Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.28

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2014/C 442/03)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1211/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. Wskaźniki wykonania budżetu znacznie się poprawiły, co sugeruje lepsze planowanie działań i lepszą terminowość ich realizacji. Poziom anulowanych środków przeniesionych z 2012 r. jest wprawdzie nadal stosunkowo wysoki i wynosi 28 % (w 2012 r. wyniósł 45 %), jednak poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, zmniejszył się do 461 983 euro, czyli 13 % (w 2012 r. wyniósł 611 223 euro, czyli 19 %). Przeniesienia związane są przede wszystkim z podpisanymi w drugiej połowie 2013 r. umowami dotyczącymi działań planowanych na lata 2013 i 2014.

INNE UWAGI

12. W 2013 r. dokonano 1 183 zwrotów kosztów poniesionych przez ekspertów. W 1 078 przypadkach nastąpiło to z opóźnieniem. W pierwszej połowie 2013 r. przeciętne opóźnienie wynosiło 78 dni wobec 33 dni w drugiej połowie roku.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 1 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Trybunał zidentyfikował 21 przypadków o łącznej wartości 94 120 euro, w których środki przeniesione na 2012 r. nie odpowiadały zobowiązaniom prawnym. Przeniesienia te są zatem nieprawidłowe.	zrealizowane
2011	Urząd nie przyjął i nie wdrożył jeszcze wszystkich standardów kontroli wewnętrznej. W szczególności nie utworzono rejestru odstępstw.	zrealizowane (rejestr odstępstw) w trakcie realizacji (standardy kontroli wewnętrznej)
2011	Urząd powinien poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Pytania na egzaminy ustne i pisemne nie były ustalone przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję rekrutacyjną; brak było decyzji organu powołującego w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej; nie podano kategorii zaszeregowania członków komisji rekrutacyjnej.	zrealizowane
2012	System księgowy Urzędu wciąż nie został zatwierdzony przez księgowego.	zrealizowane
2012	Dokonane na kwotę 61 500 euro przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania (co stanowi 10 % całości przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania), nie odpowiadały podjętym zobowiązaniom prawnym, a zatem były nieprawidłowe.	zrealizowane
2012	Urząd nie wdrożył jeszcze następujących standardów kontroli wewnętrznej: SKW 5 - cele i wskaźniki wykonania zadań, SKW 8 - procesy i procedury, SKW 11 - zarządzanie dokumentacją i SKW 12 - informacja i komunikacja.	w trakcie realizacji
2012	Nie istnieje procedura związana z księgowaniem i zbywaniem aktywów trwałych, nie przeprowadzono także spisu z natury.	zrealizowane
2012	Nie wdrożono procedur ustalania, zatwierdzania i rejestrowania wyjątków i odstępstw od polityk i procedur.	zrealizowane
2012	Anulowano około 101 000 euro (45 %) ze środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. Jeżeli chodzi o środki na rok 2012, nie wykorzystano 545 000 euro (17 % wszystkich środków na rok 2012) i kwota ta musiała także zostać anulowana. Poziom przeniesień na rok 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 611 000 euro (19 %). Sugeruje to, że Urząd ma trudności z planowaniem lub realizacją swoich działań. Przeniesienia z 2012 r. wiązały się przede wszystkim z opóźnieniami w rekrutacji pracowników oraz brakiem skutecznych procedur, które zapewniałyby terminowe zgłaszanie i zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez ekspertów.	w trakcie realizacji
2012	Istnieją możliwości znacznej poprawy w zakresie przygotowywania, przeprowadzania i dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia. Przykładowo w postępowaniach nie przywiązywano wystarczającej wagi do stosunku jakości do ceny, a ogólne kryteria udzielenia zamówienia nie były dzielone na kryteria szczegółowe, które umożliwiłyby klarowną i porównywalną ocenę ofert.	zrealizowane
2012	W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono znaczne uchybienia ograniczające ich przejrzystość. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie ustalano limitu punktów warunkującego dopuszczenie do testów pisemnych i rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na liście zakwalifikowanych kandydatów; nominacja i zmiany składu komisji selekcyjnej nie były zatwierdzane przez organ powołujący.	zrealizowane
2012	Chociaż większość pracowników Urzędu realizuje zadania administracyjne lub wspierające, które nie wiążą się z podróżami służbowymi, wszystkim przyznano telefony komórkowe z miesięcznym limitem w wysokości około 50 euro. Nie kontroluje się wykorzystywania telefonów do celów prywatnych.	zrealizowane
2012	W Urzędzie nie ma polityki zarządzania środkami pieniężnymi. Na koniec 2012 r. cała gotówka (1,6 mln euro) ulokowana była w jednym banku (o ratingu BBB ^(1)).	zrealizowane
^(1) Zgodnie z notą z dnia 27.10.2008 r. wydaną przez księgowego Komisji minimalny wymagany rating krótkoterminowy to A-1.

