Ewidencja podatków i opłat w gminach.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MF.1991.12.62

Akt utracił moc

Wersja od: 12 września 1991 r.

INSTRUKCJA Nr 1/DR

MINISTERSTWA FINANSÓW

z dnia 12 września 1991 r.

w sprawie ewidencji podatków i opłat w gminach.

PRZEPISY OGÓLNE

§  1.

1. Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania podatków i opłat w gminach.

Ewidencja podatków i opłat w gminach obejmuje prowadzenie operacji kasowych, ewidencję przypisów i odpisów, wpłat i zwrotów w urządzeniach księgowych, kontrolę terminowej realizacji zobowiązań i likwidację nadpłat.

2. Gminy mogą stosować do rozliczeń wpłat podatków i opłat zasady określone przez zarządy gmin z uwzględnieniem wytycznych niniejszej instrukcji.

§ 2. Określenia zawarte w instrukcji oznaczają:

1) "urząd" - urząd gminy lub jego wydział,

2) "referat finansowo-budżetowy" - komórkę organizacyjną w urzędzie powołaną do prowadzenia ewidencji podatków i opłat,

3) "kierownik urzędu" - wójt, burmistrz, prezydent,

4) "kierownik referatu" - osobę kierującą komórką organizacyjną powołaną do prowadzenia ewidencji podatków i opłat, lub skarbnik gminy (główny księgowy budżetu),

5) "księgowy" - pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat w urzędzie,

6) "kasjer" - osobę, której powierzono prowadzenie kasy urzędu wyznaczoną do przyjmowania wpłat z tytułu podatków i opłat,

7) "zobowiązanie pieniężne" - zobowiązanie określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 lutego 1990 r. w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego (Dz. U. Nr 10, poz. 64),

8) "podatki i opłaty" - należności podatkowe określone w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. Nr 9, poz. 31),

9) "inkasent" - osobę upoważnioną do pobrania podatku i wpłacenia go na właściwy rachunek bankowy lub w kasie urzędu,

10) "druk ścisłego zarachowania" - formularz, który z chwilą ponumerowania ma być objęty ilościową kontrolą zużycia,

11) "przypis" - obciążenie rachunku podatnika na podstawie decyzji administracyjnej,

12) "odpis" - sumę zmniejszającą pierwotnie ustalony przypis,

13) "komórka wymiaru" - organizacyjna komórka urzędu upoważniona do opracowania projektów decyzji administracyjnych w sprawie wymiaru podatków i opłat.

§ 3. Zadaniem referatu finansowo-budżetowego w zakresie przyjmowania podatków i opłat jest:

1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat i zwrotów (przerachowań) podatków i opłat,

2) kontrola terminowości wpłat należności podatkowych od podatników i inkasentów,

3) terminowe wszczynanie postępowania zmierzającego do przymusowego ściągania należności (upomnienia, tytuły wykonawcze),

4) likwidacja nadpłat,

5) przeprowadzanie kontroli rachunkowej inkasentów,

6) ustalanie danych do sporządzania sprawozdań.

§ 4. Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika:

- bezpośrednio w kasie urzędu,

- za pośrednictwem poczty lub banku,

- za pośrednictwem inkasenta.

§ 5. Dla udokumentowania wpłat z tytułu podatków i opłat stosuje się:

- kwitariusze przychodowe, jeżeli wpłata jest dokonana w kasie urzędu,

- kwitariusze przychodowe, jeżeli wpłata jest dokonana u inkasenta realizującego inne niż zobowiązanie pieniężne podatki i opłaty,

- kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego dla inkasa podatków i należności przez inkasentów w zakresie zobowiązania pieniężnego,

- inne dowody wpłaty zatwierdzone do stosowania przez zarząd gminy.

§ 6. Kwitariusze przychodowe i kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego są ścisłego zarachowania.

§  7.

1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania zleca się prowadzić w księdze druków (formularz K-210). W księdze tej ujmuje się przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży.

2. Kasjera lub innego upoważnionego pracownika rozlicza się z druków przekazanych mu do sprzedaży.

3. Kierownik urzędu może przyjąć inne niż wymienione w ust. 1 - urządzenie ewidencyjne służące do ewidencji i kontroli wykorzystania druków ścisłego zarachowania.

PRZYJMOWANIE WPŁAT DO KASY URZĘDU.

§  8.

1. Wpłaty od podatników i inkasentów przyjmuje kasjer.

2. Pokwitowania przyjęcia do kasy urzędu - gotówki oraz czeków od podatników i inkasentów - jeżeli są sporządzane odręcznie powinny być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach przez kalkę.

3. Oryginał otrzymuje wpłacający.

4. Pokwitowanie wpłaty może być sporządzone automatycznie przez przeznaczone do tego celu drukarki znajdujące się w kasie urzędu.

5. Pokwitowanie jak również odbitki powinny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały oraz powinny zawierać następujące informacje:

1) datę wpłaty,

2) imię i nazwisko podatnika; jeżeli wpłaty dokonuje osoba trzecia, na wniosek tej osoby dodatkowo wymienia się jej imię i nazwisko,

3) dokładny adres podatnika,

4) nazwę wpłaconej należności,

5) numer konta podatnika,

6) okres, za który dokonano wpłaty, to jest numer kolejny zaliczki lub raty i rok, za który przypada,

7) kwoty należności głównej, odsetek za zwłokę, kosztów upomnienia, kosztów egzekucyjnych oraz sumę tych kwot razem, powtórzoną słownie,

8) podpis własnoręczny przez kalkę przyjmującego wpłatę lub znaki identyfikacyjne przy wystawianiu pokwitowania przy pomocy urządzeń automatycznych; w przypadku gdy pokwitowanie wpłaty sporządza księgowy powinien być również podpis sporządzającego pokwitowanie.

6. Pokwitowanie wadliwie sporządzone unieważnia się przez dokonanie adnotacji przez kalkę "unieważnione".

7. Sposób rozliczenia wpłaconej kwoty na zaległości i odsetki za zwłokę reguluje art. 27 ustawy z dnia 19 grudnia 1980 r. o zobowiązaniach podatkowych (Dz. U. Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 45, poz. 289, z 1984 r. Nr 52, poz. 268, z 1985 r. Nr 12, poz. 50, z 1988 r. Nr 41, poz. 325, z 1989 r. Nr 4, poz. 23, Nr 33, poz. 176, Nr 35, poz. 192 i Nr 74, poz. 443 oraz z 1990 r. Nr 34, poz. 188).

§ 9. W wypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania nie wystawia się jego duplikatu. Na prośbę podatnika wydaje się jednak zaświadczenie o wydaniu mu we właściwym czasie pokwitowania. Zaświadczenie powinno zawierać nazwisko, imię i adres podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który je wpłacono, oraz sumę wpłaty cyframi i słownie.

§ 10. Wystawiając pokwitowanie, wpłaty zalicza się na pokrycie należności wskazanej przez wpłacającego, z tym, że z kwoty wpłaconej na pokrycie zaległej należności podatkowej pokrywa się w pierwszej kolejności należne koszty egzekucyjne i koszty upomnienia związane z tą należnością oraz odsetki za zwłokę zgodnie z art. 27 ustawy, o której mowa w § 8 ust. 7.

§ 11. Zasady pobierania kosztów upomnienia i opłat za czynności egzekucyjne reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 1985 r. w sprawie wykonania ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 1986 r. Nr 1, poz. 4, z 1989 r. Nr 49, poz. 273 i z 1990 r. Nr 47, poz. 281), natomiast zasady obliczania odsetek za zwłokę rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 1989 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zobowiązaniach podatkowych (Dz. U. z 1990 r. Nr 1, poz. 4 i Nr 50, poz. 289).

§ 12. Dla każdego rodzaju podatku lub opłaty sporządza się oddzielnie pokwitowanie wpłaty wniesionej przez podatnika. Nie wystawia się i nie wydaje pokwitowania wpłat przyjętych za sprzedane znaki wartościowe i druki płatne.

§  13.

1. Po zakończeniu czynności kasowych kasjer sumuje wpłaty wynikające z odbitek pokwitowań i ustala dzienną sumę wpływów.

2. Na ogólną sumę wpłat gotówki z tytułu podatków i opłat przyjętych w ciągu dnia do kasy na podstawie kopii pokwitowań z kwitariuszy łącznie z wpłatami przyjętymi w formie czeków rozrachunkowych kasjer sporządza zbiorczy dowód wpłaty wpisując jego sumę do raportu kasowego.

3. Kasjer sporządza: dowód wpłaty gotówki z kasy na rachunek bankowy i dowód przekazania bankowi czeków rozrachunkowych, którymi zostały zapłacone należności. Dowody te kasjer wpisuje w osobnych pozycjach raportu kasowego, o którym mowa w ust. 2.

