Rozdział 8 - System zarządzania i audytu - Rozporządzenie 1288/2013 ustanawiające "Erasmus+": unijny program na rzecz kształcenia, szkolenia, młodzieży i sportu oraz uchylające decyzje nr 1719/2006/WE, 1720/2006/WE i 1298/2008/WE

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2013.347.50

Akt utracił moc

Wersja od: 5 października 2018 r.

ROZDZIAŁ  VIII

System zarządzania i audytu

Artykuł  25

Komplementarność

Komisja, we współpracy z państwami członkowskimi, zapewnia ogólną spójność i komplementarność Programu z:

a) odpowiednimi strategiami politycznymi i programami, w szczególności dotyczącymi kultury i mediów, zatrudnienia, badań i innowacji, przemysłu i przedsiębiorstw, spójności i polityki rozwoju, a także polityki rozszerzenia oraz inicjatyw, instrumentów i strategii w dziedzinie polityki regionalnej i stosunków zewnętrznych;

b) innymi odpowiednimi unijnymi źródłami finansowania kształcenia, szkolenia, młodzieży i sportu, w szczególności z Europejskim Funduszem Społecznym oraz innymi instrumentami finansowymi dotyczącymi zatrudnienia i włączenia społecznego, Europejskim Funduszem Rozwoju Regionalnego, programem ramowym w zakresie badań i innowacji "Horyzont 2020", a także instrumentami finansowymi dotyczącymi sprawiedliwości i obywatelstwa, zdrowia, programami współpracy zewnętrznej oraz pomocy przedakcesyjnej.

Artykuł  26

Organy wykonawcze

Program spójnie realizują następujące organy:

a) na poziomie unijnym - Komisja;

b) na poziomie krajowym w państwach uczestniczących w programie - agencje narodowe.

Artykuł  27

Władza krajowa

1. Termin "władza krajowa" odnosi się do jednego organu krajowego lub większej ich liczby organów zgodnie z prawem krajowym i praktyką krajową.

2. W terminie 22 stycznia 2014 r. państwa członkowskie powiadamiają Komisję o osobie lub osobach prawnie upoważnionych do działania w ich imieniu jako władza krajowa na użytek niniejszego rozporządzenia, przekazując formalne powiadomienie za pośrednictwem swojego stałego przedstawicielstwa. W przypadku zmiany władzy krajowej w trakcie realizacji Programu państwo członkowskie niezwłocznie powiadamia o tym Komisję zgodnie z tą samą procedurą.

3. Państwa członkowskie podejmują wszystkie właściwe środki w celu usunięcia barier prawnych i administracyjnych utrudniających prawidłowe funkcjonowanie Programu, w tym w miarę możliwości środki mające na celu rozwiązanie kwestii powodujących trudności w otrzymywaniu wiz.

4. W terminie 22 marca 2014 r. władza krajowa wyznacza co najmniej jedną agencję narodową. W przypadku gdy istnieje więcej niż jedna agencja narodowa, państwa członkowskie wprowadzają odpowiedni mechanizm skoordynowanego zarządzania realizacją Programu na szczeblu krajowym, w szczególności z myślą o zapewnieniu spójnej i efektywnej kosztowo realizacji Programu oraz skutecznego kontaktu z Komisją w tym zakresie, a także aby ułatwić ewentualne przesunięcie środków między agencjami, umożliwiając tym samym elastyczność i lepsze wykorzystywanie środków przydzielonych państwom członkowskim. Bez uszczerbku dla art. 29 ust. 3, każde państwo członkowskie określa sposób organizacji stosunków między władzą krajową a agencją narodową, w tym takie zadania jak opracowywanie rocznego programu pracy agencji narodowej.

Władza krajowa przedstawia Komisji odpowiednią ocenę zgodności ex ante, z której wynika, że agencja narodowa spełnia wymogi art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt v) i (vi) i art. 60 ust. 1, 2 i 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, oraz art. 38 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 ²³ , a także wymogi Unii w zakresie wewnętrznych standardów kontroli dotyczących agencji narodowych, jak również że przestrzega ona zasad zarządzania środkami Programu przeznaczonymi na dofinansowanie.

