Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia Shift2Rail za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2018.452.76

Akt nieoceniany

Wersja od: 14 grudnia 2018 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia Shift2Rail za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia

(2018/C 452/09)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2018 r.)

SPIS TREŚCI

Punkt Strona

WPROWADZENIE ........................................................ 1-12 ....................... 77

Ustanowienie Wspólnego Przedsięwzięcia Shift2Rail .......................... 1-2 ....................... 77

Zarządzanie ......................................................... 3-6 ....................... 77

Cele ............................................................... 7-8 ....................... 77

Zasoby ............................................................ 9-11 ....................... 78

Ocena przeprowadzona przez Komisję .................................... 12 ....................... 78

OPINIA ................................................................ 13-25 ....................... 78

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń .................................. 14 ....................... 78

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń. 15 ....................... 79

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń. . 16 ....................... 79

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie .................. 17-19 ....................... 79

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego

podstaw ............................................................ 20-25 ....................... 79

ZARZĄDZANIE BUDŻETEM I FINANSAMI ....................................... 26-32 ....................... 80

Wykonanie budżetu na 2017 r ........................................... 26-27 ....................... 80

Wykonanie budżetu wieloletniego w ramach programu "Horyzont 2020" .......... 28-32 ....................... 80

MECHANIZMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ ...................................... 33-37 ....................... 81

Ramy kontroli wewnętrznej ............................................. 33-36 ....................... 81

Postępowania o udzielenie zamówienia .................................... 37 ....................... 81

INNE KWESTIE .......................................................... 38 ..................... 81

Mobilizowanie wkładów od członków z branży .............................. 38 ....................... 81

INFORMACJE NA TEMAT OCEN PRZEPROWADZONYCH PRZEZ KOMISJĘ ................. 39-40 .................. 81

ZAŁĄCZNIK - DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT .................... 83

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA ............................................... 84

WPROWADZENIE

1. Wspólne Przedsięwzięcie Shift2Rail (S2R) z siedzibą w Brukseli zostało ustanowione w czerwcu 2014 r. ¹  na okres 10 lat i funkcjonuje autonomicznie od dnia 24 maja 2016 r. Wspólne Przedsięwzięcie rozpoczęło autonomiczną działalność w 2016 r., a tegoroczne sprawozdanie stanowi drugie sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia poddane kontroli przez Trybunał.

2. Wspólne Przedsięwzięcie S2R jest partnerstwem publiczno-prywatnym w sektorze kolei. Jego członkami założycielami są Unia Europejska (UE), reprezentowana przez Komisję, i partnerzy z sektora kolejowego (główne zainteresowane strony, w tym producenci urządzeń kolejowych, przedsiębiorstwa kolejowe, podmioty zarządzające infrastrukturą i ośrodki badawcze). Inne podmioty mogą uczestniczyć we Wspólnym Przedsięwzięciu jako członkowie stowarzyszeni.

Zarządzanie

3. Struktura zarządzania Wspólnego Przedsięwzięcia S2R obejmuje Radę Zarządzającą, Dyrektora Wykonawczego, Komitet Naukowy i Grupę Przedstawicieli Państw.

4. W skład Rady Zarządzającej wchodzi 22 członków, w tym dwóch przedstawicieli Komisji i po jednym przedstawicielu każdego z członków reprezentujących branżę. Rada jest ogólnie odpowiedzialna za wyznaczanie kierunków strategicznych Wspólnego Przedsięwzięcia i za jego funkcjonowanie oraz sprawuje nadzór nad realizacją podejmowanych przez nie działań. Dyrektor Wykonawczy odpowiada za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem.

5. Komitet Naukowy i Grupa Przedstawicieli Państw są organami doradczymi. Komitet doradza w sprawie priorytetów naukowych i technologicznych, które należy uwzględnić w rocznych planach prac Wspólnego Przedsięwzięcia. Grupa Przedstawicieli Państw reprezentuje państwa członkowskie UE i państwa stowarzyszone w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji "Horyzont 2020". Grupa ta może wydawać opinie na temat kierunków strategicznych Wspólnego Przedsięwzięcia i na temat powiązań między działaniami S2R a stosownymi programami krajowymi lub regionalnymi w zakresie badań naukowych i innowacji.

