Identyfikacja zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowanie środków zaradczych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2009.5.75

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 października 2009 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 31 października 2009 r.

w sprawie identyfikacji zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowania środków zaradczych

Na podstawie art. 34 ust. I ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) w zw. z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249. poz. 2104, z późn. zm.³) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "zadaniach wrażliwych" - rozumie się przez to zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki, zgodnie z definicją określoną w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 7, poz. 58);

2) "środkach zaradczych" - rozumie się przez to środki mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów i ich negatywne skutki, zgodnie z Wytycznymi do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych, opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów w maju 2007 r.

§ 2. Ustala się wykaz zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§  3.

1. Dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych zapoznają pracowników z wykazem o którym mowa w § 2.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zarządzania informacją opublikuje wykaz na stronie internetowej oraz wewnętrznym serwisie intranetowym Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych spowoduje uwzględnienie wykazu zadań wrażliwych w procesie opisywania i wartościowania stanowisk pracy.

§  4.

1. Ustala się wykaz dodatkowych środków zaradczych uzupełniających obowiązujące procedury oraz zadań związanych z przygotowaniem ich projektów stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2. Za przygotowanie projektów odpowiedzialni są dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych, określeni w załączniku nr 2.

3. Projekty podlegają uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw reformy kontroli wewnętrznej, przeciwdziałania nadużyciom i procedur antykorupcyjnych.

4. Nadzór nad przygotowaniem i wdrożeniem środków zaradczych, o których mowa w zarządzeniu, sprawuje dyrektor generalny służby zagranicznej.

5. W terminie do dnia 31 stycznia 2010 r. dyrektor generalny służby zagranicznej przedstawi Ministrowi Spraw Zagranicznych sprawozdanie z realizacji niniejszego zarządzenia z wyszczególnieniem procedur dotychczasowych oraz stworzonych na podstawie niniejszego zarządzenia.

§  5.

1. W terminie do dnia 30 września każdego roku. Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych do spraw reformy kontroli wewnętrznej, przeciwdziałania nadużyciom i procedur antykorupcyjnych dokonuje przeglądu zidentyfikowanych zadań wrażliwych oraz oceny poziomu stosowanych środków zaradczych w stosunku do szacowanego ryzyka.

2. Po dokonaniu przeglądu. Pełnomocnik zaproponuje aktualizację wykazu zadań wrażliwych oraz podjęcie dodatkowych środków zaradczych.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej "sprawy zagraniczne" na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605).

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 80, poz. 717,, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 42, poz. 337 i Nr 98, poz. 817.

³ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832, z 2007 r. Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791, Nr 140, poz. 984 i Nr 82 poz. 560 oraz z 2008 r. Nr 180, poz. 1112, Nr 209, poz. 1317, Nr 216, poz. 1370, Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 100, Nr 72, poz. 619, Nr 79, poz. 666 oraz Nr 62, poz. 504.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Wykaz zadań wrażliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Zadaniami wrażliwymi są zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki.

1. Zamówienia publiczne (także poza PZP):

1.1. Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

1.1.1. Planowanie oraz wprowadzanie korekt do planu zamówień publicznych, w szczególności w zakresie:

1.1.1.2. rozpoznania rynku i szacowania wartości zamówienia.

1.1.1.3. opracowania SIWZ lub innego odpowiedniego dokumentu, w tym opisania przedmiotu zamówienia.

1.1.2. Wykonywanie funkcji kierownika zamawiającego (w szczególności: wybór trybu postępowania, zatwierdzanie specyfikacji, wykluczanie wykonawców, odrzucanie ofert, decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty).

1.1.3. Udział w pracach komisji.

1.1.4. Podpisywanie umowy (zaciąganie zobowiązań).

1.2. Szczególne typy zamówień:

1.2.1. poniżej progu określonego w PZP,

1.2.2. analizy i ekspertyzy,

1.2.3. inwestycje,

1.2.4. zamówienia informatyczne, telekomunikacyjne i modernizacyjne,

1.2.5. zakupów towarów i usług w ramach funduszu dyspozycyjnego

1.2.6. wyłączone z PZP na podstawie art. 4 pkt 5 (tajemnica lub istotny interes bezpieczeństwa państwa),

1.2.7. zamówienia na placówkach (szerszy tryb z wolnej ręki) - w zakresie nadzoru z MSZ.

1.3. Odbiór zamówienia publicznego (w szczególności: odbiór ilościowy i jakościowy dostarczonych towarów, nadzór nad wykonywaniem i odbiór jakościowy usług, nadzór inwestycyjny i odbiór ilościowo-jakościowy robót budowlanych).

