Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Centrum.
Dz.U.UE.C.2007.309.86
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Centrum
(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2007 r.)
WSTĘP
1. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (zwane dalej "Centrum") zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75(1). Misją Centrum jest przyczynianie się do rozwoju kształcenia zawodowego na poziomie wspólnotowym. Realizując to zadanie, Centrum opracowuje i rozpowszechnia dokumentację dotyczącą systemów kształcenia zawodowego.
2. Tabela 1 w sposób skrótowy przedstawia kompetencje i działania Centrum. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Centrum sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2006 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(2). Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Centrum zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.
4. Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2006 r.(3) zostało sporządzone przez jego dyrektora zgodnie z art. 12a rozporządzenia (EWG) nr 337/75 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.
5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i INTOSAI oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.
6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia.
| Wiarygodność rozliczeń |
| Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2006 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Z wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt 13 transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum są, jako całość, legalne i prawidłowe. |
UWAGI
7. W przypadku wydatków administracyjnych ujętych w budżecie na 2006 r. (tytuł II) ponad 43 % zaciągniętych zobowiązań zostało przeniesionych na następny rok budżetowy. Spośród środków na działania operacyjne (środki zróżnicowane wymienione w tytule III) anulowano ponad 20 % środków na płatności. Trybunał wykrył dużą liczbę przesunięć w ramach budżetu, dużą kwotę przeniesioną z tytułu I (wydatki na personel) do tytułu III (działania operacyjne), a także nagromadzenie przesunięć pod koniec roku. Budżetowa zasada specyfikacji nie była ściśle przestrzegana.
8. Centrum ani nie określiło, ani nie udokumentowało procedury inwentaryzacji umożliwiającej identyfikowanie, rejestrowanie oraz kapitalizowanie aktywów w sposób poprawny i wyczerpujący.
9. Pomimo postępów poczynionych w 2006 r. dokumentacja najważniejszych procedur, w tym procesów kontroli wewnętrznej, nie była kompletna.
10. W przypadku dzieci niektórych urzędników Centrum dokonało zwrotu całości kosztów czesnego, mimo iż brak było podstaw prawnych dla takich zwrotów.
11. W dwóch przypadkach, w czasie wstępnej selekcji kandydatów Centrum nie sprawdziło właściwie wymaganego doświadczenia zawodowego, określonego w ogłoszeniu o naborze, i w konsekwencji musiało odrzucić laureatów już po złożeniu im oficjalnej propozycji zatrudnienia. Brakowało skutecznej kontroli prawdziwości informacji zawartych w dostarczanych przez kandydatów dokumentach poświadczających ich doświadczenie zawodowe, która pozwoliłaby uniknąć zbędnych kosztów i ryzyka prawnego.
12. W przypadku jednej procedury przetargowej(4) złożoność systemu oceny ofert oraz brak jasnych i wyczerpujących informacji na temat kryteriów udzielenia zamówienia oraz ich wagi spowodowały, że procedura stała się nieprzejrzysta dla oferentów. W przypadku umowy ramowej(5) Centrum nie opublikowało ani w ogłoszeniu o zamówieniu, ani w dokumentacji przetargowej wystarczających informacji o szacowanej ogólnej wartości rynkowej. Umowa na obsługę informatyczną(6) podpisana w grudniu 2003 r. przez nieupoważnioną osobę obowiązywała do końca 2006 r., mimo nieprecyzyjnego określenia jakości i ceny usług będących przedmiotem zamówienia.
13. W poświadczeniu wiarygodności za 2005 r(7). Trybunał podkreślił brak podstaw prawnych do wydania przez komitet odwoławczy Centrum decyzji o przyznaniu urzędnikowi nieprzewidzianego w regulaminie pracowniczym odszkodowania za szkody niematerialne. Mimo uwagi Trybunału odszkodowanie to(8) wypłacono w 2006 r.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 27 września 2007 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Hubert WEBER | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 39 z 13.2.1975, str. 1.
(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.
(3) Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 17 marca 2007 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 14 czerwca 2007 r.
(4) Przybliżona roczna wartość: 125.000 euro.
(5) Przybliżona roczna wartość: 80.000 euro.
(6) Przybliżona roczna wartość: 15.000 euro.