6. Statut Wspólnego Przedsięwzięcia S2R stanowi również, że:

- Agencja Kolejowa Unii Europejskiej pełni szczególną rolę doradczą poprzez przyczynianie się do określania i wdrażania planów prac S2R oraz zapewnianie, by dzięki działaniom S2R można było uzyskać standardy techniczne gwarantujące interoperacyjność i bezpieczeństwo,

- powołane zostają komitety sterujące ds. programu na rzecz innowacji, skupiające przedstawicieli członków założycieli i członków stowarzyszonych, oraz Biuro Programowe S2R będące odpowiedzialne za wkład techniczny i wdrażanie każdego programu na rzecz innowacji,

- istnieje możliwość utworzenia grup roboczych złożonych z ekspertów, aby pomóc Wspólnemu Przedsięwzięciu w wykonywaniu jego zadań.

Cele

7. Wspólne Przedsięwzięcie S2R zostało utworzone, by zapewnić sektorowi kolejowemu platformę służącą wspólnym pracom nad wspieraniem innowacji, zwiększeniem konkurencyjności systemu kolei i wzmocnieniem systemu transportu kolejowego w Europie. Główną inicjatywą na rzecz osiągnięcia tego celu jest utworzenie jednolitego europejskiego obszaru kolejowego ² .

8. Wspólne przedsięwzięcie dąży do opracowania, integracji, zademonstrowania i walidacji nowatorskich technologii i rozwiązań, które zachowują surowe normy bezpieczeństwa, w celu osiągnięcia następujących wskaźników:

- zmniejszenie o 50 % kosztu całego cyklu życia systemu transportu kolejowego,

- zwiększenie o 100 % przepustowości systemu transportu kolejowego,

- zwiększenie o 50 % niezawodności i punktualności przewozów kolejowych,

- usunięcie przeszkód natury technicznej, które ograniczają możliwości sektora kolejowego w zakresie interoperacyjności i efektywności,

- ograniczenie negatywnych skutków zewnętrznych związanych z transportem kolejowym, w szczególności hałasu, drgań, emisji i innych skutków oddziaływania na środowisko.

Zasoby

9. Maksymalny wkład UE w działania Wspólnego Przedsięwzięcia S2R w wysokości 450 mln euro jest finansowany z programu "Horyzont 2020". Kwota ta obejmuje środki w wysokości 52 mln euro zarezerwowane na program prac w obszarze transportu na lata 2014-2015 objęty inicjatywą "Horyzont 2020" (tzw. projekty przewodnie), którym jak dotąd zarządzała Komisja, co oznacza, że na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia S2R przeznaczono kwotę 398 mln euro ³ . Członkowie Wspólnego Przedsięwzięcia z branży kolejowej są zobowiązani do wniesienia środków w wysokości co najmniej 470 mln euro ⁴  w postaci wkładów niepieniężnych i pieniężnych o wartości co najmniej 350 mln euro na rzecz działań operacyjnych i kosztów administracyjnych Wspólnego Przedsięwzięcia oraz wkładów niepieniężnych o wartości co najmniej 120 mln euro na rzecz działań dodatkowych ⁵ .

10. Koszty administracyjne Wspólnego Przedsięwzięcia S2R są ograniczone do kwoty 27 mln euro i są pokrywane przez wkłady pieniężne wnoszone przez członków, dzielone równo w ujęciu rocznym między UE i członków z branży ⁶ .

11. W 2017 r. ostateczny budżet Wspólnego Przedsięwzięcia S2R wyniósł 44,1 mln euro (w 2016 r. - 52,3 mln euro). Na dzień 31 grudnia 2017 r. Wspólne Przedsięwzięcie zatrudniało 19 pracowników (w 2016 r. - 17). Niższy budżet ostateczny na 2017 r. był bezpośrednią konsekwencją potwierdzenia przez Komisję Europejską, że będzie ona w dalszym ciągu zarządzać projektami przewodnimi ⁷ .

Ocena przeprowadzona przez Komisję

12. W czerwcu 2017 r. Komisja ukończyła ocenę śródokresową działań podjętych przez Wspólne Przedsięwzięcie, w następstwie której sporządziło ono plan działania, by zrealizować zalecenia wynikające z tej oceny. W związku z tym w niniejszym sprawozdaniu Trybunał zamieścił sekcję dotyczącą planu działania wdrożonego przez Wspólne Przedsięwzięcie w odpowiedzi na wnioski z oceny. Została ona przedstawiona wyłącznie w celach informacyjnych i nie wchodzi w zakres opinii pokontrolnej bądź ustaleń Trybunału.

