Dokonywanie w urzędach górniczych planowanych wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.WUG.2005.4.10
Akt utracił moc Wersja od: 4 maja 2005 r.
ZARZĄDZENIE Nr 3
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 4 maja 2005 r.
w sprawie dokonywania w urzędach górniczych planowanych wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych
Na podstawie art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611 i Nr 189, poz. 1851, z 2004 r. Nr 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291, Nr 210, poz. 2135 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 114 i Nr 64, poz. 565) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa: 1)
tryb dokonywania w urzędach górniczych planowanych wydatków publicznych dotyczących usług, dostaw lub robót budowlanych, zwanych dalej "wydatkami publicznymi", do których - ze względu na ich przedmiot lub wartość - nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537 i Nr 273, poz. 2703), zwanej dalej "ustawą"; 2)
czynności związane z dokonywaniem wydatków publicznych.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o "jednostce" - należy przez to rozumieć departamenty oraz komórki równorzędne Wyższego Urzędu Górniczego, określone w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lipca 2002 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 1, poz. 2, z 2003 r. Nr 4, poz. 1 5 oraz z 2004 r. Nr 5, poz. 24), a także okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze.§ 3.
1.
Wniosek o dokonanie wydatków publicznych jest składany przez jednostkę do Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "GAB"; wzór wniosku stanowi załącznik do zarządzenia.2.
Wniosek, o którym mowa w ust. 1, podlega potwierdzeniu pod względem zabezpieczenia środków finansowych przez głównego księgowego Wyższego Urzędu Górniczego.3.
Zgody na dokonanie wydatków publicznych udziela dyrektor GAB w ramach posiadanego pełnomocnictwa.4.
W przypadku wątpliwości dotyczących przedmiotu lub wartości wydatków publicznych dyrektor GAB kieruje wniosek, o którym mowa w ust. 1, do rozpatrzenia przez komisję do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwaną dalej "komisją przetargową", powołaną na podstawie ustawy.5.
Komisja przetargowa rozstrzyga o stosowaniu albo niestosowaniu przepisów ustawy w odniesieniu do wydatków publicznych; w przypadku rozstrzygnięcia o stosowaniu przepisów ustawy w odniesieniu do wydatków publicznych, sporządzany jest protokół z posiedzenia tej komisji, zawierający w szczególności treść tego rozstrzygnięcia.6.
W przypadku podjęcia przez komisję przetargową rozstrzygnięcia o: 1)
stosowaniu przepisów ustawy w odniesieniu do wydatków publicznych, jednostka, która wystąpiła z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, składa - w trybie określonym przez zarządzenie nr 4 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG z 2005 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 4, poz. 11) - wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2)
niestosowaniu przepisów ustawy w odniesieniu do wydatków publicznych, wydatki te są realizowane - w trybie określonym przez dalsze przepisy niniejszego zarządzenia - przez jednostkę, która wystąpiła z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1.§ 4.
1.
Jednostka, która wystąpiła z wnioskiem, o którym mowa w § 3 ust. 1, jest obowiązana do uzyskania co najmniej dwóch ofert w celu wyboru oferty, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu wydatków publicznych, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych, funkcjonalności, terminu wykonania, albo oferty z najniższą ceną.2.
Przebieg postępowania, o którym mowa w ust. 1, jest dokumentowany w formie notatki służbowej, określającej w szczególności oferentów, ilość i treść złożonych ofert oraz przesłanki wyboru danego oferenta.§ 5.
1.
Jeżeli wartość określonego wydatku publicznego przekroczy kwotę 2.000 złotych, umowę dotyczącą przedmiotu wydatków publicznych, nieobjętych przepisami ustawy, zwaną dalej "umową nieobjętą przepisami ustawy", zawiera się w formie pisemnej; w przypadku pozostałych umów nieobjętych przepisami ustawy potwierdzeniem ich zawarcia są faktury.2.
W pisemnej umowie nieobjętej przepisami ustawy umieszcza się postanowienia zabezpieczające interesy jednostki, w szczególności postanowienia: 1)
dotyczące kary umownej lub innego odszkodowania umownego, przysługującego w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego przez oferenta; 2)
precyzyjnie określające uprawnienia i obowiązki z tytułu gwarancji i rękojmi; 3)
precyzyjnie określające przesłanki odbioru (odbiorów częściowych i odbioru końcowego) przedmiotu umowy oraz zapewniające ścisłe powiązanie tych przesłanek z przesłankami płatności.3.
Pisemna umowa nieobjęta przepisami ustawy jest podpisywana: 1)
w przypadku gdy umowa jest zawierana na rzecz okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego - przez dyrektora tego urzędu w ramach posiadanego pełnomocnictwa; 2)
w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego.4.
Jednostka, na rzecz której została zawarta umowa nieobjęta przepisami ustawy, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami, między innymi za dotrzymanie terminów dostaw, wykonania robót budowlanych oraz odbioru przedmiotu umowy.5.
Płatność następuje przelewem na podstawie faktury opisanej przez jednostkę, na rzecz której została zawarta umowa nieobjęta przepisami ustawy, sprawdzonej pod względem formalnym i rachunkowym przez Wydział Budżetowo-Księgowy GAB.§ 6.
1.
Dokumentacja postępowania w sprawie dokonania wydatków publicznych nieobjętych przepisami ustawy jest prowadzona: 1)
w przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego - przez ten urząd; 2)
w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - przez GAB.2.
Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: 1)
wniosek jednostki, o którym mowa w § 3 ust. 1; 2)
notatkę służbową, o której mowa w § 4 ust. 2; 3)
pisemną umowę nieobjętą przepisami ustawy albo fakturę stanowiącą potwierdzenie zawarcia takiej umowy.3.
Okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze przekazują dokumentację, o której mowa w ust. 1, do GAB w terminie do dnia 15 stycznia następującego po roku, w którym zawarto umowę nieobjętą przepisami ustawy.4.
GAB jest obowiązany do przechowywania, przez okres 2 lat, dokumentacji, o której mowa w ust. 1, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.5.
Okres przechowywania, o którym mowa w ust. 4, jest liczony od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zawarto umowę nieobjętą przepisami ustawy.§ 7. 1
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2006 r.ZAŁĄCZNIK
WZÓR
WNIOSEK O DOKONANIE PLANOWANYCH WYDATKÓW PUBLICZNYCH
1. Komórka organizacyjna/okręgowy urząd górniczy/
specjalistyczny urząd górniczy:
...............................................................
2. Rodzaj, zakres i sposób wykonywania robót lub ilość, liczba
i rodzaj zamawianych dostaw/usług:
...............................................................
...............................................................
...............................................................
3. Szacunkowa wartość zamówienia (netto):
...............................................................
4. Proponowany termin realizacji:
...............................................................
...............................................................
dyrektor komórki organizacyjnej/
okręgowego urzędu górniczego/
...................... specjalistycznego urzędu górniczego
miejscowość i data
...................................
Potwierdzam pod względem zabezpieczenia środków finansowych
.................... ..........................
miejscowość i data główny księgowy Wyższego
Urzędu Górniczego
Udzielam zgody na dokonanie wydatków publicznych
.................... ..............................
miejscowość i data dyrektor Biura Administracyjno
-Budżetowego Wyższego
Urzędu Górniczego
1 § 7 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 5 z dnia 25 maja 2005 r. (Dz.Urz.WUG.05.5.18) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 4 maja 2005 r.