Rezolucja 2021/1582 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019
Dz.U.UE.L.2021.340.239
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2021/1582
z dnia 29 kwietnia 2021 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Kultury i Edukacji,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0084/2021),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2019 wyniósł 45 750 404 EUR i w stosunku do roku 2018 był mniejszy o 2,95 %; mając na uwadze, że 86,72 % budżetu Centrum pochodzi z bezpośrednich składek instytucji, innych agencji i organów;
B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczaj ącą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2019 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 93,03 %, co oznacza spadek o 1,91 % w porównaniu z rokiem poprzednim; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 85,11 %, co oznacza spadek o 2,82 % w porównaniu z rokiem 2018;
2. wzywa Centrum do przyjęcia zrównoważonego modelu biznesowego zgodnie z dwuletnim planem transformacji opracowanym w następstwie badania zewnętrznego zatytułowanego "Badanie na temat Centrum Tłumaczeń jako wspólnego dostawcy usług językowych dla agencji i organów UE"; odnotowuje, że zgodnie ze sprawozdaniem Centrum z działań następczych po udzieleniu absolutorium za rok 2018 w 2019 r. monitorowano realizację planu transformacji i odnośnych projektów oraz prowadzono sprawozdawczość na ten temat; zachęca Centrum do pełnego wdrożenia tych działań, które pomogłyby dostosować nowy model biznesowy do rozwoju technologicznego;
3. zauważa z zaniepokojeniem, że Centrum nie ukończyło realizacji planu zwalczania nadużyć finansowych, który miał zostać wdrożony do końca 2018 r.; zwraca uwagę, że działania, których nie zrealizowano w pełni w ramach planu zwalczania nadużyć finansowych z 2018 r., dodano do zestawu nowych środków w planie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2019-2020 i zaplanowano ich pełną realizację do końca 2020 r.; zaleca, aby Centrum informowało organ udzielający absolutorium o opóźnionych działaniach i ich wpływie na ryzyko nadużyć finansowych, na które Centrum byłoby narażone;
4. ubolewa, że niektóre z rozporządzeń ustanawiających inne agencje nie wymagaj ą od nich korzystania z usług Centrum, i przypomina, że Centrum Tłumaczeń, na podstawie rozporządzenia ustanawiającego, zaspokaja potrzeby służb językowych agencji UE i innych organów UE;
5. kwestionuje korzyści płynące z faktu, że w zarządzie zasiadają 72 osoby, jako że utrudnia to podejmowanie decyzji;
6. podkreśla znaczenie zachowania i promowania wielojęzyczności w instytucjach, organach i jednostkach organizacyjnych Unii oraz potrzebę równego traktowania wszystkich języków urzędowych; uznaje nieoceniony wkład służb tłumaczeniowych Centrum w sprawne funkcjonowanie instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii oraz w zapewnienie przejrzystości i dostępności ich pracy dla obywateli Unii w ich języku ojczystym;
Wyniki
7. zwraca uwagę, że Centrum nadal stosuje głównie wskaźniki dotyczące wkładu i wyników jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania, aby ocenić rezultaty swoich działań, a także stosuje szereg wskaźników w celu poprawy zarządzania budżetem; zwraca uwagę na poddaną przeglądowi ocenę ex ante i trwający przegląd ex post programów i działalności Centrum; zachęca Centrum do dalszego opracowywania kluczowych wskaźników skuteczności działania służących ocenie wyników i skutków jego działań, co umożliwi uzyskanie rzetelnych wskazówek na temat sposobu zapewnienia większej wartości dodanej wyników działalności Centrum oraz poprawy jego modelu biznesowego;
8. zwraca uwagę, że liczba 309 047 stron dokumentów przetłumaczonych, zmodyfikowanych, zredagowanych i zmienionych jest mniejsza o 16,2 % w porównaniu z 2018 r., który był rokiem rekordowym, ale przypomina, że liczba ta była o 2,4 % wyższa niż przewidywano w budżecie początkowym i o 8,3 % wyższa niż przewidywano w budżecie korygującym na 2019 r.;
9. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przez Centrum planu działania na rzecz zapewnienia jakości tłumaczeń pisemnych na lata 2019-2020, którego głównym celem jest poprawa jakości usług językowych świadczonych klientom oraz skuteczności operacyjnej Centrum;
10. zwraca uwagę, że Centrum określa się samo jako wspólny dostawca usług językowych dla agencji unijnych, a jego główna działalność nie pokrywa się z zadaniami innych agencji; odnotowuje ponadto, że Centrum połączyło wysiłki z Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej oraz Europejską Agencją Środowiska na rzecz wdrożenia wspólnego narzędzia e-rekrutacji o nazwie Systal, że regularnie dzieli się wiedzą i doświadczeniem z innymi agencjami Unii za pośrednictwem Biura Wsparcia Koordynacji Agencji, a także uczestniczy w posiedzeniach i działaniach sieci agencji UE; zaleca, aby Centrum informowało organ udzielający absolutorium o narzędziu Systal i by nadal aktywnie dzieliło się tym narzędziem z innymi agencjami Unii; zachęca Centrum do kontynuowania współpracy w tej dziedzinie oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniem;
11. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w ramach dwuletniego planu transformacji Centrum uzgodniło program współpracy z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej obejmujący pięć projektów informatycznych, które nie tylko mają strategiczne znaczenie dla obu organizacji, ale przyniosą korzyści również innym agencjom UE;
12. z zadowoleniem przyjmuje gotowość Centrum do rozwijania synergii z innymi agencjami, na przykład poprzez wdrożenie narzędzia Systal; wzywa Centrum do dalszego zwiększania synergii, zacieśniania współpracy i wymiany dobrych praktyk z innymi agencjami Unii w celu poprawy wydajności (zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo);
13. podkreśla, że Centrum rozszerzyło grono swoich klientów poprzez podpisanie umów o współpracy ze Wspólnym Przedsięwzięciem w dziedzinie Europejskich Obliczeń Wielkiej Skali, Europejskim Urzędem ds. Pracy oraz Dyrekcją Generalną ds. Rynku Wewnętrznego, Przemysłu, Przedsiębiorczości i MŚP w Komisji Europejskiej;
14. przypomina, jak ważne jest zwiększenie cyfryzacji Centrum pod względem wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Centrum powinno nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby za wszelką cenę uniknąć powstania przepaści cyfrowej między agencjami unijnymi; podkreśla jednak konieczność podejmowania wszelkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
Polityka kadrowa
15. zwraca uwagę, że do 31 grudnia 2019 r. plan zatrudnienia wdrożono w 93,26 % i że przyjęto 48 urzędników i 132 pracowników zatrudnionych na czas określony, podczas gdy w budżecie Unii przewidziano 141 stanowisk dla pracowników zatrudnionych na czas określony i 52 urzędników (w porównaniu z 189 zatwierdzonymi stanowiskami w 2018 r.); odnotowuje ponadto, że w 2019 r. dla Centrum pracowało 23 pracowników kontraktowych;
16. z zadowoleniem stwierdza, że w 2019 r. osiągnięto dobrą równowagę płci wśród kadry kierowniczej (60 % mężczyzn i 40 % kobiet) oraz w zarządzie (53 % mężczyzn i 47 % kobiet); z zaniepokojeniem odnotowuje niedostateczną reprezentację mężczyzn w ogólnej liczbie pracowników Centrum (37 % mężczyzn i 63 % kobiet); zwraca się do Centrum, aby w przyszłości zapewniło równowagę płci wśród pracowników;
17. zwraca uwagę, że Centrum przyjęło politykę ochrony godności osobistej i zapobiegania molestowaniu; odnotowuje z zadowoleniem, że w 2019 r. Centrum przyjęło nowe wytyczne dotyczące rozwoju kadry kierowniczej, które objęły szkolenie w zakresie zapobiegania molestowaniu wśród całej kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla, kierowników sekcji i potencjalnych kierowników;
18. zachęca Centrum, aby nadal rozwijało długoterminową politykę kadrową, w której uwzględni równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowagę płci, telepracę, równowagę geograficzną oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami;
Zamówienia
19. z niepokojem zwraca uwagę, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału Centrum podpisało z przedsiębiorstwami z branży IT umowy o świadczenie usług informatycznych, które zawierały niejednoznaczne sformułowanie mogące oznaczać przydzielenie ("mise à disposition") pracowników tymczasowych agencji zamiast świadczenia jasno zdefiniowanych usług informatycznych, co nie byłoby zgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i dotyczącymi zatrudnienia; odnotowuje ponadto, że w 2019 r. całkowita kwota płatności dokonanych przez Centrum w tym zakresie wyniosła łącznie 1 207 560 EUR; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Centrum, zgodnie z którą praktyka ta jest realizowana na podstawie międzyinstytucjonalnej umowy ramowej; zwraca uwagę, że przed Trybunałem Sprawiedliwości toczy się obecnie sprawa dotycząca tej praktyki; zaleca, aby Centrum śledziło toczącą się sprawę sądową i informowało organ udzielający absolutorium o jej rozstrzygnięciu i środkach podjętych w celu zastosowania się do tego rozstrzygnięcia;
20. zwraca uwagę, że jeśli chodzi o działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia Trybunału z poprzedniego roku, do końca 2018 r. Centrum wprowadziło e-fakturowanie, lecz nie zaczęło jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert - narzędzi, które udostępniła Komisja w celu wprowadzenia jednolitego rozwiązania w zakresie elektronicznej wymiany informacji z podmiotami trzecimi uczestniczącymi w procedurach udzielania zamówień publicznych (e-przetargi); odnotowuje, że w 2019 r. Centrum wprowadziło elektroniczne procedury przetargowe, ale uruchomienie elektronicznego składania ofert opóźniło się z powodu kryzysu związanego z COVID-19 w 2020 r.; wzywa Centrum, aby wprowadziło wszystkie narzędzia w celu usprawnienia zarządzania procedurami udzielania zamówień i by poinformowało organ udzielający absolutorium o ich wdrożeniu;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