4. Przyjęte czeki oraz gotówka podlegają przekazaniu do banku w sposób i terminach określonych w zarządzeniu Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 6 grudnia 1989 r. w sprawie zasad gospodarki kasowej jednostek gospodarki uspołecznionej (Mon. Pol. Nr 43, poz. 347).

5. Jeżeli kasjer przechowuje gotówkę oraz przyjmuje wpłaty i dokonuje wypłat z innych tytułów niż podatki i opłaty, np.: z tytułów sprzedaży znaków wartościowych, druków płatnych itp. ujmuje je w odrębnym raporcie kasowym.

§  14.

1. Codziennie po godzinach wyznaczonych do przyjmowania wpłat kasjer przekazuje odbitki pokwitowań wystawionych w danym dniu na okoliczność dokonanych wpłat podatków i opłat księgowemu, celem dokonania odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych oraz ustalenia sumy ogólnej wpływów z wszystkich kwitariuszy i porównania jej z sumą ujętą w raporcie kasowym, o którym mowa w § 13 ust. 2. Zgodność obrotów kasy z kwitariuszami kierownik referatu potwierdza swoim podpisem w kwitariuszach.

2. Jeżeli przy uzgadnianiu obrotów kasy zostanie ustalony niedobór kasowy, kasjer powinien pokryć go możliwie bezzwłocznie z własnych środków. W razie niemożności bezzwłocznego pokrycia niedoboru przez kasjera obciąża się go za ten niedobór.

§  15.

1. Kierownik referatu prowadzi rejestr zbiorczy wpłat podatkowych. Rejestr ten zastępuje konto syntetyczne służące do ewidencji gotówki w kasie oraz ewidencji obrotów na rachunku bankowym.

2. Na każdy miesiąc zakłada się osobny rejestr zbiorczy. Na koniec każdego miesiąca w rejestrze zbiorczym wpłat podatkowych ustala się sumy miesięczne i narastające od początku roku. Do rejestru zbiorczego na miesiąc następny przenosi się z rejestru zbiorczego za miesiąc poprzedni sumę wpływów od początku roku do końca poprzedniego miesiąca.

3. Do rejestru zbiorczego wpisuje się codziennie:

1) uzgodnione dzienne obroty kasowe wynikające z raportu kasowego:

a) sumę wpłat do kasy (gotówką i czekami rozrachunkowymi razem),

b) sumę wypłaty z kasy na rachunek bankowy, łącznie z przekazanymi bankowi czekami rozrachunkowymi,

c) saldo,

2) obroty na rachunku bankowym na podstawie wyciągu i dołączonych do niego dowodów, tj.:

a) sumę wpłat na rachunek bankowy, łącznie z wpłatą własną z kasy urzędu zmniejszoną o zwroty z tego rachunku,

b) sumę wpłaty własnej z kasy urzędu,

c) sumę wpłat netto podlegających zaksięgowaniu w ewidencji podatkowej (a-b),

d) sumę poniesionych kosztów z tytułu opłat pocztowych przy zwrocie nadpłat,

3) sumę wpłat podlegających księgowaniu w danym dniu, tj. sumę wpłat przyjętych do kasy oraz sumę wpłat netto na rachunek bankowy.

4. Najpóźniej w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego należy ująć w ewidencji podatkowej i wpłacić na rachunek bankowy wszystkie należności podatkowe przyjęte do kasy urzędu w danym okresie sprawozdawczym. Powinno to nastąpić w takim terminie, aby zostały one objęte wyciągiem bankowym z tego rachunku najpóźniej pod datą ostatniego dnia okresu sprawozdawczego.

5. Jeżeli w danym miesiącu niektóre lub wszystkie wpłaty przyjęte do kasy urzędu są objęte wyciągami z rachunku bankowego pod inną datą niż dzień przyjęcia tych wpłat do kasy urzędu i zaksięgowaniu ich w ewidencji podatkowej, w rejestrze zbiorczym odpowiadającym poszczególnym dniom wpisuje się datę wyciągu z rachunku bankowego. Ma to na celu ułatwienie porównania sumy wypłaconej z kasy na rachunek bankowy według raportu kasowego z sumą wpłaty według wyciągu z rachunku bankowego. Jeżeli wystąpią różnice należy uwzględnić przy uzgadnianiu.

6. W rejestrze zbiorczym wpisuje się codziennie z wszystkich dzienników obrotów oraz z dzienników obrotów należności nie przypisanych łączne sumy zaksięgowane tytułem: należności głównej bieżącej, zaległej, odsetek za zwłokę, kosztów egzekucyjnych i sumę razem. Suma razem powinna być zgodna z podlegającą księgowaniu sumą.

7. Na koniec okresu sprawozdawczego sumy narastające za okres od dnia 1 stycznia muszą być zgodne z sumą wpłat zaksięgowanych w analitycznej ewidencji podatkowej i ze sprawozdaniem.

8. Jeżeli dane liczbowe niezbędne dla celów sprawozdawczych lub do uzgodnienia obrotów wykazane są na kontach syntetycznych bądź w innych urządzeniach ewidencji księgowej, można nie prowadzić dziennika zbiorczego wpłat i księgi zestawień podatkowych.

9. Jeżeli z obowiązkami sprawozdawczymi niezbędne będzie ustalenie obrotów lub sald w innych przekrojach klasyfikacyjnych lub z inną szczegółowością niż określone w niniejszej instrukcji, kierownik jednostki na wniosek skarbnika wprowadza odpowiednie zmiany w prowadzonej ewidencji podatków i opłat. Może on również znieść obowiązek ustaleń w ewidencji szczegółowej określonych danych jeżeli zostanie zniesiony obowiązek ich podawania.

WPŁYWY NA RACHUNEK BANKOWY.

§  16.

1. Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego są sprawdzane i badane czy zostały dołączone do nich wszystkie dowody, czy dowody objęte wyciągiem dotyczą danego rachunku oraz czy saldo końcowe podane w wyciągu jest właściwie wyprowadzone. Po dokonaniu tych czynności osoba sprawdzająca zamieszcza na wyciągach klauzulę "sprawdzono" i podpisuje ją własnoręcznie.

2. W razie nieotrzymania dowodu wpłaty na kwoty objęte wyciągami księguje się je na podstawie noty księgowej zaliczając do wpływów do wyjaśnienia, i w dniu otrzymania wyciągu zawiadamia się bank o braku dowodu wpłaty żądając nadesłania tego dowodu lub innego jego odpisu. Po otrzymaniu brakującego dowodu wpłaty (odpisu dowodu) przeksięgowuje się wpłatę z wpływów do wyjaśnienia na właściwe konto.

3. Jeżeli bank ujął w wyciągu z rachunku dowód wpłaty innego rachunku bankowego, księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia i następnego dnia po zaksięgowaniu wpłaty dokonuje się przelewu na właściwy rachunek bankowy.

POBÓR PODATKÓW I OPŁAT ORAZ ZOBOWIĄZANIA PIENIĘŻNEGO PRZEZ INKASENTÓW.

§ 17. Rada gminy na podstawie upoważnień wynikających z ustawy budżetowej na rok 1991 (Dz. U. Nr 21, poz. 89) oraz z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 1991 r. Nr 9, poz. 31) może zarządzić pobór w drodze inkasa należności pieniężnych pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatków i opłat lokalnych, określać inkasentów oraz wysokość wynagrodzenia za inkaso.

§  18.

1. W celu poboru w drodze inkasa podatków i opłat z wyjątkiem przyjmowanych na podstawie kontokwitariusza księgowy sporządza wykazy imienne podatników (zobowiązanych). Wykazy sporządza się dla każdego inkasenta w układzie według wsi (miejscowości, rejonów), w których mieszkają zobowiązani, oddzielnie dla każdego rodzaju należności. Wykaz sporządza się każdego roku równocześnie z przypisem wymiaru na kontach podatkowych. W wykazach zamieszcza się oprócz należności z lat poprzednich oraz nadpłaty, co do których żądanie zwrotu nie uległo przedawnieniu. Arkusze wykazów numeruje się kolejno i oprawia w okładkę.

2. Wykazy zobowiązanych służą do inkasa, do czasu zapłaty wymienionych w tych wykazach należności albo otrzymania nowych wykazów w następnym roku. Sporządzanie i doręczanie wykazów inkasentom powinno być dokonane przed upływem terminu płatności pierwszej raty należności.

3. Wykazy do inkasa należności innego wierzyciela niż urząd, sporządza wierzyciel i przesyła je do urzędu w celu doręczenia inkasentowi.