OPINIA

13. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia obejmujące sprawozdanie finansowe ⁸  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁹  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań, zgodnie z postanowieniami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

14. W opinii Trybunału sprawozdanie Wspólnego Przedsięwzięcia za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

15. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

16. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

17. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Wspólnego Przedsięwzięcia ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

18. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Wspólnego Przedsięwzięcia do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

19. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Wspólnego Przedsięwzięcia.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

20. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

21. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo oraz ogólnej prezentacji sprawozdania.

22. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Wspólne Przedsięwzięcie procedury poboru opłat i innych dochodów.

23. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności (w tym płatności z tytułu nabycia aktywów) w chwili ich wypłaty.

24. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ¹⁰ .

25. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

ZARZĄDZANIE BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu na 2017 r.

26. Ostateczny budżet na 2017 r. obejmował środki na zobowiązania w wysokości 68,6 mln euro oraz środki na płatności w wysokości 44,1 mln euro. Wartości wskaźnika wykorzystania środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 94 % i 79 %. W 2017 r. większość płatności dokonanych przez Wspólne Przedsięwzięcie S2R stanowiły płatności zaliczkowe na rzecz projektów w ramach programu "Horyzont 2020" wybranych w wyniku zaproszeń do składania wniosków z 2017 r.

27. Pod koniec 2017 r. niewykorzystane środki na płatności Wspólnego Przedsięwzięcia z poprzednich lat wyniosły ok. 7,6 mln euro. Ta sytuacja wskazuje na niedociągnięcia w planowaniu budżetu, lecz Wspólne Przedsięwzięcie nie jest w stanie w pełni kontrolować tego procesu.

Wykonanie budżetu wieloletniego w ramach programu "Horyzont 2020"

28. Z maksymalnej kwoty 398 mln euro wkładu pieniężnego UE, która miała zostać przydzielona na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia S2R przez cały okres jego funkcjonowania, do końca 2017 r. UE przekazała wkład pieniężny w łącznej kwocie 83,2 mln euro.

29. Z kwoty co najmniej 350 mln euro wkładów, które mieli wnieść członkowie z branży na rzecz działań operacyjnych i kosztów administracyjnych Wspólnego Przedsięwzięcia, do końca 2017 r. członkowie zgłosili wkłady niepieniężne na rzecz działań operacyjnych w wysokości 34,9 mln euro, z czego poświadczono wkłady w wysokości 3 mln euro. Ponadto Rada Zarządzająca zatwierdziła wkłady pieniężne członków z branży na rzecz kosztów administracyjnych Wspólnego Przedsięwzięcia w wysokości 4,9 mln euro.

30. Z kwoty co najmniej 120 mln euro wkładów członków z branży, które miały zostać wniesione na rzecz dodatkowych działań realizowanych poza programem prac Wspólnego Przedsięwzięcia, do końca 2017 r. członkowie zgłosili 130 mln euro (108 %), z czego poświadczono już wkłady w wysokości 86,3 mln euro. Niemniej jednak wobec faktu, że Trybunał nie posiada uprawnień do kontroli wkładów niepieniężnych członków na rzecz działań dodatkowych, nie może wydać opinii co do ich charakteru, jakości i wielkości.

31. W związku z tym na koniec 2017 r. łączna kwota wkładów ze strony członków z branży wyniosła 169,8 mln euro (z czego 76 % stanowiły wkłady na rzecz działań dodatkowych), podczas gdy wkład pieniężny ze strony UE wyniósł 83,2 mln euro (zob. także pkt 38).

32. Z maksymalnej puli środków operacyjnych i administracyjnych na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia w kwocie 411,5 mln euro ¹¹  do końca 2017 r. Wspólne Przedsięwzięcie zaciągnęło zobowiązania na kwotę 158,8 mln euro i dokonało płatności na kwotę 78,6 mln euro. Pokazuje to, że Wspólne Przedsięwzięcie podpisało obecnie wzajemnie powiązane wieloletnie umowy o udzielenie dotacji i umowy dotyczące zamówień publicznych na rzecz wdrożenia 39 % programu S2R w zakresie badań naukowych i innowacji, zgodnie z wieloletnim programem prac Wspólnego Przedsięwzięcia.

MECHANIZMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Ramy kontroli wewnętrznej

33. Wspólne Przedsięwzięcie ustanowiło wiarygodne procedury kontroli ex ante oparte na przeglądach dokumentacji finansowej i operacyjnej. Sytuacja na koniec 2017 r. wskazywała, że w dużej mierze wdrożono większość istotnych standardów kontroli wewnętrznej, przy czym niektóre działania, takie jak testy planu ciągłości działania, miały zostać zrealizowane w 2018 r.

