Rezolucja 2022/1729 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) za rok budżetowy 2020
Dz.U.UE.L.2022.258.211
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1729
z dnia 4 maja 2022 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) za rok budżetowy 2020
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) za rok budżetowy 2020,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0093/2022),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) (zwanej dalej "Agencją") 1 jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2020 wyniósł 30 602 017 EUR, co stanowi wzrost o 67,52 % w porównaniu z 2019 r., spowodowany zwiększeniem środków w tytule 5 "Inne projekty"; mając na uwadze, że Agencja jest finansowana z wkładu Unii (34,48 %) oraz z zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określone projekty (65,10 %);
B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. odnotowuje, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2020 poskutkowały osiągnięciem wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 91,70 %, co oznacza spadek o 6,28 % w porównaniu z rokiem 2019; odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 74,19 %, co oznacza spadek o 2,32 % w porównaniu z poprzednim rokiem;
2. zauważa z zaniepokojeniem, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału Agencja uiściła opłatę za odwołanie rezerwacji hotelu na cele szkolenia w Budapeszcie z powodu ograniczeń związanych z COVID-19; wyraża ubolewanie w związku z ustaleniem Trybunału, że gdyby Agencja powołała się na klauzulę "siły wyższej" w umowie ramowej, mogłaby odwołać rezerwację bez ponoszenia kosztów; zauważa ponadto, że wydarzenie zaplanowano na 29 czerwca 2020 r., kiedy to sytuacja na Węgrzech była już niepewna; ubolewa, że Agencja nie poczyniła niezbędnych kroków w celu ochrony interesów finansowych Unii i że w związku z tym Trybunał uznał związaną z tym płatność za nieprawidłową;
Wyniki
3. zauważa, że Agencja stosuje kluczowe wskaźniki efektywności do poprawy zarządzania budżetem oraz do pomiaru działań szkoleniowych i ich wpływu, w szczególności poziomu zadowolenia uczestników, w celu oceny wartości dodanej tych działań;
4. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że pomimo pandemii COVID-19 Agencja nadal zwiększała swój zasięg, a liczba uczestników szkoleń wzrosła o 13 %; zauważa, że w dniu 30 kwietnia 2020 r. Agencja uruchomiła nową platformę edukacyjną w zakresie egzekwowania prawa (LEEd); zauważa, że powstało pilotażowe centrum wiedzy CEPOL w zakresie zwalczania terroryzmu, którego zadaniem jest opracowanie kompleksowego wieloletniego programu szkoleniowego;
5. podkreśla, że eksperci wnoszący wkład w nowe inicjatywy Agencji powinni posiadać solidną wiedzę fachową w dziedzinie praw podstawowych, w szczególności w zakresie przeciwdziałania rasizmowi i dyskryminacji;
6. zauważa, że w 2018 r. Agencja zakończyła pierwszą ocenę strategicznych potrzeb szkoleniowych UE (EU-STNA), określając priorytety szkoleniowe dla funkcjonariuszy organów ścigania na lata 2018-2021; zauważa, że w 2020 r. niezależny dostawca, z którym Agencja podpisała umowę, przeprowadził ewaluację procesów i wpływu pierwszej EU-STNA; zauważa, że wynik tej ewaluacji wykorzystano przy przeglądzie metodyki EU-STNA, którą Agencja posłużyła się do uruchomienia nowej EU-STNA służącej określeniu strategicznych priorytetów szkoleniowych na szczeblu unijnym na kolejny cykl polityczny 2022-2025;
7. wzywa Agencję do zapewnienia pełnej przejrzystości i pełnego poszanowania praw podstawowych we wszystkich działaniach, w tym prowadzonych z udziałem państw trzecich; zwraca uwagę, że dwuetapowe działania stacjonarne w zakresie praw podstawowych, etyki policyjnej i zarządzania różnorodnością zostały odwołane z powodu pandemii COVID-19; wzywa Agencję do zwiększenia liczby szkoleń w tej dziedzinie;