ZAŁĄCZNIK  II

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (Ryga) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Zbliżenie przepisów ustawowych w dziedzinie łączności elektronicznej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009)	Kompetencje Urzędu określono w rozporządzeniu (WE) Parlamentu i Rady nr 1211/2009. Urząd, o którym mowa w art. 6, zapewnia BEREC wsparcie w zakresie administracji i wiedzy fachowej.
	Urząd pełni swoje funkcje zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.
Zarządzanie	W skład Urzędu wchodzą:
	a) komitet zarządzający,
	b) dyrektor zarządzający,
	którzy dzielą się obowiązkami administracyjnymi i odpowiedzialnością finansową, w tym obowiązkami dotyczącymi kwestii kadrowych.
	Odpowiedzialność za wybór personelu spoczywa jednak wyłącznie na komitecie zarządzającym (art. 7 ust. 4).
	Rada Organów Regulacyjnych przekazuje wytyczne dotyczące usług i produktów opisanych w części "Produkty i usługi w roku 2013".
	Kontrola wewnętrzna
	Służba Audytu Wewnętrznego Komisji.
	Kontrola zewnętrzna
	Europejski Trybunał Obrachunkowy.
	Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu
	Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013 (2012)	Budżet ostateczny: 3 557 218,93 euro (budżet korygujący 1/2013, w tym wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel).
	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia: 25 (22)
Produkty i usługi w roku 2013	Zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych Urząd zapewniał następujące usługi:
	- wspieranie BEREC w zakresie administracji i wiedzy fachowej,
	- zbieranie informacji od krajowych organów regulacyjnych oraz wymiana i przekazywanie informacji,
	- upowszechnianie najlepszych rozwiązań regulacyjnych wśród krajowych organów regulacyjnych w UE oraz wśród innych podmiotów,
	- wspieranie przewodniczącego w przygotowywaniu prac Rady Organów Regulacyjnych oraz komitetu zarządzającego Urzędu,
	- zapewnianie wsparcia eksperckim grupom roboczym utworzonym przez Radę Organów Regulacyjnych.
Źródło: załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagę na temat zarządzania budżetem i obiera sobie za cel dalszą poprawę wykonania budżetu w 2014 r. w porównaniu z latami 2012 i 2013.

Kontynuowane będą działania zmierzające do zmniejszenia wysokiego poziomu anulowanych przeniesionych środków poprzez dogłębną analizę kwot przeniesionych na koniec roku. Działania te powinny mieć pozytywny wpływ na ogólny poziom przeniesień, który Urząd nadal będzie zmniejszał, przyspieszając termin wykonania umów.

12. Urząd BEREC przyznaje, że kwestia podniesiona w uwadze Trybunału ma duże znaczenie, i aktywnie poszukuje sposobów mających skrócić opóźnienia płatności do ustalonego docelowego terminu 30 dni.

Urząd zbada trzy sposoby dokonania potencjalnych ulepszeń: dalsze ograniczenie czasu gromadzenia dokumentów, zapewnienie koniecznych zasobów ludzkich w obiegu finansowym i wprowadzenie dodatkowych technicznych udoskonaleń w systemach finansowych.

¹ Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.