Rezolucja 2022/1801 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2020
Dz.U.UE.L.2022.258.393
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1801
z dnia 4 maja 2022 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy
2020
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2020,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0090/2022),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2020 wyniósł 158 619 073 EUR, co stanowi wzrost o 12% w porównaniu z 2019 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa z zadowoleniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2020 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,44%, co oznacza wzrost o 0,02% w porównaniu z rokiem 2019; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 85,09%, co oznacza spadek o 1,52% w porównaniu z rokiem 2019;
2. zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja spóźniła się z płatnościami w 33% przypadków i w związku z tym zapłaciła odsetki w wysokości 12 000 EUR; zauważa, że Trybunał odnotował podobny poziom opóźnień w latach 2019, 2018 i 2017, co naraża Agencję na ryzyko finansowe i ryzyko utraty reputacji; przypomina, że rozporządzenie finansowe stanowi, iż organy i jednostki organizacyjne Unii muszą dokonywać płatności w wyznaczonych terminach, a Trybunał zauważa, że Agencja tego nie uczyniła; zauważa, że w odpowiedzi na uwagę Trybunału Agencja wspomniała o problemach kadrowych, pandemii COVID-19 i zaległościach w fakturach za usługi związane z podróżami; zauważa, że w odpowiedzi Agencji nie odniesiono się do strukturalnego charakteru opóźnień w płatnościach, i wzywa Agencję do dokonania przeglądu procesu płatności w celu określenia, gdzie powstają opóźnienia, oraz do zwiększenia wysiłków na rzecz dokonywania płatności w wyznaczonych terminach w celu wyeliminowania wspomnianych niedociągnięć;
Skuteczność
3. podkreśla ważną rolę Agencji we wspieraniu dochodzeń prowadzonych przez państwa członkowskie oraz w zapobieganiu terroryzmowi, cyberprzestępczości, przestępstwom wymierzonym w interesy finansowe Unii i innym formom poważnej i zorganizowanej przestępczości w całej Unii, a także w zwalczaniu tych zjawisk i reagowaniu na nie;
4. podkreśla, że liczba operacji wzrosła z 1 921 w 2019 r. do 2 315 w 2020 r. (wzrost o 24 %) oraz że liczba posiedzeń operacyjnych finansowanych przez Agencję spadła z ponad 500 w 2019 r. do 280 w 2020 r. (spadek o 44%), co podkreśla wpływ COVID-19 na działalność Agencji;
5. z zadowoleniem przyjmuje utworzenie Europejskiego Ośrodka ds. Przestępczości Gospodarczej i Finansowej w celu wspierania działań organów krajowych poprzez udzielanie wsparcia operacyjnego i strategicznego oraz utworzenie laboratorium innowacji Europolu;
6. z zadowoleniem zauważa, że Agencja stosuje niektóre kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny wartości dodanej wynikającej z jej działalności oraz inne środki do usprawnienia zarządzania budżetem; zauważa, że w 2020 r. Agencja uprościła wskaźniki w swoim programie prac i monitorowała łącznie 43 instytucjonalne wskaźniki efektywności, przy czym dla każdego z nich wyznaczono indywidualne cele, takie jak realizacja przeniesionych zobowiązań, wskaźniki płatności i środki na zobowiązania;
7. zauważa, że Agencja dąży do ścisłej współpracy z innymi organami, urzędami i agencjami Unii oraz organizacjami międzynarodowymi w celu zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkim obywatelom Unii; zauważa, że w 2020 r. Agencja współpracowała z Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) w kontekście projektu SIRIUS; zauważa, że eksperci Agencji w zakresie chemikaliów oraz materiałów biologicznych, radiologicznych, jądrowych i wybuchowych aktywnie wspierali Międzynarodową Agencję Energii Atomowej i Agencję Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) na różne sposoby, na przykład poprzez konferencje, seminaria, seminaria internetowe i inne ćwiczenia; zauważa ponadto, że 8 października 2020 r. Agencja podpisała porozumienie robocze z Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);
