Ewidencja kosztów podróży służbowych na obszarze kraju.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MF.1973.9.24

Akt utracił moc

Wersja od: 30 lipca 1973 r.

INSTRUKCJA Nr 21/KS

MINISTERSTWA FINANSÓW

z dnia 20 czerwca 1973 r.

w sprawie ewidencji kosztów podróży służbowych na obszarze kraju. ¹

W związku z uchwałą Nr 90 Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1973 r. w sprawie diet i innych należności za czas podróży służbowych na obszarze kraju (Monitor Polski Nr 22, poz. 127) Ministerstwo Finansów ustala następujące zasady ewidencji i sprawozdawczości finansowej z kosztów podroży służbowych na obszarze kraju, wypłacanych w ciężar osobowego funduszu płac:

I.

Jednostki działające według zasad rozrachunku gospodarczego.

1. Do ewidencji obciążających jednostkę kosztów podróży służbowych na obszarze kraju służy konto 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju").

Rozliczenia z pracownikami z tytułu kosztów podróży obciążających jednostkę macierzystą jak i inne jednostki ujmuje się na koncie 263 - "Rozrachunki z pracownikami".

2. Konto 263 - "Rozrachunki z pracownikami" obciąża się za sumy udzielonych zaliczek oraz za dopłaty w przypadku, kiedy suma kosztów podróży wynikająca z rozliczenia, przekracza sumę zaliczki - w korespondencji z odpowiednim kontem środków pieniężnych.

Konto 263 - "Rozrachunki z pracownikami" uznaje się za rozliczenie pracownika z zaliczki na podstawie rachunku kosztów podróży obciążając konta:

- 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju"), jeżeli koszty podróży obciążają koszty działalności jednostki macierzystej pracownika delegowanego,

- 269 - "Pozostałe rozrachunki" (konto analityczne jednostki wzywającej lub zapraszającej, jeżeli koszty podróży nie obciążają kosztów działalności jednostki macierzystej pracownica delegowanego, lecz koszty jednostki wzywającej lub zapraszającej (§ 14 uchwały nr 90 Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1973 r.).

3. Jednostki, których branżowe plany kont nie przewidują prowadzenia konta 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac", prowadzą ewidencję rozliczeń kosztów podróży służbowych na obszarze kraju na koncie 250 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju").

4. Jednostka macierzysta pracownika delegowanego na podstawie wezwania (zaproszenia) innej jednostki zatrzymuje w swoich dowodach księgowych rachunek kosztów podróży wraz z załącznikami i wystawia dla jednostki wzywającej (zapraszającej), nie rzadziej niż raz na miesiąc, notę obciążeniową podając w niej dane dotyczące wezwania (zaproszenia), liczbę osób oraz łączną sumę kosztów podróży, wyodrębniając sumę kosztów przejazdów, sumę diet i sumę kosztów noclegów.

5. Jednostki wzywające (zapraszające) pracowników innych jednostek otrzymane noty obciążeniowe z tytułu wyłożonych kosztów podróży służbowych na obszarze kraju księgują w ciężar konta 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju"), a w przypadku nieprowadzenia konta 251 w ciężar konta 250 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju") i na dobro konta 269 - "Pozostałe rozrachunki" (konto analityczne jednostki macierzystej delegowanego).

6. Jeżeli jednostka wzywająca (zapraszająca) rozlicza bezpośrednio z zaproszonym (wezwanym) koszty podróży służbowej na obszarze kraju, rachunek kosztów podróży pozostaje w jej dowodach księgowych i stanowi podstawę do obciążenia konta 251 lub 250.

7. Koszty podróży służbowych na obszarze kraju ujęte na koncie 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac" lub 250 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju") - obciążają konta:

- 400 - "Płace" (konto analityczne "Koszty podróży służbowych na obszarze kraju"), jeżeli podróż dotyczy działalności operacyjnej,

- 261, 2, 6 - "Działalność socjalno-bytowa", jeżeli podróż związana jest z działalnością socjalno-bytową,

- 759 - "Pozostała sprzedaż", jeżeli podróż podlega sfinansowaniu ze środków inwestycyjnych lub środków funduszów specjalnych; równolegle następuje uznanie konta 759 w ciężar konta 951 - "Inwestycje" lub odpowiedniego konta funduszu specjalnego w zespole 8.

8. Jednostki nie prowadzące kont kosztów do rozliczenia (400-409) wyodrębniają w ewidencji analitycznej do kont kosztów w zespole 5 - "Koszty działalności" i 7 - "Sprzedaż" - pozycję analityczną "Koszty podróży służbowych na obszarze kraju".