34. Powołana przez Komisję Wspólna Służba Audytu jest odpowiedzialna za kontrolę ex post zestawień wydatków poniesionych w ramach projektów z programu "Horyzont 2020". W 2017 r. Wspólne Przedsięwzięcie, wraz ze Wspólną Służbą Audytu i DG RTD, rozpoczęło pierwszą kontrolę ex post dotyczącą losowo dobranej próby okresowych zestawień poniesionych wydatków w ramach programu "Horyzont 2020". Jej rezultaty zostaną wykazane jednak dopiero w rocznym sprawozdaniu z działalności Wspólnego Przedsięwzięcia za 2018 r.

35. W oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej we Wspólnym Przedsięwzięciu i bezpośrednie badanie operacji z zakresu dochodów, płatności, dotacji i zamówień wyniki kontroli dały Trybunałowi wystarczającą pewność, że ogólny poziom błędu resztowego w przypadku Wspólnego Przedsięwzięcia znajduje się poniżej progu istotności.

36. Na koniec 2017 r. nie ukończono jeszcze modyfikacji wspólnych narzędzi Komisji służących do zarządzania dotacjami w ramach programu "Horyzont 2020" i monitorowania, które są niezbędne w celu przetwarzania wkładów niepieniężnych Wspólnego Przedsięwzięcia.

Postępowania o udzielenie zamówienia

37. W przetargu otwartym dotyczącym zamówienia na usługi w zakresie komunikacji i organizacji imprez odnotowano szereg niedociągnięć jakościowych. Szacowany budżet zamówienia wynosił 1,2 mln euro na okres 4 lat.

INNE KWESTIE

Mobilizowanie wkładów od członków z branży

38. Jednym z głównych celów Wspólnego Przedsięwzięcia jest mobilizowanie wkładów od członków z branży w obszarze jego działalności ¹² . Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Wspólne Przedsięwzięcie minimalny efekt mnożnikowy, jaki należy osiągnąć, wynosi 0,88 ¹³ , jeżeli uwzględnione zostaną wyłącznie wkłady członków z branży w działania objęte bezpośrednio programem prac Wspólnego Przedsięwzięcia. Wartość minimalnego efektu mnożnikowego wzrasta do 1,18 ¹⁴ , jeżeli uwzględnione są również wkłady członków z branży w dodatkowe działania nieobjęte programem prac Wspólnego Przedsięwzięcia. Niemniej wobec faktu, że Trybunał nie posiada uprawnień do kontroli wkładów niepieniężnych na rzecz działań dodatkowych, nie może on wydać opinii co do charakteru i jakości takich wkładów ¹⁵ .

INFORMACJE NA TEMAT OCEN PRZEPROWADZONYCH PRZEZ KOMISJĘ

39. Ocena śródokresowa ¹⁶  dotycząca działalności Wspólnego Przedsięwzięcia S2R obejmowała okres od 2014 do 2016 r. i przeprowadzona została przez Komisję z pomocą niezależnych ekspertów, jak przewidziano w rozporządzeniu Rady w sprawie Wspólnego Przedsięwzięcia S2R ¹⁷ . Ocena dotyczyła funkcjonowania Wspólnego Przedsięwzięcia z perspektywy stosowności, wydajności, skuteczności, spójności i wartości dodanej UE, z uwzględnieniem dodatkowo kwestii jawności i przejrzystości. Wyniki tej oceny zostały uwzględnione w sprawozdaniu przesłanym przez Komisję Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w październiku 2017 r. ¹⁸ .

40. W odpowiedzi na zalecenia przedstawione przez oceniających ¹⁹  Wspólne Przedsięwzięcie opracowało plan działania zatwierdzony przez Radę Zarządzającą 28 czerwca 2018 r. Nie wszystkie zalecenia sformułowane w ocenie śródokresowej zostaną wprawdzie uwzględnione w obecnym ramowym programie finansowym ²⁰ , lecz niektóre działania zawarte w planie działania zostały już podjęte ²¹ , a pozostałe - stosownie do charakteru zaleceń i obowiązujących ram prawnych - mają zostać wdrożone w latach 2018-2020 ²² .

