Rezolucja 2022/1708 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2020, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
Dz.U.UE.L.2022.258.134
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1708
z dnia 4 maja 2022 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2020, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2020, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0068/2022),
A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium chce podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania demokratycznej legitymacji instytucji Unii przez zwiększanie przejrzystości i rozliczalności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania zadaniowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;
1. zauważa z zadowoleniem, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") nie odnotował żadnych istotnych niedociągnięć w objętych kontrolą obszarach działalności Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (zwanego dalej "Rzecznikiem") dotyczących zasobów ludzkich i zamówień publicznych;
2. podkreśla, że na podstawie przeprowadzonych prac kontrolnych Trybunał stwierdził, iż w roku budżetowym 2020 w łącznych płatnościach związanych z wydatkami administracyjnymi instytucji, w tym Rzecznika, nie wystąpiły istotne błędy;
3. wyraża zadowolenie, że Trybunał nie wykrył żadnych konkretnych problemów dotyczących prawidłowości transakcji ani żadnych istotnych problemów w następstwie badania systemu nadzoru i kontroli stosowanego przez Rzecznika;
4. jest świadomy, że rozdział 9 "Administracja" sprawozdania rocznego Trybunału dotyczy przede wszystkim wydatków na zasoby ludzkie, budynki, wyposażenie, energię, komunikację i technologię informacyjną oraz że - jak wskazuje Trybunał - są to wydatki niskiego ryzyka;
Zarządzanie budżetem i finansami
5. zauważa, że budżet Rzecznika ma w większości charakter administracyjny, a znaczną jego część stanowią wydatki dotyczące zasobów ludzkich, budynków i umeblowania, wyposażenia oraz różnych kosztów bieżących; zauważa, że w 2020 r. wyniósł on 12 348 231 EUR (wobec 11 496 261 EUR w 2019 r. i 10 837 545 EUR w 2018 r.);
6. zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do zobowiązań (w tym środków przeniesionych z 2020 r. na 2021 r.) wynosi w 2020 r. 94,91 % (wobec 92,33 % w 2019 r.), a środki na zobowiązania stanowiły w 2020 r. 93,16 % łącznych środków (wobec 89,5 % w 2019 r. i 91,3 % w 2018 r.); wyraża zadowolenie ze wzrostu wskaźnika wykonania budżetu rocznego Rzecznika mimo utrudnień występujących w 2020 r. w związku z pandemią COVID-19;
7. zauważa, że Rzecznik dokonał realokacji około 44 500 EUR (tj. 0,4 % swojego budżetu) w drodze wewnętrznego przesunięcia środków bez udziału władzy budżetowej oraz 1,37 mln EUR (tj. 11,1 % swojego budżetu) w drodze dwóch zewnętrznych przesunięć środków z udziałem władzy budżetowej; ponadto zauważa, że realokację tych środków umożliwiły oszczędności wynikające z obniżenia wydatków na skutek pandemii COVID-19 i reform w schemacie organizacyjnym Rzecznika;
8. odnotowuje łączne płatności w kwocie 11 503 768,06 EUR, stanowiącej 93,16 % budżetu na 2020 r. (wobec 89,51 % w 2019 r.); zauważa z zadowoleniem, że 99,4 % z wszystkich 537 płatności dokonanych w 2020 r. zrealizowano w terminie, a średni czas płatności wynosił 11,9 dni, czyli znacznie mniej niż maksymalny dozwolony termin 30 dni;
9. odnotowuje niższą kwotę środków przeniesionych z 2020 r. na 2021 r., która wyniosła 215 895,65 EUR i stanowiła 1,7 % budżetu na 2020 r., w porównaniu z kwotą środków przeniesionych z 2019 r. na 2020 r. (która wyniosła 323 410 EUR i stanowiła 2,8 % budżetu na 2019 r.); ponadto zauważa, że wykorzystano 74,31 % środków przeniesionych z 2019 r. na 2020 r. (wobec 90,36 % w 2018 r.);
