Ustanowienie nowego zakresu zadań w odniesieniu do metodologii przeprowadzania oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, który należy stosować na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2019.191.2

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 kwietnia 2019 r.

DECYZJA KOMISJI

z dnia 17 kwietnia 2019 r.

w sprawie ustanowienia nowego zakresu zadań w odniesieniu do metodologii przeprowadzania oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, który należy stosować na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046

(2019/C 191/02)

(Dz.U.UE C z dnia 6 czerwca 2019 r.)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹ , w szczególności jego art. 154 ust. 3 i 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 154 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 ("rozporządzenie finansowe") nałożono na Komisję obowiązek przeprowadzania oceny systemów, zasad i procedur osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego, jeżeli zamierza polegać na takich systemach, zasadach i procedurach w odniesieniu do realizacji działania. Celem oceny jest zapewnienie, aby poziom ochrony interesów finansowych Unii był równoważny poziomowi ochrony przewidzianemu w przypadku wykonywania przez Komisję budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego.

(2) Ponadto w art. 154 ust. 4 rozporządzenia finansowego nałożono na Komisję obowiązek dokonania oceny, czy osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego posiadają szereg szczególnych systemów, zasad i procedur dotyczących na przykład kontroli wewnętrznych, rachunkowości i zarządzania danymi. Komisja może ocenić również inne zasady i procedury stosowane przez osobę lub podmiot podlegający ocenie, jeżeli wyrażą na to zgodę.

(3) Oceny, które mają zostać przeprowadzone na podstawie art. 154 ust. 3 i 4 rozporządzenia finansowego, są zazwyczaj przeprowadzane przez audytorów zewnętrznych zgodnie z zakresem zadań ustanowionym przez Komisję.

(4) Biorąc pod uwagę dodatkowe wymogi wynikające z rozporządzenia finansowego, w tym zasady dotyczące gwarancji budżetowych, oraz uwzględniając najnowszą unijną politykę w zakresie unikania opodatkowania, prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, konieczna jest zmiana uprzednio obowiązującego zakresu zadań oraz wykorzystanej w nim metodologii, które mają być stosowane do przeprowadzania ocen.

(5) Uwzględniając art. 154 ust. 4 rozporządzenia finansowego, zakres zadań powinien obejmować dziewięć różnych obszarów (lub filarów), z których niektóre są obowiązkowe dla wszystkich osób i podmiotów (mianowicie kontrola wewnętrzna, rachunkowość, audyt zewnętrzny), a niektóre określa się według działań, które dana osoba lub podmiot zamierza podjąć (mianowicie dotacje, zamówienia i instrumenty finansowe, a w ich obrębie - wykluczenie z dostępu do finansowania, publikacja informacji o odbiorcach i ochrona danych osobowych). Zakres zadań powinien gwarantować - w przypadku wszystkich mających zastosowanie filarów - dostarczanie Komisji dowodów poświadczających, że poziom ochrony interesów finansowych Unii jest równoważny poziomowi ochrony przewidzianemu w przypadku wykonywania przez Komisję środków finansowych w ramach zarządzania bezpośredniego, przy uwzględnieniu ewentualnych środków nadzoru wprowadzonych przez Komisję na podstawie art. 154 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Ponadto art. 154 ust. 6 lit. c) rozporządzenia finansowego stanowi, że Komisja może zadecydować o niewymaganiu oceny ex ante, o której mowa w ust. 3 i 4, w przypadku określonych procedur wymaganych przez Komisję, w tym również jej własnych procedur oraz procedur określonych w aktach podstawowych.

(6) Ze względu na zasadę proporcjonalności w zakresie zadań nie należy nakładać żadnych wymogów dotyczących specyficznej struktury organizacyjnej lub określonej liczby wyspecjalizowanych pracowników, ponieważ byłoby to nieproporcjonalne w przypadku małych podmiotów. W odniesieniu do wdrożenia zasad określonych w zakresie zadań niewłaściwe jest jednak wprowadzanie wyjątków dla nowych lub małych podmiotów, ponieważ istotne jest zapewnienie wysokiego standardu zarządzania.

(7) Art. 279 ust. 3 rozporządzenia finansowego stanowi, że nadal stosowane będą istniejące oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przeprowadzone na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ²  i że muszą one zostać poddane przeglądowi w stosownych przypadkach. W stopniu, w jakim zakres zadań ustanowiony niniejszą decyzją zawiera wymogi, których nie obejmował poprzedni zakres zadań, osoby i podmioty ocenione na podstawie poprzedniego zakresu zadań należy poddać dodatkowej ocenie w odniesieniu do tych wymogów,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł

Zakres zadań, który należy stosować do przeprowadzania ocen na podstawie art. 154 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Sporządzono w Brukseli dnia 17 kwietnia 2019 r.

