Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2022.65

Akt obowiązujący

Wersja od: 30 grudnia 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 36

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ¹

z dnia 30 grudnia 2022 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

Na podstawie art. 6 ust. 1, ust. 2 pkt 1 i 2 i ust. 3 oraz art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej i gromadzonej dokumentacji.

§  3. 

1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dokonają, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia, weryfikacji obowiązujących własnych przepisów kancelaryjnych w celu ich ewentualnego dostosowania do przepisów zarządzenia albo opracowania nowych przepisów kancelaryjnych.

2. Projekty przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum, podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 4. Przepisy kancelaryjne organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, ustalone na podstawie zarządzenia Nr 20 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 kwietnia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 20 oraz z 2017 r. poz. 64) stosuje się do czasu zatwierdzenia przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nowych przepisów kancelaryjnych, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.

§ 5. Sprawy niezakończone w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia prowadzi się na zasadach dotychczasowych.

§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 20 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 kwietnia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

Spis treści

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Podział czynności kancelaryjnych

Rozdział 3 Obieg korespondencji

Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych

Rozdział 5 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

Rozdział 6 Załatwianie spraw

Rozdział 7 Doręczanie, akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

Rozdział 8 Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

Rozdział 9 Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego

Rozdział 10 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

Rozdział 11 Przepisy końcowe

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej:

1) od wpływu lub powstania dokumentacji w Ministerstwie do uznania jej za część dokumentacji w archiwum wyodrębnionym Ministerstwa lub archiwum zakładowym Ministerstwa lub przekazania do zniszczenia;

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja - zgodę osoby uprawnionej w systemie EZD na sposób załatwienia sprawy lub treść pisma;

2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, graficzną, dźwiękową, filmową lub multimedialną, zawierającą informacje potrzebne do rozpatrzenia danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) archiwista - pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego;

4) archiwum wyodrębnione - archiwum prowadzone dla działu administracji rządowej: sprawy wewnętrzne działające na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

5) archiwum zakładowe - archiwum prowadzone dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, a także wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne działające na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

6) czynności kancelaryjne - działania związane z przyjmowaniem pism, rejestrowaniem, rozdzielaniem, dekretowaniem, znakowaniem, załatwianiem spraw będących treścią pism, uzupełnianiem metadanych, aprobatą spraw załatwionych, podpisywaniem, wysyłaniem pism, przechowywaniem akt spraw bieżących i załatwionych, przekazywaniem dokumentacji do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego;

7) dekretacja - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy oraz dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

8) dekretacja zastępcza - dołączony do pisma wydruk dekretacji z systemu EZD;

9) dokument elektroniczny - dokument, o którym mowa art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r., s.73), zwanego dalej "rozporządzeniem eIDAS";

10) EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją będące systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

11) elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) - system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;

12) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070, z późn. zm.);

13) elektroniczny dziennik korespondencji - rejestr elektroniczny wykorzystywany przez pracowników Kancelarii Głównej oraz pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;

14) informatyczny nośnik danych - każdy materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej, w szczególności płytę CD/DVD, pamięć USB, kartę pamięci;

15) Kierownictwo Ministerstwa - Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

16) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

17) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną lub wewnętrzną komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy, do której zadań należy załatwienie danej sprawy, i która w związku z tym rejestruje sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;

18) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa określoną w statucie Ministerstwa;

19) korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę, paczkę, pakiet, w tym dokumenty składane przez osoby zatrudnione w Ministerstwie, wpływające do Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;

20) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie dokumentom stosownych symboli kwalifikacyjnych;

21) kwalifikowany podpis elektroniczny - podpis, o którym mowa w art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS;

22) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z korespondencją, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nimi;

23) naturalny dokument elektroniczny - dokument stanowiący od początku swojego istnienia elektroniczny zbiór danych możliwy do odczytania wyłącznie przy użyciu urządzeń elektronicznych, nieposiadających nieelektronicznego pierwowzoru;

24) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z jego treścią i jej zrozumienie bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

25) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na wpływających przesyłkach papierowych, zawierający co najmniej nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą przesyłki, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku korespondencji oznaczonej jako "Pilna" lub "Bardzo pilna" odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu;

26) pismo - każdą utrwaloną w różnej postaci treść stanowiącą dowód prawa, stosunku prawnego, okoliczności mającej znaczenie prawne lub zawierającą oświadczenie woli lub wiedzy podmiotu, od którego pochodzi;

27) podpis elektroniczny - oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis, o którym mowa w art. 3 pkt 10 rozporządzenia eIDAS;

28) prowadzący sprawę - osobę odpowiedzialną za merytoryczne załatwienie danej sprawy, wykonującą w tym zakresie czynności kancelaryjne;

29) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne doręczone na ESP;

30) punkt kancelaryjny - wydzielone stanowisko lub stanowiska pracy realizujące obsługę kancelaryjną (w tym Kancelarię Główną Ministerstwa, sekretariaty komórek organizacyjnych, sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa, stanowiska pracy, których pracownicy są upoważnieni do przyjmowania lub wysyłania korespondencji oraz zarządzania składami chronologicznymi);

31) rejestr - narzędzie służące do rejestracji pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (np. rejestr przesyłek przychodzących, rejestr przesyłek wychodzących, rejestr przesyłek wewnętrznych, rejestr zarządzeń, rejestr skarg i wniosków), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych przesyłek;

32) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w systemie EZD;

33) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja zgromadzona i wytworzona w związku z załatwianiem spraw przez Ministerstwo, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w systemie EZD;

34) spis spraw - wykaz spraw tworzony na podstawie metadanych spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej albo formularz w postaci papierowej lub elektronicznej służący do rejestrowania spraw w systemie tradycyjnym;

35) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

36) system EZD - system teleinformatyczny wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji elektronicznej w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

37) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej;

38) teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

39) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

40) wewnętrzna komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część komórki organizacyjnej, określoną w regulaminie wewnętrznym komórki organizacyjnej;

41) wewnętrzny podpis cyfrowy - podpis stosowany w systemie EZD, zawierający login i hasło;

42) wycofanie dokumentacji lub nośnika informatycznego ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych - bezpowrotne wyjęcie dokumentu lub nośnika informatycznego ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych;

43) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa, który niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną;

44) wypożyczenie dokumentu lub nośnika informatycznego ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych - czasowe wyjęcie dokumentacji lub nośnika informatycznego ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych, z obowiązkiem ich zwrotu niezwłocznie po ustaniu przyczyny wypożyczenia.

§  3. 

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy rejestracji sprawy w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

5. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310). Wykaz akt może być uzupełniony o kolejne klasy oznaczone odpowiednio symbolami klasyfikacyjnymi. Klasa niepodzielona na klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.

6. Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi symbolami kategorii archiwalnych:

1) symbolem "A" - dla materiałów archiwalnych posiadających wartość historyczną, wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego;

2) symbolem "B" - dla akt o charakterze niearchiwalnym, z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem liczb arabskich (np. B5) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w lit. a,

c) symbolem "BE" z dodaniem liczb arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w lit. a, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzonej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione.

7. Jeżeli w działalności Ministerstwa pojawią się nowe zadania, wówczas klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Ministerstwo.

8. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.

§ 4. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w wykazie akt w kolumnie 9 "Okres zagrożenia". Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".

§  5. 

1. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne, oznaczonej symbolem "Bc", wzór zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" wytworzonej w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne oraz wzór protokołu zniszczenia akt wytworzonych w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne, określają załączniki nr 1-3 do instrukcji.

2. Brakowanie dokumentacji kategorii "Bc" wytworzonej w działach innych niż sprawy wewnętrzne odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

§  6. 

1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w ramach EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, niezbędną część dokumentacji stanowiącej akta danej sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej w systemie teleinformatycznym, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

3. Komórki organizacyjne inne niż komórka merytoryczna, którym w systemie teleinformatycznym przesłana została sprawa do realizacji lub do zaopiniowania, mogą założyć nową sprawę przez zarejestrowanie jej pod takim samym symbolem i hasłem klasyfikacyjnym z jednolitego rzeczowego wykazu akt jak w komórce merytorycznej.

4. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

5. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują w systemie tradycyjnym do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 5, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna, zarejestrowane pod takim samym symbolem klasyfikacyjnym i hasłem klasyfikacyjnym jak w komórce merytorycznej.

7. Dokumentację, o której mowa w ust. 2 i 5, oznaczoną odrębnym znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, kwalifikuje się w tej komórce organizacyjnej do kategorii archiwalnej "Bc".

§  7. 

1. Czynności kancelaryjne w Ministerstwie wykonywane są w systemie EZD. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestrów przesyłek wewnętrznych oraz spisów spraw;

2) zakładania i prowadzenia akt spraw;

3) wykonywania dekretacji;

4) akceptacji projektów pism i dokumentów;

5) podpisywania dokumentów elektronicznym podpisem elektronicznym, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymaga się do podpisania danego pisma;

6) prowadzenia innych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw;

7) tworzenia raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

8) gromadzenia przyporządkowanych do spraw dokumentów elektronicznych, w tym odwzorowań cyfrowych, mających znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa wskazuje system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w Ministerstwie.

3. Dyrektor Generalny Ministerstwa określi, w drodze zarządzenia:

1) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;

2) zestawy obowiązkowych metadanych opisujących:

a) przesyłkę wpływającą,

b) przesyłkę wychodzącą,

c) elementy akt sprawy (np. notatki, opinie, prezentacje, projekty pism), z wyłączeniem przesyłek wpływających i wychodzących z Ministerstwa,

d) sprawę.

4. Dyrektor Generalny Ministerstwa określi, w drodze zarządzenia, wyjątki od systemu EZD, przez określenie klas z wykazu akt, które będą prowadzone w systemie tradycyjnym.

5. Jako wyjątek od stosowania systemu EZD może zostać wskazany system teleinformatyczny przeznaczony do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw, jeżeli zapewnia on gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji nieelektronicznej.

6. Wyjątki od stosowania systemu EZD wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu i załatwiania określonych spraw;

2) dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub wykonywania określonych usług elektronicznych może być dokonywane w systemie teleinformatycznym wskazanym w odrębnych przepisach;

3) istnieją ważne przyczyny prawne, organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 6 pkt 1 i 3, całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

8. Przy załatwianiu spraw w systemie tradycyjnym wykorzystuje się system EZD do:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa, o ile nie jest konieczne ich udostępnianie i rozpowszechnianie również w postaci papierowej;

4) przesyłania przesyłek.

9. Przy załatwianiu spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, dekretacji można dokonać w systemie EZD, pod warunkiem dołączenia do przesyłki dekretacji zastępczej.

10. Odwzorowania cyfrowe, wykonywane z przesyłek wpływających, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 6 pkt 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jako dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii archiwalnej "Bc".

§  8. 

1. Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" w komórkach organizacyjnych Ministerstwa określa Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" w komórkach organizacyjnych Ministerstwa oraz Zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony.

2. Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzulach "poufne", "tajne" i "ściśle tajne" określa zarządzenie nr 3 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego.

3. W sprawach nieuregulowanych w przepisach, o których mowa w ust. 1 i 2, zastosowanie znajdują przepisy niniejszej instrukcji.

Rozdział  2

Podział czynności kancelaryjnych

§ 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

3) prowadzący sprawy.

§ 10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) odbiór przesyłek z Biura Podawczego Ministerstwa, z Poczty Polskiej S.A. oraz wpływających za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;

2) rejestrowanie przesyłek w elektronicznym dzienniku przesyłek wpływających;

3) odwzorowywanie cyfrowe przesyłek wpływających;

4) potwierdzanie wpływu przesyłek na Zwrotnych Potwierdzeniach Odbioru, z wyjątkiem przesyłek adresowanych do:

a) Pełnomocników Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,

b) radców prawnych,

c) Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych i jego zastępców,

d) Międzyresortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych;

5) przedkładanie przesyłek do dekretacji zgodnie z § 14 ust. 5 i 6;

6) rozdzielanie i przekazywanie przesyłek w postaci elektronicznej lub papierowej do składu chronologicznego i do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

7) przyjmowanie przesyłek wychodzących z sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa i od pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, rejestrowanie ich w elektronicznym dzienniku przesyłek wychodzących oraz wysyłanie ich za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A.;

8) prowadzenie składu chronologicznego odrębnie dla działów administracji rządowej: sprawy wewnętrzne, administracja publiczna oraz wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne;

9) przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek w składzie chronologicznym;

10) zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Głównej i składzie chronologicznym;

11) przekazywanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, w terminach uzgodnionych z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego;

12) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.

§ 11. Sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa wykonują czynności zlecone przez członków Kierownictwa Ministerstwa.

§  12. 

1. Do zakresu działania pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych należy:

1) odbieranie przesyłek z Kancelarii Głównej oraz przyjmowanie przesyłek z innych komórek organizacyjnych;

2) rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej;

3) odbieranie przekazywanej przez Kancelarię Główną przesyłek w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym;

4) przekazywanie przesyłek kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;

5) przekazywanie przesyłek wpływających bezpośrednio do komórki organizacyjnej:

a) w sprawach prowadzonych w ramach systemu EZD - do składu chronologicznego,

b) w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym - właściwym pracownikom prowadzącym sprawy;

6) przekazywanie do wysyłki pracownikom Kancelarii Głównej zakopertowanej i zaadresowanej korespondencji przygotowanej przez prowadzących sprawy lub pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

7) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej.

§  13. 

1. Do zakresu czynności kancelaryjnych prowadzących sprawy należy:

1) zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i wykazem akt, teczek spraw w systemie EZD i teczek aktowych w systemie tradycyjnym, wzór opisu teczki aktowej określono w załączniku nr 4 do instrukcji;

2) włączanie do akt sprawy zadekretowanej korespondencji oraz korespondencji wpływającej bezpośrednio na imienną pocztę elektroniczną lub przekazywanie jej do rejestracji;

3) rejestrowanie każdej otrzymanej do załatwienia sprawy odpowiednio w systemu EZD, a w przypadku zastosowania systemu tradycyjnego - we właściwym dla danej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik nr 5 do instrukcji;

4) prowadzenie, w razie potrzeby, w systemie tradycyjnym, spisu zawartości akt danej sprawy, którego wzór określa załącznik nr 6 do instrukcji;

5) przygotowywanie i przekazywanie zakopertowanej korespondencji wychodzącej pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórce organizacyjnej.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej.

Rozdział  3

Obieg korespondencji

§  14. 

1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła przesyłki wpływające i wychodzące za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., a ponadto odbiera przesyłki z Biura Podawczego, przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres Ministerstwa zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przesyłki przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministerstwa.

2. Przesyłki odebrane z Poczty Polskiej S.A. i Biura Podawczego podlegają sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.

3. Korespondencję oznaczoną "Do rąk własnych", lub "Oświadczenia o stanie majątkowym", oferty dotyczące naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej w Ministerstwie, prace konkursowe, korespondencję kierowaną do Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej przy Ministerstwie, korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscyplinarnego i jego zastępcy, korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych i jego zastępców oraz Międzyresortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych, korespondencję adresowaną do Krajowej Komisji Uwłaszczeniowej, Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, Międzykościelnej Komisji Regulacyjnej, Komisji Regulacyjnej do Spraw Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego, Komisji Regulacyjnej do spraw Gmin Wyznaniowych Żydowskich oraz Komisji Regulacyjnej do spraw Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.

4. Przesyłki przesyłane przez kancelarie notarialne w ramach wpisu do rejestru nabytych lub objętych przez cudzoziemców nieruchomości, udziałów lub akcji bez konieczności uzyskiwania zezwolenia, a także na podstawie wydanego przez ten organ zezwolenia przekazuje się adresatowi przy protokole zdawczo-odbiorczym bez rejestracji i otwierania.

5. Przesyłki kierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowane do Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego - właściwym sekretariatom.

6. Przesyłki wpływające, przeznaczone dla komórek organizacyjnych, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z właściwością, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych.

7. Przesyłki zadekretowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, przekazywane są bezpośrednio, zgodnie z § 48, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczona jako "Pilna" niezwłocznie.

§  15. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia przesyłki, punkt kancelaryjny występuje do przewoźnika o wystawienie protokołu uszkodzenia oraz dokonuje odpowiedniej adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencji.

§  16. 

1. Przy otwieraniu przesyłki należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczoną na niej pieczęć datownika urzędu pocztowego.

2. Po otwarciu przesyłki sprawdza się czy:

1) znajdują się w niej wszystkie pisma, których oznaczenia umieszczono na przesyłce;

2) do pisma głównego zostały dołączone wszystkie wskazane w nim załączniki; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego punkt kancelaryjny odnotowuje w uwagach w systemie EZD oraz odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.

3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna i właściwe komórki organizacyjne przesyłają bez zbędnej zwłoki adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę. W wybranych przypadkach przekazanie następuje łącznie z procedurą przewidzianą przy naruszeniu ochrony danych osobowych.

4. Przekazy pieniężne lub pieniądze w korespondencji, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§  17. 

1. W systemie EZD rejestrowanie przesyłek wpływających polega na przyporządkowaniu do nich określonego zestawu metadanych.

2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

3. Metadane opisujące przesyłki wpływające mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy przez prowadzącego sprawę.

§  18. 

1. Pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej w postaci papierowej identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa lub nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku korespondencji oznaczonej jako "Pilna" lub "Bardzo pilna" odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) pierwszej stronie pisma - gdy istnieje możliwość otwarcia koperty;

2) kopercie - gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność, np. dyplom, certyfikat;

2) oficjalnych zaproszeniach;

3) załącznikach, chyba że z uwagi na ich postać albo treść data wpływu ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy;

4) przesyłkach niewymagających merytorycznego załatwienia, w szczególności czasopismach, katalogach, prospektach, niezamówionych ofertach i materiałach reklamowych.

4. Po naniesieniu na korespondencję w postaci papierowej identyfikatora Kancelaria Główna wykonuje jej odwzorowanie cyfrowe.

5. Jeżeli Kancelaria Główna nie wykonuje odwzorowania cyfrowego z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, wówczas odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia przesyłki;

2) może nie być wykonane, zgodnie z § 7 ust. 4.

§  19. 

1. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną poddaje się wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. Korespondencję elektroniczną o charakterze ogólnym a pozostającym poza właściwością Ministerstwa przekazuje się bezpośrednio do właściwych organów lub instytucji z adnotacją do wiadomości nadawcy.

2. Przesyłki wpływające do Ministerstwa pocztą elektroniczną (po oddzieleniu spamu) dzieli się na przesyłki adresowane na:

1) skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Ministerstwem;

2) indywidualne adresy poczty elektronicznej pracowników Ministerstwa, w tym:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w Ministerstwie,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych w Ministerstwie,

c) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Ministerstwa.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych rejestrują w rejestrze przesyłek wpływających prowadzony w systemie EZD przez dołączenie do nich metadanych je opisujących.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. a, prowadzący sprawę przekazuje drogą elektroniczną pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, celem rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających, zgodnie z postępowaniem określonym w ust. 3.

5. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt prowadzonej przez siebie sprawy w systemie EZD, bez rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających.

6. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się ani nie włącza się do akt sprawy.

7. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego bez ingerencji w integralność dokumentu wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

8. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:

1) sporządza się wydruk;

2) wypełnia pieczęć wpływu;

3) włącza do akt sprawy.

§ 20. Korespondencja przekazana na elektroniczną skrzynkę podawczą jest rejestrowana przez pracowników Kancelarii Głównej w systemie EZD.

§  21. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane wyłącznie na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma papierowego.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych do metadanych opisujących te przesyłki.

3. Pisma, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (np. materiał filmowy, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, nie przenosząc zawartości nośnika do zbiorów EZD, a informatyczny nośnik danych przechowuje się we właściwym składzie informatycznych nośników danych.

5. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, to po ich rejestracji przez punkt kancelaryjny prowadzący sprawę drukuje treści umieszczone na informatycznych nośnikach danych. Następnie punkt kancelaryjny nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

6. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się znajdują.

7. Dyrektor Generalny Ministerstwa, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, określa w drodze zarządzenia, maksymalną wielkość przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§  22. 

1. Korespondencja w postaci elektronicznej w całości włączona do EZD i korespondencja w postaci papierowej, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, przekazywana jest do dekretacji wyłącznie w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.

2. Zarejestrowaną korespondencję w postaci papierowej, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe, pracownicy Kancelarii Głównej lub pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych przekazują do składu chronologicznego.

3. Dekretacja korespondencji w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie, wraz z datą i podpisem dekretującego.

4. Dopuszcza się wykorzystanie systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w celu dokonania dekretacji korespondencji dotyczącej sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci papierowej.

Rozdział  4

Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych

§  23. 

1. W Ministerstwie prowadzi się składy chronologiczne:

1) dla działu administracji rządowej - sprawy wewnętrzne:

a) przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DP",

b) przesyłek wpływających odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DC",

c) nośników elektronicznych dołączonych do przesyłek odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "NE",

d) przesyłek wychodzących - zbiór oznacza się symbolem "DW",

e) zwrotnych potwierdzeń odbioru - zbiór oznacza się symbolem "ZP",

f) zwrotów listów lub korespondencji - zbiór oznacza się symbolem "ZK";

2) dla działu administracji rządowej - administracja publiczna:

a) przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DP",

b) przesyłek wpływających odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DC",

c) nośników elektronicznych dołączonych do przesyłek odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "NE",

d) przesyłek wychodzących - zbiór oznacza się symbolem "DW",

e) zwrotnych potwierdzeń odbioru - zbiór oznacza się symbolem "ZP",

f) zwrotów listów lub korespondencji - zbiór oznacza się symbolem "ZK";

3) dla działu administracji rządowej - wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne:

a) przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DP",

b) przesyłek wpływających odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "DC",

c) nośników elektronicznych dołączonych do przesyłek odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem "NE",

d) przesyłek wychodzących - zbiór oznacza się symbolem "DW",

e) zwrotnych potwierdzeń odbioru - zbiór oznacza się symbolem "ZP",

f) zwrotów listów lub korespondencji - zbiór oznacza się symbolem "ZK".

2. System EZD powinien umożliwiać prowadzenie rejestru składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, pozwalającego na sortowanie dokumentów co najmniej według ich statusu (dostępny, wypożyczony, wyrejestrowany).

§ 24. Dopuszcza się utworzenie w Ministerstwie więcej niż jednego typu składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych, o ile przemawiają za tym względy organizacyjne, lokalizacyjne lub logistyczne. O utworzeniu dodatkowego składu chronologicznego decyduje Dyrektor Generalny Ministerstwa.

§ 25. Przesyłki wpływające do Ministerstwa są rejestrowane w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających.

§  26. 

1. W składzie chronologicznym przechowuje się dokumentację papierową, stanowiącą element akt sprawy prowadzonej elektronicznie lub dokumentację niestanowiącą akt sprawy, przypisaną do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt, wskazanego do elektronicznego prowadzenia.

2. W składzie informatycznych nośników danych przechowywane są wszystkie nośniki informatyczne niezależnie od sposobu dokumentowania sprawy, do której przynależą, a w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy - niezależnie od przyporządkowania do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt.

§ 27. W składzie chronologicznym przechowuje się przesyłki i pisma w postaci papierowej stanowiące element akt spraw elektronicznych, w tym:

1) przesyłki wpływające, na które składa się dokumentacja papierowa i elektroniczna zapisana na informatycznym nośniku danych, rejestrowane są pod jednym numerem z rejestru przesyłek wpływających;

2) przesyłki wychodzące, dla których nastąpiła odręczna akceptacja, w szczególności podpis;

3) zwroty nieodebranych przesyłek.

§ 28. W składzie chronologicznym nie rejestruje się i nie przechowuje się:

1) wydruków przesyłek w postaci elektronicznej;

2) załączników w postaci np. przedmiotów, publikacji, gadżetów, pozostawiając je do dyspozycji komórek organizacyjnych, do których właściwości została przesyłka przypisana; prowadzący sprawę (za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa) może podjąć decyzję o odesłaniu załączonych do przesyłki (np. przedmiotów, rzeczy, gadżetów) do nadawcy;

3) dokumentacji w postaci papierowej wytworzonej jako wkład własny komórki organizacyjnej współpracującej przy prowadzeniu sprawy (notatki służbowe).