5. Władza krajowa wyznacza niezależną instytucję audytową, o której mowa w art. 30.

6. Władza krajowa przeprowadza ocenę zgodności ex ante na podstawie własnych kontroli i audytów lub na podstawie kontroli i audytów przeprowadzonych przez niezależną instytucję audytową, o której mowa w art. 30.

7. W przypadku gdy na użytek Programu wyznaczono tę samą agencję narodową, którą wyznaczono na użytek poprzednich programów "Uczenie się przez całe życie" lub "Młodzież w działaniu", zakres kontroli i audytów na potrzeby oceny zgodności ex ante można ograniczyć do wymogów, które są nowe i szczególne dla Programu.

8. Władza krajowa monitoruje i nadzoruje zarządzanie Programem na poziomie krajowym. W odpowiednim terminie przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, która może mieć znaczący wpływ na zarządzanie Programem, w szczególności w odniesieniu do agencji narodowej, władza krajowa informuje o tym Komisję i konsultuje się z nią.

9. Władza krajowa zapewnia odpowiednie współfinansowanie działań agencji narodowej, aby zapewnić zgodność zarządzania Programem z mającymi zastosowanie przepisami Unii.

10. W przypadku odrzucenia przez Komisję wyznaczonej agencji narodowej na podstawie analizy oceny zgodności ex ante, władza krajowa zapewnia podjęcie niezbędnych działań naprawczych, aby umożliwić agencji narodowej spełnienie minimalnych wymogów określonych przez Komisję, lub wyznacza inny podmiot jako agencję narodową.

11. Na podstawie corocznego poświadczenia agencji narodowej dotyczącego zarządzania, niezależnej opinii z audytu tego poświadczenia i analizy Komisji dotyczącej zgodności i funkcjonowania danej agencji narodowej, władza krajowa przekazuje Komisji w terminie do dnia 31 października każdego roku informacje o jego działaniach w zakresie monitorowania i nadzoru realizacji Programu.

12. Władza krajowa odpowiada za właściwe zarządzanie unijnymi środkami przekazywanymi przez Komisję agencji narodowej na dofinansowanie przyznawane w ramach Programu.

13. W przypadku nieprawidłowości, zaniedbania lub nadużycia finansowego ze strony agencji narodowej, jakichkolwiek poważnych braków lub niezadowalającego wykonania ze strony agencji narodowej, w przypadku gdy prowadzi to do roszczeń ze strony Komisji wobec agencji narodowej, władza krajowa ponosi odpowiedzialność za zwrot Komisji środków, które nie zostały odzyskane.

14. W okolicznościach opisanych w ust. 13, władza krajowa może odwołać mandat agencji narodowej z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji. Jeżeli władza krajowa zamierza odwołać ten mandat z jakiegokolwiek innego uzasadnionego powodu, powiadamia Komisję o odwołaniu w terminie co najmniej sześciu miesięcy przed przewidywaną datą zakończenia mandatu agencji narodowej. W takich przypadkach władza krajowa i Komisja formalnie uzgadniają szczegółowe i określone w czasie środki przejściowe.

15. W przypadku odwołania władza krajowa przeprowadza niezbędne kontrole unijnych środków powierzonych agencji narodowej, której mandat został odwołany, oraz zapewnia niezakłócone przekazanie nowej agencji narodowej tych środków oraz wszystkich dokumentów i narzędzi zarządzania wymaganych do zarządzania Programem. Władza krajowa udziela agencji narodowej, której mandat został odwołany, niezbędnego wsparcia finansowego, aby mogła ona dalej wykonywać swoje zobowiązania umowne względem beneficjentów programu i Komisji do czasu przekazania tych zobowiązań nowej agencji narodowej.

16. Na wniosek Komisji władza krajowa wyznacza instytucje lub organizacje, lub rodzaje takich instytucji lub organizacji, które można uznać za kwalifikujące się do uczestnictwa w konkretnych działaniach w ramach Programu na danym terytorium.

Artykuł  28

Agencja narodowa

1. Termin "agencja narodowa" odnosi się do jednej agencji narodowej lub większej ich liczby zgodnie z prawem krajowym i praktyką krajową.

