Rozdział 4 - Lokalny pełnomocnik ochrony - Decyzja 2022/640 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących ról i obowiązków głównych podmiotów w obszarze bezpieczeństwa

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2022.117.106

Akt obowiązujący

Wersja od: 19 kwietnia 2022 r.

Rozdział  4

Lokalny pełnomocnik ochrony

Artykuł  11

Wyznaczanie lokalnego pełnomocnika ochrony

1. Lokalny pełnomocnik ochrony i jego zastępcy są urzędnikami lub pracownikami zatrudnionymi na czas określony.

2. Wszyscy lokalni pełnomocnicy ochrony i ich zastępcy muszą posiadać ważne upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, aby uzyskać dostęp do EUCI z klauzulą tajności nie wyższą niż SECRET UE/EU SECRET i w razie potrzeby z klauzulą tajności nie wyższą niż TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. Lokalny pełnomocnik ochrony lub jego zastępca musi otrzymać upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, zanim zostanie mianowany na to stanowisko.

3. Przedstawicielstwa Komisji mogą zwrócić się z wnioskiem do organu ds. bezpieczeństwa Komisji o wyłączenie z obowiązku spełnienia wymogów określonych w ust. 1 i 2.

Artykuł  12

Procedury bezpiecznej eksploatacji systemu w odniesieniu do stref bezpieczeństwa

1. Lokalny pełnomocnik ochrony w danym departamencie Komisji opracowuje procedury SecOP dla każdej strefy bezpieczeństwa, za którą ponosi odpowiedzialność.

2. Lokalny pełnomocnik ochrony zapewnia, aby SecOP obejmowały następujące wymogi:

a) na dostęp bez eskorty do strefy bezpieczeństwa w godzinach pracy można zezwolić jedynie pracownikom posiadającym ważne upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa i potwierdzoną potrzebę uzyskania dostępu do dokumentów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą;

b) na dostęp bez eskorty do strefy bezpieczeństwa poza godzinami pracy można zezwolić jedynie lokalnemu pełnomocnikowi ochrony danego departamentu, urzędnikom kontroli kancelarii danej strefy bezpieczeństwa, ich zastępcom oraz upoważnionym pracownikom Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa;

c) do strefy bezpieczeństwa nie można wnosić - bez uzyskania wcześniejszej zgody organu ds. bezpieczeństwa Komisji - urządzeń do nagrywania i komunikacji, takich jak telefony komórkowe, komputery, kamery lub inne inteligentne urządzenia; o przyznanie wszelkich odstępstw należy zwracać się z wyprzedzeniem do organu ds. bezpieczeństwa Komisji; lokalny pełnomocnik ochrony pełni rolę punktu kontaktowego;

d) wszyscy wewnętrzni lub zewnętrzni pracownicy, którym potrzebny jest dostęp do strefy bezpieczeństwa, ale którzy nie spełniają już kryteriów określonych w lit. a) powyżej, uzyskują taki dostęp pod ciągłą eskortą i ciągłym nadzorem ze strony odpowiednio upoważnionego pracownika; wszystkie takie przypadki uzyskania dostępu do strefy bezpieczeństwa należy rejestrować w dzienniku znajdującym się przy wejściu do strefy bezpieczeństwa;

e) lokalny pełnomocnik ochrony zapewnia, aby systemy wykrywania włamań monitorujące strefę bezpieczeństwa były zawsze włączone i zawsze działały prawidłowo; zarządza on ponadto wszystkimi powiązanymi hasłami, kluczami, PIN-ami lub innymi mechanizmami dostępu i uwierzytelniania;

f) alarmy w strefie bezpieczeństwa są zgłaszane Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, która natychmiast powiadamia lokalnego pełnomocnika ochrony;

g) lokalny pełnomocnik ochrony w departamencie, w którym zlokalizowana jest dana strefa bezpieczeństwa, rejestruje każdą interwencję podejmowaną po uruchomieniu alarmu lub wystąpieniu incydentu związanego z bezpieczeństwem;

h) ustanawia się procedury na wypadek uruchomienia alarmu lub wystąpienia innej sytuacji nadzwyczajnej w strefie bezpieczeństwa, w tym procedury ewakuacji personelu i zapewnienia szybkiego działania zespołu reagującego na sytuacje nadzwyczajne, podlegającego organowi ds. bezpieczeństwa Komisji, i - w razie potrzeby - zewnętrznych służb ratunkowych;

