Rozporządzenie 2023/2844 w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym oraz współpracy wymiarów sprawiedliwości i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych o charakterze transgranicznym oraz zmieniające niektóre akty w tych dziedzinach
Dz.U.UE.L.2023.2844
Akt oczekującyROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2023/2844
z dnia 13 grudnia 2023 r.
w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym oraz współpracy wymiarów sprawiedliwości i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych o charakterze transgranicznym oraz zmieniające niektóre akty w tych dziedzinach
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 81 ust. 2 lit. e) i f) oraz art. 82 ust. 1 lit. d),
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego 1 ,
stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą 2 ,
(1) W swoim komunikacie z dnia 2 grudnia 2020 r. pt. "Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości w Unii Europejskiej. Wachlarz możliwości" Komisja stwierdziła, że istnieje potrzeba modernizacji ram legislacyjnych unijnych postępowań transgranicznych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych zgodnie z zasadą "domyślnej cyfrowości", przy jednoczesnym zapewnieniu zastosowania wszystkich koniecznych zabezpieczeń w celu uniknięcia wykluczenia społecznego oraz przy zapewnieniu wzajemnego zaufania, interoperacyjności i bezpieczeństwa.
(2) Ważne jest, aby w celu stworzenia w pełni funkcjonującej przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości wszystkie państwa członkowskie dążyły do zmniejszenia wszelkich istniejących luk w cyfryzacji systemów i do wykorzystania możliwości dostępnych w ramach odpowiednich unijnych mechanizmów finansowania.
(3) Aby wzmocnić współpracę sądową i współpracę wymiarów sprawiedliwości oraz zwiększyć dostęp do wymiaru sprawiedliwości akty prawne Unii regulujące komunikację między właściwymi organami, w tym organami i agencjami Unii, a także między właściwymi organami a osobami fizycznymi i prawnymi w sprawach cywilnych i handlowych należy uzupełnić w drodze ustanowienia warunków prowadzenia tej komunikacji za pośrednictwem środków cyfrowych.
(4) Niniejsze rozporządzenie ma na celu zwiększenie wydajności i skuteczności postępowań sądowych oraz ułatwienie dostępu do wymiaru sprawiedliwości poprzez cyfryzację istniejących kanałów komunikacji, co powinno spowodować oszczędność kosztów i czasu, zmniejszenie obciążenia administracyjnego oraz zwiększenie odporności wszystkich organów zaangażowanych w transgraniczną współpracę sądową i transgraniczną współpracę wymiarów sprawiedliwości na działanie siły wyższej. Korzystanie przez właściwe organy z cyfrowych kanałów komunikacji powinno prowadzić do ograniczenia opóźnień w rozpatrywaniu spraw zarówno w krótkim, jak i w długim terminie. Powinno to przynieść korzyści osobom fizycznym, podmiotom prawnym i właściwym organom państw członkowskich, a także zwiększyć zaufanie do systemów wymiaru sprawiedliwości. Cyfryzacja kanałów komunikacji byłaby także korzystna w obszarze transgranicznych postępowań karnych oraz w kontekście unijnej walki z przestępczością. W tym względzie wysoki poziom bezpieczeństwa, jaki mogą zapewnić cyfrowe kanały komunikacji, stanowi krok naprzód, również w odniesieniu do zabezpieczenia praw zainteresowanych osób, takich jak prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego oraz prawo do ochrony danych osobowych.
(5) Podstawowe prawa i wolności wszystkich osób, których dotyczy elektroniczna wymiana danych na podstawie niniejszego rozporządzenia, w szczególności prawo do skutecznego dostępu do wymiaru sprawiedliwości, prawo do rzetelnego procesu sądowego, zasada niedyskryminacji, prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego oraz prawo do ochrony danych osobowych, powinny być w pełni przestrzegane zgodnie z prawem Unii.
(6) Podczas wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu wszystkie podmioty powinny przestrzegać zasady niezależności sądownictwa z uwzględnieniem zasady podziału władzy oraz innych zasad państwa prawnego.
(7) Skuteczny dostęp do wymiaru sprawiedliwości jest jednym z podstawowych celów przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości. Transformacja cyfrowa to kluczowy krok w kierunku poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości oraz wydajności, jakości i przejrzystości systemów wymiaru sprawiedliwości.
(8) Istotne jest utworzenie odpowiednich kanałów i narzędzi, tak aby systemy wymiaru sprawiedliwości mogły prowadzić współpracę cyfrową w wydajny sposób. Kluczowe znaczenie ma zatem ustanowienie na poziomie Unii jednolitego instrumentu technologii informacyjnej, który umożliwi szybką, bezpośrednią, interoperacyjną, niezawodną, dostępną, bezpieczną i wydajną transgraniczną elektroniczną wymianę danych dotyczących konkretnych spraw między właściwymi organami. Komisja i państwa członkowskie powinny zapewnić udział prawników praktyków w transformacji cyfrowej systemów wymiaru sprawiedliwości.
