Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium.
Dz.U.UE.C.2009.304.124
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium
(2009/C 304/23)
(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)
WSTĘP
1. Europejskie Kolegium Policyjne (zwane dalej Kolegium), z siedzibą w Bramshill, zostało ustanowione na mocy decyzji Rady 2000/820/WSiSW uchylonej w 2005 r. i zastąpionej decyzją Rady 2005/681/WSiSW(1). Kolegium działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu szkolenia wyższych funkcjonariuszy policji z wykorzystaniem wspólnych standardów(2).
2. Budżet Kolegium na 2008 r. wyniósł 8,7 mln euro w porównaniu z 6,5 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Kolegium pracowników wyniosła na koniec roku 27 w porównaniu z 21 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Kolegium obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Kolegium, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej, związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Kolegium oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Kolegium(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Kolegium na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego. |
| Uwaga szczególna |
| 11. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 10, Trybunał stwierdza, że napotkane w 2008 r. trudności związane z przejściem ze starego systemu księgowania do systemu ABAC oraz opóźnione wdrożenie odpowiedniego systemu księgowania nadal zagrażają jakości informacji finansowych dotyczących przenoszenia środków z poprzedniego roku, wykorzystania dochodów przeznaczonych na określony cel oraz powiązań z niektórymi pozycjami w bilansie za 2007 r. |
| Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 12. W opinii Trybunału, z wyjątkiem kwestii przedstawionych w pkt 13-15, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Podstawa wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 13. Kolegium podpisało bezpośrednio z wykonawcą umowę(12) w sprawie doradztwa na podstawie podpisanej przez Komisję umowy ramowej mającej obejmować wyłącznie usługi szkoleniowe. Zamówienie to jest nieprawidłowe. Ponadto zapisy umowne zezwalają Kolegium na odnowienie lub przedłużenie umowy bez ograniczeń. |
| 14. Wydatki na organizację kursów i seminariów stanowią znaczną część(13) budżetu Kolegium. Kontrola tych wydatków wykazała dużą liczbę przypadków naruszenia obowiązujących przepisów administracyjnych i finansowych. Obejmowały one: brak uzasadnień poniesionych kosztów, brak potwierdzeń obecności na zajęciach, niewymaganie od ekspertów oryginałów faktur i dokumentów niezbędnych do zwrotu kosztów zakwaterowania i podróży itp. |
| 15. W przypadku próby 15 zobowiązań kontrola wykazała brak: |
| - zobowiązań prawnych w trzech przypadkach(14), |
| - zobowiązań budżetowych przed podjęciem zobowiązań prawnych w dziewięciu przypadkach(15). |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
16. Konieczne było przeniesienie ponad 2,7 mln euro środków na płatności z 2008 r. Powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasady jednoroczności i świadczy o uchybieniach w programowaniu i monitorowaniu wykonania budżetu.
17. W 2008 r. podjęto zobowiązanie w wysokości 175.000 euro dotyczące nakazu odzyskania środków wystawionego przez Komisję Europejską w związku z zaliczką wypłaconą poprzednikowi Kolegium. Zobowiązanie to przeniesiono na 2009 r.
18. Kontrola próby zobowiązań (zob. również pkt 15) wykazała, że w trzech przypadkach nie było ścieżki audytu pozwalającej odtworzyć ich wykonanie finansowe. W związku z tym niemożliwe było uzgodnienie ich sald zamknięcia w sprawozdaniu na dzień 31 grudnia 2008 r.
19. Dnia 23 maja 2008 r. Kolegium zamknęło swój stary system księgowy i przeniosło rachunkowość do systemu ABAC. Przeniesienie do nowego systemu rozpoczęło się praktycznie dopiero dnia 14 lipca 2008 r. W okresie przejściowym obowiązywał system ręczny. Nie wszystkie korekty związane z okresem objętym systemem ręcznym zostały dokonane terminowo. Mianowicie zaniżone są zobowiązania w systemie ABAC (na ogólną kwotę 20.000 euro), mimo iż są one obecnie objęte systemem księgowości finansowej SAP.
20. Działają dwa systemy zarządzania środkami trwałymi, co czasem powoduje podwójne rejestrowanie aktywów. Nie obowiązują oznakowania i jednolite numery inwentaryzacyjne.
21. W sprawozdaniu Trybunału(16) za 2007 r. odnotowano przypadki wykorzystania środków na sfinansowanie prywatnych wydatków. Kolegium odpowiedziało, że zewnętrzna firma przeprowadzi kontrolę ex post. Taka kontrola nie rozpoczęła się do
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 29 października 2009 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Kolegium.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Kolegium.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 1 lipca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 15 października 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub https://www.cepol.europa.eu/index.php?id=final-accounts
(12) Wartość umowy: 96.000 euro.