8. zauważa, że 30 kwietnia 2019 r., na proaktywny wniosek Agencji o wsparcie, Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD) postanowił wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie korzystania przez Agencję z analityki dużych zbiorów danych (kategoryzacja osób, których dane dotyczą) do celów analizy strategicznej i operacyjnej (sprawa EIOD 2019-0370); zauważa ponadto, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/794 2 od 1 maja 2017 r. EIOD jest odpowiedzialny za monitorowanie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych przez Agencję; zauważa, że w kontekście dochodzenia we wrześniu 2020 r. EIOD upomniał Agencję ze względu na zagrożenia dla osób, których dane dotyczą, wynikające z braku szczególnych gwarancji minimalizacji danych w związku z analizą dużych zbiorów danych; zauważa, że trwałe przechowywanie dużych ilości danych bez kategoryzacji osób, których dane dotyczą, w przypadku gdy ewentualne powiązanie z działalnością przestępczą można ustalić dopiero po rozpoczęciu analizy, może stanowić zagrożenie dla praw osób fizycznych do ochrony danych; zauważa, że EIOD prowadzi dialog w tej sprawie z Agencją oraz że Agencja przygotowała specjalny plan działania; zauważa, że w planie działania uwzględniono obawy EIOD dotyczące wymaganego przeglądu danych w celu przechowywania dużych ilości danych dotyczących osób niemających ustalonego związku z działalnością przestępczą, ale podkreśla zaniepokojenie EIOD faktem, że obecne ramy prawne nie określają maksymalnego okresu, w jakim Agencja może przetwarzać takie dane; podkreśla, że oznacza to, iż Agencja przechowywała duże ilości danych na temat osób niemających ustalonego związku z działalnością przestępczą oraz że przechowywała te dane dłużej niż to konieczne, co jest sprzeczne z zasadami minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania zapisanymi w rozporządzeniu (UE) 2016/794; odnotowuje decyzję EIOD z 3 stycznia 2022 r., w której dano Agencji 12 miesięcy na usunięcie zbiorów danych pozbawionych kategoryzacji osób, których dane dotyczą, przechowywanych w dniu podjęcia tej decyzji, oraz sześć miesięcy na usunięcie nowych zbiorów danych tego rodzaju od daty ich otrzymania; zwraca uwagę na wpływ, jaki decyzja EIOD będzie mieć na zdolność Agencji do analizowania złożonych i dużych zbiorów danych w celu wsparcia trwających dochodzeń przygotowawczych w sprawie przestępstw wchodzących w zakres mandatu Agencji, ponieważ wsparcie Agencji często trwa dłużej niż sześć miesięcy, a Agencja zawsze powinna przestrzegać odnośnego prawa Unii;
9. zwraca uwagę, że porozumienie polityczne w sprawie wzmocnionego mandatu Agencji osiągnięte przez współpra- wodawców w lutym 2022 r. uwzględnia obawy EIOD i określa warunki przetwarzania i okresy przechowywania dużych i złożonych zbiorów danych; odnotowuje uwagi EIOD, że nowe przepisy regulujące działalność Agencji umożliwiają Agencji przetwarzanie danych bez ustalonego związku z działalnością przestępczą; sądzi, że z uwagi na złożony charakter transgranicznej współpracy organów ścigania w walce z poważną przestępczością i terroryzmem należycie rozpatrzone wyjątki są uzasadnione; podkreśla, że należy znaleźć równowagę między skutecznymi operacjami policyjnymi a ochroną praw obywateli do prywatności oraz że nakaz EIOD budzi poważne obawy co do tego, czy Agencja dobrze zachowuje tę równowagę; wzywa Agencję do uwzględnienia obaw EIOD poprzez poczynienie szybkich postępów w zakresie kategoryzacji osób, których dane dotyczą, i przestrzeganie prawnie ustalonych limitów przechowywania, a tym samym przestrzeganie zasad minimalizacji i ograniczenia przechowywania danych przy jednoczesnym zapewnieniu i zachowaniu zdolności operacyjnej Agencji; oczekuje, że Agencja wywiąże się ze swojego prawnego obowiązku corocznego informowania Parlamentu o liczbie przypadków, w których korzystała z prawnych możliwości przetwarzania danych osób fizycznych bez ustalonego związku z działalnością przestępczą, a także o czasie trwania i wynikach tego przetwarzania;
