Gospodarowanie składnikami majątku w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.1.41

Akt utracił moc

Wersja od: 30 marca 2007 r.

INSTRUKCJA Nr 2

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 8 marca 2007 r.

w sprawie gospodarowania składnikami majątku w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych

Na podstawie:

1) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317, z późn. zm.),

2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.),

3) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.),

4) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020),

5) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2004 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. Nr 89, poz. 844, z późn. zm.),

6) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) (Dz. U. Nr 112, poz. 1316 z późn. zm.),

7) rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781),

8) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. z 2004 r, Nr 191, poz. 1957),

9) ustawy z dnia 28 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.),

10) ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 128, poz. 1403 z późn. zm.),

11) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), określa się następujące zasady gospodarowania składnikami majątkowymi użytkowanymi przez jednostki organizacyjne mające siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§ 1. Zakres instrukcji.

1. Instrukcja określa zasady gospodarowania składnikami majątkowymi użytkowanymi przez jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych mające siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zwane dalej placówkami.

2. Ilekroć w instrukcji mowa o:

1) obiekcie budowlanym - należy przez to rozumieć konstrukcje połączone z gruntem w sposób trwały, wykonane z materiałów budowlanych i elementów składowych, będące wynikiem prac budowlanych;

2) nieruchomości gruntowej - należy przez to rozumieć grunt wraz z częściami składowymi, z wyłączeniem budynków i lokali, jeżeli stanowią odrębny przedmiot własności;

3) działce gruntu - należy przez to rozumieć część nieruchomości wydzieloną w wyniku jej podziału albo scalenia i podziału, a także odrębnie położoną część tej nieruchomości;

4) działce budowlanej - należy przez to rozumieć nieruchomość gruntową lub działkę gruntu, której wielkość, cechy geometryczne, dostęp do drogi publicznej oraz wyposażenie w urządzenia infrastruktury technicznej spełniają wymogi realizacji obiektów budowlanych wynikające z odrębnych przepisów i aktów prawa miejscowego;

5) budynku - należy przez to rozumieć zadaszone obiekty budowlane wraz z wbudowanymi instalacjami i urządzeniami technicznymi wykorzystywane do potrzeb stałych, przystosowane do przebywania ludzi, zwierząt lub ochrony przedmiotów, w tym wiaty i samodzielne podziemne obiekty budowlane przystosowane do ochrony ludzi, zwierząt lub przedmiotów (np. podziemne schrony, warsztaty, garaże);

6) budowli - należy przez to rozumieć każdy obiekt budowlany niebędący budynkiem lub obiektem małej architektury, jak: drogi, wolno stojące maszty antenowe, budowle ziemne, obronne (fortyfikacje), ochronne, hydrotechniczne, zbiorniki, oczyszczalnie ścieków, składowiska odpadów, stacje uzdatniania wody, budowle sportowe, cmentarze, pomniki;

7) wyposażeniu budynku - należy przez to rozumieć wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku np. wbudowane meble;

8) obiekcie inżynierii lądowej i wodnej - należy przez to rozumieć wszystkie obiekty budowlane niesklasyfikowane jako budynki, tj. drogi kołowe, drogi kolejowe, mosty, autostrady, drogi lotniskowe, zapory wodne itp.;

9) obiekcie małej architektury - należy przez to rozumieć niewielkie obiekty, a w szczególności:

a) kultu religijnego, jak: kapliczki, krzyże przydrożne, figury,

b) posągi, wodotryski i inne obiekty architektury ogrodowej,

c) użytkowe służące rekreacji codziennej i utrzymaniu porządku, jak: piaskownice, huśtawki, drabinki, śmietniki;

10) lokalu mieszkalnym - należy przez to rozumieć wydzieloną trwałymi ścianami w obrębie budynku izbę lub zespół izb przeznaczonych na stały pobyt ludzi, które wraz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokajaniu ich potrzeb mieszkaniowych;

11) składnikach majątku - należy przez to rozumieć środki bilansowe, środki pozabilansowe i materiały stanowiące wyposażenie budynków i lokali mieszkalnych;

12) zbędnych składnikach majątku - należy przez to rozumieć składniki majątku które:

a) nie są i nie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki lub,

b) nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny, a ich naprawa byłaby nieopłacalna, lub,

c) nie nadają się do współpracy ze sprzętem używanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione;

13) zużytych składnikach majątku - należy przez to rozumieć składniki majątku:

a) posiadające wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna, lub,

b) zagrażające bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia, lub,

c) które całkowicie utraciły wartość użytkową, lub,

d) które są technicznie przestarzałe, a ich naprawa lub remont byłyby ekonomicznie nieuzasadnione;

14) kierowniku administracyjnym - należy przez to rozumieć pracownika odpowiedzialnego za kierowanie wydziałem / działem administracyjnym placówki;

15) intendencie - należy przez to rozumieć pracownika wydziału/działu administracyjnego placówki wykonującego czynności związane z gospodarowaniem składnikami majątku placówki;

16) głównym księgowym - należy przez to rozumieć pracownika, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

a) prowadzenia rachunkowości jednostki,

b) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

c) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

d) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

17) środkach bilansowych - należy przez to rozumieć składniki majątku placówki podlegające ewidencji ilościowej i wartościowej ujęte w bilansie placówki;

18) środkach pozabilansowych - należy przez to rozumieć składniki majątku placówki, które podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej i nie są ujmowane w bilansie placówki.

Rozdział  II

Klasyfikacja i definicja

§ 2. Klasyfikacja składników majątku placówki.

1. Składniki majątku placówki dzieli się na:

1) środki bilansowe:

a) środki trwałe - podlegające ewidencji ilościowej i wartościowej (konto 011),

b) pozostałe środki trwałe w używaniu, w tym dobra kultury oraz wartości niematerialne i prawne (wyposażenie placówki) - podlegające ewidencji ilościowej i wartościowej (konto 013);

2) środki pozabilansowe (pozaksięgowe) - podlegające wyłącznie ewidencji ilościowej;

3) materiały - podlegające wyłącznie ewidencji ilościowej.

§ 3. Definicja środków bilansowych.

1. Do środków bilansowych zalicza się:

1) środki trwałe - rozumie się przez to: grunty, budynki i budowle (w tym mieszkania) oraz środki transportowe;

2) pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie placówki) - rozumie się przez to:

a) przedmioty o wartości stanowiącej równowartość od 500 euro i przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, stanowiące trwałe wyposażenie placówki,

b) obrazy i dzieła sztuki posiadające wartość zabytkową (w rozumieniu ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami Dz. U. z 2003 r., Nr 162, poz. 1568), zwane dalej dobrami kultury, bez względu na aktualną wartość ewidencyjną i stan zachowania (stan techniczny przedmiotu),

c) wartości niematerialne i prawne.

§ 4. Klasyfikacja rodzajowa środków bilansowych.

1. Środki bilansowe dzielą się na następujące grupy rodzajowe:

1) GRUPA 00 - grunty (nieruchomości gruntowe, działki gruntu, działki budowlane, prawo użytkowania wieczystego gruntu);

2) GRUPA 01 - budynki i lokale (biurowe, mieszkalne, magazynowe, szkoły, lokale mieszkalne we własności wspólnej, garaże i zadaszone parkingi);

3) GRUPA 02 - obiekty inżynierii lądowej i wodnej (sportowe i rekreacyjne, baseny, anteny i konstrukcje antenowe radiostacji i telestacji stałych, drogi dojazdowe i parkingi, ogrodzenia i parkany oraz obiekty małej architektury);

4) GRUPA 03 - kotły i maszyny energetyczne (kotły grzejne wodne, parowe itp., silniki spalinowe, agregaty prądotwórcze);

5) GRUPA 04 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania (piece grzewcze, piece do spalania dokumentów, wymienniki cieplne, maszyny i aparaty do spawania, urządzenia chłodnicze, maszyny analityczno-kalkulacyjne, zespoły komputerowe);

6) GRUPA 05 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty (maszyny poligraficzne, piły tarczowe, piły do cięcia drzew, rozdrabniarki do drewna, nożyce do żywopłotów itp., kosiarki, odśnieżarki, szczotki mechaniczne);

7) GRUPA 06 - urządzenia techniczne (zbiorniki naziemne, urządzenia rozdzielcze prądu zmiennego i stałego, stacje transformatorowe, urządzenia i aparatura radionadawcza i radioodbiorcza, urządzenia alarmowe i sygnalizacyjne, urządzenia telefoniczne i telegraficzne, transformatory, prostowniki i zespoły akumulatorowe, dźwigi osobowe i towarowe, urządzenia wentylacyjne i klimatyzacyjne, urządzenia do oczyszczania wody i ścieków, urządzenia przeciwpożarowe, urządzenia i aparaty projekcyjne, kontenery);

8) GRUPA 07 - środki transportu (motocykle, samochody osobowe, samochody ciężarowe, autobusy, naczepy i przyczepy, wózki podnośnikowe bez względu na charakter napędu, motorowery i rowery, łodzie motorowe oraz pozostały tabor transportu śródlądowego bez napędu);

9) GRUPA 08 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie (elektronarzędzia podręczne, wyposażenie techniczne biur np. fotokopiarki, telefaxy, maszyny do niszczenia dokumentów, specjalistyczny sprzęt kuchenny, meble, dywany, aparaty elektryczne, oświetleniowe itp.);

10) GRUPA 09 - dobra kultury (obrazy, tkaniny, grafika, rzeźba, szkło artystyczne, wyroby ceramiczne, srebra, meble, dywany, aparaty oświetleniowe stacjonarne: żyrandole, kinkiety, ample i przenośne: lampy, świeczniki z zachowaniem kryteriów wynikających z aktów normatywnych wymienionych w § 3 ust. 1, pkt 2, lit. b);

11) GRUPA 10 - wartości niematerialne i prawne (nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how.

§ 5. Definicja środków pozabilansowych.

1. Do środków pozabilansowych zalicza się przedmioty długotrwałego używania o wartości stanowiącej równowartość wyższą od 25 euro i niższą od 500 euro.

2. Środki pozabilansowe zaliczane są do kosztów placówki bezpośrednio po ich nabyciu.

§ 6. Klasyfikacja rodzajowa środków pozabilansowych.

1. Środki pozabilansowe dzielą się na następujące grupy rodzajowe:

1) GRUPA 004 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania (piece grzewcze, piece do spalania dokumentów, wymienniki cieplne, maszyny i aparaty do spawania, urządzenia chłodnicze, maszyny analityczno-kalkulacyjne, zespoły komputerowe);

2) GRUPA 005 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty (maszyny poligraficzne, piły tarczowe, piły do cięcia drzew, rozdrabniarki do drewna, nożyce do żywopłotów itp., kosiarki, odśnieżarki, szczotki mechaniczne);

3) GRUPA 006 - urządzenia techniczne (zbiorniki naziemne, urządzenia rozdzielcze prądu zmiennego i stałego, stacje transformatorowe, urządzenia i aparatura radionadawcza i radioodbiorcza, urządzenia alarmowe i sygnalizacyjne, urządzenia telefoniczne i telegraficzne, transformatory, prostowniki i zespoły akumulatorowe, urządzenia wentylacyjne i klimatyzacyjne, urządzenia do oczyszczania wody i ścieków, urządzenia przeciwpożarowe, urządzenia i aparaty projekcyjne, kontenery oraz obiekty małej architektury);

4) GRUPA 008 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie (elektronarzędzia podręczne, wyposażenie techniczne biur, np. fotokopiarki, telefaxy, maszyny do niszczenia dokumentów, specjalistyczny sprzęt kuchenny, meble, dywany, aparaty elektryczne, oświetleniowe itp.);

5) GRUPA 009 - przedmioty dekoracyjne (będące reprodukcjami, odbitkami faksymilowymi lub współcześnie wytworzonymi naśladownictwami wykonanymi w innych niż wyżej wymienione, technikach wielkonakładowych, w tym również przedmioty sztuki użytkowej wytworzone z zachowaniem cech stylowych np. kopie, repliki lub naśladownictwa mebli historycznych);

6) GRUPA 010 - wartości niematerialne i prawne (o wartości poniżej 500 euro).

§ 7. Składniki majątku, które nie zostały zakwalifikowane do środków bilansowych lub pozabilansowych, zalicza się do grupy materiałów.

Rozdział  III

Zasady ewidencji

§ 8. Cel ewidencji oraz narzędzia ewidencyjne.

1. Celem ewidencji jest ilościowe i wartościowe lub tylko ilościowe ujęcie majątku placówki oraz bieżąca kontrola stanu.

2. Podstawowymi narzędziami ewidencji są:

1) księga inwentarzowa środków bilansowych (zał. Nr 1);

2) księga inwentarzowa środków pozabilansowych (zał. Nr 2);

3) karta inwentarzowa pomieszczenia (zał. Nr 3);

4) karta wyposażenia indywidualnego (zał. Nr 4);

5) karta wyposażenia mieszkania (zał. Nr 5);

3. Księgę inwentarzową prowadzi się z podziałem na grupy odpowiednio dla rodzaju składników majątku objętych tą formą ewidencji.