4. Inkasenci obowiązani są wpisywać w wykazach wpłaty przyjęte przez nich, jak również wpłaty wynikające z pokwitowań okazanych przez zobowiązanych, którzy dokonali wpłaty na poczet należności objętych wykazem do kasy urzędu lub na jego rachunek bankowy. Przed odnotowaniem wpłaty inkasent powinien sprawdzić, czy okazane pokwitowanie jest aktualne zarówno co do okresu jak i rodzaju należności, na poczet której została dokonana wpłata. W rubryce uwagi należy odnotować nazwę instytucji do której dokonano wpłaty.

5. Inkasenci wystawiają pokwitowanie na przyjmowane wpłaty gotówkowe i czeki rozrachunkowe.

6. Od wpłat dokonanych po terminie płatności pobiera się odsetki za zwłokę. Odsetki za zwłokę nalicza się również wtedy gdy zobowiązany odmawia ich zapłacenia. Nie wolno inkasentowi wystawiać pokwitowania na inny rodzaj należności lub inny okres, niż deklaruje zobowiązany.

7. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po doręczeniu mu upomnienia, pobiera się także opłatę za upomnienie. Inkasent pobiera również należne koszty egzekucyjne jeżeli ich wysokość jest odnotowana w wykazie imiennym zobowiązanych lub jeżeli ich wysokość jest znana inkasentowi bądź wpłacającemu.

W przeciwnym wypadku inkasent informuje wpłacającego, że należne koszty egzekucyjne powinien wpłacić organowi, który dokonał czynności egzekucyjnych. Podstawy prawne zasad pobierania kosztów upomnień i kosztów egzekucyjnych wymienione są w § 11.

§  19.

1. Inkaso zobowiązania pieniężnego winno być prowadzone na podstawie kontokwitariuszy zobowiązania pieniężnego.

2. Urząd zakłada kontokwitariusze dla każdej wsi oddzielnie. Do kontokwitariusza wpisuje się poszczególne konta, w porządku alfabetycznym wszystkich podatników, którym dokonano wymiaru zobowiązania pieniężnego za rok bieżący oraz podatników, którzy posiadają jedynie zaległości lub nadpłaty z lat poprzednich. Konta nowych podatników zakłada się w ciągu roku na końcu ostatniego kontokwitariusza założonego dla danej wsi, zawierającego nie zapisane arkusze.

3. Konta podatników w kontokwitariuszu mogą być grupowane w układzie alfabetycznym lub przysiółkami, ulicami itp., w sposób ułatwiający inkaso.

4. Jeżeli podatnikom nie wymierza się zobowiązania pieniężnego za lata bieżące - lecz posiadają oni zaległości z lat poprzednich, na poczet których nie dokonują wpłat do rąk inkasenta, można dla nich nie zakładać kont w kontokwitariuszu. Ewidencję obrotów z tytułu tych zaległości prowadzi się na kontach podatkowych.

5. Na końcu ostatniego kontokwitariusza założonego dla sołectwa pozostawia się nie zapisane arkusze kont wraz z arkuszami pokwitowań do tych kont z przeznaczeniem na ewentualne subkonta.

§  20.

1. Zakładanie kontokwitariuszy polega na:

1) nadaniu kolejnych numerów kontokwitariuszom - na pierwszej stronie okładki, nad kropkami, obok liczb oznaczających numery skrajne kont w kontokwitariuszu,

2) wpisaniu nieprzebitkowo na stronach stanowiących konta podatnika:

a) numeru kontokwitariusza,

b) nazwiska i imienia podatnika, imienia jego ojca, ewentualnie innych danych oraz adresu podatnika,

3) wpisaniu nieprzebitkowo na pierwszej (kwotowej) stronie wszystkich blankietów pokwitowań uzupełnienie numeru konta, tj. numeru kontokwitariusza. Urząd prowadzi ciągłą numerację kontokwitariuszy, zaczynającą się w każdym okresie dwuletnim od liczby 1.

Liczba oznaczająca numer kontokwitariusza wraz z wydrukowaną liczbą oznaczającą numer kolejny konta w tym kontokwitariuszu stanowi numer konta podatkowego inny dla każdego podatnika.

2. Po założeniu wszystkich kont w kontokwitariuszu sporządza się na stronie 2 i 3 każdego kontokwitariusza skorowidz podatników.

3. Bezpośrednio po dokonaniu wymiaru zobowiązania pieniężnego na dany rok podatkowy księgowy zamieszcza pozycję rejestru wymiarowego w nagłówku kont podatnika w kontokwitariuszu, zaś na kontach dotyczących danego roku wpisuje:

1) kwotę zaległości z poprzedniego roku,

2) kwotę nadpłaty z poprzedniego roku,

3) kwotę wymiaru (przypisu) za rok bieżący,

4) wysokość rat kwartalnych.

Przed wpisaniem we właściwych rubrykach kwot poszczególnych rat od pierwszej i ewentualnie następnych rat odejmuje się kwotę nadpłaty początkowej.

4. W pierwszym roku po założeniu kontokwitariusza księgowy wpisuje na koncie podatnika w rubryce "Uwagi" aktualne adnotacje z roku ubiegłego, a w szczególności o rozłożeniu zaległości lub jednej z rat bieżących na spłatę ratami, albo o odroczeniu terminu zapłaty rat bieżących. Ponadto księgowy wpisuje w odpowiednich rubrykach daty wysyłanych w ubiegłych latach upomnień oraz adnotacji o wystawionych tytułach wykonawczych, jeżeli objęte nimi zaległości nie zostały zlikwidowane.

5. W rubrykach dotyczących podatku od posiadania psów oraz innych świadczeń księgowy wpisuje kwoty tych należności. Stanowią one informację dla inkasenta o wysokości kwot do pobrania zamiast wykazów imiennych zobowiązanych. Inkaso tych należności inkasent prowadzi według ogólnych zasad przy pomocy kwitariuszy przychodowych. Na wpłaty z tego tytułu nie wystawia się pokwitowań z kontokwitariusza.

6. Równocześnie z przypisem zobowiązania pieniężnego na kontach podatników w kontokwitariuszu księgowy wpisuje numery tych kont w odpowiednich rubrykach rejestru wymiarowego oraz na kartach gospodarstw i kartach nieruchomości.

Jeżeli w kontokwitariuszu założono konta dla podatników, którzy w danym roku nie występują w rejestrze wymiarowym lub karcie gospodarstwa numery tych kont wpisuje się do założonej we własnym zakresie dodatkowej ewidencji.

§  21.

1. Na dowód właściwego przeniesienia sald początkowych i przypisów na konta podatników w kontokwitariuszu, księgowy sumuje wpisane kwoty zaległości i osobno kwoty nadpłat oraz kwoty przypisów bieżących, oddzielnie dla każdej wsi.

Otrzymane sumy przypisów porównuje się z numerami z rejestru wymiarowego oraz z rejestru przypisów i odpisów, zaś sumy sald z sumami sald końcowych za rok ubiegły. Zestawione sumy ogólne wszystkich wsi porównuje się ponadto ze sprawozdaniem (sprawozdaniem o realizacji łącznego zobowiązania oraz z rocznym sprawozdaniem o łącznym zobowiązaniu pieniężnym). Księgowy i kierownik referatu potwierdzają uzgodnienie sum datą i swoimi podpisami w rejestrze wymiarowym, w rejestrze przypisów i odpisów oraz w tabeli w kontokwitariuszu w rubryce "Uwagi".

Kwoty wymienione sumuje się osobno z każdego kontokwitariusza po czym dodaje się sumy uzyskane z poszczególnych kontokwitariuszy założonych dla danej wsi.

Sumę zaległości i osobno sumę nadpłat z każdego kontokwitariusza wpisuje się w pozycji "Obroty kontokwitariusza".

2. Uzgodnioną sumę ogólną początkowych sald zaległości i osobno ogólną sumę nadpłat księguje się na koncie zbiorczym wsi nieprzebitkowo zaś uzgodnioną sumę przypisów bieżących - przebitkowo (na koncie i w dzienniku obrotów zobowiązania pieniężnego).

Jeżeli sumowań, o których mowa dokonuje się na maszynach lub komputerze wydruki księgowy potwierdza datą i swoim podpisem i odkłada do teczek założonych dla całego sołectwa.

§ 22. Kontokwitariusze, założone dla poszczególnych wsi urząd doręcza inkasentom w terminie umożliwiającym pobór podatków przez inkasentów za dany rok.

§  23.

1. Na podstawie kontokwitariusza inkasent pobiera od podatników wpłaty z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za rok bieżący i za lata ubiegłe. Wystawianie pokwitowań z kontokwitariusza na wpłaty z tytułu innych zobowiązań podatkowych nie objętych kontokwitariuszem jest zabronione.

2. Przed przyjęciem wpłaty inkasent powinien ustalić na podstawie konta podatnika wysokość przypadającej do zapłacenia należności. Składa się ona z kwoty rat bieżącej i z niezapłaconych dotychczas zaległości.