(9) Na potrzeby cyfrowej wymiany danych dotyczących konkretnych spraw opracowano narzędzia niewymagające zastępowania istniejących systemów informatycznych, które już ustanowiono w państwach członkowskich, oraz wprowadzania w takich systemach kosztownych zmian. System elektronicznej wymiany informacji z dziedziny e-sprawiedliwości (system e-CODEX), którego ramy prawne ustanowione są rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 3 , jest głównym opracowanym dotychczas narzędziem tego rodzaju zapewniającym szybką, bezpośrednią, interoperacyjną, zrównoważoną, niezawodną i bezpieczną transgraniczną elektroniczną wymianę danych dotyczących konkretnych spraw między właściwymi organami.
(10) Cyfryzacja postępowań powinna zapewnić dostęp do wymiaru sprawiedliwości wszystkim, w tym osobom z niepełnosprawnościami. Zdecentralizowany system informatyczny i europejski elektroniczny punkt dostępu ustanowione niniejszym rozporządzeniem powinny być zgodne z wymogami dostępności stron internetowych określonymi w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2102 4 . Jednocześnie metody płatności elektronicznych, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, powinny być zgodne z wymogami dostępności określonymi w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 5 .
(11) Ustanowienie kanałów cyfrowych na potrzeby komunikacji transgranicznej bezpośrednio przyczyniłoby się do poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości poprzez umożliwienie osobom fizycznym i prawnym występowania o ochronę swoich praw i dochodzenia swoich roszczeń, wszczynania postępowań oraz wymiany danych dotyczących konkretnych spraw w formie cyfrowej z organami sądowymi lub innymi właściwymi organami w ramach postępowań objętych zakresem prawa Unii w obszarze spraw cywilnych i handlowych.
(12) Aby zapewnić pozytywny wpływ narzędzi łączności elektronicznej na dostęp do wymiaru sprawiedliwości, państwa członkowskie powinny przeznaczyć wystarczające zasoby na poprawę umiejętności cyfrowych obywateli i podniesienie ich kultury informatycznej, a także powinny zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie, aby brak umiejętności cyfrowych nie stał się przeszkodą w korzystaniu ze zdecentralizowanego systemu informatycznego. Państwa członkowskie powinny zapewnić, aby wszystkim pracownikom wymiaru sprawiedliwości, których dotyczy ta kwestia, w tym prokuratorom, sędziom i pracownikom administracyjnym, oraz właściwym organom, oferowano szkolenia, po to by zagwarantować skuteczne korzystanie ze zdecentralizowanego systemu informatycznego. Takie szkolenia powinny mieć na celu poprawę funkcjonowania systemów wymiaru sprawiedliwości w całej Unii, a także poszanowanie podstawowych praw i wartości, w szczególności poprzez umożliwienie pracownikom wymiaru sprawiedliwości skutecznego radzenia sobie z wszelkimi wyzwaniami, które mogą pojawić się w trakcie postępowań lub przesłuchań prowadzonych za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji, ze względu na wirtualny charakter tych postępowań lub przesłuchań. Komisja powinna zachęcać państwa członkowskie do ubiegania się o dotacje na działalność szkoleniową w ramach odpowiednich unijnych programów finansowych i je w tym wspierać.
(13) Niniejsze rozporządzenie powinno obejmować cyfryzację komunikacji w sprawach mających skutki transgraniczne, wchodzących w zakres stosowania niektórych aktów prawnych Unii w obszarze spraw cywilnych, handlowych i karnych. Akty te należy wymienić w załącznikach do niniejszego rozporządzenia. Niniejsze rozporządzenie powinno również obejmować komunikację między właściwymi organami a organami i agencjami Unii, takimi jak Prokuratura Europejska lub Eurojust, w przypadkach gdy te agencje i organy są właściwe zgodnie z aktami prawnymi wymienionymi w załączniku II. W przypadku gdy zarządcy są właściwi na mocy prawa krajowego do otrzymywania zgłoszeń wierzytelności od wierzycieli zagranicznych w postępowaniu upadłościowym na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848 6 , powinni oni być uznawani za właściwe organy w rozumieniu niniejszego rozporządzenia.
(14) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć wpływu na przepisy prawa regulujące transgraniczne postępowania sądowe ustanowione aktami prawnymi wymienionymi w załącznikach I i II, z wyjątkiem przepisów związanych z komunikacją za pomocą środków cyfrowych wprowadzonych niniejszym rozporządzeniem. Niniejsze rozporządzenie powinno pozostawać bez uszczerbku dla przepisów krajowych dotyczących wyznaczania organów, osób lub podmiotów zajmujących się jakimkolwiek aspektem weryfikacji i składania wniosków, dokumentów i informacji. Wymogi przewidziane w mającym zastosowanie prawie krajowym dotyczące autentyczności, dokładności, rzetelności, wiarygodności i odpowiedniej formy prawnej dokumentów lub informacji powinny pozostać nienaruszone, z wyjątkiem przepisów dotyczących komunikacji za pomocą środków cyfrowych wprowadzonych niniejszym rozporządzeniem.
(15) Kwestię, czy daną sprawę należy uznać za sprawę mającą skutki transgraniczne, należy ustalić na podstawie aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II. Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania w sytuacji, gdy akty prawne wymienione w załącznikach I i II wyraźnie stanowią, że procedurę komunikacji między właściwymi organami powinno regulować prawo krajowe.