i) lokalny pełnomocnik ochrony niezwłocznie zgłasza organowi ds. bezpieczeństwa Komisji każde naruszenie bezpieczeństwa występujące wewnątrz strefy bezpieczeństwa lub w związku ze strefą bezpieczeństwa w celu ustalenia odpowiednich dalszych działań;

j) poszczególne biura, pomieszczenia i sejfy w strefie bezpieczeństwa muszą pozostawać zamknięte zawsze, gdy są pozostawione bez dozoru;

k) pracownicy muszą unikać omawiania informacji niejawnych na korytarzach lub w innych wspólnych przestrzeniach strefy bezpieczeństwa, gdy w pobliżu znajdują się nieupoważnione osoby.

Artykuł  13

Klucze i kody bezpieczeństwa

1. Lokalny pełnomocnik ochrony ponosi ogólną odpowiedzialność za zapewnienie prawidłowego wykorzystania i przechowywania kluczy i kodów stosowanych w strefach bezpieczeństwa lub na potrzeby uzyskania dostępu do stref bezpieczeństwa. Klucze i kody przechowuje się w zabezpieczonej szafie i podlegają one ochronie co najmniej na poziomie ochrony materiału, do którego zapewniają dostęp.

2. Lokalny pełnomocnik ochrony prowadzi rejestr zabezpieczonych szaf i wzmocnionych pomieszczeń wraz z aktualnym wykazem wszystkich pracowników upoważnionych do dostępu do nich bez eskorty.

3. Lokalny pełnomocnik ochrony prowadzi rejestr kluczy do zabezpieczonych szaf i wzmocnionych pomieszczeń wraz z wykazem pracowników, którym klucze te przydzielono. W przypadku każdego wydanego klucza przechowuje się potwierdzenie obejmujące dane identyfikacyjne klucza, odbiorcę, datę i godzinę.

4. Klucze i kody wydaje się wyłącznie na zasadzie ograniczonego dostępu pracownikom, którzy posiadają odpowiednie upoważnienia do dostępu do EUCI. Lokalny pełnomocnik ochrony odzyskuje każdy klucz, gdy warunki te przestają być spełnione.

5. Lokalny pełnomocnik ochrony przechowuje zapasowe klucze i pisemny rejestr kodów w osobnych, zamkniętych, nieprzezroczystych, podpisanych i opatrzonych datą kopertach zapewnionych przez pracownika odpowiedzialnego za klucze. Koperty te przechowuje się w zabezpieczonej szafie o stopniu ochrony określanym dla najwyższego poziomu klauzuli tajności materiałów przechowywanych w odpowiedniej szafie lub odpowiednim wzmocnionym pomieszczeniu.

6. Jeżeli w momencie zmiany kodu lub rotacji kluczy, na kopercie widoczne są ślady ingerencji lub uszkodzenia, lokalny pełnomocnik ochrony uznaje ten fakt za incydent związany z bezpieczeństwem i niezwłocznie powiadania organ ds. bezpieczeństwa Komisji.

7. Zmiany kodów do zabezpieczonych szaf w strefie bezpieczeństwa przeprowadza się pod nadzorem lokalnego pełnomocnika ochrony. Reset kodów następuje co 12 miesięcy oraz zawsze wówczas, gdy:

a) zostaje dostarczona nowa szafa lub zamontowany nowy zamek (zmiany wymagają zwłaszcza kody domyślne);

b) mogło dojść lub faktycznie doszło do narażenia bezpieczeństwa na szwank;

c) osoba posiadająca kod nie potrzebuje już dostępu.

8. Lokalny pełnomocnik ochrony rejestruje daty zmian kodów, o których mowa w ust. 7.

Artykuł  14

Plany ewakuacji i niszczenia EUCI w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Lokalny pełnomocnik ochrony pomaga kierownikowi departamentu w ustanowieniu planów ewakuacji i niszczenia EUCI w sytuacjach nadzwyczajnych na podstawie wytycznych zapewnionych przez HR.DS.

2. Lokalny pełnomocnik ochrony zapewnia, aby każdy sprzęt potrzebny do realizacji planów przewidzianych w ust. 1 był łatwo dostępny i utrzymywany w dobrym stanie technicznym.