1.4. Zatwierdzanie faktury pod względem merytorycznym.

1.5. Naliczanie kar umownych.

1.6. Dokonywanie zmian w umowie (aneksy).

2. Gospodarka finansowa i majątkowa

2.1.1 Bieżąca kontrola finansowo-księgowa - czynności kontrolne wykonywane przez Głównego Księgowego.

2.1.2 Bieżąca kontrola finansowa - kontrola dokumentów finansowo-księgowych.

2.2. Dokonywanie zapłaty wynagrodzenia dla wykonawców.

2.3. Gospodarka nieruchomościami:

2.3.1. najem powierzchni biurowych na potrzeby MSZ w kraju na warunkach rynkowych,

2.3.2. zakup nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkań - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

2.3.3. najem nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkań - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

2.3.4. sprzedaż lub wynajem nieruchomości za granicą - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ.

2.4. Gospodarowanie dziełami sztuki, w tym na placówkach (w zakresie nadzoru).

2.5. Prowadzenie magazynów.

2.6. Prowadzenie kasy.

2.7. Zamawianie, odbiór, przechowywanie i dystrybucja druków ścisłego zarachowania (naklejki wizowe, książeczki paszportowe, dokumenty podróży).

2.8. Prowadzenie działań windykacyjnych wobec obywateli polskich, którym udzielono pomocy finansowej w ramach działalności konsularnej.

2.9. Inwentaryzacja mienia w kraju.

2.10. Nadzór nad działalnością finansową jednostek podległych i nadzorowanych (w tym placówek zagranicznych).

2.11. Nadzór nad działalnością fundacji.

3. Dotacje, konkursy, nagrody

3.1. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji przyznawanych w ramach Polskiej Pomocy Rozwojowej z rezerwy celowej budżetu państwa.

3.2. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji związanych z promocją Polski za granicą.

3.4. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji z innych tytułów.

3.3. Przyznawanie nagród z Funduszu dyspozycyjnego,

4. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych (także poza Kpa)

4.1. Wpływ na rozstrzygnięcia dotyczące wydawania wiz, dokumentów uprawniających do małego ruchu granicznego, Kart Polaka.

4.2. Nadzór nad wydawaniem decyzji w sprawach 4.1, zarządzanie ryzykiem.

4.3. Wydawanie postanowień dot. wniosków eksportowych na uzbrojenie i sprzęt wojskowy oraz towary podwójnego zastosowania.

4.4. Legalizacja polskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą.

5. Zagraniczna polityka ekonomiczna

5.1. Wspieranie polskich przedsiębiorców na rynkach zagranicznych.

6. Zasoby ludzkie

6.1 Proces rekrutacji i selekcji, w tym:

6.1.1 rekrutacja na stanowiska w centrali, rotacja wewnętrzna.

6.1.2. rekrutacja na wyższe stanowiska w służbie cywilnej.

6.1.3. rekrutacja na stanowiska na placówkach, rotacja zewnętrzna.

6.1.4 wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy,

6.1.5 udział w pracach komisji rekrutacyjnej, konkursowej bądź selekcyjnej.

6.2. Podejmowanie decyzji w zakresie wynagradzania i awansowania.

6.3. Podejmowanie decyzji w zakresie nagradzania.

6.4. Kierowanie na szkolenia i studia, krajowe i zagraniczne.

6.5. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialności dyscyplinarnej.

6.6. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

7. Obsługa prawna

7.1. Reprezentowanie interesów Polski i występowanie przed sądami i trybunałami międzynarodowymi, w tym prowadzenie negocjacji ugodowych ze skarżącymi.

7.2. Reprezentowanie interesów MSZ / Skarbu Państwa i występowanie przed sądami krajowymi (w sprawach których nie przejęła Prokuratoria SP).

7.3. Udział w procesie legislacyjnym dotyczącym aktów normatywnych oraz wewnętrznych aktów prawnych i procedur.

8. Pozostałe

8.1. Przeprowadzanie kontroli w MSZ oraz podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.

8.2. Wykonywanie zadań z zakresu procedur antykorupcyjnych.

8.3. Prowadzenie spraw związanych z nieruchomościami przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i organizacji międzynarodowych w RP.

8.4. Określanie warunków pobierania nauki poza granicami kraju przez dzieci członków służby zagranicznej.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Wykaz dodatkowych środków zaradczych oraz zadań związanych z przygotowaniem ich projektów

Środki zaradcze: środki mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów i ich negatywne skutki.