(16) Obowiązki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu nie powinny mieć zastosowania do komunikacji ustnej np. przez telefon lub osobistej.
(17) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do doręczania dokumentów na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 7 ani do przeprowadzania dowodów na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 8 . W rozporządzeniach tych przewidziano szczegółowe przepisy dotyczące cyfryzacji współpracy sądowej. Jednak aby usprawnić bezpośrednie doręczanie drogą elektroniczną dokumentów osobie, które ma być dokonywane bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim, niniejsze rozporządzenie powinno wprowadzić pewne zmiany do rozporządzenia (UE) 2020/1784.
(18) W przypadku gdy Komisja współpracuje z podmiotami zewnętrznymi na etapach projektowania i budowy europejskiego elektronicznego punktu dostępu, takie podmioty powinny mieć doświadczenie w opracowywaniu bezpiecznych, przyjaznych dla użytkownika i dostępnych rozwiązań informatycznych.
(19) Aby zapewnić bezpieczną, wydajną, szybką, interoperacyjną, poufną i niezawodną komunikację między państwami członkowskimi na potrzeby transgranicznych postępowań sądowych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych, należy korzystać z odpowiednich technologii komunikacyjnych, o ile spełnione są pewne warunki dotyczące bezpieczeństwa, integralności i wiarygodności otrzymywanych dokumentów oraz identyfikacji uczestników komunikacji. W związku z tym należy utworzyć bezpieczny, wydajny i niezawodny zdecentralizowany system informatyczny na potrzeby wymiany danych w ramach transgranicznych postępowań sądowych. Zdecentralizowany charakter systemu informatycznego powinien służyć umożliwieniu bezpiecznych wymian danych między właściwymi organami, bez udziału jakiejkolwiek instytucji Unii w merytorycznej części tych wymian. Zdecentralizowany system informatyczny powinien również umożliwiać bezpieczne wymiany danych między państwem członkowskim a organami i agencjami Unii, takimi jak Eurojust, w sprawach objętych zakresem stosowania aktów prawnych wymienionych w załączniku II.
(20) Zdecentralizowany system informatyczny powinien obejmować systemy back-end w państwach członkowskich oraz odpowiednich organach i agencjach Unii, a także interoperacyjne punkty dostępu, za pośrednictwem których te systemy są powiązane przy wykorzystaniu bezpiecznych wzajemnych połączeń. Punkty dostępu zdecentralizowanego systemu informatycznego powinny być oparte na systemie e-CODEX.
(21) Do celów niniejszego rozporządzenia państwa członkowskie powinny mieć możliwość korzystania z oprogramowania opracowanego przez Komisję (oprogramowania wzorcowego) zamiast z krajowego systemu informatycznego. To oprogramowanie wzorcowe powinno mieć strukturę modułową, co oznacza, że powinno być oprogramowaniem pakietowym dostarczanym niezależnie od elementów systemu e-CODEX niezbędnych do podłączenia tego oprogramowania do zdecentralizowanego systemu informatycznego. Dzięki takiej strukturze państwa członkowskie powinny mieć możliwość wykorzystania lub usprawnienia swojej istniejącej krajowej infrastruktury komunikacji sądowej na potrzeby zastosowań transgranicznych. W sprawach związanych z zobowiązaniami alimentacyjnymi państwa członkowskie mogłyby także wykorzystywać oprogramowanie opracowane przez Haską Konferencję Prawa Prywatnego Międzynarodowego (iSupport).
(22) Komisja powinna być odpowiedzialna za utworzenie, rozwój i utrzymanie oprogramowania wzorcowego zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych, a także z wymogami dostępności. Komisja powinna zaprojektować, rozwijać i utrzymywać oprogramowanie wzorcowe zgodnie z wymogami i zasadami dotyczącymi ochrony danych określonymi w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 9 , (UE) 2016/679 10 i dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 11 , w szczególności z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych oraz z zachowaniem wysokiego poziomu cyberbezpieczeństwa. W szczególności tymi wymogami i zasadami powinna być związana każda osoba fizyczna lub prawna uczestnicząca w tworzeniu, rozwijaniu lub utrzymywaniu krajowych systemów informatycznych lub oprogramowania wzorcowego. Oprogramowanie wzorcowe powinno również zawierać odpowiednie środki techniczne i umożliwiać stosowanie środków organizacyjnych, w tym niezbędnego nadzoru mającego na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa i interoperacyjności, który jest odpowiedni do wymiany informacji w kontekście transgranicznych postępowań sądowych. Aby zapewnić interoperacyj- ność z krajowymi systemami informatycznymi, oprogramowanie wzorcowe powinno być w stanie stosować cyfrowe standardy proceduralne określone w rozporządzeniu (UE) 2022/850 do celów odpowiednich aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia.
(23) Aby zapewnić wnioskodawcom szybką, bezpieczną i skuteczną pomoc, komunikacja między właściwymi organami, takimi jak sądy i organy centralne ustanowione na podstawie rozporządzeń Rady (WE) nr 4/2009 12 i (UE) 2019/1111 13 , powinna co do zasady odbywać się za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego.
