Zawiadomienie Komisji - Wytyczne dotyczące wdrażania rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego: program prac na lata 2023-2024
Dz.U.UE.C.2023.172.6
Akt obowiązującyZAWIADOMIENIE KOMISJI
Wytyczne dotyczące wdrażania rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego: program prac na lata 2023-2024
(2023/C 172/02)
Celem rozporządzenia (UE) 2018/1724 w sprawie utworzenia jednolitego portalu cyfrowego jest ułatwienie dostępu online do informacji, procedur administracyjnych i usług wsparcia niezbędnych obywatelom i przedsiębiorstwom do przemieszczania się w Unii oraz prowadzenia działalności handlowej lub zakładania i rozwijania działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim.
W art. 31 ust. 1 rozporządzenia przewidziano przyjęcie rocznego programu prac, w którym określa się działania ułatwiające wykonanie rozporządzenia. Pierwszy program prac obejmujący okres od lipca 2019 r. do grudnia 2020 r. został opublikowany w Dzienniku Urzędowym w dniu 31 lipca 2019 r. (Dz.U. C 257, 31.7.2019, s. 1). Drugi program prac obejmujący okres od stycznia 2021 r. do grudnia 2022 r. został opublikowany w Dzienniku Urzędowym w dniu 1 marca 2021 r. (Dz.U. C 71, 1.3.2021, s. 47).
Jednolity portal cyfrowy, znany i promowany pod marką Your Europe, stanowi istotny wkład w transformację cyfrową (zgodnie z celami unijnej cyfrowej dekady), kluczowe narzędzie dla jednolitego rynku oraz priorytet dla Komisji, ponieważ przyczynia się do zwiększenia konkurencyjności UE i jej przedsiębiorstw, zwłaszcza MŚP 1 .
Przyczynia się też zdecydowanie do realizacji trzech celów: (i) zmniejszenia wszelkich dodatkowych obciążeń administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorstw, którzy korzystają lub chcą korzystać z praw przysługujących im na rynku wewnętrznym; (ii) eliminowania dyskryminacji oraz (iii) zapewnienia funkcjonowania rynku wewnętrznego w zakresie zapewniania informacji, procedur oraz usług rozwiązywania problemów. Kryzys związany z COVID-19 jeszcze mocniej uwypuklił potrzebę zapewnienia bardziej zaawansowanej cyfrowo i przyjaznej dla użytkownika administracji publicznej.
W trzecim programie prac określono harmonogram dalszych działań służących wdrożeniu wymogów dotyczących jednolitego portalu cyfrowego w przewidzianych prawem terminach wyznaczonych na lata 2023 i 2024 oraz utrzymaniu i poprawie już wprowadzonych usług związanych z jednolitym portalem cyfrowym. W związku ze zbieżnością szeregu działań związanych z terminem wyznaczonym na grudzień 2023 r. ten trzeci program prac obejmuje okres od stycznia 2023 r. do grudnia 2024 r. Działania te będą się koncentrować na:
- przygotowaniach do dotrzymania terminu wyznaczonego na 2023 r. w odniesieniu do cyfryzacji i transgranicznej dostępności procedur oraz systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości;
- zabezpieczeniu mechanizmów wsparcia dostępnych po uruchomieniu w celu pomyślnego wdrożenia systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości;
- promowaniu jednolitego portalu cyfrowego i systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości, w tym promowaniu (ponownego) wykorzystania tego systemu i jego usług podstawowych w kontekście europejskiej strategii w zakresie danych;
- monitorowaniu i poprawie jakości jednolitego portalu cyfrowego.
W dniu 13 października 2022 r. program prac omówiono z grupą koordynacyjną portalu, jak określono w art. 31 ust. 2 rozporządzenia. Wykonanie programu prac będzie monitorowane i będzie przedmiotem corocznego przeglądu zarówno za pośrednictwem platformy online służącej współpracy grupy koordynacyjnej portalu, jak i podczas posiedzeń grupy koordynacyjnej portalu.
Koordynatorzy krajowi proszeni są o sporządzenie krajowego programu prac zawierającego ocenę dokonanych postępów i określającego działania mające na celu usunięcie pozostałych luk. Zachęca się ich do dokonywania przeglądu ich krajowego programu prac raz w roku i do dzielenia się jego wynikami z Komisją i grupą koordynacyjną.
Do celów niniejszego zawiadomienia Komisji stosuje się następujące definicje:
- "właściwy organ" oznacza każdy organ lub podmiot państwa członkowskiego utworzony na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, który ma określone obowiązki dotyczące informacji, procedur oraz usług w zakresie wsparcia i rozwiązywania problemów objętych zakresem stosowania rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego;
- "koordynatorzy krajowi" to przedstawiciele wyznaczeni przez państwa członkowskie, jak przewidziano w art. 28 rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego.
