Rozporządzenie delegowane 2021/715 zmieniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 w odniesieniu do wymogów dotyczących grup podmiotów

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2021.151.1

Akt jednorazowy

Wersja od: 3 maja 2021 r.

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) 2021/715

z dnia 20 stycznia 2021 r.

zmieniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 w odniesieniu do wymogów dotyczących grup podmiotów

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 ¹ , w szczególności jego art. 36 ust. 3,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 36 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848 określono pewne wymogi dotyczące grup podmiotów. W interesie zharmonizowanej interpretacji geograficznej bliskości członków grupy podmiotów należy wyraźnie zaznaczyć, że działalność członków ma być prowadzona w tym samym państwie.

(2) W celu ustanowienia minimalnych wymogów dotyczących utworzenia i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznych należy zdefiniować następujące aspekty: rejestracja członków, kontrole wewnętrzne, zatwierdzanie nowych członków lub nowych jednostek produkcyjnych lub nowej działalności dotychczasowych członków, szkolenie inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, środki w przypadku stwierdzenia niezgodności oraz wewnętrzna identyfikowalność.

(3) W tym kontekście należy dodać wymóg wyznaczenia kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz jednego lub większej liczby inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, aby zapewnić właściwe wdrożenie systemu kontroli wewnętrznych przez kompetentny personel.

(4) Ponadto, aby zapewnić zharmonizowane ramy oceny systemu kontroli wewnętrznych, należy uwzględnić wykaz sytuacji, które trzeba uznać za nieprawidłowe.

(5) Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (UE) 2018/848.

(6) W celu zapewnienia jasności i pewności prawa niniejsze rozporządzenie powinno być stosowane od daty rozpoczęcia stosowania rozporządzenia (UE) 2018/848,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

Zmiany w rozporządzeniu (UE) 2018/848

W art. 36 rozporządzenia (UE) 2018/848 wprowadza się następujące zmiany:

1) w ust. 1 wprowadza się następujące zmiany:

a) lit. e) otrzymuje brzmienie:

"e) składa się wyłącznie z członków, którzy prowadzą działalność produkcyjną lub ewentualną dodatkową działalność, o której mowa w lit. a), w niewielkiej odległości od siebie w tym samym państwie członkowskim lub w tym samym państwie trzecim;";

b) w lit. g) dodaje się akapit w brzmieniu:

"System kontroli wewnętrznych obejmuje udokumentowane procedury dotyczące:

(i) rejestracji członków grupy;

(ii) wewnętrznych kontroli obejmujących roczne wewnętrzne kontrole bezpośrednie na miejscu u każdego członka grupy oraz wszelkie dodatkowe kontrole oparte na analizie ryzyka, w każdym przypadku zaplanowane przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych i przeprowadzane przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, których role określono w lit. h);

(iii) zatwierdzania nowych członków w istniejącej grupie lub, w stosownych przypadkach, zatwierdzania nowych jednostek produkcyjnych lub nowej działalności dotychczasowych członków po zatwierdzeniu przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych na podstawie wewnętrznego sprawozdania z kontroli;

(iv) szkolenia inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, które ma odbywać się co najmniej raz w roku i któremu towarzyszy ocena wiedzy nabytej przez uczestników;

(v) szkolenie członków grupy w zakresie procedur systemu kontroli wewnętrznych i wymogów niniejszego rozporządzenia;

(vi) kontroli dokumentów i zapisów;

(vii) środków stosowanych w przypadkach niezgodności wykrytych podczas kontroli wewnętrznych, w tym działań następczych podjętych w związku z tymi środkami;

(viii) wewnętrznej identyfikowalności, która wskazuje pochodzenie produktów dostarczanych we wspólnym systemie wprowadzania do obrotu produktów grupy i umożliwia śledzenie wszystkich produktów wszystkich członków na wszystkich etapach, takich jak produkcja, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu, w tym oszacowanie i kontrolę krzyżową wydajności produkcji każdego członka grupy;";

c) dodaje się lit. h) w brzmieniu:

"h) wyznacza kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz przynajmniej jednego inspektora systemu kontroli wewnętrznych, którzy mogą być członkami grupy. Ich stanowisk nie wolno łączyć. Liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych musi być odpowiednia i proporcjonalna w szczególności do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy. Inspektorzy systemu kontroli wewnętrznych są właściwi w odniesieniu do produktów i działalności grupy.