(24) Przekazanie za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego może okazać się niemożliwe ze względu na zakłócenie działania tego systemu. Każde zakłócenie działania tego systemu powinno zostać wyeliminowane jak najszybciej przez odpowiednie organy Unii i państwa członkowskie. Przekazanie może także okazać się niemożliwe w praktyce ze względu na fizyczny lub techniczny charakter przekazywanych danych, np. w przypadku przekazywania dowodów fizycznych lub w razie konieczności przekazania oryginału dokumentu w formie papierowej do celów stwierdzenia jego autentyczności, lub ze względu na działanie siły wyższej. Sytuacje polegające na działaniu siły wyższej wynikają zasadniczo z nieprzewidywanych zdarzeń niemożliwych do uniknięcia spowodowanych czynnikiem niezależnym od właściwego organu. Jeżeli nie korzysta się ze zdecentralizowanego systemu informatycznego, komunikacja powinna się odbywać z wykorzystaniem najbardziej odpowiednich środków alternatywnych. Takie środki alternatywne powinny wiązać się, między innymi, z przekazaniem w możliwie najszybszy i bezpieczny sposób za pomocą innych bezpiecznych środków elektronicznych, drogą pocztową lub osobiście, jeżeli takie przekazanie jest możliwe.
(25) Zdecentralizowany system informatyczny powinien być domyślnie wykorzystywany w komunikacji między właściwymi organami. Jednak, do celów zapewnienia elastyczności współpracy sądowej i współpracy wymiarów sprawiedliwości, w niektórych sytuacjach odpowiedniejsze mogą być inne środki komunikacji. Stosowanie innych środków może być odpowiednie w przypadku, gdy występuje potrzeba bezpośredniej komunikacji osobistej między właściwymi organami, a w szczególności bezpośredniej komunikacji między sądami na podstawie rozporządzeń (UE) 2015/848 i (UE) 2019/1111, a także bezpośredniej komunikacji między właściwymi organami na podstawie decyzji ramowych Rady 2005/214/WSiSW 14 , 2006/783/WSiSW 15 , 2008/909/WSiSW 16 , 2008/947/WSiSW 17 , 2009/829/WSiSW 18 , dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/41/UE 19 lub rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1805 20 przewidujących, że komunikacja między właściwymi organami może odbywać się za pomocą dowolnych lub wszelkich odpowiednich środków. W takich przypadkach właściwe organy mogłyby korzystać z mniej formalnych środków komunikacji, takich jak poczta elektroniczna.
Inne środki komunikacji mogłyby również być stosowne w przypadku, gdy komunikacja wiąże się z przetwarzaniem danych wrażliwych, lub w przypadku konwersji obszernej dokumentacji papierowej w elektroniczną, która to konwersja stanowi nieproporcjonalne obciążenie administracyjne dla właściwego organu wysyłającego dokumentację. Z uwagi na to, że właściwe organy mają do czynienia z danymi wrażliwymi, podczas wyboru odpowiedniego środka komunikacji należy zawsze zapewniać bezpieczeństwo i niezawodność wymiany informacji. Zdecentralizowany system informatyczny należy zawsze uznawać za najbardziej odpowiedni sposób wymiany formularzy ustanowionych na podstawie aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia. Jednak formularze mogą być wymieniane za pomocą innych środków w przypadku, gdy właściwe organy różnych państw członkowskich są obecne w tym samym miejscu w jednym z państw członkowskich w celu udzielenia pomocy w wykonywaniu procedur współpracy wymiarów sprawiedliwości na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku II do niniejszego rozporządzenia, jeżeli jest to konieczne ze względu na pilność sprawy, np. w sytuacjach przewidzianych w dyrektywie 2014/41/UE, kiedy organ wydający pomaga w wykonywaniu europejskiego nakazu dochodzeniowego w państwie wykonującym lub w przypadku gdy właściwe organy różnych państw członkowskich podczas osobistego spotkania koordynują procedury współpracy wymiarów sprawiedliwości na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.
(26) W odniesieniu do elementów zdecentralizowanego systemu informatycznego, za które odpowiada Unia, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ustanowionymi rozporządzeniem (UE) 2022/850, podmiot zarządzający elementami systemu powinien dysponować wystarczającymi zasobami, aby zapewnić ich prawidłowe funkcjonowanie.
(27) Aby ułatwić osobom fizycznym i prawnym dostęp do właściwych organów w sprawach cywilnych i handlowych, w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić punkt dostępu na poziomie Unii - "europejski elektroniczny punkt dostępu" - stanowiący część zdecentralizowanego systemu informatycznego, który powinien zawierać informacje dla osób fizycznych i prawnych na temat ich prawa do pomocy prawnej z urzędu i za pośrednictwem którego osoby te, bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawiciela działającego w ich imieniu, powinny mieć możliwość wnoszenia roszczeń, występowania z wnioskami, wysyłania i otrzymywania informacji istotnych z proceduralnego punktu widzenia, w tym cyfrowych wersji aktów sprawy lub ich części, i wnoszenia o nie oraz komunikowania się z właściwymi organami, w przypadkach objętych niniejszym rozporządzeniem, lub za pośrednictwem którego powinno być możliwe doręczanie tym osobom dokumentów sądowych i pozasądowych. Europejski elektroniczny punkt dostępu powinien znajdować się na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość", który służy jako punkt kompleksowej obsługi w zakresie informacji i usług sądowych w Unii.