8. odnotowuje zobowiązanie Agencji do zwiększenia jej obecności na arenie międzynarodowej poprzez pomyślną realizację dwóch projektów międzynarodowych, a mianowicie drugiego partnerstwa szkoleniowego UE/MENA w zakresie zwalczania terroryzmu oraz programu szkoleniowego dotyczącego dochodzeń finansowych realizowanego na Bałkanach Zachodnich, a także poprzez negocjacje w sprawie portfela projektów o wartości 23,5 mln EUR w dziedzinie polityki rozszerzenia i polityki sąsiedztwa Unii;
9. zauważa, że we współpracy z Radą Europejską i europejską multidyscyplinarną platformą przeciwko zagrożeniom przestępstwami (EMPACT) Agencja zakończyła doraźną analizę potrzeb szkoleniowych w zakresie wpływu pandemii COVID-19 na wzorce przestępczości, operacje oraz potrzeby szkoleniowe funkcjonariuszy organów ścigania w dziedzinie poważnej i zorganizowanej przestępczości; zauważa, że w sierpniu 2020 r. Agencja zakończyła badanie dotyczące wpływu pandemii COVID-19 na przemoc domową; zauważa, że wyniki obu analiz są wykorzystywane do opracowywania produktów szkoleniowych w odpowiedzi na zmianę potrzeb szkoleniowych wynikającą z pandemii COVID-19;
10. wyraża zadowolenie z faktu, że działalność szkoleniowa Agencji jest ściśle dostosowana do wymogów grup EMPACT w ramach cyklu polityki unijnej, a wiedzę fachową uzyskano od państw członkowskich, Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol), Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust), Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej, Europejskiej Sieci Szkolenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości, Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej, Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Europejskiego Centrum ds. Walki z Cyberprzestępczością, Europejskiej Grupy ds. Szkolenia i Edukacji w dziedzinie Walki z Cyberprzestępczością, Międzynarodowej Organizacji Policji Kryminalnej i innych zainteresowanych stron;
11. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja nadal bada możliwości wspólnego korzystania z zasobów w zakresie pokrywających się zadań (takich jak usługi informatyczne i inne) z innymi organami, urzędami i agencjami, takimi jak Europejski Instytut Innowacji i Technologii; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja zamierza skontaktować się z Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej i Europejskim Urzędem ds. Pracy, aby wspólnie przeanalizować możliwości współdziałania; zauważa, że wzmocniono wspólny program wymiany z Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej dotyczący działań straży granicznej i przybrzeżnej oraz że jeszcze bardziej rozszerzono program wymiany z Europejską Siecią Szkolenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości;
Polityka kadrowa
12. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia został wykonany w 94 % - przyjęto 31 pracowników tymczasowych, podczas gdy budżet Unii przewidywał 33 stanowiska dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 32 przewidzianymi stanowiskami w 2019 r.); zauważa, że ponadto w 2020 r. dla Agencji pracowało 46 pracowników kontraktowych (z czego 16 na potrzeby regularnych działań, a 30 na potrzeby finansowanych z zewnątrz projektów budowania zdolności) oraz siedmiu oddelegowanych ekspertów krajowych (sześciu finansowanych z budżetu Agencji i jeden finansowany w ramach drugiego partnerstwa szkoleniowego na rzecz zwalczania terroryzmu);
13. zauważa, że według danych Agencji kadry kierownicze wyższego szczebla liczą 3 mężczyzn (50 %) i 3 kobiety (50 %), a wśród ogółu pracowników jest 35 mężczyzn (41,7 %) i 49 kobiet (58,3 %);