Polityka kadrowa
10. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia Agencji zrealizowano w 93,5% - przyjęto 575 pracowników na czas określony, podczas gdy plan zatrudnienia przewidywał 615 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 591 stanowiskami zatwierdzonymi w 2019 r.); odnotowuje ponadto, że w 2020 r. Agencja zatrudniała 203 pracowników kontraktowych i 53 oddelegowanych ekspertów krajowych z zatwierdzonej w planie zatrudnienia liczby 235 pracowników kontraktowych i 71 oddelegowanych ekspertów krajowych; zauważa, że Agencja rozróżnia cztery kategorie oddelegowanych ekspertów krajowych, przy czym trzy kategorie nie przysparzają budżetowi Agencji żadnych kosztów lub koszty te są ograniczone i reprezentują kolejne 53 osoby, co oznacza, że całkowita liczba oddelegowanych ekspertów krajowych wynosi 106;
11. podkreśla, że należy zapewnić wystarczającą liczbę pracowników, aby sprostać stale rosnącemu obciążeniu pracą i potrzebom organów państw członkowskich; zauważa, że plan zatrudnienia Agencji został zwiększony o 14 stanowisk dla pracowników zatrudnionych na czas określony; wzywa Komisję do zaangażowania się w aktywny dialog z Agencją w celu zrozumienia i zaspokojenia długoterminowych potrzeb Agencji w zakresie zasobów ludzkich;
12. zauważa, że w wyniku planu działania obejmującego całą organizację Agencja zakończyła prace w 2020 r. ze wskaźnikiem wakatów wynoszącym 1,0% w porównaniu z rocznym celem zakładającym maksymalny wskaźnik wakatów wynoszący 2,0%; zauważa, że Agencja osiągnęła również cel dotyczący maksymalnego wskaźnika rotacji (12%), przy czym pod koniec 2020 r. odnotowano rotację pracowników na poziomie 10,9%; zauważa ponadto, że Agencja regularnie monitoruje te wskaźniki pod kątem celów rocznych;
13. z zaniepokojeniem odnotowuje zgłoszony podział płci w 2020 r. wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla, gdzie 82,8% stanowili mężczyźni (149 mężczyzn i 31 kobiet), w zarządzie, gdzie 79,2% stanowili mężczyźni (42 mężczyzn i 11 kobiet), oraz wśród pracowników, gdzie 71,8% to mężczyźni (413 mężczyzn i 162 kobiety); zauważa, że członkowie zarządu są powoływani przez organy państw członkowskich; uznaje różnorodność za jeden ze strategicznych filarów Agencji; z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Agencji do poprawy podziału płci wśród jej pracowników, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych; odnotowuje, że w 2020 r. wzrósł odsetek kobiet na stanowiskach kierowników działów i stanowiskach równoważnych lub wyższych; zachęca Agencję do kontynuowania tego pozytywnego trendu i zwraca się do niej o zadbanie w przyszłości o bardziej wyrównany podział płci na stanowiskach kierowniczych i wśród pracowników; wzywa Komisje i państwa członkowskie, aby podczas mianowania kandydatów na członków zarządu Agencji bardziej uwzględniały znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci; przypomina Agencji, że przy wyborze kandydatów ważne są kompetencje, wiedza i doświadczenie, a także równowaga geograficzna i równowaga płci wśród pracowników;
14. zauważa, że w 2020 r. Agencja zgłosiła jeden przypadek konfliktu w ramach stosunku pracy, który to konflikt uznano za molestowanie psychiczne zgodnie z art. 12a regulaminu pracowniczego; zauważa, że w grudniu 2020 r. pracownik, który dopuścił się molestowania psychicznego, otrzymał naganę na mocy art. 9 ust. 1 lit. b) i art. 11 załącznika IX do regulaminu pracowniczego; zauważa, że do tego czasu pracownik ten opuścił Agencję; zauważa ponadto, że w 2020 r. nie wszczęto na drodze sądowej żadnych spraw dotyczących molestowania w odniesieniu do pracowników Agencji;