	W imieniu Komisji
	Günther OETTINGER
	Członek Komisji

ZAŁĄCZNIK

<NAGŁÓWEK INSTYTUCJI ZAMAWIAJĄCEJ>

ZAKRES ZADAŃ W ODNIESIENIU DO PRZEPROWADZANIA OCENY SPEŁNIENIA WYMOGÓW DOTYCZĄCYCH FILARÓW PRZEZ PODMIOT WNIOSKUJĄCY O POWIERZENIE MU WYKONYWANIA BUDŻETU UE W RAMACH ZARZĄDZANIA POŚREDNIEGO

[NAZWA PODMIOTU]

Podmiot wnioskujący o przeprowadzenie oceny:	[Nazwa i pełny adres podmiotu]
Państwo:	[Państwo, w którym podmiot ma siedzibę]
Odniesienie/data złożenia wniosku o wykonanie usług:	[Odniesienie/data złożenia wniosku o wykonanie usług lub innego równoważnego dokumentu wydanego przez podmiot]
Okres podlegający ocenie:	[Rok (okres 12 miesięcy) kończący się w dniu rozpoczęcia pracy w terenie (procedury na miejscu) dotyczącej oceny]
Data rozpoczęcia oceny:	[Przybliżona data rozpoczęcia. Przewidywana umowna data oceny (data formularza zamówienia)]
Data zakończenia oceny:	[Przybliżona data zakończenia. Przewidywana data otrzymania sprawozdania końcowego]

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Cele

3. Standardy i wytyczne

4. Wymogi dotyczące audytorów

5. Zakres

6. Procedury oceny

7. Inne kwestie

Załączniki

INSTRUKCJE DOTYCZĄCE STOSOWANIA NINIEJSZEGO ZAKRESU ZADAŃ

Wszelki tekst w kolorze szarym zapisany <kursywą> to wytyczne, które należy usunąć.

Tekst wskazany w [tekst] wypełnia podmiot

We wszystkich przypadkach należy przestrzegać zapisanego tekstu oraz brzmienia niniejszego zakresu zadań; nie podlega on zmianom.

Przedmiotową instrukcję należy usunąć z zakresu zadań

1. WPROWADZENIE

Kontekst

W art. 154 rozporządzenia finansowego ³  ("RF") mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej ("UE") określono metody wykonywania budżetu, w tym "zarządzanie pośrednie". W ramach zarządzania pośredniego Komisja może powierzyć wykonanie unijnych środków finansowych i gwarancji budżetowych państwom, organizacjom i organom (zwanym dalej "podmiotami") wskazanym w art. 62 RF. Może to dotyczyć następujących podmiotów:

- państw trzecich lub organów przez nie wyznaczonych, np. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Królestwa Kambodży;

- organizacji międzynarodowych i ich agencji, np. Programu Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP);

- podmiotów prawa publicznego, np. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

- podmiotów prawa prywatnego, ale realizujących misję publiczną, o ile zapewniają one odpowiednie gwarancje finansowe, np. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Jeżeli podmioty te zarządzają środkami finansowymi UE, mają obowiązek zapewnić poziom ochrony interesów finansowych UE równoważny poziomowi ochrony wymaganemu na mocy RF. W szczególności muszą one spełniać wymogi w odniesieniu do dziewięciu "filarów". Filary te odnoszą się do:

1) systemu kontroli wewnętrznej;

2) systemu rachunkowości;

3) niezależnego audytu zewnętrznego; jak również zasad i procedur dotyczących:

4) zapewniania finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem dotacji;

5) zamówień;

6) instrumentów finansowych ⁴ ;

a także:

7) wykluczenia z dostępu do finansowania;

8) publikacji informacji o odbiorcach;

9) ochrony danych osobowych.

W związku z tym podmioty, które zamierzają pracować z wykorzystaniem środków finansowych UE w ramach zarządzania pośredniego, muszą przejść kompleksową ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów. Na podstawie wyników oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów Komisja podejmie decyzję, czy: (i) może powierzyć zadania związane z wykonaniem budżetu danemu podmiotowi oraz; (ii) może zawrzeć z podmiotem umowy szczegółowe (tj. umowy o przyznanie wkładu w ramach zarządzania pośredniego). Jeżeli jednak będzie to wymagane zgodnie z podstawą prawną, warunki te mogą zostać określone w umowie z Komisją lub poprzez odniesienie do wytycznych (np. przewodnika dla agencji narodowych w przypadku programu Erasmus), co pozwoli zapewnić zharmonizowane wdrożenie i równe traktowanie beneficjentów programu UE we wszystkich państwach uczestniczących.

Poniżej przedstawiono zakres zadań, na podstawie którego [pełna nazwa i adres instytucji zamawiającej] wyraża zgodę na zlecenie audytorowi przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przez [nazwa podmiotu] oraz sporządzenia sprawozdania z tej oceny. Niniejszy zakres zadań załączono do [wniosku podmiotu o wykonanie usług lub równoważnego dokumentu].

W niniejszym zakresie zadań oraz w załącznikach 1-4, które stanowią jego integralną część, stosuje się następujące definicje:

- "Ocena spełnienia wymogów dotyczących filarów", "ocena" lub "zlecenie" odnosi się do niniejszej usługi atestacyjnej. W tym kontekście filary to szeroko pojęte obszary objęte tą oceną; należą do nich: kontrola wewnętrzna, rachunkowość, niezależny audyt zewnętrzny, wykluczenie z dostępu do finansowania, publikacja informacji o odbiorcach i ochrona danych osobowych. Poddanie podmiotu ocenie będzie konieczne w każdym przypadku w celu sprawdzenia, czy może on spełnić wymogi w tych obszarach. Oprócz sześciu obowiązkowych filarów wymienionych powyżej, istnieją trzy nieobowiązkowe filary obejmujące procedury i zasady dotyczące dotacji, zamówień i instrumentów finansowych.