1. Jakość informacji i usług
Cel 1.1: Zapewnienie kompletności i jakości informacji
Podstawa prawna: art. 4 i 5 rozporządzenia dotyczące dostępu do informacji, art. 9 dotyczący jakości informacji na temat praw, obowiązków i przepisów, art. 10 dotyczący jakości informacji na temat procedur oraz art. 12 dotyczący tłumaczenia informacji.
Kontekst
Jednolity portal cyfrowy ma dostarczać obywatelom i przedsiębiorstwom informacji, które są wystarczająco kompleksowe, aby umożliwić im korzystanie z przysługujących im praw wynikających z prawa unijnego i krajowego w pełnej zgodności z mającymi zastosowanie przepisami i obowiązkami.
W załączniku I do rozporządzenia przedstawiono wykaz obszarów, w odniesieniu do których Komisja i państwa członkowskie musiały zapewnić, aby wszystkie informacje, które mają znaczenie dla obywateli i przedsiębiorstw, były dostępne online do dnia 12 grudnia 2020 r. Gminy miały czas do dnia 12 grudnia 2022 r. na wypełnienie tego obowiązku. Informacje na temat ogólnounijnych praw i obowiązków zawiera natomiast portal Your Europe. Informacje dotyczące wdrożenia na poziomie krajowym dostarczone przez organy państw członkowskich oraz dotyczące przepisów udostępnionych przez te organy w odniesieniu do niektórych tematów wymienionych w załączniku I były stopniowo usuwane z portalu Your Europe i zastępowane (i) linkami do krajowych stron internetowych zgłaszanych przez państwa członkowskie oraz (ii) przez wyszukiwarkę portalu Your Europe.
Komisja oferuje również państwom członkowskim usługi tłumaczeniowe w celu wypełnienia ich obowiązków wynikających z art. 12 rozporządzenia.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 1.1.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Sprawdzenie kompletności, tłumaczenia i jakości oraz rozwiązanie problemów związanych z: - informacjami objętymi załącznikiem I i załącznikiem II; - informacjami przekazywanymi na poziomie gminy; - zgłaszaniem stron internetowych do KE. Zapewniając kompletność i jakość informacji, państwa członkowskie powinny również brać pod uwagę priorytety polityki UE. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 1.1.2 | II kw. każdego roku | Przegląd wytycznych Komisji dotyczących wdrażania załącznika I. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 1.1.3 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Ulepszenie portalu Your Europe, aby był bardziej przyjazny dla użytkownika. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 1.1.4 | IV kw. 2024 r. | Zbadanie możliwości agregowania i publikowania informacji na temat wymogów dotyczących produktów i opodatkowania (w tym niezbędnych zmian w systemach informatycznych). | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 1.1.5 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Tłumaczenie informacji w celu wypełnienia obowiązków wynikających z art. 12 rozporządzenia. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 1.1.6 | Koniec I, II, III i IV kw. każdego roku | Sprawozdanie z użytkowania portalu Your Europe (użytkownicy, państwa członkowskie, uzyskiwane informacje i procedury). | Komisja |
| 1.1.7 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Tworzenie "pomostów" pomiędzy rozporządzeniem w sprawie jednolitego portalu cyfrowego a nowymi inicjatywami ustawodawczymi poprzez włączenie informacji regulowanych przez nowe wnioski do zakresu załącznika I (na przykład informacji dotyczących praw obywateli w ramach europejskiej przestrzeni danych dotyczących zdrowia oraz informacji dotyczących zasad transportu towarowego). | Komisja |
Cel 1.2: Unikanie powielania
Podstawa prawna: motywy 17 i 55, art. 19 ust. 6 i art. 30 rozporządzenia.
Kontekst
W rozporządzeniu wzywa się państwa członkowskie i Komisję do podawania jednego źródła każdego elementu informacji wymaganego na jednolitym portalu cyfrowym oraz do unikania - w miarę możliwości - częściowego lub całościowego powielania informacji. Ma to na celu uniknięcie dezorientacji wśród użytkowników trafiających na portale zawierające podobne, ale nie identyczne informacje na ten sam temat. Dążenie do zapewnienia jednego źródła informacji ułatwia również dokonywanie aktualizacji i zmniejsza ryzyko przedstawiania sprzecznych informacji.
Jedynie informacje skierowane wyłącznie do obywateli i przedsiębiorstw, które wyjaśniają ich prawa i obowiązki, kwalifikują się do umieszczenia na jednolitym portalu cyfrowym. Informacji tych nie należy łączyć z innymi treściami, takimi jak informacje na temat opracowywanej polityki, które są skierowane do odbiorców takich jak specjaliści czy urzędnicy.