3. Przyjmując wpłatę inkasent wypełnia kolejne pokwitowanie z arkusza pokwitowań znajdujących się w kontokwitariuszu przeznaczonym dla danego podatnika rozpoczynając w pierwszym roku okresu dwuletniego od blankietu oznaczonego literą "A".

4. Pierwszą stronę (kwotową) pokwitowania inkasent wypełnia przebitkowo, kładąc kalkę na arkusz zawierający odbitki pokwitowań.

5. Pokwitowania niewłaściwie lub błędnie wypełnione inkasent unieważnia przez przekreślenie i napisanie przez kalkę wyrazu "unieważnione" potwierdzając to swoim podpisem.

6. Jeżeli podatnik dokonuje do rąk inkasenta wpłaty po uprzednim wykorzystaniu wszystkich pokwitowań z arkusza pokwitowań przyległego do konta podatnika lub do poprzednio otwartego subkonta, inkasent otwiera dla tego podatnika subkonto na końcu ostatniego kontokwitariusza.

7. Dokonywanie przez inkasenta innych zapisów w kontokwitariuszu poza wymienionymi jest zabronione.

§  24.

1. Po zakończeniu inkasa inkasent sporządza za ostatni okres inkasa wykaz wpłat w dwóch egzemplarzach, w którym opisuje:

1) numery kont podatników,

2) kwoty: należności głównej osobno bieżącej i zaległej, odsetek za zwłokę, kosztów egzekucyjnych oraz kwotę razem.

2. Zainkasowaną gotówkę inkasent wpłaca w urzędzie lub w innej instytucji upoważnionej do przyjmowania wpłat na rachunek bankowy urzędu w terminach ustalonych przez kierownika jednostki.

Czeki rozrachunkowe przyjęte jako zapłaty inkasent przekazuje do urzędu.

3. Kopie wykazów wpłat inkasent przechowuje wraz z pokwitowaniami (dowodami wpłat) na wpłaconą gotówkę w przeznaczonej do tego celu osobnej teczce.

4. Przy poborze wpłat na poczet innych należności nie objętych kontokwitariuszem inkasent wydaje pokwitowanie z właściwego kwitariusza przychodowego.

§  25.

1. Urząd prowadzi numerację wykazów wpłat sporządzonych przez inkasenta. Dla każdego inkasenta prowadzi się odrębną ciągłą numerację wpłat, zaczynającą się w każdym roku podatkowym od liczby 1 łamanej przez dwie ostatnie cyfry roku.

2. Po wpisaniu numeru na wykazie wpłat księgowy dokonuje kontroli czynności inkasenta, który polega na sprawdzeniu:

1) czy wszystkie kontokwitariusze inkasent przedstawił do kontroli,

2) zgodności wykazu wpłat z zapisem w kontokwitariuszu,

3) prawidłowości podsumowania wszystkich rubryk wykazu wpłat oraz zgodności ogólnej sumy wykazu z gotówką wpłaconą przez inkasenta,

4) prawidłowości obliczenia odsetek za zwłokę,

5) czy wszystkie wynikające z odbitek pokwitowań w kontokwitariuszu wpłaty za czas od ostatniej kontroli są objęte wykazami wpłat,

6) czy kwoty na odbitkach wpłat nie były skreślone, zmienione lub poprawione,

7) czy wszystkie pobrane wpłaty wpisane są na odbitkach pokwitowań przez kalkę,

8) czy w kontokwitariuszu pozostają wszystkie nie wypełnione blankiety pokwitowań,

9) czy inkasent nie przetrzymał zainkasowanej gotówki.

Na dowód sprawdzenia osoba kontrolująca wpisuje na odbitkach pokwitowań numer wykazu wpłat i składa swój podpis.

3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości urząd zarządza sprawdzenie u podatników prawidłowości pobierania gotówki.

§  26.

1. Na wpłacone do kasy urzędu podatki objęte kontokwitariuszem zobowiązania pieniężnego inkasent otrzymuje pokwitowanie sporządzone na formularzu z kwitariusza przychodowego.

2. Jeżeli inkasent wpłacił gotówkę przed dniem, w którym rozlicza się z inkasa lub wpłaty dokonał w inny sposób, księgowy sprawdza zgodność kwoty wymienionej na wykazie wpłat z sumą wpłaconą, wynikającą z dowodów wpłat (odbitek pokwitowań, dowodów otrzymanych przy wyciągu z rachunku bankowego posiadanych przez inkasenta, dowodów wpłat na rachunek bankowy na które urząd nie otrzymał wyciągu z rachunku).

3. Pokwitowanie na wpłaty przyjęte do kasy wręcza się inkasentowi wraz z kopią wykazu wpłat.

4. Odbitki pokwitowań wydanych inkasentom oraz dowody wpłat otrzymane przy wyciągu z rachunku bankowego dołącza się do oryginałów wykazów wpłat i przekazuje się w teczce założonej dla inkasenta.

5. Po dokonaniu wpłaty przez inkasenta zainkasowanej gotówki księgowy dokonuje adnotacji w kontokwitariuszach, wpisuje w odpowiednich rubrykach dane odnoszące się do tej wpłaty - nr wykazu wpłat, datę wpłaty i ewentualnie numer wydanego inkasentowi pokwitowania, jeżeli wpłacił gotówkę do kasy urzędu.

§  27.

1. Jeżeli w terminach płatności rat zobowiązania pieniężnego urząd nie może dokonać kontroli zgłaszających się kilku inkasentów, przyjmuje od inkasenta zainkasowaną gotówkę wraz z wykazem wpłat - bez kontroli, wydając inkasentowi pokwitowanie z kwitariusza przychodowego.

2. Jeżeli wpłat, o których mowa w ust. 1 lub wpłat inkasenta, na rachunek bankowy urzędu nie można zarachować na poszczególne należności (należność główną, bieżącą lub zaległą, należność uboczna), wpłaty te księguje się jako należność główną.

3. Szczegółową łączną kontrolę wpłat wymienionych w ust. 1 i 2 urząd przeprowadza przy kolejnej wpłacie przez inkasenta zainkasowanej gotówki.

§  28.

1. W kontokwitariuszach (przedstawionych przez inkasenta) księgowy zapisuje nieprzebitkowo na kontach podatników wszelkie nowe wymiary, zmiany w wysokości poprzednio dokonanych wymiarów, umorzenie i odpisy z różnych tytułów, ponadto przerachowania i zwroty nadpłat oraz wpłaty dokonane przez podatników lub poborcę skarbowego do kasy urzędu bądź na jego rachunek bankowy.

Zwroty i przerachowanie księguje się kolorem czerwonym w rubryce wspólnej dla wpłat i zwrotów.

2. Jeżeli na skutek zapisów wymienionych w ust. 1 ulega zmianie wysokość rat księgowy jest obowiązany do zaktualizowania kwoty najbliższej raty. Z powodu ograniczonej liczby rubryk na koncie następną ratę aktualizuje się dopiero po upływie terminu płatności raty poprzedniej.

3. W rubryce "Uwagi" księgowy aktualizuje adnotacje związane z różnego rodzaju ulgami w należnościach, a w szczególności zamieszcza informację o:

1) udzielonych po dokonaniu wymiaru ulgach z tytułu klęsk żywiołowych o charakterze masowym, wypadków losowych, odpisami podatku rolnego z innych należności z tytułu poniesionych nakładów inwestycyjnych itp.,

2) terminach płatności zobowiązania pieniężnego, gdy nakaz płatniczy został doręczony po ustawowym terminie płatności,

3) rozłożeniu spłaty należności na raty lub o odroczeniu terminu płatności.

4. Jeżeli inkasent przy pobieraniu wpłat założył subkonto, księgowy uzupełnia je wpisując na nim i na wszelkich blankietach pokwitowań przyległych do subkonta numer kontokwitariusza. W nagłówku subkonta księgowy wpisuje numer konta podstawowego zaś w nagłówku tego konta - numer subkonta.

5. Po zaksięgowaniu obrotów, uzupełnieniu adnotacji i upływie określonego terminu księgowy wystawia na podstawie kontokwitariusza upomnienie dla podatników, którzy w terminie nie uregulowali zobowiązań.

Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały zapłacone w terminie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, księgowy dowód doręczenia upomnienia włącza do terminarza.

6. Jeżeli podatnik dokonał wpłaty na poczet należności objętej wystawionym uprzednio tytułem wykonawczym, księgowy - niezależnie od zaksięgowania wpłaty w kontokwitariuszu - odnotowuje wpłatę w ewidencji tytułów wykonawczych, a następnie zawiadamia dział egzekucyjny właściwego urzędu skarbowego o zmianie zaległości.