21. odnotowuje z zaniepokojeniem, że Centrum zdecydowało się na publikowanie jedynie deklaracji interesów, a nie życiorysów członków swojego zarządu ze względu na jego wielkość (około 130 członków i zastępców członków); podkreśla, że inne agencje publikują życiorysy członków swoich zarządów, nawet jeśli zarządy te są liczebnie większe od zarządu Centrum; wzywa zatem Centrum, by opublikowało życiorysy wszystkich członków zarządu oraz by poinformowało organ udzielający absolutorium o podjętych w związku z tym działaniach; zwraca uwagę, że życiorys i deklaracja interesów dyrektora zostały opublikowane na stronie internetowej Centrum;
22. odnotowuje z zaniepokojeniem, że chociaż Centrum nie jest finansowane z opłat, zależy ono od dochodów uzyskiwanych od klientów (Centrum stwierdziło, że 99,2 % jego dochodów pochodzi z opłat uiszczanych przez klientów), którzy są reprezentowani w zarządzie Centrum, a zatem istnieje nieodłączne ryzyko konfliktu interesów w odniesieniu do cen produktów oferowanych przez Centrum; odnotowuje, że Centrum utrzymuje rezerwę budżetową ("rezerwę na stabilność cen") jako środek łagodzący skutki budżetowe takich konfliktów interesów, w celu zrównoważenia budżetu w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń lub zmniejszonego popytu; zwraca uwagę, że jest to przede wszystkim środek o charakterze następczym i zachęca Centrum do opracowania również środków zapobiegawczych zapewniających utrzymanie uczciwych cen dla wszystkich klientów Centrum;
Kontrole wewnętrzne
23. zwraca uwagę, że w 2019 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt systemu eCdT - narzędzia zarządzania przepływem pracy wykorzystywanego do zarządzania wnioskami klientów o tłumaczenia, i stwierdziła, że utworzone przez Centrum systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej dotyczące procesu tłumaczenia i eCdT są ogólnie odpowiednio zaprojektowane, wydajne i skuteczne, jednak określono cztery ważne obszary, w których zalecono usprawnienia; odnotowuje, że Centrum przedstawiło plan działania mający na celu wdrożenie tych zaleceń, który to plan Służba Audytu Wewnętrznego uznała za odpowiedni do ograniczenia zidentyfikowanych zagrożeń;
24. zwraca uwagę, że po dokonaniu w 2019 r. samooceny standardów kontroli wewnętrznej stwierdzono, że standardy te są stosowane i skuteczne, jednak dyrektor stwierdził, że proces zarządzania ryzykiem powinien być traktowany priorytetowo, aby poprawić jego skuteczność, i powierzył urzędnikowi odpowiedzialnemu za zarządzanie ryzykiem i koordynację kontroli wewnętrznej zadanie dokonania przeglądu lub aktualizacji szeregu dokumentów, takich jak strategia kontroli wewnętrznej, procedura dotycząca funkcji newralgicznych i polityka zarządzania ryzykiem; odnotowuje, że w rocznym skonsolidowanym sprawozdaniu z działalności Centrum stosuje zarówno standardy kontroli wewnętrznej, jak i zasady kontroli wewnętrznej, aby opisać swoje działania w tym obszarze; zaleca Centrum zapoznanie się ze zmienionymi ramami kontroli wewnętrznej przyjętymi przez Komisję, które wprowadzono w 2017 r., oraz dostosowanie brzmienia skonsolidowanego rocznego sprawozdania z działalności do ram kontroli wewnętrznej;
Inne uwagi
25. z niepokojem przyjmuje opinię Trybunału - przedstawioną jako "inna kwestia" - zgodnie z którą Centrum nie ujawniło w końcowym sprawozdaniu finansowym odpowiednich informacji na temat wpływu działań związanych z COVID-19 na swoją bieżącą i przewidywaną działalność, zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień przekazania tego sprawozdania finansowego; zwraca się do Centrum o przeprowadzenie oceny skutków i przedstawienie jej wyników władzy budżetowej;
26. odnotowuje, że w Centrum nie stwierdzono żadnych naruszeń ochrony danych, które określono w rozporządzeniu (UE) 2016/679 2 , oraz że nie wniesiono skarg do inspektora ochrony danych Centrum; zwraca jednak uwagę, że ze względu na późne otrzymanie opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Centrum nie było w stanie przedstawić zarządowi w 2019 r. decyzji na mocy art. 25 rozporządzenia (UE) 2016/679, której celem jest zapewnienie ochrony danych już w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych; domaga się, by Centrum przyjęło tę decyzję jak najszybciej, aby działać w pełnej zgodności z rozporządzeniem (UE) 2016/679;
27. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Centrum na rzecz stworzenia racjonalnego pod względem kosztów i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy oraz wszystkie środki podejmowane przez Centrum w celu zmniejszenia emisji CO 2 i zużycia energii oraz wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów;
28. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki podejmowane przez Centrum w celu zachęcenia do korzystania z bezpłatnego transportu publicznego w Luksemburgu oraz inicjatywy podejmowane w celu zachowania różnorodności biologicznej;
29. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2021 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.