Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Urzędu.
Dz.U.UE.C.2008.311.100
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Urzędu
(2008/C 311/15)
(Dz.U.UE C z dnia 5 grudnia 2008 r.)
WSTĘP
1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem") został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.(1). Do głównych zadań Urzędu należy dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa wspólnotowego oraz gromadzenie i analiza danych umożliwiających określanie i kontrolę ryzyka, a także informowanie o nim w sposób niezależny.
2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Urząd sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.(2). Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Urzędu, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.
4. Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r.(3) zostało sporządzone przez jego dyrektora zarządzającego zgodnie z art. 44 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.
5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI(4) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.
6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia:
| Wiarygodność rozliczeń |
| Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu są, jako całość, legalne i prawidłowe. |
| Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI
7. Budżet Urzędu na 2007 r. wyniósł 52,2 mln euro w porównaniu z 40,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Zawierał on środki z Komisji przeznaczone na przygotowanie do przystąpienia Chorwacji i Turcji. Środki te powinny być potraktowane w budżecie jako dochody przeznaczone na określony cel, jednak zostały uznane za część normalnej dotacji wspólnotowej. Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie art. 19 rozporządzenia finansowego.
8. Środki w wysokości 8,6 mln euro zostały przeniesione na 2008 r., natomiast 4,8 mln euro anulowano. Było to częściowo spowodowane spóźnionym przyjęciem i wdrażaniem rocznego programu prac w zakresie udzielania dotacji. Środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego wyniosły 7,9 mln euro, w tym 4,5 mln euro na działalność operacyjną (Tytuł III). Ponad 25 % środków przeznaczonych na działalność operacyjną przeniesionych z poprzedniego roku, musiało zostać anulowane na koniec roku. Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie zasady jednoroczności i wykazała uchybienia w programowaniu i budżetowaniu planowanych działań.
9. W 2007 r. Urząd osiągnął cele rekrutacyjne, obsadzając 273 z 300 stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia. Kontrola procedur rekrutacyjnych wykazała, że z reguły komisja rekrutacyjna nie określała przed wyznaczonym w ogłoszeniu o naborze terminem ani wag poszczególnych kryteriów wyboru, ani też progów punktowych wymaganych do przejścia do następnego etapu konkursu.
10. Według rocznego sprawozdania dotyczącego odstępstw za 2007 r., przyjęto 252 wnioski o odstępstwo na ogólną wartość 853.154 euro. Ponad 85 % tych odstępstw związane było z podróżami służbowymi ekspertów narodowych. Sytuacja ta pokazuje, że Urząd powinien poprawić sposób zarządzania podróżami służbowymi, aby zmniejszyć wielkość odstępstw.
11. W zakresie procedur przetargowych stwierdzono następujące nieprawidłowości: procedura oceny finansowej umów ramowych nie została jasno określona w dokumentacji przetargowej(5), dochodziło do udzielania zamówień lub zamawiania zakupu usług bez stosownych umów ramowych(6), ocenę techniczną przeprowadzano na podstawie kryteriów jakości i wag, które nie były jasno określone w dokumentacji przetargowej(7). Te uchybienia podważyły przejrzystość procedury i mogły mieć wpływ na ostateczny wybór.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 18 września 2008 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.
(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(3) Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 25 czerwca 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 1 lipca 2008 r.
(4) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(5) Cztery przypadki.
(6) Dwa przypadki.
(7) Jeden przypadek.
Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
Tabela 1
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)
Tabela 2
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2007
Tabela 3
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006
Tabela 4
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.
ODPOWIEDZI URZĘDU
7. Od 2008 r. wszystkie nowe projekty, w odniesieniu do których Urząd otrzymuje określone środki z Komisji, są rejestrowane i monitorowane w pozycjach budżetu dotyczących dochodów przeznaczonych na określony cel (C4).
8. Rok 2007 był pierwszym rokiem, w którym uruchomiono dotacje naukowe. W 2008 r. podjęto kilka środków, a mianowicie: wczesne planowanie zaproszeń, wzory, vademecum i dodatkowe wsparcie administracyjne mające na celu przyspieszenie ogłaszania zaproszeń do składania wniosków o dotacje. Równocześnie trwa planowanie zaproszeń do składania wniosków o dotacje na 2009 r. z zamiarem ogłoszenia niektórych zaproszeń już jesienią 2008 r. W związku z nowymi procedurami dotyczącymi postępowania w przypadku przeniesienia oraz zgodnie z zasadą jednoroczności współczynnik przeniesienia w 2007 r. (17 % ostatecznego budżetu) spadł w porównaniu ze współczynnikiem z 2006 r. (22 %), jednak w 2008 r. nadal będą podejmowane wysiłki w tym obszarze.
9. Decyzje w sprawie wag w odniesieniu do wszystkich kryteriów wyboru i progów punktowych pozwalających na przejście do kolejnego etapu oceny i (lub) umieszczenie na liście rezerwowej są podejmowane przez komisję rekrutacyjną podczas spotkania służącego wstępnej ocenie, które odbywa się po upływie terminu składania podań w odniesieniu do wakatu. Przed podjęciem decyzji w sprawie wag nie udziela się jednak dostępu do bazy danych z podaniami. Duża zmienność w zakresie liczby otrzymywanych podań powoduje, że trudno jest określić z góry liczbę kandydatów, którzy zostaną umieszczeni na liście rezerwowej.
10. Wnioski o odstępstwo podlegają ścisłemu monitorowaniu i sprawozdawczości.
Wysoka wartość wniosków o odstępstwo (705.169 euro, co stanowi 83 % łącznej wartości) wynika ze "zobowiązań a posteriori", związanych przede wszystkim z umowami naukowymi w odniesieniu do jednej konkretnej jednostki, w której od tego czasu wprowadzono zmiany organizacyjne.
11.
1) Uwagi dotyczące procedury oceny finansowej w odniesieniu do umów ramowych dotyczą 3 procedur przetargowych uruchomionych w 2005 i 2006 r. oraz jednej umowy ramowej podpisanej w 2007 r. W przyszłości ocena ofert finansowych w odniesieniu do umów z ustaloną ceną będzie oparta na porównywalnej podstawie. Do chwili obecnej na tego typu usługi przeznaczono zaledwie 500.000 euro.
2) Konkretne zamówienia dotyczące określonych usług nie były wyraźnie wymienione w umowie ramowej, jednak wiązały się z jej zakresem (organizacja wydarzeń). W odniesieniu do przyszłych umów ramowych będą podejmowane starania w celu uzyskania pełnego opisu możliwych usług.
3) W dokumentacji przetargowej opisano wagi i kryteria jakości. Nie dokonano tego jednak w odniesieniu do wag i kryteriów szczegółowych. Dlatego też, nawet jeżeli zaproszenie zostało uznane za wystarczająco przejrzyste, w przyszłości procedury zostaną wzmocnione w celu uwzględnienia tych uwag.