Na podstawie adnotacji w ewidencji tytułów wykonawczych księgowy aktualizuje tytuły wykonawcze zgłaszającemu się poborcy skarbowemu. Poborca skarbowy aktualizuje również tytuły wykonawcze na podstawie kontokwitariuszy.

Jeżeli załatwienie sprawy w urzędzie uzależnione jest od potwierdzenia aktualnego stanu konta podatnika, księgowy sprawdza stan konta podatnika w kontokwitariuszu, który inkasent przedstawił do kontroli.

§  29.

1. Dla zobowiązania pieniężnego objętego kontokwitariuszem urząd prowadzi dla każdej wsi konto zbiorcze zobowiązania pieniężnego, które zakłada na każdy rok podatkowy.

Konta zbiorcze służą do ogólnej kontroli inkasa każdego inkasenta. Na kontach tych i przebitkowo w dzienniku obrotów zobowiązania pieniężnego księguje się wszystkie obroty dotyczące danej miejscowości (przypisy, odpisy, wpłaty, zwroty salda).

W osobnych rubrykach księguje się wpłaty wnoszone przez inksenta i osobno pozostałe wpłaty.

2. Przypisy rocznych wymiarów zobowiązania pieniężnego księguje się na kontach zbiorczych w kwotach globalnych na podstawie rejestru wymiarowego i rejestru przypisów i odpisów.

Pozostałe przypisy i odpisy wynikające z decyzji administracyjnych lub wykazów zbiorczych księguje się nie rzadziej niż raz w miesiącu - w sumach łącznych kwot ustalonych w rejestrze przypisów i odpisów.

3. Wpłaty inkasenta księguje się na koncie zbiorczym na podstawie wykazu wpłat i odbitek pokwitowań z kwitariusza przychodowego lub dowodów wpłat na rachunek bankowy urzędu. Pozostałe wpłaty oraz zwroty i przerachowanie księguje się na podstawie dowodów wpłat (odbitek pokwitowań) na wpłaty dokonane przez podatników do kasy urzędu lub na jego rachunek bankowy.

Księgowań tych dokonuje się w łącznych sumach dziennych wynikających z podsumowania wszystkich dowodów z danego dnia. Do dowodów tych dołącza się sporządzoną przez księgowego notę księgową. Jeżeli urząd otrzyma tylko jeden dowód wpłaty w ciągu dnia, podstawę księgowania na koncie zbiorczym stanowi ten dowód.

4. Dowody zaksięgowane na koncie zbiorczym przechowywane są w osobnej teczce do czasu zaksięgowania ich na kontach podatników w kontokwitariuszu. Podobnie dowody szczegółowe zwłaszcza dotyczące przypisów lub odpisów, zaksięgowane najpierw w kontokwitariuszu przechowywane są w osobnej teczce do czasu zaksięgowania ich na koncie zbiorczym.

§ 30. Sumy miesięczne i sumy przypisów i odpisów do początku roku w dzienniku obrotów uzgadnia się według zasad ogólnych z sumami w rejestrze przypisów i odpisów oraz z sumami w rejestrze wymiarów. Poza tym z końcem każdego miesiąca uzgadnia się sumy miesięczne i sumy od początku roku przypisów i osobno odpisów poszczególnych kont zbiorczych zobowiązania pieniężnego z sumami w rejestrze przypisów i odpisów zobowiązania pieniężnego danej miejscowości.

§  31.

1. W terminie do dnia 20 następnego miesiąca po zakończeniu każdego półrocza uzgadnia się sumy obrotów w zakresie przypisów i odpisów oraz wpłat i zwrotów na zbiorczym koncie zobowiązania pieniężnego danej miejscowości z sumami obrotów na kontach poszczególnych podatników w kontokwitariuszu. Sumuje się obroty każdego kontokwitariusza i uzyskane sumy wpisuje się do zestawienia "Obroty kontokwitariusza" zaś sumę tych obrotów wszystkich kontokwitariuszy dotyczących danej miejscowości wpisuje się do zestawienia "Obroty wsi" kontokwitariusza założonego dla danej miejscowości. Sumę wpłat wynikającą z odbitek pokwitowań uzgadnia się z sumą wpłat inkasenta.

2. W tabelach "Obroty kontokwitariusza" i "Obroty wsi" przy kwartalnym uzgadnianiu obrotów wpisuje się saldo, które powinno być zgodne z saldem na koncie zbiorczym łącznego zobowiązania pieniężnego. Uzgodnienie poszczególnych obrotów wsi oraz osobno wpłat inkasenta księgowy potwierdza podpisem i datą.

3. W celu ułatwienia wykorzystania podsumowanych i uzgodnionych kwot za okresy poprzednie oddziela się je kolorowym ołówkiem zarówno na kontach podatników jak i na odbitkach pokwitowań, ostatnia pozycja.

Za następny okres sumuje się kwoty z pozycji dotyczących tego okresu, a otrzymany wynik dodaje się do uzgodnionych sum za okresy poprzednie. Dla uzgodnienia wpłat zaksięgowanych na koncie zbiorczym zobowiązania pieniężnego z wpłatami wynikającymi z kontokwitariusza, półroczne wpłaty z rubryki "Razem" wszystkich odbitek pokwitowań w kontokwitariuszu sumuje się od początku roku niezależnie od uzgodnienia sumy tych wpłat za I półrocze.

§  32.

1. Po upływie roku inkasent zwraca kontokwitariusze do urzędu. Poszczególne konta podatników zamyka się sumując obroty we wszystkich rubrykach: zwroty (przerachowania) i nadpłaty końcowe wpisuje się na kontach kolorem czerwonym. Następnie dodaje się sumy obrotów tych kont oraz zaległości i osobno nadpłaty końcowe, a uzyskane wyniki uzgadnia się z kontem zbiorczym zobowiązania pieniężnego. Sumy zaległości i osobno nadpłat końcowych wpisuje się w formie ułamka (nadpłaty kolorem czerwonym w mianowniku) w tabelach "Obroty kontokwitariusza" i "Obroty wsi". Salda te uzgadnia się z saldem rachunkowym na koncie zbiorczym zobowiązania pieniężnego. Uzgodnienie obrotów i sald końcowych potwierdza swoim podpisem obok podpisu księgowego główny księgowy - skarbnik gminy.

2. Jeżeli oprócz konta podstawowego założono dla podatnika subkonta, po zakończeniu roku ogólne sumy obrotów dotyczących tego podatnika wpisuje się na koncie podstawowym na które przenosi się sumę wpłat z kont (subkont) pozostałych. Na subkontach tych, dla uniknięcia pomyłki przy sumowaniu obrotów wsi - przekreśla się rubryki przeznaczone na sumy obrotów i saldo końcowe.

3. Po przeniesieniu na konta podatników sum wpłat pobranych przez inkasenta wynikających z odbitek pokwitowań za pierwszy rok okresu dwuletniego, w danym roku, wpisując równocześnie w nagłówku kolejnej odbitki następny rok podatkowy.

4. Zamykanie kont w kontokwitariuszu można rozpocząć bezpośrednio po upływie terminu płatności ostatniej (czwartej) raty jeżeli na danych kontach nie ma zaległości ani nadpłat.

5. Ujawnione w czasie uzgadniania rocznych obrotów kwoty będące różnicą między kwotą zainkasowaną przez inkasenta a wpłaconą przez niego, księguje się na koncie zbiorczym i w dzienniku obrotów roku ubiegłego. Jeżeli inkasent nie wpłaca ujawnionej różnicy postępuje się w sposób określony w § 14 ust. 2.

§ 33. Uzgodnione zaległości i napłaty końcowe za pierwszy rok okresu dwuletniego księgowy przenosi na konta podatników dotyczące roku następnego w tym samym kontokwitariuszu, zaś uzgodnione zaległości i nadpłaty za drugi rok tego okresu przenosi na poszczególne konta do nowego kontokwitariusza.

Zaległości i nadpłaty przeniesione na nowe kona podatników podsumowuje się ponownie i porównuje się z sumą zaległości i nadpłat końcowych za rok poprzedni. Równocześnie księgowy uzupełnia nowy kontokwitariusz, założony na pierwszy rok okresu dwuletniego, aktualnymi danymi.

§ 34. Upoważniony pracownik unieważnia wszystkie nie wykorzystane blankiety pokwitowań w zwróconych przez inkasenta kontokwitariuszach za ubiegły okres dwuletni przez zamieszczenie na każdym blankiecie pieczątki o treści "Unieważniono" lub w inny sposób uniemożliwiający ich wykorzystanie.

§ 35. Jeżeli inkasent z jakichkolwiek powodów przestał pełnić funkcję inkasenta, dokonuje się szczegółowego rozliczenia inkasenta i uzgadnia obroty kontokwitariusza z obrotami na prowadzonych u siebie urządzeniach księgowych w sposób podany w § 31.

