Dz.Urz.ABW.2018.47

| Akt obowiązujący
Wersja od: 2 listopada 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 101
SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO
z dnia 8 października 2018 r.
w sprawie aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie § 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2017 r. poz. 1920, z późn. zm.) postanawia się, co następuje:
§  1.  Zarządzenie określa:
1) użytkowników aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,
2) sposób i tryb korzystania z aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,
3) administratorów aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,

- w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW".

§  2.  Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) system ewidencji - system bazodanowy funkcjonujący w Biurze Logistyki ABW, składający się z kilku modułów, przeznaczony w szczególności do prowadzenia ewidencji składników rzeczowych majątku oraz prowadzenia gospodarki magazynowej;
2) aplikacja EMiL - aplikację Ewidencja Mienia i Logistyki, dostępną w sieci teleinformatycznej ABWAN i powiązaną funkcjonalnie z systemem ewidencji;
3) użytkownik aplikacji EMiL - funkcjonariusza lub pracownika ABW posiadającego dostęp oraz odpowiednie uprawnienia w aplikacji EMiL;
4) elektroniczne zlecenie - ogół czynności prowadzonych w aplikacji EMiL pomiędzy użytkownikami tej aplikacji, mających na celu dokonanie zmian w systemie ewidencji, związanych ze zmianą użytkownika składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika;
5) komórka ewidencyjna - komórkę organizacyjną w Biurze Logistyki ABW prowadzącą ewidencję składników rzeczowych majątku na podstawie przepisów Szefa ABW w sprawie regulaminu organizacyjnego Biura Logistyki ABW.
§  3.  Dostęp do aplikacji EMiL posiadają użytkownicy tej aplikacji z:
1) jednostek organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie,
2) Centralnego Ośrodka Szkolenia i Edukacji ABW

- obsługiwanych przez komórkę ewidencyjną.

§  4. 
1.  Aplikacja EMiL umożliwia wystawianie elektronicznego zlecenia do systemu ewidencji dla pojedynczego użytkownika składnika rzeczowego majątku.
2.  Elektroniczne zlecenie przetwarzane w aplikacji EMiL jest równoważne z protokołem przekazania, którego wzór określają przepisy Szefa ABW w sprawie sposobu i trybu prowadzenia ewidencji i gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego w jednostkach organizacyjnych ABW.
§  5. 
1.  Wystawione przez użytkownika aplikacji EMiL elektronicznie zlecenie:
1) podlega weryfikacji przez funkcjonariusza lub pracownika komórki ewidencyjnej obsługującego system ewidencji;
2) podlega wyjaśnieniu przez funkcjonariusza lub pracownika komórki ewidencyjnej w przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących przekazywanego składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika;
3) może zostać odrzucone, co nie powoduje zmiany użytkownika składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika w systemie ewidencji.
2.  Wystawione przez użytkownika aplikacji EMiL elektroniczne zlecenie podlega zaakceptowaniu przez bezpośredniego przełożonego tego użytkownika, a w przypadku przekazania składnika rzeczowego majątku poza jednostkę organizacyjną ABW - przez kierownika tej jednostki.
3.  Bezpośredni przełożony użytkownika aplikacji EMiL albo kierownik jednostki organizacyjnej ABW otrzymują elektroniczne powiadomienie o wystawionym elektronicznym zleceniu.
4.  Po akceptacji elektronicznego zlecenia, o której mowa w ust. 2, jest generowany komunikat przesyłany do systemu ewidencji.
5.  Nowy użytkownik składnika rzeczowego majątku przekazanego na podstawie elektronicznego zlecenia potwierdza kodem PIN:
1) przyjęcie tego składnika na swój stan, lub
2) zmianę miejsca użytkowania tego składnika.
§  6. 
1.  Bezpośredni przełożony użytkownika aplikacji EMiL albo kierownik jednostki organizacyjnej ABW, o których mowa w § 5 ust. 2, a także nowy użytkownik składnika rzeczowego majątku, w przypadku stwierdzenia niezgodności lub wystąpienia wątpliwości związanych z przekazywanym składnikiem rzeczowym majątku, mogą odrzucić elektroniczne zlecenie.
2.  W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komunikat do systemu ewidencji nie jest generowany.
§  7.  W przypadku uniemożliwiającym wykorzystanie aplikacji EMiL do wystawienia elektronicznego zlecenia, dopuszcza się przekazanie składnika rzeczowego majątku w postaci protokołu przekazania, o którym mowa w § 4 ust. 2.
§  8.  Użytkownik aplikacji EMiL jest obowiązany do bieżącej aktualizacji zapisów dotyczących składników rzeczowych majątku będących na jego stanie i wyjaśniania wszelkich wątpliwości z funkcjonariuszami lub pracownikami komórki ewidencyjnej.
§  9.  Na administratorów aplikacji EMiL wyznacza się:
1) dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa Teleinformatycznego ABW, odpowiedzialnego za spra
2) wy techniczne związane z funkcjonowaniem aplikacji EMiL i systemu ewidencji;
2) dyrektora Biura Logistyki ABW, odpowiedzialnego za wkład merytoryczny związany z prowadzeniem systemu ewidencji.
§  10.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 listopada 2018 r.