Komisja stosuje tę zasadę do swojej własnej obecności w internecie i dąży do tego, aby wszystkie informacje istniejące na poziomie UE, które są skierowane do obywateli i przedsiębiorstw oraz dotyczą ich praw i obowiązków na jednolitym rynku uwzględniano i przechowywano na portalu Your Europe. Jest to długoterminowe i złożone zadanie. Jedynymi wyjątkami są przypadki, w których utworzenie konkretnej strony internetowej jest wymagane na podstawie odrębnego przepisu prawa UE. Natomiast treść opisująca polityki i procesy ma być zamieszczana na własnej stronie internetowej Komisji oraz na poszczególnych stronach internetowych właściwych dyrekcji generalnych.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 1.2.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Poprawa informacji na poziomie UE: - uwzględnienie wszystkich informacji istniejących na poziomie UE na portalu Your Europe; - opracowanie zintegrowanego podejścia w odniesieniu do portalu Your Europe i innych unijnych portali, aby zapewnić sprawną nawigację i uniknąć powielania informacji; - wyraźne rozdzielenie przedstawionych na portalu Your Europe informacji na temat obowiązujących przepisów od informacji na temat polityki uwzględnionych na własnejstronie internetowej Komisji oraz na stronach internetowych dyrekcji generalnych. | Komisja |
| 1.2.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Prace nad ograniczaniem i unikaniem powielania informacji: - aktualizacja środków na rzecz ograniczania i unikania powielania informacji; - monitorowanie zintegrowanego podejścia na poziomie krajowym w celu uniknięcia powielania informacji na różnych portalach krajowych; - monitorowanie powielania informacji na stronach internetowych Komisji i państw członkowskich oraz poszukiwanie ewentualnych rozwiązań w celu lepszego rozpowszechniania treści; - wymiana najlepszych praktyk. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
2. Rozwój technologii informatycznych, cyfryzacja procedur, gromadzenie danych
Cel 2.1: Cyfryzacja procedur
Podstawa prawna: art. 6 rozporządzenia dotyczący procedur, które mają być oferowane w pełni online.
Kontekst
Jednolity portal cyfrowy musi zapewniać użytkownikom łatwy dostęp do krajowych procedur administracyjnych. W tym celu rozporządzenie zawiera wymóg dotyczący zapewnienia przez wszystkie państwa członkowskie, aby użytkownicy mieli dostęp do wszelkich procedur wymienionych w załączniku II i mogli ich dopełnić w pełni online. Oznacza to, że użytkownicy powinni móc dokonać wszystkich formalności elektronicznie, z dowolnego kraju, regionu i terytorium UE oraz niezależnie od tego, czy doświadczają jakichkolwiek trudności lub niepełnosprawności, a także za pośrednictwem usługi online. Rozporządzenie zawiera również niewyczerpujący wykaz szczegółowych kryteriów, które należy spełnić.
W 2022 r. Komisja zaktualizowała wydaną w 2020 r. notę objaśniającą dotyczącą procedur określonych w załączniku II.
Ostateczny termin cyfryzacji procedur to grudzień 2023 r. Państwa członkowskie powinny już jednak nasilić prace nad tym projektem i w ramach bieżących programów administracji elektronicznej szukać możliwości wdrożenia wymogów na długo przed upływem terminu, co niektóre z państw zaczęły już robić od rozpoczęcia kryzysu związanego z COVID-19.
Pomocą w osiągnięciu tego celu służą państwom członkowskim programy UE, na przykład program "Horyzont Europa", program "Cyfrowa Europa", programy polityki spójności na lata 2021-2027 oraz program Instrumentu Wsparcia Technicznego 2 . Zachęca się właściwe organy do kontaktu z koordynatorami krajowymi odpowiedzialnymi za programy finansowe w ich państwach członkowskich.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 2.1.1 | II kw. 2023 r. | Wyeliminowanie luk i wymiana informacji na temat postępów i najlepszych praktyk w zakresie cyfryzacji procedur określonych w załączniku II. | Właściwe organy Koordynatorzy krajowi |
| 2.1.2 | II kw. każdego roku | Przegląd dokumentu wyjaśniającego dotyczącego wdrożenia załącznika II i wszystkich jego zmian. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.1.3 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Działania mające na celu podniesienie świadomości na temat istniejących programów finansowania. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.1.4 | I-IV kw. 2023 r. | Repozytorium procedur wymagających fizycznej obecności (art. 6 ust. 4). | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.1.5 | IV kw. 2023 r. | Oferowanie wszystkich procedur wymienionych w załączniku II w pełni online. | Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.1.6 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Tworzenie "pomostów" pomiędzy rozporządzeniem w sprawie jednolitego portalu cyfrowego a nowymi inicjatywami ustawodawczymi poprzez włączenie procedur administracyjnych regulowanych przez nowe wnioski do zakresu załącznika II. | Komisja |
Cel 2.2: Zapewnienie użytkownikom transgranicznym dostępu do procedur online
Podstawa prawna: art. 13 rozporządzenia dotyczący transgranicznego dostępu do procedur online.
