Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2009.304.71
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji
(2009/C 304/14)
(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)
WSTĘP
1. Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Brukseli, została ustanowiona decyzją Komisji 2007/60/WE z dnia 26 października 2006 r.(1), zmienioną decyzją Komisji 2008/593/WE(2). Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się dnia 1 listopada 2006 r. i kończący się dnia 31 grudnia 2015 r. Agencja zarządza działaniami Wspólnoty w dziedzinie transeuropejskiej sieci transportowej. Agencja uzyskała niezależność finansową dnia 15 kwietnia 2008 r.(3).
2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 5,2 mln euro. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 67.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(4) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(5) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(6) za okres od dnia 15 kwietnia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003(7). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(8). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(9) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(10), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(11) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji(12) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia okres, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za okres od dnia 15 kwietnia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. W przypadku kilku zobowiązań budżetowych przeniesienie środków z 2008 r. na następny rok nie było w pełni uzasadnione. Agencja powinna dopilnować, aby wszystkie zobowiązania tymczasowe, którym nie odpowiadają zobowiązania prawne, były umarzane z końcem roku.
INNE KWESTIE
14. W planie naboru pracowników na 2008 r. przewidziano zatrudnienie 99 osób, w tym 32 pracowników tymczasowych i 67 pracowników kontraktowych. Niemniej jednak do końca 2008 r. Agencja zrealizowała tylko 68 % planu naboru, zatrudniając 67 osób (23 pracowników tymczasowych i 44 pracowników kontraktowych). W 2009 r. Agencja powinna poprawić swoje metody programowania i nadrobić zaległości w naborze pracowników (32 wakaty). Niepełna realizacja planu naboru na 2008 r. może sprawić, że Agencja nie wykona swoich zadań i nie osiągnie celów w sposób prawidłowy i w wyznaczonych terminach.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r..
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 32 z 6.2.2007, s. 88.
(2) Dz.U. L 190 z 18.7.2008, s. 35.
(3) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(4) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(5) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(6) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(7) Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 1.
(8) Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).
(9) Art. 29 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004.
(10) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VI rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE) nr 651/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).
(11) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(12) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 25 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 29 czerwca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://tentea.ec.europa.eu/en/about_us/missionintroduction/key_documentshtm
Tabela
Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (Bruksela)
| Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu | Kompetencje Agencji określone w decyzji Komisji 2007/60/WE z dnia 26 października 2006 r. | Zarządzanie | Środki udostępnione Agencji w 2008 r. | Produkty i usługi | |
| Wspólnota przyczynia się do ustanowienia i rozwoju sieci transeuropejskich w dziedzinie transportu. Działanie Wspólnoty zmierza do sprzyjania wzajemnym połączeniom oraz interoperacyjności sieci krajowych, jak również dostępowi do tych sieci. Wspólnota ustanawia zbiór wytycznych obejmujących cele, priorytety i ogólne kierunki działań przewidzianych w dziedzinie sieci trans-europejskich; wytyczne te wskazują projekty będące przedmiotem wspólnego zainteresowania. Wspólnota urzeczywistnia każdy środek, który może się okazać niezbędny do zapewnienia współdziałania między sieciami. Wspólnota może wspierać projekty będące przedmiotem wspólnego zainteresowania, popierane przez państwa członkowskie, w szczególności poprzez analizy możliwości wykonania, gwarancje kredytowe lub bonifikaty oprocentowania; Wspólnota może się również przyczyniać do finansowania, za pośrednictwem Funduszu Spójności, poszczególnych projektów w państwach członkowskich w dziedzinie infrastruktury transportu. Działania Wspólnoty biorą pod uwagę potencjalną efektywność gospodarczą projektów. Wspólnota może zadecydować o współpracy z państwami trzecimi w celu wsparcia projektów będących przedmiotem wspólnego zainteresowania oraz zapewnienia współdziałania między sieciami. (art. 154 i 155 Traktatu) | Cele Agencja jest odpowiedzialna za zarządzanie techniczne i finansowe realizacją programu TEN-T Komisji. Jej zadaniem jest zwiększenie efektywności realizacji transeuropejskiej sieci transportowej mniejszym kosztem; wzmocnienie zaangażowania