15. zauważa, że ogólna liczba operacji wspieranych przez Agencję wzrosła w 2020 r. o 24%; zauważa, że ogólny wzrost działalności operacyjnej Agencji odpowiadał wysokiemu poziomowi nadzoru ze strony EIOD, co znalazło odzwierciedlenie w liczbie zaleceń wydawanych przez EIOD w różnych obszarach działalności w wyniku dochodzeń, procedur uprzednich konsultacji na mocy art. 39 rozporządzenia (UE) 2016/794 oraz działań następczych w związku z inspekcjami;
Zamówienia publiczne
16. zauważa, że Agencja przedłużyła okres obowiązywania jednej umowy ramowej na usługi organizowania podróży służbowych, podpisując aneks do umowy już po jej wygaśnięciu w 2018 r.; zauważa z zaniepokojeniem, że Trybunał uznał tę praktykę za nieprawidłową; zauważa, że 29 marca 2019 r. Agencja podpisała kolejną zmianę do tej umowy, co wykazało niedociągnięcia w zarządzaniu umowami i w kontrolach ex ante; odnotowuje odpowiedź Agencji, że decyzja o przedłużeniu umowy w 2019 r. była wynikiem dogłębnej oceny mającej na celu utrzymanie ciągłości działania i nie stanowiła niedociągnięcia w ramach kontroli ex ante; z zadowoleniem przyjmuje, że Agencja rozpoczęła audyt wewnętrzny w czwartym kwartale 2020 r. w celu uzyskania dodatkowej pewności w kwestii podejścia Agencji stosowanego w odniesieniu do zarządzania umowami; zauważa ponadto, że powiązana umowa o świadczenie usług związanych z podróżami wygasła w marcu 2020 r.;
17. zauważa, że według sprawozdania Trybunału warunki zamówienia na meble, akcesoria i usługi powiązane, zastosowane przez Agencję w dokumentach dotyczących zaproszenia do składania ofert, nie były wystarczająco szczegółowe, co podważało konkurencyjny charakter postępowania przetargowego; zauważa ponadto, że przed przedłożeniem wykonawcy zamówienia Agencja nie sprawdziła wystarczająco dokładności cen bazowych i obliczenia rabatów stosowanych do pozycji niestandardowych; wzywa Agencję, aby dbała o pełną zgodność z zasadami prawa konkurencji we wszystkich procedurach przetargowych; zauważa, że według odpowiedzi Agencji dokumentacja przetargowa zawierała przedmiot zamówienia oraz mające zastosowanie kryteria wykluczenia, wyboru i udzielenia zamówienia, a tym samym umożliwiała konkurencję, oraz zauważa, że jeśli chodzi o rabat udzielony przez wykonawcę, wykonawca zaoferował większą zniżkę niż standardowa stawka zawarta w umowie, w związku z czym Agencja działała, przestrzegając zasad należytego zarządzania finansami, zgodnie z postanowieniami umowy;
18. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja prawidłowo wdrożyła zalecenia Trybunału dotyczące minimalnego progu w odniesieniu do technicznych kryteriów udzielenia zamówienia mających największe znaczenie, jeśli chodzi o jakość, oraz sprawdzenia dokładności cen bazowych i obliczania rabatów stosowanych do pozycji niestandardowych;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
19. odnotowuje istniejące środki i aktualnie prowadzone działania Agencji mające zapewnić przejrzystość, zapobiegać konfliktom interesów i zarządzać nimi, chronić sygnalistów oraz zwalczać molestowanie; zauważa, że w 2020 r. nie zgłoszono żadnego przypadku konfliktu interesów, który doprowadziłby do wszczęcia dochodzeń przez wewnętrzną służbę dochodzeniową Agencji;
20. z zadowoleniem przyjmuje, że Agencja publikuje życiorysy i deklaracje interesów członków zarządu, dyrektora wykonawczego i zastępców dyrektora wykonawczego;
Kontrola wewnętrzna
21. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji zakończyła w 2020 r. audyt dotyczący bezpieczeństwa informatycznego Agencji i przeprowadziła wstępne prace audytowe dotyczące zarządzania umowami; zauważa, że Agencja wdrożyła 86% kluczowych lub bardzo ważnych zaleceń, które miały zostać wdrożone w 2020 r.;
22. przypomina uwagę Trybunału dotyczącą przedłużenia umowy ramowej o świadczenie usług w zakresie podróży służbowych; zauważa, że ustalenie to stanowi niedociągnięcie w prowadzonych przez Agencję postępowaniach o udzielenie zamówienia, co może mieć wpływ na system kontroli wewnętrznej Agencji lub jego części; wzywa Agencję do uwzględnienia uwag Trybunału w ramach rocznej oceny ram kontroli wewnętrznej;
