Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego (Bramshill) za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Kolegium.
Dz.U.UE.C.2008.311.136
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego (Bramshill) za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Kolegium
(2008/C 311/20)
(Dz.U.UE C z dnia 5 grudnia 2008 r.)
WSTĘP
1. Europejskie Kolegium Policyjne (zwane dalej "Kolegium") zostało ustanowione na mocy decyzji Rady 2000/820/WSiSW uchylonej w 2005 r. i zastąpionej decyzją Rady 2005/681/WSiSW(1). Kolegium działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu szkolenia wyższych funkcjonariuszy policji z wykorzystaniem wspólnych standardów.
2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Kolegium. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Kolegium sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2 i 4.
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.(2). Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Kolegium, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.
4. Sprawozdanie finansowe Kolegium za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r.(3) zostało sporządzone przez jego dyrektora zgodnie z art. 11 decyzji Rady 2005/681/WSiSW i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.
5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI(4) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.
6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia.
| Wiarygodność rozliczeń |
| Z wyjątkiem sytuacji przedstawionej w pkt 9 i 10, sprawozdanie finansowe Kolegium za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach. Ponadto Trybunał pragnie podkreślić uwagę wyrażoną w pkt 7. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Z wyjątkiem sytuacji przedstawionej w pkt 14 i 15, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Kolegium są, jako całość, legalne i prawidłowe. Ponadto Trybunał pragnie podkreślić uwagę wyrażoną w pkt 13. |
UWAGI
7. Budżet Kolegium na 2007 r. wyniósł 6,5 mln euro w porównaniu z 5,1 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Wzrost budżetu spowodowany był rozszerzeniem działalności Kolegium. Powyższa kwota nie zawiera 1,5 mln euro otrzymanych od Komisji w 2007 r. na wdrażanie programu MEDA(5). Powyższa sytuacja stanowi naruszenie budżetowej zasady jedności oraz dokładności.
8. Wykorzystano jedynie 5,6 mln euro środków na zobowiązania(6) na 2007 r., w tym 1,7 mln euro przeniesiono. Ponad 20 % (0,5 mln euro) środków przeniesionych z poprzedniego roku anulowano. Wysoki poziom przeniesień i anulacji środków świadczy o trudnościach w zarządzaniu budżetem.
9. Podobnie jak w 2006 r., Kolegium przez większość roku nie posiadało odpowiedniego systemu księgowania zobowiązań. Przykładowo w przypadku wydatków operacyjnych decyzje o wydatkowaniu środków podejmował dyrektor na podstawie zalecenia zarządu. Zobowiązania rejestrowano w odniesieniu do linii budżetowych dopiero po dokonaniu płatności. Skutkiem braku standardów kontroli wewnętrznej(7) oraz nieskutecznego monitorowania budżetu były wydatki w przypadku niektórych linii budżetowych przekraczające założone kwoty. Pociągnęło to za sobą przesunięcia ex post, mające na celu korektę pozycji deficytowych, lub utworzenie nowych linii budżetowych ex nihilo.
10. W listopadzie 2007 r. wprowadzono system księgowania zobowiązań w zakresie działalności operacyjnej. System ten wymusza zaciąganie zobowiązań budżetowych przed zobowiązaniami prawnymi lub sprawdzeniem dostępności środków. Postać standardowego zobowiązania prawnego w ramach tej procedury nie daje wystarczających gwarancji prawnych. Jest to zwykła karta zawierająca nieco informacji administracyjnych na temat projektu oraz podziału kosztów całkowitych pomiędzy odpowiednie linie budżetowe. Nie określa się w niej żadnych warunków umownych. Podejście takie nie spełnia zasady przejrzystości.
11. Wbrew rozporządzeniu finansowemu Kolegium(8) nie opracowano ani wstępnej wersji sprawozdania finansowego, ani sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.
12. Przed końcem roku nie wystąpiono o zwrot środków w wysokości 102.281 euro z tytułu zwrotu podatku VAT za rok budżetowy 2007. O zwrot podatku VAT powinno się występować w regularnych odstępach czasu w ciągu roku. Praktyka ta nie jest zgodna z zasadą należytego zarządzania finansami.
13. W rozporządzeniu finansowym Kolegium przewiduje się potrzebę określenia szczegółowych zasad jego wykonania(9). Kolegium nie przyjęło jeszcze żadnych szczegółowych zasad wykonania, także tych, które zapewniałyby przejrzystość procedur udzielania zamówień stosowanych przez Kolegium. Powyższe stanowiło już przedmiot uwag w sprawozdaniu z kontroli za 2006 r.(10).
14. System udzielania zamówień nie był zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego. Nie istniała dokumentacja, która uzasadniłaby potrzebę zakupu określonych artykułów lub udzielenie zamówienia określonemu dostawcy. Powyższe stanowiło już przedmiot uwag w sprawozdaniu z kontroli za 2006 r.(11).