kręgów specjalistycznych w kwestie związane z transeuropejską siecią transportową; zapewnienie wysokiego poziomu wiedzy specjalistycznej poprzez ułatwienie zatrudniania wyspecjalizowanego personelu; zagwarantowanie lepszej koordynacji finansowania z innymi instrumentami wspólnotowymi; uproszczenie i zwiększenie elastyczności wdrażania programu TEN-T; zwiększenie rozpoznawalności działań wspólnotowych w dziedzinie TEN-T oraz, ogólnie, wnoszenie wkładu w zarządzanie programem TEN-T. | Zadania a) Techniczne i finansowe zarządzanie projektami i wydarzeniami, współfinansowanymi z budżetu TEN-T; b) gromadzenie, analizowanie i przekazywanie Komisji wszelkich informacji koniecznych do realizacji i programowania sieci trans-europejskiej; c) udzielanie wsparcia technicznego promotorom projektów i instytucji finansowej zarządzającej instrumentem gwarancji kredytowej dla projektów TEN-T; d) zapewnianie wszelkiego wsparcia technicznego i administracyjnego na prośbę Komisji. Organizacja macierzysta Agencji, DG TREN, nadal zajmuje się wszystkimi sprawami instytucjonalnymi i podejmowaniem decyzji związanych z TEN-T. | 1. Komitet Sterujący Działania Agencji nadzoruje Komitet Sterujący, obecnie złożony z pięciu członków i jednego obserwatora. Członkowie Komitetu Sterującego są mianowani na okres dwóch lat. Zasadniczo posiedzenia Komitetu Sterującego odbywają się cztery razy w roku. Niektóre działania i decyzje muszą uzyskać jego aprobatę przed przystąpieniem do ich realizacji. Dotyczy to np. budżetu administracyjnego, planu zatrudnienia, programu prac, rocznego sprawozdania z działalności, wstępnej wersji rachunku wszystkich dochodów i wydatków, sprawozdania z oceny zewnętrznej oraz przyjmowania niektórych szczególnych zasad i środków itp. O szeregu innych działań Komitet jest informowany na bieżąco. W wyjątkowych i pilnych przypadkach decyzje podejmuje się w drodze procedury pisemnej. 2. Dyrektor Mianowany przez Komisję Europejską na okres pięciu lat. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Budżet A) 8,0 mld euro (100 % z ogólnego budżetu Unii Europejskiej) budżetu TEN-T związanego z perspektywą finansową na lata 2007-2013. 780,0 mln euro zobowiązań pozostających do spłaty, związanych z perspektywą finansową na lata 2000-2006. Agencja wykonuje budżet operacyjny na odpowiedzialność Komisji; B) 5,2 mln euro (100 % dotacji wspólnotowej) budżetu administracyjnego, który Agencja wykonuje samodzielnie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 32 stanowiska w planie zatrudnienia, z czego 23 obsadzone (72 %). Pracownicy kontraktowi: 67 planowanych stanowisk, w tym 44 obsadzone. Pracownicy ogółem: 99 (67 stanowisk obsadzonych) Pracownicy wykonujący zadania: a) operacyjne: 61 (44 stanowiska obsadzone); b) administracyjne: 38 (23 stanowiska obsadzone). | W pierwszym kwartale 2008 r. odbywał się transfer dokumentacji z DG TREN. Agencja przejęła 390 spraw, na które przypadała kwota 780 mln euro nierozliczonych zobowiązań oraz 138 wniosków o płatność na łączną kwotę 238 mln euro. Ponadto wprowadzono około 100 zmian do otwartych decyzji w sprawie finansowania. Pomimo że nie należało to wówczas do oficjalnych obowiązków Agencji i nie było zaplanowane, to ze względu na brak zasobów w DG TREN Agencja uczestniczyła również w realizacji dodatkowych zadań. Należały do nich pomoc i wsparcie logistyczne przy ocenie będących przedmiotem wspólnego zainteresowania projektów w dziedzinie TEN-T w procedurze konkursowej z 2008 r., przygotowanie procedury selekcji w DG TREN oraz udział w procesie negocjacji z beneficjentami, dotyczących 139 decyzji w sprawie finansowania w ramach konkursu projektów z 2007 r. W związku ze zmianą jej mandatu Agencja stała się odpowiedzialna za budżet TEN-T związany z perspektywą finansową na lata 2007-2013 (łączna kwota finansowania - 8 mld euro). We współpracy z DG TREN ustalono, że Agencja będzie odpowiadać za przygotowanie wszystkich decyzji rocznych za 2007 r. oraz uczestniczyć w przygotowaniu decyzji wieloletnich. W praktyce |
| Agencja odgrywała również zasadniczą rolę w przygotowaniu wielu decyzji wieloletnich. Ponadto Agencja podjęła się przygotowania wszystkich odpowiadających decyzjom zobowiązań do finansowania. Do końca okresu sprawozdawczego wszystkie 139 decyzji zostało przyjętych i zrealizowano prawie 80 % płatności prefinansowania odnoszących się do transzy z 2007 i 2008 r. Wykorzystano przy tym 100 % dostępnych środków. | |||||
| Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. | |||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
13. Agencja zgadza się z uwagami Trybunału, że przeniesienie niektórych środków nie było w pełni uzasadnione. Sytuacja ta była spowodowana dużym obciążeniem pracą w pierwszym roku autonomii. Niezbędne procedury zostaną wprowadzone w celu zapobieżenia powtórzeniu takiej sytuacji pod koniec 2009 r.
14. Mniejszy od spodziewanego nabór pracowników pod koniec 2008 r. był spowodowany w głównej mierze opóźnioną aprobatą na przedłużenie mandatu Agencji. Agencja twierdzi, że te opóźnienia nie miały istotnego wpływu na wykonanie wyznaczonych zadań i celów, gdyż pewne zadania i obowiązki były powiązane z przedłużonym mandatem i zostały przekazane później niż planowano. Agencja planuje obsadzić obecne stanowiska pracy do końca 2009 r.