"Instrukcja dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2009.17.98

Akt utracił moc

Wersja od: 2 stycznia 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 34

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 21 grudnia 2009 r.

w sprawie "Instrukcji dotyczącej szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych" ^*

Na podstawie art. 107 ust. 1 i 9 oraz art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr 228, poz. 1947, z późn. zm.¹⁾) oraz art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się w urzędach górniczych "Instrukcję dotyczącą szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych", zatwierdzoną w dniu 21 grudnia 2009 r., stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc "Instrukcja dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych", zatwierdzona przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego w dniu 23 lutego 2007 r.

§ 3. Traci moc zarządzenie nr 4 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 lutego 2007 r. w sprawie "Instrukcji dotyczącej szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych" (Dz. Urz. WUG Nr 3, poz. 9).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 133, poz. 934, Nr 170, poz. 1217, Nr 190, poz. 1399 i Nr 249, poz. 1.834, z 2007 r. Nr 21, poz. 125 i Nr 82, poz. 556, z 2008 r. Nr 138, poz. 865, Nr 154, poz. 958, Nr 199, poz. 1227 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1056.

ZAŁĄCZNIK 

Zatwierdzam

21 grudnia 2009 r.

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Piotr Litwa

INSTRUKCJA

dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych

§ 1. Instrukcja dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych, zwana dalej "Instrukcją", określa sposób wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przez komórki organizacyjne Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowe urzędy górnicze i Urząd Górniczy do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, zwany dalej "UGBKUE".

§ 2. 1 Ilekroć w Instrukcji jest mowa o "komórce organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego", rozumie się przez to departamenty, biura oraz inne komórki Wyższego Urzędu Górniczego, a także stanowiska wymienione w § 6 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 21 czerwca 2010 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 10, poz. 57).

§ 3. Wykaz rodzajów dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", występujących lub mogących występować w działalności urzędów górniczych, stanowi załącznik do Instrukcji.

§ 4. Przyznawanie, obniżanie i znoszenie klauzul tajności odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696).

§ 5. Zabrania się stosowania poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego systemów i sieci teleinformatycznych do wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania informacji niejawnych.

§ 6. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą być wytwarzane poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego tylko odręcznie lub przy pomocy maszyny do pisania; do wytwarzania tych dokumentów nie stosuje się maszyn elektronicznych.

§  7.

1. Wytworzone w komórkach organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", rejestruje się w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Przekazywane do Wyższego Urzędu Górniczego dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", rejestruje się w dzienniku korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

§  8.

1. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i dyrektor UGBKUE, w których są wytwarzane dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", prowadzą dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i dyrektor UGBKUE, do których są przekazywane dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", prowadzą dziennik korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

§  9.

1. Dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", o którym mowa w § 7 ust. 1, oraz dziennik korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", o którym mowa w § 7 ust. 2, są prowadzone przez Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

2. W przypadku wytwarzania dużej ilości dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", dyrektorzy komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego mogą podjąć decyzję o założeniu dla danej komórki organizacyjnej dziennika ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", informując o tym uprzednio Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

3. W przypadku przekazywania do komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego dużej ilości dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", dyrektorzy komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego mogą podjąć decyzję o założeniu dla danej komórki organizacyjnej dziennika korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", informując o tym uprzednio Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Przeznaczone do prowadzenia poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego: dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", oraz dziennik korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", są rejestrowane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego jako dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, i przekazywane do komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowego urzędu górniczego i UGBKUE na wniosek jej dyrektora.

§ 10. Dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", oraz dzienniki korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przechowuje się do chwili wybrakowania lub przekazania do archiwum zakładowego zarejestrowanych w nich dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych; klauzula tajności na tych dziennikach jest przedłużona do czasu upływu okresu ochrony na ostatnim zarejestrowanym w nim dokumencie lub innym niż dokument materiale.

§  11.

1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", zarejestrowane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego, w zależności od decyzji dyrektora komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, mogą być przechowywane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego bądź w pomieszczeniach biurowych komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego.

2. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", zarejestrowane poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, nie są w niej przechowywane; dopuszcza się przekazanie do Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego takich dokumentów lub innych niż dokument materiałów w celu przechowywania, jedynie wraz z zakończonymi dziennikami, w których były zarejestrowane.

§ 12. Dokumentom lub innym niż dokument materiałom, zawierającym informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przechowywanym poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, zapewnia się warunki gwarantujące ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem; minimum ochrony zapewnia umieszczenie tych dokumentów lub innych niż dokument materiałów w meblu biurowym zamykanym na klucz i przechowywanie klucza w bezpiecznym miejscu.

§ 13. Dostęp do dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", mogą mieć tylko osoby uprawnione, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 14. Za ochronę dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przechowywanych poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, odpowiadają odpowiednio:

1) dyrektor komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego;

2) dyrektor okręgowego urzędu górniczego;

3) dyrektor UGBKUE.

