Instrukcja inwentaryzacyjna Ministerstwa Środowiska.
Dz.Urz.MŚ.2012.61
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 60
MINISTRA ŚRODOWISKA
z dnia 22 października 2012 r.
w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej Ministerstwa Środowiska
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA MINISTERSTWA ŚRODOWISKA
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA MINISTERSTWA ŚRODOWISKA
1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;
2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie;
3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku;
4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom występującym w gospodarce majątkowej.
1) spisu z natury;
2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami i innymi kontrahentami Ministerstwa;
3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.
1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych znajdujących się w kasach;
2) czeków, weksli i innych papierów wartościowych w postaci materialnej;
3) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji lub wyłączonych z eksploatacji, będących w zapasie, przekazanych do likwidacji z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych;
4) maszyn i urządzeń stanowiących składniki środków trwałych w budowie;
5) rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów biurowych, środków czystości, części zapasowych i zamiennych oraz innych składników, w tym objętych jedynie ewidencją ilościową na kontach pozabilansowych, a także obcych).
1) środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich na rachunkach bankowych;
2) rozrachunków należności i pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg, w tym pracownikami Ministerstwa oraz należności spornych i wątpliwych;
3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych i innych znajdujących się poza Ministerstwem, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, z wyjątkiem przekazanych do przechowywania wyspecjalizowanym przedsiębiorcom, przewoźnikom lub poczcie.
1) grunty i trudno dostępne środki trwałe;
2) prawo wieczystego użytkowania gruntu;
3) wartości niematerialne i prawne;
4) należności sporne i wątpliwe;
5) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym;
6) rozrachunki z pracownikami;
7) rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz przychodów;
8) kapitały, fundusze i rezerwy;
9) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń stanowiących ich element;
10) ulepszenia w obcych środkach trwałych.
1) okresowej;
2) doraźnej (okolicznościowej) - w drodze spisu z natury w przypadku wystąpienia np.:
a) wypadków losowych (powodzi, zalania, pożaru, kradzieży),
b) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątkowe (np. w przypadku urlopu, choroby, przejścia na rentę lub emeryturę),
c) kontroli osób materialnie odpowiedzialnych,
d) kontroli zewnętrznej,
e) likwidacji stanowiska lub likwidacji jednostki.
1) inwentaryzację pełną, polegającą na ustaleniu na moment inwentaryzacji stanu wszystkich aktywów i pasywów;
2) inwentaryzację ciągłą, polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
3) inwentaryzacją uproszczoną, polegającą na ustaleniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, np. porównania (weryfikacji), pomiaru lub szacunku.
1) zachowania cyklu ustalonego zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), zwaną dalej "ustawą o rachunkowości";
2) objęcia inwentaryzacją składników np. jednego rodzaju;
3) objęcia inwentaryzacją na dany dzień całego konkretnego pola spisowego - w przypadku prowadzenia dla inwentaryzowanych składników ewidencji ilościowo-wartościowej lub w przypadku prowadzenia ewidencji tylko wartościowej.
1) na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury;
a) gotówki,
b) krótkoterminowych papierów wartościowych;
2) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzację rozpocząć można w ciągu czwartego kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego:
a) w drodze uzgodnienia stanów sald:
– środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
– należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów i pasywów, o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),
– własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,
b) w drodze porównania i weryfikacji:
– gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
– należności spornych i wątpliwych,
– należności i zobowiązań wobec pracowników,
– należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
– inwestycji rozpoczętych,
– wartości niematerialnych i prawnych,
– funduszy specjalnych,
– zobowiązań i rezerw,
– przychodów przyszłych okresów,
– aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych;
3) na ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku - w drodze spisu z natury:
a) zapasów materiałów znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową,
b) środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na terenie niestrzeżonym,
c) składników majątkowych objętych ewidencja ilościową,
d) składników majątkowych będących własnością obcych jednostek,
4) 2 raz w ciągu dwóch lat - w drodze spisu z natury - zapasów materiałów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową oraz składników majątkowych objętych tylko ewidencją ilościową;
5) 3 raz w ciągu czterech lat - w drodze spisu z natury - znajdujących się na terenie strzeżonym środków trwałych (za wyjątkiem gruntów i tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą oraz składników majątkowych będących własnością obcych jednostek.