(28) Zastosowanie ma prawo do pomocy prawnej lub pomocy prawnej z urzędu, przewidziane w prawie Unii i w prawie krajowym, w szczególności prawo do pomocy prawnej z urzędu ustanowione rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 21 , rozporządzeniami Rady (WE) nr 4/2009 i (UE) 2019/1111 oraz dyrektywą Rady 2003/8/WE 22 . Osoby fizyczne i prawne powinny mieć możliwość uzyskania dostępu do odpowiednich informacji na portalu "e-Sprawiedliwość" za pomocą łącz w europejskim elektronicznym punkcie dostępu.
(29) W kontekście komunikacji osób fizycznych i prawnych z właściwymi organami w ramach spraw cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym należy wykorzystywać komunikację elektroniczną jako alternatywę dla istniejących środków komunikacji, w tym środków krajowych, bez wpływania na sposób komunikacji osób fizycznych i prawnych z ich organami krajowymi na podstawie prawa krajowego. W przypadku komunikacji osób prawnych z właściwymi organami należy zachęcać do domyślnego korzystania ze środków elektronicznych. Niemniej jednak, aby zagwarantować, że dostęp do wymiaru sprawiedliwości za pośrednictwem środków cyfrowych nie przyczyni się do dalszego pogłębiania przepaści cyfrowej, należy pozostawić zainteresowanym osobom swobodę w zakresie wyboru środka komunikacji pomiędzy komunikacją elektroniczną, przewidzianą w niniejszym rozporządzeniu, a innymi środkami komunikacji. Jest to szczególnie ważne w kontekście uwzględniania szczególnej sytuacji osób, które mogą nie dysponować środkami technicznymi lub umiejętnościami cyfrowymi koniecznymi do tego, by uzyskać dostęp do usług cyfrowych, oraz osób z niepełnosprawnościami, jako że państwa członkowskie i Unia zobowiązały się do podejmowania stosownych środków zgodnie z Konwencją ONZ o prawach osób niepełnosprawnych.
(30) Aby usprawnić transgraniczną komunikację elektroniczną i przekazywanie dokumentów za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, w tym za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu, dokumentów tak przekazywanych nie powinno się pozbawiać skutku prawnego ani dopuszczalności w postępowaniach wyłącznie z tego powodu, że mają formę elektroniczną. Zasada ta powinna jednak pozostać bez uszczerbku dla oceny skutków prawnych dokumentów, które mogłyby stanowić dowody zgodnie z prawem krajowym, i dla dopuszczalności takich dokumentów.
(31) W celu ułatwienia przesłuchań ustnych w ramach postępowań w sprawach cywilnych, handlowych i karnych mających skutki transgraniczne w niniejszym rozporządzeniu należy przewidzieć możliwość fakultatywnego korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji.
(32) Wideokonferencje lub inne technologie zdalnej komunikacji powinny pozwolić właściwemu organowi na uwierzytelnianie osób, które mają zostać przesłuchane, oraz powinny umożliwić komunikację wizualną, dźwiękową i ustną podczas przesłuchania. Sama rozmowa telefoniczna nie powinna być uznawana za odpowiednią technologię zdalnej komunikacji w przypadku przesłuchań ustnych. Stosowane technologie powinny spełniać mające zastosowanie standardy ochrony danych osobowych, poufności komunikacji i bezpieczeństwa informacji, niezależnie od rodzaju przesłuchania, do którego są wykorzystywane.
(33) Nie należy odmawiać przeprowadzenia przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji wyłącznie z powodu nieistnienia przepisów krajowych regulujących korzystanie z technologii zdalnej komunikacji. W takich przypadkach należy stosować odpowiednio najbardziej odpowiednie przepisy mające zastosowanie zgodnie z prawem krajowym, takie jak przepisy dotyczące przeprowadzania dowodów.
(34) Niniejsze rozporządzenie nie powinno naruszać prawa do tłumaczenia ustnego, a wideokonferencje lub inna technologia zdalnej komunikacji wykorzystywane w ramach postępowań w sprawach cywilnych, handlowych i karnych powinny umożliwiać stosowanie tłumaczenia ustnego.
(35) W celu ułatwienia przesłuchań ustnych w ramach postępowań w sprawach cywilnych i handlowych mających skutki transgraniczne w niniejszym rozporządzeniu należy przewidzieć możliwość fakultatywnego korzystania z wideo- konferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, aby umożliwić stronom lub ich przedstawicielom uczestnictwo w takich przesłuchaniach z zastrzeżeniem dostępności odpowiedniej technologii, oraz aby umożliwić stronom przedstawianie opinii na temat stosowania takiej technologii i celowości jej stosowania w szczególnych okolicznościach dotyczących danej sprawy. Niniejsze rozporządzenie nie powinno wykluczać obecności osób, które wspierają jedną ze stron, ani prokuratorów w sprawach cywilnych i handlowych na przesłuchaniu prowadzonym za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym.