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Neven MATES, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 2 października 2018 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte)
	Strategia zwalczania nadużyć finansowych
2016	Wspólne Przedsięwzięcie S2R obowiązuje ustanowiona przez Komisję strategia zwalczania nadużyć finansowych w dziedzinie badań naukowych. Niemniej na koniec 2016 r. Wspólne Przedsięwzięcie wciąż nie przeprowadziło szczegółowej oceny ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych ani nie opracowało planu działań dotyczącego wdrożenia własnej strategii zwalczania nadużyć finansowych w oparciu o metodykę Komisji.	Zrealizowane

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA

27. Zgodnie z normalnym procesem budżetowym każdego roku budżetowego Komisja wypłaca Wspólnemu Przedsięwzięciu pierwszą ratę dopiero około marca. Wspólne Przedsiębiorstwo ujęło zatem pełną kwotę niewykorzystanych środków na zobowiązania z poprzednich lat w swoim planowaniu budżetowym na 2017 r., aby pokryć płatności z pierwszego kwartału 2018 r.

37. W odniesieniu do procedury dotyczącej zamówienia na usługi w zakresie komunikacji i organizacji imprez Wspólne Przedsięwzięcie postanowiło nie wprowadzać minimalnej zdolności finansowej, aby nie zniechęcić MŚP do udziału w zaproszeniu do składania ofert, co stanowiłoby ryzyko, którego Wspólne Przedsiębiorstwo chciałoby uniknąć. Co więcej określanie minimalnego poziomu zdolności finansowej jest znanym ograniczeniem dla nowych podmiotów.

W ramach tej samej procedury anulowano część 4 zamówienia, ponieważ rozwiązanie techniczne zaproponowane przez zwycięskiego oferenta umożliwiało połączenie w jedną część usług zaplanowanych w ramach dwóch części zamówienia. Rozwiązanie to pozwoliło na zaoszczędzenie zasobów finansowych. W tym kontekście Wspólne Przedsięwzięcie w pełni zastosowało się do art. 114 rozporządzenia finansowego ("Odwołanie procedury dotyczącej zamówienia").

38. Wspólne Przedsięwzięcie S2R pragnie zwrócić uwagę na fakt, że członkowie inni niż Unia dostarczyli już poświadczone wkłady niepieniężne związane z realizacją działań dodatkowych (IKAA) wychodzące poza cel regulacyjny. Te wkłady są poświadczone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej.

Wartość efektu mnożnikowego zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Wspólne Przedsięwzięcie wynosi odpowiednio 1,24 ²³  i 1,66 ²⁴  w przypadku ujmowania jedynie wkładów członków innych niż Unia.

¹ Rozporządzenie Rady (UE) nr 642/2014 z dnia 16 czerwca 2014 r. w sprawie ustanowienia Wspólnego Przedsięwzięcia Shift2Rail (Dz.U. L 177 z 17.6.2014, s. 9).

² Więcej informacji na temat działalności Wspólnego Przedsięwzięcia można znaleźć na jego stronie internetowej: http://shift2rail. org.

³ Art. 3 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 642/2014.

⁴ Art. 4 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 642/2014.

⁵ Zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 642/2014 działania dodatkowe wykraczają poza plan prac i budżet Wspólnego Przedsięwzięcia, lecz przyczyniają się do realizacji celów planu centralnego S2R. Zgodnie z art. 4 ust. 4 tego samego rozporządzenia koszty działań dodatkowych muszą zostać poświadczone przez niezależnego audytora zewnętrznego i nie podlegają kontroli przez Wspólne Przedsięwzięcie, Europejski Trybunał Obrachunkowy ani przez żaden inny organ unijny.

⁶ Art. 16 ust. 2 statutu Wspólnego Przedsięwzięcia S2R (załącznik I do rozporządzenia (UE) nr 642/2014).

⁷ Art. 3 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 642/2014 przewiduje dodatkowy wkład unijny w wysokości 52 mln euro na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia S2R, jeżeli przejmie ono zarządzanie programem prac w obszarze transportu na lata 2014-2015, objętym inicjatywą "Horyzont 2020" (tzw. projekty przewodnie).

⁸ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁹ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

¹⁰ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

¹¹ Kwota ta obejmuje maksymalny wkład UE na poczet kosztów operacyjnych i administracyjnych Wspólnego Przedsięwzięcia oraz wkład pieniężny członków z branży na rzecz kosztów administracyjnych Wspólnego Przedsięwzięcia w kwocie 13,5 mln euro.