3. Lokalny pełnomocnik ochrony dokonuje, wraz z urzędnikami wskazanymi w planach przewidzianych w ust. 1, przeglądu stanu gotowości tych planów co najmniej co 12 miesięcy i podejmuje wszelkie działania konieczne do ich aktualizacji.

Artykuł  15

Upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa

1. Lokalny pełnomocnik ochrony prowadzi rejestr wszystkich stanowisk w danym departamencie, które wymagają upoważnienia Komisji w zakresie bezpieczeństwa, oraz pracowników zajmujących te stanowiska. Wymóg posiadania upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa należy określić w ogłoszeniu o naborze w trakcie procesu rekrutacji i należy o nim poinformować kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

2. Lokalny pełnomocnik ochrony nadzoruje wszystkie wnioski o upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa do dostępu do EUCI. Lokalny pełnomocnik ochrony pełni rolę punktu kontaktowego w danym departamencie i kontaktuje się z organem ds. bezpieczeństwa Komisji w sprawie upoważnień w zakresie bezpieczeństwa.

3. Lokalny pełnomocnik ochrony wszczyna procedurę wydawania upoważnień w zakresie bezpieczeństwa danemu pracownikowi i dopilnowuje, aby taki pracownik szybko przekazał kwestionariusz krajowego poświadczenia bezpieczeństwa organowi ds. bezpieczeństwa Komisji.

4. Lokalny pełnomocnik ochrony zapewnia, aby odpowiednio sprawdzeni pracownicy w danym departamencie postępowali zgodnie z obowiązkowymi instrukcjami w zakresie EUCI w celu uzyskania upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa.

5. Lokalny pełnomocnik ochrony regularnie kontaktuje się z Wydziałem ds. Zasobów Kadrowych w danym departamencie w celu uzyskania informacji na temat wszystkich zmian na stanowiskach wymagających upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa i niezwłocznie informuje o takich zmianach organ ds. bezpieczeństwa Komisji.

6. Lokalny pełnomocnik ochrony informuje organ ds. bezpieczeństwa Komisji o przybyciu nowego pracownika posiadającego ważne poświadczenie bezpieczeństwa, który to pracownik ma objąć stanowisko wymagające posiadania upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa.

7. Lokalny pełnomocnik ochrony zapewnia, aby pracownicy danego departamentu przeszli procedurę przedłużenia ważności poświadczenia bezpieczeństwa w wymaganym terminie. Każdy pracownik, który odmawia udziału w tej procedurze, jest zobowiązany do przejścia na stanowisko niewymagające posiadania upoważnienia w zakresie bezpieczeństwa.

Artykuł  16

Kancelaria tajna UE

1. Jeżeli dany departament prowadzi kancelarię tajną UE, lokalny pełnomocnik ochrony nadzoruje działania urzędników kontroli kancelarii w zakresie korzystania z EUCI i zgodności z przepisami bezpieczeństwa dotyczącymi ochrony EUCI.

2. Co najmniej raz na 12 miesięcy oraz w chwili zmiany urzędnika kontroli kancelarii lub jego zastępcy lokalny pełnomocnik ochrony przeprowadza następujące kontrole:

a) kontrolę próby dokumentów przechowywanych w kancelarii tajnej UE w celu potwierdzenia ich statusu oraz prawidłowości rejestru dokumentów niejawnych;

b) kontrolę próby wszystkich potwierdzeń i specyfikacji przekazania w przypadku dystrybucji EUCI do kancelarii tajnej UE lub z kancelarii tajnej UE;

c) kontrolę próby wszystkich protokołów zniszczenia.

3. Co najmniej raz w miesiącu lokalny pełnomocnik ochrony przeprowadza na miejscu kontrole rejestru dokumentów niejawnych i nowo otrzymanych dokumentów niejawnych w celu zapewnienia prawidłowej rejestracji dokumentów.

4. Wszystkie kontrole dokumentuje się w logu w rejestrze dokumentów niejawnych.

Artykuł  17

Pozostałe obowiązki związane z bezpieczeństwem

Pozostałe obowiązki związane z bezpieczeństwem lokalnego pełnomocnika ochrony są określane w instrukcji bezpieczeństwa obejmującej w szczególności fizyczne bezpieczeństwo osób, obiektów i innych aktywów oraz informacji.