Archiwizowanie akt zakończonych postępowań sprawdzających.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2011.1.35

Akt utracił moc

Wersja od: 1 marca 2011 r.

DECYZJA Nr 93/11

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 1 marca 2011 r.

w sprawie archiwizowania akt zakończonych postępowań sprawdzających

Na podstawie art. 72 ust. 6 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) postanawia się, co następuje:

§ 1. Akta zakończonych postępowań sprawdzających prowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwane dalej "aktami postępowań", tworzą Archiwum Postępowań Sprawdzających, zwane dalej "APS", stanowiące część zasobu archiwalnego archiwum wyodrębnionego Centralnego Biura Antykorupcyjnego zwanego "CBA".

§  2.

1. Akta postępowań podlegające przekazaniu do archiwum wyodrębnionego CBA przechowywane są w Departamencie Ochrony CBA.

2. Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, zwany dalej "Pełnomocnikiem", jest odpowiedzialny za właściwe opracowywanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie akt postępowań.

§  3.

1. Udostępnianie i wypożyczanie akt postępowań odbywa się na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej "ustawą", oraz szczegółowych zasad funkcjonowania APS, stanowiących załącznik do decyzji.

2. Ewidencjonowanie protokołów zdawczo-odbiorczych odbywa się w rejestrze protokołów zdawczo-odbiorczych, zwanym dalej "rejestrem", prowadzonym w APS.

3. Drugie egzemplarze protokołów zdawczo-odbiorczych, o których mowa w ust. 2, są przekazywane do archiwum wyodrębnionego CBA i stanowią część jego ewidencji.

4. Rejestr, o którym mowa w ust. 2, jest ewidencjonowany w Departamencie Analiz CBA.

§ 4. W zakresie nieuregulowanym stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące organizacji archiwum wyodrębnionego.

§ 5. Traci moc decyzja nr 10/10 Szefa CBA z dnia 21 stycznia 2010 r. w sprawie archiwizowania akt zakończonych postępowań sprawdzających przeprowadzanych na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA Nr 1, poz. 33).

§ 6. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Szczegółowe zasady funkcjonowania Archiwum Postępowań Sprawdzających

§ 1. Organizacja i zakres działania archiwum

1. APS prowadzi funkcjonariusz lub pracownik CBA, zwany dalej "funkcjonariuszem", wyznaczony przez Pełnomocnika w porozumieniu z dyrektorem Departamentu Analiz CBA.

2. Funkcjonariuszem, o którym mowa w ust. 1, może być osoba:

1) posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe w zakresie archiwizowania dokumentów;

2) pełniąca służbę lub pracująca w Departamencie Ochrony CBA.

3. Dyrektor Departamentu Analiz CBA sprawuje nadzór nad działalnością APS, w szczególności merytorycznie opiniuje postępowanie z aktami postępowań.

4. Do zadań APS należy:

1) przyjmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie akt postępowań;

2) ewidencjonowanie i opracowywanie akt postępowań;

3) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, w tym kartoteki osobowej;

4) wydawanie zaświadczeń na podstawie akt postępowań;

5) wypożyczanie i udostępnianie akt postępowań uprawnionym funkcjonariuszom;

6) udostępnianie i wypożyczanie akt postępowań uprawnionym podmiotom zewnętrznym;

7) zgłaszanie Departamentowi Analiz CBA potrzeb szkoleniowych z zakresu profilaktyki i konserwacji oraz ochrony przed zniszczeniem lub utratą akt;

8) prowadzenie sprawozdawczości na polecenie Pełnomocnika,

9) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

§ 2. Warunki przechowywania i zabezpieczenia akt postępowań

1. Dyrektor Departamentu Ochrony CBA jest odpowiedzialny za właściwe ich przechowywanie i zabezpieczenie do czasu przekazania do APS.

2. APS składa się z:

1) magazynu archiwalnego, zwanego dalej "magazynem";

2) pomieszczenia biurowego, w którym przyjmuje się, udostępnia i opracowuje akta oraz przechowuje środki ewidencyjne i inne materiały niezbędne do sprawnego funkcjonowania APS.

3. APS korzysta z czytelni archiwum wyodrębnionego.

4. Magazyn powinien być zlokalizowany w pomieszczeniach będących w dyspozycji Pełnomocnika.

5. Magazyn powinien być wyposażony w:

1) szafy lub regały metalowe;

2) sprzęt pomocniczy.

6. Pozostałe warunki techniczne APS zapewnia Pełnomocnik na podstawie przepisów określających warunki techniczne archiwum wyodrębnionego CBA. Dyrektor Departamentu Analiz CBA opiniuje zgodność wyposażenia i zabezpieczenia archiwum z przepisami.

7. Prawo wstępu do magazynu mają wyłącznie funkcjonariusze odpowiedzialni za APS, ich bezpośredni przełożeni oraz osoby pisemnie upoważnione przez Pełnomocnika.

§ 3. Przyjmowanie akt postępowań

1. Akta postępowań przekazywane są do APS przez poszczególnych funkcjonariuszy prowadzących postępowania sprawdzające.

2. Akta postępowań przyjmowane są na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych sporządzanych w trzech egzemplarzach.

3. Po sprawdzeniu zgodności protokołów zdawczo-odbiorczych z przekazaną dokumentacją, egzemplarz numer 1 pozostaje w APS, egzemplarz numer 2 zostaje przekazany do archiwum wyodrębnionego CBA, a egzemplarz numer 3 otrzymuje funkcjonariusz zdający akta wraz z potwierdzeniem przyjęcia akt do APS.

4. Akta postępowań powinny być przekazywane do APS najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od zakończenia postępowania sprawdzającego.