1) na dzień zakończenia działalności Ministerstwa - w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;
2) na dzień poprzedzający postawienie Ministerstwa w stan likwidacji lub upadłości - w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;
3) w przypadku połączenia lub podziału Ministerstwa - w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;
4) w dowolnym czasie na podstawie decyzji Dyrektora Generalnego lub organu stanowiącego w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;
5) w dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną - w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych Ministerstwa zgodnie z podziałem organizacyjnym;
6) w razie wystąpienia szkody lub okoliczności nadzwyczajnych - w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych Ministerstwa zgodnie z podziałem organizacyjnym;
7) zgodnie z planem inwentaryzacji ustalonym w Ministerstwie;
8) na wniosek inspektora kontroli skarbowej.
1) czynności przygotowawcze;
2) czynności właściwe;
3) czynności rozliczeniowe;
4) czynności poinwentaryzacyjne.
1) ustalenie planu (harmonogramu inwentaryzacji);
2) akceptację Dyrektora Generalnego na wniosku, o którym mowa w § 1 ust. 1;
3) powołanie przez Dyrektora Generalnego pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej;
4) przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i sprzętu służącego do dokonania pomiarów;
5) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji (za wyjątkiem sytuacji, gdy inwentaryzacja ma być przeprowadzona na wniosek inspektora kontroli skarbowej);
6) ustalenie podziału pracy i przeszkolenie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację.
1) wydanie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych zespołom, o których mowa w § 1 ust. 6;
2) pobranie oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie dotyczących ujęcia w urządzeniach ewidencyjnych wszystkich dowodów o charakterze przychodów i rozchodów;
3) przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury;
4) dokonywanie na bieżąco wyceny spisywanych składników majątkowych;
5) sprawdzenie, podliczenie i podpisanie przez osoby uprawnione arkuszy spisowych oraz rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji;
6) pobranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o braku wnoszonych uwag i zastrzeżeń;
7) wysłanie zapytania do banków i kontrahentów w celu potwierdzenia stanów sald środków pieniężnych i rozrachunków, (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publicznoprawnych i rozrachunków z pracownikami, a także innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych);
8) porównanie danych z ewidencji majątku z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikację ewentualnych niezgodności składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald;
9) zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z przygotowaniem dokumentacji dotyczącej przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenie inwentaryzowanych składników i pomieszczeń;
10) sporządzenie przez zespół spisowy sprawozdania i złożenie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
1) wstępne wyliczenie wartości inwentaryzacyjnych po zakończeniu spisu;
2) przekazanie pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej do komórki właściwej ds. księgowości w celu rozliczenia inwentaryzacji;
3) sprawdzenie dowodów i dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny;
4) sporządzenie końcowego wyliczenia oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem kompensat i występujących ubytków;
5) wyjaśnienie występujących różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych wyjaśnień dotyczących przyczyn tych różnic;
6) opracowanie i przedstawienie Dyrektorowi Generalnemu propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, po zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego Ministerstwa;
7) podjęcie decyzji przez Dyrektora Generalnego w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;
8) rozliczenie i ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, za który została przeprowadzona inwentaryzacja;
9) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzenie sprawozdania wraz z wnioskami.
1) poprawy skuteczności ochrony majątku;
2) bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych i znaków skarbowych;
3) magazynowani, składowania, eksponowania i konserwacji towarów i materiałów;
4) oznakowania składników majątku jednostki;
5) gospodarowania powierzonym majątkiem przez osoby materialnie odpowiedzialne;
6) zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, kradzieżą, powodzią lub pożarem.