10. dostrzega, że w 2020 r. pandemia COVID-19 wpłynęła na budżet Rzecznika przez zmniejszenie przewidywanych wydatków na konferencje (109 % mniej w porównaniu z 2019 r.), wyjazdy służbowe (89 % mniej w porównaniu z wydatkami w 2019 r.) i szkolenia dla pracowników (59 % mniej w porównaniu z wydatkami w 2019 r.); jest świadomy, że obniżenie wydatków doprowadziło do udostępnienia zasobów, które realokowano na sfinansowanie części kosztów związanych z przenoszeniem brukselskiego biura (które ma się zakończyć w 2021 r.); wyraża zadowolenie, że Rzecznik wykazał się skutecznym i zoptymalizowanym podejściem w wykorzystaniu zasobów;
11. zauważa, że w 2020 r. Rzecznik zorganizował trzy zaproszenia do składania ofert: dwa zamówienia o bardzo niskiej wartości (do 15 000 EUR) i jedno zamówienie o niskiej wartości (do 60 000 EUR), w ramach którego zgłosił się tylko jeden kandydat z powodu szczególnego charakteru szkolenia oferowanego przez oferenta;
Zarządzanie wewnętrzne, wyniki, kontrola wewnętrzna
12. wyraża zadowolenie z przyjęcia w grudniu 2020 r. strategii "W stronę 2024 roku" przedstawiającej podejście, jakim Rzecznik będzie się kierować w okresie kadencji 2020-2024, aby pomóc w stworzeniu - w możliwie największym stopniu - bardziej rozliczalnej, przejrzystej, etycznej i sprawnej administracji Unii w celu sprostania wyzwaniom takim jak eurosceptycyzm, wyzwania polityczne i plan odbudowy po pandemii COVID-19; uważa takie podejście za konieczne do zapewnienia dalszej skuteczności i zwiększenia zaufania publicznego do instytucji;
13. odnotowuje, że w 2020 r. dla wsparcia strategii "W stronę 2024 roku" Rzecznik przeprowadził przegląd swojego schematu organizacyjnego, a proces ten został zakończony w czerwcu 2021 r. wraz z zatrudnieniem dyrektora administracyjnego; wzywa Rzecznika Praw Obywatelskich do monitorowania wyników zmian w strukturze organizacyjnej w perspektywie długoterminowej i przedstawiania sprawozdań na ten temat; zauważa z zadowoleniem korzystny wpływ nowej struktury organizacyjnej, która w dużej mierze opiera się na systemie opartym na zaufaniu do pracowników i zawiera elementy takie jak zwiększenie oddziaływania i skuteczności procesu prowadzenia dochodzeń dzięki wyeliminowaniu nadmiernie rozbudowanej hierarchii; ułatwienie wewnętrznej komunikacji, koordynacji i współpracy między zespołami, wzmocnienie roli pracowników, aby zdobywali doświadczenie kierownicze jako szefowie zespołów, oraz zapewnienie wszechstronnego i elastycznego personelu; uważa, że dzięki utworzeniu zespołów ds. wzajemnej oceny łatwiej będzie zapewnić spójność i jednolite podejście oraz poprawi się jakość pracy nad poszczególnymi sprawami;
14. jest świadomy, że w nowych okolicznościach dąży się do bardziej skutecznego podziału pracy przez przydzielanie obsługi skarg spoza mandatu Rzecznika asystentom, na przykład zalecając skarżącym skontaktowanie się z organem właściwym do rozpatrzenia ich skarg; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ta strategiczna decyzja umożliwiła rozpatrywanie przez asystentów 22 % wszystkich skarg otrzymanych poza mandatem, co pozwoliło osobom odpowiedzialnym za obsługę spraw na skupienie się na dochodzeniach; wzywa Rzecznika do przedstawienia organowi udzielającemu absolutorium wykazu takich skarg;
15. odnotowuje, że Rzecznik opracował również nowy zestaw kluczowych wskaźników efektywności (KPI) wraz z działaniami uporządkowanymi w rocznym planie zarządzania na 2020 r. według sześciu tematów, na których Rzecznik będzie się koncentrować w 2021 r., aby ułatwić pomiar realizacji celów strategii "W stronę 2024 roku"; zwraca uwagę, że KPI uwzględniono po raz pierwszy w rocznym planie zarządzania na 2021 r., a wyniki zostaną zawarte w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2021 r.; wyraża zadowolenie z osiągnięcia istotnych wyników, nawet podczas pandemii, dotyczących w szczególności KPI wykraczających poza cele wewnętrzne;