- "Audytor" odnosi się do firmy audytorskiej, której powierzono wykonanie omawianego zlecenia i przedłożenie Komisji sprawozdania z jego realizacji. "Audytor" może odnosić się do osoby lub osób przeprowadzających ocenę, zazwyczaj partnera wykonującego zlecenie lub innych członków zespołu wykonującego zlecenie. Partner wykonujący zlecenie to partner lub inna osoba w firmie, która: (i) jest odpowiedzialna za zlecenie i jego wykonanie oraz sprawozdanie wydane w imieniu firmy; oraz (ii) posiada odpowiednie upoważnienie od organizacji zawodowej, podmiotu prawnego lub organu regulacyjnego.

- "Podmiot" odnosi się do podmiotu podlegającego ocenie spełnienia wymogów dotyczących filarów. Podmiot to, zazwyczaj, ⁵  instytucja zamawiająca wspomnianą ocenę.

- "Komisja" odnosi się do Komisji Europejskiej, która może być reprezentowana przez odpowiednią służbę lub dział w odpowiedniej Dyrekcji Generalnej Komisji lub w delegaturze UE, stosownie do sytuacji.

2. CELE

Audytorowi zleca się przeprowadzenie oceny wdrożonych systemów i kontroli, zasad i procedur stosowanych przez podmiot w odniesieniu do każdego filaru zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję dla każdego filaru. Celem takiej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów jest: (i) umożliwienie audytorowi sporządzenia sprawozdania na temat tego, czy w odniesieniu do każdego stosownego filaru podmiot spełnia wymogi określone w art. 154 ust. 4 lit. a)-f) rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do budżetu ogólnego Komisji Europejskiej oraz w art. 29 ust. 1 rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do Europejskiego Funduszu Rozwoju; oraz (ii) sformułowanie wniosku precyzującego, czy podmiot:

- ustanowił skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej oparty na międzynarodowych najlepszych praktykach i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską, oraz czy zapewnia funkcjonowanie takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach;

- stosuje system rachunkowości, który dostarcza rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji w sposób terminowy i we wszystkich istotnych aspektach, oparty na międzynarodowych standardach rachunkowości i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską;

- podlega niezależnym audytom zewnętrznym, których realizacja we wszystkich istotnych aspektach jest wymagana zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu, przeprowadzanym przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od danego podmiotu oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską;

- we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem dotacji oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>.

- we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem zamówień oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>.

- we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE/gwarancji budżetowych za pośrednictwem instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>.

- stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania za pośrednictwem zamówień, dotacji lub instrumentów finansowych;

- w sposób odpowiedni i terminowy podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych;

- zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 RF.

Ponadto, audytor może ocenić, czy podmiot spełnia standardy równoważne z mającymi zastosowanie przepisami UE oraz uzgodnionymi standardami międzynarodowymi i unijnymi w zakresie kontroli odnoszących się do unikania opodatkowania i jurysdykcji niechętnych współpracy, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jeżeli uzgodniono to z danym podmiotem i pozostaje to bez uszczerbku dla ostatecznego wyniku. Jeżeli podmiot wyrazi zgodę na objęcie oceną w zakresie tej określonej grupy zagadnień, audytorowi zostanie zlecone sporządzenie sprawozdania na ten temat w ramach filaru 6. W celu wdrożenia środków finansowych Unii za pośrednictwem instrumentów finansowych, czy to objętych gwarancją budżetową czy też nie, podmiot musi spełniać odpowiednie wymogi rozporządzenia finansowego, określone w dodatkowych sekcjach 6B i 6C za pośrednictwem stosownych ustaleń umownych, również wtedy, gdy zdecyduje się na nieprzeprowadzanie oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów w odniesieniu do tych sekcji.

3. STANDARDY I WYTYCZNE

Audytor, który przeprowadza ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów, musi podlegać:

- międzynarodowym ramom usług atestacyjnych IFAC oraz międzynarodowemu standardowi usług atestacyjnych ("MSUA") 3000 dotyczącemu usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych w takim stopniu, w jakim można je zastosować w określonym kontekście niniejszej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów;

- Kodeksowi etyki zawodowych księgowych IFAC wydanemu przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych IFAC (IESBA), w którym ustanowiono podstawowe zasady etyki dla audytorów w odniesieniu do uczciwości, obiektywizmu, niezależności, zawodowych kompetencji i należytej staranności, zachowania tajemnicy informacji, profesjonalnego postępowania oraz standardów technicznych;

- międzynarodowym standardom kontroli jakości (ISQC) IFAC, w których ustanowiono standardy i zawarto wytyczne dotyczące systemu kontroli jakości, którym kieruje się audytor.

4. WYMOGI DOTYCZĄCE AUDYTORA

4.1. Zasady ogólne

Audytorem musi być niezależny audytor zewnętrzny, który jest zarejestrowanym członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu, będących z kolei członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC), i który jest uprawniony do przeprowadzania audytów.

Audytor musi być funkcjonalnie niezależny od danego podmiotu. W związku z tym wewnętrzny audytor podmiotu podlegającego ocenie nie kwalifikuje się do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów.