4. Docelowo w księdze inwentarzowej należy przewidzieć następujące rubryki:

1) kolejną pozycję ewidencyjną;

2) numer inwentarzowy (następujący zawsze po numerze kolejnym grupy rodzajowej, np. 00/1);

3) nazwę składnika majątku (lub odpowiednie określenie wartości niematerialnej lub prawnej) zapisaną czytelnie w sposób umożliwiający identyfikację;

4) datę zakupu lub wytworzenia;

5) datę przyjęcia do użytkowania;

6) oznaczenie dowodu nabycia (pozyskania);

7) wartość początkową składnika majątku (lub odpowiednio wartości niematerialnej lub prawnej);

8) zwiększenie wartości początkowej w podziale na aktualizację wyceny, ulepszenie, inne przyczyny;

9) inne adnotacje dotyczące zmian w czasie użytkowania;

10) datę wycofania z użytkowania;

11) oznaczenie dowodów zbycia (sprzedaży) lub likwidacji składnika majątku;

12) uwagi końcowe.

5. Zapisy dotyczące nabycia środków bilansowych i środków pozabilansowych powinny być dokonane w księdze inwentarzowej najpóźniej w dniu przekazania ich do użytkowania.

6. Do czasu wprowadzenia obligatoryjnego zapisu ww. danych na elektronicznych nośnikach informacji, placówki zobowiązane są prowadzić ewidencję posiadanych składników majątku w tradycyjnych księgach inwentarzowych. Ewidencję można prowadzić również w obu systemach jednocześnie.

7. Pochodnymi zapisów w księgach inwentarzowych są: karta inwentarzowa pomieszczenia, karta wyposażenia mieszkania oraz karta wyposażenia indywidualnego. Karty winny zawierać spis wszystkich zgromadzonych w danym pomieszczeniu lub mieszkaniu środków bilansowych, pozabilansowych oraz materiałów. Karta wyposażenia indywidualnego winna zawierać spis wszystkich składników majątku oddanych pracownikowi w indywidualne użytkowanie.

8. Karta inwentarzowa pomieszczenia winna zawierać następujące rubryki:

1) numer inwentarzowy;

2) datę zakupu (pozyskania);

3) nazwę.

9. Karta wyposażenia mieszkania winna zawierać następujące rubryki:

1) numer inwentarzowy;

2) datę zakupu (pozyskania);

3) nazwę;

4) wartość ewidencyjną (dla środków bilansowych);

5) cenę zakupu (dla środków pozabilansowych);

6) datę i miejsce przemieszczenia lub podstawę zdjęcia z ewidencji.

10. Karta wyposażenia indywidualnego winna zawierać następujące rubryki:

1) numer inwentarzowy;

2) datę zakupu (pozyskania);

3) nazwę;

4) model - typ;

5) numer fabryczny;

6) opis oprzyrządowania;

7) wartość ewidencyjną środków bilansowych lub cenę zakupu środków pozabilansowych.

11. Pochodną zapisu składników majątkowych, zapisanych w księdze inwentarzowej w grupach 01 i 02, jest książka obiektu budowlanego. Sposób prowadzenia ewidencji w książce obiektu budowlanego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U.03.120.1134).

12. Ewidencję składników majątku niebędących własnością placówki prowadzi się w księdze depozytów rzeczowych (zał. Nr 22).

13. Docelowo w księdze depozytów rzeczowych należy przewidzieć następujące rubryki:

1) data przejęcia w użytkowanie;

2) nazwa i numer dowodu przekazania;

3) nazwa składnika majątku;

4) opis (cechy charakterystyczne, typ, numer fabryczny itp.);

5) miejsce znajdowania się składnika majątku;

6) nazwa właściciela składnika majątku;

7) data zwrotu właścicielowi;

8) nazwa i numer dowodu przekazania.

§ 9. Zasady ewidencji składników majątku placówki.

1. Ewidencję składników majątku placówki prowadzi się wg ceny nabycia w dwóch niezależnych księgach inwentarzowych oddzielnie dla:

1) środków bilansowych;

2) środków pozabilansowych.

2. Cena nabycia, o której mowa w ust. 1, to cena zakupu składnika majątku, obejmująca kwotę należną sprzedającemu powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika majątku do stanu zdatnego do używania, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania, a obniżona o rabaty, opusty.

3. Cena nabycia powinna być pomniejszona o podlegające odliczeniu podatki od towarów i usług oraz podatek akcyzowy w przypadku, gdy zwrot tego podatku nastąpi w danym roku budżetowym.

4. Wszelkie zmiany dotyczące składników majątku (ulepszenie, przemieszczenia, likwidacja, przekazanie itp.) winny być bezzwłocznie dokumentowane w odpowiednich księgach inwentarzowych.

5. Oznakowanie składników majątku winno następować równocześnie z wpisem do księgi inwentarzowej.

6. Karty inwentarzowe pomieszczeń, karty wyposażenia mieszkań oraz karty wyposażenia indywidualnego powinny być aktualizowane równolegle do dokonywanych zmian i przemieszczeń.

7. Skreślenie z ewidencji może nastąpić na podstawie:

1) zatwierdzonych przez kierownika placówki protokołów wymienionych w § 19 ust. 5;

2) protokołów wymienionych w § 22 ust. 2, § 23 ust. 2, § 24 ust. 2, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru.

§ 10. Szczególne zasady ewidencji dóbr kultury i obiektów zabytkowych.

1. Przedmioty określone co do tożsamości, zwane dalej dobrami kultury (dzieła sztuk plastycznych, przedmioty sztuki użytkowej oraz materiały biblioteczne) są ewidencjonowane na zasadach określonych dla środków trwałych bez względu na dotychczasową wartość ewidencyjną.

2. Dobra kultury dzielą się na własne i powierzone w użytkowanie.

3. Dobra kultury stanowiące własność placówki ewidencjonowane są w grupie 09 księgi inwentarzowej środków bilansowych i księgowane na koncie 013 (z wyłączeniem podgrupy 09/1).

4. Dobra kultury użyczone przez osoby fizyczne lub osoby prawne inne niż podległe ministrowi właściwemu do spraw dziedzictwa narodowego są ewidencjonowane jako depozyty w księdze depozytów rzeczowych.

5. Wprowadza się następującą klasyfikację rodzajową dóbr kultury:

1) podgrupa 09/1 - dobra kultury użyczone przez jednostki podległe ministrowi właściwemu do spraw dziedzictwa narodowego,

2) podgrupa 09/2 - dzieła sztuk plastycznych - powstałe po 1945 r.;

3) podgrupa 09/3 - dzieła sztuk plastycznych - powstałe przed 1945 r.;

4) podgrupa 09/4 - obiekty rzemiosła artystycznego, antyki - powstałe przed 1945 r.;

5) podgrupa 09/5 - materiały biblioteczne - powstałe przed 1945 r.;

6) podgrupa 09/6 - współczesne kopie malarstwa dawnego - powstałe po 1945 r.;

7) podgrupa 09/7 - obiekty podlegające konserwacji miejscowej.

6. Saldo wartościowe podgrupy 09/1 - dobra kultury użyczone przez jednostki podległe ministrowi właściwemu do spraw dziedzictwa narodowego - nie jest księgowane na kontach właściwych dla ewidencji środków trwałych (011, 013).

7. Do podgrupy 09/2 - dzieła sztuk plastycznych współczesne - zalicza się powstałe po roku 1945 obrazy, rysunki, grafikę, rzeźby i płaskorzeźby, wykonane w różnych materiałach.

8. Do podgrupy 09/3 - dzieła sztuk plastycznych dawne - zalicza się powstałe przed rokiem 1945 obrazy, rysunki, grafiki i rzeźby i płaskorzeźby.

9. Do podgrupy 09/4 - obiekty rzemiosła artystycznego, antyki - zalicza się powstałe przed 1945 rokiem: meble zabytkowe, militaria, instrumenty muzyczne, zegary, szkło, ceramika artystyczna (wyroby z porcelany, fajansu itp.), wyroby artystyczne z metali szlachetnych (np. sztućce, tace, patery, brązy itp.), oświetlenie (lampy, żyrandole, ample, kinkiety, kandelabry, świeczniki), tkaniny historyczne, artystyczne (arrasy, dywany, kilimy, gobeliny, makaty, tapiserie), itp.

10. Do podgrupy 09/5 - materiały biblioteczne powstałe przed 1945 rokiem - zalicza się rękopisy, starodruki, druki unikatowe, cymelia, mapy, lany, nuty, instrumentaria, oprawy itp.

11. Do podgrupy 09/6 - kopie malarstwa - zalicza się współczesne kopie malarstwa i grafiki dawnej powstałe po 1945 roku.

12. Do podgrupy 09/7 - dobra kultury będące integralną części, np. budynku, ogrodu, terenu stanowiącego własność placówki, a które podlegają nadzorowi miejscowego konserwatora zabytków.

13. Każdą podgrupę należy ewidencjonować na osobnych kartach księgi inwentarzowej środków trwałych, zaczynając od Nr 1.

14. Dla każdego dobra kultury prowadzi się zbiór dokumentów opatrzony numerem, pod którym dany obiekt wpisany jest do ewidencji w księdze inwentarzowej środków bilansowych.

15. Zbiór, o którym mowa w ust. 13, winien w szczególności zawierać zgromadzone w odrębnej dla każdego obiektu teczce (segregatorze):

1) starannie wypełnioną kartę ewidencyjną ze zdjęciem umożliwiającym identyfikację dobra kultury oraz zdjęciem sygnatur i cech określających jego tożsamość (zał. Nr 6);

2) dokumentację historyczną np. kopie przedwojennych rejestrów, inwentarzy, opinie rzeczoznawców, stare fotografie, atrybucje, opisy i inne możliwe materiały źródłowe;

3) dokumentację prawną, w tym dokumenty przekazania, odprawy celne, akty własności, jeśli istnieją;

4) dane dotyczące terminów i zakresów przeprowadzonych prac konserwatorskich, protokoły odbioru.

16. Zbiór, o którym mowa w ust. 13, winien być skatalogowany, zarchiwizowany i przechowywany w kancelarii placówki. Kopie wszystkich posiadanych dokumentów oraz duplikaty zdjęć przechowuje komórka organizacyjna ministerstwa właściwa do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

17. Zbiór, o którym mowa w ust. 13, winien być systematycznie uzupełniany o wszystkie dane mające istotne znaczenie dla zabytku.

§ 11. Zasady gospodarowania dobrami kultury

1. Dobra kultury są wyłącznie przedmiotem dostaw krajowych. Bez zgody komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek, żaden z obiektów ewidencjonowanych w grupie 09 nie może być zlikwidowany, sprzedany, odstąpiony, użyczony lub poddawany pracom konserwatorskim. Nie mogą być również dokonywane zmiany w klasyfikacji tych obiektów.

2. Placówka zobowiązana jest informować komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek o potrzebie konserwacji lub wymiany ram, a także o każdym stwierdzonym uszkodzeniu dobra kultury w celu podjęcia odpowiednich działań konserwatorskich.

3. Placówka może wystąpić do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek o zgodę na wykonanie konserwacji we własnym zakresie jedynie w przypadku, gdy zaistnieje potrzeba konserwacji obiektów własnych, pod warunkiem, że konserwacja będzie wykonana tylko w muzeum, pracowni konserwacji zabytków lub przez uprawnionego konserwatora.

4. Wystąpienie, o którym mowa w ust. 3 powinno zawierać szczegółowy wykaz obiektów oraz uzasadnienie konieczności przeprowadzenia konserwacji lub wymiany ram, a także przewidywany kosz oraz propozycję jednego z konserwatorów wymienionych w ust. 3. Wystąpienie powinno nastąpić przed złożeniem planu budżetu na rok następny.

5. Po otrzymaniu zgody oraz środków finansowych na konserwację placówka zawiera umowę z zatwierdzonym konserwatorem, wzór umowy stanowi zał. Nr 26. Wyboru konserwatora placówka dokonuje zgodnie z wymogami instrukcji Nr 8 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach zagranicznych.

6. Dokumentem potwierdzającym prawidłowe wykonanie konserwacji jest protokół zdawczo-odbiorczy konserwacji oraz dokumentacja konserwatorska (fotograficzna i opisowa), wzór protokołu stanowi zał. Nr 27. Kopię dokumentacji konserwatorskiej placówka przekazuje do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek najbliższą okazją.

7. Dokumentem potwierdzającym przekazanie obrazów do zakładu ramiarskiego w przypadku wymiany ram jest protokół zdawczo-odbiorczy, w którym zamieszcza się nast. dane: Nazwa i reprezentant strony przekazującej i strony odbierającej, data przekazania, wykaz obiektów przekazywanych z podaniem: numeru inwentarzowego, tytułu, autora, daty powstania, techniki wykonania, wymiarów oraz stanu zachowania, miejsce na pieczątkę i podpis reprezentanta. Po wykonaniu nowej oprawy placówka przekazuje do MSZ wykaz dóbr kultury (zał. Nr 28) i zdjęcia.

8. Dobra kultury będące w dyspozycji placówek należy wykorzystywać do dekoracji pomieszczeń w urzędach, rezydencjach kierowników placówek. Dobra kultury nie mogą być użytkowane w mieszkaniach służbowych pracowników chyba, że zachodzą okoliczności określone w ust. 11.