16. dostrzega, że choć pandemia COVID-19 miała wpływ na liczbę skarg kierowanych do Rzecznika, wpływ ten nie był duży, gdyż nastąpił jedynie niewielki spadek zarówno łącznej liczby złożonych skarg (2 107 w 2020 r. wobec 2 171 w 2019 r. i 2 180 w 2018 r.), jak i łącznej liczby rozpatrzonych skarg (2 148 w 2020 r. wobec 2 201 w 2019 r.);
17. gratuluje Rzecznikowi poprawy poziomu skuteczności w obsłudze skarg i dochodzeń, w wyniku której w 98 % przypadków (w porównaniu z 91 % w 2019 r.) decyzja w przedmiocie dopuszczalności zapadała w ciągu jednego miesiąca, a dochodzenia zamykano w ciągu 6 miesięcy w 76 % przypadków (w porównaniu z 63 % w 2019 r.) bądź 18 miesięcy w 97 % przypadków (w porównaniu z 90 % w 2019 r.);
18. przyjmuje do wiadomości pozytywną tendencję dotyczącą wskaźnika skuteczności w odniesieniu do czasu poświęconego na rozpatrywanie skarg, który w 2020 r. wyniósł średnio 36 dni (wobec 64 w 2019 r. i 78 w 2018 r.), zaś średni czas trwania dochodzenia do jego zakończenia wyniósł w 2020 r. 133 dni (wobec 208 w 2019 r. i 254 w 2018 r.); zauważa, że wskaźnik zamkniętych spraw (392) i wszczętych dochodzeń (365) jest wciąż ponadprzeciętny, co potwierdza wysiłki podejmowane przez Rzecznika na rzecz skuteczności;
19. z zadowoleniem przyjmuje zwiększony odsetek dochodzeń wszczętych w sprawach dotyczących interesu publicznego, których w 2020 r. było 65, w stosunku do poziomu docelowego wynoszącego 50 i 45 dochodzeń wszczętych w 2019 r.; zauważa, że sprawy dotyczące interesu publicznego, które są istotne dla znacznie szerszej grupy osób, a nie tylko dla skarżącego, mogą prowadzić do poprawy administracji, co jest kluczowym celem strategii Rzecznika Praw Obywatelskich;
20. wyraża zadowolenie z korzystnego wpływu procedury przyspieszonej, która umożliwia dużo szybsze rozpatrywanie skarg dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, jako że średni czas wynosi obecnie jedną trzecią czasu sprzed wprowadzenia tej procedury;
21. zaznacza, że w 2020 r. odsetek skarg w ramach mandatu Rzecznika wyniósł 34 %, czyli był wyższy od wartości docelowej (33 %), ale niższy od poziomu z 2019 r. (39 %); zauważa z zadowoleniem, że skuteczna obsługa spraw pozwoliła na przeniesienie rekordowo niskiej liczby dochodzeń(92) z 2020 r. na 2021 r. (wobec 117 dochodzeń przeniesionych z 2019 r. na 2020 r.);
22. odnotowuje, że wskaźnik akceptacji zaleceń Rzecznika poprawił się (79 % w 2020 r. wobec 77 % w 2019 r. pod względem łącznej akceptacji), ale jest nadal niższy od wartości docelowej wynoszącej 90 %; zauważa, że wskaźnik akceptacji obliczany jest w określonym momencie i nie obejmuje wszystkich dalszych działań podejmowanych w odpowiedzi na zalecenia Rzecznika;
23. przyjmuje do wiadomości ukończenie prac nad nowym podręcznikiem dotyczącym procedur rozpatrywania skarg oraz powołanie w oparciu o nowy schemat organizacyjny koordynatorów ds. zarządzania wiedzą, których propozycje działań są obecnie wprowadzane w życie;
24. zauważa z zadowoleniem brak uwag po zweryfikowaniu przez Trybunał systemów nadzoru i kontroli stosowanych przez Rzecznika, w tym standardów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, kontroli ex ante i ex post, rejestrów odstępstw, nadzoru ze strony kadry kierowniczej, sprawozdań z kontroli wewnętrznych i działań dotyczących zwalczania nadużyć finansowych;