§ 15. W przypadku utraty dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", lub ich nieuprawnionego ujawnienia, dyrektor komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, dyrektor okręgowego urzędu górniczego lub dyrektor UGBKUE niezwłocznie powiadamia pisemnie, wraz z opisem okoliczności zdarzenia, Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego; Prezes Wyższego Urzędu Górniczego może polecić podjęcie działań wyjaśniających pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.

§  16.

1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", są przekazywane pomiędzy komórkami organizacyjnymi Wyższego Urzędu Górniczego za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", są przesyłane pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub UGBKUE a Wyższym Urzędem Górniczym za pośrednictwem Spółki "Poczta Polska Spółka Akcyjna", zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650 oraz z 2008 r. Nr 225, poz. 1491); dopuszcza się osobiste przewożenie dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", między Wyższym Urzędem Górniczym a okręgowymi urzędami górniczymi lub UGBKUE, jeśli przewożący pracownik podróżuje samochodem w towarzystwie drugiego pracownika.

§  17.

1. Oświadczenia o stanie majątkowym, sporządzone w trybie określonym odrębnymi przepisami, do chwili wpływu do Wyższego Urzędu Górniczego są traktowane jako dokumenty chronione ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.³⁾).

2. Po zapoznaniu się z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1, przez osoby uprawnione w rozumieniu odrębnych przepisów, oświadczenia są rejestrowane w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

3. Oświadczenia o stanie majątkowym przesyła się pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub UGBKUE a Wyższym Urzędem Górniczym za pośrednictwem Spółki "Poczta Polska Spółka Akcyjna", jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zapakowaną w dwie nieprzezroczyste koperty, zabezpieczoną pieczęcią do pakietów i taśmą samoprzylepną oraz opatrzoną adnotacją "Do rąk własnych".

§  18.

1. Dane osobowe oraz uzasadnienie do wniosku o nadanie orderu lub odznaczenia do chwili wpływu do Wyższego Urzędu Górniczego są traktowane jako dokumenty chronione ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

2. Wypełniony oraz zatwierdzony przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego wniosek o nadanie orderu lub odznaczenia jest rejestrowany w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

3. Dokumenty zawierające dane i informacje, o których mowa w ust. 1, umieszczone na informatycznych nośnikach danych, przesyła się pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub UGBKUE a Wyższym Urzędem Górniczym za pośrednictwem Spółki "Poczta Polska Spółka Akcyjna", jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zapakowaną w dwie nieprzezroczyste koperty, zabezpieczoną pieczęcią do pakietów i taśmą samoprzylepną oraz opatrzoną adnotacją "Do rąk własnych"; do tych nośników załącza się pismo przewodnie, sporządzone zgodnie z przepisami zarządzenia nr 10 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG Nr 12, poz. 47).

§ 19. Brakowanie i archiwizowanie dokumentów lub innych niż dokument materiałów, które utraciły klauzulę "zastrzeżone", odbywa się w oparciu o przepisy zarządzenia nr 10 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych.

§ 20. Wszelkie wątpliwości co do trybu postępowania z dokumentami lub innymi niż dokument materiałami, zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", konsultuje się z pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych.

______

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 oraz z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238.

Załącznik 

WYKAZ RODZAJÓW DOKUMENTÓW LUB INNYCH NIŻ DOKUMENT MATERIAŁÓW, ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE OZNACZONE KLAUZULĄ "ZASTRZEŻONE", WYSTĘPUJĄCYCH LUB MOGĄCYCH WYSTĘPOWAĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDÓW GÓRNICZYCH

I. Dokumenty zawierające Informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone":

1) oświadczenia o stanie majątkowym osób pełniących funkcje publiczne;

2) wnioski o nadanie orderu lub odznaczenia oraz dokumentacja ich dotycząca (notatka, wykaz osób);

3) dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone";

4) dzienniki korespondencji dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone";

5) projekty techniczne zawierające informacje o zabezpieczeniach systemów komputerowych (systemów operacyjnych lub oprogramowania użytkowego);

6) informacje o hasłach dostępu do systemów komputerowych w urzędach górniczych (hasła administratorów i użytkowników).

II. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, które mogą być uznane za dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone":

1) dzienniki korespondencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne";

2) dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne";

3) dokumenty dotyczące ochrony informacji niejawnych;

4) dokumentacja zawierająca konfigurację internetowych skrzynek pocztowych oraz korespondencja z dostarczania usług internetowych z danymi w tej sprawie;

5) dokumenty lub inne niż dokument materiały, związane z funkcjonowaniem Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowych urzędów górniczych oraz UGBKUE w ramach stanów gotowości obronnej państwa;

6) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące obronności państwa, uzyskane lub wytworzone w ramach funkcjonowania systemu stałych dyżurów w Wyższym Urzędzie Górniczym, okręgowych urzędach górniczych oraz UGBKUE.

^* Z dniem 2 stycznia 2011 r. nin. zarządzenie utraciło częściowo podstawę prawną w związku z uchyleniem art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.05.196.1631) przez art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.10.182.1228).

¹ Załącznik § 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 23 z dnia 21 czerwca 2010 r. (Dz.Urz.WUG.10.10.60) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 lipca 2010 r.