1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa;
2) pobranie arkuszy spisowych;
3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych;
4) przeprowadzenie w określonym terminie i formie spisu z natury;
5) ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez przeliczenie i ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisowym z natury;
6) terminowe przekazanie wypełnionych arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
1) 3 % dla substancji płynnych znajdujących się w zbiornikach i towarów sypkich znajdujących się w zasobnikach liczonych w metrach sześciennych;
2) 6 % dla paliw stałych, żwiru, piasku i artykułów przestrzennych przechowywanych w bryłach nieforemnych i przeliczanych z objętości na wagę, wówczas za stan wynikający z natury przyjmuje się stan księgowy.
1) nazwę "arkusz spisu z natury";
2) nazwę jednostki - uzupełnioną pisemnie lub w formie pieczątki;
3) kolejno ponumerowane arkusze wraz z podpisem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej;
4) określenie metody inwentaryzacji;
5) nazwę pola spisowego;
6) datę i godzinę przeprowadzenia spisu, na każdym arkuszu spisowym;
7) kolejny numer strony arkusza dotyczącego poszczególnych grup składników (np. materiałów) - w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce;
8) dane osoby materialnie odpowiedzialnej (imię i nazwisko) oraz dane (imię i nazwisko) osób wchodzących w skład zespołu spisowego i ewentualnych obserwatorów inwentaryzacji wraz z podpisami tych osób na każdej stronie arkusza spisowego;
9) numer kolejny pozycji spisowej, szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy) oraz jednostkę miary;
10) ilość inwentaryzowanego składnika stwierdzoną w spisie (po przeliczeniu, sprawdzeniu) umieszczoną na stronie, na której zakończono spis danej grupy składników - za zwrotem: "spis zakończono na pozycji (...)".
1) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego i przechowywania gotówki;
2) przestrzeganie wartości pogotowia kasowego, jeżeli zostało ustalone;
3) prawidłowość zabezpieczenia środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i z kasy do banku;
4) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie, ujęcia ich w raporcie kasowym i prawidłowość prowadzenia raportów kasowych;
5) ustalenie pisemnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone przez kasjera.
1) przebiegu spisu;
2) zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników;
3) przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji;
4) ruchu składników w czasie inwentaryzacji.
1) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;
2) należności i udzielonych pożyczek;
3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych.
1) należności sporne i wątpliwe;
2) należności z pracownikami;
3) należności wobec kontrahentów (osób fizycznych) nieprowadzących żadnych ksiąg rachunkowych;
4) należności publicznoprawne;
5) przypadki, w których niemożliwe było potwierdzenie salda (z przyczyn uzasadnionych).
1) pisemnej - na drukach ogólnie dostępnych z wykorzystaniem następującej procedury:
a) druki sporządzane są w 3 egzemplarzach, przy czym 2 z nich wysyłane są do kontrahenta, a ostatni zostaje w Ministerstwie w aktach komórki właściwej ds. księgowości,
b) jeden z egzemplarzy powinien wrócić do Ministerstwa z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności;
2) poprzez potwierdzenie salda na wydruku komputerowym zawierającym wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo lub wyjaśnienie na tym wydruku niezgodności salda;
3) poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną;
4) poprzez potwierdzenie telefoniczne, z tym że z przeprowadzonej rozmowy należy sporządzić krótką notatkę zawierającą co najmniej:
a) numer konta analitycznego,
b) kwotę salda należności z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo,
c) imię i nazwisko osoby upoważnionej (u kontrahenta) do potwierdzania sald,
d) podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald).
1) nazwę Ministerstwa (pieczęć);
2) kwotę salda konta;
3) wyszczególnienie pozycji składających się na saldo z podaniem dowodów źródłowych (np. faktury, kwoty);
4) podpis Głównego Księgowego Ministerstwa lub osoby przez niego upoważnionej.