25. zauważa z zadowoleniem, że zgodnie z sugestią Trybunału Rzecznik wprowadził mechanizm ochronno-zaradczy, w ramach którego operacje, które nie mogą zostać zweryfikowane przez kontrolera ex ante, są weryfikowane w trybie ex post;
Zasoby ludzkie, dobrostan pracowników i równość płci
26. zauważa, że w 2020 r. profil i skład personelu były bardzo podobne do profilu i składu personelu w 2019 r., tj. łącznie 73 pracowników, z czego 37 urzędników, 8 pracowników kontraktowych i 28 pracowników zatrudnionych na czas określony; odnotowuje spadek liczby pracowników kontraktowych (z 11 w 2019 r. do 8 w 2020 r.) i jest świadomy decyzji Rzecznika o zatrudnianiu pracowników kontraktowych głównie w celu zapewnienia zastępstwa w okresie nieobecności pracowników;
27. odnotowuje, że Rzecznik przyjął w 2004 r. politykę w sprawie urlopu rodzicielskiego, w 2016 r. politykę w sprawie telepracy i w 2019 r. politykę w sprawie zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy; uważa, że na podstawie doświadczeń związanych z pandemią COVID-19 należy w stosownych przypadkach przeprowadzić przegląd polityki dotyczącej pracy hybrydowej, aby zwiększyć odporność i skuteczność instytucji, a przy tym chronić dobrostan i poczucie zadowolenia pracowników; w tym względzie jest świadomy, że Rzecznik przeprowadził przegląd swojej polityki dotyczącej zarówno ruchomego czasu pracy, jak i telepracy, a nowa decyzja w sprawie telepracy została już przyjęta w 2021 r. po zasięgnięciu opinii przedstawicieli pracowników;
28. wyraża zadowolenie z szybkiej reakcji Rzecznika na ograniczenia wywołane pandemią COVID-19 oraz wprowadzenia telepracy jako standardowego trybu pracy, elastycznych godzin pracy i możliwości powrotu do biura dla chętnych, w zgodzie zarówno z zabezpieczeniami zastosowanymi przez instytucje Unii, jak i z przepisami obowiązującymi w poszczególnych krajach; zauważa, że instytucja tymczasowo zniosła 15-dniowy roczny limit telepracy z zagranicy i rozszerzyła tę możliwość na stażystów;
29. zauważa, że zdolność Rzecznika do szybkiego dostosowania się do pandemii COVID-19 wynika w dużej mierze z jego gotowości w zakresie zapewnienia ciągłości działania; zauważa, że środowisko informatyczne umożliwiające pracownikom pracę na odległość zostało już wdrożone i przetestowane przed wybuchem pandemii, co znacznie ułatwiło szybkie przejście na telepracę i zminimalizowało zakłócenia w pracy Rzecznika;
30. jest świadomy, że Rzecznik przebudował swoje działania uświadamiające na temat dobrostanu w świetle pandemii COVID-19; w tym względzie wyraża zadowolenie z podejścia Rzecznika polegającego na priorytetowym traktowaniu szkoleń poświęconych tematom związanym z radzeniem sobie z intensywną telepracą, poprawą komunikacji i współpracy między pracownikami i kierownikami oraz zachowaniem równowagi między życiem prywatnym a pracą podczas pracy zdalnej; docenia twórcze inicjatywy takie jak wirtualne przerwy na kawę i obiady, jak również współpracę ze strony Służby Medycznej Parlamentu udzielającej wsparcia psychologicznego; zachęca Rzecznika, aby dalej rozwijał swoją strategię na rzecz osiągnięcia właściwej równowagi między obowiązkami prywatnymi pracowników a interesem służby;
31. wyraża zadowolenie z przyjęcia w 2020 r. polityki powrotu do pracy mającej ułatwić reintegrację pracowników po długim urlopie zdrowotnym, bez względu na to, czy urlop zdrowotny jest związany z wypaleniem;
32. zauważa, że pracownikom będącym pod wpływem stresu zaoferowano zindywidualizowane wsparcie oraz że standardowe obowiązkowe szkolenie na temat godności i szacunku w pracy powróci dla wszystkich pracowników w 2021 r.;