Kontekst:
Zgodnie z rozporządzeniem procedury, które już są dostępne online, muszą być również w pełni dostępne dla użytkowników transgranicznych. Oznacza to, że jeśli procedura jest dostępna dla obywatela określonego państwa członkowskiego, musi być również dostępna w zakresie wszystkich kroków dla użytkowników z innych państw członkowskich bądź użytkowników z tego samego państwa członkowskiego, którzy mieszkają w innym państwie członkowskim lub którzy wcześniej mieszkali, pracowali, studiowali lub prowadzili działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim.
W stosownych przypadkach państwa członkowskie mogą zastosować alternatywne rozwiązania techniczne w odniesieniu do użytkowników transgranicznych, ale w takich sytuacjach należy dołożyć dodatkowych starań w celu zapewnienia, aby procedura prowadziła do takiego samego wyniku i nie była bardziej uciążliwa niż procedura oferowana użytkownikom obecnym w państwach członkowskich swojego pochodzenia.
Chociaż akt w sprawie Interoperacyjnej Europy może jeszcze nie obowiązywać w tym terminie, w związku z dużymi inwestycjami państwa członkowskie mogą chcieć przeprowadzić tzw. oceny interoperacyjności, aby ocenić wpływ zmian w swoich systemach informatycznych na interoperacyjność transgraniczną w UE. Komisja zachęca również państwa członkowskie do przestrzegania zasad i zaleceń europejskich ram interoperacyjności, aby zapewnić brak barier dla transgranicznych cyfrowych usług publicznych.
Należy zwrócić szczególną uwagę na przeszkody napotykane przez użytkowników transgranicznych, takie jak pola formularzy, w których należy podać krajowy numer telefonu, krajowe prefiksy numerów telefonu lub krajowe kody pocztowe, płatności, których można dokonać wyłącznie za pośrednictwem systemów, które nie są (powszechnie) dostępne dla użytkowników transgranicznych, brak szczegółowych wyjaśnień w języku zrozumiałym dla użytkowników transgranicznych, brak możliwości elektronicznego przedłożenia dowodów przez użytkownika oraz nieuznawanie elektronicznych środków identyfikacji wydanych w innych państwach członkowskich.
W niektórych obszarach (np. dyrektywy usługowej, dyrektywy w sprawie uznawania kwalifikacji zawodowych, dyrektyw w sprawie zamówień publicznych) niedyskryminujący dostęp do procedur dla użytkowników transgranicznych stanowi już wymóg prawny w uzupełnieniu zasady niedyskryminacji zapisanej w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
W 2020 r. Komisja przedstawiła notę objaśniającą dotyczącą transgranicznej dostępności procedur.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 2.2.1 | II kw. 2023 r. | Usunięcie pozostałych barier (w tym tłumaczenie przy wsparciu Służby Tłumaczeniowej Komisji) oraz wymiana informacji na temat postępów we wprowadzaniu pełnej transgranicznej dostępności procedur online. | Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.2.2 | IV kw. 2023 r. | Procedury online dostępne dla użytkowników transgranicznych w sposób niedyskryminujący. | Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
Cel 2.3: Wnoszenie wkładu w rozwój narzędzi informatycznych na poziomie UE oraz zapewnienie interoperacyjności między unijnymi i krajowymi narzędziami informatycznymi
Podstawa prawna: art. 21 rozporządzenia dotyczący odpowiedzialności za aplikacje ICT wspomagające jednolity portal cyfrowy.
Kontekst
Jak określono w rozporządzeniu, funkcjonowanie jednolitego portalu cyfrowego jest możliwe dzięki narzędziom technicznym, które obejmują: wyszukiwarkę informacji oraz wspólną wyszukiwarkę usług wsparcia naprowadzające użytkowników końcowych na informacje, procedury i usługi wsparcia; narzędzie do gromadzenia informacji zwrotnych od użytkowników na temat jakości usług; narzędzie do gromadzenia informacji zwrotnych od użytkowników na temat przeszkód na jednolitym rynku; narzędzie do gromadzenia danych statystycznych dotyczących korzystania z jednolitego portalu cyfrowego; oraz panel pełniący funkcję interfejsu dla organów publicznych i Komisji.
W lipcu 2020 r. Komisja przyjęła akt wykonawczy w sprawie informacji zwrotnych od użytkowników i danych statystycznych (rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2020/1121) i zapewniła dostępność wszystkich odnośnych narzędzi do końca 2020 r. Organy krajowe musiały zapewnić zgodność z aktem wykonawczym, przekazać informacje niezbędne do funkcjonowania tych narzędzi oraz zawrzeć odnośniki do niektórych z nich na swoich krajowych stronach internetowych. Zapewniono wytyczne, dokumentację techniczną i wsparcie dla integracji usług krajowych z platformą jednolitego portalu cyfrowego.