§  29. 

1. Dokumentację w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych układa się według kolejności jej wprowadzania do systemu EZD.

2. Dokumentację posiadającą numer z rejestru przesyłek wpływających układa się według kolejnego numeru z tego rejestru.

3. Dokumentację oraz informatyczne nośniki danych przechowuje się odrębnie dla każdego zbioru w pudłach oznaczonych skrajnymi numerami z rejestru.

4. Dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym oraz składzie informatycznych nośników danych chroniona jest przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą.

§  30. 

1. Obowiązkiem przekazującego dokumentację do składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych jest:

1) weryfikacja kompletności przekazywanej dokumentacji i nośników danych oraz uzupełnienie metadanych;

2) umieszczenie na przesyłce numeru z rejestru przesyłek wpływających (oklejenie przesyłki kodem zawierającym numer z rejestru przesyłek wpływających).

2. Obowiązkiem przyjmującego dokumentację do składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych jest:

1) weryfikacja kompletności przekazywanej dokumentacji i nośników danych;

2) w przypadku braku możliwości naniesienia kodu kreskowego na opakowanie nośnika, nośnik należy umieścić w kopercie lub innym opakowaniu;

3) umieszczenie dokumentacji w składzie.

§ 31. Wyjęcie dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych może mieć charakter czasowego wypożyczenia lub stałego wycofania ze stanu składu.

§  32. 

1. Wypożyczeniu ze składu chronologicznego podlegają kompletne przesyłki:

1) nieposiadające pełnego odwzorowania cyfrowego;

2) których skan uniemożliwia pełen odczyt.

2. Wypożyczenie dokumentacji ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych jest dokumentowane przez włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej co najmniej numer z właściwego rejestru przesyłek, znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano oraz termin zwrotu, jeżeli został określony.

3. Przesyłki w pełni odwzorowane w systemie EZD są wypożyczane ze składu chronologicznego tylko w uzasadnionych przypadkach przez osobę odpowiedzialną za załatwienie sprawy.

4. Wypożyczeniu mogą podlegać w szczególności przesyłki:

1) których odwzorowanie cyfrowe nie pozwala na zapoznanie się z ich zawartością w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości;

2) które wymagają uzupełnienia odręcznego przez przedstawicieli jednostki (np. umowy jednostronnie podpisane);

3) które podlegają rozpatrzeniu na posiedzeniach ciał kolegialnych, gremiów.

§  33. 

1. Za stan dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego oraz za terminowy zwrot odpowiada prowadzący sprawę.

2. W przypadku zwrotu do składu chronologicznego przesyłki zdekompletowanej, prowadzący sprawę umieszcza na zwracanej do składu części przesyłki, w widocznym miejscu na dokumencie, adnotację o przyczynach zdekompletowania przesyłki oraz miejscu przechowywania brakujących jej części, opatrując ją datą oraz swoim podpisem.

§  34. 

1. Wycofanie przesyłki ze składu chronologicznego może nastąpić tylko ze sprawy zawierającej oryginał tej przesyłki.

2. Wycofaniu ze stanu składu chronologicznego podlegają:

1) przesyłki, na podstawie których rejestrowana jest sprawa papierowa;

2) przesyłki nietworzące akt sprawy, przypisane do symbolu z wykazu akt wskazanego do papierowego prowadzenia.

Rozdział  5

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  35. 

1. Dokumentacja nadsyłana do Ministerstwa, składana w Ministerstwie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy, która wymaga przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy, która nie wymaga przyporządkowania do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Stanowią ją w szczególności:

a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,

d) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do spraw,

e) listy obecności, listy płac, kartoteki wynagrodzeń,

f) wnioski urlopowe,

g) dokumentacja magazynowa,

h) karty drogowe,

i) środki ewidencyjne archiwum Ministerstwa,

j) karty wyposażenia,

k) dane w systemach teleinformatycznych przeznaczonych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemach udostępniających automatycznie dane z określonego rejestru,

l) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wyposażenia sprzętu, materiałów biurowych).

2. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz przyporządkowana do klas końcowych z wykazu akt w danej komórce organizacyjnej, w danym roku kalendarzowym.

§  36. 

1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, w kolejności wynikającej z tego spisu, na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie; dalszych pism w zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia, niezależnie od roku, w którym to nastąpi.

3. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, prowadzący sprawę nanosi znak sprawy w prawej górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

4. Znak sprawy zawiera kolejno następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy ze spisu spraw;

4) cztery cyfry rok kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się w kolejności i oddziela kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, w następujący sposób: [DBI]-[WCA].[405].[3].[2023], gdzie:

1) [DBI]-[WCA] to oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której zarejestrowano sprawę, odpowiedzialnej za jej załatwienie, wyrażone ciągiem znaków;

2) [405] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) [3] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zarejestrowanej w klasie oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym, o którym mowa w pkt 2, w wewnętrznej komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) [2023] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

6. Oznaczając dokument znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol referenta sprawy, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: DBI-WCA.403.1.2023.JK, gdzie "JK" jest symbolem referenta sprawy, dodanym do znaku sprawy.

7. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Ministerstwie.

8. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy z wykazu akt w osobny zbiór, to dla sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

4) kolejny numer ze spisu spraw założonego dla sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

9. Elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, np. w następujący sposób: [DBI]-[WCA].[405].[3].[2].[2023], gdzie:

1) [DBI]-[WCA] to oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej w której zarejestrowano sprawę, odpowiedzialnej za jej załatwienie, wyrażone ciągiem znaków;

2) [405] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) [3] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, rejestrowanej w klasie oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym, o którym mowa w pkt 2, w wewnętrznej komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) [2] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zarejestrowanej w wydzielonej grupie spraw, o której mowa w pkt 3;

5) [2023] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

§ 37. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych z wykazu akt lub przyporządkowana do klasy końcowej z wykazu akt w systemie EZD.

§  38. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy zarejestrowanej;

2) rozpoczyna nową sprawę;

3) nie stanowi akt spraw.

2. Prowadzący sprawę w przypadku określonym w ust. 1:

1) pkt 1 - dołącza przesyłkę do akt sprawy;

2) pkt 2 - na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą klasę z wykazu akt;

3) pkt 3 - przyporządkowuje przesyłkę do odpowiedniej klasy z wykazu akt.

3. Jeżeli z przesyłki wynika, że sprawa została załatwiona, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy, kończy sprawę w systemie EZD. Zakończenie sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty oraz sposobu jej załatwienia.

4. W przypadku upływu terminu załatwienia sprawy, prowadzący sprawę, w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, wyznacza nowy termin załatwienia sprawy, odnotowując ten fakt w systemie EZD.

§  39. 

1. System EZD pozwala w szczególności na wygenerowanie spisu spraw zawierającego dane odnoszące się do:

1) całego spisu spraw, w tym zawierające co najmniej:

a) oznaczenie roku rejestracji spraw przyporządkowanych do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej;

2) każdej sprawy w spisie spraw, w tym zawierające co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do jej przedmiotu,

d) nazwę i adres nadawcy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce stanowiącej podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma stanowiącego podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat spraw zarejestrowanych w dowolnie wybranych:

1) okresach chronologicznych;

2) klasach z wykazu akt.

§  40. 

1. Kierownik komórki organizacyjnej, w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o wprowadzeniu rejestrowania określonej grupy spraw w obrębie klasy z wykazu akt, w odrębnym rejestrze zastępującym spis spraw.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w postaci papierowej lub elektronicznej, może obejmować kilka lat, przy czym numerację zapisów w każdym roku rozpoczyna się od pozycji nr 1.

§ 41. W przypadku akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym:

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej akt spraw załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;

2) na każdy rok zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;

3) dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) zarejestrowanych w ciągu roku w danej klasie z wykazu akt, prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok; w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;

4) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się akta wielu spraw o różnych numerach, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw; w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;

5) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw (np. akta osobowe);

6) dopuszcza się zakładanie teczki aktowej na akta jednej sprawy.

§  42. 

1. Sprawę niezałatwioną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. Prowadzący sprawę każdorazowo decyduje o zamknięciu sprawy lub jej kontynuacji w kolejnych latach. Dopuszcza się, w uzasadnionych przypadkach, wznowienie sprawy ostatecznie zakończonej. W takim przypadku prowadzący sprawę uzasadnia powziętą decyzję przez dołączenie do akt sprawy odpowiedniej notatki lub przez dołączenie stosownego komentarza w systemie EZD.

2. Zmiana znaku sprawy, z równoczesną ponowną rejestracją sprawy, może nastąpić w przypadku, gdy wskutek reorganizacji Ministerstwa akta spraw niezałatwionych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, prowadzący sprawę czyni wzmiankę o ponownej rejestracji sprawy, odnotowując znak sprawy niezałatwionej w aktach nowej sprawy oraz znak nowej sprawy w aktach sprawy niezałatwionej, w sposób umożliwiający wzajemne powiązanie spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§ 43. Załatwianie spraw odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§  44. 

1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz kończy sprawę w systemie EZD.

2. Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana między komórkami organizacyjnymi i w odniesieniu do spraw niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.

§  45. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie załatwia sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, uwzględniając kolejność wpływu oraz stopień pilności i wagę danej sprawy, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 września 2022 r. w sprawie sposobu używania wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej oraz barw Rzeczypospolitej Polskiej do celów wspólnej identyfikacji wizualnej (Dz. U. poz. 2102).

3. Pismo sporządza się na formularzu z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny Ministerstwa, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej).

§  46. 

1. W trakcie załatwiania sprawy prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe i protokoły z rozmów z klientami lub z czynności wykonywanych poza siedzibą Ministerstwa;

3) dokumenty i notatki służbowe sporządzane dla członków Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności w przypadku umieszczenia na nich własnoręcznej dyspozycji Kierownictwa Ministerstwa lub komórki organizacyjnej;

4) wiadomości poczty elektronicznej, a w przypadku akt sprawy prowadzonych w systemie tradycyjnym, wydruki naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 19 ust. 7;

5) inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wychodzących i wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność i poprawność metadanych opisujących sprawę oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadanie sprawie tytułu;

2) wpisanie lub uzupełnianie metadanych opisujących przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie;

3) uzupełnienie metadanych opisujących przesyłki wpływające, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;

4) poprawia metadane opisujące przesyłki wpływające, jeżeli zostały określone w sposób nieodzwierciedlający stanu faktycznego;

5) wpisuje metadane opisujące przesyłki przeznaczone do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

3. Prowadzący sprawę zapewnia kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonuje związanych z tym czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

§  47. 

1. Ze względu na wymogi przepisów prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, przy sporządzaniu następujących dokumentów stosuje się postać papierową i podpis własnoręczny:

1) decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;

2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;

3) zaświadczeń;

4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;

5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;

6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi bądź adnotacjami mającymi znaczenie prawne;

7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;

8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.

2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów, o których mowa w ust. 1, można stosować także postać elektroniczną i kwalifikowany podpis elektroniczny.

Rozdział  7

Doręczanie, akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  48. 

1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych przekazywana jest w postaci elektronicznej w systemie EZD.

2. Doręczenie korespondencji w systemie tradycyjnym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 7 do instrukcji, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.

§  49. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na akceptacji pisma przez osobę nieupoważnioną do jego podpisania i przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do ostatecznej akceptacji lub podpisania pisma przez osobę upoważnioną.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący zwraca pismo prowadzącemu sprawę udzielając mu wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie lub dołączając je do projektu;

2) ustnie, odnotowując w systemie EZD, że zmiany uzgodniono w rozmowie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, również gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący, w przypadku np. oczywistych omyłek pisarskich, błędów ortograficznych, gramatycznych, nie wpływających na merytoryczną treść pisma, może dokonać poprawek i zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

7. Podpisujący może zwrócić pismo prowadzącemu sprawę stosując odpowiednio przepis ust. 5 lub dokonać poprawek pisma i podpisać poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  50. 

1. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą w zastępstwie osoby podpisującej, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierająca wyrażenie "w zastępstwie" lub jego skrót "wz." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby zastępowanej.

2. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez podpisującego, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierająca wyrażenie "z upoważnienia" lub skrót "z up." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby, która udzieliła upoważnienia.

3. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci tradycyjnej są podpisywane przez osobę upoważnioną w systemie EZD kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie niezwłocznie drukowane przez prowadzącego sprawę, celem złożenia na piśmie podpisu odręcznego przez osobę podpisującą pismo. Prowadzący sprawę drukuje jeden egzemplarz pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci tradycyjnej, chyba, że załatwienie sprawy wymaga dodatkowych egzemplarzy. Prowadzący sprawę, przedstawiając podpisującemu pismo do podpisu odręcznego, przedstawia również do wglądu wydruk z systemu EZD zawierający informację o dacie złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. metadane pisma wychodzącego). W przypadku konieczności pozostawienia w Ministerstwie egzemplarza pisma wychodzącego w postaci papierowej, prowadzący sprawę przekazuje ten egzemplarz do składu chronologicznego, gdzie przechowywany jest w kolejności wynikającej z rejestru korespondencji wychodzącej.

4. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki jest częścią spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, wówczas po podpisaniu pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną, prowadzący sprawę drukuje pismo w dwóch egzemplarzach, chyba że załatwienie sprawy wymaga dodatkowych egzemplarzy, wraz z informacją o dacie złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. metadane pisma wychodzącego).

5. Wydruki pism z systemu EZD, o których mowa w ust. 3 i 4, zawierają kompletną treść pism wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

6. Na egzemplarzu ad acta w przypadku części akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, prowadzący sprawę umieszcza informację dotyczącą przekazania pisma do wysyłki lub osobistego doręczenia.

7. Odwzorowanie pisma wychodzącego wraz z pieczęcią zawierającą informację o sposobie i dacie wysyłki prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, przed uruchomieniem akceptacji, konieczne jest włączenie w systemie EZD możliwości tworzenia metryki.

9. Dla pism, o których mowa w ust. 4, po podpisaniu pisma prowadzący sprawę drukuje metrykę pisma z systemu EZD i dołącza ją do akt sprawy razem z zaakceptowaną wersją pisma wychodzącego.

10. Zastąpienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego innym podpisem elektronicznym dopuszczalne jest w oparciu o przepisy określające zasady i tryb użycia tych podpisów.

11. Zasady użycia wewnętrznego podpisu cyfrowego określa Dyrektor Generalny Ministerstwa w drodze zarządzenia.

§  51. 

1. Przesyłki wychodzące z Ministerstwa są doręczane adresatom:

1) za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. z zachowaniem następujących zasad:

a) przesyłki polecone dostarczane są na Pocztę Polską S.A. wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik nr 8 do instrukcji,

b) przesyłki zwykłe dostarczane są na Pocztę Polską S.A. wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik nr 9 do instrukcji;

2) w odpowiednim systemie teleinformatycznym ePUAP lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

3) w uzasadnionych przypadkach bezpośrednio adresatowi lub osobie uprawnionej przez doręczenie osobiste bez pośrednictwa Kancelarii Głównej.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej są wysyłane z systemu EZD przez prowadzącego sprawę lub pracownika komórki organizacyjnej, której kierownik komórki powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej, po uzupełnieniu ich o datę i podpisaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez podpisującego.

3. Prowadzący sprawę lub pracownik komórki organizacyjnej, której kierownik komórki organizacyjnej powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej jest obowiązany do wypełnienia w systemie EZD tzw. rozdzielnika dla pism wychodzących (wyboru adresu odbiorcy pisma oraz sposobu wysyłki np. list polecony, list zwykły) i uzupełnienia innych metadanych, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę, dla każdej przesyłki wychodzącej z Ministerstwa.

4. W przypadku przesyłek wychodzących w postaci tradycyjnej, po uzyskaniu odręcznego podpisu na egzemplarzu pisma przeznaczonego do wysyłki za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. prowadzący sprawę lub pracownik komórki organizacyjnej, której kierownik komórki organizacyjnej powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej wkłada korespondencję do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową) oraz nakleja na kopertach identyfikatory (kod kreskowy) z elektronicznego rejestru przesyłek wychodzących. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, umieszcza się pieczęć wysyłki oraz numer identyfikatora z rejestru przesyłek wychodzących. Przesyłkę realizuję się przez przekazanie jej do Kancelarii Głównej do wysyłki.

5. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy egzemplarz pisma wychodzącego, przeznaczony ad acta.

6. W przypadku, gdy przesyłka powinna zostać nadana w trybie zwrotnego potwierdzenia odbioru, za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., punkt kancelaryjny wypełnia stosowny formularz pocztowy oraz umieszcza na nim znak sprawy, w ramach, której powstała przesyłka.

Rozdział  8

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§ 52. Zasady sporządzania odpisów i kopii dokumentacji powstałej i zgromadzonej w Ministerstwie określają odrębne przepisy.

§  53. 

1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonuje we własnym zakresie prowadzący sprawę za zgodą kierownika komórki organizacyjnej.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez kierownika komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik nr 10 do instrukcji.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

Rozdział  9

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego

§ 54. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 55 okresu przechowywania, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

§  55. 

1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw w postaci elektronicznej i papierowej pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres następnego roku kalendarzowego.

2. Dokumentacja w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych, zgromadzone w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych, przekazywane są do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, w terminach uzgodnionych z pracownikami tej komórki.

§  56. 

1. Dla dokumentacji elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego spełnia moduł Archiwum EZD, uwzględniający podział na archiwum wyodrębnione i archiwum zakładowe.

2. Dokumentację elektroniczną spraw załatwionych uznaje się za dokumentację archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego po upływie roku, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została załatwiona.

3. Przekazanie do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przekazaniu uprawnień do zarządzania tą dokumentacją w systemie EZD pod warunkiem wcześniejszego jej uporządkowania zgodnie z § 62 ust. 2, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeżeli jest taka potrzeba;

4) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

4. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w § 55 ust. 1. O automatycznym przekazaniu uprawnień decyduje komórka Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

5. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 3, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także nie udostępnia jej innym komórkom organizacyjnym.

6. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 3.

§  57. 

1. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD lub systemów teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw, kwalifikowana jest do kategorii "Bc" i brakowana w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD ani systemów teleinformatycznych dedykowanych do określonych usług lub spraw, przekazuje się w oparciu o spis zdawczo-odbiorczy, do właściwego archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór przesyłek w składzie.

3. Informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

4. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 2, powinien zawierać:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, która zgromadziła dokumentację,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis zdawczo-odbiorczy,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki,

f) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego nośnik,

g) datę sporządzenia spisu,

h) datę przyjęcia nośników do archiwum,

i) rozmiar lub ilość dokumentacji przekazywanej;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie rodzaju nośnika,

c) oznaczenie kancelaryjne (znak akt, z którym powiązany jest nośnik),

d) numer seryjny nośnika, jeżeli występuje i można go odczytać bez użycia specjalistycznych programów,

e) miejsce przechowywania w archiwum,

f) datę zniszczenia, wycofania z archiwum lub przekazania dokumentacji do archiwum państwowego,

g) miejsce na ewentualne uwagi.

5. Elementy spisu, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. h oraz pkt 2 lit. e oraz f, uzupełnia pracownik archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego. Wzór spisu informatycznych nośników danych określa załącznik nr 11 do instrukcji.

§  58. 

1. Przesyłki papierowe zgromadzone w składach chronologicznych, po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego akt ze składu chronologicznego, zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, która zgromadziła dokumentację,

c) informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,

d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

e) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

f) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

g) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację,

h) datę sporządzenia spisu,

i) datę przyjęcia dokumentacji ze składu do archiwum,

j) rozmiar lub ilość dokumentacji przekazywanej;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce,

d) miejsce przechowywania w archiwum,

e) datę zniszczenia, wycofania z archiwum lub przekazania dokumentacji do archiwum państwowego,

f) miejsce na ewentualne uwagi.

2. Elementy spisu, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. h oraz pkt 2 lit. d oraz e, uzupełnia pracownik archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt ze składu chronologicznego określa załącznik nr 12 do instrukcji.

§  59. 

1. W przypadku dokumentacji stanowiącej część akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, o którym mowa w § 41, teczki aktowe, w których jest ona przechowywana, przekazuje się do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego nie później niż po upływie roku, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku załatwienia spraw. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy, można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, po uprzednim jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. W systemie tradycyjnym teczki spraw zakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych, zawierających co najmniej:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis zdawczo-odbiorczy,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację,

g) datę sporządzenia spisu,

h) datę przyjęcia dokumentacji do archiwum,

i) rozmiar lub ilość przekazywanej dokumentacji;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne - to jest znak akt lub znak sprawy, a w przypadku, o którym mowa § 36 ust. 8, dodatkowo numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) roku założenia teczki aktowej,

e) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,

f) w przypadku dokumentacji niearchiwalnej - liczbę tomów w obrębie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt przekazywanych w danej pozycji spisu,

g) oznaczenie kategorii archiwalnej,

h) oznaczenie okresu zagrożenia,

i) miejsce przechowywania akt w archiwum,

j) datę zniszczenia, wycofania z archiwum lub przekazania dokumentacji do archiwum państwowego,

k) miejsce na ewentualne uwagi.

3. Elementy spisu, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lit. h oraz w pkt 2 lit. i oraz j, uzupełnia pracownik archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt stanowi załącznik nr 13 do instrukcji.

§  60. 

1. W przypadku dokumentacji zawierającej informacje niejawne stanowiącej część akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, teczki aktowe, w których jest ona przechowywana, przekazuje się do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego nie później niż po upływie roku, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku załatwienia spraw. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy, można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, po uprzednim jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. W przypadku przekazania dokumentacji zawierającej informacje niejawne wzór spisu zdawczo- odbiorczego zawiera:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis zdawczo-odbiorczy,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację,

g) datę sporządzenia spisu,

h) datę przyjęcia dokumentacji do archiwum,

i) rozmiar lub ilość przekazywanej dokumentacji;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne - to jest znak akt lub znak sprawy, a w przypadku, o którym mowa § 36 ust. 8, dodatkowo numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) roku założenia teczki aktowej,

e) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej,

g) oznaczenie klauzuli tajności,

h) liczbę stron,

i) oznaczenie okresu zagrożenia,

j) miejsce przechowywania akt w archiwum,

k) datę zniszczenia, wycofania z archiwum lub przekazania dokumentacji do archiwum państwowego.

3. Elementy spisu, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lit. h oraz pkt 2 lit. j oraz k, uzupełnia pracownik archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

4. Akta spraw zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne", "tajne", "ściśle tajne" przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, akta spraw zawierające informacje niejawne o klauzuli "zastrzeżone" przekazują komórki organizacyjne, dołączając do każdej przekazywanej teczki aktowej spis zawartości teczki, według wzoru określonego w załączniku nr 14 do instrukcji.

5. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dla dokumentacji zawierającej informacje niejawne stanowi załącznik nr 15 do instrukcji.

§  61. 

1. Spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

2. Pozycje dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym, na spisie zdawczo-odbiorczym układa się chronologicznie według daty założenia teczki aktowej, a następnie według kolejności symboli klasyfikacyjnych w ramach wykazu akt.

3. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 1, sporządza się oddzielne spisy dla szczególnych rodzajów dokumentacji (np. dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Ministerstwa.

4. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany w postaci elektronicznej lub papierowej.

5. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, jeżeli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na opisanym informatycznym nośniku danych.

6. Papierowy spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub instrukcji w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w trzech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum wyodrębnionego;

3) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

7. Oprócz papierowego spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 6, do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego przekazuje się także edytowalny dokument elektroniczny, który służył do przygotowania tego spisu. Dokument elektroniczny stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznany za dane, o których mowa w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub instrukcji w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym.