33. zauważa, że pod koniec 2020 r. jeden z pracowników przedłożył raport dotyczący zarzutu nękania w związku ze sprawą rozpatrywaną w 2018 r., który został skierowany do OLAF-u i jest obecnie wyjaśniany; oczekuje, że Rzecznik zastosował do tego czasu wszelkie środki niezbędne dla ochrony domniemanej ofiary; przypomina o ważności obowiązkowych szkoleń pracowników w zakresie polityki zerowej tolerancji dla molestowania;
34. dostrzega, że nieprzewidziane konsekwencje pandemii COVID-19 zmusiły Rzecznika do odroczenia aktualizacji polityki różnorodności i włączenia; jest świadomy, że polityka różnorodności i włączenia jest obecna w działalności urzędu, w tym w szkoleniach, w składzie komisji selekcyjnych i przy ukierunkowanym rozpowszechnianiu zaproszeń do udziału w stażach; zachęca Rzecznika do wznowienia procesu mającego na celu wzmocnienie różnorodności i spowodowanie, że urząd Rzecznika stanie się miejscem pracy o charakterze bardziej włączającym, zwłaszcza dla osób z niepełnosprawnościami;
35. zauważa, że na 31 grudnia 2020 r. łączny udział kobiet i mężczyzn wynosił 66 % dla kobiet i 34 % dla mężczyzn, bez zmian w porównaniu z 2019 r.; zauważa, że kobiety zajmują 4 spośród w sumie 6 stanowisk kierowniczych, a także dwa stanowiska kierownicze najwyższego szczebla;
36. dostrzega, że wysiłki podjęte w celu osiągnięcia równowagi płci w obszarze szkoleń przyniosły dobry efekt, a średnia liczba dni szkoleniowych na osobę wynosi w 2020 r. 2,4 dla kobiet i 2,5 dla mężczyzn;
37. odnotowuje, że w 2020 r. pracownicy Rzecznika reprezentowali 18 narodowości, co oznacza niewielki spadek w stosunku do 2019 r., oraz że stanowiska kierownicze są podzielone między tylko 4 narodowości (wobec 6 w 2018 r. i 5 w 2019 r.); wzywa Rzecznika do kontynuowania wysiłków w celu osiągnięcia akceptowalnej reprezentacji geograficznej, biorąc jednak pod uwagę niewielkie rozmiary urzędu;
38. zauważa, że mimo pandemii COVID-19 Rzecznik przyjął w 2020 r. 13 stażystów; wyraża zadowolenie, że Rzecznik starał się zapewnić jak najlepsze warunki odbywania staży, nieco zmniejszając i rozkładając w czasie liczbę nowo przybywających stażystów oraz organizując tylko jeden nabór zamiast dwóch w ciągu roku; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik gwarantuje sprawiedliwe wynagrodzenie wszystkim stażystom na pokrycie kosztów utrzymania;
39. zwraca uwagę na przyjęcie we właściwym czasie środków wsparcia dla stażystów na czas obowiązywania obostrzeń w pracy związanych z pandemią COVID-19, obejmujących zapewnienie narzędzi informatycznych i innych elementów wyposażenia, jak również dodatkowej kwoty ryczałtowej w wysokości 40 EUR miesięcznie, dzięki której stażyści mogli sfinansować wysokiej jakości łącze internetowe;
RAMY ETYCZNE I PRZEJRZYSTOŚĆ
40. wyraża zadowolenie z utworzenia specjalnej strony w intranecie Rzecznika poświęconej etyce i dobremu postępowaniu, w szczególności uwzględnienia wytycznych dotyczących wdrażania polityki przeciwko napastowaniu przyjętej w 2019 r., a także tego, że szkolenie wprowadzające dla nowych pracowników i stażystów obejmuje sesję na temat etycznego postępowania; jest świadomy, że informacji i pomocy w sprawach związanych z etyką udziela dwóch korespondentów ds. etyki;
41. gratuluje Rzecznikowi publikowania jego harmonogramu na stronie internetowej i konsekwentnego korzystania z rejestru służącego przejrzystości w celu sprawdzenia, czy prelegenci lub rozmówcy uczestniczący w wydarzeniach lub posiedzeniach organizowanych przez Rzecznika są tam zarejestrowani; zdecydowanie zachęca Rzecznika do kontynuowania tych starań i powiązania gospodarzy wydarzeń i uczestników spotkań publikowanych na jego stronie internetowej z wpisami dotyczącymi ich w rejestrze służącym przejrzystości;