Zadanie wrażliwe	Dodatkowy środek zaradczy	Wiodąca komórka organizacyjna	Termin przygotowania i wdrożenia procedury
1.1.4. Podpisywanie umowy (zaciąganie zobowiązań)	Poprawienie Zarządzenia Nr 10 DGSZ z 10 października 2008 w sprawie podstawowych wymogów dla umów cywilnoprawnych zawieranych dla potrzeb MSZ i placówek zagranicznych zgodnie z zaleceniami audytu.	BPZP	31 grudnia 2009
1.2.1. Zamówienia poniżej progu określonego w PZP	Opracowanie całościowej procedury dla zamówień podprogowych, wdrażającej zasadę wyboru najlepszej oferty wynikającą z art. 138 pkt 5 ustawy o finansach publicznych	BPZP	31 grudnia 2009
1.2.2. Zamówienia: analizy i ekspertyzy	Dokończenie prac nad nowelizacją zarządzenia nr 6 DGSZ z 6 maja 2008 w sprawie zasad i trybu zakupu przez komórki organizacyjne MSZ oraz placówki zagraniczne usług obejmujących wykonanie analiz, ekspertyz i opinii.	BKA	31 października 2009
1.2.3. Zamówienia: inwestycje	Dokończenie prac nad opracowaniem nowej instrukcji ws. inwestycji i remontów, określającej kompetencje i obowiązki poszczególnych komórek organizacyjnych.	BI	31 grudnia 2009
1.2.4. Zamówienia informatyczne, telekomunikacyjne i modernizacyjne,	Dokonanie przeglądu środków zaradczych.	BPZP	31 października 2009
1.2.6. Zamówienia wyłączone z PZP na podstawie art. 4 pkt 5 (tajemnica lub istotny interes bezpieczeństwa państwa),	Dokończenie prac nad instrukcją udzielania zamówień w tym trybie	BPZP	Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia w tym trybie
1.2.7. Zamówienia na placówkach (szerszy tryb z wolnej ręki) - w zakresie nadzoru z MSZ.	Opracowanie jednolitej instrukcji w zakresie udzielania zamówień z wolnej ręki na placówkach zagranicznych	BPZP	31 grudnia 2009
1.3. Odbiór zamówienia publicznego	Dokonanie przeglądu środków zaradczych.	BPZP	31 października 2009
1.4 Zatwierdzanie faktury pod względem merytorycznym	Dokończenie prac nad nową instrukcją w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych	BF	31 października 2009
1.5. Naliczanie kar umownych.	Dokonanie przeglądu środków zaradczych.	BPZP	31 października 2009
1.6. Dokonywanie zmian w umowie (aneksy).	Uzupełnienie regulaminu udzielania zamówień publicznych o tryb dokonywania zmian w umowie.	BPZP	31 grudnia 2009
2.1.2 Bieżąca kontrola finansowa - kontrola dokumentów finansowo-księgowych	Dokończenie prac nad nową instrukcją w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych, dokonanie przeglądu polityki rachunkowości	BF	31 października 2009
2.3.1. Najem powierzchni biurowych na potrzeby MSZ w kraju, na warunkach rynkowych,	Opracowanie przejrzystej procedury identyfikacji potrzeb i konkurencyjnego wyboru oferty	BDG (w zakresie nadzoru na ZO MSZ)	Przed rozpoczęciem działań dotyczących najmu powierzchni biurowych na rynku
2.3.2 Zakup nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,	Opracowanie procedury identyfikacji potrzeb, wyboru oferty oraz podziału zadań i odpowiedzialności między MSZ i placówkami zagranicznymi w zakresie zakupu nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych (w ramach lub w powiązaniu z instrukcją ws. Inwestycji i remontów).	BI	31 grudnia 2009
2.3.3 Najem nieruchomości na potrzeby placówek zagranicznych - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ	Opracowanie procedury identyfikacji potrzeb, wyboru oferty oraz podziału zadań i odpowiedzialności między MSZ i placówkami zagranicznymi w zakresie najmu siedzib placówek Zagranicznych i rezydencji ambasadorów. Uzupełnienie Instrukcji nr 5 DGSZ z dnia 23 sierpnia 2004 r. w sprawie gospodarki lokalami mieszkalnymi w placówkach zagranicznych.	BI	31 grudnia 2009
2.3.4. Sprzedaż lub wynajem nieruchomości za granicą - w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ	Opracowania procedury wyboru oferty oraz podziału zadań i odpowiedzialności między MSZ i placówką.	BI	31 grudnia 2009