Akt wykonawczy i wytyczne należy poddać przeglądowi w świetle wymogu, zgodnie z którym w pełni cyfrowe procedury online muszą zostać wprowadzone w całej UE do końca 2023 r.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 2.3.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Zmiana rozporządzenia wykonawczego dotyczącego jednolitego portalu cyfrowego w sprawie gromadzenia i wymiany danych statystycznych dotyczących użytkowników oraz informacji zwrotnych użytkowników w celu jego ulepszenia i objęcia jego zakresem danych statystycznych związanych z procedurami online. | Komisja |
| 2.3.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Monitorowanie: 1. Gromadzenia informacji zwrotnych i statystyk w odniesieniu do wszystkich usług. 2. Dodawania na stronach krajowych stanowiących część jednolitego portalu cyfrowego linków do: - wspólnego narzędzia do gromadzenia informacji zwrotnych od użytkowników na stronach, na których nie ma krajowego narzędzia do gromadzenia informacji zwrotnych; - wyszukiwarki usług wsparcia; - narzędzia do zgłaszania przeszkód na jednolitym rynku (narzędzie SMO (ang. Single Market Obstacle)). | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.3.3 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | - Utrzymanie i dalszy rozwój wspólnych narzędzi informatycznych jednolitego portalu cyfrowego z naciskiem na automatyzację zadań i opracowanie pozostałych wymogów prawnych, w tym aktualizację i dalszy rozwój narzędzia SMO. - Utrzymanie i dalsze udoskonalanie repozytorium linków, aby umożliwić państwom członkowskim zgłaszanie niezbędnych danych oraz, w miarę możliwości, zautomatyzować proces. - Utrzymanie i dalszy rozwójwyszukiwarki w celu ułatwienia przedsiębiorstwom i obywatelom dostępu do informacji unijnych i krajowych. - Utrzymanie i dalszy rozwójsystemu zarządzania treścią Your Europe w celu zapewnienia, by był on w stanie wykorzystać potencjał projektu jednolitego portalu cyfrowego. | Komisja |
| 2.3.4 | I-IV kw. 2023 r. | Opracowanie wspólnych narzędzi informatycznych wspierających cyfryzację procedur, w tym narzędzi związanych ze zmianą rozporządzenia wykonawczego dotyczącego jednolitego portalu cyfrowego w sprawie gromadzenia i wymiany danych statystycznych dotyczących użytkowników oraz wspólnego repozytorium etapów procedur wymagających fizycznej obecności (art. 6 ust. 4). | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.3.5 | I-IV kw. 2023 r. | Wdrożenie procedury w odniesieniu do systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI, ang. Internal Market Information System) na potrzeby współpracy administracyjnej (art. 15). | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
Cel 2.4: Jednorazowość
Podstawa prawna: art. 14 rozporządzenia.
Kontekst
Komisja we współpracy z państwami członkowskimi stworzy system techniczny służący do wymiany dowodów w procedurach online wymienionych w załączniku II do rozporządzenia oraz procedurach przewidzianych w dyrektywie usługowej 3 , dyrektywie w sprawie uznawania kwalifikacji zawodowych 4 i dwóch dyrektywach w sprawie zamówień publicznych (2014/24/UE i 2014/25/UE).
W rozporządzeniu nałożono na Komisję obowiązek dokonania przeglądu stosowania rozporządzenia do dnia 12 grudnia 2022 r., a następnie przeprowadzania takiego przeglądu co dwa lata. Zobowiązano w nim Komisję do oceny w szczególności zakresu art. 14, biorąc pod uwagę zmiany technologiczne, rynkowe i prawne w zakresie wymiany dowodów między właściwymi organami.
W latach 2019 i 2021 Komisja opracowała architekturę systemu i współpracowała z państwami członkowskimi w ramach szeregu pakietów roboczych dotyczących rozwiązań technicznych i operacyjnych, aby zapewnić interoperacyjność między przewidywanymi wspólnymi częściami systemu a elementami krajowymi. Komisja przeprowadziła również badania i projekty pilotażowe w celu wsparcia tych prac.