8. Archiwum wyodrębnione lub archiwum zakładowe zwraca jeden egzemplarz spisu zdawczo- odbiorczego, o którym mowa w § 59, komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację.

9. Za gromadzenie ewidencji spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego odpowiada kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.

10. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, udostępnia się komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt. Wzór karty udostępnienia akt określa załącznik nr 16 do instrukcji.

11. Wypożyczenie dokumentu ze składu chronologicznego odbywa się na wniosek. Wzór wniosku do składu chronologicznego określa załącznik nr 17 do instrukcji.

§  62. 

1. Dokumentacja spraw załatwionych, przekazywana do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego, powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego pracownika.

2. Uporządkowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD, polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie zrobiono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie zrobiono;

5) sprawdzeniu, czy zakończono sprawy w systemie EZD.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składów informatycznych nośników danych do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego polega na:

1) sprawdzeniu kompletności zbioru informatycznych nośników danych;

2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

3) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

4) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą jednostki oraz nazwą komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której utworzono skład informatycznych nośników danych - na środku u góry,

b) informacją, z jakiego składu informatycznych nośników danych pochodzi dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. a,

c) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD informatycznych nośników danych znajdujących się w pudle lub paczce - pod informacją, o której mowa w lit. b.

4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składów chronologicznych do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego polega na:

1) sprawdzeniu kompletności zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

3) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

4) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą jednostki oraz nazwą komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) informacją, z jakiego składu chronologicznego pochodzi dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. a,

c) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod informacją, o której mowa w lit. b,

d) skrajnymi identyfikatorami przesyłek, o których mowa w instrukcji - pod informacją, o której mowa w lit. c;

5) usunięciu części metalowych i folii (np. spinaczy, zszywek, koszulek);

6) wpisaniu informacji, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo.

5. Uporządkowanie dokumentacji nieelektronicznej w odniesieniu do:

1) materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 15 lat polega na:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek aktowych w kolejności spisu spraw, a w sprawie - chronologicznie, począwszy od pierwszego pisma w pierwszej sprawie na górze teczki, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielać papierowymi obwolutami,

b) ułożeniu dokumentów chronologicznie w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy,

c) wydzieleniu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

d) dołączeniu do teczek spraw spisów spraw lub spisu zawartości akt sprawy; w przypadku dokumentacji niejawnej dołączenie spisów zawartości teczki,

e) usunięciu z dokumentacji wszelkich części metalowych i folii (np. spinaczy, zszywek, koszulek, z wyjątkiem elementów metalowych aktów notarialnych),

f) uzupełnieniu spisów spraw w teczkach akt z materiałami archiwalnymi (kategoria "A") i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat,

g) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych, a materiałów archiwalnych (kategoria "A") w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej, o grubości nie przekraczającej 5 cm; przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

h) ponumerowaniu zapisanych stron materiałów archiwalnych (kategoria "A") i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 25 lat, zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera.... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]",

i) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

j) przesznurowaniu akt kategorii "A" lub spięciu klipsem archiwalnym,

k) opisaniu teczek aktowej, zgodnie z załącznikiem nr 4 do instrukcji,

l) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt, odrębnie w ramach materiałów archiwalnych i odrębnie w ramach dokumentacji niearchiwalnej;

2) pozostałej dokumentacji niearchiwalnej polega na:

a) ułożeniu wewnątrz teczek aktowych spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w sprawie chronologicznie, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielać papierowymi obwolutami,

b) ułożenie dokumentów chronologicznie w przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw,

c) wydzieleniu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

d) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

e) dołączeniu do teczek spraw spisów spraw lub spisu zawartości akt sprawy; w przypadku dokumentacji niejawnej dołączenie spisów zawartości teczki,

f) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych,

g) opisanie teczek spraw, zgodnie z załącznikiem nr 4 do instrukcji,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§  63. 

1. Każda teczka zawierająca dokumentację tradycyjną powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z:

1) pełnej nazwy jednostki oraz nazwy komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumentację - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa § 36 ust. 8 - dodatkowo numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii "B" - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) oznaczenie okresu zagrożenia - po prawej stronie pod określeniem kategorii archiwalnej;

5) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) - na środku;

6) daty założenia teczki - na środku pod tytułem teczki;

7) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - na środku pod datą założenia teczki.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 36 ust. 8:

1) tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, dla których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (np. imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, umieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy;

4) w przypadku dokumentacji niejawnej wpisuje się klauzulę tajności - na górze i na dole teczki aktowej.

§ 64. Do dokumentacji przekazywanej do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności:

1) rejestry;

2) ewidencje;

3) kartoteki;

4) skorowidze.

§ 65. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego kierownika komórki organizacyjnej, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji;

2) dokumentacja jest niekompletna, np. brak spisów akt i metryki sprawy w teczce spraw;

3) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub braki;

4) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

§ 66. Dokumentacja zgromadzona i wytworzona w toku działalności Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych przekazywana jest do archiwum wyodrębnionego w oparciu o przepisy załącznika nr 1 zarządzenia nr 3 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 stycznia 2020 r. w sprawie regulaminu działania Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 2), z zachowaniem zasad określonych w niniejszej instrukcji.

§ 67. Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki przekazującej akta do archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego może złożyć zastrzeżenie, że bez jego zgody lub zgody osoby przez niego upoważnionej, akta nie mogą być udostępniane. Zastrzeżenie składa się w formie adnotacji na zastrzeganych aktach i na spisie zdawczo-odbiorczym. Adnotacja zawiera wskazanie okresu, na jaki akta obejmuje się zastrzeżeniem.

§ 68. Przekazywanie materiałów archiwalnych, innych niż wymienione w art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz dokumentacji niearchiwalnej, poza resort spraw wewnętrznych i administracji może nastąpić wyłącznie za zgodą Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoby przez niego upoważnionej.

Rozdział  10

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§ 69. W przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Dyrektor Generalny Ministerstwa zawiadamia o tym dyrektora właściwego archiwum państwowego.

§  70. 

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę organizacyjną:

1) akta spraw niezakończonych komórki organizacyjnej przekazuje się w systemie EZD w postaci elektronicznej nowej komórce organizacyjnej z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami spraw;

2) akta spraw niezakończonych komórka organizacyjna przekazuje w postaci nieelektronicznej nowej komórce organizacyjnej na podstawie protokołu zawierającego:

a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej akta spraw,

b) nazwę wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej akta spraw,

c) nazwę komórki organizacyjnej przejmującej akta spraw,

d) nazwę wewnętrznej komórki organizacyjnej przyjmującej akta spraw,

e) datę sporządzenia protokołu,

f) liczbę porządkową,

g) znak sprawy,

h) temat (określenie) czego dotyczy sprawa,

i) datę rozpoczęcia sprawy,

j) podpisy osób: zdającej i przejmującej akta spraw.

3. Kopie protokołu komórka organizacyjna przekazująca akta spraw przesyła do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

4. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, na warunkach określonych w rozdziale 5.

5. Dokumentacja spraw zakończonych jest przekazywana niezwłocznie do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, w trybie i na warunkach, o których mowa w rozdziale 9.

§  71. 

1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio przepisy § 70.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania likwidowanej jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 72. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia albo zwolnienia.

Rozdział  11

Przepisy końcowe

§  73. 

1. Kierownicy komórek organizacyjnych powinni regularnie kontrolować czynności kancelaryjne wykonywane przez podległych im pracowników oraz dokonywać okresowych przeglądów spraw prowadzonych w podległej komórce organizacyjnej.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, polega w szczególności na sprawdzaniu:

1) terminowości, rzetelności i prawidłowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonej instrukcją, w szczególności prawidłowości gromadzenia dokumentacji w aktach spraw oraz przyporządkowania jej do właściwych klas z wykazu akt;

3) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

4) terminowości przekazywania akt do właściwego archiwum wyodrębnionego lub archiwum zakładowego.

Załącznik Nr  1

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej dla dokumentacji wytworzonej w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne, oznaczonej symbolem "Bc"*)

grafika

Załącznik Nr  2

Zgoda Nr na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" wytworzonej w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne

grafika

Załącznik Nr  3

Protokół zniszczenia akt wytworzonych w dziale administracji rządowej sprawy wewnętrzne

grafika

Załącznik Nr  4

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

grafika

Załącznik Nr  5

SPIS SPRAW

grafika

Załącznik Nr  6

Spis zawartości akt sprawy .............

grafika

Załącznik Nr  7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

grafika

Załącznik Nr  8

WYKAZ Nr ............. PRZESYŁEK POLECONYCH

grafika

Załącznik Nr  9

WYKAZ Nr ............... PRZESYŁEK NADANYCH

grafika

Załącznik Nr  10

ZLECENIE nr ................ na powielenie:

grafika

Załącznik Nr  11

Spis zdawczo-odbiorczy nr ............* ze składu informatycznych nośników danych

grafika

Załącznik Nr  12

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ............ * ze składu chronologicznego

grafika

Załącznik Nr  13

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...............

grafika

Załącznik Nr  14

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

grafika

Załącznik Nr  15

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ............

grafika

Załącznik Nr  16

Karta udostępnienia akt

grafika

Załącznik Nr  17

WNIOSEK DO SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

Wykaz Haseł Klasyfikacyjnych pierwszego i drugiego rzędu

0	Zarządzanie
	00	Organy kolegialne i jednoosobowe
	01	Organizacja
	02	Akty normatywne. Pomoc prawna
	03	Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
	04	Informatyka/Informatyzacja
	05	Skargi, wnioski, petycje i inna korespondencja obywatelska
	06	Wydawnictwa. Informacje. Prace naukowo-badawcze
	07	Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
	08	Współpraca z zagranicą
	09	Kontrola
1	Kadry
	10	Ogólne zasady pracy i płac
	11	Zatrudnienie
	12	Sprawy osobowe
	13	Bezpieczeństwo i higiena pracy
	14	Szkolenie i doskonalenie zawodowe
	15	Dyscyplina pracy, kary porządkowe i dyscyplinarne
	16	Sprawy socjalno-bytowe
	17	Emerytury, renty, ubezpieczenia
	18	Opieka zdrowotna
2	Środki rzeczowe
	20	Środki trwałe
	21	Realizacja prac inwestycyjno-budowlanych i remontowych
	22	Administracja nieruchomości
	23	Gospodarka materiałowa
	24	Gospodarka samochodowa
	25	Lotnictwo służb porządku publicznego
	26	Łączność (telekomunikacja)
	27	Jednostki pływające
	28	Ochrona zakładu pracy
	29	Nadzór techniczno-budowlany
3	Finanse
	30	Podstawowe zasady gospodarki finansowej
	31	Budżet i finanse. Działalność pozabudżetowa
	32	Księgowość
	33	Płace
	34	Fundusze specjalne
	35	Inwentaryzacja
	36	Dyscyplina finansów publicznych
	37	Dokumentacja finansowo-księgowa projektów realizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej
4	Ochrona bezpieczeństwa państwa
	40	Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna kraju
	41	Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna w świecie
	42	Walka z terroryzmem i przestępczością zorganizowaną
	43	Powszechny obowiązek obrony
	44	Przygotowania obronne resortu spraw wewnętrznych i administracji
	45	Ochrona granic państwa
	46	Bezpieczeństwo dokumentów publicznych
	47	Cudzoziemcy
5	Ochrona bezpieczeństwa obywateli i porządku publicznego
	50	Stan bezpieczeństwa publicznego i porządku
	51	Zapobieganie przestępczości i zjawiskom kryminogennym
	52	Wykrywanie i zwalczanie przestępstw przeciwko zdrowiu i życiu obywateli
	53	Wykrywanie i zwalczanie przestępstw gospodarczych
	54	Zarządzanie kryzysowe
	55	Ochrona ludności
	56	Ochrona bezpieczeństwa przedstawicielstw i obywateli polskich za granicą
	57	Ochrona bezpieczeństwa przedstawicielstw i obywateli innych państw w Polsce
	58	Nadzór nad postępowaniem mandatowym
	59	Badanie zdarzeń kolejowych
6	Sprawy społeczne i wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne
	60	Rejestracja stanu cywilnego i zmiana imion i nazwisk
	61	Ewidencja ludności
	62	Obywatelstwo polskie
	63	Stowarzyszenia. Fundacje
	64	Repatriacja
	65	Wyznania religijne
	66	Koncesje, wpisy do rejestru działalności regulowanej
	67	Mniejszości narodowe i etniczne oraz język regionalny
	68	Dokumenty tożsamości
	69	Karta Polaka
7	Administracja publiczna
	70	Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego
	71	Organizacja terytorialna administracji rządowej i samorządu terytorialnego
	72	Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwie i organów samorządu terytorialnego
	73	Komisja Heraldyczna
	74	Polityka gospodarcza rządu
	75	Projekty i programy w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
	76	Zbiórki publiczne
	77	Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych
	78	Nadzór i koordynacja rządowych programów rozwoju
	79	Strategie, programy, prognozy w zakresie administracji
8	Sprawy dotyczące szczególnych form sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
	80	Weryfikacja kandydatów na określone stanowiska służbowe lub stopnie służbowe, przewidzianych do oddelegowania za granicę lub do BNW, wyróżnienia na wniosek ministra właściwego do spraw wewnętrznych
	81	Nadzór nad służbami podległymi ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanymi
	82	Zespoły zadaniowe i czynności zlecone
	83	Ujawnianie, zapobieganie, zwalczanie przestępczości
	84	Współpraca dotycząca szczególnych form sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
	85	Dokumentacja dotycząca pracy operacyjnej
	86	Dokumentacja działań operacyjnych i urządzeń techniki operacyjnej
	87	Dokumentacja funduszu operacyjnego
9	Audyt i kontrola zarządcza
	90	Audyt wewnętrzny
	91	Współpraca z Urzędami i Jednostkami Zewnętrznymi w Zakresie Audytu
	92	Komitet Audytu
	93	Kontrola zarządcza