(36) Procedurę dotyczącą rozpoczynania i prowadzenia przesłuchań za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji powinno regulować w sprawach cywilnych i handlowych prawo państwa członkowskiego, w którym odbywa się postępowanie. W przypadku gdy prawo krajowe państwa członkowskiego prowadzącego przesłuchanie w sprawach cywilnych lub handlowych przewiduje rejestrowanie przesłuchań, strony powinny zostać poinformowane o tych przepisach i, w przypadku gdy jest to przewidziane w prawie, o tym, że przysługuje im możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec rejestracji.
(37) Podejmując decyzję o zezwoleniu na uczestnictwo stron i ich przedstawicieli w przesłuchaniu w sprawach cywilnych i handlowych prowadzonym za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji, właściwy organ powinien wybrać odpowiednią metodę zbadania opinii stron zgodnie z mającym zastosowanie krajowym prawem procesowym.
(38) W przypadku gdy właściwy organ w postępowaniu w sprawach cywilnych lub handlowych postanowił zezwolić na uczestnictwo co najmniej jednej strony lub co najmniej jednej innej osobie w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji, organ ten powinien zapewnić tym osobom dostęp do tego przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji. W szczególności właściwy organ powinien wysłać tym osobom link umożliwiający im uczestnictwo w danej wideokonferencji oraz udzielić pomocy technicznej. Przykładowo, właściwy organ powinien przekazać instrukcje dotyczące oprogramowania, które zostanie zastosowane, oraz zorganizować w razie konieczności przed przesłuchaniem próbę techniczną. Właściwy organ powinien uwzględnić szczególne potrzeby osób z niepełnosprawnościami.
(39) W przypadku gdy w postępowaniu w sprawach cywilnych lub handlowych prowadzonym na mocy prawa krajowego uczestniczy dziecko, w szczególności jako strona, powinno ono mieć możliwość uczestnictwa w przesłuchaniu prowadzonym za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, przy czym należy uwzględnić prawa procesowe tego dziecka. Z drugiej strony, w przypadku gdy dziecko uczestniczy w postępowaniu do celów przeprowadzenia dowodu w sprawach cywilnych lub handlowych, np. gdy ma zostać przesłuchane jako świadek, może zostać przesłuchane także za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii porozumiewania się na odległość zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1783.
(40) W przypadku gdy właściwy organ wystąpi o uczestnictwo danej osoby do celów przeprowadzenia dowodu w sprawach cywilnych lub handlowych, uczestnictwo tej osoby w przesłuchaniu prowadzonym za pośrednictwem wideo- konferencji lub z wykorzystaniem innej technologii porozumiewania się na odległość powinno być regulowane rozporządzeniem (UE) 2020/1783.
(41) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji w sprawach cywilnych i handlowych, jeżeli takie korzystanie jest już przewidziane w aktach prawnych, wymienionych w załączniku I, lub w sprawach niemających skutków transgranicznych. Ponadto niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji w procedurach uwierzytelniania notarialnego.
(42) W sprawach karnych procedurę dotyczącą rozpoczynania i prowadzenia przesłuchań za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji powinno regulować prawo państwa członkowskiego prowadzącego przesłuchanie. Państwo członkowskie prowadzące przesłuchanie za pośrednictwem wideo- konferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji powinno być uznawane za państwo członkowskie, które zwróciło się z wnioskiem o zastosowanie wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji.
(43) Przepisy ustanowione w niniejszym rozporządzeniu w sprawie korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji do celów przesłuchań w procedurach współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych nie powinny mieć zastosowania do przesłuchań prowadzonych za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji do celów przeprowadzenia dowodu lub procesu sądowego, który mógłby skutkować orzeczeniem o winie lub niewinności osoby podejrzanej lub oskarżonej. Niniejsze rozporządzenie powinno pozostawać bez uszczerbku dla dyrektywy 2014/41/UE, Konwencji o wzajemnej pomocy w sprawach karnych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz decyzji ramowej Rady 2002/465/WSiSW 23 .
(44) Aby prawo dostępu do bezstronnego sądu i prawa do obrony zostały zagwarantowane, osoby podejrzane, oskarżone lub skazane lub osoby, których dotyczy nakaz, zdefiniowane w rozporządzeniu (UE) 2018/1805, inne niż osoba podejrzana, oskarżona lub skazana, powinny wyrazić zgodę na korzystanie z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji do celów przesłuchań w procedurach współpracy wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych. Właściwy organ powinien mieć możliwość odstąpienia od wymogu wystąpienia o zgodę osoby podejrzanej, oskarżonej lub skazanej lub osoby, której dotyczy nakaz, tylko w wyjątkowych okolicznościach, w których takie odstąpienie jest należycie uzasadnione poważnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa publicznego lub dla zdrowia publicznego, co do którego wykazano, że jest rzeczywiste oraz aktualne lub przewidywalne. Skorzystanie ze zwolnienia w odniesieniu do występowania o zgodę na wideokonferencję powinno być ograniczone do tego, co jest konieczne, i powinno nastąpić z pełnym poszanowaniem Karty praw podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej "Kartą"). W przypadku braku zgody, o którą wystąpiono, osoby podejrzane, oskarżone lub skazane lub osoby, których dotyczy nakaz, powinny mieć możliwość wystąpienia o rewizję zgodnie z prawem krajowym i z pełnym poszanowaniem Karty.