W 2022 r. Komisja przyjęła rozporządzenie wykonawcze C/2022/5628 określające specyfikacje techniczne i operacyjne systemu technicznego transgranicznej zautomatyzowanej wymiany dowodów oraz stosowania zasady jednorazowości (tzw. systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości). Omówiono je z państwami członkowskimi na kilku posiedzeniach komitetu w ramach procedury sprawdzającej 5 . Komisja opublikowała również szczegółowe dokumenty projektu technicznego, aby dalej wspierać państwa członkowskie we wdrażaniu systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości. Ponadto Komisja uruchomiła grupy robocze (podgrupy w ramach grupy koordynacyjnej ds. jednolitego portalu cyfrowego oraz grupy kontaktowej ds. synergii i interoperacyjności systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości i europejskiego portfela tożsamości cyfrowej), które mają w ścisłej współpracy z państwami członkowskimi pracować nad konkretnymi tematami, pomagając w przygotowaniach do uruchomienia systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości w całej UE do grudnia 2023 r.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 2.4.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | System techniczny oparty na zasadzie jednorazowości - rozwój: Opracowanie i wdrożenie pierwszej produkcyjnej wersji systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości i usług wspólnych w ramach tego systemu oraz zapewnienie wdrożenia procedur, które określają: - dane, które państwa członkowskie mają wprowadzać w ramach usług wspólnych: przyporządkowanie dowodów i usługi danych; - portale procedur i autentyczne źródła, które mają zostać uwzględnione. Opracowanie i dostosowanie krajowego komponentu systemu technicznego, w tym niezbędnych ustaleń operacyjnych. Tworzenie materiałów eksploatacyjnych, informacyjnych i szkoleniowych dla użytkowników systemu. Przegląd rezultatów prac grup roboczych (podgrup w ramach grupy koordynacyjnej ds. jednolitego portalu cyfrowego oraz grupy kontaktowej ds. synergii i interoperacyjności europejskiego portfela tożsamości cyfrowej). Wykorzystanie przestrzeni współpracy WIKI i OOTSHUB do dzielenia się informacjami na temat postępów i szczegółów projektu i rozwoju. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.4.2 | I-IV kw. 2024 r. | System techniczny oparty na zasadzie jednorazowości - produkcja: Uruchomienie usług wspólnych w produkcji i rozważenie ewentualnej migracji usług wspólnych systemu technicznego opartego na zasadzie j ednorazowości do europejskiego dostawcy usług w chmurze. Inwestowanie w dalszy rozwój usług wspólnych systemu technicznego opartego na zasadzie j ednorazowości (w tym synergie z portalem Your Europe). Kontynuowanie usług testowania systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości i zorganizowanie co najmniej czterech dużych imprez testowych (Projectathon). Świadczenie usług wsparcia przy wprowadzaniu portali administracji elektronicznej i autentycznych źródeł danych państw członkowskich oraz realizacja uzgodnionych synergii z europejską tożsamością cyfrową. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.4.3 | II kw. każdego roku | System techniczny oparty na zasadzie jednorazowości i jednolity portal cyfrowy - przyszły plan działania: Omówienie i zaprojektowanie przyszłego planu działania w zakresie rozwoju, w tym możliwość przyłączenia Komisji lub innych organów europejskich do systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości, poprawa ścieżki użytkownika, dostęp obywateli i przedsiębiorstw do wszystkich ich dokumentów administracyjnych, połączenie portfela UE i systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości lub inne. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.4.4 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | System techniczny oparty na zasadzie jednorazowości - rozporządzenie wykonawcze: W zakresie, w jakim ocena rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego dostarczy nowych informacji, oraz w zakresie, w jakim nowe elementy staną się dostępne - zmiana aktu wykonawczego określającego specyfikacje techniczne i operacyjne systemu technicznego w celu wypełnienia luk w pierwszej wersji aktu wykonawczego (na przykład w zakresie uprawnień i kompetencji). | Komisja |
| 2.4.5 | I-IV kw. 2023 r. | Sprawozdanie: Omówienie wkładu do projektu sprawozdania (dotyczącego przeglądu art. 14) przedstawionego przez Komisję i przedłożenie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdania oceniającego dotyczącego przeglądu art. 14 rozporządzenia w sprawie jednolitego portalu cyfrowego. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
| 2.4.6 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Zapewnienie połączeń i interoperacyjności między systemem technicznym opartym na zasadzie jednorazowości, systemami i platformami ustanowionymi w kontekście innych inicjatyw ustawodawczych. | Komisja |
Cel 2.5: Sprawozdawczość w zakresie funkcjonowania jednolitego portalu cyfrowego i jednolitego rynku
Podstawa prawna: art. 26, 27 i 36 rozporządzenia.
Kontekst
Narzędzie SMO jest przyjaznym dla użytkownika środowiskiem internetowym przewidzianym w rozporządzeniu, umożliwiającym anonimowe zgłaszanie i przekazywanie informacji zwrotnych na temat wszelkich przeszkód napotykanych przez obywateli i przedsiębiorstwa w korzystaniu z ich praw na rynku wewnętrznym. Rozporządzenie przewiduje również, że państwa członkowskie i Komisja analizują i badają problemy zgłaszane przez użytkowników za pośrednictwem narzędzia SMO i w miarę możliwości rozwiązują te problemy za pomocą odpowiednich środków.