§  36.

1. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia kontokwitariusza urząd odtwarza kontokwitariusz w zakresie sald początkowych, przypisów, odpisów oraz wpłat dokonanych w inny sposób niż do rąk inkasenta - na podstawie rejestru wymiarowego, rejestru przypisów i odpisów oraz dokumentacji (decyzji administracyjnych) znajdującej się w urzędzie; wpłat podatników dokonanych do rąk inkasenta - na podstawie wykazów wpłat; wpłat podatników dokonanych do rąk inkasenta, lecz jeszcze nie zaliczonych - na podstawie dowodów wpłat (pokwitowań) posiadanych przez podatników.

2. Obroty wynikające z dokumentów wymienionych w ust. 1 księguje się w nowym kontokwitariuszu według zasad ustalonych dla zakładania kontokwitariuszy i księgowania w nich obrotów.

3. W celu odtworzenia wpłat wymienionych w ust. 1, sporządza się zestawienie, do którego wpisuje się:

1) nazwiska i imiona podatników; tożsamość podatników ustala się na podstawie numerów kont podanych w wykazach,

2) kwoty poszczególnych wpłat,

3) numery wykazów wpłat w których te wpłaty zostały ujęte oraz numery kont podatników,

4) łączną sumę wpłat każdego podatnika.

EWIDENCJA PODATKÓW I OPŁAT.

§  37.

1. Do ewidencji podatków i opłat (z wyjątkiem zobowiązania pieniężnego), służą:

1) konta podatkowe (§ 42),

2) wykaz numeracji i stanu kont (§ 44),

3) dzienniki obrotów (§ 49),

4) dzienniki obrotów należności nie przypisanych (§ 50),

2. Do ewidencji zobowiązania pieniężnego służą:

1) kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego (§ 20),

2) wykazy wpłat inkasenta (§ 24),

3) konto zbiorcze zobowiązania pieniężnego (§ 25),

4) dziennik obrotów zobowiązania pieniężnego (§ 29).

3. Wpływy do wyjaśnienia ewidencjonuje się w uniwersalnej księdze kontowej (§ 40).

4. Do uzgodnienia wpływów i zaksięgowanych obrotów oraz ogólnego zestawienia obrotów według poszczególnych rodzajów należności lub symboli służą:

1) rejestr zbiorczy wpłat podatkowych (§ 15),

2) księga zestawień podatkowych.

§  38.

1. Jeżeli ewidencja podatków i opłat prowadzona jest inną techniką niż ręczna należy zachować zasady określone niniejszą instrukcją.

2. Układ kont podatkowych, dzienników obrotów oraz innych urządzeń ewidencyjnych może być dostosowany do przyjętej techniki ewidencji.

3. Bieżące ustalenia dla potrzeb sprawozdawczych obrotów i sald z tytułu podatków i opłat według poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej lub według grup podatników, jak również według poszczególnych budżetów może następować drogą dokonywania zapisów na kontach syntetycznych lub w innych urządzeniach ewidencji księgowej.

§  39.

1. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane bieżąco w sposób trwały i czytelny, atramentem, długopisem lub pismem maszynowym.

2. Po zaksięgowaniu operacji (przypisu, odpisu, wpłaty, zwrotu - przerachowania) księgowy zamieszcza na każdym dowodzie księgowym datę, numer pozycji i symbol dziennika obrotów, numer konta podatkowego i swój podpis.

3. Prostowanie omyłek przeprowadza się poprzez skreślenie błędnego zapisu i dokonanie przebitkowo zapisu właściwego.

W razie stwierdzenia błędnego zapisu po zamknięciu dziennika obrotów za dany dzień, likwiduje się błąd przy pomocy tzw. "czerwonego zapisu" (liczbami ujemnymi) "_" wpisując zapis właściwy (liczbami dodatnimi).

4. Osoba dokonująca poprawki zamieszcza swój podpis lub skrót podpisu oraz datę.

5. Niedopuszczalne jest zamazywanie, wyskrobywanie, wycieranie, przerabianie zapisów w księgach rachunkowych.

§  40.

1. Wpłaty dokonane na rachunek bankowy, które z różnych przyczyn nie mogą być zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się przejściowo do wpływów do wyjaśnienia.

2. Wpływy do wyjaśnienia księguje się w uniwersalnej księdze kontowej lub w dzienniku obrotów.

Księgując każdy przychód lub rozchód ustala się powstające po nim saldo.

3. Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu ustalenie przeznaczenia wpłaty, wysyłając do nadawcy pismo w celu wyjaśnienia tytułu wpłaty.

Podstawą przeniesienia wpłaty na pokrycie określonej należności jest polecenie dokonania tej operacji zwanej dalej "poleceniem".

Jeden egzemplarz jest dowodem rozchodu do wyjaśnienia, drugi zaś dowodem przychodu właściwej należności. Przelewu wpływów do wyjaśnienia na inne rachunki bankowe lub zwrotów dokonuje się również na podstawie tego "polecenia".

Na podstawie tego dokumentu zawiadamia się również osobę zainteresowaną o przelaniu wpłaty na inny rachunek bankowy bądź o sposobie jej zarachowania.

4. Obroty dzienne (przychody i rozchody) wpisane do księgi wpłat do wyjaśnienia sumuje się i ustala się ich saldo narastająco od początku roku.

W końcu każdego miesiąca uzgadnia się saldo wpływów do wyjaśnienia z dowodem źródłowym odnoszącym się do wpływów jeszcze nie rozliczonych.

5. Wpływy do wyjaśnienia powinny być rozliczone przed upływem roku nie później jednak niż do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania.

§  41.

1. Przypisów i odpisów na kontach podatkowych dokonuje się na podstawie rejestru przypisów i odpisów komórki wymiaru. Przed dokonaniem księgowań na kontach podatkowych księgowy sprawdza czy rejestr przypisów i odpisów decyzji i wykaz zbiorczy są zaopatrzone w wymagane podpisy i czy odpowiednie sumy zawarte w decyzjach ujęto w rejestrze.

2. Przypisy i odpisy księguje się bezzwłocznie po otrzymaniu rejestru przypisów i odpisów wraz z dokumentacją. Po zaksięgowaniu operacji księgowy zamieszcza w rejestrze wymiarów i w rejestrach przypisów i odpisów przy każdej pozycji, numer konta podatkowego.

3. Po zaksięgowaniu przypisu lub odpisu księgowy powoduje doręczenie podatnikowi przeznaczonej dla niego decyzji administracyjnych (nakazu płatniczego) na podstawie której dokonał księgowań, zaś drugi egzemplarz tej decyzji, po potwierdzeniu na nim księgowania, włącza do terminarza a deklaracje podatkowe przekazuje pracownikowi wymiaru.

4. Przed wysłaniem podatnikowi decyzji administracyjnej (nakazu płatniczego) księgowy uzupełnia ją, wpisuje kwotę dotychczas wpłaconą, kwotę pozostałą do zapłacenia lub kwotę nadpłaty, numer rachunku bankowego na który wpłata ma być wniesiona - niezbędne dla podatnika informacje.

5. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji przez adresata księgowy odnotowuje na koncie termin płatności podatku, jeżeli termin płatności wynika z przepisów, odnotowuje datę doręczenia decyzji, po czym zwraca do komórki wymiaru drugi egzemplarz decyzji, z której należność budżetowa płatna jest w terminie liczonym od dnia następnego po dniu doręczenia decyzji lub dowód doręczenia nakazu z ustawowym terminem płatności.

6. Sumy przypisów i odpisów zaksięgowane w dziennikach obrotów uzgadnia się z sumami przypisów i odpisów zawartych w rejestrach przypisów i odpisów.

§ 42. Ewidencję podatków i opłat przypisanych (z wyjątkiem zobowiązania pieniężnego) oraz zobowiązania pieniężnego w miastach dzielnicach prowadzi się na kontach podatkowych.

Konta zakłada księgowy na podstawie decyzji administracyjnej o przypisie zobowiązania (rejestru wymiarowego, nakazu płatniczego lub deklaracji składanych przez jednostki gospodarki uspołecznionej) oraz rejestru przypisów i odpisów lub na podstawie dowodu wpłaty, jeżeli dla należności, której wpłata dotyczy nie założono wcześniej konta podatnika.

Konto podatkowe prowadzi się nieprzerwanie do czasu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego i całkowitej likwidacji zaległości lub nadpłaty. Po upływie roku kalendarzowego obroty na kontach podkreśla się linią poziomą, dokonuje się napisu oznaczenia następnego roku uwzględniając saldo końcowe roku ubiegłego. Po upływie trzech lat za które podatnik został ostatecznie rozliczony (nie ma zaległości ani nadpłat) zapisane karty kontowe mogą być wyłączone z kartotek czynnych i przechowywane w osobnych zbiorach.