9. W sprawozdaniach finansowych (w roku 1973 od dnia 1 lipca) należy sumy poniesionych kosztów podróży służbowych na obszarze kraju, ujęte na koncie 251 - "Rozliczenie osobowego funduszu płac" lub 250 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (konto analityczne "Rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju"), wykazać w sumach narastających od początku roku na wzorach:

- "Miesięczne sprawozdanie finansowe" - formularz J - 20b - dane uzupełniające - za okresy miesięczne oraz

- "Dane uzupełniające do sprawozdań" - formularz J - 23 - za okresy półroczne.

10. Zasady ewidencji i sprawozdawczości z kosztów nie zaliczanych do kosztów podróży na obszarze kraju jak np. z kosztów podróży zagranicznych, kosztów przejazdów miejscowych, przeniesień, dopłat do biletów pracowniczych, ujmowanych dotychczas łącznie z kosztami podróży na obszarze kraju, nie ulegają zmianom.

II.

Jednostki i zakłady budżetowe.

11. Jednostki i zakłady budżetowe ujmują koszty podróży służbowych na obszarze kraju w nowo utworzonym paragrafie klasyfikacji wydatków 18 - "Fundusz na podróże służbowe krajowe".

12. Do ewidencji rozliczeń z pracownikami z tytułu kosztów podróży służbowych na obszarze kraju służy konto 32 - "Sumy do rozliczenia".

13. Konto 32 - "Sumy do rozliczenia" obciąża się za sumy udzielonych zaliczek oraz za dopłaty w przypadku, kiedy suma kosztów podróży wynikająca z rozliczenia przekracza sumę zaliczki - w korespondencji z odpowiednim kontem środków pieniężnych.

Konto 32 - "Sumy do rozliczenia" uznaje się za rozliczenie pracownika z zaliczki na podstawie rachunku kosztów podróży, obciążając konta:

- 11 - "Koszty budżetowe", 13 - "Koszty pozabudżetowe" lub 15 - "Koszty gospodarstw pomocniczych", jeżeli koszty podróży obciążają koszty działalności jednostki macierzystej pracownika delegowanego,

- 38 - "Pozostałe rozrachunki" (konto analityczne jednostki wzywającej lub zapraszającej, jeżeli koszty podróży nie obciążają kosztów działalności jednostki macierzystej pracownika delegowanego, ale koszty jednostki wzywającej (zapraszającej).

14. Jednostka macierzysta pracownika delegowanego na podstawie wezwania (zaproszenia) innej jednostki zatrzymuje w swoich dowodach księgowych rachunek kosztów podróży wraz z załącznikami i wystawia dla jednostki wzywającej (zapraszającej) nie rzadziej niż raz na miesiąc notę obciążeniową podając dane dotyczące wezwania (zaproszenia), liczbę osób, łączną sumę kosztów podróży, wyodrębniając sumę kosztów przejazdów, sumę diet i sumę kosztów noclegów.

15. Jednostki i zakłady budżetowe wzywające (zapraszające) pracowników innych jednostek otrzymane noty obciążeniowe z tytułu wyłożonych kosztów podróży na obszarze kraju księgują w ciężar konta kosztów i na dobro konta 38 - "Pozostałe rozrachunki" (konto analityczne jednostki macierzystej delegowanego).

16. Jeżeli jednostka wzywająca (zapraszająca) rozlicza bezpośrednio z zaproszonym (wezwanym) koszty podróży służbowych na obszarze kraju, rachunek kosztów podróży pozostaje w jej dowodach księgowych i stanowi podstawę księgowań wydatków i kosztów.

17. Kwoty wypłacane na rzecz jednostki macierzystej pracownika delegowanego z tytułu zwrotu zastępczo pokrytych kosztów podróży z rachunku wydatków budżetowych zalicza się na rachunek wydatków budżetowych (na wznowienie kredytu) bez względu na to, w którym roku zwrot nastąpił.

18. Jednostki i zakłady budżetowe wykazują wydatki i koszty z tytułu kosztów podróży służbowych na obszarze kraju we właściwych sprawozdaniach o wydatkach budżetowych lub środkach pozabudżetowych zgodnie z ogólnymi zasadami.

19. Instrukcję stosuje się od dnia 1 lipca 1973 r.

¹ Instrukcja zmieniona przez komunikat z dnia 30 lipca 1973 r. w sprawie sprostowania błędów (Dz.Urz.MF.73.10.30).