9. Obiekty o szczególnej wartości materialnej lub historycznej (a zwłaszcza należące do podgrup 09/1, 09/3, 09/4, 09/5) są przeznaczone do dekoracji pomieszczeń reprezentacyjnych w urzędach lub pomieszczeń reprezentacyjnych w rezydencjach kierowników placówek, które są wyposażone w ochronne instalacje mechaniczne lub elektroniczne zamontowane przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw bezpieczeństwa placówek lub za jej zgodą.

10. Obiekty z podgrup, o których mowa w ust. 9 mogą być eksponowane w rezydencjach kierowników placówek, które nie są wyposażone w instalacje ochronne określone w ust. 9 pod warunkiem posiadania indywidualnego ubezpieczenia od kradzieży. Każdorazowo wymaga to uzyskania wcześniejszej zgody komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

11. Dobra kultury mogą być wykorzystywane do dekoracji mieszkań jedynie w przypadku, gdy placówka dysponuje obiektami zaliczonymi do podgrup 09/2 i 09/6, których nie może zagospodarować w inny sposób pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia z komórką organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek, a mieszkania znajdują się w budynkach urzędów lub posiadają ubezpieczenie od kradzieży.

12. Przekazanie dobra kultury, o którym mowa w ust. 11 musi być poprzedzone sporządzeniem aktualnej wyceny przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek. Przekazanie wymaga sporządzenia dokumentacji przekazania w skład której wchodzą: osobny protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany w dwóch egzemplarzach, zawierający szczegółowy opis stanu zachowania obiektu, informacje o cechach charakterystycznych oraz zdjęcia obiektu, a w przypadku obrazów, rysunków lub grafik informację o wszystkich zamieszczonych napisach oraz zdjęcia frontu i odwrocia.

13. Kopię dokumentacji przekazania placówka przesyła do komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

14. Pracownik przejmujący dobra kultury do dekoracji mieszkania zobowiązany jest podpisać oświadczenie (w dwóch egzemplarzach) o odpowiedzialności materialnej, w pełnej wysokości, w przypadku ich utraty lub pokrycia kosztów naprawy lub konserwacji, w pełnej wysokości, w przypadku stwierdzenia uszkodzenia, które można usunąć w wyniku naprawy lub konserwacji. Jeden egzemplarz oświadczenia stanowi załącznik do egzemplarza protokołu przekazania przechowywanego w administracji placówki.

15. Dobra kultury znajdujące się na stanie wyposażenia rezydencji kierownika placówki, w której aranżacja wnętrza była realizowana na zlecenie ministerstwa, stanowią stałe wyposażenie tych pomieszczeń. Zmiana aranżacji, w tym przemieszczanie dóbr kultury do innych budynków muszą być poprzedzone uzyskaniem zgody komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

16. Placówki zobowiązane są do należytego zabezpieczenia dóbr kultury (w szczególności mebli) przed zniszczeniami, które mogą wystąpić przypadkowo (np. zalanie, mechaniczne uszkodzenie). Należy pamiętać o konieczności używania właściwych środków do czyszczenia tych obiektów.

17. Dobra kultury nie mogą być przechowywane w magazynach oraz innego typu schowkach. Wszystkie obiekty z grupy 09 winny być wyeksponowane w budynkach urzędów, rezydencjach kierowników placówek lub mieszkaniach pracowników na zasadach opisanych w niniejszej instrukcji.

18. W przypadku wyczerpania możliwości eksponowania dóbr kultury według zasad opisanych w niniejszej instrukcji (w szczególności należących do podgrup 09/1, 09/3, 09/4, 09/5) placówka zobowiązana jest do powiadomienia komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek w celu pojęcia decyzji w sprawie zagospodarowania tych dóbr kultury przez MSZ.

§ 12. Zasady przyjmowania przez placówki darów kwalifikowanych do grupy dóbr kultury.

1. Placówka może przyjmować dary kwalifikowane do grupy dóbr kultury, jednakże przejęcie daru musi być dokonane na podstawie aktu darowizny, który powinien zawierać nazwisko darczyńcy, nazwisko autora, datę powstania, tytuł dzieła, wymiary oraz materiał lub technikę wykonania, a także oświadczenie darczyńcy o przeniesieniu praw autorskich lub praw własności z darczyńcy na placówkę.

2. Placówka zobowiązana jest przesłać do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek kopię aktu darowizny i zdjęcie daru celem dokonania kwalifikacji daru do odpowiedniej grupy i ewentualnej wyceny. Po uzyskaniu odpowiedzi z MSZ dar winien być niezwłocznie wpisany do ewidencji majątku placówki zgodnie z przesłaną klasyfikacją.

3. Na placówce nie mogą być przechowywane i eksponowane obiekty pozostawione przez pracowników, którzy zakończyli swój pobyt. W wyjątkowych przypadkach, kiedy zachodzi prawdopodobieństwo, że pozostawiony obiekt przedstawia wartość artystyczną lub historyczną placówka zobowiązana jest do zachowania procedur opisanych w ust. 1 i 2.

§ 13. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych.

1. Przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;

3) programy komputerowe.

2. Wartości niematerialne i prawne (jeśli występują na placówce) ewidencjonuje się w grupie 10 księgi inwentarzowej środków bilansowych, a jeśli ich wartość nie przekracza kwoty 500 euro w dziale 010 księgi inwentarzowej środków pozabilansowych.

§ 14. Zasady prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

1. Księgi inwentarzowe prowadzi się z podziałem na działy.

2. Księga inwentarzowa środków bilansowych jest elementem analityki księgowej i podlega kontroli przez księgowego placówki.

3. W księdze inwentarzowej środków bilansowych wprowadza się saldo wartościowe dla każdego działu. Zapisy w księdze muszą być weryfikowane przez księgowego placówki, a salda poszczególnych grup uzgadniane według stanu na 30 czerwca i 31 grudnia każdego roku.

4. Wartość środków bilansowych, ujęta w księdze inwentarzowej, nie podlega zmniejszeniu w związku ze zmniejszeniem wartości rzeczywistej przedmiotu wskutek zużycia.

5. Księgi inwentarzowe prowadzi się w walucie planu finansowego placówki.

6. Za właściwe prowadzenie ksiąg inwentarzowych odpowiada kierownik administracyjny lub intendent, za zgodność zapisów w księgach z zapisami w księgowości placówki (konta 011 i 013) odpowiada księgowy placówki.

7. Wszystkie składniki majątku placówki (z wyłączeniem materiałów, dla których zasady ewidencji określone są w rozdziale V) muszą być wpisane (czytelnie starannym pismem), w zależności od klasyfikacji, do odpowiednich działów odpowiednich ksiąg inwentarzowych.

8. Każdy składnik majątku powinien być wpisany do księgi inwentarzowej pod oddzielną pozycją, z podaniem cech charakterystycznych (np. model, typ, numer fabryczny, rok produkcji, numer silnika i podwozia samochodu itp.).

9. Składniki majątku o podobnym wyglądzie i identycznej cenie jednostkowej (np. krzesła) mogą być zapisywane do księgi inwentarzowej grupowo. W takim wypadku pozycji grupowej nadaje się tyle kolejnych numerów inwentarzowych, ile składników znajduje się w grupie (np. poz. 15-28 obejmuje 14 składników majątku). Wartość grupy nie może stanowić podstawy do klasyfikowania jej do środków bilansowych.

10. Przy wpisywaniu do księgi inwentarzowej kompletów mebli lub zestawów komputerowych należy podawać liczbę części składowych kompletu lub zestawu oraz cechy charakterystyczne, tj. rodzaj okleiny, kolor i materiał tapicerki w przypadku mebli lub model, typ, numer fabryczny, rok produkcji poszczególnych elementów zestawu.

11. Komplet lub zestaw należy wpisać pod jednym numerem inwentarzowym, a części składowe oznaczyć tym samym numerem "przełamanym" przez cyfrę arabską (np. kpi. mebli wypoczynkowych w składzie sofa i dwa fotele oznacza się następująco: gr. 08, poz. 1 - 08/1/1 sofa, 08/1/2 fotel, 08/1/3 fotel).

12. Wartość kompletu lub zestawu stanowi suma cen jednostkowych jego części składowych. Ceny jednostkowe (jeżeli możliwe jest ich ustalenie) powinny być wpisane przy częściach składowych kompletu lub zestawu.

13. Wartość kompletu lub zestawu może być zmniejszona o cenę jednostkową części składowych, które zostały poddane likwidacji. W przypadku, gdy cena jednostkowa nie jest znana należy przed likwidacją części składowej dokonać jej wyceny. Wyceny należy dokonać w oparciu o cenę porównywalnej części składowej innego kompletu lub zestawu.

14. Przy każdej pozycji przychodu powołuje się kolejny numer rozchodu i jednocześnie przy każdej pozycji rozchodu powołuje się kolejny numer przychodu w momencie dokonywania rozchodu.

15. W księgach inwentarzowych musi być odnotowane (ołówkiem) miejsce znajdowania się składników majątku zgodnie ze stanem faktycznym.

16. W księdze obejmującej ewidencję środków pozabilansowych nie wypełnia się rubryki saldo wartościowe oraz nie wyprowadza się salda wartościowego dla każdego działu.

17. Przy każdorazowym przekazaniu obowiązków, osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg inwentarzowych zobowiązana jest wpisać w raporcie administracyjnym lub inwentarzowym (o których mowa w rozdziale VII) informację na temat stanu ksiąg i zgodności ich zapisów ze stanem faktycznym. Osoba przyjmująca obowiązki potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem (lub zamieszcza w odpowiednich rubrykach swoje uwagi, co do zgodności zapisu ze stanem faktycznym). W chwili złożenia podpisu osoba przejmująca obowiązki przejmuje odpowiedzialność.

§ 15. Zasady prowadzenia kart inwentarzowych pomieszczeń i kart wyposażenia mieszkań oraz przekazywania składników majątku stanowiących wyposażenie mieszkań.

1. Oprócz ksiąg inwentarzowych, placówki prowadzą karty inwentarzowe pomieszczenia, sporządzane oddzielnie dla pomieszczeń biurowych i reprezentacyjnych, garaży oraz innych pomieszczeń w budynkach biurowych. Dla rezydencji oraz poszczególnych mieszkań pracowników, placówki prowadzą karty wyposażenia mieszkania, które jednocześnie stanowią załącznik do protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania (zał. Nr 7).

2. Kartami inwentarzowymi pomieszczeń i kartami wyposażenia mieszkań powinny być objęte wszystkie przedmioty wpisane do ksiąg inwentarzowych oraz materiały, z wyjątkiem nieruchomości.

3. Jeden egzemplarz karty inwentarzowej pomieszczenia i karty wyposażenia mieszkania powinien znajdować się w pomieszczeniu lub mieszkaniu, którego dotyczy, drugi w administracji placówki.

4. Karty inwentarzowe pomieszczenia podpisuje pracownik odpowiedzialny za majątek placówki oraz bezpośredni użytkownik składników majątku znajdujących się w pomieszczeniu, dla którego dana karta inwentarzowa została sporządzona.

5. Przejęcie składników majątku znajdujących się w rezydencji lub mieszkaniu odbywa się komisyjnie. Komisję tworzą: osoba zdająca, osoba wyznaczona przez kierownika placówki oraz pracownik odpowiedzialny za majątek placówki, który przejmuje odpowiedzialność za lokal.

6. Kierownik placówki lub osoba przez niego upoważniona może zezwolić osobie zdającej na czasowe korzystanie z lokalu po jego zwrocie na zasadach określonych w instrukcji Nr 5 Dyrektora Generalnego służby zagranicznej z dnia 23 sierpnia 2004 r. w sprawie gospodarki lokalami mieszkalnymi w placówkach zagranicznych (Dz. Urz. MSZ Nr 4 poz. 68). Przekazanie lokalu nowemu użytkownikowi następuje po zwolnieniu przez dotychczasowego użytkownika i wykonaniu niezbędnego remontu.

7. Jeżeli rezydencja lub mieszkanie zostaje zwolnione, a następca osoby zdającej (przejmujący) nie przybył jeszcze na placówkę, a także w wypadkach zwalniania mieszkania i zabierania z niego wyposażenia do magazynu placówki, osobą przejmującą powinien być pracownik odpowiedzialny za majątek placówki. Osoba ta jest odpowiedzialna za majątek do czasu przekazania go następnym użytkownikom.

8. Przy zmianie pracownika na stanowisku intendenta odpowiedzialnego za majątek placówki, jeżeli jego następca nie przybył jeszcze na placówkę, tymczasowego przejęcia majątku oraz uzgodnienia ze stanem ewidencyjnym na podstawie przedłożonego raportu inwentarzowego dokonuje kierownik administracyjny.

9. Przy zmianie pracownika na stanowisku kierownika administracyjnego, jeżeli jego następca nie przybył jeszcze na placówkę, tymczasowego przejęcia majątku oraz uzgodnienia ze stanem ewidencyjnym na podstawie raportu administracyjnego dokonuje komisja powołana w tym celu przez kierownika placówki w składzie co najmniej trzyosobowym, a jeżeli powołanie komisji nie jest możliwe, wyznaczony przez kierownika placówki pracownik.

§ 16. Zasady przekazywania składników majątku do indywidualnego użytkowania oraz prowadzenia kart wyposażenia indywidualnego.