Konta nie mogą być nikomu wydane, wynoszone poza lokal urzędu. Wgląd do kont mogą mieć kierownik jednostki lub referatu, podatnik, właściwy pracownik komórki wymiaru oraz przedstawiciel organów kontroli i organów ścigania - wszyscy w obecności księgowego prowadzącego konta.

§ 43. Dla każdego rodzaju należności (podatku) z dalszym podziałem według podziałek klasyfikacji budżetowej, jeżeli ta należność występuje w różnych podziałkach prowadzi się oddzielny zbiór kont (kartotekę), w którym dla każdego podatnika zakłada się jedno konto podatkowe, chyba że dalsze przepisy stanowią inaczej.

Kontom objętym jednym zbiorem nadaje się osobną ciągłą numerację, zaczynającą się od liczby 1. W celu zapewnienia ciągłej numeracji kont prowadzi się wykaz numeracji i stanu liczby kont na odrębnym formularzu.

Nadanie numeru kontu powinno nastąpić natychmiast po jego założeniu i powinno być stwierdzone datą i podpisem osoby prowadzącej wykaz numeracji i stanu liczby kont obok podpisu osoby zakładającej konto.

Nadany kontu numer nie ulega zmianie, chociażby w urzędzie zachodziły zmiany organizacyjne.

Karty kont w zbiorach przechowuje się w układzie dostosowanym do organizacji pracy, np. według rodzaju podatku lub grup podatników i w porządku alfabetycznym nazwisk i imion podatników i płatników z uwzględnieniem dalszych przepisów dotyczących poszczególnych rodzajów podatków. Wszystkie zbiory kart kont przechowuje się w zamknięciu aby nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione.

Księgowy, któremu zlecono prowadzenie określonej kartoteki jest odpowiedzialny za całość i układ kart kont w zbiorze, za zgodne z przepisami dokonywanie na nich zapisów księgowych oraz za staranne przechowywanie. Każda zmiana w przydziale kont księgowym powinna być dokonywana protokólarnie.

§ 44. Dla należności wpłacanych sporadycznie lub jednorazowo prowadzi się konta zbiorcze (np. podatek od środków transportowych od posiadania psów, opłaty targowej i innych opłat miejscowych przed upływem terminu płatności księguje się w dzienniku należności nieprzypisanych (Form. 7313 Min. Fin.).

W przypadku nie uiszczenia podatku w terminie należy wystawić decyzje (nakaz płatniczy) na podstawie której dokonuje się przypisu na zbiorczej karcie kontowej i w dzienniku obrotów (Form. Min. Fin. 7312).

Kont podatkowych założonych na zbiorczych kartach nie ewidencjonuje się w wykazie numeracji i stanu liczby kont. Nadaje się symbole z połączenia liter z kolejnym numerem konta podatnika, np. A₁, A₂, A₃ itd. lub B₁, B₂, B₃ itd.

§ 45. Zapisy księgowe na kartach kont podatkowych dokonywane są przez przebitkę w dzienniku obrotów. Dla każdego rodzaju operacji (przypis, odpis, wpłata, zwrot) przeznacza się na koncie oddzielny kolejny wiersz z wyjątkiem wypadków, gdy wpłatę równoważy się przypisem. Po dokonaniu zapisu na koncie ustala się przebitkowo aktualny stan zaległości (bez podziału na lata i okresy płatności) lub nadpłaty. Gdy księguje się równocześnie kilka zapisów, zaległość lub nadpłatę ustala się łącznie po uwzględnieniu wszystkich zapisów księgowych. Przy naliczaniu wpłat na wymiary "bieżące" i na "zaległości" obowiązuje zasada, że za wpłaty na zaległości uważa się kwoty wpłacone na te należności, których termin płatności upłynął z dniem 31 grudnia poprzedniego roku, lub wcześniej.

§ 46. Konta podatkowe podlegające ewidencji, prowadzi się ją w wykazie numeracji i stanu liczby kont. Wpisuje się w nim numery nadane kontom, liczbę założonych i zlikwidowanych kont oraz wyprowadza się stan końcowy liczby kont. Wykaz dzieli się na osobne części dla każdego zbioru kont i prowadzi się go nieprzerwanie. Do nowo założonego wykazu przenosi się stany z poprzedniego okresu. Prowadzenie wykazu nie może być powierzone księgowemu, prowadzi go kierownik referatu.

§ 47. Ewidencję imienną kont podatkowych, należących do określonego zbioru prowadzi księgowy na karcie ewidencyjnej kont.

Karty ewidencyjne kont prowadzi się oddzielnie dla każdej kartoteki, zakładając osobne formularze dla każdej litery alfabetu od której zaczynają się nazwiska podatników.

W karcie ewidencyjnej kont wpisuje się niezwłocznie dane po założeniu każdego nowego konta.

§  48.

1. Po zakończeniu roku, najpóźniej do dnia wyznaczonego do sporządzenia sprawozdań rocznych dokonuje się sprawdzenia liczby kont. Sprawdzenie polega na:

1) porównaniu nazwisk podatników (lub nazw) na kartach kont z kartami ewidencyjnymi,

2) porównaniu liczby kont podatkowych wpisanych do kart ewidencyjnych ze stanem końcowym liczby kont ustalonym w wykazie numeracji i stanu liczby kont.

2. Przy sprawdzeniu stanu liczby kont podatkowych wyłącza się ze zbioru konta dotyczące zobowiązania podatkowego, które zostało ostatecznie ustalone i całkowicie zlikwidowane lub nastąpiło wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Konta te przenosi się do zbioru kont zlikwidowanych. Sprawdzenia stanu liczby kont dokonuje się protokólarnie.

§ 49. Dzienniki obrotów służą do przebitkowej, chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów (przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i przerachowań) księgowanych na kontach podatkowych. Dzienniki obrotów służą również do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach podatkowych, a także do segregacji obrotów według rodzajów podatków i innych należności grup podatników itp. stosownie do potrzeb sprawozdawczych.

Dzienniki obrotów zakłada się nazwą lub symbolem odpowiadającym należności dla której jest prowadzony.

§ 50. Wpłaty i zwroty należności nie przypisanych księguje się w dzienniku obrotów należności nie przypisanych. W dzienniku tym przeznacza się osobne rubryki dla każdego podatku. Zwroty księguje się w tych samych rubrykach, w których księguje się wpływy lecz liczbami ujemnymi (zapis czerwony). Wpłaty netto należności nie przypisanych ujmuje się zbiorczym przypisem w księdze zestawień podatkowych.

§  51.

1. W terminie do dnia 8 każdego miesiąca następnego uzgadnia się sumy przypisów i odpisów w dziennikach obrotów z sumami przypisów i odpisów w rejestrach przypisów i odpisów. Uzgodnienia te potwierdza się podpisami.

2. Po upływie roku a przed upływem terminu do sporządzania sprawozdań w dziennikach obrotów sporządza się bilans obrotów (przypisy, odpisy, wpłaty i zwroty) i sald, wprowadzając do bilansu sumy początkowych i końcowych zaległości oraz nadpłat ustalone na podstawie kont podatkowych, odnoszących się do danego dziennika obrotów. Jeżeli jeden dziennik obrotów prowadzony jest dla kilku należności, suma zaległości i suma nadpłat wpisana do bilansu w dzienniku obrotów powinna być zgodna z sumą zaległości i sumą nadpłat.

§ 52. Księgowanie dowodów wpłat może być dokonane po przyjęciu gotówki.

Wpłaty pobrane przez inkasenta księguje się na kontach podatkowych na podstawie odbitek pokwitowań wystawionych przez inkasentów.

Jeżeli na kwoty wpłacone przez inkasentów nie otrzymano od nich odbitek pokwitowań wpłaty te księguje się jako wpływy do wyjaśnienia. Po otrzymaniu brakujących dowodów wpływy do wyjaśnienia przeksięgowuje się na właściwe konta podatkowe.

Wszystkie wpłaty objęte wyciągiem z rachunku bankowego księguje się w dniu otrzymania wyciągu jednak pod datą jaka figuruje na wyciągu.

Księgowy dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaty, jeżeli dyspozycje podane w dowodzie wpłaty są niezgodne z przepisami. Jeżeli od podatnika należy pobrać odsetki za zwłokę i koszty egzekucyjne na dowodzie wpłaty wpisuje się rozliczenie wpłaty, jaka kwota przypada na należność główną, odsetki za zwłokę i koszty egzekucyjne oraz okres za jaki wpłatę przyjęto.

Sumę kosztów egzekucyjnych za okres miesiąca urząd przelewa na rachunek bankowy właściwego działu egzekucyjnego do dnia 8 każdego miesiąca.