¹² Motyw 10 rozporządzenia (UE) nr 642/2014 stanowi, że istotnym elementem inicjatywy Shift2Rail (inicjatywy S2R) jest znaczący udział sektora przemysłu. Kluczowe znaczenie ma zatem warunek, aby środkom publicznym przeznaczonym na inicjatywę S2R odpowiadał co najmniej taki sam wkład sektora przemysłu.

¹³ Minimalna kwota wkładów przekazanych przez członków z branży na poczet działalności operacyjnej Wspólnego Przedsięwzięcia (350 mln euro) podzielona przez maksymalną kwotę wkładu pieniężnego UE na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia (398 mln euro).

¹⁴ Łączna minimalna kwota wkładów przekazanych przez członków z branży na poczet działalności operacyjnej i działań dodatkowych Wspólnego Przedsięwzięcia (470 mln euro) podzielona przez maksymalną kwotę wkładu pieniężnego UE na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia (398 mln euro).

¹⁵ Zgodnie z art. 4 ust. 4 rozporządzenie (UE) nr 642/2014 koszty działań dodatkowych zatwierdzane są przez niezależnego audytora zewnętrznego powołanego przez Wspólne Przedsięwzięcie. Koszty te nie mogą być jednak kontrolowane przez Wspólne Przedsięwzięcie lub przez jakikolwiek organ unijny.

¹⁶ Ocena śródokresowa Wspólnego Przedsięwzięcia S2R (za lata 2014-2016) działającego na podstawie programu "Horyzont 2020". https://ec.europa.eu/research/evaluations/pdf/s2r.pdf

¹⁷ Art. 11 rozporządzenia (UE) nr 642/2014.

¹⁸ Dokument roboczy służb Komisji: Ocena śródokresowa wspólnych przedsięwzięć działających na podstawie programu "Horyzont 2020" (SWD(2017) 339 final).

¹⁹ Szczegółowe zalecenia obejmują: potrzebę pogłębienia współpracy z innymi wspólnymi przedsięwzięciami w zakresie transportu (SESAR, Clean Sky i FCH); potrzebę zwiększenie równowagi wśród uczestników działań S2R; korzystanie w dalszym ciągu z doradztwa technicznego i strategicznego zapewnianego przez Komitet Naukowy Wspólnego Przedsięwzięcia, Europejską Radę ds. Badań Naukowych i organy doradcze oraz przeprowadzenie przeglądu obecnych kluczowych wskaźników wykonania zadań ustalonych dla Wspólnego Przedsięwzięcia, które uważa się za zbyt liczne, a w niektórych przypadkach za nieodpowiednie.

²⁰ W planie działania Wspólnego Przedsięwzięcia przyznano, że niektóre zalecenia, takie jak potrzeba zwiększenia równowagi między uczestnikami Wspólnego Przedsięwzięcia lub konieczność większego ukierunkowania na główne wyzwania społeczne, nie zostały dostatecznie uwzględnione w ramach S2R i będą musiały zostać podjęte w kolejnym okresie programowania.

²¹ Utrzymywane są regularne kontakty z innymi wspólnymi przedsięwzięciami w celu uzyskania efektu synergii pomiędzy różnymi programami; w rocznym programie prac na 2018 r. wprowadzono program dotacji po stawce zryczałtowanej w celu dalszego uproszczenia.

²² Działania, które należy zrealizować, obejmują: zachęcanie członków stowarzyszonych Wspólnego Przedsięwzięcia do większego zaangażowania w S2R w celu umożliwienia szerszego udziału stron trzecich za pośrednictwem działań członków stowarzyszonych; wybór nowych członków Komitetu Naukowego; przegląd wieloletniego planu działania S2R (część B) w celu dostosowania go do opinii kierownictwa przyjętej przez Radę Zarządzającą w październiku 2017 r. (część A) oraz utworzenie nowego modelu kluczowych wskaźników wykonania zadań zgodnie z celami rozporządzenia Rady w sprawie S2R.

²³ Minimalna kwota wkładów przekazanych przez członków z branży na poczet działalności operacyjnej Wspólnego Przedsięwzięcia (350 mln euro) podzielona przez maksymalną kwotę wkładu pieniężnego UE na rzecz Wspólnego Przedsięwzięcia przydzieloną rozporządzeniem w sprawie S2R członkom innym niż Unia (282,5 mln euro).

²⁴ Uwzględniając łączną minimalną kwotę wkładów przekazanych przez członków z branży na poczet działalności operacyjnej i działań dodatkowych Wspólnego Przedsięwzięcia (470 mln euro).