(45) W przypadku gdy w kontekście przesłuchania prowadzonego za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji prawa osoby podejrzanej, oskarżonej lub skazanej zostają naruszone, należy zagwarantować dostęp do skutecznego środka prawnego zgodnie z art. 47 Karty. Dostęp do skutecznego środka prawnego powinien zostać zagwarantowany także osobom, których dotyczy nakaz, innym niż osoba podejrzana, oskarżona lub skazana, w kontekście przesłuchania prowadzonego za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji w postępowaniu prowadzonym na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1805.
(46) Właściwe organy odpowiedzialne za przesłuchanie prowadzone za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji w sprawach karnych powinny zapewnić, aby komunikacja między osobą podejrzaną, oskarżoną lub skazaną lub osobą, której dotyczy nakaz w postępowaniu prowadzonym na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1805, a ich adwokatami - zarówno bezpośrednio przed przesłuchaniem, jak i w jego trakcie - była poufna zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym.
(47) W przypadku gdy w sprawach karnych zorganizowane zostaje przesłuchanie za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji, właściwy organ, który otrzymuje wniosek o przeprowadzenie takiego przesłuchania ("właściwy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem"), powinien zapewnić, aby osoby podejrzane, oskarżone lub skazane lub osoby, których dotyczy nakaz zdefiniowane w rozporządzeniu (UE) 2018/1805, w tym osoby z niepełnosprawnościami, miały dostęp do niezbędnej infrastruktury umożliwiającej wykorzystanie wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. Powinno to obejmować odpowiedzialność za zapewnienie dostępu na przykład do budynku, w którym ma zostać przeprowadzone przesłuchanie, oraz do dostępnego sprzętu technicznego. W przypadku gdy w budynku właściwego organu, do którego zwrócono się z wnioskiem, sprzęt techniczny nie jest dostępny, organ ten powinien mieć możliwość zastosowania praktycznych rozwiązań polegających na organizacji przesłuchania w budynku innego organu do celów przeprowadzenia tego przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji, w miarę możliwości, zgodnie z procedurami krajowymi.
(48) W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 24 ustanowiono wspólne unijne ramy regulacyjne dotyczące uznawania środków identyfikacji elektronicznej i elektronicznych usług zaufania (zwane dalej "usługami zaufania e-IDAS"), w szczególności podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, znaczników czasu, usług doręczeń elektronicznych i uwierzytelniania witryn internetowych, które są uznawane ponad granicami jako mające ten sam status prawny co ich fizyczne równoważniki. W związku z tym niniejsze rozporządzenie powinno przewidywać wykorzystanie usług zaufania e-IDAS do celów komunikacji cyfrowej.
(49) W przypadku gdy dokument przekazywany w ramach komunikacji elektronicznej na podstawie niniejszego rozporządzenia wymaga użycia pieczęci lub podpisu, właściwe organy powinny użyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego określonych w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014, a osoby fizyczne lub osoby prawne powinny użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub identyfikacji elektronicznej. Niniejsze rozporządzenie nie powinno jednak wpływać na formalne wymogi mające zastosowanie do dokumentów przedstawianych na poparcie wniosku, które to dokumenty mogą być cyfrowymi oryginałami lub uwierzytelnionymi odpisami. Niniejsze rozporządzenie nie powinno także naruszać prawa krajowego w zakresie konwersji dokumentów oraz wszelkich wymogów dotyczących autentyczności, dokładności, rzetelności, wiarygodności i odpowiedniej formy prawnej dokumentów lub informacji, z wyjątkiem warunków związanych z komunikacją za pomocą środków cyfrowych wprowadzonych niniejszym rozporządzeniem.
(50) W celu ułatwienia uiszczania opłat w sprawach mających skutki transgraniczne objętych zakresem stosowania wymienionych w załączniku I aktów prawnych Unii w obszarze spraw cywilnych i handlowych środki techniczne umożliwiające elektroniczne uiszczanie opłat powinny być zgodne z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi dostępności. Korzystanie z metod płatności szeroko dostępnych w Unii, takich jak karty kredytowe, karty debetowe, cyfrowy portfel i przelewy bankowe, powinno być możliwe w środowisku internetowym i dostępne za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu.
(51) Aby zapewnić pełne osiągnięcie celów niniejszego rozporządzenia oraz dostosować istniejące akty prawne Unii w obszarze spraw cywilnych, handlowych i karnych do niniejszego rozporządzenia, niezbędne jest wprowadzenie niniejszym rozporządzeniem zmian w następujących aktach prawnych: rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 805/2004 25 , (WE) nr 1896/2006 26 , (WE) nr 861/2007 27 , (UE) nr 606/2013 28 , (UE) nr 655/2014 29 , (UE) 2015/848 oraz (UE) 2018/1805. Celem tych zmian jest zapewnienie, aby komunikacja odbywała się zgodnie z przepisami i zasadami określonymi w niniejszym rozporządzeniu. Zmiany do dyrektyw i decyzji ramowych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych są wprowadzane dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2843 30 .