Wyrażając zgodę na niniejszy zakres zadań, audytor potwierdza, że spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

- audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu, które z kolei należą do Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC);

- audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu. Chociaż organizacja ta nie należy do IFAC, audytor zobowiązuje się do wykonania tego zlecenia zgodnie ze standardami i zasadami etyki IFAC określonymi w niniejszym zakresie zadań;

- audytor lub firma jest zarejestrowany/zarejestrowana jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w państwie członkowskim UE zgodnie z zasadami nadzoru publicznego określonymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ⁶ . Ma to zastosowanie do audytorów i firm audytorskich z siedzibą w państwie członkowskim UE.

- audytor lub firma jest zarejestrowany/zarejestrowana jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w państwie trzecim, a rejestr ten podlega zasadom nadzoru publicznego określonym w prawodawstwie odnośnego państwa (ma to zastosowanie do audytorów i firm audytorskich z siedzibą w państwie trzecim).

Jeżeli pozwala na to podstawa prawna (np. Erasmus), audytorem może być niezależny podmiot audytowy wyznaczony zgodnie z art. 155 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

4.2. Kwalifikacje, doświadczenie i skład zespołu ⁷

Kwalifikacje i doświadczenie

Audytor musi zatrudniać wystarczającą liczbę pracowników posiadających: (i) stosowne kwalifikacje zawodowe i odpowiednie doświadczenie w zakresie standardów IFAC, w szczególności MSUA 3000 dotyczącego usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych; oraz (ii) doświadczenie w przeprowadzaniu oceny instytucjonalnej lub oceny zgodności lub przeprowadzaniu audytu systemów lub wykonywaniu równoważnych zleceń w podmiotach porównywalnych pod względem wielkości i złożoności do podmiotu podlegającego ocenie.

Ponadto cały zespół wykonujący zlecenie posiada:

- doświadczenie w zakresie ocen instytucjonalnych lub ocen zgodności lub audytów systemów lub równoważnych zleceń dotyczących programów pomocy rozwojowej finansowanych przez UE oraz projektów finansowanych przez krajowych lub międzynarodowych darczyńców oraz instytucje. Wskazane jest, aby osoba kierująca zespołem wykonującym zadania w terenie, tj. kierownik (kategoria 2) lub starszy audytor (kategoria 3), posiadała doświadczenie w zakresie audytów systemów dotyczących działań w dziedzinie pomocy zewnętrznej finansowanych przez UE lub innych działań finansowanych przez UE lub ocen instytucjonalnych lub ocen zgodności odnoszących się do organizacji w sektorze pomocy rozwojowej lub sektorze gospodarki;

- [Fakultatywnie: biegła znajomość [określić język(i)]].

Skład zespołu

W skład zespołu audytorów wymaganych do przeprowadzenia niniejszej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów wchodzi audytor kategorii 1, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za ocenę, oraz zespół wykonujący zlecenie, w skład którego wchodzi odpowiednia liczba audytorów kategorii 2-4. Na audytorze spoczywa obowiązek zaproponowania i skorzystania z pomocy zespołu wykonującego zlecenie, w skład którego wchodzą audytorzy odpowiedni do celów wykonania zlecenia.

Komisja rozróżnia cztery kategorie audytorów.

Kategoria 1 - partner firmy audytorskiej

Partnerem firmy audytorskiej jest wysoko wykwalifikowany specjalista posiadający odpowiednie kwalifikacje zawodowe, podejmujący lub sprawujący obowiązki wyższego i kierowniczego szczebla w praktyce audytu publicznego.

Osoba ta powinna być członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu oraz musi posiadać co najmniej 12 lat doświadczenia zawodowego jako zawodowy audytor lub księgowy w praktyce audytu publicznego. Pod uwagę będzie brane również doświadczenie w pracy z państwami otrzymującymi zewnętrzną pomoc UE.

Partner firmy audytorskiej lub inna osoba na stanowisku podobnym do stanowiska partnera jest w firmie audytorskiej osobą odpowiedzialną za audyt i jego przeprowadzenie oraz sprawozdanie wydane w imieniu firmy. Partner firmy audytorskiej posiada odpowiednie upoważnienie od organu zawodowego, podmiotu prawnego lub organu regulacyjnego i jest upoważniony do poświadczania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami państwa, w którym zarejestrowana jest firma audytorska.

Kategoria 2 - kierownik audytu

Kierownicy audytu powinni być wykwalifikowanymi specjalistami posiadającymi odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych lub kwalifikacje zawodowe. Powinni oni posiadać co najmniej 6 lat doświadczenia jako zawodowy audytor lub księgowy w praktyce audytu publicznego, w tym znaczące doświadczenie zarządcze w kierowaniu zespołami audytowymi.

Kategoria 3 - starszy audytor

Starsi audytorzy powinni być wykwalifikowanymi specjalistami posiadającymi odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych lub kwalifikacje zawodowe oraz co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w praktyce audytu publicznego.

Kategoria 4 - asystent audytora

Asystenci audytora powinni posiadać odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych oraz co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w praktyce audytu publicznego.