Na przykład po wejściu w życie aktu o interoperacyjności 6 i ustanowieniu Rady ds. Interoperacyjnej Europy kwestie zidentyfikowane w odniesieniu do interoperacyjności transgranicznej, jak również ewentualne rozwiązania interoperacyjne powinny być zgłaszane Radzie, która może zaproponować stworzenie projektów wspierających wdrażanie polityki w celu opracowania brakujących rozwiązań interoperacyjnych.
Rozporządzenie stanowi również, że Komisja publikuje online streszczenie problemów wskazanych na podstawie zgłoszeń przekazywanych przez użytkowników jednolitego portalu cyfrowego za pośrednictwem narzędzia SMO, a także problemów stwierdzonych na podstawie zgromadzonych informacji zwrotnych od użytkowników oraz na podstawie danych statystycznych.
Ponadto w rozporządzeniu nałożono na Komisję obowiązek dokonania przeglądu stosowania rozporządzenia do dnia 12 grudnia 2022 r., a następnie przeprowadzania takiego przeglądu co dwa lata. Zobowiązano w nim Komisję do sporządzenia sprawozdania zawierającego ocenę dotyczącą funkcjonowania jednolitego portalu cyfrowego oraz rynku wewnętrznego - na podstawie zgromadzonych danych statystycznych, informacji zwrotnych od użytkowników i zgłoszeń na temat przeszkód na jednolitym rynku.
Rozporządzenie przewiduje szereg narzędzi, które pomogą Komisji gromadzić istotne informacje związane z cyfryzacją usług publicznych w UE. Przegląd problemów i sprawozdania sporządzane raz na dwa lata wraz z innymi narzędziami (tj. sprawozdaniem statystycznym opartym na wybranych wskaźnikach opublikowanych w udoskonalonej tabeli wyników jednolitego rynku, rocznym sprawozdaniem z realizacji celów w zakresie jednolitego rynku) pomogą Komisji w podejmowaniu świadomych decyzji w dziedzinie rynku wewnętrznego. Pomogą one również państwom członkowskim w określeniu i rozwiązaniu zgłoszonych problemów we właściwy sposób.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 2.5.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Działania następcze w związku z informacjami zwrotnymi i danymi statystycznymi, zwiększenie liczby usług wsparcia, które przekazują dane pochodzące z prowadzonych spraw do narzędzia SMO, i opublikowanie podsumowania, po omówieniu z grupą koordynacyjną. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.5.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Monitorowanie jednolitego portalu cyfrowego w oparciu o badanie porównawcze administracji elektronicznej. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.5.3 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Przeprowadzenie aktywnych badań wśród (potencjalnych) użytkowników jednolitego portalu cyfrowego w celu określenia priorytetowych obszarów rozwoju. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 2.5.4 | II-IV kw. 2024 r. | Omówienie wkładu, jaki należy wnieść do projektu sprawozdania przedstawionego przez Komisję, i przedstawienie go Parlamentowi i Radzie. | Komisja Koordynatorzy krajowi |
3. Usługi wsparcia
Cel 3.1: Zapewnienie dostępu do informacji na temat usług wsparcia i ich jakości
Podstawa prawna: art. 7, 11 i 16 rozporządzenia.
Kontekst
Jednolity portal cyfrowy, za pośrednictwem wyszukiwarki usług wsparcia uruchomionej w 2020 r., zapewnia użytkownikom łatwy dostęp do szerokiego zakresu usług wsparcia, informuje, czego mogą oczekiwać od danej usługi, i naprowadza na najwłaściwszą z nich.
Oprócz usług wsparcia wymienionych w załączniku III dobrowolnie zdecydowano o włączeniu do jednolitego portalu cyfrowego innych usług wsparcia - od chwili jego uruchomienia: Europe Direct, Europejskich Centrów Konsumenckich, Punktów Informacyjnych IPR oraz SOLVIT.
Komisja wspomagała usługi wsparcia w tym procesie poprzez przedstawienie listy kontrolnej i ocenę zestawienia aktualnego funkcjonowania tych usług.
W przypadku gdy jest to konieczne do zaspokojenia potrzeb użytkowników, koordynatorzy krajowi mogą również zaproponować Komisji, aby włączyła prywatne lub półprywatne usługi wsparcia, jeśli spełniają one wymogi jakości jednolitego portalu cyfrowego.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 3.1.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Monitorowanie informacji przekazywanych na temat usług wsparcia i ich jakości za pomocą zgromadzonych informacji zwrotnych od użytkowników i danych statystycznych, a także monitorowanie działań następczych | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 3.1.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Prace nad włączeniem dodatkowych usług wsparcia i usług rozwiązywania problemów do zakresu załącznika I. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
4. Promocja
Cel 4.1: Promocja jednolitego portalu cyfrowego
Podstawa prawna: art. 22 i 23 rozporządzenia dotyczące promocji, nazwy, logo i znaku jakości.