(13) 3,2 mln euro w 2008 r.
(14) Ogólna wartość: 39.500 euro.
(15) Ogólna wartość: 244.200 euro.
(16) Pkt 15 (Dz.U. C 311 z 5.12.2008, s. 136).
Tabela
Europejskie Kolegium Policyjne (Bramshill)
| Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu | Kompetencje Kolegium określone w decyzji Rady 2005/681/WSiSW | Zarządzanie | Środki udostępnione Kolegium w 2008 r. (w 2007 r.) | Główne produkty i usługi w 2008 r. | |
| Zbliżanie przepisów prawa Traktat ustanawiający Unię Europejską, w szczególności jego art. 30 ust. 1 i art. 34 ust. 2. | Cele Celem Kolegium jest udzielanie pomocy w szkoleniu wyższych funkcjonariuszy policji państw członkowskich poprzez optymalizację współpracy pomiędzy różnymi częściami składowymi Kolegium. Kolegium wspiera i rozwija europejskie podejście do głównych problemów stojących przed państwami członkowskimi w walce z przestępczością, w zapobieganiu przestępczości oraz utrzymaniu prawa i porządku oraz bezpieczeństwa publicznego, w szczególności w transgranicznym wymiarze tych problemów. | Zadania - Podnoszenie poziomu wiedzy o krajowych systemach i strukturach policyjnych w innych państwach członkowskich oraz o transgranicznej współpracy policyjnej w obrębie Unii Europejskiej, - podnoszenie poziomu wiedzy o instrumentach międzynarodowych i instrumentach UE, w szczególności w następujących dziedzinach: a) instytucje Unii Europejskiej, ich funkcjonowanie i rola, jak również mechanizmy decyzyjne oraz instrumenty prawne Unii Europejskiej, w szczególności ich wpływ na współpracę w zakresie ścigania; b) cele, struktura i funkcjonowanie Europolu, możliwości poszerzenia współpracy pomiędzy Europolem a odpowiednimi organami ścigania w państwach członkowskich w zakresie zwalczania przestępczości zorganizowanej; c) cele Eurojust, jego struktura i funkcjonowanie, - zapewnienie odpowiedniego szkolenia w zakresie zachowania gwarancji demokratycznych, ze szczególnym uwzględnieniem prawa do obrony. | 1. Zarząd Skład: - Po jednej delegacji z każdego państwa członkowskiego. Każda delegacja dysponuje jednym głosem. Przedstawiciele Komisji Europejskiej, Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i Europolu mogą uczestniczyć w posiedzeniach jako obserwatorzy bez prawa głosu. 2. Dyrektor administracyjny Zarządza Kolegium; jest mianowany i odwoływany przez Zarząd. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Audyt wewnętrzny Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. 5. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Kadry Na początku 2008 r. w Kolegium zatrudnionych było 22 pracowników i 2 oddelegowanych ekspertów narodowych. Budżet Kolegium dysponowało następującym budżetem na swoją działalność: Ogólny budżet 8.700.000 euro Podział budżetu: TYTUŁ 1 Wydatki związane z personelem Kolegium 3.237.500 euro TYTUŁ 2 Budynki, sprzęt i inne wydatki 493.500 euro TYTUŁ 3 Wydatki operacyjne 4.969.000 euro | Kursy i seminaria Kolegium zorganizowało 87 kursów i seminariów. Odnotowano zwiększenie działalności w porównaniu z 2007 r. (2.078 uczestników). Sekretariat Kolegium zorganizował dziewięć działań wspierających sieć. Pod egidą Kolegium zorganizowano dwie duże konferencje w Paryżu: doroczną konferencję Kolegium pt. "Przestępczość, policja i wymiar sprawiedliwości w XXI wieku" (Crime, Police and Justice in the 21st Century) oraz spotkanie dyrektorów generalnych policji, służb celnych i służb bezpieczeństwa z krajów regionu MEDA i państw członkowskich UE, w ramach prowadzonego przez Kolegium projektu Euromed Police II. Współpraca Kolegium kontynuowało formalizowanie współpracy z kluczowymi instytucjami. W grudniu 2008 r. podpisano porozumienie o współpracy z Interpolem. Kontynuowano również prace nad przedłużeniem porozumień z Frontexem i Eurojustem. Porozumienia te zostaną podpisane w 2009 r. |