Symbole klasyfikacyjne					Hasło klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna w komórce macierzystej	Uwagi	Okres zagrożenia
1	2	3	4	5	6	7	8	9
0					ZARZĄDZANIE
	00				Organy kolegialne i jednoosobowe
		000			Narady Kierownictwa
			0001		Posiedzenia kierownictwa Ministerstwa	A	Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0002		Materiały na posiedzenia kierownictwa Ministerstwa	A	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia	E
			0003		Obsługa organizacyjno-techniczna narad	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		001			Rady
			0010		Powoływanie Rady	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0011		Posiedzenia Rady	A	Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0012		Materiały na posiedzenia Rady	A	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia	E
			0013		Obsługa organizacyjno-techniczna Rady	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		002			Komisje i Zespoły (własne)
			0020		Powoływanie komisji, zespołów	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0021		Ewidencja komisji, zespołów	A	Rejestry, wykazy	E
			0022		Ewidencja prowadzonych postępowań przez komisje, zespoły	A	Rejestry spraw - kategoria A. Akta prowadzonych postępowań przez poszczególne komisje i zespoły oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym	E
			0023		Obsługa organizacyjno-techniczna komisji, zespołów	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		003			Komisje resortowe
			0030		Powoływanie komisji resortowych	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0031		Posiedzenia komisji resortowych	A	Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez Ministerstwo. W innych przypadkach do kategorii A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników Ministerstwa i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, listę uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0032		Obsługa organizacyjno-techniczna komisji resortowych	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		004			Komisje międzyresortowe
			0040		Powoływanie komisji międzyresortowych	A	Zarządzenia, decyzje	E
			0041		Posiedzenia komisji międzyresortowych	A	Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez Ministerstwo. W innych przypadkach do kategorii A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników Ministerstwa i ich sprawozdania, skład, porządek posiedzenia, listę uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0042		Obsługa organizacyjno-techniczna komisji międzyresortowych	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		005			Rzecznicy
			0050		Powoływanie rzeczników	A	Zarządzenia, decyzje, wytyczne, organizacja (powołanie składu osobowego, odwołania)	E
			0051		Ewidencja prowadzonych postępowań przez rzeczników	A	Rejestry spraw kategorii A. Akta prowadzonych postępowań przez rzeczników oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym	E
			0052		Obsługa organizacyjno-techniczna rzeczników	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		006			Narady, konferencje itp.
			0060		Plany, programy narad, konferencji organizowanych przez Ministerstwo, uczestnicy	A		E
			0061		Narady i zebrania pracownicze, uczestnicy	A	Protokoły, sprawozdania, wnioski	E
			0062		Udział w naradach i konferencjach obcych	B3	Do kategorii A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania	P
			0063		Obsługa organizacyjno-techniczna narad, konferencji	Bc	Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)	P
		007			Patronaty	B2	Wnioski o patronat i patronat honorowy zawodów sportowych, konkursów i innych	P
	01				Organizacja
		010			Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających	B5	Ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych	Z
		011			Organizacja Ministerstwa
			0110		Podstawy prawne działania Ministerstwa	A	Akty normatywne	E
			0111		Struktura i zakres działania Ministerstwa	A	Statut, regulamin organizacyjny Ministerstwa (dokumentacja dotycząca zmian do statutu, regulaminu organizacyjnego Ministerstwa, w tym korespondencja, opinie, notatki i analizy związane z reorganizacją lub likwidacją komórek organizacyjnych Ministerstwa)	E
			0112		Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Wewnętrzne regulaminy organizacyjne (zarządzenia Dyrektora Generalnego oraz decyzje dyrektorów departamentów i biur)	E
			0113		Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra	BE10	W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw Ministra. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia lub odwołania pełnomocnictwa lub upoważnienia	Z
			0114		Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego	BE10	W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw Dyrektora Generalnego. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia lub odwołania pełnomocnictwa lub upoważnienia	Z
			0115		Pełnomocnictwa i upoważnienia Inspektora Nadzoru Wewnętrznego	BE10	W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw Inspektora Nadzoru Wewnętrznego. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia lub odwołania pełnomocnictwa lub upoważnienia	Z
			0116		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych	B10	Wnioski o rozstrzyganie sporów, korespondencja, opinie, rozstrzygnięcia	P
		012			Organizacja, reorganizacja lub likwidacja urzędów i jednostek obsługujących organy nadzorowane lub podległe Ministrowi oraz jednostek organizacyjnych nadzorowanych lub podległych Ministrowi
			0120		Organizacja, reorganizacja lub likwidacja urzędów i jednostek obsługujących organy podległe lub nadzorowane
				01200	Organizacja Komendy Głównej Policji i jednostek terenowych	A		E
				01201	Organizacja Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowych	A		E
				01202	Organizacja Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowych	A		E
				01203	Organizacja Służby Ochrony Państwa	A		E
				01204	Organizacja Urzędu do Spraw Cudzoziemców	A		E
				01205	Organizacja Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A		E
				01206	Organizacja Biura Nadzoru Wewnętrznego	A		E
			0121		Organizacja, reorganizacja lub likwidacja jednostek podległych
				01210	Organizacja Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A		E
				01211	Organizacja Narodowego Instytut Samorządu Terytorialnego	A		E
				01212	Organizacja Zarządu Zasobów Mieszkaniowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A		E
			0122		Organizacja, reorganizacja lub likwidacja jednostek nadzorowanych
				01220	Organizacja Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie	A		E
				01221	Organizacja Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A		E
				01222	Organizacja Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "MORATEX" w Łodzi	A		E
				01223	Organizacja Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego - Państwowy Instytut Badawczy	A		E
				01224	Organizacja Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A		E
				01225	Organizacja Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	A		E
			0123		Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości Ministra	A		E
		013			Nadawanie sztandaru jednostkom organizacyjnym Policji, SG, PSP i SOP	A		E
		014			Organizacja biurowości
			0140		Przepisy kancelaryjne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A	W tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę korespondencji w sprawie, wyjaśnienia, interpretacje, opinie	E
			0141		Wzory druków i formularzy	A		E
			0142		Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe	A	Między innymi rejestry pieczęci, inwentaryzacja	E
			0143		Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącej	B20	Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, dzienniki ewidencyjne, spisy spraw, karty zapoznania się z dokumentami niejawnymi	E
			0144		Dowody doręczeń i opłat pocztowych	Bc	Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadanych, wydanych - kat. B5 dla dokumentów zawierających informacje niejawne	Z
			0145		Ewidencja powielanych dokumentów	B2	Rejestry powielanych dokumentów	Z
			0146		Tłumaczenia pisemne i ustne	B2	Korespondencja, zlecenia, rejestry	Z
			0147		Rejestry dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów	B25		E
			0148		Rejestry wydanych upoważnień do nadawania i odbioru przesyłek niejawnych	B5	Upoważnienia do nadawania i odbioru przesyłek - kat. Bc	Z
		015			Zarządzanie Archiwum
			0150		Organizacja obsługi archiwalnej
				01500	Organizacja obsługi w archiwum wyodrębnionym	A	W tym Instrukcja w sprawie zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Centralnym Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji; interpretacje przepisów, zalecenia, opinie, analizy	E
				01501	Organizacja obsługi w archiwum zakładowym	A	W tym Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji; interpretacje przepisów, zalecenia, opinie, analizy	E
			0151		Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum
				01510	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum wyodrębnionym	A	Spisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy. Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w Instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Centralnym Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	E
				01511	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	Spisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy. Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	E
			0152		Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
				01520	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwum wyodrębnionym	A	W tym korespondencja, protokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokoły Komisji dokonującej oceny wartości archiwalnej dokumentacji, zgody (decyzje) na wybrakowanie akt, protokoły zniszczenia	E
				01521	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwum zakładowym	A	W tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji	E
			0153		Udostępnianie, w tym wypożyczanie, dokumentacji zgromadzonej w archiwum wyodrębnionym. Odtajnianie dokumentów udostępnianych
				01530	Udostępnianie, w tym wypożyczanie, dokumentacji zgromadzonej w archiwum wyodrębnionym. Odtajnianie dokumentów udostępnianych	B5	Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt niejawnych oraz dla użytkowników zewnętrznych - kategoria B20	Z
				01531	Udostępnianie, w tym wypożyczanie, dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym. Odtajnianie dokumentów udostępnianych	B5	Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt niejawnych oraz dla użytkowników zewnętrznych - kategoria B20	Z
			0154		Kwerendy archiwalne w dokumentacji archiwum
				01540	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum wyodrębnionym	BE5		P
				01541	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5		P
			0155		Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum
				01550	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum wyodrębnionym	BE5		P
				01551	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5		P
			0156		Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
				01560	Przekazywanie materiałów archiwalnych z archiwum wyodrębnionego do archiwów państwowych	A	Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne, decyzje	E
				01561	Przekazywanie materiałów archiwalnych z archiwum zakładowego do archiwów państwowych	A	Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne, decyzje	E
			0157		Wycofywanie dokumentacji z zasobu archiwum
				01570	Wycofywanie dokumentacji z zasobu archiwum wyodrębnionego	BE10	W tym korespondencja, wnioski o wycofanie, protokoły wycofania	P
				01571	Wycofywanie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego	BE10	W tym korespondencja, wnioski o wycofanie, protokoły wycofania	P
			0158		Scontrum zasobu archiwalnego
				01580	Scontrum zasobu archiwum wyodrębnionego	A		E
				01581	Scontrum zasobu archiwum zakładowego	A		E
			0159		Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji	B5	W tym wytyczne i wskazówki w zakresie postępowania w systemach teleinformatycznych	P
		016			Ochrona danych osobowych
			0160		Zasady przetwarzania danych osobowych	A		E
			0161		Realizacja praw osób, których dane dotyczą
				01610	Klauzula informacyjna	BE5	Uzgadnianie poprawności treści klauzuli	Z
				01611	Udzielanie informacji osobom w ramach realizacji ich praw	BE5		Z
			0162		Zbiory danych osobowych	A		E
			0163		Czynności przetwarzania danych osobowych
				01630	Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych	A		E
				01631	Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych	A		E
				01632	Rejestr umów/porozumień w sprawie powierzenia danych osobowych	A		E
				01633	Karty przetwarzania danych osobowych	A		E
				01634	Szacowanie ryzyka dla ochrony danych osobowych	A	Zagadnienia ogólne dotyczące szacowania i analizowania ryzyka, szacowanie ryzyka dla czynności przetwarzania	E
				01635	Ocena skutków dla ochrony danych	A		E
			0164		Współpraca z organem nadzorczym i innymi podmiotami w zakresie ochrony danych osobowych	A		E
			0165		Naruszenia ochrony danych osobowych
				01650	Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych	A		E
				01651	Dokumentacja dotycząca postępowań o naruszenie ochrony danych osobowych	A	W tym dokumentacja postępowania wyjaśniającego w przypadku naruszeń	E
			0166		Audyt IOD
				01660	Planowanie audytu IOD	A	Roczne i strategiczne plany audytu IOD	E
				01661	Przeprowadzanie i dokumentowanie audytu IOD	A		E
				01662	Sprawozdawczość i informacje dotyczące audytu IOD	A	Roczne sprawozdania z audytu IOD oraz informacje o realizacji zadań z zakresu audytu, inne analizy	E
				01663	Szkolenia Inspektora Ochrony Danych	A		E
		017			Ochrona informacji niejawnych
			0170		Zasady ochrony informacji niejawnych
				01700	Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych	A	Zarządzenia, instrukcje Ministra, regulaminy, plan ochrony informacji niejawnych	E
				01701	Informacje uzupełniające i wyjaśniające w zakresie ochrony informacji niejawnych	B5		Z
			0171		Bezpieczeństwo osobowe
				01710	Akta zwykłych postępowań sprawdzających	B20		E
				01711	Dokumentacja dotycząca dostępu do informacji niejawnych	B20	Obejmuje również dokumentację w zakresie bezpieczeństwa przemysłowego	E
			0172		Szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych	B10		Z
			0173		Postępowania wyjaśniające	B20		E
			0174		Udostępnianie informacji niejawnych podmiotom uprawnionym	A		E
			0175		Zniesienie i zmiana klauzuli tajności	A	Obejmuje również przeglądy materiałów niejawnych w celu ustalenia czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony	E
			0176		Wykaz osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto	B10	Karty do wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w MSWiA albo wykonujących czynności zlecone, zawierające dane osobowe tych osób - kat. Bc	E
		018			Organizacja systemów zarządzania ministerstwem
			0180		Podstawy organizacji systemów zarządzania ministerstwem	A	Dokumenty podstawowe, tj.: metodyki zarządzania projektowego; księga systemu zarządzania; polityka systemu zarządzania, w tym misja i wizja MSWiA; dokumentacja projektowa, karty procesów, podprocesów, formularze, karty usług, instrukcje, korespondencja z nimi związana; organizacja systemu przeciwdziałania niepożądanym zjawiskom, w tym konfliktowi interesów i korupcji; opracowania dotyczące systemów zarządzania, korespondencja z nimi związana - kat. archiwalna B10	E
			0181		Doskonalenie systemów zarządzania	B5		P
			0182		Zarządzanie ryzykiem w systemach zarządzania
				01820	Dokumentacja związana z dokonywaniem analizy ryzyk	BE5	Arkusze szacowania ryzyka, w tym dotyczące ryzyka korupcyjnego, powoływanie zespołów do analizy ryzyka	P
				01821	Plany postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem	BE5	Plany i realizacja planów, w tym dotyczące przeciwdziałania korupcji	P
			0183		Etyka, doradztwo etyczne i badanie uczciwości	B10		P
			0184		Monitorowanie systemów zarządzania	BE5	Monitorowanie projektu, procesu, korespondencja z nimi związana	P
		019			System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
			0190		Dokumentacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji	A	Zarządzenia Ministra, decyzje Ministra, instrukcje, procedury	E
			0191		Obsługa zdarzeń i incydentów	B5	Zgłoszenia, raporty, opinie, wnioski	P
			0192		Pozostałe sprawy związane z Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji	B10		P
	02				Akty normatywne. Pomoc prawna
		020			Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
			0200		Przepisy prawne Rady Ministrów (niepublikowane)	BE10	Uchwały dotyczące resortu kwalifikuje się do kategorii A	E
			0201		Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowego	B10	Rozporządzenia i zarządzenia wojewodów	Z
			0202		Inne zewnętrzne przepisy prawne	B5		Z
		021			Zbiór aktów normatywnych Ministra		Obejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
			0210		Rozporządzenia Ministra	A		E
			0211		Zarządzenia Ministra	A		E
			0212		Decyzje Ministra	A		E
			0213		Wytyczne Ministra	A		E
		022			Zbiór aktów normatywnych Dyrektora Generalnego oraz dyrektorów departamentów i biur
			0220		Zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa	A		E
			0221		Decyzje Dyrektora Generalnego Ministerstwa	A		E
			0222		Akty normatywne dyrektorów departamentów i biur Ministerstwa	A		E
		023			Projekty aktów prawnych
			0230		Projekty aktów prawnych własnych	A	Kolejne wersje robocze projektów, uwagi	E
			0231		Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgadnianie ich z zainteresowanymi komórkami lub jednostkami organizacyjnymi Ministerstwa	A		E
			0232		Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnych	BE5	Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymi	P
			0233		Opiniowanie aktów prawnych przesyłanych do konsultacji przez komórki lub jednostki organizacyjne Ministerstwa	B2	Obejmuje projekty wewnętrznych aktów prawnych, tj. decyzje, zarządzenia Ministra, decyzje, zarządzenia Dyrektora Generalnego itp.	P
			0234		Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa	A	Prowadzenie ewidencji, informacje, raporty na temat spraw załatwianych w Ministerstwie	E
			0235		Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące konieczności opracowania bądź zmiany obowiązujących przepisów prawnych pozostających we właściwości Ministra	A		E
		024			Rejestry przepisów prawnych Ministerstwa	A		E
		025			Postępowanie przed Trybunałem Konstytucyjnym	A		E
		026			Opinie prawne	BE10		P
		027			Sprawy sądowe
			0270		Sprawy sądowe z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi	A		E
			0271		Inne sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymi		Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związana
				02710	Sprawy sądowe wynikające ze stosunku pracy	A		E
				02711	Sprawy sądowe wynikające ze stosunku służby służb podległych Ministrowi	A		E
				02712	Postępowania przed sądami administracyjnymi w sprawie o nabycie, utratę oraz potwierdzenie obywatelstwa polskiego	A		E
			0272		Decyzje administracyjne	A	W tym rejestry decyzji, rejestry skarg na decyzje administracyjne	E
			0273		Postępowanie przed organami sądowymi Unii Europejskiej i Trybunałem EFTA	A		E
			0274		Sprawy dotyczące należności budżetowych o charakterze cywilnoprawnym	A	W tym zwolnienie z długu	E
			0275		Dokumentacja w sprawach odszkodowań (zadośćuczynienia) z tytułu wypadków i chorób pozostających w związku ze służbą	B10	Sprawy, w których nie wydano decyzji ustalającej prawo do odszkodowania	P
			0276		Sprawy dotyczące udzielania ulg w spłacie niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym	A		E
			0277		Pozostałe sprawy sądowe	BE5	W sprawach nieobjętych innymi klasami	E
		028			Inne sprawy z zakresu stanowienia i stosowania prawa, w tym dotyczące udzielania odpowiedzi w ramach wstępnych opinii i konsultacji oraz spraw administracyjnych	B2		P
	03				Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka		Obejmuje m.in. plany i sprawozdania z działalności, zatrudnienia i funduszu płac, finansowe, zaopatrzenia itp.
		030			Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)
			0300		Opracowania zewnętrzne	B5	Założenia, wskaźniki, instrukcje Rady Ministrów, GUS itp.	Z
			0301		Opracowania własne	A		E
		031			Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
			0310		Projekty wstępne prognoz i planów perspektywicznych	B5	Opracowania własne	P
			0311		Opracowania robocze prognoz i planów perspektywicznych	B5	Jak w klasie 0310	P
			0312		Wersja ostateczna prognoz i planów perspektywicznych	A	Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające	E
			0313		Oceny, opinie i uwagi do prognoz i planów perspektywicznych	A	Jak w klasie 0310	E
			0314		Materiały pomocnicze do prognoz i planów perspektywicznych	A	Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria Bc	E
			0315		Opracowania prognoz i planów perspektywicznych organów lub jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	B10	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0316		Opracowania prognoz i planów perspektywicznych innych resortów (jednostkowe)	B5		P
		032			Plany i sprawozdania wieloletnie
			0320		Plany i sprawozdania wieloletnie Ministerstwa	A		E
			0321		Plany i sprawozdania wieloletnie organów kolegialnych i jednoosobowych	A	W tym sprawozdania komisji, rzeczników	E
			0322		Plany i sprawozdania wieloletnie organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	A		E
			0323		Plany i sprawozdania wieloletnie zbiorcze resortu	A		E
		033			Plany i sprawozdania roczne
			0330		Roczne plany i sprawozdania Ministerstwa	A		E
			0331		Roczne plany i sprawozdania organów kolegialnych i jednoosobowych	A	M.in. sprawozdania komisji, rzeczników	E
			0332		Roczne plany i sprawozdania komórek organizacyjnych Ministerstwa	A		E
			0333		Roczne plany i sprawozdania organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	A		E
			0334		Roczne plany i sprawozdania zbiorcze resortu	A		E
		034			Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji
			0340		Plany operacyjne i sprawozdania komórek organizacyjnych Ministerstwa	BE10	Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne	E
			0341		Plany operacyjne i sprawozdania organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	BE5	Jak w klasie 0340	E
			0342		Plany operacyjne i sprawozdania zbiorcze resortu	BE10	Jak w klasie 0340	E
			0343		Programy antykorupcyjne w ramach środków przejściowych	A	Wszystkich resortów	E
		035			Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych Ministerstwa
			0350		Plany pracy komórek organizacyjnych Ministerstwa	B5		P
			0351		Sprawozdania z działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa	A		E
		036			Statystyka
			0360		Źródłowe materiały statystyczne	BE5	Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowych	Z
			0361		Statystyczne opracowanie cząstkowe	B5	Opracowanie Ministerstwa	Z
			0362		Statystyczne opracowanie końcowe	BE20	Własne i zbiorcze	Z
		037			Analizy (kompleksowe i problemowe)
			0370		Analizy kompleksowe i problemowe własne	A		E
			0371		Analizy kompleksowe i problemowe organów, jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	B10	Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0372		Analizy kompleksowe i problemowe zbiorcze	B20		P
			0373		Materiały pomocnicze (robocze) do analiz	B10		P
			0374		Koordynacja zadań nadzorczych nad organami i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi oraz innymi podmiotami nadzorowanymi
				03740	Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie zadań nadzorczych	BE5		P
				03741	Procedury nadzorcze wobec organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz innych podmiotów nadzorowanych	A		E
				03742	Ocena funkcjonowania organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych i ocena nadzoru nad tymi podmiotami	A		E
		038			Analizy wycinkowe własne	A	Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym	E
	04				Informatyka/Informatyzacja
		040			Projektowanie i programowanie
			0400		Założenia projektowo-programowe	A	Opracowania i akty wykonawcze	E
			0401		Dokumentacja systemów informatycznych	A		E
			0402		Wdrażanie systemów informatycznych	A	Protokoły, oceny	E
			0403		System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok w Ministerstwie	BE5		P
		041			Wnioski o finansowanie lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych administracji publicznej	B10		P
		042			Działalności resortowych sieci teleinformatycznych i informatycznych
			0420		Zbiór "PESEL"	B5		Z
			0421		Terenowe banki danych	B5		Z
			0422		Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych i administracji	B5		Z
			0423		Sieć teletransmisyjna zbiory TESTA II	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	Z
			0424		Podsieci informatyczne, teletransmisyjne, komutacyjne służb resortu spraw wewnętrznych i administracji	B5	Łączność telefoniczna, telefoniczna łączność rządowa, SDH	Z
			0425		Rozległa sieć transmisji danych PESEL-NET	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	Z
			0426		Koordynacja działalności resortowych sieci teleinformatycznych i informatycznych	B5	Dokumentacja koordynowania, korespondencja	Z
			0427		Sieć teleinformatyczna GovNet	B5	Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od sieci, korespondencja	Z
			0428		Ogólnopolska Sieć Teleinformatyczna na potrzeby numeru alarmowego 112	B5	Dokumenty koordynacyjne, korespondencja	Z
		043			Standardy informatyczne w administracji publicznej
			0430		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje prawne w zakresie standardów informatycznych w administracji publicznej	A	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0431		Standardy oprogramowania podstawowego w administracji publicznej	A		E
			0432		Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych w administracji publicznej	A		E
			0433		Standardy sprzętu komputerowego w administracji publicznej	A		E
			0434		Inne standardy informatyczne w administracji publicznej	A		E
			0435		Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludności	B5		Z
			0436		Współpraca z autorami systemów ewidencji ludności	B5		Z
			0437		Dokumenty certyfikacyjne	B10		Z
		044			Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych		Standardy, zalecenia
			0440		Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania Państwa
				04400	Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania Państwa	A	Akty normatywne, decyzje Ministra, dokumentacja bezpieczeństwa, oceny, opinie, raporty	E
				04401	Notatki z kontroli niejawnych systemów teleinformatycznych prowadzonych przez Inspektorów Bezpieczeństwa Teleinformatycznego	A	Wyłącznie notatki dotyczące niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w Ministerstwie	E