(7) Dz.U. C 312 z 19.12.2006, str. 61.
(8) Kwota: 3.000 euro.
Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
Tabela 1
Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) - Saloniki
Tabela 2
Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) - Saloniki - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2006
Tabela 3
Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) - Saloniki - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2006 i 2005
Tabela 4
Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) - Saloniki - Bilans na dzień 31 grudnia 2006 r. i 31 grudnia 2005 r.
ODPOWIEDZI CENTRUM
7. Podjęto dalsze próby planowania i monitorowania realizacji budżetu i budżetowania przez Centrum, i działania te zostaną zintensyfikowane. Pozwoli to na zmniejszenie liczby przesunięć i zwiększenie specyfikacji budżetowej.
8. Pomimo że sytuacja opisana przez Trybunał nie wpłynęła na rzetelność sprawozdań finansowych Centrum, Centrum rozpoczęło dalsze rozwijanie i dokumentowanie rzetelnego systemu zarządzania inwentaryzacją z wyraźnie określonymi zadaniami. Zostanie on wprowadzony do końca 2007 r. W grudniu 2007 r. przewidziano szkolenia w tym zakresie dla wszystkich zaangażowanych osób.
9. W 2006 r. Centrum poczyniło postępy w najbardziej wrażliwych obszarach. Jednakże pomimo znacznych wysiłków nie udało się Centrum skompletować dokumentacji swoich procedur, częściowo ze względu na to, że rekrutację audytora wewnętrznego udało się zakończyć dopiero w grudniu 2006 r. Centrum kontynuuje swoje starania, tak by skompletować dokumentację do pierwszej połowy 2008 r.
10. Zwrot, pomimo że dokonany na podstawie decyzji z 1997 r., która nie została odnowiona, był umotywowany wysokim czesnym pobieranym przez szkoły z językiem wykładowym angielskim oraz brakiem szkoły europejskiej w Salonikach. Środek ten doprowadził do powstania dodatkowych kosztów w wysokości 2.900 euro na dziecko na rok (w roku szkolnym 2006/2007 dwóch pracowników mających łącznie 4 dzieci skorzystało z tego środka). Centrum zdało sobie sprawę z pomyłki i opublikowało w lipcu 2007 r. notę administracyjną do wszystkich pracowników potwierdzającą stosowne przepisy regulaminu pracowniczego.
Ponadto Centrum działa na rzecz ustanowienia europejskiej placówki szkolnej w Salonikach, która ma być zorganizowana przez właściwe organy greckie.
11. W dniu 29 stycznia 2007 r. opublikowano wewnętrzny przewodnik dla komisji selekcyjnych. Zawiera on m.in. wyraźne wytyczne w zakresie liczenia czasu trwania doświadczenia zawodowego. Ponadto wzmocniono sprawdzanie na etapie preselekcyjnym i przed przedstawieniem oficjalnych ofert pracy.
12.
1) Od dnia lipca 2007 r. oraz w reakcji na ustalenia Trybunału Centrum dokładało starań, aby zapewnić publikowanie wagi podkryteriów w dokumentacji przetargowej.
2) Procedurę dotyczącą umowy ramowej rozpoczęto w październiku 2005 r. (a umowę podpisano w marcu 2006 r.). Od stycznia 2007 r. Centrum systematycznie zamieszcza w dokumentacji przetargowej informacje na temat wartości rynkowej każdego zakupu.
3) Obecna dyrekcja nie była świadoma tej kwestii. W związku z powyższym w 2007 r. nie odnowiono wspomnianej umowy na obsługę informatyczną. Rozpoczęto nowy otwarty przetarg, który zakończono w lutym 2007 r.
13. Decyzja, której legalność kwestionuje Trybunał, jest zgodna z zasadami przyjętymi przez Radę Zarządzającą Centrum. Centrum zwróciło się do Służby Prawnej Komisji o wydanie opinii w reakcji na orzeczenie Trybunału z 2005 r. Opinię Służby Prawnej Komisji, która w pełni potwierdziła legalność decyzji Komitetu Odwoławczego, przekazano Trybunałowi. W związku z ponowną uwagą Trybunału Centrum zwróci się o opinię do kolegium szefów administracji.