Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Fundacji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.409.307

Akt nienormatywny

Wersja od: 9 grudnia 2015 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Fundacji

(2015/C 409/34)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwana dalej "Fundacją", inaczej "Eurofound") z siedzibą w Dublinie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1365/75 ¹ . Zadaniem Fundacji jest przyczynianie się do określenia i zapewnienia lepszych warunków życia i pracy w Unii poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Fundację systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Fundacji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Fundacji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Fundacji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Fundacji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Fundacji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Fundacji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Fundacji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Fundacji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Fundacji, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^8 .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Fundacji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. W 2014 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99,7 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2015 r. był jednak wysoki w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł 3 814 156 euro, czyli 53,7 % (w 2013 r. było to 3 375 781 euro, czyli 48,6 %), głównie w związku z projektami wieloletnimi, w ramach których działania i płatności realizowane były zgodnie z planem, oraz w związku z jednym projektem wieloletnim, którego realizacja została przeniesiona na 2014 r., lecz termin płatności przypada dopiero w 2015 r.

INNE UWAGI

12. W 2005 r. wszedł w życie nowy regulamin pracowniczy UE, którego przepisy stanowią, że przyszłe wynagrodzenia urzędników zatrudnionych przed dniem 5 sierpnia 2005 r. nie mogą być niższe, niż byłyby zgodnie z poprzednim regulaminem pracowniczym UE. W ramach przeprowadzonej przez Trybunał kontroli wykryto, że przepis ten nie był przestrzegany w przypadku 20 spośród 75 urzędników zatrudnionych w tym czasie, co doprowadziło do zaniżenia płatności o 128 735 euro w latach 2005-2014. W sprawozdaniu finansowym Fundacji uwzględniono rezerwę w tej kwocie.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2013	Pod koniec 2013 r. i na początku roku 2014 Fundacja przeprowadziła kompleksowy spis z natury. W czasie przeprowadzania kontroli przez Trybunał (luty 2014 r.) sprawozdanie ze spisu z natury nie było jeszcze ukończone. Przeprowadzone przez Trybunał badania wykazały, że nie wszystkie środki trwałe zostały oznaczone kodami kreskowymi i wprowadzone do ewidencji oraz do ksiąg rachunkowych. Wyposażenie o wartości 209 843 euro ^(1) zostało zaliczone do wydatków zamiast do majątku trwałego. Błąd ten skorygowano po kontroli Trybunału. Niektórych środków trwałych nie można było powiązać z dowodami dostawy, aby zweryfikować poprawność daty początkowej na potrzeby obliczenia stawek amortyzacji.	zrealizowane
2013	Fakty przedstawione w poprzednim punkcie stanowią poważne uchybienia w stosunku do wewnętrznych mechanizmów kontrolnych w zakresie ewidencjonowania i księgowania środków trwałych.	zrealizowane
2013	W 2013 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2014 r. był jednak wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł około 662 831 euro (35,6 %), i w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł około 3 375 781 euro (48,6 %).	nie dotyczy
2013	W tytule II przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, dotyczyły głównie zamówień na sprzęt i oprogramowanie komputerowe (281 934 euro, z czego zakupy na kwotę 189 934 euro planowano pierwotnie na rok 2014), pilnych i nieprzewidzianych prac naprawczych (69 000 euro) oraz robót renowacyjnych przewidzianych do zamówienia i zaplanowanych na początek 2014 r. (230 718 euro).	nie dotyczy
2013	W tytule III przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 2 625 543 euro dotyczyły projektów wieloletnich, w ramach których działania i płatności realizowane były zgodnie z planem. Nieplanowane przeniesienia na kwotę 750 238 euro dotyczyły głównie zwiększenia budżetu kilku projektów w celu poszerzenia ich zakresu i podniesienia jakości (65 %), usług tłumaczeniowych zamówionych w grudniu 2013 r., lecz pierwotnie planowanych na rok 2014 (14 %), opóźnień w postępowaniach o udzielenie zamówienia (7 %), opóźnień w przekazywaniu faktur przez dostawców (14 %) i innych zdarzeń, na które Fundacja nie miała wpływu.	nie dotyczy
2013	Fundacja rozpoczęła działalność w 1975 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Fundacją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Fundację i jej personel.	w trakcie realizacji
^(1) System klimatyzacji i inne wyposażenie centrum konferencyjnego Fundacji.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Dublin) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 151 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia i państwa członkowskie, świadome podstawowych praw socjalnych wyrażonych w Europejskiej karcie społecznej, podpisanej w Turynie 18 października 1961 r., oraz we Wspólnotowej karcie spraw podstawowych pracowników z 1989 r., mają na celu promowanie zatrudnienia, poprawę warunków życia i pracy, tak aby umożliwić ich wyrównanie z jednoczesnym zachowaniem postępu, odpowiednią ochronę socjalną, dialog między partnerami społecznymi, rozwój zasobów ludzkich pozwalający podnosić i utrzymać poziom zatrudnienia oraz przeciwdziałanie wykluczeniu. [...]
Kompetencje Fundacji (rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1111/ 2005)	Cele Celem Fundacji jest przyczynianie się do zapewnienia lepszych warunków życia i pracy poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat. W szczególności zajmuje się ona: - warunkami pracy, - organizacją pracy, a w szczególności problemem urządzenia miejsca pracy, - problemami specyficznymi dla pewnych kategorii pracowników, - długofalowymi aspektami poprawy środowiska, - rozłożeniem działań ludzkich w czasie i przestrzeni. Zadania - Wspieranie wymiany informacji i doświadczeń w tych obszarach, - ułatwianie kontaktów między uczelniami wyższymi, instytutami badawczymi, organami administracji i organizacjami gospodarczymi i społecznymi, - wykonywanie lub zlecanie wykonywania badań oraz zapewnianie wsparcia dla projektów pilotażowych, - jak najbliższa współpraca z istniejącymi specjalistycznymi organami w państwach członkowskich i na poziomie międzynarodowym.
Zarządzanie	Rada Zarządzająca - Z każdego państwa członkowskiego: jeden przedstawiciel rządu, jeden przedstawiciel organizacji pracodawców, jeden przedstawiciel organizacji pracowników, - trzech przedstawicieli Komisji, - jedno regularne spotkanie rocznie. Biuro Rady Zarządzającej - Składa się z 11 członków: po trzech przedstawicieli obu partnerów społecznych i rządów, dwóch przedstawicieli Komisji, - monitoruje realizację decyzji Rady Zarządzającej i podejmuje działania w celu zapewnienia właściwego zarządzania w okresach między posiedzeniami Rady, - sześć regularnych spotkań rocznie. Dyrektor i zastępca dyrektora są mianowani przez Komisję spośród kandydatów przedstawionych przez Radę Zarządzającą. Dyrektor wykonuje decyzje Rady Zarządzającej i Biura Rady Zarządzającej oraz kieruje Fundacją.
	Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Fundacji w roku 2014 (2013)	Budżet 20,9 (20,6) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Urzędnicy i pracownicy tymczasowi: 99 (101) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 96 (99) obsadzonych na dzień 31 grudnia 2014 r. Inni pracownicy: oddelegowani eksperci krajowi: 0 (0) pracownicy kontraktowi: 14 (13) Pracownicy ogółem: 110 (112) w tym wykonujący zadania ^(1): operacyjne: 79 (78) administracyjne i koordynacyjne: 19 (29) mieszane: 12 (5)