				04402	Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów teleinformatycznych eksploatowanych w Ministerstwie	BE10	Okres przechowywania liczy się od zakończenia użytkowania systemu teleinformatycznego w Ministerstwie	E
			0441		Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania Państwa	A	Akty normatywne, decyzje Ministra, dokumentacja bezpieczeństwa, oceny, opinie, raporty	E
			0442		Certyfikaty systemów, urządzeń i narzędzi teleinformatycznych	A	Dokumentacja oraz decyzje ABW lub SKW	E
			0443		Kontrola systemów teleinformatycznych	BE5		P
			0444		Egzaminy kwalifikacyjne	BE5		P
			0445		Zabezpieczenie kryptograficzne systemów teleinformatycznych	A	Certyfikaty, decyzje ABW lub SKW. Kody i hasła do systemów teleinformatycznych - kategoria Bc	E
		045			Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatyki		Dla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)
			0450		Założenia, specyfikacje	A		E
			0451		Podstawy prawne	A	Ustawy, normy	E
			0452		Dokumentacja ekonomiczna	A	Opracowania, oszacowania	E
			0453		Dokumentacja techniczna	A	Projekty, plany, harmonogramy	E
			0454		Obsługa techniczna	B3	Korespondencj a	P
			0455		Bank danych - udostępnianie danych	A	Wnioski o udostępnianie danych, dokumenty i książki ewidencyjne	E
			0456		Wydruki komputerowe	BE10	Do kategorii A kwalifikuje się tylko wyniki badań	Z
			0457		Materiały pomocnicze	B5		Z
			0458		Opracowania problemowe	A	Dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę	E
			0459		Materiały robocze	Bc		Z
		046			Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej
			0460		Założenia i rozwiązania projektowo-programowe budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej	A	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0461		Programy rozwoju informatyki w administracji rządowej	A		E
			0462		Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznych w administracji rządowej	A	Projekty, opinie, korespondencja	E
			0463		Krajowy System Informatyczny	A	W tym Narodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENE	E
			0464		Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej e-PUAP	A		E
			0465		Krajowa Ewidencja Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych	A		E
			0466		Współdziałanie systemów informatycznych w województwach	A	Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja	E
	05				Skargi, wnioski, petycje i inna korespondencja obywatelska
		050			Przepisy prawne dotyczące skarg, wniosków i petycji	A	Interpretacje przepisów, wyjaśnienia, opinie	E
		051			Skargi, wnioski i petycje załatwione bezpośrednio
			0510		Skargi i wnioski pozostawione bez rozpatrzenia	B3	Dotyczy skarg i wniosków, w których wnoszący nie uzupełnił wyjaśnień i braków formalnych (§ 8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków).	Z
			0511		Skargi, wnioski i petycje załatwiane bezpośrednio	A	Wobec masowości tego typu spraw dopuszcza się zakwalifikowanie za zgodą komórki właściwej do spraw archiwum wyodrębnionego MSWiA do kat. A tylko część spraw najbardziej reprezentatywnych (510%) i zmianę kwalifikacji archiwalnej pozostałych spraw na kat. B5. Petycje - kat. A	E
			0512		Skargi i wnioski w sprawach o nabycie, potwierdzenie i utratę obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		052			Skargi, wnioski i petycje przekazane do załatwienia według właściwości	B3		Z
		053			Anonimy	BE5		Z
		054			Analizy sposobu załatwiania skarg, wniosków, petycji	A		E
		055			Rejestry skarg, wniosków, anonimów i petycji	A		E
		056			Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa UE
			0560		Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa UE załatwiane bezpośrednio	A		E
			0561		Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa UE przekazane według właściwości	B5		P
			0562		Sprawozdania i analizy zgłoszeń informacji o naruszeniu prawa UE	A		E
			0563		Rejestr zgłoszeń informacji o naruszeniu prawa UE	A		E
	06				Wydawnictwa. Informacje. Prace naukowo- badawcze
		060			Polityka wydawnicza	A	Plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki	E
		061			Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)	A	Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczy	E
		062			Wydawnictwa wytwarzane w resorcie przesyłane do wykorzystania lub wiadomości	B5	Obejmuje biuletyny, informatory, monografie, wydawnictwa specjalistyczne dotyczące różnych rodzajów działalności prowadzonej przez resort i inne	Z
		063			Biuletyn Informacji Publicznej	A		Z
		064			Rozpowszechnianie wydawnictw	B10		Z
		065			Ewidencja wydawnictw Ministerstwa	A		E
		066			Wydawnictwa zewnętrzne	B5		Z
		067			Informacje w środkach masowego przekazu
			0670		Informacje własne dla prasy, radia i telewizji	A	Informacje, sprostowania, oświadczenia itp.	E
			0671		Zewnętrzne informacje o działalności Ministerstwa	A	W tym wycinki prasowe	E
			0672		Zewnętrzne informacje o działalności resortu	BE5		P
			0673		Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami Ministerstwa	A		E
			0674		Odpowiedzi na krytykę prasową	A		E
			0675		Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego Ministerstwa	A		E
			0676		Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznych	A		E
			0677		Sprawy związane z realizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego
				06770	Sprawy związane z realizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej	A		E
				06771	Sprawy związane z realizacją ustawy o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego	A		E
			0678		Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędów	BE5	Obejmuje także współpracę z Centrum Informacyjnym Rządu	Z
			0679		Konferencje prasowe Ministra i wystąpienia Kierownictwa	BE5		Z
		068			Prace naukowo-badawcze
			0680		Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)	A	Wytyczne	E
			0681		Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji	A		E
			0682		Programy badawcze	A		E
			0683		Prace naukowo-badawcze	A	Własne opracowania lub na zlecenia Ministerstwa	E
			0684		Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania	B5		Z
			0685		Działalność statutowa szkół wyższych i instytutów badawczych	B5		Z
			0686		Inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych	B5		Z
			0687		Badania własne szkół wyższych	B5		Z
		069			Reprezentacja, promocja
			0690		Promocja działalności Ministerstwa	A	W tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez MSWiA, opracowanie materiałów promocyjnych, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty	E
			0691		Promocja działalności resortu	BE10		P
			0692		Zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje	BE5	Inne niż związane z załatwianiem określonej sprawy	P
	07				Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
		070			Współpraca z Kancelarią Prezydenta	A		E
		071			Współpraca z Sejmem RP
			0710		Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RP	Bc	Wydruki komputerowe	Z
			0711		Druki i uchwały sejmowe	Bc	Informator Sejmowy i inne. Do kategorii A kwalifikują się uchwały niepublikowane dotyczące Ministerstwa i resortu	Z
			0712		Wystąpienia Posłów do Parlamentu Europejskiego	A		E
			0713		Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie Ministerstwa	A		E
			0714		Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie Ministerstwa	A		E
			0715		Interwencje poselskie	A		E
			0716		Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych i administracji lub obronności i odpowiedzi na nie Ministerstwa	A		E
			0717		Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowych	BE5		E
			0718		Dezyderaty komisji sejmowych	A		E
			0719		Wystąpienia poselskie przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Z
		072			Współpraca z Senatem RP
			0720		Stenogramy z posiedzeń Senatu RP	Bc	Wydruki komputerowe	Z
			0721		Uchwały Senatu RP	Bc	Do kategorii A kwalifikują się oryginały uchwał dotyczących spraw wewnętrznych i administracji i obronności	Z
			0722		Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortu	A	Jak w klasie 0721	E
			0723		Opracowania i informacje Ministerstwa i resortu dla Senatu RP i jego komisji	A		E
			0724		Oświadczenia senatorów dotyczące Ministerstwa i resortu	A		E
			0725		Wystąpienia senatorskie przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Z
		073			Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komitetami RM
			0730		Protokoły posiedzeń, uchwały, zarządzenia Rady Ministrów i protokoły posiedzeń Komitetów RM	BE20	Do kategorii A kwalifikuje się opracowania dotyczące Ministerstwa, resortu i obronności, pozostałe - kategoria BE20	E
			0731		Karty informacyjne zadań przewidziane dla Ministra zgodnie z protokołami ustaleń Rady Ministrów	A	Korespondencja, pisma przekazujące, informacje porządkowe, uzupełniające itp.	E
			0732		Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady Ministrów	A		E
			0733		Dokumenty, opracowania i informacje procedowane w ramach uzgodnień międzyresortowych, prac Komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów	BE20		E
			0734		Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady Ministrów	Bc		Z
			0735		Opracowania i informacje innych resortów dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą Ministerstwa	BE5		P
			0736		Opracowania i informacje innych resortów i organów Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, które nie dotyczą Ministerstwa	Bc		Z
			0737		Opracowania, informacje i sprawozdania z zakresu działalności kontrolnej	BE5		Z
		074			Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i urzędami centralnymi
			0740		Współpraca z Najwyższą Izbą Kontroli	BE5		P
			0741		Współpraca z Ministerstwem Obrony Narodowej, Służbą Wywiadu Wojskowego i Służbą Kontrwywiadu Wojskowego	BE5		Z
			0742		Współpraca z Ministerstwem Spraw Zagranicznych	BE5		Z
			0743		Współpraca z ministrem właściwym do spraw informatyzacji	BE5		Z
			0744		Współpraca z Ministerstwem Sprawiedliwości i prokuraturami	BE5		Z
			0745		Współpraca z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym	BE5		Z
			0746		Współpraca z Sądem Najwyższym	BE5		Z
			0747		Współpraca z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją Wywiadu	BE5		Z
			0748		Współpraca z Szefem Służby Cywilnej	BE5		Z
			0749		Współpraca z innymi organami	BE5		Z
		075			Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra
			0750		Współdziałanie z Komendantem Głównym Policji	BE5		Z
			0751		Współdziałanie z Komendantem Głównym Straży Granicznej	BE5		Z
			0752		Współdziałanie z Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej	BE5		Z
			0753		Współdziałanie z Komendantem Służby Ochrony Państwa	BE5		Z
			0754		Współdziałanie z Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców	BE5		Z
			0755		Współdziałanie z Inspektorem Nadzoru Wewnętrznego	BE5		Z
			0756		Współdziałanie z Dyrektorem Zakładu Emerytalno - Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE5		P
			0757		Współdziałanie z Komendantami	BE5	Tworzy się odrębne podteczki dla spraw związanych z współdziałaniem z Komendantami Wojewódzkimi, Stołecznym Policji, Komendantami Wojewódzkimi Państwowej Straży Pożarnej, Komendantami Oddziałów Straży Granicznej	Z
		076			Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi
			0760		Współdziałanie z jednostkami podległymi
				07600	Współdziałanie z Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE5		P
				07601	Współdziałanie z Narodowym Instytutem Samorządu Terytorialnego	BE5		P
				07602	Współdziałanie z Zarządem Zasobów Mieszkaniowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE5		P
			0761		Współdziałanie z jednostkami nadzorowanymi
				07610	Współdziałanie z Wyższą Szkołą Policji w Szczytnie	BE5		P
				07611	Współdziałanie z Szkołą Główną Służby Pożarniczej	BE5		P
				07612	Współdziałanie z Instytutem Technologii Bezpieczeństwa "MORATEX" w Łodzi	BE5		P
				07613	Współdziałanie z Centrum Naukowo-Badawczym Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego - Państwowy Instytut Badawczy	BE5		P
				07614	Współdziałanie z Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE5		P
				07615	Współdziałanie z Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	BE5		P
			0762		Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi będącymi we właściwości Ministra	BE5		P
			0763		Współdziałanie z Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji do spraw związków zawodowych	BE5		P
		077			Współpraca z organami administracji
			0770		Współpraca z organami administracji rządowej w województwie	BE5		P
			0771		Współpraca z organami samorządu terytorialnego	BE5		P
			0772		Pozostałe sprawy dotyczące współpracy z organami administracji	BE5		P
		078			Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymi		Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się odrębne teczki
			0780		Wnioski organizacji społecznych o dofinansowanie działalności	BE5		P
			0781		Wnioski o objęcie działalności patronatem Ministra	B2	Dotyczy wniosków, które nie zawierają prośby o dofinansowanie działalności	P
			0782		Współpraca z przedsiębiorcami państwowymi	B5		P
			0783		Współpraca z przedsiębiorcami prywatnymi	B5		P
			0784		Współpraca ze związkami zawodowymi	BE10		P
		079			Współpraca z organami ochrony praw obywatelskich
			0790		Współpraca z Rzecznikiem Praw Obywatelskich	A		E
			0791		Współpraca z Rzecznikiem Praw Dziecka	A		E
	08				Współpraca z zagranicą		Nie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
		080			Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej	A	Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5	E
		081			Unia Europejska
			0810		UE - kwestie przekrojowe	A		E
			0811		Koordynacja międzyinstytucjonalna	A		E
			0812		Współpraca policyjna	A		E
			0813		Migracje	A		E
			0814		Terroryzm	A		E
			0815		Ochrona ludności	A		E
			0816		Schengen i granice zewnętrzne UE
				08160	Schengen i granice zewnętrzne UE	A		E
				08161	Sprawy związane z realizacją zadania ustawowego dokonywania wpisów danych do Systemu Informacyjnego Schengen w zakresie utraconych dokumentów	B10	Wprowadzanie, usuwanie, modyfikacja wpisów dotyczących dowodów osobistych, paszportów, dowodów rejestracyjnych, praw jazdy oraz wyjaśnianie rozbieżności we wpisach	Z
				08162	Sprawy związane z Systemem Informacyjnym Schengen i Krajowym Systemem Informatycznym	B10	Korespondencja z uprawnionymi podmiotami	Z
			0817		Ochrona danych osobowych	A		E
			0818		Zewnętrzny wymiar JHA	A		E
			0819		Opinie wstępne o zgodności z prawem UE	A		E
		082			Fundusze europejskie
			0820		Międzyresortowy Zespół do spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych	A		P
			0821		Rezerwy celowe	A		P
			0822		Pozostałe fundusze europejskie	A		P
			0823		Fundusze dla obszaru spraw wewnętrznych i administracji	A	Dotyczy Funduszu Granic Zewnętrznych, Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego	P
			0824		Szwajcarsko-Polski Program Współpracy	A		P
			0825		Norweski Mechanizm Finansowy	A		P
		083			Współpraca dwustronna - państwa europejskie
			0830		Współpraca dwustronna - Państwa Beneluksu	A		E
			0831		Współpraca dwustronna - Państwa bałkańskie	A		E
			0832		Współpraca dwustronna - Wielka Brytania i Irlandia	A		E
			0833		Współpraca dwustronna - Państwa skandynawskie	A		E
			0834		Współpraca dwustronna - Państwa Europy Środkowej	A		E
			0835		Współpraca dwustronna - Państwa Europy Wschodniej	A		E
			0836		Współpraca dwustronna - Państwa bałtyckie	A		E
			0837		Współpraca dwustronna - Państwa Kaukazu	A		E
			0838		Współpraca dwustronna - Państwa Europy Południowej	A		E
			0839		Współpraca dwustronna - Państwa Europy Zachodniej	A		E
		084			Współpraca dwustronna - państwa pozaeuropejskie
			0840		Współpraca dwustronna - USA, Kanada	A		E
			0841		Współpraca dwustronna - Ameryka Łacińska	A		E
			0842		Współpraca dwustronna - Afryka	A		E
			0843		Współpraca dwustronna - Bliski Wschód	A		E
			0844		Współpraca dwustronna - Azja	A		E
			0845		Współpraca dwustronna - Australia, Nowa Zelandia	A		E
		085			Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
			0850		Państwa Bałtyckie - wymiar transgraniczny	A		E
			0851		Państwa Europy Wschodniej - wymiar transgraniczny	A		E
			0852		Państwa Europy Zachodniej - wymiar transgraniczny	A		E
			0853		Państwa Europy Południowej - wymiar transgraniczny	A		E
			0854		Współpraca międzyregionalna w wymiarze europejskim	A		E
		086			Współpraca międzynarodowa - kwestie horyzontalne
			0860		Migracje	A		E
			0861		Oficerowie łącznikowi	A		E
			0862		Misje zagraniczne	A		E
			0863		Polityka rozwojowa	A		E
			0864		Pozostałe kwestie horyzontalne	A		E
		087			Współpraca wielostronna
			0870		Współpraca wielostronna z ONZ	A		E
			0871		Współpraca wielostronna z Radą Europy	A		E
			0872		Współpraca wielostronna z Radą Państw Morza Bałtyckiego	A		E
			0873		Współpraca wielostronna z Ministerialnym Forum Państw Schengen z zewnętrzną granicą lądową	A		E
			0874		Współpraca wielostronna z V4 (Grupa Wyszehradzka)	A		E
			0875		Współpraca wielostronna z OBWE (Organizacja Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie), NATO	A		E
			0876		Współpraca wielostronna z INTERPOLEM	A		E
			0877		Organizacje regionalne w obszarze spraw wewnętrznych (G6, FS)	A		E
			0878		Współpraca wielostronna w ramach Partnerstwa Wschodniego	A		E
			0879		Pozostałe organizacje wielostronne (ISE, G20, OECD i inne)	A		E
		088			Granica
			0880		Lądowa granica zewnętrzna	A		E
			0881		Lądowa granica wewnętrzna	A		E
			0882		Lotnicze przejścia graniczne	A		E
			0883		Granica morska	A		E
			0884		Zespół Zintegrowanego Zarządzania Granicą Państwową RP	A		E
			0885		Programy zagospodarowania granicy	A		E
	09				Kontrola
		090			Zasady i tryb przeprowadzania kontroli	A		E
		091			Kontrole wewnętrzne komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Programy kontroli, upoważnienia do kontroli; dokumenty pokontrolne, zalecenia i wnioski pokontrolne, w tym informacja o sposobie ich realizacji itp.; akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce	E
		092			Kontrole centralnych organów administracji rządowej nadzorowanych lub podległych Ministrowi	A	Jak w klasie 091	E
		093			Kontrole pozostałych organów, jednostek organizacyjnych podległych, nadzorowanych przez Ministra lub pozostających we właściwości kontrolnej Ministra	A	Jak w klasie 091	E
		094			Kontrole administracji rządowej w województwie	A	Jak w klasie 091	E
		095			Kontrole dotacji udzielonych jednostkom samorządu terytorialnego oraz jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, w tym stowarzyszeniom i fundacjom	A	Jak w klasie 091	E
		096			Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie	A	Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroli	E
		097			Monitoring realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych		Pisma monitorujące sposób realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych oraz kolejne informacje o sposobie ich realizacji
			0970		Monitoring realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych z kontroli własnych	A		E
			0971		Monitoring realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych z kontroli zewnętrznych	A		E
		098			Książki kontroli	B10		Z
		099			Obsługa organizacyjno-techniczna kontroli	B3	Ustalenie terminów i warunków dotyczących kontroli	Z
1					KADRY
	10				Ogólne zasady pracy i płac
		100			Przepisy zewnętrzne	B20	Przepisy ministra właściwego ds. pracy i inne	P
		101			Przepisy własne	A	Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników	E
	11				Zatrudnienie
		110			Obsada stanowisk w Ministerstwie
			1100		Obsada stanowisk w służbie cywilnej w Ministerstwie
				11000	Rekrutacja i selekcja w służbie cywilnej	B3	Korespondencja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach, oferty kandydatów niewymienionych w protokole naboru - kat. Bc. Oferty kandydatów przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych	P
				11001	Zasady prowadzenia rekrutacji i selekcji w służbie cywilnej	B3		P
				11002	Organizacja pierwszego zatrudnienia absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej	B3		Z
				11003	Powołania na wyższe stanowiska w służbie cywilnej	B3		Z
				11004	Obsadzanie stanowisk niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, na których osoba kieruje pracownikami	B3		Z
				11005	Aplikacje kandydatów bez wskazania ogłoszenia o naborze	Bc		P
			1101		Powoływanie i odwoływanie dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B50		Z
			1102		Zatrudnianie zastępców dyrektorów i głównych księgowych Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B50		Z
			1103		Konkursy na niektóre stanowiska kierownicze w Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B5		Z
			1104		Ustalanie i powoływanie Rad Społecznych działających przy Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B5		Z
			1105		Desygnowanie kandydatów na stanowiska do spraw służb mundurowych w Narodowym Funduszu Zdrowia	B5		Z
			1106		Sprawy kadry kierowniczej jednostek podległych i nadzorowanych	B5		Z
			1107		Sprawy funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służbie Ochrony Państwa pełniących służbę w Ministerstwie	B5		Z
			1108		Sprawy żołnierzy zawodowych pełniących służbę w Ministerstwie	B5		Z
		111			Etaty
			1110		Plany etatów Ministerstwa	A		E
			1111		Pozostała korespondencja dotycząca etatów Ministerstwa	B5	Korespondencj a	Z
			1112		Etaty jednostek podległych lub nadzorowanych	A	Okresowe meldunki i analizy	E
			1113		Opisy i wartościowanie stanowisk pracy
				11130	Opisy stanowisk pracy niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej	B5	Korespondencja dotycząca przekazywania opisów stanowisk pracy - kategoria Bc	Z
				11131	Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej	B5	Korespondencja dotycząca przekazywania opisów stanowisk pracy - kategoria Bc	Z
				11132	Wartościowanie stanowisk pracy w służbie cywilnej	B5		P
		112			Równouprawnienie	B5	Przepisy w sprawie równouprawnienia, wytyczne, materiały konferencyjne, wykazy, zestawienia, korespondencja	Z
		113			Prace zlecone		Umowy, zezwolenia itp.
			1130		Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B10		E
			1131		Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B5		P
	12				Sprawy osobowe
		120			Ewidencja osobowa
			1200		Akta osobowe pracowników	BE10	Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę składającą się z 4 części: cz. A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, cz. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, cz. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, cz. D - dokumentację związaną z karaniem. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50	E
			1201		Świadectwa rekompensacyjne	BE5	Spisy - uaktualnianie (dopisywanie, usunięcia) wydawanie zaświadczeń o rekompensatach	P
			1202		Świadectwa pracy	BE5	Duplikaty świadectw pracy, korespondencja	P
			1203		Sprawy osobowe komórki organizacyjnej Ministerstwa	B2	Obejmuje sprawy dotyczące awansowania, wynagrodzeń, nagród oraz oceny pracowników, a także sprawy związane ze szkoleniami, kształceniem, urlopami i inne sprawy pracowników danej komórki organizacyjnej kierowane przez dyrektora komórki do Dyrektora Generalnego lub do komórki właściwej w sprawach kadrowych	Z
			1204		Sprawy osobowe dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	BE50		E
		121			Oświadczenia o stanie majątkowym
			1210		Oświadczenia o stanie majątkowym funkcjonariuszy służb podległych Ministrowi SWiA	B10		Z
			1211		Oświadczenia o stanie majątkowym pracowników MSWiA	B6		Z
		122			Ewidencja osobowa, kartoteka osobowa, legitymacje służbowe pracowników	A	Legitymacje, które utraciły ważność - kategoria Bc	E
		123			Decyzje wynikające z ustawowych uprawnień Ministra i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach kadr dotyczących funkcjonariuszy podległych służb i żołnierzy zawodowych i rejestr tych decyzji	A		E
		124			Awanse funkcjonariuszy służb podległych Ministrowi
			1240		Mianowania funkcjonariuszy Policji na kolejne stopnie służbowe	BE5		Z
			1241		Mianowania oficerów Straży Granicznej na kolejne stopnie służbowe	BE5		Z
			1242		Mianowania na kolejne stopnie służbowe oficerów Państwowej Straży Pożarnej, na pierwszy stopień służbowy aspiranta Państwowej Straży Pożarnej	BE5		Z
			1243		Mianowania na kolejne stopnie służbowe funkcjonariuszy Służby Ochrony Państwa, weryfikacja stopni oficerów Służby Ochrony Państwa	BE5		Z
			1244		Mianowania na stopnie generalskie funkcjonariuszy służb podległych Ministrowi	BE5		Z
			1245		Mianowania na pierwsze stopnie oficerskie funkcjonariuszy służb podległych Ministrowi	BE5		Z
		125			Ordery, odznaczenia, medale
			1250		Ordery i odznaczenia państwowe	B5	Kopie wniosków dotyczących odznaczeń wręczanych przez Ministra, odpisy postanowień, korespondencja	Z
			1251		Medale i odznaki nadawane przez Ministra	A	Wnioski, decyzje, postanowienia Ministra	E
			1252		Inne medale i odznaki	B5		Z
		126			Nagrody, dodatki osłonowe	B5	Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych oraz rejestry i listy imienne (klasa 1200)	Z
		127			Ustawowe uprawnienia Ministra i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach kadr dotyczących funkcjonariuszy podległych służb i żołnierzy zawodowych
			1270		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra dotyczące funkcjonariuszy Policji	BE5		Z
			1271		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra dotyczące funkcjonariuszy Straży Granicznej	BE5		Z
			1272		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra dotyczące funkcjonariuszy Państwowej Straży Pożarnej	BE5		Z
			1273		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra dotyczące funkcjonariuszy Służby Ochrony Państwa	BE5		Z
			1274		Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra dotyczące żołnierzy zawodowych	BE5		Z
			1275		Sprawy weteranów	BE10		Z
			1276		Sprawy związane z wyłączeniem przepisów emerytalnych dotyczących osób, które pełniły służbę na rzecz totalitarnego państwa	BE5		Z
		128			Oceny pracowników, urzędników	B5	Arkusze ocen pracowniczych odkłada się do akt osobowych, korespondencja przekazująca oceny pracownicze - kat. Bc	Z
	13				Bezpieczeństwo i higiena pracy
		131			Przepisy i zasady BHP
			1310		Przepisy BHP	A		E
			1311		Działania w zakresie BHP w MSWiA	B5	Doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, opinie, wewnętrzne procedury, wytyczne, dobór i opiniowanie zakupów ŚOI, współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów środowiska pracy	P
			1312		Oceny ryzyka zawodowego	B5		P
			1313		Instrukcje BHP	B5		P
			1314		Udział BHP w pracach inwestycyjno-budowlanych i remontowych	B5	Udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju zakładu pracy, udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części	P
			1315		Analizy stanu BHP	B5	Okresowe analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	P
		132			Szkolenia z dziedziny BHP
			1320		Szkolenia wstępne z dziedziny BHP	B2	Lista uczestników szkolenia, programy szkoleń wstępnych	P