Życiorysy (CV)

Audytor przekazuje instytucji zamawiającej życiorysy partnera lub innej osoby z firmy audytorskiej, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów oraz za podpisanie sprawozdania, a także dostarcza życiorysy kierowników, starszych audytorów i asystentów audytora zgłoszonych jako należących do zespołu wykonującego zlecenie. Życiorysy będą zawierać szczegółowe informacje na temat rodzaju zleceń wykonanych przez pracowników, wskazując możliwość i zdolność do dokonania oceny, jak również zostaną w nich uwzględnione dokładne dane dotyczące odpowiedniego konkretnego doświadczenia. Przed podpisaniem formularza zamówienia lub innego mającego zastosowanie dokumentu umownego dotyczącego tego zlecenia instytucja zamawiająca zbada życiorysy i zastrzega sobie prawo do ich odrzucenia, jeżeli nie zostaną uznane za odpowiednie w odniesieniu do wymogów zlecenia.

5. ZAKRES

5.1. Miejsce i okres objęty oceną

Niniejsza ocena spełnienia wymogów dotyczących filarów zostanie przeprowadzona w [miejsce]. <Bardzo ważne jest wskazanie właściwego miejsca lub właściwych miejsc, w których zostanie przeprowadzona ocena>. Przed rozpoczęciem pracy w terenie audytor powinien potwierdzić u instytucji zamawiającej miejsce lub miejsca, w których ma zostać przeprowadzona ocena, i zapewnić, aby w trakcie przeprowadzania oceny dostępne były odpowiednie dokumenty potwierdzające oraz główni pracownicy. Audytor powinien wziąć pod uwagę fakt, że podmiot zazwyczaj wymaga odbycia spotkań w celu przygotowania oceny i omówienia projektu sprawozdania, co może wiązać się z dodatkowymi podróżami (zob. sekcja 7).

Okresem objętym oceną powinien być zasadniczo rok (tj. okres 12 miesięcy) kończący się w dniu rozpoczęcia prac w terenie na potrzeby oceny, tj. dniu, w którym audytor faktycznie rozpoczyna procedury i badania na potrzeby oceny na miejscu (tzn. w miejscu, w którym podmiot ma swoją siedzibę).

5.2. Kontekst zlecenia

Zastosowanie załącznika 1 Kontekst zlecenia - kluczowe informacje na potrzeby przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów

Audytor dąży do uzyskania wstępnego zrozumienia kontekstu zlecenia na podstawie załącznika 1 Kontekst zlecenia - Kluczowe informacje na potrzeby przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów. Poziom zrozumienia musi być na tyle wysoki, aby audytor mógł przedstawić instytucji zamawiającej miarodajną ofertę.

Zastosowanie załącznika 2a Kwestionariusz oceny

Podmiot przedstawia audytorowi wypełniony załącznik 2a niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia przez audytora od instytucji zamawiającej, ale przed rozpoczęciem przez audytora procedur oceny.

Załącznik 2a stanie się narzędziem pomocniczym dla audytora na drugim etapie, podczas opracowywania, planowania i przeprowadzania procedur oceny oraz podczas uwzględniania kryteriów, których spełnienie przez podmiot poddawany ocenie Komisja Europejska uzna za niezbędne lub istotne.

Wypełniony kwestionariusz z załącznika 2a stanowi dla audytora podstawowe źródło informacji i dowodów dotyczących oceny. W żadnym razie nie jest to jednak jedyne źródło dla audytora, jeżeli chodzi o planowanie i przeprowadzanie procedur oceny oraz wyciągnięcie wniosków. Wszystkie informacje podane i przekazane przez podmiot to informacje wstępne podlegające procedurom oceny, które audytor uzna za konieczne. Audytor nie może opierać się na tych informacjach, zanim nie upewni się w drodze procedur oceny, że informacje są wystarczająco dokładne i kompletne do celów oceny oraz zanim nie dojdzie do uzasadnione wnioski dotyczące najważniejszych kwestii.

W związku z tym audytor może zmienić, uzupełnić i dodać informacje w kolumnie zawierającej ustalenia w sposób, jaki uzna za stosowny. Audytor może również wprowadzić dodatkowe pytania, jeżeli uzna to za konieczne do sformułowania uzasadnionych wniosków dotyczących kluczowych pytań.

Audytor musi uwzględnić szczególne okoliczności związane ze zleceniem i kierować się profesjonalnym osądem w trakcie całego procesu oceny. Przez cały czas audytor pozostaje w pełni odpowiedzialny za opracowanie, zaplanowanie i przeprowadzenie procedur oceny, które uzna za konieczne w uzupełnieniu pytań i procedur zawartych w kwestionariuszu z załącznika 2a.

Audytor wykorzysta informacje z kwestionariusza z załącznika 2a oraz wyniki procedur oceny, aby wypełnić załącznik 2 Kwestionariusz i kryteria oceny (zob. sekcja 5.4 poniżej) oraz wyciągnąć wnioski w odniesieniu do każdego ocenianego filaru.

5.3. Charakter, zakres i harmonogram procedur i badań dotyczących każdego filaru

W odniesieniu do każdego filaru audytor musi dokonać oceny koncepcji odpowiednich systemów, kontroli, zasad i procedur. Oznacza to, że audytor powinien zastosować procedury i badania, na podstawie których dojdzie do wniosku co do tego, czy występują system, kontrole, zasady i procedury.