Dniem dokonania zapłaty zobowiązania podatkowego jest, przy zapłacie gotówką, data podana przez kasę urzędu, inkasenta, sołtysa, poborcę skarbowego, bank lub placówkę pocztową.

§ 53. Ewidencję zobowiązania pieniężnego prowadzi się oddzielnie dla poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej.

Wymiar zobowiązania pieniężnego przypisuje się na kontach podatników w kwotach rocznych. Wymiary dokonane w ciągu roku podatkowego, ulgi i odpisy z innych tytułów księguje się w kwotach wynikających z dokumentacji.

§ 54. Wpłaty wnoszone przez inkasentów pobranych podatków i opłat innych niż zobowiązania pieniężne księguje się w dzienniku należności nie przypisanych w sumach brutto, tj. bez potrącenia należnego wynagrodzenia za inkaso.

Księgowy sprawdza przy tym prawidłowość obliczania wynagrodzenia, które rejestruje się oddzielnie wpisując jednocześnie do rejestru zbiorczego wpłat.

§ 55. Terminarz płatności księgowego składa się z 31 teczek, przedziałek odpowiadających dniom miesiąca.

W teczkach tych przechowuje się według dni płatności dowody doręczenia:

1) decyzje i nakazy płatnicze, z których wynika obowiązek podatkowy w określonym terminie,

2) decyzje w sprawie rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności,

3) upomnienia.

Tryb doręczania wezwań, pism urzędowych, decyzji, nakazów płatniczych oraz postępowania w wypadku niemożności ich doręczenia podatnikom regulują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Księgowy dokonuje przeglądu teczki terminarza i kont podatników w zbiorze sprawdzając czy należność została zapłacona.

Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie, księgowy sporządza, po upływie dziesięciu dni upomnienie, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru.

Jeżeli po otrzymaniu upomnienia dłużnik zapłaci zaległość, kopię upomnienia wraz z dowodem jego doręczenia dołącza się do dowodu wpłaty.

Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości zapłacone, księgowy sporządza na kwoty zaległe, po upływie czternastu dni od dnia doręczenia upomnienia, tytuły wykonawcze.

Wystawione tytuły wykonawcze wraz z przyklejonymi kopiami upomnień lub stwierdzeniem, że upomnienie nie było konieczne, przesyła się do właściwego urzędu skarbowego.

Tytuły wykonawcze nie przekazane do prowadzenia egzekucji we własnym zakresie, jak również tytuły co do których egzekucja z wynagrodzenia za pracę okazała się bezskuteczna, wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych.

Ustala się łączną sumę zaległości i przekazuje się do działu egzekucyjnego właściwego urzędu skarbowego wraz z tytułami wykonawczymi. Dział egzekucyjny potwierdza odbiór.

O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się urząd skarbowy. Ten sam tryb postępowania stosuje się do zaległości osób fizycznych jak i jednostek gospodarki uspołecznionej.

§  56.

1. O odroczeniu terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożeniu go na raty księgowy czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym, a decyzję o odroczeniu wkłada do terminarza.

Po wpłaceniu rat odnotowuje się w decyzji w rubryce "Uwagi" datę i pozycję dziennika obrotów.

2. Po sprawdzeniu terminarza i stwierdzeniu, że podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu do którego odroczono płatność, wystawia się:

1) upomnienie na kwotę pozostałą do zapłacenia i powoduje doręczenie - jeżeli istnieje obowiązek lub nie doręczono go wcześniej,

2) tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do działu egzekucyjnego właściwego urzędu,

3) zwraca decyzję do właściwego działu egzekucyjnego z odnotowanym na niej aktualnym stanem zaległości lub wraz z aktualizowanym tytułem wykonawczym - jeżeli tytuł wystawiono wcześniej.

3. W wypadku nie dotrzymania terminu płatności raty, ulgi dotyczące odsetek za zwłokę mogą być stosowane tylko na podstawie osobnej decyzji o dalszym przesunięciu terminu płatności nie zapłaconej raty. Treść decyzji odnotowuje się na podaniu.

§  57.

1. Zaległości podatkowe, które na podstawie ustawy o zobowiązaniach podatkowych uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym dłużnika, należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym dłużnika. Podstawą odpisu jest polecenie odpisu podpisane przez kierownika jednostki oraz rejestr przypisów i odpisów.

Zarządzając odpisanie zaległości kierownik jednostki ustala winnych spowodowania przedawnienia i podejmuje decyzję co do ich ukarania.

2. Zaległości podatkowe, które zostały zabezpieczone na nieruchomościach (zaległości i zabezpieczone przez wpis do hipoteki lub złożenie do zbioru dokumentów wniosku o zakazie zbywania lub obciążania nieruchomości), po upływie okresu określonego w art. 30 ustawy wymienionej w § 8 ust. 7 mogą być egzekwowane tylko z tej nieruchomości, nie zaś z innego majątku dłużnika. Kwoty tych należności przenosi się do ewidencji "Zaległości zahipotekowanych". W tym celu na podstawie polecenia podpisanego przez kierownika jednostki, dokonuje się odpisu na koncie podatkowym dłużnika, prowadzonym dla danego podatku a przypisuje się je na koncie tegoż dłużnika "Zaległości zahipotekowanych". Przypisu i odpisu dokonuje się przez przebitkę we właściwym dzienniku obrotów.

3. Ewidencja zaległości zabezpieczonych na nieruchomościach stanowi integralną część rachunkowości podatkowej.

§ 58. Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych likwiduje się w następujący sposób.

Jeżeli nadpłata zostanie zaliczona na nie wymagalne jeszcze zobowiązanie podatkowe tego samego rodzaju to przy najbliższym księgowaniu przypisów z tego tytułu zobowiązania, potrąca się kwotę nadpłaty, zmniejszając odpowiednio saldo na koncie.

O zaliczeniu nadpłaty na przypisane bieżąco zobowiązanie podatkowe zawiadamia się podatnika przez wpisanie kwoty zaliczonej nadpłaty w przesłanym mu nakazie płatniczym, bądź przez wysłanie do niego osobnego zawiadomienia.

W celu dokonania zwrotu lub zaliczenia nadpłaty na inne zobowiązania podatkowe albo przelanie jej na inny rachunek bankowy, sporządza się polecenie dokonania tej operacji.

Zwrotów i przerachowań nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji dochodów na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

Wypłata z tytułu oprocentowania nadpłaty następuje z tej podziałki klasyfikacji dochodów na którą zalicza się odsetki za zwłokę.

Księguje się je na koncie podatkowym w rubryce przeznaczonej dla odsetek za zwłokę ze znakiem minus.

W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym, wypełnia się polecenie przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres. Nadpłatę zwraca się na koszt urzędu. Przekaz pocztowy wypełnia się na kwotę nadpłaty zaś polecenie przelewu na kwotę nadpłaty powiększoną o kwotę opłaty pocztowej.

Przy księgowaniu przerachowania lub zwrotu nadpłaty na koncie podatkowym, zamieszcza się adnotację zawierającą nazwę należności i numery kont na których zaksięgowano przerachowaną nadpłatę lub datę zwrotu.

Polecenia, o których wyżej mowa, przechowuje się razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą likwidacji nadpłat i odcinkami zrealizowanych przez bank poleceń przelewu.

§ 59. Zwrot lub przerachowanie nadpłaconej należności nie przypisanej następuje po uprzednim odnotowaniu zwrotu w dzienniku obrotów należności nie przypisanych przy pozycji pod którą zaksięgowano wpłatę oraz na właściwym dowodzie wpłat. Odnotowuje się, zarówno cała kwotę, lub tylko jej określoną część. Datę i numer pozycji zaksięgowania przychodu nadpłaconej kwoty dokonuje się w poleceniu zwrotu nadpłaty.

§  60.

1. Dowody wpłat zwrotów oraz przerachowań, stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych, przechowuje się ułożone według pozycji dziennika (dzienników) obrotów (księgi kontowej uniwersalnej) z podziałem na dowody księgowane w poszczególnych dziennikach.

2. Wyciągi z rachunków bankowych przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne miesiące.

3. Dzienniki obrotów przechowuje się ułożone rocznikami z podziałem według rodzajów należności, zgodnie z kolejnością miesięcy.

4. Księgi, rejestry, dzienniki zbiorcze wpłat, wykazy oraz inne urządzenia i dokumenty przechowuje się ułożone rocznikami i miesiącami.

5. Konta podatników i płatników, wyłączone z kartoteki kont czynnych przechowuje się w zbiorach ułożone rocznikami z podziałem według rodzajów należności podziałek klasyfikacji budżetowej według nazwisk (i nazw) podatników, ułożone zgodnie z porządkiem alfabetycznym.