2. Agencja narodowa:

a) posiada osobowość prawną lub stanowi część podmiotu posiadającego osobowość prawną i podlega prawu danego państwa członkowskiego; ministerstwo nie może zostać wyznaczone jako agencja narodowa;

b) posiada odpowiednie zdolności w zakresie zarządzania, odpowiedni personel i odpowiednią infrastrukturę, aby wypełniać swoje zadania w sposób zadowalający, zapewniając skuteczne i efektywne zarządzanie Programem oraz należyte zarządzanie środkami unijnymi;

c) dysponuje środkami operacyjnymi i prawnymi umożliwiającymi stosowanie określonych na poziomie Unii przepisów dotyczących zarządzania administracyjnego, w zakresie umów i finansowego;

d) oferuje odpowiednie gwarancje finansowe, najlepiej udzielone przez organ publiczny, odpowiadające wysokości środków unijnych, jakimi ma zarządzać;

e) zostaje wyznaczona na czas trwania Programu.

3. Agencja narodowa jest odpowiedzialna za zarządzanie wszystkimi etapami realizacji projektu w przypadku następujących akcji w ramach Programu, zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz z art. 44 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012:

a) "mobilność edukacyjna osób", z wyjątkiem mobilności organizowanej na podstawie studiów wspólnych lub studiów prowadzących do uzyskania dwóch lub wielu dyplomów, dużych projektów związanych z wolontariatem oraz Instrumentu Gwarancji Pożyczek Studenckich;

b) "partnerstwa strategiczne" w ramach akcji "współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk";

c) zarządzanie działaniami na niewielką skalę wspierającymi usystematyzowany dialog w zakresie młodzieży w ramach akcji "wsparcie w reformowaniu polityk".

4. Na zasadzie odstępstwa od ust. 3 podejmowanie decyzji w sprawie wyboru beneficjentów i udzielenia dofinansowania w odniesieniu do "partnerstw strategicznych", o których mowa w ust. 3 lit. b), może być zarządzane na poziomie Unii, jeżeli taka decyzja zostanie podjęta zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 36 ust. 3, i tylko w szczególnych przypadkach, w których istnieją wyraźne podstawy do takiej centralizacji.

5. Agencja narodowa udziela dofinansowania beneficjentom na podstawie umowy o udzielenie dofinansowania lub decyzji o udzieleniu dofinansowania, zgodnie z postanowieniem Komisji w odniesieniu do danego działania w ramach Programu.

6. Agencja narodowa składa corocznie sprawozdania Komisji oraz swojej władzy krajowej zgodnie z art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Agencja narodowa odpowiada za wprowadzanie w życie uwag Komisji sformułowanych po przeprowadzeniu analizy rocznego poświadczenia dotyczącego zarządzania oraz opinii z niezależnego audytu tego poświadczenia.

7. Agencja narodowa nie może zlecać osobie trzeciej jakiegokolwiek powierzonego jej zadania w ramach Programu ani wykonania budżetu bez uprzedniej pisemnej zgody władzy krajowej i Komisji. Agencja narodowa ponosi wyłączną odpowiedzialność za zadania zlecone osobie trzeciej.

8. W przypadku odwołania mandatu agencji narodowej, pozostaje ona prawnie odpowiedzialna za wypełnianie swoich zobowiązań umownych wobec beneficjentów programu oraz Komisji do czasu przekazania tych zobowiązań nowej agencji narodowej.

9. Agencja narodowa jest odpowiedzialna za zarządzanie umowami finansowymi dotyczącymi poprzednich programów "Uczenie się przez całe życie" i "Młodzież w działaniu", które nadal obowiązują na początku Programu, oraz za zakończenie tych umów.

Artykuł  29

Komisja Europejska

1. W terminie dwóch miesięcy od daty otrzymania od władzy krajowej oceny zgodności ex ante, o której mowa w art. 27 ust. 4, Komisja zatwierdza, zatwierdza warunkowo lub odrzuca wyznaczenie agencji narodowej. Komisja nie zawiera umowy z agencją narodową do czasu zatwierdzenia oceny zgodności ex ante. W przypadku zatwierdzenia warunkowego Komisja może zastosować proporcjonalne środki ostrożności w związku ze swoją umową z agencją narodową.