42. sugeruje przeprowadzenie ankiety oceniającej świadomość pracowników na temat ram etycznych Rzecznika, zgodnie z zaleceniem Trybunału Obrachunkowego skierowanym do kontrolowanych instytucji w sprawozdaniu specjalnym nr 13/2019 pt. "Ramy etyczne skontrolowanych instytucji UE - obszar, który można udoskonalić";
43. z zadowoleniem przyjmuje konferencję poświęconą przyszłości rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady 1 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów instytucji unijnych, podczas której Rzecznik podkreślił znaczenie prawodawstwa umożliwiającego społeczeństwu rozliczanie Unii i wezwał do jego modernizacji; podziela pogląd, że powinno ono być bardziej dostosowane do praw obywateli, zachęcać do większej przejrzystości i uwzględniać istniejące orzecznictwo dotyczące przejrzystości w procesie decyzyjnym; w związku z tym zauważa, że kwestie związane z przejrzystością stanowią co roku około jedną czwartą dochodzeń prowadzonych przez Rzecznika;
Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo, ochrona danych
44. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik automatycznie publikuje informacje o dochodzeniach na swojej stronie internetowej, chyba że składający skargę wyraźnie wnioskuje o poufność lub sprawa zawiera dane osobowe;
45. zauważa, że główne działania podejmowane w 2020 r. w obszarze technologii informacyjnej miały na celu ułatwienie ciągłości działania Rzecznika w warunkach pandemii COVID-19, w tym sprawne i skuteczne przejście wszystkich pracowników na pracę zdalną oraz wprowadzenie nowych rozwiązań dotyczących spotkań i konferencji w trybie online; odnotowuje wynikający z tego znaczący wzrost wydatków na sprzęt mobilny z 31 000 EUR w 2019 r. do 108 000 EUR w 2020 r.;
46. wyraża zadowolenie z postępów w stosowaniu narzędzi informatycznych zgodnie z postulatem Parlamentu, ze szczególnym uwzględnieniem automatycznego importu informacji ze strony internetowej Rzecznika do jego systemu zarządzania skargami (CMSEO) oraz rozwoju interakcji ze skarżącym za pośrednictwem konta internetowego przez cały okres rozpatrywania skargi; dostrzega, że oba te działania przyniosą istotną poprawę bezpieczeństwa i efektywności danych;
47. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wszystkie działania zawarte w planie działania z 2018 r. dotyczącym rozporządzenia UE o ochronie danych zostały już wdrożone, w tym (i) opracowanie Centralnego rejestru zapisów dotyczących operacji przetwarzania danych i opublikowanie tego rejestru na stronie internetowej Rzecznika; (ii) opracowanie szablonu oceny skutków w zakresie ochrony danych; (iii) przyjęcie przez Rzecznika decyzji, która została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w sprawie wewnętrznych zasad dotyczących ograniczania określonych praw osób, których dane dotyczą, w przetwarzaniu danych osobowych;
48. odnotowuje, że Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD) przeprowadził dochodzenie w sprawie przetwarzania danych osobowych przez Rzecznika w 2019 r. i przekazał Rzecznikowi swoje zalecenia w listopadzie 2020 r.; wie, że Rzecznik przyjął wszystkie zalecenia w całości i że EIOD zamknął sprawę; zwraca się do Rzecznika o poinformowanie władzy budżetowej w sprawozdaniu rocznym o zakończeniu tego procesu; zdaje sobie również sprawę, że EIOD zwrócił się do Rzecznika i innych instytucji unijnych o dostarczenie informacji dotyczących przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych oraz zwraca się do Rzecznika o zastosowanie się do zaleceń EIOD w tym zakresie;
49. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik wykorzystuje i promuje korzystanie, gdy jest to możliwe, z bezpłatnego i otwartego oprogramowania do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej; docenia fakt, że Rzecznik docenia wartość dodaną otwartego oprogramowania dla zwiększenia przejrzystości i nadaje temu priorytet przy opracowywaniu nowych projektów IT;