23. zauważa, że elementy ram kontroli wewnętrznej Agencji były obecne i funkcjonowały w sposób zintegrowany w całej Agencji oraz że system kontroli wewnętrznej skutecznie ograniczył do akceptowalnego poziomu ryzyko nie- osiągnięcia rocznych i wieloletnich celów Agencji w zakresie operacji, sprawozdawczości i zgodności; wzywa Agencję do uwzględnienia uwag Trybunału w swojej rocznej ocenie, w szczególności uwag dotyczących zarządzania umowami i opóźnień w płatnościach;
Reakcja na pandemię COVID-19 i ciągłość działania
24. zauważa, że Agencja szybko zareagowała na pandemię COVID-19 i wdrożyła szereg nowych działań w celu zarządzania kryzysem, a wpływ na pracę Agencji był minimalny, przy czy bezpieczeństwo i higiena pracy pozostały głównymi priorytetami; zauważa jednak, że pandemia COVID-19 miała bezpośredni wpływ na wysiłki Agencji na rzecz wdrożenia szeregu działań i osiągnięcia celów programu prac na 2020 r., zwłaszcza tych związanych z fizyczną obecnością w siedzibie głównej Agencji, takich jak spotkania operacyjne i inne spotkania prowadzących dochodzenia i analityków, oraz celów związanych z procedurami administracyjnymi, które nie opierają się na elektronicznym obiegu zadań; wzywa Agencję do jak największej cyfryzacji procedur administracyjnych;
25. z zadowoleniem przyjmuje środki wdrożone przez Agencję, aby utrzymać skuteczność zarządzania procedurami udzielania zamówień i powiązanymi działaniami, co obejmuje składanie pilnych zamówień, aby zaspokoić wyjątkowe potrzeby wynikające z pandemii COVID-19, oraz modyfikację różnych umów w celu przeciwdziałania zagrożeniom związanym z pandemią COVID-19;
26. zauważa, że w następstwie wniosków wyciągniętych z pandemii COVID-19 Agencja opracowuje szereg środków, aby dostosować się do przyszłych wyzwań; środki te to zdecentralizowane metody pracy, w tym możliwość korzystania z bezpiecznych połączeń wideo i narzędzi współpracy, telepraca (w tym za pomocą zabezpieczonych laptopów OpsNet ze względu na charakter procesów związanych z informacjami operacyjnymi) oraz zmodernizowane elektroniczne przepływy pracy;
Inne uwagi
27. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki podjęte przez Agencję w celu zwiększenia bezpieczeństwa cybernetycznego; zauważa, że w 2020 r. Agencja wprowadziła trzy najważniejsze usprawnienia w zakresie ochrony cyfrowej związane z możliwościami zdalnego dostępu, rozwojem opartym na chmurze obliczeniowej oraz praktykami w zakresie kodowania oprogramowania przez osoby trzecie i oprogramowania otwartego;
28. zauważa, że w oczekiwaniu na wystąpienie Zjednoczonego Królestwa z Unii w dniu 31 grudnia 2020 r. Agencja podjęła intensywne prace i przygotowania w celu zapewnienia płynnego przejścia, co wpłynęło na możliwości dalszej współpracy operacyjnej ze Zjednoczonym Królestwem, w tym na wymianę danych osobowych, oraz na dostosowanie różnych narzędzi i systemów operacyjnych;
29. zachęca Agencję do dalszego promowania jej prac, badań i działań, aby zwiększyć jej widoczność w społeczeństwie; zauważa, że prace Agencji dotyczące wpływu COVID-19 na przestępczość i cyberprzestępczość zostały szeroko rozpowszechnione w 2020 r. i dotarły do ogółu społeczeństwa za pośrednictwem własnych kanałów Agencji i kanałów stron trzecich;
30. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki podjęte przez Agencję w celu wdrożenia kompleksowej strategii na rzecz zrównoważonego rozwoju i ograniczenia emisji CO2, takie jak ulepszone praktyki recyklingu i wykorzystanie energii przyjaznej dla środowiska; zachęca Agencję, aby informowała o wyzwaniach i dzieliła się wnioskami wyciągniętymi w tym kontekście w perspektywie absolutorium za kolejny rok budżetowy oraz w ramach sieci agencji UE;
31. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.