2.9. Inwentaryzacja mienia w kraju	Zrealizowanie zaleceń kontroli wewnętrznej z 2009 r.	BKA (w zakresie monitoringu wykonania zaleceń przez ZO MSZ)	31 grudnia 2009
2.10. Nadzór nad działalnością finansową jednostek podległych i nadzorowanych (w tym placówek zagranicznych)	Opracowanie procedur bieżącego nadzoru finansowego, uzupełnienie zapisów w regulaminie organizacyjnym.	BF	31 grudnia 2009
2.11. Nadzór nad działalnością fundacji.	Opracowanie zasad i procedur nadzoru nad fundacjami.	BPZP	31 grudnia 2009
3.1. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji przyznawanych w ramach Polskiej Pomocy Rozwojowej z rezerwy celowej budżetu państwa.	Opracowanie ogólnej procedury udzielania i kontroli rozliczania dotacji na pomoc rozwojową (oddzielna instrukcja lub w ramach ogólnej procedury dotacyjnej).	DWR	31 grudnia 2009
3.2. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji związanych z promocją Polski za granicą.	Opracowanie ogólnej procedury udzielania i kontroli rozliczania dotacji na promocję Polski (oddzielna instrukcja lub w ramach ogólnej procedury dotacyjnej).	DDPK	31 grudnia 2009
3.3. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji z innych tytułów.	Opracowanie ogólnej procedury przyznawania i rozliczania pozostałych dotacji (oddzielna instrukcja lub w ramach ogólnej procedury dotacyjnej).	BF	31 grudnia 2009
4.2. Nadzór oraz zarządzanie ryzykiem w zakresie wydawania wiz, kart małego ruchu granicznego i Kart Polaka,.	Opracowanie zasad częstszej rotacji na szczególnie wrażliwych stanowiskach konsularnych	BSOS	31 grudnia 2009
6.1 Proces rekrutacji i selekcji na stanowiska krajowe i zagraniczne	Opracowanie Zarządzenia DGSZ kompleksowo regulującego zasady rekrutacji i selekcji na stanowiska w MSZ oraz w placówkach zagranicznych, wprowadzającego jednolite standardy w tym zakresie.	BSOS	31 grudnia 2009
6.2. Podejmowanie decyzji w zakresie wynagradzania i awansowania.	Opracowanie Zarządzenia DGSZ w sprawie zasad wynagradzania i awansowania (z uwzględnieniem wyników procedury wartościowania stanowisk pracy i powiązanego z systemem ocen okresowych)	BSOS	31 grudnia 2009
6.4. Kierowanie na szkolenia i studia, krajowe i zagraniczne.	Nowelizacja obowiązujących procedur (Instrukcje nr 1 i nr 3 DGSZ), wprowadzenie procesu identyfikacji potrzeb szkoleniowych i kształceniowych z punktu widzenia interesu służby zagranicznej i potrzeb pracownika oraz procedur mierzenia efektywności szkoleń odbytych przez pracowników	BSOS	31 grudnia 2009
6.6. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.	Doprecyzowanie kompetencji i obowiązków w zakresie wszczynania procedury w regulaminie organizacyjnym MSZ.	BDG	31 grudnia 2009
7.2. Reprezentowanie interesów MSZ / Skarbu Państwa i występowanie przed sądami krajowymi (w sprawach których nie przejęła Prokuratoria SP)	Opracowanie procedur prowadzenia spraw, np. w zakresie składania apelacji	BPZP	31 grudnia 2009
7.3. Udział w procesie legislacyjnym dotyczącym aktów normatywnych oraz wewnętrznych aktów prawnych i procedur.	Dokonanie nowelizacji Zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 2 marca 2001 r. lub opracowanie nowego zarządzenia opracowywania aktów normatywnych i wewnętrznych aktów prawnych.	BPZP	31 grudnia 2009
8.1. Przeprowadzanie kontroli w MSZ oraz podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.	Dokończenie prac nad nowelizacją Zarządzenia nr 13 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 września 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w resorcie spraw Zagranicznych w celu dostosowania go do wytycznych KPRM w zakresie kontroli wewnętrznej. Ustalenie częstotliwości kontroli placówek zagranicznych.	BKA	31 grudnia 2009
8.5. Określanie warunków pobierania nauki poza granicami kraju przez dzieci członków służby zagranicznej,	Opracowanie przejrzystych zasad, uwzględniających zalecenia NIK, ew. wystąpienie o nowelizację aktów normatywnych.	BSOS	31 grudnia 2009