5. Przyjęcie akt postępowań przez funkcjonariusza odpowiedzialnego za APS należy poprzedzić ich przeglądem w celu sprawdzenia, czy akta zostały prawidłowo przygotowane do zarchiwizowania.

6. Akta postępowań przekazuje się w stanie uporządkowanym, zgodnie z warunkami określonymi w przepisach archiwalnych.

7. Funkcjonariusz APS po otrzymaniu akt postępowań dokonuje uzupełnienia wpisów ewidencyjnych w ewidencjach APS.

8. Funkcjonariusz odpowiedzialny za APS może odmówić przyjęcia akt postępowań w przypadkach uregulowanych w przepisach archiwalnych.

9. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w opracowaniu akt postępowań, funkcjonariusz APS zaleca ich usunięcie funkcjonariuszowi zdającemu akta postępowań.

10. W szczególnych przypadkach o przyczynach nieprzyjęcia akt postępowań funkcjonariusz APS może powiadomić notatką Pełnomocnika, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego.

§ 4. Przechowywanie akt postępowań

1. Akta postępowań przechowuje się zgodnie z przepisami archiwalnymi.

2. Akta postępowań układa się w pudłach archiwalnych według kolejnych sygnatur archiwalnych.

3. Sygnaturę archiwalną stanowi numer nadany pierwszemu postępowaniu sprawdzającemu będącemu kolejnym numerem w ewidencji postępowań sprawdzających, łamany przez PS.

4. Akta postępowań kontrolnych oraz kolejnych postępowań sprawdzających dołącza się do akt postępowań.

§ 5. Prowadzenie ewidencji archiwalnej

1. Akta postępowań przechowywane w APS objęte są prowadzoną na bieżąco ewidencją archiwalną.

2. Ewidencję archiwalną stanowią:

1) rejestr protokołów zdawczo-odbiorczych;

2) protokoły zdawczo-odbiorcze;

3) rejestr wypożyczeń, stanowiący załącznik do szczegółowych zasad funkcjonowania Archiwum Postępowań Sprawdzających;

4) ewidencja pomocnicza.

3. Zasady postępowania z pomocami ewidencyjnymi określają przepisy archiwalne.

4. Ewidencję wymienioną w ust. 2 prowadzi się w postaci dokumentów papierowych i elektronicznej. Ewidencja elektroniczna ma charakter pomocniczy.

5. Do prowadzenia ewidencji wykorzystuje się formularze obowiązujące w archiwum CBA.

6. Do prowadzenia ewidencji pomocniczej dopuszcza się stosowanie innych formularzy.

§ 6. Udostępnianie i wypożyczanie akt postępowań

1. Akta postępowań udostępnia się i wypożycza podmiotom zewnętrznym na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

2. Udostępnienie lub wypożyczenie ewidencjonuje się w karcie udostępnienia, zgodnie z pisemną dyspozycją Pełnomocnika, który określa termin ich zwrotu.

3. Akta postępowań udostępnia się do celów służbowych do wglądu na miejscu, w pomieszczeniu biurowym APS lub w czytelni archiwum, w obecności funkcjonariusza APS i po zapoznaniu się z regulaminem APS.

4. Akta postępowań udostępnia się lub wypożycza funkcjonariuszowi prowadzącemu postępowanie sprawdzające za zgodą Pełnomocnika, na podstawie karty udostępnienia akt.

5. APS udostępnia lub wypożycza wyłącznie całe teczki aktowe.

6. Nie wypożycza się:

1) materiałów ewidencyjnych APS;

2) akt uszkodzonych.

7. W miejscu udostępnionych lub wypożyczonych akt postępowań wkłada się zastawnik zawierający sygnaturę akt, datę wypożyczenia i termin ich zwrotu.

8. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność służbową za udostępnione lub wypożyczone mu akta postępowań i ich zwrot w oznaczonym terminie.

9. Przy zwrocie dokumentacji funkcjonariusz odpowiedzialny za APS zobowiązany jest:

1) sprawdzić jej stan;

2) odnotować fakt zwrócenia akt postępowań na karcie udostępnienia, w obecności zwracającego,;

3) usunąć zastawnik, o którym mowa w ust. 7.

10. W wypadku stwierdzenia braku lub uszkodzenia dokumentacji, funkcjonariusz odpowiedzialny za APS sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta postępowań, Pełnomocnik oraz funkcjonariusz prowadzący APS.

11. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych akt postępowań lub dołącza się do uszkodzonych akt postępowań, drugi przechowuje funkcjonariusz APS, trzeci przekazuje naczelnikowi Departamentu Ochrony CBA nadzorującemu pracę funkcjonariuszy prowadzących postępowania sprawdzające lub kierownikowi uprawnionego podmiotu zewnętrznego, który akta wypożyczył, w celu wyjaśnienia sprawy i podjęcia stosownej decyzji o wyciągnięciu konsekwencji w stosunku do wypożyczającego akta.

12. W przypadku naruszenia przepisów niniejszej decyzji, a zwłaszcza nieuprawnionego wejścia do magazynu, zagubienia lub zniszczenia akt postępowań, funkcjonariusz APS powiadamia w formie pisemnej dyrektora Departamentu Analiz CBA za pośrednictwem Pełnomocnika.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

..........................

(klauzula tajności - po wypełnieniu)

Nr bieżący	Nazwa jednostki organizacyjnej CBA, imię i nazwisko funkcjonariusza	Tytuł teczki	Sygnatura akt	Data wypożyczenia	Data zwrotu	Podstawa wypożyczenia	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8
						.......................... (klauzula tajności)
						strona ___/100