15. Stwierdzono przypadki wykorzystania środków na sfinansowanie prywatnych wydatków niektórych członków personelu Kolegium. Ponieważ kontrolerzy nie mogli zbadać wszystkich płatności dokonanych w ciągu roku, niemożliwe było ani ustalenie kwoty nieprawidłowo wydanej na prywatne potrzeby, ani też określenie wszystkich rodzajów tych wydatków. Wykorzystanie publicznych funduszy na cele prywatne jest istotne ze względu na charakter. Należy podjąć kroki w celu odzyskania całej kwoty tych środków.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 9 października 2008 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.
(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(3) Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 31 lipca 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 30 września 2008 r.
(4) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(5) Partnerstwo eurośródziemnomorskie.
(6) Z wyłączeniem środków przeznaczonych na określony cel.
(7) Standardy kontroli wewnętrznej zostały przyjęte przez zarząd 28 listopada 2007 r.
(8) Artykuł 76 oraz 82.
(9) Na przykład w art. 10 ust. 3, art. 34 i art. 74.
(10) Punkt 8.
(11) Punkt 11.
Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
Tabela 1
Europejskie Kolegium Policyjne (Bramshill)
Tabela 2
Europejskie Kolegium Policyjne (Bramshill) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006
Tabela 3
Europejskie Kolegium Policyjne (Bramshill) - Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.
ODPOWIEDZI KOLEGIUM
7. Projekt specjalny MEDA nie był początkowo uwzględniony w sprawozdaniu z wyniku budżetu.
Następnie utworzono trzy oddzielne jednostki: CEPOL, AGIS oraz MEDA.
Dochód oraz wydatki każdej z jednostek zostały w sposób właściwy zapisane w sprawozdaniach od dnia 31 grudnia 2007 r.
8. Cztery główne powody, dla których środki budżetowe nie zostały w pełni wykorzystane, to:
1. Liczba uczestników działań CEPOL była mniejsza niż szacowano i niektóre z działań zostały odwołane.
2. Proces rekrutacji nowego personelu trwał dłużej niż przewidywano.
3. Lokale przeznaczone na pomieszczenia biurowe, zapewniane przez NPIA w Bramshill, które miały zostać oddane do użytku na jesieni 2007 r., nie były dostępne w 2007 r.
4. Koszt organizacji działań CEPOL był mniejszy niż szacowano w związku z przyjęciem przez organizatorów działań rozwiązań efektywnych ekonomicznie.
9. CEPOL nie posiadał w 2007 r. funkcjonującego systemu księgowego zgodnego z rozporządzeniem finansowym. W grudniu 2007 r. utworzony został system dokumentacji zobowiązań oraz podziału obowiązków w formie papierowej, który wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2008 r. System ABAC został wdrożony w czerwcu 2008 r. Jako środek tymczasowy wprowadzono nowe linie budżetowe. Dokonano przeglądu procedur wewnętrznych i wprowadzono w nich zmiany, aby dopilnować, że stwierdzone błędy nie wystąpią ponownie.
10. W listopadzie 2007 r. zarząd CEPOL zatwierdził system zgodnie z porozumieniami między kolegiami/instytutami krajowymi a CEPOL. Porozumienia weszły w życie z dniem 1 stycznia 2008 r. W systemie zostaną wprowadzone dalsze zmiany w celu zoptymalizowania przejrzystości porozumień zawieranych z kolegiami/instytutami. We wrześniu zarządowi zostanie przekazany wniosek.
11. Projekt sprawozdań finansowych za rok 2007 nie był gotowy w dniu 1 marca 2008, jak określono w rozporządzeniu finansowym. Skonsolidowany pakiet sprawozdawczy został przygotowany zgodnie z rozporządzeniami finansowymi i przesłany do księgowego Komisji w dniu 18 stycznia 2008 r.
12. Zgodnie z procedurami stosowanymi w latach poprzednich, podatek VAT za czwarty kwartał został zwrócony w pierwszym kwartale roku następnego. Podatek VAT za rok 2007 został już zwrócony.
13. Zasady wykonania rozporządzenia finansowego zostały przyjęte przez zarząd w lutym 2008 r. Wewnętrzne wytyczne dotyczące zamówień mają zostać przyjęte we wrześniu 2008 r.
14. Zakup sprzętu ICT został zrealizowany w ramach porozumienia "Catalyst Framework Agreement" i spełniał warunki określone przez UK Home Office dla CEPOL w momencie, w którym nie posiadał on osobowości prawnej po wejściu w fazę rozruchu w 2004 r.
15. Koszty związane z korzystaniem z telefonów komórkowych oraz firmowych samochodów CEPOL zostały zwrócone. Zwrot kosztów taksówek/transportu został rozpoczęty. W ramach działań następczych związanych z wykorzystaniem funduszy CEPOL zostanie przeprowadzona kontrola ex post. Kontrola będzie dotyczyć zwrotu kosztów i przeprowadzi ją przedsiębiorstwo zewnętrzne.