Budynki i bezpieczeństwo
50. jest świadomy wyzwań, jakie napotyka Rzecznik w związku ze zmianą lokalizacji brukselskiego biura w czasie pandemii COVID-19; odnotowuje przeprowadzone badanie rynku i zorganizowane następnie postępowanie przetargowe, które pozwoliło Parlamentowi na znalezienie stosownego budynku, aby przenieść siedzibę Rzecznika w Brukseli, z powodu rozbudowy biura EIOD;
51. przyjmuje do wiadomości decyzję o sfinansowaniu części przedsięwzięcia dotyczącego przeniesienia biura Rzecznika oraz pokryciu kosztu nowego umeblowania z oszczędności wynikających z pandemii COVID-19 oraz wypracowanych w następstwie przeglądu schematu organizacyjnego i polityki rekrutacyjnej Rzecznika; odnotowuje wniosek o przesunięcie środków budżetowych przedłożony władzy budżetowej we wrześniu 2020 r.;
52. zaznacza, że w nowym miejscu pracy pierwszeństwo nadano elastycznym rozwiązaniom służącym pracy zespołowej, w związku z czym powstało bardzo niewiele pojedynczych biur; jest świadomy, że zasady organizacji miejsca pracy skonsultowano z przedstawicielami pracowników; wzywa Rzecznika do oceny adekwatności nowej siedziby pod względem zarówno wykonywania pracy związanej z dostępem do informacji niejawnych, jak i zadowolenia pracowników, po upływie odpowiedniego okresu próbnego;
53. zauważa, że na terenie nowej siedziby Rzecznika nie będzie żadnych miejsc postojowych dla samochodów, ale rozważane są kroki, aby zapewnić miejsca postojowe dla rowerów; wyraża zadowolenie ze wsparcia zrównoważonych form mobilności pracowników;
Środowisko i zrównoważony rozwój
54. zachęca Rzecznika, aby podejmował dalsze wysiłki w celu ograniczenia swojego śladu środowiskowego przez wzmocnienie cyfryzacji, zmniejszenie zużycia papieru oraz - tam, gdzie to możliwe i odpowiednie - korzystanie z systemów wideokonferencji zamiast wyjazdów służbowych;
55. odnotowuje zmniejszenie zużycia papieru w ostatnich latach, o czym świadczy fakt, że zakupy papieru w 2020 r. stanowiły 55 % zapotrzebowania z 2017 r.; ponadto zauważa, że publikacje Rzecznika są obecnie w większości rozpowszechniane drogą elektroniczną; zaleca wprowadzenie konkretnej strategii na rzecz zerowego zużycia papieru;
56. wzywa Rzecznika do uwzględniania w swoich decyzjach z zakresu zarządzania odpowiednich aspektów strategii na rzecz zrównoważonego rozwoju i ujmowania tej strategii przy prowadzeniu dochodzeń;
Komunikacja i wielojęzyczność
57. wyraża zadowolenie, że bieżące tematy dochodzeń objaśniane są w formie internetowych artykułów prasowych oraz że strona internetowa Rzecznika zawiera sekcję poświęconą publicznemu dostępowi do dokumentów;
58. podkreśla znaczenie uświadamiania obywatelom Unii, że mogą zwrócić się do Rzecznika w sytuacji ewentualnego niewłaściwego administrowania ze strony instytucji unijnych; w tym względzie zwraca uwagę na ciągłe wysiłki, jakie podejmuje Rzecznik, aby zwiększyć swoją widoczność, łącząc w tym celu standardowe narzędzia komunikacji z szerszym zastosowaniem platform mediów społecznościowych;
59. przyjmuje do wiadomości zainteresowanie Rzecznika przystąpieniem wraz z niektórymi instytucjami unijnymi do publicznego przedsięwzięcia pilotażowego dotyczącego alternatywnych platform mediów społecznościowych, którego celem jest ograniczenie ryzyka dla prywatności związanego z popularnymi kanałami mediów społecznościo- wych;
60. odnotowuje konferencję zorganizowaną dla uczczenia 25. rocznicy istnienia urzędu Rzecznika oraz związane z nią działania mające zwiększyć wiedzę i świadomość na temat jego roli i potencjalnego wpływu na życie obywateli Unii;