| Wymiar europejski W październiku 2008 r. odbyła się we Francji konferencja Kolegium pt. "Wymiar europejski - rozwój kształcenia policji w Europie" (European Dimension - Enhancing Europe in Police Training). Sieć elektroniczna (e-Net) Zakończono wdrażanie sieci elektronicznej Kolegium - e-Net. Wspólne programy szkoleń Opracowano trzy "nowe" wspólne programy szkoleń (cywilne zarządzanie kryzysowe, przemyt narkotyków oraz zarządzanie różnorodnością). Sfinalizowano nową wersję wspólnego programu szkoleń w zakresie walki z terroryzmem. Ocena Opracowano nowy system oceniania działalności Kolegium oraz wprowadzono system oceny po szkoleniach. Program wymiany Ukończono opracowywanie programu wymiany CEPOL/AGIS, wraz z publikacją "Zamiana miejsc: dzielenie się wiedzą i praktykami policyjnymi w Unii Europejskiej" (Exchanging Places: Sharing Police Knowledge and Practice in the European Union). | |||||
| Badania i nauka Kolegium opracowało koncepcję "Biuletynu Nauk i Badań Policyjnych w Europie" (European Police Science and Research Bulletin). Zorganizowana przez Kolegium w 2008 r. "Konferencja w zakresie badań i nauk policyjnych w Europie" (European Police Research and Science Conference) skoncentrowana była na badaniach porównawczych w zakresie działań policji z perspektywy europejskiej, ze szczególnym uwzględnieniem przestępczości zorganizowanej. Projekt Euromed Police II Odbyło się dziewięć spotkań przygotowawczych, osiem seminariów i pięć wizyt studyjnych przeznaczonych dla wyższych stopniem oficerów policji z krajów regionu MEDA. Zorganizowano spotkanie dyrektorów generalnych policji, służb celnych i służb bezpieczeństwa z krajów regionu MEDA i państw członkowskich UE. W ramach e-Net opracowano i uruchomiono w listopadzie 2008 r. specjalną część strony internetowej Kolegium z ograniczonym dostępem. | |||||
| Źródło: Informacje przekazane przez Kolegium. | |||||
ODPOWIEDZI KOLEGIUM
11. Kolegium przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału. Kolegium przedsięwzięło wszelkie niezbędne środki w celu zminimalizowania zagrożeń związanych z przeniesieniem księgowości do systemu ABAC. System zobowiązań wdrożony w 2008 r. jest ściśle monitorowany i ulepszany, aby uniknąć błędów. Kolegium przyjmie środki w celu poprawienia jakości swoich sprawozdań finansowych. Kwoty za 2007 r. pobrano ze skonsolidowanego pakietu sprawozdawczego Komisji. Różnice zaobserwowane przez Trybunał nie mają wpływu na roczny wynik ekonomiczny.
13. Kolegium przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i w przyszłości będzie unikać stosowania takich procedur. Kolegium nie zamierza odnawiać lub przedłużać wspomnianej przez Trybunał umowy.
14. Agencja przyjmuje uwagi Trybunału. Wprowadzono już systemy monitorowania i kontroli, które nadal będą ulepszane i wdrażane w celu uniknięcia takich sytuacji w przyszłości.
15. Kolegium przyjmuje do wiadomości uwagę dotyczącą systemu zobowiązań. W 2009 r. wzmocniono kontrole uprzednie transakcji w celu uniknięcia takich sytuacji w przyszłości.
16. Kolegium przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału. Przyjęto środki w celu poprawienia monitorowania wydatków operacyjnych, aby uniknąć przeznaczania znacznych kwot na koniec roku budżetowego i aby uniknąć nadmiernych przeniesień.
17. Pomimo art. 23 decyzji Rady ustanawiającej Kolegium(1), Komisja przesłała Kolegium notę debetową w wysokości 175.000 euro i ogłosiła zamiar odliczenia tej kwoty z dotacji na 2009 r. To zobowiązanie i jego przeniesienie było konieczne do zrównoważenia kwoty odliczanej przez Komisję.
18. Kolegium przyznaje, że stwierdzono niespójności w odniesieniu do trzech zobowiązań wymienionych przez Trybunał. Ogółem błąd wynosi 1.169 euro, w porównaniu z całkowitą kwotą 318.210 euro analizowanych 15 zobowiązań.
19. Zobowiązania w systemie ABAC są zaniżone o 20.044,10 euro z powodu niemożności zmiany pierwotnego wprowadzenia danych do ABAC w lipcu, co zostało jednak zmienione w systemie księgowości SAP.
20. Kolegium przyjmuje uwagę do wiadomości. Aby naprawić tę sytuację, Kolegium w 2009 r. wdrożyło aktywa ABAC i sporządziło strategię inwentaryzacyjną, która jest obecnie poddawana ocenie w celu właściwego rejestrowania i księgowania inwentarza.
21. Ostatnią część procesu odzyskiwania wydatków prywatnych w 2007 r. zakończono w czerwcu 2009 r., z wyjątkiem wydatków oddelegowanych ekspertów krajowych, którzy zakończyli pracę w Kolegium w poprzednich latach. Po zakończeniu odzyskiwania wydatków zostanie przeprowadzona kontrola ex post w następstwie procedury przetargowej.
______
(1) Decyzja Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r.