Rezolucja 2020/1918 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji...

1.

zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2018 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,85 %, co oznacza spadek o 0,09 % w porównaniu z rokiem 2017; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 82,68 %, co oznacza spadek o 4,24 % w porównaniu z rokiem 2017;

2.

z niepokojem zauważa, że w Agencji odnotowano dużą rotację personelu, która stanowi zagrożenie dla realizacji jej programu prac; zauważa, że w celu ograniczenia tego ryzyka komitet zarządzający złożył wniosek o ustanowienie listy rezerwowej dla 75 % stanowisk, tak aby utrzymać procent wakatów na poziomie poniżej 15 %; zauważa ponadto, że po stworzeniu nowych stanowisk w celu uwzględnienia nowego mandatu Agencji zdefiniowanego w rozporządzeniu (UE) 2018/1971 Agencja zatrudniła w przyspieszonym trybie dodatkowo trzech nowych pracowników z istniejących list rezerwowych;

Wyniki

3.

odnotowuje, że Agencja stosuje kilka rodzajów środków jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny wartości dodanej wynikającej z jej działalności oraz do usprawnienia zarządzania budżetem;

4.

przyjmuje do wiadomości, że Agencji zapewniono lepsze wsparcie informatyczne, w tym możliwość korzystania ze specjalistycznych technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz usług w zakresie bezpieczeństwa IT;

5.

z niepokojem zauważa, że Agencja nie dzieli zasobów z innymi agencjami ze względu na ograniczone zasoby własne; zauważa jednak, że w 2014 r. Agencja podpisała z agencją ENISA umowę o gwarantowanym poziomie usług dotyczącą dzielenia się zasobami w dziedzinie kontroli wewnętrznej; zauważa, że umowa ta została rozwiązana przez ENISA z dniem 1 stycznia 2020 r. w wyniku zmian w strukturze ENISA w związku z rozszerzeniem jej nowego mandatu; zauważa z zadowoleniem, że Agencja rozpoczęła wspólny projekt dotyczący współdzielenia infrastruktury informatycznej i inne projekty IT z kilkoma wspólnymi przedsięwzięciami i innymi agencjami unijnymi; z zadowoleniem przyjmuje tę inicjatywę i wzywa Agencję do dalszego eksplorowania możliwości outsourcingu oraz współpracy w zakresie nakładających się zadań z innymi instytucjami i organami Unii;

6.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2018 r. Agencja ogłosiła zaproszenie do składania ofert w celu zawarcia umowy ramowej, przy czym zamówienia udzielono bez zwrócenia się do wybranego oferenta o uzasadnienie potencjalnie rażąco niskiej oferty; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, z której wynika, że do 2018 r. nie dysponowała ona odrębnymi wytycznymi w zakresie rażąco niskich ofert, ale z zadowoleniem zauważa, że Agencja zawarła w swoim wewnętrznym podręczniku dotyczącym zamówień definicję rażąco niskiej oferty; wzywa Agencję do zwrócenia się o podanie przyczyn rażąco niskich ofert i przeanalizowania ich, tak aby zagwarantować zrównoważony charakter potencjalnie rażąco niskich ofert;

7.

zachęca Agencję do dalszej cyfryzacji świadczonych usług;

Polityka kadrowa

8.

zauważa, że w dniu 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 100 % - przyjęto 14 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 14 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 14 stanowiskami zatwierdzonymi w 2017 r.); zauważa, że w 2018 r. w Agencji pracowało ponadto 9 pracowników kontraktowych i 4 oddelegowanych ekspertów krajowych;

9.

zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja jest zależna od zasobów zewnętrznych i od jednego przedsiębiorstwa, co stwarza zagrożenie dla ciągłości działania; zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja nie osiągnęła masy krytycznej w zakresie personelu i kompetencji; wzywa Komisję do przedstawienia władzy budżetowej odpowiednich zasobów;

10.

zauważa z zadowoleniem, że pod koniec 2018 r. prawie osiągnięto równowagę płci wśród personelu (52 % kobiet i 48 % mężczyzn), a także że osiągnięto równowagę płci na stanowiskach kierowniczych średniego szczebla (50 % kobiet i 50 % mężczyzn), a także zauważa że osiągnięto dobrą równowagę geograficzną, ponieważ Agencja zatrudnia pracowników z 13 państw członkowskich; ubolewa jednak, że pośród członków zarządu nie osiągnięto równowagi płci, ponieważ w gronie 28 osób jest tylko 5 kobiet; w związku z tym zwraca się do Komisji i państw członkowskich o uwzględnienie równowagi płci podczas przedstawiania kandydatur na członków zarządu;

11.