Kontekst
Wraz z uruchomieniem jednolitego portalu cyfrowego, które miało miejsce 12 grudnia 2020 r., rozpoczęto stosowanie logo Your Europe na wszystkich unijnych i krajowych stronach poświęconych temu portalowi.
W 2020 r. przygotowano plan komunikacji w celu promocji jednolitego portalu cyfrowego. Plan ten przewidywał przeprowadzenie w 2021 r. kampanii zarówno na szczeblu unijnym, jak i krajowym, a także koordynację działań promujących portal Your Europe oraz strony internetowe, które są częścią jednolitego portalu cyfrowego. Kampania obejmowała cyfrowe akcje promocyjne z sesjami informacyjnymi online w całej Europie prowadzonymi w językach narodowych.
W 2022 r. dokonano oceny kampanii i stwierdzono, że cyfrowe akcje promocyjne z powodzeniem dotarły do obywateli i przedsiębiorstw. Kluczem do sukcesu było to, że krajowi koordynatorzy bardzo ściśle współpracowali z zespołem jednolitego portalu cyfrowego, wykonawcą oraz z influencerami. Przyszłe kampanie mogą opierać się na tej udanej współpracy między krajowymi koordynatorami a Komisją. Zmierzyliśmy wpływ influencerów i kampanii na portalu YouTube (ocena ex ante i ex post), która okazała się bardzo skuteczna pod względem zasięgu i budowania marki i powinna zostać powtórzona.
Pozostałe działania służące budowaniu zasięgu, takie jak reklamy w wyszukiwarce Google wyświetlane przy wynikach wyszukiwania i aktywność w mediach społecznościowych, również wypadły dobrze i na pewno będą częścią przyszłych kampanii.
Główne cele działań promocyjnych na lata 2023-24 są następujące:
- dalsza poprawa świadomości społecznej na temat praw i obowiązków UE na jednolitym rynku UE;
- informowanie Europejczyków o unijnych i krajowych prawach i przepisach istniejących w ramach jednolitego rynku oraz ich aktywne angażowanie w dochodzenie tych praw i zgłaszanie wszelkich problemów, z którymi się borykają;
- promowanie marki portalu Your Europe wśród obywateli i przedsiębiorstw, zwłaszcza MŚP i potencjalnych przedsiębiorców (w całej UE);
- zapewnienie, aby portal Your Europe i informacje krajowe (w tym na temat praw i obowiązków) można było jeszcze łatwiej znaleźć;
- zachęcanie użytkowników do przesyłania informacji zwrotnych na temat usług publicznych;
- pokazanie, w jaki sposób portal Your Europe stanowi wartość dodaną dla przedsiębiorstw i obywateli.
W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 4.1.1 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Prowadzenie działań promocyjnych obejmujących jednolity portal cyfrowy, portal Your Europe, usługi wsparcia, narzędzie SMO, procedury cyfrowe i system techniczny oparty na zasadzie jednorazowości dla obywateli, MŚP i administracji oraz ocena powodzenia tych działań promocyjnych. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 4.1.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Coroczny przegląd planu komunikacji i wdrożenie zmienionego planu komunikacji. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 4.1.3 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Monitorowanie wydajności wyszukiwarki portalu Your Europe i dalsze zapewnianie szerszemu gronu odbiorców jak najlepszych wyników dotyczących krajowych stron internetowych za pośrednictwem tej wyszukiwarki. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
| 4.1.4 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | Promowanie systemu technicznego opartego na zasadzie jednorazowości w kontekście europejskiej strategii w zakresie danych oraz zapewnianie broszur informacyjnych lub arkuszy informacyjnych dla właściwych organów, na podstawie których można określić powiązania między systemem technicznym opartym na zasadzie jednorazowości, systemem wymiany informacji na rynku wewnętrznym, europejskim systemem informacji o pojazdach i prawach jazdy itp. | Komisja Koordynatorzy krajowi Właściwe organy |
5. Działania przekrojowe W jaki sposób i kiedy?
| Termin | Działanie | Podmiot odpowiedzialny | |
| 5.1 | IV kw. 2024 r. | Przyjęcie programu prac na lata 2025-2026. | Komisja |
| 5.2 | I kw. 2023 r. - IV kw. 2024 r. | System techniczny oparty na zasadzie jednorazowości i jednolity portal cyfrowy - opracowanie systemu monitorowania i automatycznej sprawozdawczości: opracowanie automatycznego systemu monitorowania i sprawozdawczości w celu pomiaru postępów i poziomu cyfryzacji administracji europejskich w oparciu o istniejące dane w jednolitym portalu cyfrowym i systemie technicznym opartym na zasadzie jednorazowości. | Komisja Koordynatorzy krajowi |