Ponadto audytor musi ocenić skuteczność operacyjną systemów, kontroli, zasad i procedur w odniesieniu do wszystkich odpowiednich filarów (zob. sekcja 2 - Cele powyżej), z wyjątkiem filaru "niezależnego audytu zewnętrznego", w odniesieniu do którego audytor przeprowadza jedynie ocenę koncepcji procedur audytu zewnętrznego.

Koncepcja i skuteczność operacyjna odpowiednich systemów, zasad i procedur muszą być oceniane według kryteriów określonych przez Komisję dla każdego filaru (zob. sekcja 5.4 poniżej). W tym celu audytor musi skorzystać z kwestionariuszy przekazanych przez Komisję.

Audytor określa charakter, zakres i harmonogram wszystkich procedur i badań, które uzna za konieczne do sformułowania wniosków na temat koncepcji i skuteczności operacyjnej systemów, kontroli, zasad i procedur.

5.4. Kryteria i istotność

Dla każdego filaru funkcjonują trzy poziomy kryteriów, które Komisja Europejska określiła, formułując (kluczowe) pytania zawarte w załączniku 2 Kwestionariusz i kryteria oceny oraz w załączniku 2a Kwestionariusz oceny.

Aby ustalić istotne uchybienia lub niedociągnięcia w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach, audytor musi uwzględnić kryteria i poziomy ważności (tj. progi punktowe) określone przez Komisję, ponieważ czynniki te mogą wpływać na decyzję Komisji o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego.

Poziom 1 (rozporządzenie finansowe)

Dla każdego filaru istnieje jedno nadrzędne pytanie na poziomie 1 (w załączniku 2 Kwestionariusz i kryteria oceny) określone na podstawie rozporządzenia finansowego. Jest to pytanie o zasadniczym znaczeniu. Możliwe są tylko dwa rodzaje wniosków:

- Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi "tak". Oznacza to, że dany podmiot spełnia wymogi w odniesieniu do danego filaru. Audytor musi sformułować wniosek w formie pozytywnej, co jest równoznaczne z "opinią bez zastrzeżeń".

- Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi "nie". Oznacza to, że dany podmiot nie spełnia wymogów w odniesieniu do danego filaru. W takim przypadku audytor musi sformułować wniosek w formie negatywnej, co jest równoznaczne z tzw. "opinią negatywną", zgodnie ze standardami międzynarodowymi.

Poziom 2 (kluczowe elementy filaru)

Kluczowe pytania na poziomie 2 odnoszą się do kryteriów, które Komisja uznaje za niezbędne. W tym kontekście kluczowe pytania i kryteria są określone dla kluczowych elementów każdego filaru. Elementy są zasadniczo "podfilarami", które z kolei składają się z bloków pytań zawartych w załączniku 2a Kwestionariusz oceny.

Audytor musi się kierować profesjonalnym osądem, przyznając ocenę punktową w skali od 0 do 10 każdemu elementowi na poziomie 2 z załącznika 2 Kwestionariusz i kryteria oceny na podstawie informacji i dowodów uzyskanych dzięki zastosowaniu załącznika 2a.

Poziom 3 (kwestionariusz oceny z blokami pytań)

Załącznik 2a Kwestionariusz oceny obejmuje bloki pytań, które odnoszą się do kluczowych elementów filarów na poziomie 2. Te bloki szczegółowych pytań nie są wyczerpujące. Oznacza to, że audytor powinien wykorzystać co najmniej te pytania (bloki pytań), aby określić ocenę punktową dla każdego elementu na poziomie 2.

Audytor może formułować dodatkowe pytania i stosować dodatkowe badania i procedury, jeśli uzna to za konieczne lub stosowne. W odniesieniu do wszystkich pytań z załącznika 2a audytor kieruje się w pełni profesjonalnym osądem, przyznając oceny punktowe kluczowym elementom filarów na poziomie 2.

5.5. Ograniczenia zakresu

Audytor poinformuje instytucję zamawiającą o wszelkich ograniczeniach zakresu prac stwierdzonych przed dokonaniem oceny lub podczas jej dokonywania, a także omówi z instytucją zamawiającą działania, które mogą być w tej sytuacji wymagane, oraz czy ocena ma być kontynuowania, a jeżeli tak - to w jaki sposób.

6. PROCEDURY OCENY

Audytor powinien przeprowadzić ocenę zgodnie z załącznikiem 3 Procedury oceny, który obejmuje dokumentację i dowody, planowanie, pracę w terenie i sprawozdawczość. Załącznik 3 obejmuje procedury oceny, które audytor powinien stosować, oraz procedury, które audytor może zastosować. Zwraca się uwagę audytora na aspekty szczegółowe określone w sekcjach 6.1-6.3 poniżej. Audytor powinien zachowywać należytą staranność zawodową i stosować należyty osąd zawodowy oraz określić charakter, harmonogram i zakres procedur oceny, aby dostosować je do celów, zakresu i kontekstu oceny.

6.1. Dokumentacja i dowody

Zgodnie z MSUA 3000 audytor powinien przygotować dokumentację i uzyskać wystarczające dowody na poparcie ustaleń z oceny oraz dla wyciągnięcia uzasadnionych wniosków, na podstawie których sformułuje wnioski z oceny każdego filaru. Audytor kieruje się profesjonalnym osądem w ocenie, czy dowody są wystarczające i odpowiednie (zob. załącznik 3.1).