2. Po zatwierdzeniu oceny zgodności ex ante agencji narodowej wyznaczonej na potrzeby Programu Komisja formalizuje zobowiązania prawne w odniesieniu do umów finansowych dotyczących poprzednich programów "Uczenie się przez całe życie" i "Młodzież w działaniu", które nadal obowiązują w momencie rozpoczęcia Programu.

3. Zgodnie z art. 27 ust. 4 umowa między Komisją i agencją narodową:

a) określa wewnętrzne standardy kontroli dla agencji narodowych oraz zasady zarządzania unijnymi środkami na dofinansowanie przez agencje narodowe;

b) zawiera program pracy agencji narodowej obejmujący powierzone jej zadania z zakresu zarządzania, na które otrzymuje wsparcie Unii;

c) określa wymogi stawiane agencji narodowej w zakresie sprawozdawczości.

4. Komisja co roku udostępnia agencji narodowej następujące środki programu:

a) środki na dofinansowanie w danym państwie członkowskim przeznaczone na działania w ramach Programu, którymi zarządzanie zostało powierzone agencji narodowej;

b) wkład finansowy na wsparcie zadań agencji narodowej w zakresie zarządzania Programem. Środki te zostają przekazane w formie zryczałtowanego wkładu w koszty operacyjne agencji narodowej, a wysokość wkładu zostaje ustalona na podstawie kwoty unijnych środków na dofinansowanie, które zostało powierzone agencji narodowej.

5. Komisja określa wymogi dotyczące programu pracy agencji narodowej. Komisja nie udostępnia środków Programu agencji narodowej do czasu formalnego zatwierdzenia przez Komisję programu pracy agencji narodowej.

6. Na podstawie wymogów dotyczących zgodności dla agencji narodowych, o których mowa w art. 27 ust. 4, Komisja przeprowadza przegląd krajowych systemów zarządzania i kontroli, w szczególności w oparciu o ocenę zgodności ex ante dostarczoną przez władzę krajową, roczne poświadczenie agencji narodowej dotyczące zarządzania oraz opinię niezależnej instytucji audytowej na ten temat, z należytym uwzględnieniem informacji przekazywanych corocznie przez władzę krajową na temat prowadzonych przez niego działań z zakresu monitorowania Programu i nadzoru nad nim.

7. Po przeprowadzeniu oceny rocznego poświadczenia dotyczącego zarządzania oraz opinii niezależnej instytucji audytowej na ten temat Komisja przekazuje swoją opinię i uwagi na ten temat agencji narodowej i władzy krajowej.

8. W przypadku gdy Komisja nie może zatwierdzić rocznego poświadczenia agencji narodowej dotyczącego zarządzania lub opinii niezależnej instytucji audytowej na ten temat, lub jeśli agencja narodowa nie realizuje w sposób zadowalający uwag Komisji, Komisja może wdrożyć wszelkie środki ostrożności oraz środki naprawcze niezbędne do zabezpieczenia interesów finansowych Unii zgodnie z art. 60 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

9. Komisja organizuje regularne spotkania z siecią agencji narodowych, aby zapewnić spójną realizację Programu we wszystkich państwach uczestniczących w Programie.

Artykuł  30

Niezależna instytucja audytowa

1. Niezależna instytucja audytowa wydaje opinię z kontroli rocznego poświadczenia dotyczącego zarządzania, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Niezależna instytucja audytowa:

a) musi posiadać niezbędne kompetencje zawodowe do przeprowadzania audytów w sektorze publicznym;

b) zapewnia, aby audyty były prowadzone z uwzględnieniem międzynarodowych standardów audytu;

c) nie może mieć konfliktu interesów w odniesieniu do podmiotu prawnego, którego część stanowi agencja narodowa. W szczególności musi ona być funkcjonalnie niezależna od podmiotu prawnego, którego część stanowi agencja narodowa.

3. Niezależna instytucja audytowa zapewnia Komisji i jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu pełny dostęp do wszystkich dokumentów i sprawozdań na poparcie swojej opinii z audytu rocznego poświadczenia agencji narodowej dotyczącego zarządzania.

²³ Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).