1. Składniki majątku przeznaczone do użytkowania poza urzędem, typu telefon komórkowy, notebook, dyktafon, aparat fotograficzny, kamera video itp. wraz z oprzyrządowaniem, mogą być przekazane do indywidualnego użytkowania tylko pracownikom skierowanym do pracy w placówce.

2. W szczególnych i odpowiednio uzasadnionych wypadkach (na wniosek kierownika placówki) komórka organizacyjna ministerstwa właściwa do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek może udzielić zgody na użytkowanie składników majątku wymienionych w ust. 1 przez innych pracowników placówki, niż wymienieni w ust. 1.

3. Kierownik placówki określi w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym placówki zasady użytkowania składników majątku wymienionych w ust. 1 poza terenem placówki.

4. Składniki majątku przekazane pracownikowi do indywidualnego użytkowania należy wpisać do karty wyposażenia indywidualnego, którą sporządza się w dwóch egzemplarzach.

5. Jeden egzemplarz karty wyposażenia indywidualnego otrzymuje pracownik, drugi przechowywany jest w administracji placówki wraz z kartą wyposażenia mieszkania.

6. Pracownik przejmujący składniki majątku do indywidualnego użytkowania zobowiązany jest podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, w pełnej wysokości, w przypadku ich utraty.

7. W przypadku utraty składników majątku, o których mowa w ust. 1, na skutek napadu lub kradzieży z włamaniem, pracownik zobowiązany jest do powiadomienia policji i sporządzenia notatki służbowej.

8. Protokół z przeprowadzonego postępowania oraz notatka będą mogły stanowić podstawę do zwolnienia pracownika z odpowiedzialności materialnej.

9. Decyzję zwolnienia pracownika z odpowiedzialności materialnej podejmuje komórka organizacyjna ministerstwa właściwa do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek, po przesłaniu przez placówkę dokumentacji.

10. Składniki majątku wymienione w ust. 1 niebędące w użytkowaniu indywidualnym powinny być przechowywane w magazynie placówki.

§ 17. Wycena składników majątku placówki.

1. Środki trwałe wycenia się w wartości ceny nabycia (zdefiniowanej w § 9 ust. 2 niniejszej instrukcji) lub kosztów poniesionych na budowę lub ulepszenie środka trwałego, lub według zasad określonych przez dysponenta części budżetowej.

2. Składniki majątku polacówki nie podlegają umorzeniu i amortyzacji.

3. Składniki majątku placówki otrzymane z kraju lub zakupione za walutę inną niż waluta kraju urzędowania, należy wyceniać (w dniu przejęcia w posiadanie) według oficjalnych notowań walut, podawanych przez Narodowy Bank Polski wg kursu specjalnego (średniego).

4. Wyceny składników majątku otrzymanych z kraju dokonuje się na podstawie protokołu przekazania lub kopii rachunku. Potwierdzony protokół lub kopię opisanego rachunku placówka zobowiązana jest odesłać do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek najbliższą okazją.

5. Składniki majątku otrzymane nieodpłatnie (darowizny) należy wycenić komisyjnie, według ich wartości rynkowej, sporządzając odpowiedni protokół wyceny (zał. Nr 8 i 8a).

6. Podstawę weryfikacji wartości nieruchomości stanowiących własność placówki oraz składników majątku o szczególnej wartości (np. dobra kultury i obiekty zabytkowe), powinna stanowić wycena dokonana przy ich ubezpieczeniu przez miejscowe towarzystwo ubezpieczeniowe.

7. W przypadku stwierdzania znacznego odstępstwa wartości (składników majątku wymienionych w ust. 6) ustalonej przy ubezpieczaniu od wartości wpisanych do księgi inwentarzowej środków bilansowych, placówka może skorzystać z usług miejscowego rzeczoznawcy.

8. Skorzystanie z usług rzeczoznawcy musi być poprzedzone uzyskaniem zgody od komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

Rozdział  IV

Zasady obrotu składnikami majątku placówki

§  18.

1. Placówka powinna na bieżąco analizować stan majątku z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania.

2. Kierownik placówki, w przypadku stwierdzenia (w toku bieżącej działalności placówki albo w trakcie inwentaryzacji) składników majątku ruchomego, które nie są wykorzystywane w realizacji zadań lub które nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny lub niemożność współpracy ze sprzętem typowym albo które posiadają wady lub uszkodzenia, zagrażające bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia, całkowicie utraciły wartość użytkową lub które są technicznie przestarzałe, powołuje komisję do oceny przydatności tych składników do dalszego użytkowania, która przedstawia propozycje dotyczące dalszego użytkowania albo zakwalifikowania tych składników do kategorii majątku zużytego lub zbędnego.

3. W skład komisji są powoływane co najmniej trzy osoby spośród pracowników placówki.

4. Komisja sporządza protokół przeprowadzonej oceny składników majątku.

5. Do protokołu, o którym mowa w ust. 4, komisja załącza wykaz zużytych i zbędnych składników majątku ruchomego, z propozycją sposobu zagospodarowania tych składników.

6. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie kwalifikacji składników majątku (akceptacji protokołu komisji, o którym mowa w ust. 4) kierownik placówki powinien kierować się kryterium racjonalności, gospodarności oraz wymogiem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych.

§ 19. Sprzedaż składników majątku placówki.

1. Sprzedażą mogą być objęte składniki majątku placówki, które zostały zakwalifikowane do kategorii majątku zużytego lub zbędnego.

2. Sprzedaży można dokonać:

1) na podstawie decyzji kierownika placówki:

a) w przypadkach sprzedaży środków bilansowych (z wyłączeniem wymienionych w pkt 2),

b) w przypadkach sprzedaży środków pozabilansowych i materiałów,

2) na podstawie zgody komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek w przypadkach sprzedaży nieruchomości, samochodów i dóbr kultury.

3. Sprzedaż można przeprowadzić w następujących formach:

1) przetarg ustny - licytacja - w przypadku sprzedaży składników wymienionych w ust. 2 pkt 1;

2) przetarg pisemny - konkurs ofert lub aukcja - w przypadku sprzedaży składników wymienionych w ust. 2 pkt 2.

4. Sprzedaży dokonuje powołana przez kierownika placówki (spośród pracowników placówki) komisja przetargowa w składzie co najmniej trzyosobowym.

5. Przed przystąpieniem do sprzedaży komisja sporządza protokół sprzedaży zawierający:

1) szczegółowe uzasadnienie konieczności lub celowości sprzedaży;

2) dokładne określenie i charakterystykę sprzedawanego przedmiotu (datę jego nabycia);

3) cenę oszacowania, która nie może być niższa niż aktualna wartość rynkowa, ustalona na podstawie przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia;

4) formę sprzedaży.

6. Zatwierdzony przez kierownika placówki protokół stanowi podstawę do dokonania sprzedaży.

7. Cena oszacowania jest ceną wywoławczą. Sprzedaż nie może nastąpić za cenę niższą od ceny wywoławczej, chyba że zachodzi przypadek przewidziany w ust. 12.

8. Cena oszacowania składników majątku, o których mowa w ust. 2 pkt 2, musi być przed przystąpieniem do przetargu zaakceptowana przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

9. Po dokonaniu sprzedaży komisja zobowiązana jest do uzupełnienia protokołu, o którym mowa w pkt 5 o uzyskaną cenę. Oryginał protokołu placówka zobowiązana jest przesłać do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek. Kopia protokołu pozostaje w aktach placówki.

10. Przy sprzedaży nieruchomości (gruntów, budynków, lokali w budynkach, budowli) wymagany jest notarialny akt kupna sprzedaży.

11. Jeżeli składniki majątku nie zostały sprzedane w drodze przetargu po cenie wywoławczej, placówka może je sprzedać bez przeprowadzania kolejnego przetargu po cenie najwyższej oferowanej.

12. Placówka może odstąpić od przetargu w przypadku, gdy przedmiotem sprzedaży są środki pozabilansowe lub materiały. Stosuje się wtedy przepisy ust. 5.

13. Skreślenie z ewidencji składników majątku, które zostały sprzedane może nastąpić na podstawie protokółu wymienionego w ust. 5 uzupełnionego o zapis określony w ust. 9.

14. Przy sprzedaży składników majątku, których wartość przekracza 6.000 euro mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Rady Ministrów wymienionego w pkt 8 preambuły.

§ 20. Remont (naprawa).

1. Wydatki poniesione na remonty, naprawy i konserwacje bieżące budynków oraz innych nieruchomości ewidencjonowanych jako środki trwałe, których celem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, nie zwiększają ich wartości ewidencyjnej.

2. Urządzenia i sprzęt niezbędny do dokonania remontu, naprawy lub konserwacji bieżącej (np.: urządzenia sanitarne typu baterie, sedesy, umywalki) są zaliczane do kosztów remontu, naprawy lub konserwacji bieżącej i nie są wpisywane do ewidencji składników majątku placówki.

§ 21. Ulepszenie.

1. Wartość początkową środka trwałego powiększa się o kwoty wydatkowane na jego ulepszenie, w tym także o wydatki na zakup części składowych lub peryferyjnych, których cena nabycia przekracza 500 euro.

2. Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeśli wydatki poniesione na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację powodują wzrost ich wartości użytkowej w stosunku do tej wartości z dnia przyjęcia środków trwałych w użytkowanie mierzonej w szczególności:

1) wydłużeniem okresu użytkowania;

2) oszczędnością kosztów ich eksploatacji;

3) podwyższeniem wartości rynkowej.

3. Wyjaśnienie pojęć związanych z ulepszeniem środków trwałych:

1) przebudowa to zmiana istniejącego stanu środka trwałego na lepszy, np. wyraźnie poprawiający walory funkcjonalne obiektu;

2) rozbudowa to powiększenie (rozszerzenie) składnika majątkowego, np. wyraźne zwiększenie jego metrażu;

3) rekonstrukcja to odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych;

4) adaptacja to przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż było jego pierwotne przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych;

5) modernizacja to unowocześnienie środka trwałego, np. poprzez zainstalowanie nowego, sprawniejszego i tańszego w eksploatacji systemu ogrzewczego, klimatyzacyjnego itp.

4. Ulepszenie środka trwałego należy odnotować w księdze inwentarzowej środków bilansowych. W rubryce, w której dany środek jest ewidencjonowany w kolumnie "uwagi" należy wpisać oznaczenie noty księgowej podnoszącej wartość środka oraz kwotę zwiększenia. Ponadto ulepszenie należy wpisać do pierwszej wolnej rubryki w danej grupie wypełniając kolumny "data, nazwa przedmiotu, przychód i saldo" przy czym kolumnę "nazwa przedmiotu" należy wypełnić następującym wpisem: "zwiększenie wartości ..... wpisanego do ewidencji w poz. .....", a w kolumnie przychód wpisać kwotę zwiększenia.

§ 22. Likwidacja składników majątku placówki.

1. Likwidacja składników majątku placówki może nastąpić:

1) w związku z utratą wartości użytkowej;

2) w wyniku kradzieży lub zniszczenia.

2. Do przeprowadzenia likwidacji kierownik placówki powołuje komisję (w składzie co najmniej trzyosobowym), która w sporządzonym protokole skreślenia z ewidencji (zał. Nr 9 lub 9a) podaje dokładny opis i charakterystykę likwidowanego składnika, datę jego nabycia oraz szczegółowe uzasadnienie likwidacji.

3. Przedmiot zlikwidowany powinien być usunięty z terenu placówki przy najbliższej okazji.

4. Komisja ustala stopień winy i odpowiedzialności materialnej osoby, która miała powierzoną pieczę nad likwidowanym przedmiotem w przypadku likwidacji składników majątku wymienionych w ust. 1 pkt 2. Do ustalenia wysokości odszkodowania mają zastosowanie przepisy § 40.

5. Zatwierdzony przez kierownika placówki protokół sporządzony w dwóch egzemplarzach stanowi podstawę do rozchodowania przedmiotu zlikwidowanego z księgi inwentarzowej oraz do obciążenia winnego pracownika ustaloną kwotą odszkodowania.

6. W przypadku odmowy wpłaty odszkodowania kierownik placówki występuje do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do obsługi rzecznika dyscyplinarnego o przygotowanie wniosku do rzecznika dyscyplinarnego o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego.

7. Pracownikowi przysługuje prawo odwołania od decyzji kierownika placówki do rzecznika dyscyplinarnego.

8. Wpłata odszkodowania do kasy placówki powinna być dokonana w ciągu siedmiu dni od daty zatwierdzenia protokołu przez kierownika placówki.

9. W przypadku kiedy przyczyną utraty środka trwałego jest kradzież dokonana przez osoby trzecie, podstawą do jego likwidacji jest protokół sporządzony przez właściwe instytucje kraju urzędowania placówki.

10. Sporządzenie protokółu, o którym mowa w ust. 2 w przypadku kiedy przyczyną likwidacji jest zdarzenie określone w ust. 9 musi być poprzedzone wykonaniem czynności wymienionych w § 16 ust. 7-9.

11. Zniszczenie lub utrata środka trwałego powstałe w wyniku kradzieży, pożaru lub zalania pociąga za sobą postępowanie odszkodowawcze w ramach polisy ubezpieczeniowej placówki.

§ 23. Odsyłanie składników majątku placówki do kraju.

1. Odesłanie składników majątku placówki do kraju może nastąpić tylko na polecenie lub za uprzednią zgodą komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

2. Dla przesyłanych do kraju składników majątku placówka sporządza protokół przekazania (zał. Nr 10), w dwóch egzemplarzach, z których - po podpisaniu jako strona przekazująca - jeden egzemplarz przesyła do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru na gospodarką inwentarzową placówek, a drugi pozostawia w aktach placówki.

3. Rozchodowanie składnika majątku (odesłanego do kraju) z księgi inwentarzowej może nastąpić dopiero po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od adresata przesyłki lub z komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

§ 24. Przekazywanie składników majątku placówki innej placówce.

1. Przekazywanie składników majątku innej polskiej placówce odbywa się tylko na polecenie lub za uprzednią zgodą komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

2. Przekazanie następuje na podstawie protokołu przekazania (zał. Nr 10), sporządzonego w trzech egzemplarzach: dla placówki przejmującej, dla placówki przekazującej oraz dla komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

3. Rozchodowanie przekazanych przedmiotów z księgi inwentarzowej następuje po otrzymaniu potwierdzenia ich odbioru.

§ 25. Przekazywanie składników majątku placówki innym podmiotom miejscowym.

1. Przez inne podmioty miejscowe rozumie się: szkoły, związki wyznaniowe, organizacje polonijne, polonijne organizacje charytatywne działające na terenie kraju urzędowania placówki.

2. Przekazywanie składników majątku podmiotom wymienionym w ust. 1 może nastąpić wyłącznie na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu.

3. Przekazywane mogą być tylko te składniki majątku, które są zbędne dla placówki, podjęto w stosunku do nich próbę sprzedaży (bez efektu), a ich dalsze przechowywanie jest nieuzasadnione.

4. W przypadku, gdy wniosek podmiotu dotyczy środka bilansowego, przekazanie musi być poprzedzone zgodą komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową.

5. Przy przekazywaniu składników majątku podmiotom wymienionym w ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy § 24 ust. 2 i 3.

§ 26. Dokumentacja i jej przechowywanie.

1. Podstawę dokonania zapisów przychodu w księdze inwentarzowej stanowią następujące dokumenty:

1) faktury i rachunki;

2) protokoły wyceny (łącznie z rachunkiem otrzymanym z kraju);

3) protokoły zdawczo-odbiorcze (przyjęcie składnika majątku);

4) protokoły stwierdzonych nadwyżek;

5) akty darowizn, listy intencyjne darczyńców.

2. Faktury i rachunki stanowią podstawę wpisu do księgi inwentarzowej tych składników majątku, które zostały zakupione przez placówkę. Na fakturze lub rachunku wpisuje się numer inwentarzowy, pod którym środek podstawowy został wpisany do księgi inwentarzowej.

3. Protokół wyceny (zał. Nr 8) stanowi podstawę wpisu do księgi inwentarzowej składników majątku, otrzymanych przez placówkę z kraju lub też zakupionych dla placówki przez ministerstwo w innych krajach (np. samochody).

4. Protokół zdawczo-odbiorczy wraz z protokołem wyceny stanowi podstawę wpisu do księgi inwentarzowej składnika majątku, przyjętego nieodpłatnie od innej placówki zagranicznej lub w drodze rozliczenia między instytucjami macierzystymi placówek (np. z Instytutu Polskiego do Ambasady lub Konsulatu Generalnego).

5. Podstawę wpisu do księgi inwentarzowej składników majątku, które nie zostały dotychczas w niej zaewidencjonowane, stanowi zestawienie różnic inwentaryzacyjnych - nadwyżki (zał. Nr 21).

6. Przed wpisaniem do księgi inwentarzowej składników majątku stanowiących ustalone nadwyżki należy określić ich wartość:

1) jeśli przedmioty zakupiono na miejscu - na podstawie rachunku lub w razie braku rachunku - na podstawie protokolarnej wyceny w oparciu o porównywalne składniki,

2) jeśli przedmioty otrzymano z kraju - w sposób określony w § 17.

3) jeśli nie można ustalić źródła pochodzenia nadwyżek, wyceny można dokonać na podstawie podobnych składników majątku znajdujących się w ewidencji placówki, przy czym cena powinna być pomniejszona o stopień zużycia wycenianego składnika.

7. Podstawę do rozchodowania składników majątku z księgi inwentarzowej stanowią dokumenty wymienione w § 9 ust. 6 oraz zestawienie różnic inwentaryzacyjnych - niedobory (zał. Nr 21).

8. Zestawienie wymienione w ust. 7 stanowi podstawę do rozchodowania z księgi inwentarzowej tych składników majątku, których brak na placówce stwierdziła komisja inwentaryzacyjna przy dokonywaniu spisów z natury.

9. Dokumenty wymienione w niniejszym paragrafie winny być archiwizowane i przechowywane przez okres minimum 5 lat.

Rozdział  V

Materiały

§ 27. Zasady gospodarki materiałowej.

1. Do materiałów zalicza się następujące grupy przedmiotów:

1) artykuły na cele reprezentacyjne (trunki i inne artykuły konsumpcyjne oraz przedmioty przeznaczone na upominki);

2) przedmioty wyposażenia niezaliczone do środków pozabilansowych:

a) koce, kołdry, poduszki,

b) bielizna pościelowa i stołowa,

c) ręczniki i ścierki,

d) chodniki, firanki, zasłony,

e) szkło, porcelana (z wyjątkiem zabytkowej),

f) żelazka, maszynki do mięsa, inne naczynia i sprzęt kuchenny,

g) nakrycia stołowe (z wyjątkiem sreber i platerów),

h) narzędzia,

i) części zapasowe do samochodów,

j) odzież ochronna i robocza,

k) wyroby skórzane i skóropodobne, teczki itp.,

l) wyroby ludowe (z wyjątkiem dóbr kultury),

ł) książki, albumy, atlasy, tablice, mapy, globusy,

m) chorągwie, godła państwowe, portrety;

3) artykuły propagandowe, jak: filmy, przezrocza, taśmy magnetofonowe, kasety wideofoniczne, muzyczne itp., płyty, partytury, nuty, albumy, artykuły o charakterze upominkowym i konsumpcyjnym oraz eksponaty wystawowe.

2. Ewidencji materiałowej nie podlegają:

1) druki i formularze;

2) materiały piśmienne i biurowe;

3) materiały do utrzymania czystości;

4) materiały na potrzeby gospodarcze;

5) materiały przeznaczone na działalność propagandową i polonijną, tj. prasa codzienna, periodyki, broszury, serwisy fotograficzne.

3. Za gospodarkę materiałami odpowiedzialny jest kierownik placówki, który wyznacza magazyniera zobowiązanego do prowadzenia wymaganej przepisami ewidencji materiałów oraz do zapewnienia należytego ich przechowywania i zabezpieczenia.

4. Kierownik placówki może wyznaczyć jednego lub kilku magazynierów, powierzając im różne grupy materiałów (np. reprezentacyjne, propagandowe).

5. Magazynier jest odpowiedzialny za ilościowy i jakościowy stan powierzonych mu materiałów znajdujących się w magazynie. Obejmujący obowiązki magazynier powinien podpisać i złożyć kierownikowi placówki deklarację w dwóch egzemplarzach następującej treści: "Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi materiały i zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki materiałowej i ewidencji zapasów magazynowych". Jeden egzemplarz deklaracji przechowuje placówka, drugi należy przesłać do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru na gospodarką inwentarzową.

6. Dysponentem materiałów jest kierownik placówki, który może upoważnić jednego lub więcej pracowników do dysponowania w jego imieniu całością lub częścią artykułów podlegających ewidencji materiałowej.

7. Ewidencja materiałowa prowadzona jest w księgach lub w narzędziach ewidencyjnych wymienionych w § 8 ust. 2 pkt 3, 4 i 5. Może być również prowadzona na kartach materiałowych (zał. Nr 11) przy czym dla każdego rodzaju i gatunku materiału należy prowadzić osobną kartę.

8. W razie zmiany na stanowisku magazyniera kierownik placówki zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji materiałów znajdujących się w magazynie. Spis inwentaryzacyjny przeprowadza się w obecności kierownika placówki lub wyznaczonego przez niego pracownika.

9. Przekazanie magazynu powinno być stwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym magazynu (zał. Nr 12). Załącznikiem do protokołu jest spis inwentaryzacyjny podpisany przez magazyniera zdającego, magazyniera przejmującego oraz obecnego przy przeprowadzaniu spisu kierownika placówki lub wyznaczonego przez niego pracownika.

10. W razie konieczności otwarcia magazynu oraz przejęcia lub wydania materiałów pod nieobecność magazyniera, czynności te powinny być dokonane komisyjnie.

11. Jako magazyn traktuje się każde pomieszczenie, w którym przechowywane są przedmioty podlegające ewidencji materiałowej.

12. Podstawę do wydania materiałów jest dokument, którego wzór stanowi zał. Nr 13 podpisany przez kierownika placówki lub upoważnionego przez niego pracownika. Materiały wydane bez ważnego zlecenia stanowią niedobór magazynowy obciążający magazyniera.

13. Pracownik otrzymujący materiały z magazynu potwierdza ich odbiór na dokumencie, o którym mowa w ust. 12 przechowywanym przez magazyniera.

14. Odbiór materiałów, o których mowa w ust. 2 potwierdza na rachunku lub dowodzie dostawy pracownik otrzymujący te materiały do użytku.

§ 28. Przyjmowanie materiałów.

1. Przyjmowanie materiałów do magazynu odbywa się na podstawie rachunków, specyfikacji lub dowodów dostawy, a także na podstawie protokołów stwierdzonych różnic wymienionych w ust. 4.

2. Przedmioty i artykuły zakupione lub otrzymane przez placówkę, magazynier zobowiązany jest wpisać do ewidencji materiałowej, a na rachunku lub dowodzie dostawy umieścić podpisaną przez siebie klauzulę: "Przyjąłem do magazynu i wpisałem do ewidencji materiałowej pod poz. ..., Nr ...".

3. Przy przyjmowaniu materiałów magazynier obowiązany jest sprawdzić ilość, rodzaj i jakość przyjmowanych materiałów i porównać z dowodem dostawy.

4. W przypadku stwierdzenia różnic ilościowych w dostarczonych materiałach magazynier, wspólnie z kierownikiem administracyjnym, intendentem, bądź innym pracownikiem wyznaczonym przez kierownika placówki, sporządza komisyjny protokół niedoborów lub nadwyżek.

5. Jeżeli przyjmowane materiały nasuwają zastrzeżenia co do ich jakości, a także w wypadku przyjmowania materiałów nadesłanych bez żadnych dokumentów awizujących, przyjęcie do magazynu powinno odbyć się komisyjnie, na podstawie sporządzonego protokołu.

§ 29. Artykuły na cele reprezentacyjne.

1. Za całość gospodarki artykułami na cele reprezentacyjne odpowiedzialny jest kierownik placówki. Do artykułów na cele reprezentacyjne zalicza się otrzymane z kraju lub zakupione przez placówkę artykuły przeznaczone na okolicznościowe przyjęcia, poczęstunki oraz na podarki i prezenty.

2. Ewidencji materiałowej nie podlegają artykuły żywnościowe zakupione przez placówkę i przeznaczone na cele reprezentacyjne do bezpośredniego użycia (z wyjątkiem alkoholi i papierosów). Podstawą wydania ich do zużycia jest pisemna dyspozycja kierownika placówki lub osoby przez niego upoważnionej, umieszczona bezpośrednio na fakturze lub rachunku za zakupione artykuły o treści: "polecam wydanie do bezpośredniego zużycia". Odbiór artykułów potwierdza podpisem osoba przejmująca.

3. Podstawą wydania artykułów z magazynu reprezentacyjnego jest dokument, którego wzór stanowi zał. Nr 13 podpisany przez kierownika placówki lub pracownika upoważnionego przez niego do dysponowania magazynem reprezentacyjnym. W razie wydawania materiałów poza teren placówki (np. prezenty) odbiór potwierdza pracownik placówki, który materiały doręczył lub wysłał.

4. Zwrot do magazynu i ponowne zaewidencjonowanie wydanych lecz częściowo niewykorzystanych artykułów reprezentacyjnych (np. pozostałe po przyjęciu trunki), powinien być dokonany na podstawie komisyjnego protokołu przyjęcia tych artykułów.

5. Zrealizowane dokumenty, o których mowa w ust. 3 stanowiące dowody rozchodu, przechowuje magazynier.

6. Magazyn reprezentacyjny powinien być protokolarnie przekazywany przy każdorazowej zmianie kierownika placówki oraz magazyniera. Przy przekazywaniu magazynu reprezentacyjnego stosuje się odpowiednio przepisy § 27 ust. 8 i 9.

§ 30. Materiały na cele propagandowe.

1. Za właściwe gospodarowanie materiałami propagandowymi odpowiedzialny jest kierownik placówki, który może upoważnić pracownika do dysponowania tymi materiałami w jego imieniu.

2. Ewidencji podlegają:

1) wszelkie wystawy posiadane przez placówkę lub otrzymane na pewien okres z kraju lub z innej placówki;

2) płyty oraz kasety i taśmy magnetofonowe przeznaczone do użytku w placówce oraz wypożyczane na zewnątrz;

3) filmy przechowywane w placówce lub otrzymane na okres przejściowy z kraju lub z innej placówki;

4) artykuły o charakterze upominkowym (trunki, papierosy, albumy, wyroby sztuki ludowej itp.);

5) inne artykuły wymienione w § 27, ust. 1, pkt 3.

3. Zasady przyjmowania, ewidencjonowania i wydawania materiałów propagandowych określa komórka ministerstwa właściwa do spraw promocji.

§ 31. Biblioteka.

1. Zasady organizacji i funkcjonowania biblioteki w placówkach zagranicznych podległych MSZ określa instrukcja Nr 2 Dyrektora Departamentu Archiwum z 22 kwietnia 1976 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania bibliotek w placówkach zagranicznych podległych MSZ.

2. Za księgozbiór placówki odpowiedzialny jest pracownik, wyznaczony przez kierownika placówki.

3. Ewidencją materiałową powinny być objęte wszelkie książki przeznaczone do pracy zawodowej na placówce, książki naukowe i beletrystyczne oraz atlasy otrzymywane z kraju lub zakupione przez placówkę. Do grupy książek zalicza się również mapy, atlasy, wydawnictwa albumowe oraz oprawione roczniki "Dziennika Ustaw", "Monitora Polskiego" i innych wydawnictw, w tym edytowanych na elektronicznych nośnikach danych.

4. Placówka zobowiązana jest do bieżącego prowadzenia księgi inwentarzowej księgozbioru dzieł zwartych (książek) według wzorów ustalonych dla bibliotek (wg instrukcji resortowych). Każda otrzymana lub zakupiona przez placówkę książka powinna być wpisana do księgi inwentarzowej księgozbioru i posiadać swój numer ewidencyjny.

5. Placówka każdorazowo potwierdza pisemnie Bibliotece Głównej MSZ odbiór nadesłanych książek oraz informuje o zakupie na miejscu, podając jednocześnie numery ewidencyjne, pod którymi zostały one zapisane do księgi inwentarzowej księgozbioru.

6. W razie zakupu książki przez placówkę pracownik prowadzący bibliotekę potwierdza odbiór książki na rachunku, wpisując jednocześnie numer pozycji, pod którą została ona zapisana do księgi bibliotecznej.

7. Placówka prowadzi ponadto ewidencję pomocniczą dla książek, znajdujących się poza biblioteką, np. w pomieszczeniach biurowych pracowników lub wypożyczonych innym osobom. Ewidencja ta może być prowadzona w formie kartoteki lub zeszytu.

8. W razie zmiany pracownika odpowiedzialnego za księgozbiór, przekazanie biblioteki powinno być dokonane protokolarnie. W protokóle zdawczo-odbiorczym należy podać:

1) liczbę książek wynikającą z księgi inwentarzowej księgozbioru;

2) liczbę książek według stanu faktycznego;

3) liczbę książek pozostających w użytkowaniu.

§ 32. Kontrola magazynu, niedobory i nadwyżki.

1. Kierownik placówki obowiązany jest przeprowadzić osobiście lub przez upoważnionego przez siebie pracownika wyrywkową kontrolę stanu magazynów oraz dokumentacji magazynowej, co najmniej raz w roku.

2. Z przeprowadzonej kontroli powinna być sporządzona notatka, która wraz z kopią wykazu materiałów stanowi protokół kontroli.

3. W razie stwierdzenia niezgodności między stanem faktycznym ilości materiału a jego stanem ewidencyjnym, kierownik placówki powołuje komisję inwentaryzacyjną i poleca jej dokonanie inwentaryzacji magazynu oraz szczegółowe ustalenie niedoborów i nadwyżek.

Rozdział  VI

Sprawozdawczość

§ 33. Cel sprawozdawczości i dokumentacja sprawozdawcza.

1. Celem sprawozdawczości jest weryfikacja i ocena funkcjonowania gospodarki inwentarzowej placówki.

2. Placówka zobowiązana jest przesłać do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową następujące sprawozdania półroczne:

1) sprawozdanie z wykonania planu wydatków WMP;

2) zestawienie ilościowe i wartościowe przychodów i rozchodów składników majątku;

3) kopie protokołów wyceny składników majątku;

4) wykaz sald poszczególnych działów księgi inwentarzowej prowadzonej dla kont 011 i 013.

3. Przez sprawozdania półroczne należy rozumieć sprawozdania sporządzane za 1 i 2 półrocze roku budżetowego.

4. Kierownicy placówek odpowiedzialni są za sporządzenie sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

5. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

6. Sprawozdania roczne należy przesłać do 30 lipca roku bieżącego i 31 stycznia roku następnego.

Rozdział  VII

Obowiązki pracowników administracyjnych oraz zasady i dokumentacja przekazywania obowiązków w zakresie wynikającym z niniejszej instrukcji

§ 34. Zakresy obowiązków pracowników administracyjnych.

1. Dla określenia zadań pracowników administracyjnych placówek wprowadza się:

1) ramowy zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierownika administracyjnego (zał. Nr 14);

2) ramowy zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności intendenta (zał. Nr 15).

2. Kierownik placówki upoważniony jest do dostosowania zakresów obowiązków do specyfiki i warunków funkcjonowania placówki, jednakże wprowadzone zapisy nie mogą wyeliminować zapisów ujętych w ramowych zakresach obowiązków.

3. Zakresy powinny zawierać również informację o podporządkowaniu funkcyjnym poszczególnych stanowisk.

§ 35. Zasady przekazania obowiązków pracowników administracyjnych.

1. Dokumentem potwierdzającym przekazanie obowiązków kierownika administracyjnego jest "Protokół przekazania-przejęcia stanowiska pracy kierownika administracyjnego" (zał. Nr 16). Natomiast dokumentem potwierdzającym przekazanie obowiązków intendenta jest "Protokół przekazania-przejęcia stanowiska pracy intendenta" (zał. Nr 17).

2. Zmiany na stanowiskach, o których mowa w ust. 1, powinny odbywać się w okresie umożliwiającym przekazanie obowiązków z należytą starannością przy zachowaniu terminu 14-30 dni (w zależności od wielkości placówki).

3. Integralną część protokołu przekazania-przejęcia w przypadku zmiany na stanowisku kierownika administracyjnego stanowi raport administracyjny. Natomiast integralną część protokołu przekazania-przejęcia w przypadku zmiany na stanowisku intendenta jest raport inwentarzowy.

4. Celem sporządzania raportów wymienionych w ust. 3 jest:

1) pełna ocena pracowników pionów administracyjnych za okres ich pracy na placówce;

2) sprawne i dokładne przekazanie obowiązków następcy;

3) szybkie i łatwe wdrożenie się nowych pracowników do pracy na placówce;

4) dokładne poznanie stanu wyposażenia placówki, trybu i zasad realizacji zadań placówki przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką administracyjną placówek.

5. Protokół przekazania-przejęcia wraz z załączonymi raportami oraz ewentualnymi dodatkowymi oświadczeniami pracowników stanowi dokumentację przekazania stanowiska pracy.

6. Dokumentacja musi być podpisana przez przekazującego i przejmującego w wyznaczonych miejscach oraz parafowana na każdej stronie.

7. Jedną kopię dokumentacji, o której mowa w ust. 5, placówka zobowiązana jest przechowywać w kancelarii, natomiast drugą kopię wraz z kopią zakresu obowiązków przejmującego stanowisko, przesłać do komórki ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

§ 36. Raport administracyjny.

1. Raport administracyjny sporządza kierownik pionu administracyjnego placówki. Raport składa się z:

1) części organizacyjnej:

a) struktura organizacyjna działu administracji placówki (stanowiska, grupy zaszeregowania, okres przebywania na placówce),

b) pracownicy miejscowi zatrudnieni w pionie administracyjnym (stanowiska, wynagrodzenie, okres zatrudnienia),

c) ostatnia inwentaryzacja (data wykonania, data rozliczenia przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką administracyjną placówek, wykonanie wniosków komisji inwentaryzacyjne),

d) ocena funkcjonowania działu administracyjnego placówki;

2) części administracyjnej:

a) gospodarka mieszkaniowa:

– struktura mieszkań (własne, wynajmowane),

– rezydencja (stan prawny, planowane remonty, odnowienia),

– mieszkania (planowane remonty, odnowienia),

– warunki wynajmu,

– uzasadnienie posiadania wolnych mieszkań i propozycje sposobów ich wykorzystania,

b) urząd (stan prawny, stan techniczny, warunki pracy),

c) system ubezpieczeń:

– nieruchomości (wysokość opłat, wartość polisy),

– samochody (wysokość opłat, wartość polisy),

d) opis sposobu załatwiania spraw oraz wykaz kontaktów administracyjnych między innymi w zakresie:

– napraw i konserwacji (obiekty i urządzenia),

– remontów i inwestycji,

– ubezpieczeń,

– prenumeraty prasy,

– zakupów sprzętu, urządzeń i materiałów,

– opłat (telefony, energia elektryczna, gaz itp.),

– inne (np. organizacji przyjęć),

e) problematyka gospodarki samochodowej:

– liczba samochodów w stosunku do potrzeb,

– możliwości i ewentualne propozycje w zakresie sprzedaży i zakupu samochodów,

– adresy autoryzowanych zakładów napraw i serwisów,

– ryczałty samochodowe, benzyna,

f) ocena stosunku miejscowych władz do placówki oraz kontaktów placówki z przedstawicielami tych władz w zakresie spraw administracyjnych;

3) problemy, propozycje, wnioski;

4) uwagi przejmującego obowiązki do zapisów raportu.

2. Integralną częścią raportu administracyjnego jest raport inwentarzowy.

3. Na placówkach, na których stanowisko kierownika administracyjnego jest połączone ze stanowiskiem księgowego placówki, raport administracyjny stanowi integralną część raportu administracyjno-finansowego.

§ 37. Raport inwentarzowy.

1. Raport inwentarzowy sporządza intendent placówki każdorazowo przy zmianie na stanowisku kierownika administracyjnego lub intendenta. Raport składa się z:

1) części organizacyjnej:

a) struktura organizacyjna (podległości i zwierzchności),

b) pracownicy miejscowi (opis stanowisk);

2) części administracyjnej:

a) gospodarka inwentarzowa:

– stan ksiąg inwentarzowych (prawidłowość wpisów i klasyfikacji, stan pieczęci, prawidłowość złożonych podpisów, liczba stron),

– stan składników majątku (prawidłowość oznakowania, stan techniczny),

– dokumentacja inwentarzowa (karty inwentarzowe pomieszczeń, karty wyposażenia mieszkań i wyposażenia indywidualnego),

– stan magazynów (dokumentacja, warunki i zasadność przechowywania),

– pokoje gościnne (stan wyposażenia, dokumentacja),

– inwentaryzacja (wnioski komisji inwentaryzacyjnej, zalecenia ministerstwa, opis wykonania),

b) opis sposobu załatwiania spraw oraz wykaz kontaktów administracyjnych w zakresie:

– dokonywania bieżących zakupów,

– odbioru przesyłek pocztowych i celnych,

– dokonywania bieżących serwisów samochodów,

– dokonywania bieżących konserwacji maszyn i urządzeń placówki,

– dokonywania rezerwacji miejsc hotelowych oraz biletów lotniczych, kolejowych itp.,

c) uwagi przejmującego obowiązki do zapisów raportu.

2. Raport inwentarzowy stanowi integralną część raportu administracyjnego.

3. Na placówkach, na których nie ma stanowiska intendenta, raport inwentarzowy sporządza kierownik administracyjny.

Rozdział  VIII

Odpowiedzialność pracowników wykonujących funkcje w zakresie gospodarki inwentarzowej

§ 38. Zasady odpowiedzialności.

1. Kierujący placówką zagraniczną:

1) jest przełożonym wszystkich członków służby zagranicznej w kierowanej przez niego placówce zagranicznej;

2) odpowiada przed Dyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej za prawidłowe gospodarowanie mieniem, przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych, przestrzeganie przepisów, w szczególności przepisów prawa pracy oraz przepisów dotyczących tajemnic ustawowo chronionych (art. 16 ustawy o służbie zagranicznej).

§ 39. Zasady przejmowania odpowiedzialności pracowników działów administracyjnych.

1. Kierownik administracyjny placówki przejmuje obowiązki oraz odpowiedzialność w momencie złożenia podpisu w rubryce "przejmujący" na dokumencie "Protokół zdawczo-odbiorczy stanowiska pracy kierownika administracyjnego."

2. Intendent placówki przejmuje obowiązki oraz odpowiedzialność w momencie złożenia podpisu w rubryce "przejmujący" na dokumencie "Protokół zdawczo-odbiorczy stanowiska pracy intendenta".

3. Przed złożeniem podpisu pracownik przejmujący zobowiązany jest dokładnie sprawdzić zgodność zapisów w dokumentach przekazania obowiązków i zamieścić uwagi w odpowiednich rubrykach. Brak uwag w dokumentach jest równoznaczny z potwierdzeniem zgodności ze stanem faktycznym i przejęciem pełnej odpowiedzialności za stwierdzone w przyszłości nieprawidłowości.

§ 40. Odpowiedzialność materialna.

1. Za szkodę spowodowaną przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych do wysokości spowodowanej straty, nie więcej jednak niż kwota trzymiesięcznego wynagrodzenia stosuje się art. 114 i 119 Kodeksu Pracy.

2. Za szkodę powstałą w mieniu placówki oraz w mieniu powierzonym w pełnej wysokości stosuje się art. 124 Kodeksu Pracy.

§ 41. Odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej podlega się:

1) za nieprawidłowe podejmowanie decyzji przy realizacji zadań i dokonywaniu zakupów itp.;

2) za nieprawidłową gospodarkę majątkiem placówki, jego stanem technicznym, odpowiednim oznakowaniem itp.;

3) za nieprawidłowe, niesolidne i nieterminowe wykonywanie obowiązków.

Rozdział  IX

Inwentaryzacja

§ 42. Cel inwentaryzacji.

1. Celem inwentaryzacji jest sprawdzenie prawidłowości działań wykonywanych przez komórki: administracyjną i finansową lub komórkę administracyjno-finansową placówki w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi i finansami pozostającymi w jej dyspozycji.

2. Inwentaryzacja polega na:

1) ustaleniu na podstawie spisu z natury rzeczywistego stanu ilościowego wszelkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych pozostających w dyspozycji placówki;

2) wycenie rzeczowych składników majątkowych;

3) ustaleniu, wyjaśnieniu i ewidencyjnym ujęciu ilościowych i wartościowych różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników majątkowych a stanem wynikającym z ewidencji księgowej placówki;

4) ustaleniu i uzgodnieniu należności i zobowiązań placówki;

5) ustaleniu stanu druków ścisłego zarachowania.

3. Placówka zobowiązana jest do przeprowadzenia inwentaryzacji:

1) co najmniej raz na 3 lata;

2) na polecenie ministerstwa lub kierownika placówki (w dowolnym terminie);

3) na uzasadniony wniosek głównego księgowego (w dowolnym terminie).

4. Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonanie inwentaryzacji ponosi kierownik placówki.

5. Zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w terminie lub dokonanie inwentaryzacji w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym skutkuje odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - Dz. U.05.14.114).

§ 43. Zasady powoływania komisji inwentaryzacyjnej.

1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik placówki powołuje komisję inwentaryzacyjną w składzie co najmniej trzyosobowym. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zmiany w jej składzie nie wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

2. Kierownicy placówek o małej obsadzie etatowej mogą wystąpić do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek o zgodę na powołanie komisji w składzie dwuosobowym.

3. Kierownik placówki zobowiązany jest do takiego zorganizowania pracy w urzędzie w czasie trwania inwentaryzacji, aby komisja mogła swobodnie wykonywać swoje zadanie.

4. Na czele komisji inwentaryzacyjnej stoi wyznaczony przez kierownika placówki przewodniczący, którym nie może być główny księgowy, kierownik administracyjny, intendent ani inny pracownik odpowiedzialny za majątek placówki.

5. Pracownicy wymienieni w ust. 4 nie mogą również wchodzić w skład komisji, ale zobowiązani są do współpracy z komisją w zakresie przez nią określonym (przedkładanie wymaganych dokumentów, udzielanie wyjaśnień, bieżąca likwidacja uchybień itp.).

6. Kierownik placówki ustala czas trwania oraz termin zakończenia prac inwentaryzacyjnych, wydając w tym celu zarządzenie wewnętrzne.

7. W skład komisji mogą być powoływani wyłącznie członkowie służby zagranicznej, ich małżonkowie oraz delegaci z kraju (np. pomoce sezonowe) pod warunkiem, że okres delegacji jest dłuższy niż czas trwania inwentaryzacji.

8. Kierownicy placówek, którzy nie mogą powołać komisji (zbyt mała obsada etatowa placówki), obowiązani są wystąpić z wnioskiem o udzielenie pomocy do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek, w terminie do 31 stycznia roku, na który przypada termin wykonania inwentaryzacji.

9. Pracownicy nie będący członkami służby zagranicznej za udział w pracach komisji inwentaryzacyjnej otrzymują wynagrodzenie. Wysokość wynagrodzenia dla poszczególnych członków komisji ustala kierownik placówki w ramach środków przyznanych na ten cel w budżecie.

10. Komisja rozpoczyna prace inwentaryzacyjne po podpisaniu umowy o dzieło, która zawiera klauzulę o wypłacie wynagrodzenia po uznaniu inwentaryzacji za zakończoną przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek. Prace komisji prowadzone są poza normalnymi godzinami pracy. Wzór umowy o dzieło stanowi załącznik Nr 24. Wzór rachunku stanowi załącznik Nr 25.

11. Prace komisji powinny być zakończone przed 30 czerwca roku, na który przypada inwentaryzacja, a dokumentacja inwentaryzacyjna określona w § 49 ust. 6 powinna być przesłana do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek w terminie umożliwiającym jej analizę i zatwierdzenie przed końcem roku, na który przypada inwentaryzacja, jednakże nie później niż 30 listopada.

12. W przypadku kiedy inwentaryzacja nie zostanie zatwierdzona przed końcem roku, na który przypada, środki przyznane na wynagrodzenie dla komisji wygasają lub wykorzystane na inne cele, a komisja otrzyma wynagrodzenie za pracę w roku następnym, po uznaniu inwentaryzacji za zakończoną. Środki na ten cel zostaną przyznane ponownie w budżecie roku następnego.

13. Placówka, która z uzasadnionych powodów nie będzie mogła dotrzymać terminów określonych w ust. 11 zobowiązana jest do uzgodnienia z komórką organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek sposobu wykorzystania na inne cele środków przyznanych na wynagrodzenie komisji. Uznaje się datę 30 listopada na który przypada inwentaryzacja, jako termin zakończenia uzgodnień.

§ 44. Zasady inwentaryzacji.

1. Praca komisji inwentaryzacyjnej polega na sporządzeniu spisu z natury środków bilansowych, pozabilansowych oraz materiałów znajdujących się w dyspozycji placówki.

2. Komisja może przeprowadzić spis z natury w dwojaki sposób, tzn. na uniwersalnych arkuszach spisowych (zał. Nr 23), lub na arkuszach wymienionych w pkt 4.

3. Spis z natury należy sporządzić według pomieszczeń, spisując wszystkie składniki majątku placówki znajdujące się w każdym pomieszczeniu placówki i każdym mieszkaniu (aktualna podpisana przez użytkownika karta wyposażenia mieszkania może być uznana jako arkusz spisowy mieszkania) oraz wszystkie materiały znajdujące się w magazynach. Spis z natury może być wykonywany za pomocą komputera.

4. Po dokonaniu spisu na arkuszach uniwersalnych komisja sporządza oddzielne arkusze dla:

1) nieruchomości (zał. Nr 18);

2) dóbr kultury (zał. Nr 28);

3) środków bilansowych z wyłączeniem wymienionych w pkt. 1,2 i 6 (zał. Nr 18);

4) środków pozabilansowych (zał. Nr 18a);

5) przedmiotów niebędących własnością placówki (zał. 23);

6) wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 500 euro (zał. Nr 18).

5. Inwentaryzację składników znajdujących się przejściowo poza placówką (np. wypożyczone, oddane do naprawy), przeprowadza się w oparciu o odpowiednie dokumenty oraz - w miarę możliwości - przez uzyskanie potwierdzenia od ich aktualnego użytkownika.

6. Każdy składnik majątku powinien być zapisany w arkuszu spisowym pod oddzielną pozycją. Składniki zaewidencjonowane w księdze inwentarzowej grupowo, można analogicznie ująć w arkuszach spisowych, jeżeli wszystkie znajdują się w jednym pomieszczeniu.

7. Komisja inwentaryzacyjna wypełnia wszystkie rubryki arkuszy spisowych, z tym że rubryki "cena" oraz "wartość" komisja wypełnia w arkuszach dotyczących środków bilansowych (ust. 4 pkt 1, 2, 3 i 6) dopiero po zakończeniu spisu z natury, na podstawie danych z księgi inwentarzowej. Dla składników majątku spisanych na arkuszach spisowych obejmujących "środki pozabilansowe" (ust. 4 pkt 4) w księdze inwentarzowej przy każdej pozycji w rubryce "adnotacje" należy wpisać numer strony i pozycji arkusza spisowego, w którym został on ujęty.

8. Po zakończeniu spisu z natury i całkowitym wypełnieniu arkuszy spisowych, komisja sporządza zestawienie arkuszy spisowych inwentarza (zał. Nr 19).

9. Suma rubryk "wartość" wszystkich arkuszy spisowych powinna pokrywać się:

1) z ogólną wartością środków bilansowych wynikającą z księgi inwentarzowej (zał. Nr 20),

2) z saldem konta Nr 011 i 013 wynikającym z księgi "Dziennik tabelaryczny".

10. Przedmioty niebędące własnością placówki należy objąć oddzielnymi arkuszami spisowymi sporządzonymi według jednostek będących właścicielami tych środków. Rubryki "cena" i "wartość" nie wypełnia się. Wykazy przedmiotów powinny być wysłane właścicielom tych środków podstawowych celem poświadczenia zgodności. Jeżeli w dzierżawionych przez placówkę pomieszczeniach znajdują się meble lub inne wyposażenie należące do właścicieli lokalu, wykaz tych przedmiotów należy porównać z protokołem, według którego zostały one przyjęte. Fakt sprawdzenia i uzgodnienia z protokółem komisja inwentaryzacyjna odnotowuje na odpowiednim arkuszu spisowym oraz stwierdza w sprawozdaniu.

§ 45. Zasady inwentaryzacji nieruchomości.

1. Placówki posiadające nieruchomości stanowiące własność Skarbu Państwa (grunty, budynki, mieszkania) przechowują podstawową dokumentację prawną i techniczną tych obiektów. Placówka obowiązana jest posiadać wykaz (wymaganej wg prawa miejscowego) dokumentacji potwierdzającej własność nieruchomości, uzgodniony z miejscowymi władzami.

2. Przy każdorazowej inwentaryzacji majątku placówki komisja inwentaryzacyjna sprawdza stan posiadanych przez placówkę dokumentacji poprzez porównanie z wykazem wymienionym w ust. 1. Kopia wykazu, na której komisja inwentaryzacyjna zamieszcza adnotację o treści - Dokumentacja nieruchomości placówki zgodna/niezgodna z niniejszym wykazem - stanowi załącznik do dokumentacji określonej w § 49 ust. 6.

3. W razie stwierdzenia, że podstawowe dokumentacje: prawna i techniczna nie są kompletne komisja inwentaryzacyjna umieszcza w swoim sprawozdaniu wnioski w sprawie ich uzupełnienia.

§ 46. Zasady inwentaryzacji materiałów.

1. Inwentaryzację materiałów podlegających ewidencji przeprowadza się według poszczególnych magazynów lub też według grup materiałów.

2. Dla każdego magazynu lub grupy materiałów sporządza się oddzielny arkusz spisowy.

3. Inwentaryzację materiałów przeprowadza się:

1) przy zmianie pracownika odpowiedzialnego za magazyn;

2) przy pełnej inwentaryzacji majątku placówki.

§ 47. Zasady inwentaryzacji środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania oraz należności i zobowiązań placówki.

1. Inwentaryzację gotówki w kasie oraz papierów i znaków wartościowych przeprowadza się przez komisyjne sprawdzenie ich stanu rzeczywistego ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej oraz wyjaśnienie niedoborów i nadwyżek.

2. Inwentaryzację sald rachunków bankowych oraz należności i zobowiązań przeprowadza się przez ustalenie ich stanu, wynikającego z ewidencji księgowej placówki oraz w oparciu o wyciągi z rachunków bankowych. Czynności te wykonuje główny księgowy placówki.

3. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się przez komisyjne sprawdzenie i porównanie z ewidencją tych druków. Po przeprowadzeniu czynności sprawdzających komisja sporządza protokół, w którym zamieszcza informację o ilości i rodzaju druków oraz zgodności z ewidencją lub niezgodności i jej przyczynach. Kopia protokołu stanowi załącznik do dokumentacji określonej w § 49 ust. 6.

4. Wymienionych czynności dokonuje się przy pełnej inwentaryzacji majątku placówki. Informację na temat zgodności lub niezgodności stanu faktycznego ze stanem księgowym i ewidencyjnym komisja inwentaryzacyjna zamieszcza w sprawozdaniu.

§ 48. Różnice inwentaryzacyjne.

1. Przez różnice inwentaryzacyjne należy rozumieć różnice ilościowe między rzeczywistym stanem środków bilansowych, pozabilansowych i materiałów, uwidocznionym w arkuszach spisowych w dniu dokonywania spisu a stanem ewidencyjnym na ten sam dzień, wynikającym z księgi inwentarzowej lub ewidencji materiałowej.

2. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest ustalić różnice inwentaryzacyjne i przyczyny ich powstania, sprawdzając wszystkie pozycje ujęte w arkuszach spisowych z zapisami w księdze inwentarzowej i na kartach materiałowych.

3. Ustalone różnice należy ująć w "zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych" (zał. Nr 21), które sporządza się oddzielnie dla środków bilansowych oraz drugim zestawieniu dla środków pozabilansowych i materiałów.

4. W razie stwierdzenia niedoborów komisja inwentaryzacyjna żąda pisemnych wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za majątek placówki i po ich rozpatrzeniu sporządza protokół dochodzeń wskazujący przyczyny powstania niedoborów, a także wskazuje osoby, które należy obciążyć odpowiedzialnością za niedobory nieusprawiedliwione. Protokół wraz z wyjaśnieniami stanowi załącznik do sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej.

5. Przy stwierdzeniu nadwyżek komisja inwentaryzacyjna bada i ustala przyczyny ich powstania, sporządza odpowiedni protokół, w którym zamieszcza informacje na temat ustaleń oraz dokonuje wyceny przedmiotów stanowiących nadwyżki. Przy wycenie mają zastosowanie przepisy § 27 ust. 6.

6. Protokół po zatwierdzeniu przez kierownika placówki stanowi podstawę do wpisania nadwyżek do księgi inwentarzowej lub karty materiałowej.

§ 49. Sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej.

1. Po zakończeniu prac inwentaryzacyjnych (ustaleniu różnic i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przyczyny ich powstania), komisja inwentaryzacyjna sporządza pisemne sprawozdanie o przebiegu i wynikach inwentaryzacji (w dwóch egzemplarzach), przedkładając je wraz z dokumentacją kierownikowi placówki.

2. Sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej powinno zawierać opis wszystkich wykonanych przez komisję czynności (od § 43 do § 48) oraz:

1) ocenę gospodarki placówki w zakresie gospodarowania środkami finansowymi przeznaczonymi na zakup wyposażenia;

2) ocenę gospodarki placówki w zakresie eksploatacji, magazynowania, dokumentacji, konserwacji i zabezpieczenia składników majątku;

3) ocenę stanu i sposobu prowadzenia ksiąg inwentarzowych;

4) wnioski w sprawie uzupełnienia dokumentacji prawnej i technicznej;

5) wnioski w sprawie likwidacji lub sprzedaży zbędnych składników majątku;

6) wskazanie stwierdzonych niedoborów i nadwyżek z podaniem przyczyn ich powstania;

7) wnioski w sprawie uznania niedoborów za zawinione lub niezawinione;

8) wnioski w sprawie ewidencyjnego rozchodowania ustalonych niedoborów lub wpisania nadwyżek;

9) wnioski w sprawie wyceny roszczeń z tytułu niedoborów nieusprawiedliwionych oraz obciążenia nimi osób materialnie odpowiedzialnych za te niedobory;

10) wnioski w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za powstanie nadwyżek wynikających z niewykonywania lub nienależytego wykonywania obowiązków służbowych".

3. Wnioski komisji inwentaryzacyjnej podlegają zatwierdzeniu przez kierownika placówki. Kierownik placówki w porozumieniu z kierownikiem administracyjnym wyznacza realny termin realizacji wniosków komisji inwentaryzacyjnej umieszczając stosowną adnotację na sprawozdaniu komisji. Administracja placówki jest zobowiązana do pełnego i terminowego zrealizowania zatwierdzonych przez kierownika placówki wniosków komisji.

4. W przypadku stwierdzenia niedoborów nieusprawiedliwionych lub nadwyżek wynikających z przyczyn wymienionych w ust. 2 pkt 10, kierownik placówki występuje do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do obsługi rzecznika dyscyplinarnego o przygotowanie wniosku do rzecznika dyscyplinarnego o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego w stosunku do osób winnych powstania niedoborów lub nadwyżek. Załącznikiem do wystąpienia jest protokół, o którym mowa w § 48 ust. 4.

5. Jeden egzemplarz zatwierdzonego przez kierownika placówki sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej (wraz z dokumentacją inwentaryzacyjną), jako egzemplarz źródłowy, placówka obowiązana jest przechowywać w kancelarii. Egzemplarz źródłowy powinien być udostępniany w celach porównawczych komisji przeprowadzającej inwentaryzację w przyszłości, każdorazowo na jej wniosek.

6. Placówka zobowiązana jest do przesyłania do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek następującą dokumentację:

1) drugi egzemplarz zatwierdzonego sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z informacją o wyznaczonym przez kierownika placówki terminie realizacji wniosków komisji;

2) kopię zarządzenia kierownika placówki powołującego komisję;

3) wykaz sald poszczególnych grup księgi inwentarzowej środków bilansowych;

4) arkusze spisowe środków bilansowych;

5) zestawienie arkuszy spisowych środków bilansowych;

6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych środków bilansowych;

7) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych środków pozabilansowych;

8) wyjaśnienia w sprawie powstałych niedoborów i nadwyżek;

9) kopię wystąpienia o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;

10) protokół kontroli kasy z dnia rozliczenia inwentaryzacji;

11) zestawienie sald subkont na koncie 200;

12) wykaz środków pieniężnych na rachunkach bankowych;

13) wykaz posiadanych dokumentacji, prawnej i technicznej nieruchomości;

14) protokół kontroli druków ścisłego zarachowania.

7. Po otrzymaniu dokumentacji komórka organizacyjna ministerstwa właściwa do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek dokonuje jej analizy i formułuje ewentualne zalecenia.

8. Inwentaryzacja zostaje uznana za zakończoną i rozliczoną po akceptacji jej wyników przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek.

9. Kierownik placówki obowiązany jest poinformować komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw nadzoru nad gospodarką inwentarzową placówek o wykonaniu przez administrację placówki wniosków zawartych w sprawozdaniu komisji inwentaryzacyjnej.

Rozdział  X

§ 50. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości: Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych;

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

§ 51. Instrukcja wchodzi w życie z dniem opublikowania w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

1. Przekazanie obowiązków na stanowiskach administracyjnych odbywa się na zasadach opisanych w niniejszej instrukcji od daty jej wejścia w życie.

2. Do czasu opracowania komputerowego modułu ewidencji majątku na placówkach obowiązują zasady gospodarki inwentarzowej oraz mają zastosowanie dokumenty i załączniki wprowadzone niniejszą instrukcją.

3. Traci moc instrukcja Nr 2 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 4 marca 2004 r. w sprawie gospodarowania składnikami majątkowymi użytkowanymi przez placówki zagraniczne podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych. (Dz.Urz. MSZ.04.2.27)

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

KSIĘGA INWENTARZOWA ŚRODKÓW BILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

KSIĘGA INWENTARZOWA ŚRODKÓW POZABILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

KARTA INWENTARZOWA POMIESZCZENIA

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

KARTA WYPOSAŻENIA INDYWIDUALNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

KARTA WYPOSAŻENIA MIESZKANIA

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY MIESZKANIA

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

PROTOKÓŁ WYCENY WARTOŚCI ŚRODKÓW BILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 8a

PROTOKÓŁ WYCENY WARTOŚCI ŚRODKÓW POZABILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 9

PROTOKÓŁ SKREŚLENIA Z EWIDENCJI ŚRODKÓW BILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 9a

PROTOKÓŁ SKREŚLENIA Z EWIDENCJI ŚRODKÓW POZABILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 10

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 11

KARTA MATERIAŁOWA (ILOŚCIOWA)

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 12

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY MAGAZYNU

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 13

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 14

..............

Nazwa placówki

RAMOWY ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI KIEROWNIKA ADMINISTRACYJNEGO AMBASADY/ KONSULATU GENERALNEGO*

w .........

OBOWIĄZKI:

1. Koordynacja i nadzór nad pracą działu administracyjnego.

2. Realizacja budżetu administracyjnego.

3. Prowadzenie prawidłowej i oszczędnej gospodarki inwentarzowej:

1) wyposażenie biur i mieszkań;

2) udział w przekazywaniu mieszkań pracowniczych;

3) współpraca z komisją inwentaryzacyjną w wymaganym zakresie.

4. Prowadzenie gospodarki mieszkaniowej w zakresie zawierania umów najmu przy mieszkaniach wynajmowanych oraz przydzielania pracownikom mieszkań własnych zgodnie z obowiązującymi przepisami resortowymi.

5. Prowadzenie gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność placówki.

6. Planowanie remontów obiektów i kontrola ich wykonania.

7. Planowanie i realizacja zakupów wyposażenia i zaopatrzenia materiałowego:

1) sporządzanie rocznego planu zaopatrzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami resortowymi;

2) kontrola realizacji planu;

3) zakupy miejscowe.

8. Gospodarka środkami transportowymi:

1) zakupy i wymiana samochodów zgodnie z obowiązującymi przepisami resortowymi;

2) terminowe przeprowadzanie remontów i napraw;

3) miesięczna kontrola zużycia paliwa;

4) ewidencja i kontrola przebiegu samochodów;

5) nadzór nad ryczałtami samochodowymi.

9. Organizacja przyjęć oficjalnych placówki.

10. Prowadzenie korespondencji w sprawach administracyjnych.

11. Opisywanie rachunków dotyczących spraw administracyjnych.

12. Załatwianie formalności celnych oraz odbiór przesyłek.

UPRAWNIENIA:

1. Opiniowania w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych placówki np. sprawy mieszkaniowe.

2. Podpisywania korespondencji i dokumentów w sprawach administracyjno-gospodarczych placówki.

3. Podejmowania w imieniu placówki zobowiązań finansowych w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych placówki.

4. Korzystania z samochodu służbowego przy realizacji zadań.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ:

1. Materialna:

1) za szkodę spowodowaną przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych do wysokości spowodowanej straty, nie więcej jednak niż kwota trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 114 i 119 Kodeksu Pracy);

2) za szkodę powstałą w mieniu placówki oraz w mieniu powierzonym w pełnej wysokości (art. 124 Kodeksu Pracy).

2. Porządkowa i dyscyplinarna:

1) za prawidłowość podejmowanych decyzji przy realizacji zadań i dokonywaniu zakupów itp.;

2) za prawidłową gospodarkę majątkiem placówki, jego stanem technicznym, odpowiednim oznakowaniem itp.;

3) za nieprawidłowe niesolidne i nieterminowe wykonywanie obowiązków.

______

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK  Nr 15

..............

nazwa placówki

RAMOWY ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI INTENDENTA AMBASADY / KONSULATU GENERALNEGO*

w .......

OBOWIĄZKI:

1. Realizacja zaopatrzenia miejscowego.

2. Załatwianie odpraw celnych i odbiór przesyłek.

3. Nadawanie i odbiór przesyłek pocztowych.

4. Prowadzenie:

1) ksiąg inwentarzowych;

2) kart inwentarzowych pomieszczenia, kart wyposażenia mieszkań i wyposażenia indywidualnego;

3) nanoszenie oznakowania na składniki majątku.

5. Prowadzenie magazynu reprezentacyjnego i materiałowego.

6. Dokonywanie rezerwacji miejsc hotelowych oraz na linie lotnicze i kolej.

7. Nadzór nad pracownikami miejscowych firm dokonujących bieżących napraw i konserwacji urządzeń placówki.

8. Realizacja zaopatrzenia materiałowego zgodnie z obowiązującymi przepisami resortowymi.

9. Opisywanie dokumentów dotyczących zaopatrzenia.

10. Organizowanie lub pomoc w organizowaniu przyjęć oficjalnych.

UPRAWNIENIA:

1. Do dostępu do kluczy od pomieszczeń administracyjno-gospodarczych placówki.

2. Podejmowania w imieniu placówki zobowiązań finansowych w zakresie organizacji przyjęć oraz realizacji zaopatrzenia materiałowego placówki.

3. Korzystania z samochodu służbowego przy realizacji zadań.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ:

1. Materialna:

1) za szkodę spowodowaną przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych do wysokości spowodowanej straty, nie więcej jednak niż kwota trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 114 i 119 Kodeksu Pracy);

2) za szkodę powstałą w mieniu placówki oraz w mieniu powierzonym w pełnej wysokości (art. 124 Kodeksu Pracy).

2. Porządkowa i dyscyplinarna:

1) za prawidłowość podejmowanych decyzji przy realizacji zadań i dokonywaniu zakupów itp.;

2) za prawidłową gospodarkę majątkiem placówki, jego stanem technicznym, odpowiednim oznakowaniem itp.;

3) za nieprawidłowe niesolidne i nieterminowe wykonywanie obowiązków.

______

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK  Nr 16

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA - PRZEJĘCIA STANOWISKA PRACY KIEROWNIKA ADMINISTRACYJNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 17

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA - PRZEJĘCIA STANOWISKA PRACY INTENDENTA

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 18

ARKUSZ SPISOWY ŚRODKÓW BILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 18a

ARKUSZ SPISOWY ŚRODKÓW POZABILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 19

ZESTAWIENIE ARKUSZY SPISOWYCH ŚRODKÓW BILANSOWYCH WG STANU NA DZIEŃ .......

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 20

WYKAZ SALD POSZCZEGÓLNYCH GRUP KSIĘGI INWENTARZOWEJ ŚRODKÓW BILANSOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 21

ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 22

KSIĘGA DEPOZYTÓW RZECZOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 23

ARKUSZ SPISOWY UNIWERSALNY NR ......

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 24

UMOWA O DZIEŁO

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 25

RACHUNEK

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 26

UMOWA nr ......

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 27

protokół zdawczo-odbiorczy konserwacji

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 28

WYKAZ DÓBR KULTURY

grafika