6.2. Planowanie i praca w terenie

Rozpoczęcie przeprowadzania oceny

Oficjalną datą rozpoczęcia przeprowadzania oceny jest data podpisania formularza zamówienia lub innego stosownego dokumentu umownego dotyczącego oceny przekazanego przez instytucję zamawiającą. Następnie audytor musi jak najszybciej uzgodnić z danym podmiotem datę rozpoczęcia pracy w terenie.

Spotkanie przygotowawcze z udziałem ocenianego podmiotu

Oceniany podmiot ustala termin spotkania przygotowawczego z audytorem (zob. załącznik 3.2.1), które odbędzie się pod adresem [nazwa i adres podmiotu]. Podmiot informuje Komisję o tym spotkaniu, w którym mogą uczestniczyć przedstawiciele Komisji.

Procedury planowania oceny i pracy w terenie

Procedury audytora powinny obejmować zrozumienie kontekstu zlecenia, które będzie wystarczające dla opracowania i przeprowadzenia dalszych procedur oceny. Obejmuje to:

- pozyskiwanie dowodów dotyczących koncepcji systemów, kontroli, zasad i procedur (załącznik 3.3.1);

- przeprowadzanie badań skuteczności operacyjnej systemów, kontroli, zasad i procedur (załącznik 3.3.2);

- dobór próby, a w stosownych przypadkach inne sposoby wyboru elementów do badania (załącznik 3.3.3);

- w stosownych przypadkach wykorzystanie pracy audytorów wewnętrznych (załącznik 3.3.4).

6.3. Sprawozdawczość

Zastosowanie wzoru sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4

Zastosowanie wzoru sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4, jest obowiązkowe.

Język

Sprawozdanie należy przedstawić w języku [język]. [Wraz ze sprawozdaniem należy przedłożyć streszczenie sprawozdania z oceny w języku [angielskim/francuskim]] (zob. załącznik 3.3.1). <usunąć, jeżeli nie dotyczy>.

Ustalenia

Rozróżnia się dwa rodzaje ustaleń:

- Główne ustalenia to ustalenia, które odnoszą się do istotnych uchybień lub niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach. "Istotny" oznacza, że według audytora czynniki te są na tyle ważne dla Komisji, że mogą mieć wpływ na jej decyzję o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego. W związku z tym w przypadku poczynienia istotnych ustaleń w odniesieniu do danego filaru audytor musi wydać opinię negatywną w odniesieniu do tego filaru.

Główne ustalenia obejmują również przypadki, w których szereg ustaleń, spośród których każde pojedynczo nie odnosi się do istotnego uchybienia ani niedociągnięcia, w ujęciu łącznym wiąże się ze stwierdzeniem istotnego uchybienia lub niedociągnięcia. Łączny wpływ takich ustaleń jest na tyle poważny (tj. istotny), że musi doprowadzić audytora do wniosku, że dany podmiot nie spełnia wymogów w odniesieniu do danego filaru (tj. wniosek brzmi "nie").

- Inne ustalenia to wszelkie ustalenia inne niż istotne, na które według audytora podmiot powinien zwrócić uwagę. Ustalenia te odnoszą się do uchybień i niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach lub procedurach, które - pojedynczo lub łącznie - wiążą się z niższym bezpośrednim poziomem ryzyka związanego z nieosiągnięciem celów danego filaru.

Ustalenia należy zgłaszać w formatach (tabela) określonych we wzorze sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4. Główne ustalenia, a także inne ustalenia audytora, mogą stanowić podstawę przyjęcia przez Komisję środków nadzoru zgodnie z art. 154 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Zalecenia

Rozróżnia się dwa rodzaje zaleceń:

- Zalecenia o decydującym znaczeniu dotyczą istotnych uchybień i niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach oraz przypadków, w których kryteria Komisji lub przyjęte na szczeblu międzynarodowym standardy w zakresie filarów nie są (regularnie) spełniane.

- Pozostałe zalecenia dotyczą wszystkich pozostałych ustaleń, które nie mają istotnego charakteru. W takich przypadkach uchybienia i niedociągnięcia w systemach, kontrolach, zasadach lub procedurach nie mają większego ani bezpośredniego wpływu na cele tych systemów, kontroli, zasad lub procedur. Ważne jest jednak, aby podmiot wdrożył zalecane środki, ponieważ stworzyłoby to możliwość usprawnienia systemów, kontroli, zasad lub procedur oraz osiągnięcia większej wydajności lub skuteczności.

Zalecenia należy zgłaszać w formatach (tabela) określonych we wzorze sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, zawartym w załączniku 4.

Wnioski

Sprawozdanie z oceny powinno zawierać wniosek dotyczący każdego z filarów. Rozróżnia się dwa rodzaje wniosków. Wnioski muszą być sformułowane albo w formie pozytywnej (tj. "ustanowił", "wykorzystuje", "podlega" lub "stosuje"), albo w formie negatywnej (tj. "nie ustanowił", "nie wykorzystuje", "nie podlega" lub "nie stosuje").

W ocenie spełnienia wymogów dotyczących filarów nie jest możliwe stosowanie wniosku z zastrzeżeniem (tj. z użyciem sformułowania "z wyjątkiem").