(52) Zgodnie z pkt 22 i 23 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa 31 Komisja powinna przeprowadzić ewaluację niniejszego rozporządzenia na podstawie informacji zebranych dzięki szczególnym mechanizmom w zakresie monitorowania, w tym oceny ilościowe i jakościowe w odniesieniu do każdego z aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia, aby ocenić faktyczne skutki niniejszego rozporządzenia na poziomie lokalnym, a w szczególności określić jego wpływ na wydajność i skuteczność cyfryzacji transgranicznej współpracy sądowej i transgranicznej współpracy wymiarów sprawiedliwości, a także potrzebę podjęcia dalszych działań.
(53) Oprogramowanie wzorcowe opracowane przez Komisję jako system back-end powinno w zaprogramowany sposób zbierać dane niezbędne do celów monitorowania, a dane takie należy przekazywać Komisji. Jeżeli państwa członkowskie postanowią korzystać z krajowych systemów informatycznych zamiast oprogramowania wzorcowego opracowanego przez Komisję, systemy takie mogą być wyposażone w funkcję zaprogramowanego zbierania tych danych i w takim przypadku dane te należy przekazywać Komisji. Łącznik e-CODEX również można wyposażyć w funkcję umożliwiającą uzyskanie odpowiednich danych statystycznych.
(54) W przypadkach, w których dane na tematy liczby przesłuchań, podczas których korzystano z wideokonferencji, nie mogą być zbierane automatycznie, oraz aby ograniczyć dodatkowe obciążenie administracyjne związane ze zbieraniem danych, każde państwo członkowskie powinno wyznaczyć co najmniej jeden sąd lub właściwy organ do celów ustanowienia próby na potrzeby monitorowania. Wyznaczony sąd lub właściwy organ powinny mieć za zadanie zbieranie i przekazywanie Komisji takich danych dotyczących prowadzonych przez nie przesłuchań, które to dane powinny posłużyć do oszacowania danych niezbędnych do oceny niniejszego rozporządzenia względem danego państwa członkowskiego. Wyznaczony sąd lub właściwy organ powinny być właściwe do przeprowadzania przesłuchań za pośrednictwem wideokonferencji zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W obszarach, w których za właściwe organy w rozumieniu niniejszego rozporządzenia uznaje się organy inne niż sądy lub prokuratorzy, takie jak notariusze, próba wyznaczona na potrzeby monitorowania powinna być reprezentatywna również w odniesieniu do wykonywania niniejszego rozporządzenia przez te organy.
(55) Stosowanie niniejszego rozporządzenia pozostaje bez uszczerbku dla podziału władzy i niezależności sądownictwa w państwach członkowskich, a także praw procesowych zapisanych w Karcie i w prawie Unii, a mianowicie w dyrektywach dotyczących praw procesowych, czyli dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/64/UE 32 , 2012/13/UE 33 , 2013/48/UE 34 , (UE) 2016/343 35 , (UE) 2016/800 36 oraz (UE) 2016/1919 37 , a w szczególności prawa do tłumaczenia ustnego, prawa dostępu do adwokata, prawa dostępu do akt sprawy, prawa do pomocy prawnej z urzędu oraz prawa do obecności na rozprawie.
(56) Rozporządzenia (UE) 2016/679 i (UE) 2018/1725 oraz dyrektywa (UE) 2016/680 mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych prowadzonego w zdecentralizowanym systemie informatycznym. Aby doprecyzować kwestię odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych wysyłanych lub otrzymywanych za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, w niniejszym rozporządzeniu należy wskazać osobę, która będzie uważana za administratora danych osobowych. Do tego celu należy uznać, że każdy podmiot wysyłający lub otrzymujący dane osobowe odrębnie ustalił cel i sposoby przetwarzania danych osobowych.
(57) W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonania niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do ustanowienia zdecentralizowanego systemu informatycznego, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 38 . Akty wykonawcze powinny umożliwić państwom członkowskim dostosowanie ich odpowiednich krajowych systemów informatycznych, tak by można było je podłączyć do zdecentralizowanego systemu informatycznego.
(58) Ponieważ cel niniejszego rozporządzenia, zwłaszcza zharmonizowana cyfryzacja transgranicznej współpracy sądowej i transgranicznej współpracy wymiarów sprawiedliwości, nie może zostać osiągnięty w wystarczający sposób przez państwa członkowskie działające samodzielnie z takich względów, jak m.in. brak gwarancji interoperacyjności systemów informatycznych państw członkowskich oraz organów i agencji Unii, natomiast dzięki skoordynowanemu działaniu Unii możliwe jest jego lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może przyjąć środki zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE). Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.
(59) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do TUE i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje.
(60) Zgodnie z art. 1 i 2 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do TUE i TFUE, bez uszczerbku dla art. 4 tego protokołu, Irlandia nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje.
(61) Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał formalne uwagi dnia 25 stycznia 2022 r.,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE: