Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.219

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/37)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (zwana dalej Agencją) z siedzibą w Bilbao została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 2062/94⁽¹⁾. Zadaniem Agencji jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i unijnych w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy, wspieranie właściwych organów krajowych i unijnych przy określaniu i wdrażaniu polityk oraz informowanie o działaniach prewencyjnych⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"^(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowo- dowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finan- sowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Budżet Agencji na 2011 r. wyniósł 16,4 mln euro w porównaniu z 15,5 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Wskaźnik umorzeń środków wzrósł dwukrotnie, z 4 % w 2010 r. do 8 % (1,3 mln euro) łącznego budżetu na 2011 r., co wskazuje na trudności w realizowaniu działań przewidzianych w rocznym programie prac oraz stosowaniu budżetowej zasady jednoroczności.

13. Między 16 września a 31 grudnia 2011 r. wszystkie operacje finansowe (zobowiązania budżetowe i prawne, płatności) dokonane przez oddelegowanych urzędników zatwierdzających zostały zrealizowane na podstawie wygasłych delegacji, które nie zostały odnowione po przybyciu nowego dyrektora.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

14. Regulamin finansowy Agencji oraz przepisy wykonawcze do tego regulaminu zakładają sporządzanie spisu z natury co najmniej co trzy lata, natomiast ostatni spis z natury został sporządzony w 2006 r.

INNE UWAGI

15. W przeciwieństwie do dwóch innych Europejskich Agencji mających siedzibę w Hiszpanii (OHIM w Alicante i CFCA w Vigo), nie zawarto umowy dotyczącej siedziby.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 216 z 20.8.1994, s. 1. Rozporządzenie to zostało ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1112/2005 (Dz.U. L 184 z 15.7.2005, s. 5).

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 29 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 3 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://osha.europa.eu/en/about/finance/.

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK 

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (Bilbao)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 151 i 153 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia i państwa członkowskie (...) mają na celu promowanie zatrudnienia, poprawę warunków życia i pracy, tak aby umożliwić ich wyrównanie z jednoczesnym zachowaniem postępu, odpowiednią ochronę socjalną, dialog między partnerami społecznymi, rozwój zasobów ludzkich pozwalający podnosić i utrzymać poziom zatrudnienia oraz przeciwdziałanie wykluczeniu. Mając na względzie urzeczywistnienie celów określonych w artykule 151, Unia wspiera i uzupełnia działania państw członkowskich w następujących dziedzinach: a) polepszania w szczególności środowiska pracy w celu ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników; b) warunków pracy; c) informacji i konsultacji z pracownikami; d) integracji osób wykluczonych z rynku pracy, bez uszczerbku dla artykułu 166; e) równości mężczyzn i kobiet w odniesieniu do ich szans na rynku pracy i traktowania w pracy; f) zwalczania wykluczenia społecznego.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (EWG) nr 2062/94)	Cele W celu poprawy środowiska pracy w zakresie ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, zgodnie z postanowieniami Traktatu i kolejnymi strategiami oraz programami działań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy, zadaniem Agencji jest zapewnienie organom Unii, państwom członkowskim, partnerom społecznym i wszystkim podmiotom zaangażowanym w tej dziedzinie, informacji technicznej, naukowej i gospodarczej do wykorzystania w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy. (art. 2). Zadania - gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i unijnych, a także informacji o badaniach, - wspieranie współpracy i wymiany informacji, łącznie z informacjami o programach szkoleniowych, - zapewnianie instytucjom Unii i państwom członkowskim informacji potrzebnych im do opracowywania i realizacji polityki, w szczególności w zakresie wpływu na małe i średnie przedsiębiorstwa, - udostępnianie informacji na temat działań prewencyjnych, - przyczynianie się do rozwoju strategii i unijnych programów działań, - utworzenie sieci złożonej z krajowych punktów centralnych i centrów tematycznych.
Zarządzanie	Rada Zarządzająca - po jednym przedstawicielu rządu każdego państwa członkowskiego, - po jednym przedstawicielu organizacji pracodawców z każdego państwa członkowskiego, - po jednym przedstawicielu organizacji pracowniczych z każdego państwa członkowskiego, - trzech przedstawicieli Komisji, - członkowie i ich zastępcy z pierwszych trzech kategorii mianowani są spośród członków i zastępców członków Komitetu Doradczego ds. Bezpieczeństwa, Higieny i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy. Biuro Rady Zarządzającej - przewodniczący i trzech wiceprzewodniczących Rady Zarządzającej, - koordynatorzy z każdej z trzech grup interesów, - po jednym dodatkowym członku z każdej z grup oraz z Komisji. Dyrektor jest mianowany przez Radę Zarządzającą na podstawie krótkiej listy kandydatów sporządzonej przez Komisję. Komitety Obowiązkowa konsultacja z Komisją oraz Komitetem Doradczym ds. Bezpieczeństwa, Higieny i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy w zakresie programu prac i budżetu. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Budżet 16,4 (15,5) mln euro, w tym: - dotacja Unii, DG ds. Zatrudnienia: 91,0 % (94,0 %) - dotacja Unii, DG ds. Rozszerzenia: 8,0 % (3,4 %) - inne: 1,0 % (2,6 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. 44 (44) stanowiska przewidziane w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 41 (41). Inni pracownicy: - oddelegowani eksperci narodowi: 0 (0) - pracownicy kontraktowi: 26 (25) (z których jedno stanowisko jest finansowane ze środków celowych) - personel lokalny: 1 (1) Pracownicy ogółem: 68 (67) Przydział stanowisk: - działania operacyjne: 50 (49) - zadania administracyjne: 10 (10) - zadania mieszane: 8 (8)
Produkty i usługi w roku 2011 (gromadzenie i analiza informacji)	Europejskie Obserwatorium Ryzyka: prognozowanie zmian Rozpowszechnianie wyników europejskiego badania przedsiębiorstw na temat nowych i pojawiających się zagrożeń (ESENER): dodatkowe imprezy krajowe mające na celu promowanie i rozpowszechnienie sprawozdania i streszczenia (opublikowanych w 22 językach). Ukończenie etapu 2: prognoza wpływu innowacji technologicznych na bezpieczeństwo i zdrowie w przypadku "ekologicznych miejsc pracy" do 2020 r. Rozpoczęto etap 3 obejmujący siedem warsztatów poświęconych tworzeniu scenariuszy z udziałem ekspertów i decydentów. Publikacje: - Prognoza nowych i pojawiających się zagrożeń dla BHP związanych z nowymi technologiami w przypadku "ekologicznych miejsc pracy" do 2020 r.: Etap 1 - główne motory zmiany i etap 2 - kluczowe technologie, - BHP w liczbach: BHP w sektorze transportu - przegląd, - Służby ratunkowe; Przegląd literatury na temat zagrożeń dla BHP, - Przemoc i molestowanie w miejscu pracy: Sytuacja w Europie, - Streszczenie on-line seminarium na temat "Kobiety a BHP". Ukończenie platformy internetowej "OSHwiki" oraz 78 artykułów zamówionych u ekspertów. Informacje na temat środowiska pracy: dzielenie się wiedzą na temat dobrych praktyk na poziomie miejsc pracy Zapewnienie wiedzy eksperckiej z zakresu BHP w związku z europejską kampanią na rzecz bezpiecznej konserwacji, w tym udział w krajowych i międzynarodowych imprezach oraz publikacje: - Zestawienia - (Legionella a choroba legionistów, bezpieczna konserwacja w rolnictwie), - Konserwacja w rolnictwie - przewodnik po bezpieczeństwie i zdrowiu, - Europejski konkurs dobrych praktyk 2010/2011 - europejska kampania na rzecz bezpiecznej konserwacji, - Legionella a choroba legionistów; Przegląd strategii, - Trzy e-fakty wspierające kampanię na rzecz bezpiecznej konserwacji. Uruchomienie projektu interaktywnego narzędzia on-line do oceny ryzyka (OiRA) na światowym kongresie na temat bezpieczeństwa i zdrowia w pracy. Rozwój narzędzi OiRA w 10 krajach oraz dyskusje na temat rozwoju w kolejnych ośmiu krajach. Publikacja zestawień, sprawozdań oraz studiów przypadku na temat transportu drogowego, kultury bezpieczeństwa, promowania zdrowia psychicznego, zachęt ekonomicznych oraz bezpiecznej konserwacji. Komunikacja, kampanie i upowszechnianie Europejska kampania na rzecz bezpiecznej konserwacji: Drugi i ostatni rok. Ceremonia rozstrzygnięcia konkursu dobrych praktyk; szczyt; europejska kampania na temat pakietu pomocy; 53 oficjalnych partnerów kampanii w UE; rozwój internetowego narzędzia do celów kampanii; przygotowanie kampanii na lata 2012-2013 pt. Partnerstwo dla prewencji. Opracowanie wielojęzycznych publikacji i informacji dostępnych on-line i w formie papierowej, narzędzi i usług w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia w pracy. Promowanie informacji na temat BHP, w tym projektów dotyczących BHP oraz transportu; BHP a środowiskowy dym tytoniowy; kobiety w pracy, ustalenia ESENER (cztery seminaria krajowe w 2011 r.) Publiczne rozpoczęcie projektu OiRA (interaktywne narzędzie on-line do oceny ryzyka) oraz opracowanie strategii promocji i rozpowszechniania OiRA. Aktywne i bierne uczestnictwo w ponad 160 imprezach, wystawach i konferencjach w zakresie BHP. Opracowanie oraz pilotażowe testowanie narzędzi edukacyjnych z wykorzystaniem popularnego bohatera animowanego Napo. Konkurs fotograficzny "Zoom na zapobieganie zagrożeniom"; nagroda filmowa za film dokumentalny na temat zdrowych miejsc pracy. Opracowanie i prace w terenie w zakresie paneuropejskiego sondażu na temat publicznego podejścia do BHP. Monitorowanie i ocena: Studium wykorzystania strony internetowej; ocena w konkursie na nagrodę filmową na temat zdrowych miejsc pracy, przegląd bohaterów kreskówki Salus, monitorowanie mediów. Tworzenie sieci i koordynacja Dalszy rozwój sieci punktów centralnych, zarządzanie agencją i relacje z organizacjami europejskimi i międzynarodowymi. Koordynacja sieci szefów agencji oraz sieci szefów administracji. Zwiększanie zdolności instytucjonalnych w państwach kandydujących i potencjalnie kandydujących do UE (fundusze celowe). Ocena strategii UE-OSHA na lata 2009-2013.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Poziom realizacji budżetu w roku budżetowym 2011 był ogółem lepszy niż w poprzednim roku, w szczególności jeżeli chodzi o umorzenia środków C8 oraz ograniczenia przeniesień środków C1 w tytule III - Działania operacyjne.

Wyższy wskaźnik umorzeń środków w 2011 r. częściowo wynika z kilku nieobsadzonych stanowisk i z konieczności nieangażowania się w znaczniejsze działania (OSHwiki) do czasu zapewnienia międzynarodowej współpracy (konferencja światowa).

13. W rozumieniu Agencji wcześniej wydane delegacje zachowały ważność.

Po stwierdzeniu, że Trybunał nie podzielał tego założenia podczas kontroli na miejscu, w dniu 2.3.2012 r. obecny dyrektor podpisał nowe delegacje potwierdzające wszystkie wcześniejsze delegacje.

14. Agencja przyjmuje zalecenie Trybunału Obrachunkowego i do końca 2012 r. przeprowadzi wyczerpującą fizyczną kontrolę wszystkich swoich aktywów.

15. Agencja od wielu lat dąży do zawarcia umowy dotyczącej siedziby. Obecnie trwają negocjacje z władzami Hiszpanii; negocjacje te mają zostać zakończone w 2012 r.