61. pozytywnie ocenia komunikację wewnętrzną i biuletyn EOExpress dostępny w intranecie Rzecznika, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeby szerszego rozpowszechniania informacji wśród pracowników w okresie izolacji związanej z COVID-19;
Współpraca międzyinstytucjonalna
62. podkreśla znaczenie utrzymania przez Rzecznika wysokiego poziomu komunikacji i współpracy z europejską siecią rzeczników praw obywatelskich (ENO); zachęca Rzecznika do utrzymania roli doradczej dla skarżących i członków ENO, również przez korzystanie z narzędzi do współpracy zdalnej, pomyślnie wdrożonych w 2020 r.; sugeruje zbadanie nowych sposobów na rozwój działań związanych z tworzeniem sieci w różnych dziedzinach, wymianę najlepszych praktyk i wypracowywanie wspólnych rozwiązań;
63. zwraca uwagę na szereg porozumień międzyinstytucjonalnych podpisanych w 2020 r. ze służbami Komisji (Dyrekcja Generalna ds. Budżetu, Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich, Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych oraz Sekretariat Generalny) w celu uzyskania dostępu do określonych narzędzi korporacyjnych (ABAC, Hermes, ARES, Sysper) oraz na negocjacje z Parlamentem w sprawie administracyjnego mechanizmu zarządzania kryzysowego i ciągłości działania (także w odpowiedzi na zalecenie audytora wewnętrznego); wyraża zadowolenie ze stosowania międzyinstytucjonalnych umów ramowych w obszarze technologii informacyjnej; zwraca się do Rzecznika o dalsze rozwijanie synergii i wykorzystywania zasobów z innymi instytucjami i organami Unii;
64. jest świadomy zobowiązania Rzecznika do składania sprawozdań o tym, jak instytucje stosują się do jego zaleceń, w szczególności w drodze corocznego sprawozdania "Putting it Right"; z zadowoleniem przyjmuje gotowość Rzecznika do dzielenia się w sposób aktywny z komisjami Parlamentu informacjami na temat rozpatrywanych przez niego spraw; uważa, że jest to użyteczne i wzywa Rzecznika do dalszego dzielenia się zaleceniami dotyczącymi strategicznych dochodzeń bezpośrednio z właściwymi komisjami Parlamentu;
Pandemia COVID-19
65. zauważa, że spośród w sumie 2 148 nowych skarg rozpatrywanych w 2020 r. 170 dotyczyło COVID-19, ale tylko 34 wchodziły w zakres mandatu Rzecznika; z zadowoleniem przyjmuje zalecenia Rzecznika dla Komisji i Rady dotyczące sposobu utrzymania wysokich standardów przejrzystości i rozliczalności w odniesieniu do decyzji podejmowanych podczas pandemii COVID-19; gratuluje Rzecznikowi serii dochodzeń i inicjatyw przeprowadzonych w 2020 r. w odniesieniu do reakcji na COVID-19 w instytucjach i agencjach Unii, co pomogło administracji unijnej utrzymać najwyższe standardy dobrej administracji nawet w trudnych czasach, a tym samym przyczyniło się do zwiększenia zaufania obywateli do Unii;
66. zauważa z zadowoleniem, że Rzecznik zwiększył skuteczność obsługi dochodzeń dzięki jak najlepszemu wykorzystaniu działań na rzecz cyfryzacji i nowych metod pracy, zwłaszcza telepracy, wprowadzonych pod wpływem pandemii COVID-19; dostrzega jednak, że pewne aspekty jego pracy będą w dalszym ciągu wiązać się z koniecznością wyjazdów służbowych, szczególnie dla zrozumienia okoliczności dochodzenia i ułatwienia myślenia zespołowego; zachęca Rzecznika do przeprowadzenia dogłębnej analizy na temat cyfryzacji z myślą o przyszłości instytucji;
67. zachęca Rzecznika do pełnego uwzględnienia w swojej wewnętrznej strategii zarządzania doświadczeń z okresu pandemii COVID-19 w zakresie planów ciągłości działania i zarządzania kryzysowego, zdolności reagowania i odporności instytucji w zakresie IT, obowiązku dbania o personel, skuteczności komunikacji wewnętrznej oraz elastyczności procesów pracy.