Data sporządzenia sprawozdania z oceny

Datą sporządzenia projektów sprawozdań i wstępnych sprawozdań końcowych powinna być data, w której sprawozdania te zostały przesłane do konsultacji. Datą końcowego sprawozdania z oceny powinna być data podpisania sprawozdania końcowego niezależnego audytora (załącznik 3.4.2).

Procedury i harmonogram przedkładania projektów i wersji końcowych sprawozdań z oceny

Audytor powinien przestrzegać procedur i harmonogramu konsultacji oraz przedkładania projektu i wersji końcowej sprawozdania z oceny zgodnie z załącznikami 3.4.3 i 3.4.4.

Audytor zwraca szczególną uwagę na następujące kwestie:

- audytor powinien przedłożyć podmiotowi projekt sprawozdania w terminie [21; ustala instytucja zamawiająca] dni kalendarzowych od dnia spotkania zamykającego (tj. zakończenia pracy w terenie);

- okres między spotkaniem zamykającym ocenę a przedłożeniem podmiotowi końcowego sprawozdania z oceny nie powinien przekraczać [105; ustala instytucja zamawiająca] dni kalendarzowych lub [15] tygodni. Audytor powinien wyjaśnić i udokumentować w dokumentach roboczych wszelkie opóźnienia w sporządzaniu sprawozdań.

7. INNE KWESTIE

7.1. Informacje na temat praktyk w zakresie obliczania i zgłaszania kosztów

Żadnych informacji przekazanych przez podmiot do celów przedmiotowej oceny w zakresie metodologii obliczania i zgłaszania kosztów nie uznaje się za zatwierdzone przez Komisję w odniesieniu do budżetu jakiegokolwiek konkretnego działania. Takie zatwierdzenie jest możliwe jedynie w przypadku, gdy zastosowano konkretne procedury ustanowione w decyzji Komisji w sprawie oceny ex ante kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych (zwanych również uproszczonymi formami kosztów). W przypadku braku oceny ex ante uproszczonych form kosztów, kwalifikowalność kosztów w odniesieniu do dowolnego konkretnego działania ustala się wyłącznie przez odniesienie do ustaleń odpowiedniej umowy (umów) z podmiotem.

7.2. Działania następcze

Instytucja zamawiająca może zażądać od audytora zapewnienia dalszego wsparcia w ramach działań następczych dotyczących sprawozdania końcowego z oceny. Instytucja zamawiająca może także zażądać ponownej -oceny jednego lub większej liczby filarów przez audytora, jeżeli w ocenie końcowej stwierdzono, że podmiot nie spełnił wymagań w zakresie filarów, o których mowa.

Niniejszy zakres zadań nie obejmuje dalszego wsparcia ze strony audytora w związku z działaniami następczymi instytucji zamawiającej dotyczącymi końcowego sprawozdania z oceny; w przypadku gdy wsparcie takie jest wymagane, instytucja zamawiająca będzie musiała wydać addendum do formularza zamówienia lub do innego stosownego dokumentu umownego dotyczące tego zlecenia.

7.3. Sprawy różne

Załączniki

Załącznik 1 Kontekst zlecenia - kluczowe informacje do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów

Załącznik 2 Kwestionariusz i kryteria oceny

Załącznik 2a Kwestionariusz oceny

Załącznik 3 Procedury oceny

Załącznik 4 Sprawozdanie z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów

WAŻNE: Załączniki 1-4 stanowią integralną część niniejszego zakresu zadań.

Załącznik  1

Kontekst zlecenia - kluczowe informacje do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów

grafika

Załącznik  2

KWESTIONARIUSZ I KRYTERIA OCENY

grafika

Załącznik  2A

KWESTIONARIUSZ OCENY

grafika

Załącznik  3

PROCEDURY OCENY

grafika

Załącznik  4

SPRAWOZDANIE Z OCENY SPEŁNIENIA WYMOGÓW DOTYCZĄCYCH FILARÓW

grafika

Załącznik  1

Osoby, z którymi się kontaktowano, lub osoby zaangażowane w ocenę

grafika

Załącznik  2

Kwestionariusz i kryteria oceny

<Niniejszy załącznik musi zawierać kopię załącznika 2 do zakresu zadań, tj. Kwestionariusz i kryteria oceny, wypełnionego przez audytora >.

Załącznik  3

Kwestionariusz oceny

<Niniejszy załącznik musi zawierać kopię całego załącznika 2a do zakresu zadań, tj. Kwestionariusz oceny, wypełnionego przez audytora. Audytor może dostarczyć ten dokument jako oddzielny załącznik do sprawozdania>.

¹ Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

² Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

³ Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046.

⁴ Uznaje się, że odniesienie do "instrumentów finansowych" obejmuje również gwarancje budżetowe.

⁵ W odpowiednio uzasadnionych przypadkach instytucją zamawiającą może być Komisja.

⁶ Dyrektywa 2006/43 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych (zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG) (Dz.U. L 157 z 9.6.2006, s. 87), zmieniona dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/56/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. (Dz.U. L 158 z 27.5.2014, s. 196).

⁷ Jeżeli podmiot audytowy nie pochodzi z sektora prywatnego, należy zastosować równoważne poziomy stażu pracy, kwalifikacji i doświadczenia.