			1321		Harmonogram szkoleń okresowych z dziedziny BHP	B2	Współpraca z komórką właściwą do spraw organizacji szkoleń, listy osób do przeszkolenia	P
		133			Nadzór Ministra nad BHP w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	A	Analiza stanu BHP w resorcie	E
		134			Wypadki i choroby zawodowe
			1340		Wypadki przy pracy	BE10		P
			1341		Wypadki w drodze do i z pracy	B10		P
			1342		Wypadki śmiertelne i zbiorowe	A		P
			1343		Inne wypadki	B5	Zdarzenia potencjalnie wypadkowe, wypadki traktowane na równi z wypadkami przy pracy	P
			1344		Choroby zawodowe	BE10	Okres przechowywania przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej choroby zawodowej pracownika powinien być zrównany z okresem przechowywania akt osobowych pracownika. Oznacza to, że dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 2019 r. powinien wynieść 10 lat licząc od ustania zatrudnienia, a dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. - 50 lat od ustania zatrudnienia	P
		135			Opieka i profilaktyka zdrowotna
			1350		Badania medycyny pracy	B5	Opiniowanie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników, monitorowanie zaleceń lekarskich, wywiady zawodowe, współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami	P
			1351		Refundacja okularów korekcyjnych	B5	Wnioski o refundację okularów	P
			1352		Pierwsza pomoc	B5	Listy osób do przeszkolenia z pierwszej pomocy, aktualizacja wykazu, wykaz osób wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy, wykaz miejsc usytuowania apteczek i sprzętu medycznego	P
			1353		Popularyzacja problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii	B5		P
			1354		Działania związane z ergonomią stanowiska pracy	B5	Doposażenie stanowiska pracy w ergonomiczny sprzęt biurowy, dostosowanie stanowisk pracy do indywidualnych potrzeb pracowników z niepełnosprawnościami	P
		136			Kontrole w zakresie BHP
			1360		Kontrole planowane służby BHP Ministerstwa	B2	Wewnętrzne kontrole służby BHP Ministerstwa dotyczące warunków pracy, sprawozdania, notatki, zalecenia	P
			1361		Kontrole doraźne służby BHP Ministerstwa	B2	Wewnętrzne kontrole służby BHP Ministerstwa dotyczące warunków pracy, sprawozdania, notatki, zalecenia	P
		137			Komisja BHP	B5	Prace komisjiBHP (protokoły z posiedzeń, realizacja zaleceń)	P
	14				Szkolenie i doskonalenie zawodowe
		140			Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
			1400		Akty wewnętrzne dotyczące szkoleń i rozwoju zawodowego	A	Plany, założenia programowe, programy, formy i metody	E
			1401		Zewnętrzne opracowania	B5		E
		141			Praktyki, staże, wolontariat
			1410		Praktyki zawodowe dla studentów i wolontariat	B5	Korespondencja (kategoria archiwalna Bc), umowy, porozumienia	Z
			1411		Staże absolwenckie	B5	Korespondencja (kategoria archiwalna Bc), umowy, porozumienia	Z
			1412		Staże absolwenckie z wymaganym dłuższym okresem przechowywania dokumentacji	BE12	Staże współfinansowane np. ze środków UE itd. Korespondencja, umowy	Z
		142			Realizacja szkoleń
			1420		Szkolenia specjalizacyjne pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	BE20	Dokumentacja postępowań specjalizacyjnych i dyplomów specjalizacyjnych lekarzy	E
			1421		Szkolenia zawodowe pracowników Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	BE5	Umowy, rozliczenia	E
		143			Dzienniki zajęć	B10		P
		144			Szkolnictwo resortowe
			1440		Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwa	A	Przepisy Ministerstwa - kategoria A. Przepisy zewnętrzne - kategoria B5	E
			1441		Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacji	A		E
			1442		Programy studiów	A	Dalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczania	E
			1443		Podręczniki	A	Własne. Zewnętrzne - kategoria B5	E
			1444		Pomoce naukowe i dydaktyczne	A	Jak w klasie 1442	E
			1445		Obiekty do ćwiczeń	A	Wykazy	E
			1446		Kadra naukowo-dydaktyczna	A	Analizy, oceny	E
			1447		Rekrutacja słuchaczy	A	Jak w klasie 1442	E
			1448		Realizacja programu nauczania	A	Jak w klasie 1442	E
			1449		Legalizacja dokumentów szkół wyższych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą	B20		P
		145			Koordynacja działalności szkół resortowych		Regulaminy, plany, sprawozdania, protokoły z kontroli itp.
			1450		Koordynacja działalności Wyższej Szkoły Policji	A		E
			1451		Koordynacja działalności Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A		E
			1452		Koordynacja działalności innych szkół	A		E
		146			Kierowanie pracowników za granicę w celach szkoleniowych	B5	Korespondencja, programy, formularze itp.	P
		147			Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w Polsce	A		E
		148			Podnoszenie kwalifikacji pracowników Ministerstwa
			1480		Służba przygotowawcza	B5	Korespondencja, programy, formularze, umowy itp.	P
			1481		Szkolenia pracowników	B5	Korespondencja, programy, formularze, umowy itp.	P
			1482		Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego (IPRZ)	B5	Korespondencja, programy, formularze itp.	P
			1483		Aplikacja legislacyjna	B5	Korespondencja, umowy itp.	P
			1484		Studia i inne formy kształcenia i doskonalenia zawodowego	B5	Korespondencja, umowy, wykazy itp.	P
			1485		Kursy obronne osób z administracji rządowej i samorządowej	B10	Korespondencja, wykazy itp.	P
			1486		Kursy językowe	B5	Korespondencja, wykazy, umowy itp.	P
	15				Dyscyplina pracy, kary porządkowe i dyscyplinarne
		150			Dokumentacja obecności w pracy	Bc	Listy obecności, książki wyjść w godzinach służbowych	Z
		151			Urlopy pracownicze
			1510		Urlopy pracownicze w Ministerstwie	B3	Karty urlopowe, wnioski urlopowe - kategoria Bc	Z
			1511		Urlopy i dni wolne od świadczenia pracy przez dyrektorów Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzących jest Minister	B3		Z
		152			Delegacje służbowe	B3		Z
		153			Rzecznik Dyscyplinarny
			1530		Organizacja postępowań wyjaśniających rzecznika dyscyplinarnego	A	Normatywy, przepisy, wytyczne, regulamin, powołanie, odwołanie	E
			1531		Upomnienia na piśmie - sprzeciwy	B5	Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej (wnioski, postanowienia, sprzeciwy)	Z
			1532		Postępowanie rzecznika dyscyplinarnego	B5	Akta spraw prowadzonych przez rzecznika (zawiadomienia, pisma procesowe, sprawozdania, postanowienia)	Z
		154			Komisje Dyscyplinarne
			1540		Postępowanie komisji dyscyplinarnej	B5	Akta spraw prowadzonych przez komisję (zarządzenia, zawiadomienia, postanowienia, wezwania, orzeczenia)	P
			1541		Obsługa organizacyjno-techniczna komisji dyscyplinarnej	B2	Korespondencja operatywna	P
		155			Kary
			1550		Kary udzielane dyrektorom Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B5	Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (jak w klasie 1200)	Z
			1551		Upomnienia na piśmie	Bc	Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej	Z
			1552		Zacieranie nałożonych kar	B5		Z
			1553		Zawieszanie pracowników w czynnościach	B5		Z
	16				Sprawy socjalno-bytowe
		160			Organizacja działalności socjalnej w Ministerstwie	BE10	Interpretacje przepisów, przepisy i zalecenia własne, opinie, analizy. Dotyczy także korpusu służby cywilnej. Do kategorii A zalicza się własne ustalenia w zakresie działalności socjalnej	E
		161			Pożyczki na cele mieszkaniowe finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
			1610		Wnioski i umowy pożyczek na cele mieszkaniowe	B3	Okres przechowywania liczy się od daty spłaty pożyczki	P
			1611		Inne sprawy związane z pożyczkami mieszkaniowymi	B3		P
		162			Działalność rekreacyjno-sportowa i kulturalna	B3	Korespondencja, oferty itp.	Z
		163			Pomoc rzeczowa dla pracowników	B3		P
		164			Pomoc finansowa
			1640		Zapomogi losowe	B3	Wnioski, decyzje o przyznaniu	P
			1641		Zapomogi bezzwrotne	B3	Jak w klasie 1640	P
			1642		Dofinansowanie do wypoczynku	B3	Wnioski pracowników	P
			1643		Świadczenia pieniężne	B3		P
			1644		Inne formy wsparcia z ZFŚS	B3		P
	17				Emerytury, renty, ubezpieczenia
		170			Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe	B5	Przepisy ZUS i ubezpieczycieli	Z
		171			Ubezpieczenia społeczne	B5		Z
		172			Zasiłki	B5	Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych i pogrzebowych	P
		173			Ubezpieczenia zbiorowe w PZU	B10	Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważności	P
		174			Pracownicze plany kapitałowe	B10		Z
	18				Opieka zdrowotna
		180			Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeń	A		E
		181			Świadczenia zdrowotne
			1810		Udzielane na podstawie ustawy o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe	BE5		P
			1811		Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiej	BE5		P
			1812		Udzielane w ramach kontaktów z Narodowym Funduszem Zdrowia	BE5		P
			1813		Jakość świadczeń zdrowotnych	A	Analizy, oceny	E
			1814		Udzielane przez podmioty zewnętrzne w ramach umów	BE5		P
			1815		Udzielane świadczeń zdrowotnych innym osobom	BE5	Np. osobom bezdomnym, bezimiennym	P
		182			Gospodarka aktywami trwałymi, lekami oraz krwią
			1820		Gospodarka aparaturą i sprzętem medycznym	B10		P
			1821		Gospodarka innym sprzętem	B10		P
			1822		Gospodarka lekami	B10		P
			1823		Gospodarka krwią	B30		P
		183			Sytuacja sanitarno-epidemiologiczna Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzących jest Minister	B10	Bieżące raporty, korespondencja dot. procedur i zaleceń na wypadek wystąpienia zagrożenia epidemiologicznego, klęski żywiołowej itp.	P
		184			Orzecznictwo Lekarskie
			1840		Medycyna pracy	B10	Analizy, sprawozdania z działalności służby medycyny pracy, dokumentacja związana z nadzorem nad Poradniami Medycyny Pracy i Poradniami Badań Profilaktycznych	Z
			1841		Orzecznictwo Komisji Lekarskich	B50		Z
		185			Programy zdrowotne	B5	Do kategorii A kwalifikuje się własne opracowania Ministerstwa. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5	E
2					ŚRODKI RZECZOWE
	20				Środki trwałe
		200			Przepisy własne	A		E
		201			Przepisy zewnętrzne	B5		Z
	21				Realizacja prac inwestycyjno-budowlanych i remontowych
		210			Ogólne zasady
			2100		Przepisy własne	A		E
			2101		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
			2102		Prawo budowlane	A	Ustawa, akty wykonawcze, interpretacja przepisów techniczno-budowlanych, skutki działania przepisów	E
			2103		Przepisy techniczno-budowlane	A	Przepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektów	E
			2104		Projekty nowelizacji aktów wykonawczych	BE10	Opinie Ministerstwa - kategoria A	E
		211			Planowanie inwestycji budowlanych resortu
			2110		Przepisy własne	A		E
			2111		Przepisy zewnętrzne	Bc		Z
			2112		Dokumenty planistyczne dotyczące inwestycji budowlanych resortu	B10		E
			2113		Sprawozdawczość w zakresie wykonania i finansowania inwestycji budowlanych resortu	A		E
			2114		Opiniowanie projektów przepisów dotyczących planowania, realizacji i sprawozdawczości w zakresie inwestycji budowlanych	A		E
			2115		Inne zagadnienia związane pośrednio z planowaniem inwestycji budowlanych	B10		P
		212			Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów	B99	Okres przechowywania liczy się m.in. od sprzedaży obiektu, utraty trwałego zarządu, oddania w użyczenie itd.	E
		213			Wykonawstwo inwestycyjne i remontowe	B10	Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru	P
		214			Zakupy inwestycyjne	B5		P
		215			Rządowe programy strategiczne
			2150		Program Działania na rzecz Osób Niepełnosprawnych	A		E
			2151		Inne rządowe programy strategiczne	A		E
		216			Realizacja projektów unijnych	B10		E
	22				Administracja nieruchomości
		220			Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie
			2200		Przepisy własne	A		E
			2201		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
		221			Gospodarka przestrzenna
			2210		Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez jednostki organizacyjne resortu (Policję, Straż Graniczną, Zarząd Zasobów Mieszkaniowych MSWiA, Służbę Ochrony Państwa, Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister, ośrodki wypoczynkowe i recepcyjne, Urząd do Spraw Cudzoziemców, inne)	BE25	Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się m.in. od sprzedaży obiektu, utraty trwałego zarządu, oddania w użyczenie itd. Dla każdej jednostki organizacyjnej zakłada się odrębną teczkę	E
			2211		Najem, dzierżawa nieruchomości Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	BE25	Jak w klasie 2210	E
			2212		Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu Państwa	A	Ustawa, jej zmiany, interpretacja	E
			2213		Ewidencja nieruchomości	A		E
			2214		Przejmowanie nieruchomości	BE10		E
			2215		Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd	A		E
			2216		Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowych	A	Urzędów centralnych, urzędów wojewódzkich	E
			2217		Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomości	A		E
		222			Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
			2220		Przepisy własne	A		E
			2221		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
			2222		Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnych	B5	Korespondencja	Z
			2223		Wykazy potrzeb mieszkaniowych	A		P
			2224		Zakwaterowanie zwartych oddziałów Policji	A		E
			2225		Obiekty specjalne	B25		E
			2226		Akta mieszkaniowe	A		E
		223			Nieruchomości, obiekty
			2230		Eksploatacja nieruchomości	B10	Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektach	P
			2231		Obiekty szkolne	B2		Z
			2232		Szpitale i sanatoria	B2		Z
			2233		Ośrodki wczasowe i kolonijne	B2		Z
			2234		Obiekty biurowe	B2		Z
			2235		Inne obiekty	B2		Z
		224			Podatki i opłaty publiczne	B10		P
	23				Gospodarka materiałowa
		230			Podstawowe zasady zaopatrzenia
			2300		Przepisy własne	A		E
			2301		Przepisy zewnętrzne	B5		Z
		231			Zaopatrzenie
			2310		Zapotrzebowanie i zamówienia	B5	Między innymi umowy z dostawcami	Z
			2311		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B25		P
			2312		Rozdzielniki	Bc	Protokoły przyjęć i przekazania	Z
			2313		Gospodarka magazynowa	B5	Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzowe	Z
			2314		Analizy i oceny wyposażenia - okresowe	A		E
			2315		Analizy i oceny wyposażenia - doraźne	B5		Z
			2316		Analiza środków rzeczowych	B10	Kartoteki materiałowe	P
			2317		Rejestry kart wyposażenia osobistego	B5		Z
			2318		Magazynek upominków Ministra	BE5	Obejmuje m.in. rejestry upominków i zlecenia wydania upominku	P
			2319		Zapotrzebowania roczne komórek organizacyjnych Ministerstwa	Bc	Obejmuje zapotrzebowania na materiały biurowe, sprzęt biurowy i inne	Z
		232			Eksploatacja maszyn	B5	Między innymi naprawy	Z
		233			Zapasy	B5	Zestawienia, meldunki, wykazy	Z
		234			Normalizacja i technika
			2340		Przepisy zewnętrzne	BE10		P
			2341		Przepisy własne	A		E
			2342		Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie	A		E
			2343		Projekty dokumentów normalizacyjnych	B10	Opinie Ministerstwa	P
			2344		Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznych	B5		P
			2345		Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwa	A		E
			2346		Normy obronne	A		E
			2347		Współpraca z Polskim Komitetem Normalizacyjnym	BE10		P
			2348		Udział w pracach Komitetów Technicznych i Grup Roboczych do spraw normalizacji	BE10		E
			2349		Pozostała działalność	BE10		P
		235			Ocena zgodności wyrobów
			2350		Przepisy zewnętrzne	BE10		P
			2351		Przepisy własne	A		E
			2352		Współpraca z organami i jednostkami podległymi i nadzorowanymi w zakresie oceny zgodności wyrobów	B5		P
			2353		Nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobem	BE10		P
			2354		Specyfikacje techniczne wyrobów przeznaczonych na potrzeby bezpieczeństwa państwa	A		E
			2355		Pozostała działalność	B5		P
			2356		Koordynacja działalności instytutów badawczych	BE10	Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego	P
		236			Zabezpieczenie metrologiczne			P
			2360		Przepisy zewnętrzne	BE10		P
			2361		Przepisy własne	A		E
			2362		Resortowa baza danych sprzętu metrologicznego	BE10		P
		237			Zamówienia publiczne
			2370		Przepisy własne	A		E
			2371		Interpretacja przepisów	B5		P
			2372		Rejestry zamówień publicznych	A		E
			2373		Opinie	B5	Opinie dotyczące przeprowadzanych w Ministerstwie postępowań o zamówienia publiczne	P
			2374		Dokumentacja zamówień publicznych	BE10	Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m.in. z Urzędem Zamówień Publicznych	Z
			2375		Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B10		P
			2376		Planowanie i sprawozdania	BE10	Dotyczy funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroli	P
	24				Gospodarka samochodowa
		240			Zasady gospodarowania sprzętem samochodowym	B10		P
		241			Eksploatacja własnych środków transportu	B2		Z
		242			Wypadki i uszkodzenia samochodów. Odszkodowania	B10		P
		243			Samochody prywatne używane do celów służbowych	B2	Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów kilometrów, korespondencja	Z
		244			Kierowcy - ewidencja pracy	B2		Z
		245			Gospodarka paliwowa	B2		Z
	25				Lotnictwo służb porządku publicznego
		250			Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
			2500		Przepisy zewnętrzne	BE10		E
			2501		Przepisy własne	A		E
			2502		Organizacja	A		E
			2503		Plany, programy, koncesje	A		E
			2504		Zezwolenia na działalność lotniczą	A		E
		251			Operacje i zadania lotnictwa
			2510		Operacje i zadania lotnictwa - Policji	A		E
			2511		Operacje i zadania lotnictwa - Straży Granicznej	A		E
			2512		Operacje i zadania lotnictwa ratowniczego	A		E
		252			Sprzęt lotniczy
			2520		Statki powietrzne	B20		E
			2521		Wyposażenie pokładowe	B20		E
			2522		Oferty i analizy techniczne	B10		E
			2523		Eksploatacja sprzętu lotniczego	B20	Certyfikaty, biuletyny	E
			2524		Technika lotnicza	A		E
		253			Rejestry sprzętu lotniczego
			2530		Statków powietrznych	A	Wnioski, świadectwa	E
			2531		Radiostacji pokładowych	A	Wnioski, homologacje, zezwolenia	E
		254			Infrastruktura lotnicza
			2540		Lotniska (Lądowiska)	A		E
			2541		Systemy osłony lotów	A		E
			2542		Ochrona lotnictwa	B20		E
		255			Personel lotniczy	A	Ewidencja, szkolenie lotnicze, uprawnienia	E
		256			Ruch lotniczy	B20		Z
		257			Bezpieczeństwo lotów (BL)
			2570		Problematyka (BL)	B20		E
			2571		Zdarzenia lotnicze	A	Protokoły, orzeczenia, wnioski	E
			2572		Ratownictwo lotnicze	B20	Systemy, organizacja	E
		258			Nadzór lotniczy	B20	Informacje, decyzje, zlecenia	E
	26				Łączność (telekomunikacja)
		260			Organizacja i kontrola systemów łączności	A		E
		261			Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
			2610		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii	A		E
			2611		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowej	A		E
			2612		Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników niejawnych systemów łączności rządowej	A	Wyłącznie wnioski dotyczące niejawnych systemów łączności rządowej	E
			2613		Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łączności	B20		Z
			2614		Funkcjonowanie systemów łączności	B5	Korespondencja operatywna	P
			2615		Funkcjonowanie wydzielonych systemów łączności	B5		P
			2616		Planowanie, organizacja i funkcjonowanie cyfrowego systemu łączności radiowej w standardzie "TETRA"	B20		E
		262			Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjną	B20		E
		263			Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
			2630		Plany, programy, koncesje	A		E
			2631		Zabezpieczenie łączności na okres stanu gotowości obronnej, sytuacji kryzysowych i dużych operacji	B10		E
		264			Ewidencja
			2640		Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych	B10		Z
			2641		Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych	B20		E
			2642		Świadectw operatorów radiowych	B10		P
		265			Eksploatacja środków łączności
			2650		Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji	Bc		P
			2651		Eksploatacja środków bezprzewodowych	Bc		P
			2652		Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanych	Bc		P
			2653		Eksploatacja innych środków łączności	Bc		P
		266			Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności	B3	Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym	P
	27				Jednostki pływające
		270			Ogólne zasady działania	B10	Zalecenia, wyjaśnienia, ustalenia własne w ramach Ministerstwa oraz inne Plany rozwoju służby morskiej - kategoria A	E
		271			Jednostki pływające i sprzęt morski
			2710		Jednostki pływające	A	Ewidencja, zdjęcia i rysunki, dane techniczne, eksploatacyjne i inne, dyslokacja, plany budowy nowych jednostek	E
			2711		Uzbrojenie i wyposażenie jednostek pływających	BE10		E
			2712		Analizy techniczne i remonty jednostek pływających	BE10	Sprawozdania, protokoły przekazania, przyjęcia i inne	E
		272			Eksploatacja jednostek pływających
			2720		Dzienniki zdarzeń i działań granicznych	A		E
			2721		Dzienniki: maszynowe, nawigacyjne, sprawozdań i meldunków, jachtowe, pracy nurków	B10		E
			2722		Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna jednostek pływających (powykonawcza)	B10	Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z eksploatacji	E
		273			Rejestry
			2730		Dopuszczenia jednostek pływających do pływania	A	Certyfikaty i karty bezpieczeństwa, dokumentacja PRS, zezwolenia itp.	E
			2731		Jednostek pływających i naruszających przepisy na polskich obszarach morskich i wyłącznej Strefie Ekonomicznej	B10		E
			2732		Sprzętu technicznego, łączności, techniki specjalnej	B10		E
		274			Infrastruktura
			2740		Opisy techniczne portów i nabrzeży	BE10	Plany i zamierzenia w zakresie baz, portów i przystani - kategoria A	Z
			2741		Zabezpieczanie logistyczne oraz postoju jednostek pływających	BE10		E
			2742		Sprawozdania o stanie technicznym i potrzeb w tym zakresie	B10		Z
		275			Bezpieczeństwo żeglugi
			2750		Ogólne zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa żeglugi	BE10	Analizy i sprawozdania roczne - kategoria A	E
			2751		Wypadki, kolizje i awarie na morzu	A	Meldunki, opisy, analizy, korespondencja dotycząca przyczyn	E
			2752		Ratownictwo morskie	BE10	Dokumentacja dotycząca udziału jednostek pływających w ratownictwie morskim. Własne systemy, organizacja - kategoria A	E
	28				Ochrona zakładu pracy
		280			Podstawowe zasady ochrony	A	Przepisy własne. Przepisy zewnętrzne - kategoria B2	E
		281			Mienie Ministerstwa	B2		Z
		282			Ochrona przeciwpożarowa
			2820		Szkolenia przeciwpożarowe	B5		Z
			2821		Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych w obiektach Ministerstwa	B5		Z
			2822		Sprzęt i instalacje przeciwpożarowe	B5		Z
			2823		Komisje, odbiory, opinie	B5		Z
			2824		Bezpieczeństwo obiektów	B5		Z
			2825		Pozostałe sprawy dotyczące ochrony przeciwpożarowej	B5		Z
		283			Ubezpieczenia rzeczowe	B10	Od ognia, kradzieży, autocasco	P
		284			Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)	B10	Przepisy własne i zewnętrzne	P
		285			Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie Ministerstwa	B10	Czeki i papiery wartościowe i inne	P
		286			Ochrona obiektów
			2860		Organizacja ochrony obiektów
				28600	Procedury, instrukcje, decyzje, regulaminy	B10		P
				28601	Ewidencja osób wchodzących/wychodzących na obiekty chronione	B2	Listy osób na spotkania, konferencje, listy osób z firm zewnętrznych	P
				28602	System przepustkowy - system wydania i użytkowania przepustek osobowych /samochodowych	B2	Wnioski	P
				28603	System przepustkowy - system wydania i użytkowania identyfikatorów pracowniczych	B2	Wnioski	P
				28604	Wnioski o dostęp do pomieszczeń chronionych	B5		Z
				28605	Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionych	B5	Książki ewidencji kluczy	Z
				28606	Ewidencja rejestru interesantów	B5	Książki, raporty, rejestry	Z
			2861		Obsługa systemów zabezpieczenia technicznego
				28610	Konserwacja, naprawy, systemów zabezpieczenia technicznego	B5		Z
				28611	Rozbudowa systemów zabezpieczenia technicznego	B5		Z
	29				Nadzór techniczno-budowlany		Obejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu
		290			Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortu	A		E
		291			Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-budowlanych projektów	BE10		P
		292			Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów	BE10		P
		293			Rozbiórki obiektów budowlanych	B5	Zgłoszenia	Z
		294			Katastrofy budowlane	BE10	Postępowania dochodzeniowo-śledcze	P
		295			Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznego	A	Materiały, decyzje, zlecenia	E
		296			Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanych	BE5		P
		297			Gospodarka energetyczna	B3	Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.	Z
3					FINANSE		Plany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
	30				Podstawowe zasady gospodarki finansowej
		300			Przepisy własne	A		E
		301			Przepisy zewnętrzne	B5		E
		302			Systemy ekonomiczno-finansowe	A	Ministerstwa Finansów i inne	E
		303			Systemy ewidencji i plan kont	A	W tym interwencyjno-finansowe	E
	31				Budżet i finanse. Działalność pozabudżetowa
		310			Obrót gotówkowy	Bc	Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy	Z
		311			Finansowanie i obrót bezgotówkowy
			3110		Finansowanie i obrót bezgotówkowy	B5		P
			3111		Finansowanie inwestycji budowlanych dla Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzących jest Minister	B10		P
			3112		Finansowanie zakupów inwestycyjnych, niezwiązanych z budownictwem dla Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzących jest Minister	B10		P
		312			Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej	BE5	Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencja	P
		313			Finansowanie działalności pozabudżetowej	B5		P
		314			Powołanie i likwidacja działalności pozabudżetowej	B5		P
		315			Podmioty lecznicze MSWiA
			3150		Restrukturyzacja finansowa Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister	B5		P
			3151		Zobowiązania Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzących jest Minister	B5		P
	32				Księgowość
		320			Dowody księgowe własne i obce
			3200		Faktury, rachunki i noty	B5		P
			3201		Dokumenty dotyczące ruchu środków trwałych	B5		P
			3202		Inne dowody księgowe własne i obce	B5		P
		321			Dokumentacja księgowa
			3210		Dzienniki	B5		P
			3211		Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)	B5		P
			3212		Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)	B5		P
			3213		Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych	B5		P
		322			Rozliczenia	B5		Z
		323			Windykacja należności	Bc		Z
		324			Uzgadnianie sald	B5		P
		325			Zakładowy plan kont	B5		P
		326			Instrukcja obiegu dokumentów finansowo- księgowych	B5		P
	33				Płace
		330			Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
			3300		Przepisy własne	A		E
			3301		Przepisy zewnętrzne	B5	Decyzje	Z
		331			Płace
			3310		Płace Kierownictwa resortu	A		E
			3311		Płace urzędników służby cywilnej	BE10		E
			3312		Płace pracowników służby cywilnej	BE10		E