z zaniepokojeniem zauważa, że w 2017 r. średni okres zatrudnienia w Agencji wynosił zaledwie 2,7 lat, co znajduje odzwierciedlenie w dużej rotacji personelu; zdaje sobie sprawę, że Agencji trudno jest przyciągnąć specjalistów, między innymi z powodu niskiego współczynnika korekty wynagrodzeń dla kraju siedziby Agencji (74,9 %); podkreśla, że częsta rotacja personelu wskazuje na możliwe problemy w Agencji z polityką "drzwi obrotowych"; wzywa Agencję do ponownej oceny polityki "drzwi obrotowych"; wyraża zaniepokojenie tym, że zmniejszenie liczby stanowisk zatwierdzanych w ostatnich latach w budżecie Unii oraz wprowadzenie dodatkowych zadań zwiększyło obciążenie pracą personelu Agencji; wskazuje, że taka sytuacja może stanowić zagrożenie dla realizacji jej programów prac; zauważa, że Agencja dąży do poprawy warunków zatrudnienia swojego personelu, a w 2018 r. rozpoczęła wdrażanie planu działania na rzecz zapewnienia świadczeń socjalnych; wzywa Agencję do znalezienia dalszych możliwości poprawy warunków pracy i życia personelu, biorąc pod uwagę, że władze łotewskie dążą do zawarcia nowej umowy w sprawie siedziby;

12.

z zaniepokojeniem zauważa w sprawozdaniu Trybunału, że 4 maja 2018 r. Agencja podpisała umowę ramową z jednym przedsiębiorstwem na świadczenie usług biurowych i sekretarskich na okres czterech lat, a jej budżet wynosił maksymalnie 433 000 euro (kwota płatności dokonanych w 2018 r. to 27 655 EUR) i że od czerwca 2018 r. średnio 4 pracowników tego przedsiębiorstwa pracowało w Agencji wraz z 27 pracownikami Agencji; podkreśla, że wykorzystywanie umowy o świadczenie usług w celu uzyskania świadczenia pracy jest niezgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i przepisami prawa pracy i naraża Agencję na ryzyko prawne i ryzyko uszczerbku na reputacji; wzywa Agencję do naprawienia tej sytuacji i złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;

13.

zwraca uwagę, że Agencja podpisała umowę ramową z jednym przedsiębiorstwem na świadczenie usług biurowych i sekretarskich; przypomina jednak, że wypożyczenia personelu można dokonywać jedynie na mocy umów zawieranych z autoryzowanymi agencjami pracy tymczasowej oraz zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE 3 i ze szczegółowymi przepisami przyjętymi przez państwa członkowskie; z zaniepokojeniem stwierdza, że korzystanie z tej umowy na świadczenie usług nie jest zgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i dotyczącymi zatrudnienia; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, zgodnie z którą w wyniku otwartej procedury przetargowej zawarła ona umowę ramową na świadczenie usług biurowych i sekretarskich, które jest gwarantowane przez cały okres obowiązywania umowy, inaczej niż w przypadku korzystania z pracowników tymczasowych; zauważa, że zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia w umowie ramowej, która została załączona do zamówienia, wykonawca ma obowiązek przestrzegać obowiązujące przepisy unijne i krajowe;

Zamówienia publiczne

14.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznego fakturowania ani elektronicznego składania ofert; na podstawie odpowiedzi Agencji zauważa, że po podpisaniu w 2018 r. przez Agencję i Dyrekcję Generalną ds. Informatyki Komisji Europejskiej protokołu ustaleń w sprawie aplikacji e-PRIOR na użytek Agencji uruchomiono elektroniczny system składania ofert za pomocą aplikacji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15.

odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Agencji służące zapewnieniu przejrzystości, a także zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi; z zaniepokojeniem zauważa jednak, że Urząd nie publikuje życiorysów członków zarządu na swojej stronie internetowej; zauważa, że zarząd rozpoczął przegląd swojej dotychczasowej polityki określającej zasady zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, gdzie przewidziano obowiązek składania przez członków zarządu deklaracji interesów wraz z życiorysami, które zostaną opublikowane na stronie internetowej Agencji;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

16.

docenia, że Agencja przyjęła w końcu 7 grudnia 2018 r. wytyczne dotyczące informowania o nieprawidłowościach;

17.

zauważa, że w 2018 r. Agencja przeprowadziła wewnętrzną procedurę oceny swoich systemów kontroli wewnętrznej i stwierdziła, że zostały one skutecznie wdrożone;

18.

zauważa, że w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat planowania, sporządzania budżetu i monitorowania działań oraz sprawozdawczości w Urzędzie BEREC, w którego następstwie uzgodniono plan działań naprawczych;

Inne uwagi

19.

zauważa, że Agencja przeprowadziła analizę prawdopodobnego wpływu decyzji Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z Unii i opracowała niezbędne środki zaradcze; zauważa, że w Agencji nie ma pracowników posiadających jedynie obywatelstwo Zjednoczonego Królestwa, a zatem nie ma zagrożenia dla kwestii kadrowych;

20.

wzywa Agencję, by położyła nacisk na rozpowszechnianie wyników swoich badań wśród ogółu społeczeństwa oraz docierała do obywateli za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych narzędzi komunikacji;

o

o o

21.

w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 14 maja 2020 r. 4 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

Rezolucja 2020/1918 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (przed 20 grudnia 2018 r.: Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej) za rok budżetowy 2018

Dz.U.UE.L.2020.417.253