Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2004.324.91

Akt nienormatywny

Wersja od: 30 grudnia 2004 r.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum

(2004/C 324/13)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (zwane dalej "Centrum") zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 z dnia 2 czerwca 1997 r.⁽¹⁾. Misją Centrum jest dostarczanie Unii i Państwom Członkowskim wiarygodnych informacji na temat zjawisk rasizmu, ksenofobii i antysemityzmu w Unii Europejskiej oraz współpraca w tym zakresie z Radą Europy. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum na podstawie przekazanych przez nie informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Centrum za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 12 ust. 8 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań finansowych⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 12 ust. 12 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5. Trybunał uzyskał w ten sposób uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne. Z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt. 13, Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że transakcje leżące u podstaw rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku obrachunkowego zostało przedstawione w tabeli 2⁽⁴⁾. Wersja skrócona rachunku wyników oraz bilansu Centrum za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. Procent środków przeniesionych ujętych w tytule III (Działania operacyjne) pozostaje wysoki, chociaż jest niższy w porównaniu do roku poprzedniego (36 % w 2003 r. i 40 % w 2002 r.). Trybunał ponownie⁽⁵⁾ zwraca uwagę Centrum na konieczność ściślejszego przestrzegania zasady jednoroczności podczas planowania i monitorowania swoich działań.

8. 20 % (1,5 mln euro) środków przeniesionych z roku obrachunkowego 2002 na rok obrachunkowy 2003 zostało anulowanych pod koniec roku obrachunkowego. Ten wysoki udział procentowy wskazuje na to, że automatyczne przeniesienie środków z roku obrachunkowego 2002 nie miało uzasadnienia, zwłaszcza w odniesieniu do zobowiązań tymczasowych. Przenoszenie środków musi się ściśle ograniczać do zobowiązań zaciąganych pod koniec roku obrachunkowego.

9. Dnia 3 marca 2003 r. Centrum podpisało z Komisją porozumienie dotyczące stworzenia sieci informacyjnej dla krajów kandydujących z Europy Środkowowschodniej. Projekt ten jest finansowany w ramach dotacji PHARE w wysokości 845.000 euro. Zgodnie z art. 4 porozumienia w 2003 r. Centrum pobrało zaliczkę w wysokości 676.000 euro (80 %). Wbrew zasadzie jednolitości budżetu⁽⁶⁾, Centrum nie włączyło dotacji PHARE na 2003 r. do swojego budżetu poprzez przyjęcie budżetu korygującego.

10. Zgodnie z tym, co Trybunał sygnalizował w swoim sprawozdaniu dotyczącym roku obrachunkowego 2002⁽⁷⁾, Centrum powinno stworzyć efektywny system zarządzania i kontroli dochodów do pobrania. System ten pozwoliłby na uniknięcie zaobserwowanych opóźnień w wystawianiu zleceń windykacji oraz w odzyskiwaniu VAT.

11. Na dzień 31 grudnia 2003 r. nie wystawiono jeszcze zleceń windykacji w zakresie zwrotu kosztów czynszów przez władze austriackie za okres od maja do sierpnia 2003 r. (37.017 euro).

12. Nie odzyskano też zapłaconego w 2000 r. podatku VAT w wysokości 333.474 euro. Biorąc pod uwagę różnice kursowe, kwota ta jest niedoszacowana o 19.242 euro. Centrum musi zwiększyć wysiłki w celu odzyskania podatku VAT. Należy też zauważyć, że rozliczenia VAT nie są regularnie analizowane i dokumentowane. Co więcej, zwrot VAT w wysokości ok. 78.000 euro nie został ujęty jako dochód budżetowy i pozostaje zaksięgowany na koncie przejściowym.

13. W 2003 r. Centrum zawarło z jednym dostawcą trzy umowy (na łączną sumę 181.078 euro) z zastosowaniem procedury negocjacyjnej, przy czym wartość każdego z zamówień przekraczała próg 13.800 euro, powyżej którego procedura negocjacyjna nie może być stosowana, a warunki pozwalające na derogację od tej zasady nie były spełnione.

14. Przy dwóch rekrutacjach Centrum zastosowało procedurę rekrutacji wewnętrznej. W pierwszym przypadku wpłynęła jedna kandydatura, w drugim przypadku - dwie. Biorąc pod uwagę wielkość Centrum, ten rodzaj procedury ogranicza konkurencję między kandydatami.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz. U. L 151 z 10.6.1997, str. 6.