14. zauważa, że w 2020 r. odeszło 16 pracowników (w porównaniu z 6 w 2019 r.) w związku z zamknięciem projektu dotyczącego Bałkanów Zachodnich lub z racji nowych możliwości zatrudnienia w Agencji i poza nią; ponownie wyraża niepokój, że Agencja wciąż znajduje się w trudnej sytuacji ze względu na dużą rotację kadr i ograniczoną liczbę chętnych z państw członkowskich innych niż przyjmujące państwo członkowskie; zauważa, że większa fluktuacja kadr miała, obok pandemii COVID-19, znaczny wpływ na organizację pracy oraz że zatrudniono pracowników tymczasowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, aby uzupełnić braki kadrowe i poradzić sobie z większym obciążeniem pracą w okresach szczytowych; wzywa Komisję do nawiązania aktywnego dialogu z Agencją w celu rozwiązania tych kwestii;
15. podkreśla, że niewystarczająca powierzchnia biurowa i niepewność co do siedziby Agencji rodzą dodatkowe trudności operacyjne; wzywa Komisję do nawiązania aktywnego dialogu z Agencją i przyjmującym państwem członkowskim w celu rozwiązania tych problemów;
16. zauważa, że Agencja rozważa zastosowanie się do sugestii Trybunału, aby od 2019 r. publikować ogłoszenia o wakatach we wszystkich językach urzędowych Unii, z linkiem do pełnego tekstu wyłącznie w języku angielskim, na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr w celu zwiększenia zasięgu;
Zamówienia publiczne
17. zauważa, że Agencja posunęła naprzód swoje inicjatywy w zakresie cyfryzacji w odniesieniu do e-zamówień, wdrażając w 2020 r. elektroniczne składanie ofert, e-przetargi i e-fakturowanie; zauważa, że Agencja przeprowadziła procedury otwarte z wykorzystaniem zarówno e-przetargów, jak i elektronicznego składania ofert;
18. z zadowoleniem zauważa, że w 2020 r. Agencja zgodnie z zaleceniem z absolutorium za 2019 r. zmieniła swoją politykę, aby zapewnić odpowiednią dokumentację dotyczącą potencjalnych rażąco niskich cen w przypadku zwycięskiej oferty, w tym specjalny ustęp na temat żądania i analizowania przyczyn potencjalnych rażąco niskich ofert;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
19. z zadowoleniem przyjmuje przedsięwzięte środki i bieżące wysiłki Agencji na rzecz zapewnienia przejrzystości oraz zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi; wyraża zadowolenie, że w 2019 r. Agencja opracowała i wdrożyła kodeks postępowania administracyjnego, a w 2020 r. - podstrategię zwalczania nadużyć finansowych oraz politykę zarządzania konfliktem interesów; z zadowoleniem odnotowuje, że deklaracje interesów oraz życiorysy członków zarządu i kierownictwa wyższego szczebla są publikowane na stronie internetowej Agencji; zauważa, że deklaracje braku konfliktu interesów i klauzule o zachowaniu poufności dotyczące wynagradzanych ekspertów są gromadzone i sprawdzane przed podpisaniem umowy;
Kontrola wewnętrzna
20. odnotowuje dokonaną przez Agencję ocenę jej systemu kontroli wewnętrznej oraz jej wniosek, że jest on skuteczny, obecny i dobrze funkcjonuje oraz że konieczne są jedynie niewielkie ulepszenia; wzywa Agencję do wyraźnego uwzględnienia w tej ocenie uwag Trybunału i związanych z nimi zaleceń;
21. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w systemie kontroli wewnętrznej Agencji występują uchybienia, zwłaszcza w odniesieniu do zarządzania zobowiązaniami budżetowymi; zauważa, że Agencja podpisała trzy zobowiązania prawne przed zatwierdzeniem odpowiednich zobowiązań budżetowych, naruszając w ten sposób art. 73 rozporządzenia (UE) 2019/715 2 ;
22. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w jednym przypadku Agencja podpisała dwie różne umowy szczegółowe, które były powiązane z tym samym indywidualnym zobowiązaniem budżetowym, naruszając art. 112 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) rozporządzenia finansowego; zwraca uwagę na wniosek Trybunału, że ten rodzaj naruszenia zmniejsza przejrzystość monitorowania odpowiednich umów w systemie zarządzania finansowego ABAC;
23. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja przeprowadziła w 2019 r. ankietę dotyczącą zaangażowania pracowników w celu zmierzenia miękkich mechanizmów kontrolnych (uczciwość, przywództwo, kompetencje, otwartość i motywacja); zauważa, że w 2020 r. wyniki tej ankiety po analizie przez kierownictwo z pomocą grupy zadaniowej dowiodły, że potrzebna jest poprawa pod względem przywództwa, motywacji i morale pracowników; przyjmuje do wiadomości, że kolejna ankieta dotycząca zaangażowania pracowników została rozpoczęta w 2021 r. i posłuży przy następnej samoocenie odpowiednich wskaźników kontroli wewnętrznej; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach ankiety dotyczącej zaangażowania pracowników oraz o tym, w jaki sposób Agencja zajęła się zidentyfikowanymi obszarami wymagającymi poprawy;
24. na podstawie ustaleń audytu wewnętrznego zauważa, że Agencja nie dysponuje wystarczającą powierzchnią biurową i pomieszczeniami na działalność operacyjną oraz że Akademia Cyberbezpieczeństwa została przeniesiona do siedziby na Węgrzech, a w bliskim sąsiedztwie wynajęto dodatkową przestrzeń na potrzeby projektów zewnętrznych; przyjmuje do wiadomości, że prowadzone są rozmowy z rządem węgierskim w celu znalezienia wystarczającej powierzchni biurowej, która umożliwi Agencji prowadzenie działalności w jednym miejscu, a tym samym ułatwi uproszczony obieg dokumentów i ciągłość działania w perspektywie długoterminowej; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o rozwoju sytuacji w odniesieniu do jej siedziby oraz o postępach w rozmowach z przyjmującym państwem członkowskim;
Reakcja na COVID-19 i ciągłość działania
25. odnotowuje utworzenie przez Agencję w dniu 30 marca 2020 r. grupy zadaniowej ds. COVID-19, której celem było udzielenie wsparcia państwom członkowskim oraz organom, biurom i agencjom partnerskim w kontekście kryzysu związanego z pandemią COVID-19; docenia rolę zespołu Agencji ds. e-uczenia się w tworzeniu infrastruktury zdalnego nauczania, wraz z zespołem ICT Agencji, oraz w podnoszeniu kwalifikacji i przygotowywaniu pracowników do pracy zdalnej w celu zapewnienia płynnego przejścia i ciągłości działania; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja udzieliła swoim partnerom porad dotyczących możliwości wykorzystania e-infrastruktury, tj. zdalnych seminariów i kursów, oraz zaoferowała wsparcie techniczne i administracyjne; z zadowoleniem przyjmuje cyfryzację procesów Agencji, która zapewniła ciągłość działania w środowisku zdalnym;
Inne uwagi
26. zauważa, że pierwszy certyfikat ISO 9001:2015 wygasł z dniem 1 lutego 2020 r. oraz że z końcem trzyletniego cyklu certyfikacji Agencja pomyślnie przeszła w styczniu 2020 r. audyt recertyfikacyjny, podczas którego nie stwierdzono żadnych niezgodności; zauważa, że Agencja zachowała dodatkową certyfikację w zakresie odpowiedniej normy ISO 29993:2017 dotyczącej usług edukacyjnych;
27. ubolewa, że Agencja nie prowadzi polityki dotyczącej cyberbezpieczeństwa i ochrony wpisów cyfrowych; z niepokojem zauważa, że Agencja uległa cyberatakowi, który poskutkował tymczasowym zaprzestaniem zdalnej działalności szkoleniowej na około trzy tygodnie; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o swoich wysiłkach w dziedzinie cyberbezpieczeństwa;
28. z zadowoleniem przyjmuje wprowadzenie nowych narzędzi informatycznych w celu zwiększenia wydajności administracyjnej, a mianowicie systemu przepływu środków finansowych SPEEDWELL, systemu SYSPER dotyczącego zasobów ludzkich i aplikacji ARES do zarządzania dokumentami;
29. odnotowuje wysiłki Agencji zmierzające do zapewnienia oszczędnego i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy; zwraca uwagę, że Agencja nie dysponuje systemem kompensacji emisji dwutlenku węgla, lecz przyznaje, na podstawie odpowiedzi Agencji, że kosztów udziału w takim systemie nie można pokryć z jej ograniczonych środków finansowych;
30. zwraca uwagę, że w 2020 r. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wszczął dochodzenie w sprawie zewnętrznych nadużyć finansowych w Agencji; zwraca uwagę, że dochodzenie wszczęto na wniosek Agencji oraz że w następstwie wniosków z dochodzenia z początku 2021 r. Agencja rozpoczęła już wdrażanie zaleceń OLAF;
31. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.