			3313		Płace funkcjonariuszy, żołnierzy	BE10		E
			3314		Płace pracowników służby zdrowia	BE10		E
			3315		Płace nauczycieli	BE10		E
			3316		Płace innych kategorii zatrudnionych	BE10		E
		332			Rozliczenia płac	B5	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac (składki itp.)	Z
		333			Listy płac	B10		E
		334			Kartoteki wynagrodzeń	B10		E
		335			Zaświadczenia o płacach	BC		Z
		336			Dowody księgowe	B5		P
		337			Dokumentacja księgowa
			3370		Dokumenty księgowe Koleżeńskiej Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej (KKOP)	B5		P
			3371		Kartoteka pracowników należących do KKOP bieżąca	BE10		P
			3372		Kartoteka pracowników należących do KKOP	B5		P
			3373		Deklaracje aktualnych członków KKOP	B5		P
			3374		Deklaracje byłych członków KKOP	B5		P
			3375		Dokumentacja związana z prowadzeniem KKOP	B5		P
			3376		Wnioski o pożyczki	B5		P
	34				Fundusze specjalne
		340			Zasady gospodarowania funduszem	A	Własne ustalenia. Przepisy zewnętrzne - kategoria B5	E
		341			Fundusze specjalne	B5	Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.	P
	35				Inwentaryzacja
		350			Inwentaryzacja w Ministerstwie	B5	Formularze inwentaryzacyjne (spisy, protokoły)	P
		351			Komisje inwentaryzacyjne własne	B5	Składy komisji	P
		352			Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnych	B5		P
		353			Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacji	B5	W tym spisy z natury majątku użyczonego i dokumentacja dotycząca przeprowadzanych inwentaryzacji w jednostkach użytkujących sprzęt będący własnością Ministerstwa	E
		354			Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych składników mienia	B5	Dokumentacja dotycząca uzgodnień pomiędzy ewidencją analityczną a komórkami organizacyjnymi Ministerstwa	P
		355			Sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej	B5	Zestawienia, wykazy	Z
		356			Kontrola kasy	B5	Protokoły i zalecenia pokontrolne	Z
	36				Dyscyplina finansów publicznych
		360			Akta postępowań prowadzonych przez rzecznika dyscypliny finansów publicznych	B5	Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, postanowienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych, wnioski o ukaranie, wystąpienia, inne materiały w sprawie. Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kategorii A	Z
		361			Akta postępowań prowadzonych przez komisję orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych	B5	Wnioski o ukaranie, zarządzenia przewodniczącego komisji, orzeczenia i postanowienia komisji, odwołania, zażalenia, korespondencja. Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kategorii A	Z
	37				Dokumentacja finansowo-księgowa projektów realizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej
		370			Przepisy własne dotyczące projektów realizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej	A		E
		371			System ewidencji i plan kont projektów realizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej	A	W tym interwencyjno-finansowe	E
		372			Dowody księgowe własne i obce projektów realizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej	B10	W tym faktury	P
		373			Dokumentacja księgowa
			3730		Dzienniki	B10		P
			3731		Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)	B10		P
			3732		Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)	B10		P
			3733		Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych	B10		P
		374			Rozliczenia	B10		Z
		375			Windykacja należności	B10		Z
		376			Zakładowy plan kont	B10		P
		377			Instrukcja obiegu dokumentów finansowo- księgowych	B10		P
		378			Płace
			3780		Rozliczenia płac	B10	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac (składki itp.)	Z
			3781		Listy płac	B10	Listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 stycznia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50	E
			3782		Dowody księgowe	B10		P
			3783		Dokumentacja księgowa	B10		P
4					OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
	40				Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna kraju
		400			Informacje bieżące	A		E
		401			Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A	Dla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkę	E
		402			Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)	A		E
		403			Prognozy o zagrożeniach wewnętrznych	A		E
		404			Prognozy o zagrożeniach zewnętrznych	A		E
		405			Przestępstwa przeciwko państwu	A		E
		406			Przestępstwa przeciwko obronności	A		E
		407			Ochrona informacji	A		E
		408			Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkości	A		E
	41				Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna w świecie
		410			Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna międzynarodowa	A	Informacje, analizy, oceny	E
		411			Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna w poszczególnych państwach	A	Jak w klasie 410	E
	42				Walka z terroryzmem i przestępczością zorganizowaną
		420			Przeciwdziałanie zagrożeniom terrorystycznym	A		E
		421			Przeciwdziałanie przestępczości zorganizowanej	A		E
	43				Powszechny obowiązek obrony
		430			Rejestracja osób na potrzeby kwalifikacji wojskowej	A		E
		431			Kwalifikacja wojskowa
			4310		Kwalifikacja wojskowa, informacje ogólne	B5	Wyjaśnienia, zapytania obywateli, dziennikarzy i in.	P
			4311		Komisje lekarskie kwalifikacji wojskowej	A	Odwołania, skargi, wnioski, decyzje, orzekanie o zdolności do czynnej służby wojskowej	E
		432			Służba obywateli polskich w obcym wojsku
			4320		Informacje ogólne	B5	Zapytania obywateli, dziennikarzy i innych organów, wyjaśnienia	Z
			4321		Wnioski obywateli, informacje o pełniących służbę w obcym wojsku	A	Opinie i postanowienia Ministra, zapytania organów ścigania, odpowiedzi, rejestry wniosków i decyzji	E
		433			Służba w formacjach uzbrojonych niewchodzących w skład Sił Zbrojnych RP
			4330		Uzgodnienia. Planowanie	B10		E
			4331		Informacje zbiorcze	A		E
		434			Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
			4340		Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiej oraz sprawozdanie zbiorcze za kraj	B5		Z
			4341		Inne zapytanie wojewodów dotyczące akcji kurierskiej	B5		Z
	44				Przygotowania obronne resortu spraw wewnętrznych i administracji
		440			Założenia i plany przygotowań obronnych
			4400		Materiały związane z problematyką terenów zamkniętych	A		E
			4401		Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochrony	A		E
			4402		Materiały opracowane na potrzeby Stałego Komitetu Rady Ministrów i Rady Ministrów	A		E
			4403		Materiały opracowane przez Stały Komitet Rady Ministrów i Radę Ministrów	A		E
			4404		Plany działalności obronnej resortu	A		E
			4405		Koordynacja i kontrola przygotowań obronnych resortu	A		E
			4406		Pobyt wojsk obcych na terytorium RP	B5		Z
			4407		Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronne	B5		E
			4408		Militaryzacja	A		E
		441			Planowanie obronne
			4410		Organizacja planowania obronnego	A		E
			4411		Planowanie obronne operacyjne	A		E
			4412		Programowanie obronne	A		E
		442			Zaspokajanie potrzeb obronnych
			4420		Zaspokajanie kadrowych potrzeb obronnych
				44200	Ogólne zagadnienia dotyczące zaspokajania potrzeb kadrowych	A		E
				44201	Wyłączanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej	A	Wnioski i zawiadomienia do WCR, informacje z WCR	E
				44202	Nadawanie przydziałów organizacyjno- mobilizacyjnych	A	Wykazy do WCR, listy, karty przydziałów, uchylanie, unieważnienie przydziału, zapotrzebowania	E
			4421		Zaspokajanie potrzeb obronnych finansowych	A		E
			4422		Zaspokajanie potrzeb obronnych logistycznych	B10		Z
			4423		Zaspokajanie potrzeb obronnych łączności na potrzeby systemu kierowania	A		E
			4424		Współdziałanie przy zabezpieczaniu stanowisk kierowania	A		E
			4425		Organizacje działające na rzecz utrzymania pokoju	B10		Z
		443			Stanowiska kierowania
			4430		Organizacja stanowiska kierowania	A	Przepisy, regulacje itd.	E
			4431		Stanowiska kierowania obronnością państwa	A		E
			4432		Stanowiska kierowania Ministerstwa	A		E
			4433		Stanowiska kierowania organów nadzorowanych i podległych Ministrowi	A		E
		444			Gotowość obronna Ministerstwa	A	Analizy i oceny stanu faktycznego	E
		445			Sprawozdawczość i analizy dotyczące przygotowań obronnych w resorcie	A		E
		446			Szkolenie obronne	A		E
	45				Ochrona granic państwa
		450			Podstawowe założenia	A		E
		451			Analizy i oceny sytuacji	A		E
		452			Obszary morskie	A		E
	46				Bezpieczeństwo dokumentów publicznych
		460			Analizy, opracowania i zarządzanie dokumentami publicznymi
			4600		Wytyczne i interpretacje przepisów ustawy o dokumentach publicznych	A	Wyjaśnianie wątpliwości prawnych związanych ze stosowaniem ustawy o dokumentach publicznych	E
			4601		Technologia produkcji dokumentów publicznych	A	Korespondencja dotycząca technicznych zagadnień związanych z dokumentami: farby, dodatki, hologramy itp.	E
			4602		Jakościowa ocena dokumentów	B10	Badanie dokumentów w związku z oceną ich jakości i reklamacjami użytkowników	Z
			4603		Rejestr Dokumentów Publicznych	A	Korespondencja związana z zapełnieniem i utrzymaniem Rejestru Dokumentów Publicznych	E
			4604		Wzorce dokumentów publicznych	A	Wzorce dokumentów publicznych przekazywane przez emitentów do Ministerstwa	E
			4605		Udostępnianie wzorców dokumentów publicznych	A	Sprawy związane z udostępnianiem uprawnionym podmiotom wzorców dokumentów publicznych	E
			4606		Analizy, opracowania w zakresie zarządzania dokumentami publicznymi	A		E
	47				Cudzoziemcy
		470			Polityka w stosunku do cudzoziemców
			4700		Podstawowe założenia polityki w stosunku do cudzoziemców	A	Przepisy Ministerstwa	E
			4701		Obsługa międzyresortowego Zespołu do spraw Migracji	A		E
			4702		Europejska Sieć Migracyjna	A		E
		471			Opieka nad uchodźcami	BE10		P
		472			Nabywanie mienia przez cudzoziemców
			4720		Nabywanie nieruchomości przez cudzoziemców	BE100		E
			4721		Nabywanie udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomości	BE100		E
			4722		Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemców	A	Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do rejestru nieruchomości, udziałów i akcji nabytych przez cudzoziemców - kategoria Bc. Wobec masowości tego typu spraw do kategorii B20 kwalifikuje się szacunkowo 5-10%. Dokumenty niepodlegające wpisowi do rejestru - kategoria Bc	E
			4723		Obsługa organizacyjno-techniczna	B5	Zapytania do i od osób prawnych i fizycznych w sprawie nabywania i nieruchomości, akcji i udziałów. Korespondencja z ABW, MON, MSZ i inne	Z
		473			Sprawy indywidualne	B5		Z
		474			Komisja do spraw dokumentów publicznych
			4740		Posiedzenia Komisji do spraw dokumentów publicznych	A	Dokumenty związane z pracami Komisji	E
			4741		Zespoły do spraw opracowania wzorów dokumentów publicznych	A	Dokumenty związane z pracami zespołów do spraw opracowania wzorów dokumentów	E
			4742		Sprawy organizacyjne Komisji do spraw dokumentów publicznych	B3		P
		475			Nadzór właścicielski Ministra nad Państwową Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A.
			4750		Walne zgromadzenia akcjonariuszy PWPW S.A.	A		E
			4751		Sprawozdania z działalności PWPW S.A.	BE50		Z
			4752		Współpraca z organami PWPW S.A. oraz organami administracji publicznej	B25		P
		476			Zamawianie dokumentów publicznych, których emitentem jest Minister	BE10		Z
		477			Dokumenty podróży	A		E
		478			Powroty i wydalenia	A		E
		479			Zatwierdzanie podmiotów na potrzeby przyjmowania cudzoziemców	BE5		E
5					OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	50				Stan bezpieczeństwa publicznego i porządku
		500			Programy i projekty nadzorowane przez Ministra
			5000		Regulacje prawne	B5	Ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, wytyczne i inne	P
			5001		Harmonogramy i plany realizacji	B10		E
			5002		Sprawozdania organów, jednostek i komórek organizacyjnych Ministerstwa	B10		E
			5003		Analizy, oceny i prognozy zagrożeń realizacji	B5	Wraz z przedmiotową korespondencją	P
			5004		Sprawozdania zbiorcze kwartalne	B5		P
			5005		Sprawozdania zbiorcze roczne i wieloletnie	B10		E
			5006		Finansowanie programów i projektów oraz przesunięcia w tym zakresie	B10		E
			5007		Współpraca z podmiotami spoza resortu	B5		P
			5008		Opracowania organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	B5	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców akt	P
			5009		Materiały pomocnicze oraz rozwiązania analogicznych programów i projektów stosowane w kraju i za granicą	B5	Do kategorii B5 kwalifikuje się materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria Bc	P
		501			Stan bezpieczeństwa publicznego i porządku w kraju	A		E
	51				Zapobieganie przestępczości i zjawiskom kryminogennym
		510			Podstawowe założenia działań profilaktyczno- ochronnych	A		E
		511			Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A		E
		512			Analizy oceny sytuacji (zbiorcze)	A		E
		513			Imprezy masowe, zgromadzenia, protesty społeczne
			5130		Bezpieczeństwo imprez masowych, zgromadzenia, protesty społeczne	A		E
			5131		Koordynacja działalności służb w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych	A		E
			5132		Koordynacja działalności służb w zakresie zgromadzeń i protestów społecznych	A		E
			5133		Monitoring stanu bezpieczeństwa na imprezach masowych	A		E
		514			Przestępstwa i incydenty motywowane uprzedzeniami
			5140		Mowa nienawiści	A		E
			5141		Dewastacja cmentarzy i miejsc pamięci mniejszości narodowych i etnicznych	A		E
			5142		Pozostałe przestępstwa i incydenty	A		E
		515			Przestrzeganie praw człowieka przez jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra
			5150		Przestrzeganie praw człowieka - Policja	BE10		E
			5151		Przestrzeganie praw człowieka - Straż Graniczna	BE10		E
			5152		Przestrzeganie praw człowieka - pozostałe jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra	BE10	Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę	E
			5153		Przestrzeganie praw człowieka - programy szkoleniowe, materiały dydaktyczne	BE10		E
	52				Wykrywanie i zwalczanie przestępstw przeciwko zdrowiu i życiu obywateli
		520			Podstawowe założenia działań operacyjno- rozpoznawczych	BE5		E
		521			Zabójstwa lub ich usiłowanie	BE5	Do kategorii A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowych	E
		522			Nagłe zgony	BE5	Jak w klasie 521	P
		523			Zgwałcenia	BE5	Jak w klasie 521	P
		524			Uprowadzenia osób	BE5	Jak w klasie 521	P
		525			Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznym	BE5	Jak w klasie 521	P
		526			Handel ludźmi
			5260		Sprawy dotyczące handlu ludźmi	BE5	Jak w klasie 521	P
			5261		Zaświadczenia potwierdzające domniemanie, że cudzoziemiec jest ofiarą handlu ludźmi	BE5	Jak w klasie 521	P
		527			Pedofilia	BE5	Jak w klasie 521	P
		528			Inne	BE5	Jak w klasie 521	P
	53				Wykrywanie i zwalczanie przestępstw gospodarczych
		530			Podstawowe założenia działań operacyjno- rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnej	A		E
		531			Kradzieże (zagarnięcie mienia)	BE5	Jak w klasie 521	P
		532			Przemyt	BE5	Jak w klasie 521	P
		533			Nielegalna produkcja i obrót
			5330		Nielegalna produkcja i obrót narkotykami	BE5	Jak w klasie 521	P
			5331		Nielegalna produkcja i obrót bronią i materiałami wybuchowymi	BE5	Jak w klasie 521	P
			5332		Nielegalna produkcja i obrót alkoholem	BE5	Jak w klasie 521	P
		534			Oszustwa	BE5	Jak w klasie 521	P
		535			Fałszerstwa	BE5	Jak w klasie 521	P
		536			Łapownictwo	BE5	Jak w klasie 521	P
		537			Spekulacja	BE5	Jak w klasie 521	P
		538			Inne przestępstwa gospodarcze	BE5	Jak w klasie 521	P
	54				Zarządzanie kryzysowe
		540			System zarządzania kryzysowego
			5400		Organizacja systemu zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5401		Centralne struktury zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5402		Wojewódzkie struktury zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5403		Ćwiczenia	B3		P
			5404		Analizy, opinie	B3		P
		541			Planowanie cywilne
			5410		Plany zarządzania kryzysowego instytucji centralnych	B10		Z
			5411		Wojewódzkie plany zarządzania kryzysowego	B10		Z
			5412		Plany podmiotów zewnętrznych	B10		Z
		542			Ochrona infrastruktury krytycznej
			5420		Plany ochrony infrastruktury krytycznej	B10		Z
			5421		Ćwiczenia	B3		P
			5422		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
			5423		Ochrona infrastruktury krytycznej inne sprawy	BE5	Inne niż w klasach 5420-5422	P
		543			Współpraca międzynarodowa w dziedzinie zarządzania kryzysowego
			5430		Zasady współpracy międzynarodowej w dziedzinie zarządzania kryzysowego	A		P
			5431		Współpraca w ramach struktur Unii Europejskiej	BE5		P
			5432		Współpraca w ramach struktur Paktu Północnoatlantyckiego (NATO)	BE5		P
			5433		Współpraca z Organizacją Narodów Zjednoczonych (ONZ)	BE5		P
			5434		Materiały informacyjne	BE5	Informacje i sugestie do rozmów	P
			5435		Szkolenia z zakresu zarządzania kryzysowego	BE5		P
	55				Ochrona ludności
		550			Ratownictwo
			5500		Państwowa Straż Pożarna	B10		P
			5501		Ochotnicze Straże Pożarne	B10		P
			5502		Zakładowe Straże Pożarne	B10		P
			5503		Ratownictwo górskie i wodne	B10		P
			5504		Ratownictwo medyczne	BE5		P
			5505		Ratownictwo inne sprawy	BE5	Inne niż w klasach 5500-5504	P
		551			Ochrona ludności i obrona cywilna
			5510		Organizacja systemu ochrony ludności i obrony cywilnej	B10		Z
			5511		Plany i programy obrony cywilnej	B10		Z
			5512		Pomoc humanitarna	B10		P
			5513		Ćwiczenia	B3		P
			5514		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
			5515		Ochrona ludności i obronna cywilna inne sprawy	BE5	Inne niż w klasach 5510-5514	P
		552			Ochrona przeciwpożarowa
			5520		Krajowy system ratowniczo - gaśniczy	B10		P
			5521		Ćwiczenia	B3		P
			5522		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
			5523		Ochrona przeciwpożarowa sprawy inne	BE5	Inne niż w klasach 5520-5522	P
		553			Powiadamianie, ostrzeganie, alarmowanie
			5530		Systemy ostrzegania i alarmowania	B10		Z
			5531		Ćwiczenia	B3		P
			5532		Analizy, ocena sytuacji	B3		P
			5533		Powiadamianie, ostrzeganie, alarmowanie inne sprawy	BE5	Inne niż w klasach 5530-5532	Z
	56				Ochrona bezpieczeństwa przedstawicielstw i obywateli polskich za granicą	BE5		E
	57				Ochrona bezpieczeństwa przedstawicielstw i obywateli innych państw w Polsce	BE5		E
	58				Nadzór nad postępowaniem mandatowym
		580			Podstawy prawne nadzoru nad postępowaniem mandatowym	A		E
		581			Sprawozdania z nałożonych mandatów karnych	A		E
		582			Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatowe	B5		P
	59				Badanie zdarzeń kolejowych
		590			Dokumentacja postępowań prowadzonych przez Państwową Komisję Badania Wypadków Kolejowych w sprawie zdarzeń kolejowych	A		E
		591			Dokumentacja postępowań prowadzonych przez komisje kolejowe w sprawie zdarzeń kolejowych	A		E
		592			Pozostałe dokumenty Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych	A		E
6					SPRAWY SPOŁECZNE I WYZNANIA RELIGIJNE ORAZ MNIEJSZOŚCI NARODOWE I ETNICZNE
	60				Rejestracja stanu cywilnego i zmiana imion i nazwisk
		600			Nadzór
			6000		Nadzór nad rejestracją stanu cywilnego	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6001		Obrót prawny z zagranicą	BE5	Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymi	Z
			6002		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
			6003		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotów	BE5	Odpowiedzi na zapytania	Z
		601			Zmiana imion i nazwisk
			6010		Nadzór nad zmianą imion i nazwisk	A	Interpretacja przepisów prawa, wyjaśnienia, opinie prawne	E
			6011		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
			6012		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz innych podmiotów	B5	Odpowiedzi na zapytania	Z
	61				Ewidencja ludności
		610			Nadzór
			6100		Nadzór nad ewidencją ludności	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6101		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	BE5	Odpowiedzi na zapytania	Z
			6102		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
		611			Numery PESEL
			6110		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek	B5		P
			6111		Sprawy indywidualne wpływające od innych podmiotów	B5		P
		612			Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów
			6120		Umowy - kontrakty	B5		P
			6121		Protokoły odbioru	B5		P
			6122		Analizy	A		E
			6123		Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMC	B5		P
			6124		Rozliczenia finansowe umów	B5		P
		613			Udostępnianie danych z rejestru PESEL, rejestrów mieszkańców
			6130		Nadzór nad udostępnianiem danych z rejestru PESEL oraz rejestrów mieszkańców	A	Interpretacje przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6131		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A		E
			6132		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	B5	Odpowiedzi na pytania	Z
	62				Obywatelstwo polskie
		620			Nadzór i kontrola	A	Kontrola w oparciu o przepisy i wyjaśnienia Ministerstwa	E
		621			Dokumentacja nadania obywatelstwa polskiego	BE25	Stanowisko Ministra i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi	P
		622			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		623			Dokumentacja zrzeczenia się obywatelstwa polskiego	BE25	Stanowisko Ministra i wojewody/konsula, postanowienia Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi	P
		624			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		625			Administracyjny tryb nabycia obywatelstwa polskiego
			6250		Postępowanie w sprawach o przywrócenie obywatelstwa polskiego	BE50	Decyzje I i II instancji, wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy, postanowienia Ministra	E
			6251		Inne sposoby nabycia obywatelstwa polskiego	BE15	Odwołania od decyzji wojewodów, decyzje i postanowienia Ministra	P
		626			Udzielanie informacji, zapytania w sprawach dotyczących innych sposobów nabycia obywatelstwa polskiego	BE5		Z
		627			Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
			6270		Postępowania administracyjne w sprawach o stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	BE50	Odwołania od decyzji wojewodów, postępowania nadzwyczajne, decyzje i postanowienia	E
			6271		Udzielanie informacji, zapytania w sprawach stwierdzenia posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	BE5	Korespondencja z organami, instytucjami oraz zainteresowanymi osobami, udzielanie informacji i zapytania	E
		628			Informacje zbiorcze i analizy w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego	A		E
		629			Centralny rejestr danych o nabyciu lub utracie obywatelstwa polskiego	A		E
	63				Stowarzyszenia. Fundacje
		630			Stowarzyszenie i inne organizacje	A		E
		631			Ustanawianie i używanie odznak	A		E
		632			Fundacje	A		E
		633			Pozostałe sprawy społeczne	BE5		P
			6330		Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowym	B15		E
			6331		Prośby od obywateli	B5		P
			6332		Przydział kwater gestorskich Ministerstwa na cmentarzach komunalnych	B2		Z
			6333		Inne sprawy społeczne	BE5		P
	64				Repatriacja		Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw byłego ZSRR
		640			Dokumentacja osobowa i postępowanie administracyjne w sprawach o wydanie wizy repatriacyjnej i udzielenie jednorazowej pomocy finansowej przez Ministra
			6400		Dokumentacja dotycząca osiedlenia się współmałżonków repatriantów	A		E
			6401		Dokumentacja osobowa i postępowanie administracyjne w sprawach o wydanie wizy repatriacyjnej i udzielenie jednorazowej pomocy finansowej przez Ministra	A	Wnioski, zgody Ministra na wydanie wizy wjazdowej, decyzje w sprawach jednorazowej pomocy dla repatriantów	E
		641			Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji wojewody, w sprawach o uznanie za repatrianta	B25	Dokumentację konkretnych osób odkłada się do teczek osobowych założonych oddzielnie	P
		642			Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od decyzji konsula, w sprawach o uznanie za osobę polskiego pochodzenia	B25		P
		643			Udzielane informacje, zapytania, uwagi, oceny, ekspertyzy, zgłoszenia oraz skargi i wnioski w sprawach z zakresu repatriacji	B5		Z
		644			Centralne rejestry
			6440		Rejestr wydanych wiz repatriacyjnych	B10		P
			6441		Rejestr osób osiedlonych w RP	A		E
			6442		Rejestr osób uznanych za repatriantów	A		E
			6443		Rejestr pomocy finansowej dla repatriantów	B10	Pomoc ze środków budżetu państwa	P
			6444		Rejestr lokali mieszkalnych i źródeł utrzymania repatriantów	B10		P
	65				Wyznania religijne
		650			Akty prawne dotyczące spraw wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych
			6500		Proces legislacyjny w zakresie aktów prawnych dotyczących wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych	A		E
			6501		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych	A		E
			6502		Wystąpienia podmiotów zewnętrznych w zakresie aktów prawnych dotyczących wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych	A	Opracowania bądź zmiany przepisów prawnych w zagadnieniach wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych proponowane przez podmioty zewnętrzne	E
		651			Polityka wyznaniowa	A		E
		652			Komisje i zespoły rządowo-kościelne
			6520		Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu RP i Konferencji Episkopatu Polski	A		E
			6521		Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu RP i Polskiej Rady Ekumenicznej	A		E
			6522		Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu RP i Aliansu Ewangelicznego w RP	A		E
			6523		Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu RP i Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w RP	A		E
			6524		Wspólny Zespół Przedstawicieli Rządu RP i Świętego Soboru Biskupów	A		E
			6525		Zespół do spraw Kościoła Katolickiego w RP obrządku bizantyjsko-ukraińskiego	A		E
			6526		Pozostałe komisje wspólne/zespoły rządu i władz innych kościołów i związków wyznaniowych	A		E
		653			Rządowa Komisja Konkordatowa	A		E
		654			Organizacja Kościołów i innych związków wyznaniowych
			6540		Organizacja Kościoła Katolickiego w RP	A		E
			6541		Organizacja innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawny	A		E
			6542		Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych
				65420	Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych w trybie art. 4 ust. 2 Konkordatu	A		E
				65421	Powiadomienia o erygowaniu innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawny	A		E
			6543		Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej
				65430	Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych Kościoła Katolickiego	B5		Z
				65431	Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawny	B5		Z
			6544		Rejestr kościołów i innych związków wyznaniowych
				65440	Wnioski o wpis do rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych	A		E