1) wartości niematerialne i prawne - weryfikuje się poprzez sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów i ich zgodności z prawem;
2) środki trwałe w budowie - weryfikuje się poprzez sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i analizę ich zgodności z zaawansowaniem budowy;
3) materiały w drodze i dostawy niefakturowane - weryfikuje się poprzez sprawdzenie przyszłego zafakturowania dostaw niefakturowanych i wpływu do Ministerstwa materiałów zafakturowanych w terminie wcześniejszym;
4) środki pieniężne w drodze - weryfikuje się poprzez sprawdzenie ich wpływu w terminie późniejszym na właściwe konto;
5) rozrachunki publicznoprawne - weryfikuje się poprzez porównanie sald końcowych tytułów podatkowych z deklaracjami i zeznaniami;
6) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - weryfikuje się poprzez sprawdzenie, czy saldo z tytułu wynagrodzeń dotyczy ostatnio sporządzonych list płac, a także sprawdzenie wypłat, które będą realizowane na ich podstawie w najbliższym czasie;
7) roszczenie z tytułu niedoborów i szkód oraz roszczenia sporne - weryfikuje się poprzez sprawdzenie zasadności ich wykazania i poprawności wyceny;
8) fundusze Ministerstwa i pozostałe fundusze tworzone przez Ministerstwo i będące w jego dyspozycji, np. zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, celowe i inne -weryfikuje się poprzez sprawdzenie zgodności z przepisami i poprawności ujętych zmian w stanie funduszy.
1) zastąpieniu spisów z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, w przypadku gdy dotyczy to składników objętych jedynie ewidencją ilościową;
2) zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, np.: w przypadku konieczności przeprowadzenia takiego spisu i skontrolowania majątku w sytuacji podejrzenia kradzieży, nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub osób z zewnątrz.
1) dla środków trwałych i wyposażenia - polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych;
2) dla środków trwałych mających charakter wyposażenia, wydanych pracownikom do stałego używania - polega na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanym pracownikom przedmiotów na podstawie dowodów i ewidencji i uzyskaniu potwierdzenia zgodności ich posiadania na stanie przez pracownika lub na porównaniu stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania.
1) powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych;
2) ustalenia łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe i konta analityczne.
1) nadwyżki składników majątku objętych inwentaryzacją, jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej;
2) niedobory składników majątku objętych inwentaryzacją, jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej;
3) szkody, jeżeli następuje całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanych składników majątku;
4) ubytki naturalne - niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm dopuszczalnego zmniejszenia ilości składników wskutek zmian ich właściwości fizykochemicznych.
1) pomyłek w ewidencji, np. wpisania złej jednostki miary lub niewłaściwej ilości wydanego składnika;
2) błędów występujących podczas spisu z natury, np. pomyłek w ilości spisanych składników;
3) niewłaściwych zapisów w ewidencji księgowej;
4) braku księgowań protokołów zniszczeń i dokumentów likwidacji.
1) niedobory lub nadwyżki pozorne;
2) niedobory lub nadwyżki podlegające kompensacie;
3) niedobory i szkody zawinione;
4) niedobory i szkody niezawinione;
5) ubytki naturalne.
1) niedobór i nadwyżka dotyczy składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej;
2) niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury;
3) niedobory powstały w podobnych asortymentach inwentaryzowanych składników majątku, tj. o tej samej nazwie i zbliżonych właściwościach.
1) kwota różnicy w postaci niedoboru równa się kwocie różnicy w postaci nadwyżki, jeżeli ilości i ceny jednostkowe kompensowanych artykułów są sobie równe;
2) po kompensacie pozostają różnice ilościowe, jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych składników majątku są jednakowe a ilości niedoboru i nadwyżki różne;
3) po kompensacie powstają różnice wartościowe, jeżeli ilości niedoboru lub nadwyżki kompensowanych składników są jednakowe, a ceny różne;
4) po kompensacie pozostają różnice ilościowe i wartościowe, jeżeli różne są ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników, a zatem różna jest też wartość niedoboru i nadwyżki.
1) niedobór zawiniony jest następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie;
2) niedobór niezawiniony powstał z przyczyn wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono inwentaryzowane składniki majątku.
1) zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego wniosek, o którym mowa w § 1 ust. 1;
2) plan inwentaryzacji (harmonogram);
3) arkusze spisowe;
4) oświadczenia wstępne i oświadczenia końcowe osób materialnie odpowiedzialnych;
5) sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury;
6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
7) protokoły rozliczenia wyników inwentaryzacji;
8) potwierdzenia sald należności;
9) protokoły z przeprowadzonej weryfikacji.