Kierownik systemu kontroli wewnętrznych:

(i) weryfikuje kwalifikowalność każdego członka grupy w odniesieniu do kryteriów określonych w lit. a), b) i e);

(ii) zapewnia istnienie pisemnej i podpisanej umowy o członkostwo między każdym z członków a grupą, na mocy której to umowy członkowie zobowiązują się do:

– przestrzegania przepisów niniejszego rozporządzenia,

– uczestniczenia w systemie kontroli wewnętrznych i przestrzegania procedur systemu kontroli wewnętrznych, w tym wykonywania zadań i obowiązków powierzonych im przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz obowiązku prowadzenia rejestrów,

– umożliwienia dostępu do jednostek produkcyjnych i obiektów oraz obecności podczas kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych i kontroli urzędowych przeprowadzanych przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą, udostępnienia im wszystkich dokumentów i zapisów oraz kontrasygnowania sprawozdań z kontroli,

– przyjmowania i wdrażania środków w przypadkach niezgodności zgodnie z decyzją kierownika systemu kontroli wewnętrznych lub właściwego organu lub, w stosownych przypadkach, organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w określonym terminie,

– niezwłocznego informowania kierownika systemu kontroli wewnętrznych o podejrzeniu wystąpienia niezgodności;

(iii) opracowuje procedury systemu kontroli wewnętrznych oraz odpowiednie dokumenty i zapisy, aktualizuje je i udostępnia je inspektorom systemu kontroli wewnętrznych oraz, w stosownych przypadkach, członkom grupy;

(iv) sporządza wykaz członków grupy i aktualizuje go;

(v) przypisuje zadania i obowiązki inspektorom systemu kontroli wewnętrznych;

(vi) jest łącznikiem między członkami grupy a właściwym organem lub, w stosownych przypadkach, organem kontrolnym lub jednostką certyfikującą, w tym występuje z wnioskami o odstępstwa;

(vii) weryfikuje co roku oświadczenia o braku konfliktu interesów inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(viii) ustala terminy kontroli i zapewnia ich odpowiednie wykonanie zgodnie z harmonogramem kierownika systemu kontroli wewnętrznych, o którym mowa w lit. g) akapit drugi ppkt (ii);

(ix) zapewnia inspektorom systemu kontroli wewnętrznych odpowiednie szkolenia oraz przeprowadza coroczną ocenę kompetencji i kwalifikacji inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(x) zatwierdza nowych członków lub nowe jednostki produkcyjne lub nową działalność dotychczasowych członków;

(xi) podejmuje decyzje w sprawie środków stosowanych w przypadku niezgodności ze środkami systemu kontroli wewnętrznych ustanowionymi na podstawie udokumentowanych procedur zgodnie z lit. g) i zapewnia podjęcie działań następczych w związku z tymi środkami;

(xii) podejmuje decyzje o zlecaniu podwykonawstwa działań, w tym zlecaniu podwykonawstwa zadań inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, oraz podpisuje odpowiednie umowy lub zamówienia.

Inspektor systemu kontroli wewnętrznych:

(i) przeprowadza kontrole wewnętrzne członków grupy zgodnie z harmonogramem i procedurami przedstawionymi przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych;

(ii) opracowuje projekty sprawozdań z kontroli wewnętrznej na podstawie wzoru i przedkłada je w rozsądnym terminie kierownikowi systemu kontroli wewnętrznych;

(iii) przedkłada w momencie mianowania pisemne i podpisane oświadczenie o braku konfliktu interesów oraz corocznie je aktualizuje;

(iv) bierze udział w szkoleniach.".

2) w ust. 2 dodaje się akapit w brzmieniu:

"Za niedociągnięcia w systemie kontroli wewnętrznych uznaje się co najmniej następujące sytuacje:

a) produkowanie, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu produktów pochodzących od członków lub jednostek produkcyjnych podlegających zawieszeniu/wycofaniu;

b) wprowadzanie do obrotu produktów, w odniesieniu do których kierownik systemu kontroli wewnętrznych zakazał stosowania odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu lub reklamie;

c) dodawanie nowych członków do wykazu członków lub zmiana działalności obecnych członków bez zastosowania wewnętrznej procedury zatwierdzania;

d) nieprzeprowadzenie corocznej fizycznej kontroli na miejscu członka grupy w danym roku;

e) niewskazanie członków, którzy zostali zawieszeni lub wycofani z wykazu członków;

f) poważne rozbieżności w ustaleniach między kontrolami wewnętrznymi przeprowadzanymi przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych a kontrolami urzędowymi przeprowadzanymi przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą;

g) poważne niedociągnięcia we wprowadzaniu odpowiednich środków lub przeprowadzaniu niezbędnych działań następczych w odpowiedzi na niezgodność stwierdzoną przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny jednostki certyfikującej;

h) nieodpowiednia liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub nieodpowiednie kompetencje inspektorów systemu kontroli wewnętrznych w stosunku do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy.".

Artykuł  2

Wejście w życie i rozpoczęcie stosowania

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2022 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 20 stycznia 2021 r.

	W imieniu Komisji
	Ursula VON DER LEYEN
	Przewodnicząca

¹ Dz.U. L 150 z 14.6.2018, s. 1.