				65441	Organizacja i rejestracja kościołów i innych związków wyznaniowych (wpisanych do rejestru w dziale A)	A	Dla każdego kościoła lub innego związku wyznaniowego prowadzi się oddzielne akta rejestrowe, obejmujące akta postępowania rejestrowego oraz dołączane sukcesywnie akta postępowań o dokonaniu dalszych wpisów w rejestrze, a także wszelkie dokumenty stanowiące podstawę dokonania wpisów	E
				65442	Organizacja i rejestracja organizacji międzykościelnych (wpisanych do rejestru w dziale B)	A	Dla każdej organizacji międzykościelnej prowadzi się oddzielne akta rejestrowe, obejmujące akta postępowania rejestrowego oraz dołączane sukcesywnie akta postępowań o dokonaniu dalszych wpisów w rejestrze, a także wszelkie dokumenty stanowiące podstawę dokonania wpisów	E
				65443	Powiadomienia o utworzeniu jednostek organizacyjnych kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych	A		E
				65444	Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do rejestru	B5		Z
				65445	Wyciągi z rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych	A		E
			6545		Wyjaśnienia dotyczące rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych	A		E
			6546		Grupy i nowe ruchy religijne niewpisane do rejestru	A		E
		655			Fundusz Kościelny
			6550		Budżet Funduszu Kościelnego i jego realizacja	A		E
			6551		Finansowanie Funduszu Kościelnego	BE10	Dokumentacja finansowo-księgowa Funduszu Kościelnego	P
			6552		Dotacje na działalność charytatywno-opiekuńczą i rozliczenia z wykorzystania dotacji	BE10		P
			6553		Dotacje na działalność oświatowo-wychowawczą i rozliczenia z wykorzystania dotacji	BE10		P
			6554		Dotacje na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnych i rozliczenia z wykorzystania dotacji	BE10		P
			6555		Sprawozdania i monitoring realizacji dotacji	A		E
		656			Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne duchownych	BE10		E
		657			Postępowania w trybie administracyjnym dotyczące majątków kościołów i związków wyznaniowych	A		E
		658			Komisje regulacyjne rządu i kościołów
			6580		Informacje o działalności Komisji Majątkowej	A		E
			6581		Komisja Regulacyjna do Spraw Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego	A		E
			6582		Międzykościelna Komisja Regulacyjna	A		E
			6583		Komisja Regulacyjna do Spraw Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego	A		E
			6584		Komisja Regulacyjna do Spraw Gmin Wyznaniowych Żydowskich	A		E
			6585		Sprawozdania z działalności komisji regulacyjnych	A		E
	66				Koncesje, wpisy do rejestru działalności regulowanej
		660			Zasady i warunki udzielania koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej, dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej	A	Informatory, notatki, opinie, decyzje dyrektora	E
		661			Udzielanie koncesji i dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej w zakresie:
			6610		Udzielanie koncesji w zakresie ochrony osób i mienia	B50	Dokumentacja koncesyjna: wnioski wraz z załącznikami, opinie, notatki, postanowienia, decyzje, zaświadczenia, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne. Odmowy udzielenia, cofnięcia, wygaśnięcia koncesji - kategoria BE10. Umorzenia postępowania, pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia - kategoria B5. Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kategoria Bc	P
			6611		Udzielanie koncesji w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym	B50	Jak w klasie 6610	P
			6612		Dokonywanie wpisów do rejestru działalności regulowanej w zakresie usług detektywistycznych	B50	Dokumentacja: wnioski, oświadczenia, zaświadczenia, dane do rejestru detektywów, protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia pokontrolne. Odmowy wpisu, zakaz wykonywania działalności, wykreślenie z rejestru - kategoria BE50. Umorzenie, pozostawienie sprawy bez rozpoznania - kategoria B5. Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz manipulacyjna - kategoria Bc	P
		662			Rejestry: koncesji, detektywów, działalności regulowanej	A	Księgi, dyski	E
		663			Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)
			6630		Procedowanie wniosków o włączenie kwalifikacji rynkowej do ZSK	BE20		P
			6631		Decyzje o nadaniu uprawnień do certyfikacji	BE20		P
			6632		Zewnętrzne zapewnienie jakości dla kwalifikacji rynkowych	BE20		P
			6633		Inna korespondencja dotycząca ZSK	BE5		P
	67				Mniejszości narodowe i etniczne oraz język regionalny
		670			Komisja Wspólna Rządu i Mniejszości Narodowych i Etnicznych	A		E
		671			Polityka w zakresie mniejszości narodowych zakresie mniejszości narodowych
			6710		Polityka w zakresie mniejszości białoruskiej	A		E
			6711		Polityka w zakresie mniejszości czeskiej	A		E
			6712		Polityka w zakresie mniejszości litewskiej	A		E
			6713		Polityka w zakresie mniejszości niemieckiej	A		E
			6714		Polityka w zakresie mniejszości ormiańskiej	A		E
			6715		Polityka w zakresie mniejszości rosyjskiej	A		E
			6716		Polityka w zakresie mniejszości słowackiej	A		E
			6717		Polityka w zakresie mniejszości ukraińskiej	A		E
			6718		Polityka w zakresie mniejszości żydowskiej	A		E
		672			Polityka w zakresie mniejszości etnicznych oraz języka regionalnego
			6720		Polityka w zakresie mniejszości karaimskiej	A		E
			6721		Polityka w zakresie mniejszości łemkowskiej	A		E
			6722		Polityka w zakresie mniejszości romskiej	A		E
			6723		Polityka w zakresie mniejszości tatarskiej	A		E
			6724		Polityka w zakresie języka regionalnego - kaszubskiego	A		E
			6725		Polityka w zakresie grup ubiegających się o uznanie za mniejszość narodową lub etniczną oraz grup ubiegających się o uznanie języka regionalnego	A		E
		673			Problemy mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym
			6730		Problemy mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym związane z językiem	A		E
			6731		Problemy mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym związane z dostępem do mediów	A		E
			6732		Problemy mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym związane z edukacją	A		E
		674			Rejestry dotyczące mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym
			6740		Urzędowy Rejestr Gmin, w których jest używany język pomocniczy	A		E
			6741		Rejestr gmin, na których obszarze używane są nazwy w języku mniejszości	A		E
		675			Międzynarodowe rozwiązania dotyczące mniejszości narodowych
			6750		Konwencja ramowa o ochronie mniejszości narodowych	A		E
			6751		Europejska karta języków regionalnych lub mniejszościowych	A		E
			6752		Wielostronne rozwiązania dotyczące mniejszości narodowych	A		E
			6753		Mniejszości narodowe w relacjach bilateralnych	A		E
		676			Koordynacja polityki wobec mniejszości narodowych i etnicznych	A		E
		677			Tożsamość kulturowa mniejszości narodowych i etnicznych oraz ochrona języka regionalnego	A		E
	68				Dokumenty tożsamości
		680			Podstawowe zasady polityki paszportowej
			6800		Ogólne zasady polityki paszportowej	A	Opracowania własne Ministerstwa	E
			6801		Nadzór nad prowadzeniem spraw dotyczących paszportów i paszportów tymczasowych w kraju i za granicą	BE10	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	P
			6802		Korespondencja z organami wydającymi paszporty i paszporty tymczasowe w sprawach bieżących	B2		Z
		681			Akta paszportowe i ich ewidencja
			6810		Kartoteka paszportowa	B10		E
			6811		Ewidencja przyjętych wniosków paszportowych	B10		P
			6812		Rejestry wykonanych paszportów i paszportów tymczasowych	B50		E
			6813		Dowody przyjęcia wykonanych paszportów z CPD	B10		P
		682			Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienia dokumentu paszportowego
			6820		Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienie dokumentu paszportowego	B10		P
			6821		Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienie dokumentu paszportowego	B10		P
		683			Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra w zakresie spraw paszportowych
			6830		Sprawy o wydanie paszportu i paszportu tymczasowego	B10		Z
			6831		Sprawy o wydanie drugiego paszportu	B10		Z
			6832		Decyzje w II instancji	B5	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	Z
			6833		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych organów paszportowych oraz od innych podmiotów	B3	Odpowiedzi na zapytania	P
		684			Inne sprawy paszportowe
			6840		Utrata paszportów i paszportów tymczasowych	B10		P
			6841		Odpowiedzi na zapytania dotyczące spraw paszportowych	B2	Odpowiedzi na zapytania osób, instytucji oraz organów paszportowych w kraju i za granicą	P
			6842		Protokoły brakowania i zniszczenia paszportów i paszportów tymczasowych wydanych przez Ministra	A		E
			6843		Udostępnianie danych jednostkowych dotyczących dokumentu paszportowego lub jego posiadacza oraz dokumentacji związanej z wydawaniem dokumentów paszportowych	B3		Z
		685			Dowody osobiste
			6850		Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych	A	Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia	E
			6851		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	B5	Odpowiedzi na pytania	Z
			6852		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A	Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
		686			Udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi
			6860		Nadzór nad udostępnianiem danych z RDO i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi	A	Interpretacje przepisów i wyjaśnienia	E
			6861		Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra	A	Rozstrzygnięcia administracyjne, pisma procesowe do sądów administracyjnych	E
			6862		Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych jednostek oraz od innych podmiotów	B5	Odpowiedzi na pytania	Z
	69				Karta Polaka
		690			Postępowania administracyjne i sądowo- administracyjne w sprawach o przyznanie świadczenia pieniężnego dla posiadacza Karty Polaka
			6900		Administracyjne postępowania odwoławcze	B25		E
			6901		Inne postępowania administracyjne	B25		E
			6902		Postępowania przed sądami administracyjnymi	B25		E
		691			Rezerwa celowa	B10		E
		692			Rejestry	B20		E
		693			Udzielanie informacji, zapytania, uwagi, oceny, ekspertyzy oraz zgłoszenia w sprawach z zakresu Karty Polaka	B5		Z
		694			Skargi i wnioski w sprawach z zakresu Karty Polaka	A		E
7					ADMINISTRACJA PUBLICZNA
	70				Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego	A		E
	71				Organizacja terytorialna administracji rządowej i samorządu terytorialnego
		710			Reforma administracji państwowej i samorządu terytorialnego	A		E
		711			Zmiany podziału terytorialnego oraz granic
			7110		Tworzenie, łączenie, znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany granic	A		E
			7111		Podział mienia w związku z utworzeniem lub zmianą granic jednostek samorządu terytorialnego	A		E
			7112		Komisja Nazw Miejscowości i Obiektów F izjograficznych	A		E
		712			Organizacja i funkcjonowanie organów i jednostek samorządu terytorialnego
			7120		Organizacja i funkcjonowanie organów i jednostek samorządu gminnego	A		E
			7121		Organizacja i funkcjonowanie organów i jednostek samorządu powiatowego	A		E
			7122		Organizacja i funkcjonowanie organów i jednostek samorządu województwa	A		E
			7123		Organizacja i funkcjonowanie związków, stowarzyszeń i porozumień międzygminnych	A		E
			7124		Organizacja i funkcjonowanie związków, stowarzyszeń i porozumień powiatów	A		E
			7125		Organizacja i funkcjonowanie związków, stowarzyszeń i porozumień samorządów województw	A		E
			7126		Współdziałanie międzyregionalnych jednostek samorządu terytorialnego	A		E
			7127		Związki powiatowo-gminne	A		E
			7128		Opiniowanie statutów jednostek samorządu terytorialnego	A		E
			7129		Społeczności lokalne	B5		P
		713			Wnioski wpływające od osób fizycznych oraz innych podmiotów	B5		P
		714			Fundusz sołecki	A		E
		715			Wyznaczanie kandydatów do Komitetu Regionów Unii Europejskiej	A		E
	72				Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwie i organów samorządu terytorialnego
		720			Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwie	A		E
		721			Nadzór nad działalnością legislacyjną wojewodów i administracji niezespolonej	A		E
		722			Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych i odwołań od decyzji wojewodów	BE5		Z
		723			Zażalenia na postanowienia wojewodów	BE5		Z
		724			Nadzór nad działalnością legislacyjną organów jednostek samorządu terytorialnego	BE5		Z
		725			Samorządowe kolegia odwoławcze	BE10		Z
		726			Nadzór nad współdziałaniem organów administracji rządowej w województwie z jednostkami samorządu terytorialnego	A		E
		727			Weryfikacja decyzji dotyczących komunalizacji mienia	A		E
		728			Roszczenia zabużańskie
			7280		Decyzje dotyczące roszczeń zabużańskich	A		E
			7281		Postanowienia dotyczące roszczeń zabużańskich	A		E
			7282		Skargi i wnioski w zakresie roszczeń zabużańskich	A		E
			7283		Postępowania sądowo-administracyjne dotyczące roszczeń zabużańskich	A		E
			7284		Fundusz Rekompensacyjny	A		E
			7285		System Informatyczny Rejestrów	A		E
	73				Komisja Heraldyczna	A		E
	74				Polityka gospodarcza rządu
		740			Regionalne Izby Obrachunkowe
			7400		Powoływanie i odwoływanie prezesów i członków kolegium Regionalnych Izb Obrachunkowych	A		E
			7401		Nadzór nad Regionalnymi Izbami Obrachunkowymi	BE5		P
			7402		Raportowanie Regionalnych Izb Obrachunkowych o stanie nadzoru	B2		P
	75				Projekty i programy w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
		750			Programowanie i ewaluacja działań projektów i programów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		751			Realizacja projektów pozakonkursowych	BE10		E
		752			Realizacja projektów konkursowych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		753			Konkursy wyboru projektów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		754			Rozliczanie wydatków projektów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		755			Sprawozdawczość i monitoring realizacji projektów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		756			Realizacja projektów pomocy technicznej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		757			Kontrole realizacji projektów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		758			Nadzór nad informacjami wprowadzanymi do Krajowego Systemu Informatycznego w zakresie projektów i programów w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
		759			Zarządzanie ryzykiem wystąpienia nadużyć i korupcji w projektach i programach w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego	BE10		E
	76				Zbiórki publiczne	A		E
	77				Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych
		770			Proces legislacyjny w zakresie aktów prawnych dotyczących usuwania skutków klęsk żywiołowych	A		E
		771			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie regulacji dotyczących usuwania skutków klęsk żywiołowych	BE10		E
		772			Wystąpienia podmiotów w zakresie usuwania skutków klęsk żywiołowych	BE10	Opracowania bądź zmiany przepisów prawnych w zakresie usuwania skutków klęsk żywiołowych proponowane przez podmioty zewnętrzne	E
		773			Programy związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków klęsk żywiołowych
			7730		Opracowanie, uzgadnianie i realizacja programów związanych z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków klęsk żywiołowych	A		E
			7731		Projekt ochrony przeciwpowodziowej w dorzeczu Odry i Wisły	BE10		E
		774			Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych i innych podobnych zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu powszechnemu
			7740		Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych i innych podobnych zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu powszechnemu na szczeblu wojewódzkim	BE10		E
			7741		Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych i innych podobnych zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu powszechnemu z jednostkami samorządu terytorialnego	BE10		E
		775			Pomoc dla osób fizycznych i innych podmiotów niepublicznych poszkodowanych w wyniku klęsk żywiołowych	BE10		E
		776			Koordynowanie kontroli przeprowadzanych przez urzędy wojewódzkie w zakresie dotacji udzielanych jednostkom samorządu terytorialnego	BE10		Z
		777			System powiadamiania ratunkowego
			7770		Organizacja i wdrażanie systemu powiadamiania ratunkowego	BE10		Z
			7771		Funkcjonowanie systemu powiadamiania ratunkowego	BE10		Z
	78				Nadzór i koordynacja rządowych programów rozwoju
		780			Nadzór i koordynacja realizacji Oświęcimskiego Strategicznego Programu Rządowego	A		E
		781			Nadzór i koordynacja realizacji zagospodarowania przejętego mienia i rekultywacji terenów zdegradowanych przez wojska Federacji Rosyjskiej	A		E
		782			Nadzór i koordynacja realizacji innych rządowych programów rozwoju	A		E
	79				Strategie, programy, prognozy w zakresie administracji
		791			Strategie, programy i prognozy Ministra SWiA	A		E
		792			Udział MSWiA w realizacji strategii i programów innych ministrów i organów
			7920		Program Dostępność Plus	BE10		P
			7921		Krajowy Program Działań na Rzecz Równego Traktowania na lata 2022-30	BE10		P
			7922		Strategia na rzecz Osób z Niepełnosprawnościami na lata 2021-30	BE10		P
8					SPRAWY DOTYCZĄCE SZCZEGÓLNYCH FORM SPRAWOWANIA NADZORU PRZEZ MINISTRA WŁAŚCIWEGO DO SPRAW WEWNĘTRZNYCH
	80				Weryfikacja kandydatów na określone stanowiska służbowe lub stopnie służbowe, przewidzianych do oddelegowania za granicę lub do BNW, wyróżnienia na wniosek ministra właściwego do spraw wewnętrznych	BE15		E
	81				Nadzór nad służbami podległymi ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanymi
		810			Działania nadzorcze nad służbami podległymi ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanymi, nad funkcjonariuszami Policji, Straży Granicznej i Służby Ochrony Państwa oraz strażakami Państwowej Straży Pożarnej, a także nad pracownikami zatrudnionymi w tych służbach
			8100		Ocena prawidłowości realizacji postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzanych przez Policję, Straż Graniczną, Służbę Ochrony Państwa oraz Państwową Straż Pożarną wobec własnych funkcjonariuszy, strażaków i pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w zakresie, w jakim nie narusza to kompetencji Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego	BE15		E
			8101		Ocena realizacji obowiązku składania oświadczeń o stanie majątkowym przez funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej i Służby Ochrony Państwa, strażaków Państwowej Straży Pożarnej oraz pracowników zatrudnionych w tych służbach, a także ich analizy przez właściwych przełożonych	BE15		E
			8102		Analiza i ocena gromadzenia i przetwarzania danych osobowych przez Policję, Straż Graniczną, Służbę Ochrony Państwa i Państwową Straż Pożarną oraz ujawnianie nieprawidłowości w tym zakresie	BE15		E
			8103		Ocena realizacji uprawnienia w zakresie zezwalania przez Komendanta Głównego Policji, Komendanta Głównego Straży Granicznej oraz Komendanta Służby Ochrony Państwa na udzielenie wiadomości stanowiącej informację niejawną uprawnionym podmiotom	BE15		E
			8104		Analiza informacji dotyczących naruszeń prawa przez podmioty nadzorowane	BE15		E
			8105		Analiza nieprawidłowości zaistniałych w związku z prowadzonymi czynnościami wyjaśniającymi i postępowaniami dyscyplinarnymi	BE15		E
			8106		Ujawnianie i monitorowanie zachowań naruszających zasady etyki zawodowej funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej i Służby Ochrony Państwa oraz strażaków Państwowej Straży Pożarnej	BE15		E
			8107		Analiza i ocena czynności operacyjno- rozpoznawczych	BE15		E
			8108		Ocena realizacji zadań przez Biuro Spraw Wewnętrznych Policji i Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej	BE15		E
	82				Zespoły zadaniowe i czynności zlecone
		820			Funkcjonowanie zespołów zadaniowych powoływanych przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego	BE15	Dokumentacja związana z realizacją zadań w ramach zespołów zadaniowych powoływanych przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego	E
		821			Czynności zlecone przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego Komendantowi Biura Spraw Wewnętrznych Policji, Komendantowi Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej i Komendantowi Służby Ochrony Państwa	BE15	Dokumentacja dotycząca zlecenia przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego wykonania czynności oraz ich realizacji, w tym wykonanych czynności operacyjno- rozpoznawczych	E
	83				Ujawnianie, zapobieganie, zwalczanie przestępczości	Bx	X - okres przechowywania zależny od rodzaju informacji, zgodny z przepisami dotyczącymi policyjnego systemu informacyjnego, ustawą o Policji, ustawą - Kodeks karny, Kodeks karny skarbowy. System Meldunku Informacyjnego KSIP, KCIK, policyjne bazy danych, pozapolicyjne, źródła otwarte i pomocnicze, rejestracja zapytań, odpowiedzi	E
	84				Współpraca dotycząca szczególnych form sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
		840			Zasady współpracy dotyczące szczególnych form sprawowania nadzoru	A		E
		841			Współpraca z osobami udzielającymi pomocy - osobowe źródła informacji, konsultant i osoba wspomagająca
			8410		Pozyskiwanie i obsługa osobowych źródeł informacji	BE20	Teczki osobowe (kandydatów) i teczki pracy osobowych źródeł informacji	E
			8411		Teczka konsultanta i osób wspomagających	BE20	Dokumentacja dotycząca współpracy z konsultantami i osobami wspomagającymi	E
	85				Dokumentacja dotycząca pracy operacyjnej
		850			Dokumentowanie pracy operacyjnej
			8500		Teczka operacyjnego sprawdzenia	B10	Informacje o popełnionych przestępstwach, przestępcach, osobach podejrzanych oraz wszelkich informacjach uzyskanych w trakcie wykonywania czynności służbowych - realizowane w tej formie pracy operacyjnej. Niepotwierdzone - kat. B5. Informacje o popełnionych przestępstwach przez obywateli RP za granicą - kat. B2. Okres przechowywania zależy od upływu przedawnienia, zgodnie z obowiązującą ustawą - Kodeks karny, Kodeks karny skarbowy i inne	E
			8501		Teczka sprawy operacyjnej	BEx	Okres przechowywania zależy od upływu przedawnienia, zgodnie z obowiązującą ustawą - Kodeks karny, Kodeks karny skarbowy i inne	E
			8502		Teczka nadzoru	BE10	Nadzór nad realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych	Z
			8503		Pozostała dokumentacja dotycząca pracy operacyjnej	BE10	Dokumentacja dotycząca współpracy z operatorami sieci komórkowych oraz podmiotami zewnętrznymi związana z pozyskiwaniem danych retencyjnych oraz sprawozdawczość w tym zakresie	E
		851			Dokumentacja uzupełniająca dotycząca pracy operacyjnej. Materiały dotyczące organizacji i współpracy z podmiotami nadzorowanymi	BE5		E
	86				Dokumentacja działań operacyjnych i urządzeń techniki operacyjnej
		860			Teczka dokumentowania pracy operacyjnej oraz stosowania rzeczowych środków pracy operacyjnej	BE10	Maskujące przedsięwzięcia związane z czynnościami operacyjnymi oraz przedsięwzięciami techniki operacyjnej, a także sposoby ich wykorzystania. Dot. również mieszkań operacyjnych, lokali operacyjnych, operacyjnego środka transportu, rzeczowego środka pracy operacyjnej	E
		861			Kontrola operacyjna - dokumentacja i ewidencja	BE5	Wnioski, zarządzenia, zgody, notatki, wnioski koordynacyjne, protokoły komisyjnego zniszczenia zgromadzonych materiałów. Ewidencja - kat. B10	E
		862			Teczka szatni operacyjnej	BE10	Dokumentacja dotycząca organizacji i funkcjonowania	E
		863			Działania maskujące	BE50	Teczka szatni operacyjnej. Dokumentacja legalizacyjna rzeczowych środków pracy operacyjnej - okres przechowywania liczy się od momentu zbycia, zamiany, wygaśnięcia umowy najmu, dzierżawy lub innej podstawy użytkowania - kat. B20. Ewidencja dokumentów - kat. B50	E
	87				Dokumentacja funduszu operacyjnego
		870			Plany, sprawozdania, analizy, wnioski itp.	BE5	W tym dokumentacja dotycząca inwentaryzacji i ewidencji oraz pozostała dokumentacja	E
		871			Dokumentacja księgowa	BE10		E
9					AUDYT I KONTROLA ZARZĄDCZA
	90				Audyt wewnętrzny
		900			Przeprowadzanie i dokumentowanie zadań audytowych
			9000		Zadania audytowe - zapewniające	A	Korespondencja i pisma związane z zadaniem zapewniającym (planowanym, poza planem oraz zleconym), w tym: dokumentacja analizy ryzyka, program zadania, informacja o rozpoczęciu zadania, protokoły z narad, notatki robocze, oświadczenia, ustalenia audytu, sprawozdania, notatki informacyjne, monitoring rekomendacji, dokumentacja czynności sprawdzających i inne	E
			9001		Czynności doradcze	A	Korespondencja i pisma związane z czynnościami doradczymi, w tym: dokumentacja analizy ryzyka, informacja o rozpoczęciu czynności doradczych, protokoły z narad, notatki, oświadczenia, ustalenia audytu, opinie, wnioski, notatka informacyjna i inne	E
			9002		Czynności sprawdzające i monitorowanie	A		E
		901			Planowanie audytu wewnętrznego	A	Plany roczne i wieloletnie, korekty, aktualizacje planów, analiza ryzyka, w tym: kwestionariusze oceny kontroli wewnętrznej, informacje komórek organizacyjnych Ministerstwa i inne	E
		902			Sprawozdawczość i informacje dotyczące audytu wewnętrznego	A		E
	91				Współpraca z Urzędami i Jednostkami Zewnętrznymi w Zakresie Audytu	A		E
	92				Komitet Audytu
		920			Posiedzenia Komitetu Audytu	A		E
		921			Współpraca z innymi jednostkami w sprawach Komitetu Audytu	A		E
		922			Współpraca z Ministerstwem Finansów	A		E
	93				Kontrola zarządcza
		930			Przepisy dotyczące kontroli zarządczej - własne i zewnętrzne	A		E
		931			Zarządzanie ryzykiem	B10	Dokumenty w zakresie zarządzania ryzykiem (rejestr ryzyk, analiza ryzyka, sprawozdania, analizy, oceny itp.)	P
		932			Samoocena kontroli zarządczej	B10	Dokumenty i korespondencja w zakresie przeprowadzenia samooceny (wytyczne, kwestionariusze, analizy, oceny, sprawozdania itp.)	P
		933			Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
			9330		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra z kierowanych przez niego działów administracji rządowej, składane co roku za rok poprzedni oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotowego zakresu	E
			9331		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotowego zakresu	E
			9332		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra	A	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotowego zakresu	E
		934			Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie sprawowania przez nie kontroli zarządczej
			9340		Współpraca z audytem wewnętrznym	B10		P
			9341		Współpraca z Departamentem Kontroli	B10		P
		935			Współpraca z Zespołem do Spraw Kontroli Zarządczej	B10		P
		936			Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z jednostkami podległymi i nadzorowanymi przez Ministra	B10		P
		937			Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z instytucjami kontroli zewnętrznej	B10		P

¹ Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działami administracji rządowej - administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 2264).