⁽²⁾ Dz. U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 12 ust. 10 rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 rozliczenia całości dochodów i wydatków Centrum za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 9 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 24 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Wszystkie tabele w niniejszym sprawozdaniu zostały sporządzone w oparciu o możliwie najdokładniejsze wartości wykorzystanych danych. Podane sumy mogą nie być dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami. Myślnik oznacza wartość nieistniejącą lub zerową, a 0,0 oznacza wartość mniejszą niż próg zaokrąglenia.

⁽⁵⁾ Patrz: pkt 7 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002, Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 70.

⁽⁶⁾ Patrz: art. 4-6 dotyczące zasad jednolitości i rzetelności budżetowej oraz art. 19 ust. 3 rozporządzenia finansowego Centrum.

⁽⁷⁾ Patrz: pkt 9 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002, Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 70.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (Wiedeń)

grafika

Tabela 2

Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002

grafika

Tabela 4

Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii - Bilans na dzień 31 grudnia 2003 r. i na dzień 31 grudnia 2002 r.

grafika

ODPOWIEDZI CENTRUM

7. W roku 2003 na realizację budżetu oraz na wdrożenie programu prac ponownie negatywnie wpłynął niski poziom środków pieniężnych oddanych do dyspozycji Centrum. W lipcu 2003 r. Centrum wnioskowało o dodatkowe środki pieniężne, które ostatecznie zostały przekazane dopiero w grudniu 2003 r. Centrum również pragnie podkreślić, że w niektórych Państwach Członkowskich oficjalne dane, którymi posługuje się sieć RAXEN, zostały opublikowane dopiero we wrześniu. Pomimo występowania wyżej wymienionych problemów, poziom przeszacowania zmniejszył się w porównaniu z rokiem 2002, zgodnie z zaleceniami Trybunału. Centrum nadal będzie podejmować wysiłki w celu dalszego poprawienia sytuacji.

8. Centrum zgadza się z uwagami poczynionymi przez Trybunał i w roku 2003 powzięło odpowiednie kroki, aby zapobiec powtórzeniu się sytuacji.

9. Centrum zadecydowało nie publikować swojego budżetu PHARE w poprawce do budżetu, ponieważ projekt ten dotyczył państw spoza Unii Europejskiej. Z tego względu jego publikacja nie mieściła się w ramach mandatu Centrum, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia ustanawiającego. Jednakże, biorąc pod uwagę uwagi Trybunału, Centrum ujęło budżet projektu PHARE w poprawce do budżetu na rok 2004.

10 i 11. Centrum zgadza się z obserwacjami poczynionymi przez Trybunał i powzięło kroki celem usprawnienia kontroli nad wydawaniem wezwań do zapłaty zaległych kwot.

12. Centrum przeliczyło i ponownie wystąpiło z roszczeniem w sprawie zwrotu kwoty w wysokości 333.474 EUR, będącej zaległym podatkiem VAT, którą władze austriackie uiściły w czerwcu 2004 r. W odniesieniu do kwoty 78.000 EUR, Centrum odpowiednio poprawiło zapisy w swoich księgach rachunkowych. Podatek VAT jest obecnie regularnie analizowany.

13. Centrum zgadza się z uwagami Trybunału i w ich wyniku wzmocniło wewnętrzne kontrole poprzez ustanowienie biura pomocy ds. zamówień i poprzez organizację dodatkowych szkoleń. Centrum pragnie podkreślić, że otwarty przetarg, który zaplanowano na rok 2003, nie mógł zostać zrealizowany ze względu na brak zasobów ludzkich (patrz: odpowiedź na pkt 14). W roku 2004 Centrum przeprowadziło otwarty przetarg na umowy ramowe dotyczące organizacji posiedzeń. Przedsiębiorstwo, które wygrało niniejszy przetarg, jest tym samym przedsiębiorstwem, z którego usług korzystano w roku 2003. Fakt, że niniejsze przedsiębiorstwo zostało wybrane, zgodnie z właściwą procedurą przydzielania zamówień w latach poprzedzających rok 2003, w opinii Centrum sugeruje, że nie zostały poniesione żadne negatywne z punktu widzenia materialnego konsekwencje finansowe.

14. Konkursy wewnętrzne nie stanowią naruszenia regulaminu pracowniczego. Biorąc pod uwagę niewielki rozmiar Centrum oraz ze względu na brak stanowisk stałych, podjęto decyzję o obsadzeniu wolnych stanowisk czasowych na drodze konkursu wewnętrznego, aby dać pracownikom pewnego rodzaju perspektywę rozwoju kariery oraz aby obsadzić dwa kluczowe stanowiska w jak najkrótszym czasie. Jednakże Centrum zadecydowało, że w przyszłości konkursy wewnętrzne będą miały miejsce jedynie jeśli zagwarantowany jest odpowiedni poziom konkurencyjności.