - kat. B5. Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kat. Bc	P
			6613		Sprzedaż materiałów wybuchowych	B20		P
			6614		Sprzedaż broni	B20		P
			6615		Sprzedaż amunicji	B20		P
		662			Rejestry: koncesji, detektywów, działalności regulowanej	A	Księgi, dyski	E
	68				PASZPORTY
		680			Podstawowe zasady polityki paszportowej	A	Opracowania własne MSW	E
			6800		Nadzór nad systemem paszportowym w kraju i za granicą	Bc	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	P
			6801		Korespondencja z organami wydającymi paszporty w sprawach bieżących	B2		Z
		681			Akta paszportowe i ich ewidencja
			6810		Kartoteka	B60		E
			6811		Ewidencja przyjętych wniosków paszportowych	B10		P
			6812		Rejestry wykonanych paszportów	B50		E
			6813		Dowody przyjęcia wykonanych paszportów z CPD	B10		P
		682			Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu
			6820		Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu	B10		P
		683			Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra
			6830		Sprawy o wydanie paszportu	B10		Z
			6831		Sprawy o wydanie drugiego paszportu	B10		Z
			6832		Decyzje w II instancji	B3	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	P
			6833		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych organów paszportowych oraz od innych podmiotów	B3	Odpowiedzi na zapytania	P
		684			Inne sprawy paszportowe
			6840		Utrata paszportów	B10		P
			6841		Udostępnianie danych z ewidencji paszportowej i centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych	B3	Odpowiedzi na zapytania Sądu, Prokuratury, Policji i innych upoważnionych jednostek, udzielanie informacji z CEWiUP	Z
			6842		Odpowiedzi na zapytania dotyczące spraw paszportowych	B2	Odpowiedzi na zapytania osób, instytucji oraz organów paszportowych w kraju i za granicą	p
			6843		Protokoły brakowania i zniszczenia paszportów wydanych przez ministra	A		E
			6844		Korespondencja z organami paszportowymi w sprawach rozliczeń blankietów dokumentów	BE5	W tym protokoły ze zniszczenia blankietów	E
			6845		Aktualizacja centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych	B2		Z
8					KONTROLA ZARZĄDCZA
	80				Kontrola zarządcza
		800			Przepisy dotyczące kontroli zarządczej -własne i zewnętrzne	A		P
		801			Zarządzanie ryzykiem	B10	Dokumenty w zakresie zarządzania ryzykiem (rejestr ryzyk, analiza ryzyka, sprawozdania, analizy, oceny, itp.)	P
		802			Samoocena kontroli zarządczej	B10	Dokumenty i korespondencja w zakresie przeprowadzenia samooceny (wytyczne, kwestionariusze, analizy, oceny, sprawozdania, itp.)	P
		803			Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
			8030		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra SW	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra SW w kierowanych przez niego działów administracji rządowej, składane co roku za rok poprzedni oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu	E
			8031		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu	E
			8032		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra SW oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu	E
		804			Współpraca z komórkami organizacyjnymi MSW w zakresie sprawowania przez nie kontroli zarządczej
			8040		Współpraca z audytem wewnętrznym	B10		P
			8041		Współpraca z Departamentem Kontroli, Skarg i Wniosków	B10		P
		805			Współpraca z Zespołem do Spraw Kontroli Zarządczej	B10		P
		806			Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z jednostkami podległymi i nadzorowanymi przez Ministra SW	B10		P
		807			Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z instytucjami kontroli zewnętrznej	B10		P
9					AUDYT
	90				AUDYT WEWNĘTRZNY
		900			Przeprowadzanie i dokumentowanie zadań audytowych
			9000		Zadania audytowe - zapewniające	A	Korespondencja i wszelkie pisma związane z zadaniem zapewniającym (planowanym, poza planem oraz zleconym) w tym: dokumentacja analizy ryzyka, program zadania, informacja o rozpoczęciu zadania, protokoły z narad, notatki robocze, oświadczenia, ustalenia audytu, sprawozdania, notatki informacyjne, monitoring rekomendacji, dokumentacja czynności sprawdzających, inne	E
			9001		Czynności doradcze	A	Korespondencja i wszelkie pisma związane z czynnościami doradczymi w tym: dokumentacja analizy ryzyka, informacja o rozpoczęciu czynności doradczych, protokoły z narad, notatki, oświadczenia, ustalenia audytu, opinie, wnioski, notatka informacyjna, inne	E
		901			Planowanie audytu wewnętrznego	A	Plany roczne i wieloletnie, korekty, aktualizacje planów, analiza ryzyka w tym: kwestionariusze oceny kontroli wewnętrznej, informacje komórek organizacyjnych MSW, inne	E
		902			Sprawozdawczość i informacje	A	Sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego MSW, informacje kierownika jednostki o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego, informacje kierownika komórki audytu wewnętrznego związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego, dokumenty i informacje z komórek wewnętrznych Ministerstwa SW oraz z jednostek w dziale - podległych i nadzorowanych przez Ministra SW z zakresu audytu wewnętrznego, w tym plany audytu wewnętrznego, sprawozdania z wykonania planów i inne niezbędne dla komitetu audytu informacje	E
	91				AUDYT ZEWNĘTRZNY
		910			Współpraca z urzędami i jednostkami zewnętrznymi w zakresie audytu	A	Ocena funkcjonowania audytu wewnętrznego, inne	E
	92				KOMITET AUDYTU
		920			Współpraca z komórkami organizacyjnymi MSW	A		E
		921			Współpraca z jednostkami podległymi Ministrowi SW lub przez niego nadzorowanymi lub jednostkami obsługującymi organy podległe Ministrowi SW lub przez niego nadzorowane	A		E
		922			Współpraca z Ministerstwem Finansów	A		E

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).

¹ Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).