Działalność i usługi w roku 2014	Zwiększanie współczynnika aktywności zawodowej i zwalczanie bezrobocia w drodze tworzenia miejsc pracy, poprawy funkcjonowania rynku pracy oraz wspierania integracji - Europejskie Obserwatorium Restrukturyzacji (ERM): 1 464 dodanych opracowań na temat restrukturyzacji; publikacja czterech numerów kwartalnika ERM, - Europejskie Obserwatorium Restrukturyzacji: Raport roczny ERM za 2014 r. - "Restrukturyzacja w sektorze publicznym", - sprawozdanie "Mobilność pracowników - najnowsze tendencje i kierunki polityki", - sprawozdanie "Skutki restrukturyzacji na poziomie regionalnym i sposoby radzenia sobie z konsekwencjami", - sprawozdanie "Mapy transformacji w odniesieniu do młodzieży w Europie", - opracowanie internetowej bazy danych obejmującej studia przypadków restrukturyzacji, przedstawiającej, w jaki sposób przedsiębiorstwa przewidują zmiany i zarządzają nimi. Poprawa warunków pracy i zapewnienie trwałości zatrudnienia w całym cyklu życia - Utworzenie Europejskiego Obserwatorium Życia Zawodowego będącego zintegrowanym obserwatorium stosunków przemysłowych i warunków pracy w UE, - piąte europejskie Badanie Warunków Pracy i płynące z niego wnioski dotyczące polityki - poszukiwanie lepszych i liczniejszych miejsc pracy,
	- przygotowanie szóstego europejskiego Badania Warunków Pracy (prace w terenie mają rozpocząć się w lutym 2015 г.), - Sprawozdanie "Opracowanie dotyczące krajowych badań warunków pracy w Europie", - sprawozdanie "Występowanie ryzyka natury psychospołecznej w Europie i strategie zapobiegania", - sprawozdanie "Możliwości zatrudnienia dla osób cierpiących na choroby chroniczne". Rozwój stosunków przemysłowych w celu zapewnienia sprawiedliwych i efektywnych rozwiązań w kontekście zmian polityki - Utworzenie Europejskiego Obserwatorium Życia Zawodowego będącego zintegrowanym obserwatorium stosunków przemysłowych i warunków pracy w UE (zob. też powyżej), - sprawozdanie "Przegląd stosunków przemysłowych i poprawy warunków pracy w Europie w 2013 г.", - sprawozdanie "Partnerzy społeczni a równouprawnienie płci w Europie", - sprawozdanie "Zmiany w ramach mechanizmów ustalania płac w kontekście kryzysu i nowych zasad zarządzania gospodarką UE", - sprawozdanie "Dialog społeczny w mikroprzedsiębiorstwach i małych przedsiębiorstwach". Poprawa standardu życia i propagowanie spójności społecznej wbrew nierównościom gospodarczym i społecznym - Trzecie Europejskie Badanie Jakości Życia (EQLS): - ustalenia Fundacji: "Jakość życia w Europie w środowisku miejskim i wiejskim"; "Preferencje zawodowe po pięćdziesiątym roku życia", "Sytuacja społeczna młodych ludzie w Europie", - tendencje dotyczące jakości życia: sprawozdania dotyczące Chorwacji, byłej jugosłowiańskiej republiki Macedonii i Turcji, - sprawozdanie "Spójność społeczna i dobre samopoczucie w UE", - sprawozdanie "Dostęp do opieki społecznej w czasach kryzysu". Komunikacja oraz wymiana pomysłów i doświadczeń - 101 760 pobrań sprawozdań ze strony internetowej Fundacji; 1 703 298 odsłon strony internetowej, - 125 publikacji w formacie PDF (786 wersji językowych), - 328 odniesień w dokumentach dotyczących polityki UE na temat ustaleń i wiedzy fachowej Fundacji, - udział (na zaproszenie) w 94 imprezach.
() Nowy przydział stanowisk jest następstwem zunifikowanej analizy porównawczej zgodnie z pkt 29 ust. 3 regulaminu finansowego Fundacji. Fundacja przeprowadziła taką analizę po raz pierwszy w grudniu 2014 r. Źródło: Załącznik przekazany przez Fundację.

ODPOWIEDZI FUNDACJI

11. Eurofound odnotował uwagę Trybunału dotyczącą wysokiego poziomu środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2015 r. w tytule III. Eurofound docenia szczegółową analizę wykonania budżetu i wspomnienie o przyczynach tych przeniesień środków (projekty wieloletnie realizowane zgodnie z planem i projekt zrealizowany wcześniej, niż zaplanowano).

12. Problem zaniżonych płatności na rzecz pewnej grupy pracowników po zmianie regulaminu pracowniczego w 2005 r. został rozwiązany, a należne kwoty wypłacono w czerwcu i lipcu 2015 r. Eurofound chciałby zaznaczyć, że wyliczanie wynagrodzeń przekazano Urzędowi Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych w Komisji Europejskiej (PMO).

¹ Dz.U. L 139 z 30.5.1975, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Fundacji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).