Decyzja 2022/2505 w sprawie stanowiska, jakie ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ustanowionego Umową między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia regulaminu Wspólnego Komitetu

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2022.325.87

Akt nienormatywny

Wersja od: 20 grudnia 2022 r.

DECYZJA RADY (UE) 2022/2505

z dnia 8 grudnia 2022 r.

w sprawie stanowiska, jakie ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ustanowionego Umową między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia regulaminu Wspólnego Komitetu

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 207 ust. 4 akapit pierwszy w związku z art. 218 ust. 9,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Umowa między Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony, ("umowa") została zawarta w drodze decyzi Rady 97/126/WE ¹  i weszła w życie 1 stycznia 1997 r.

(2) W art. 31 ust. 1 umowy ustanawia się Wspólny Komitet, którego zadaniem jest między innymi zapewnienie właściwego wykonania umowy.

(3) Art. 31 ust. 3 umowy stanowi, że Wspólny Komitet ma uchwalać swój regulamin.

(4) Należy ustalić stanowisko, jakie ma być zajęte w imieniu Unii w ramach Wspólnego Komitetu w odniesieniu do uchwalenia jego regulaminu, gdyż regulamin ten będzie wiążący dla Unii,

(5) Stanowisko Unii w ramach Wspólnego Komitetu powinno zatem być oparte na załączonym projekcie decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Stanowisko, jakie ma zostać zajęte w imieniu Unii w ramach Wspólnego Komitetu ustanowionego Umową między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony, w odniesieniu do uchwalenia jego regulaminu, polega na poparciu przyjęcia projektu decyzji Wspólnego Komitetu, dołączonego do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 8 grudnia 2022 r.

PROJEKT

DECYZJA Nr .../2023 WSPÓLNEGO KOMITETU WE-WYSPY OWCZE

z dnia

w sprawie uchwalenia jego regulaminu

WSPÓLNY KOMITET WE-WYSP OWCZE,

uwzględniając Umowę między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony ² , w szczególności jej art. 31 ust. 3,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 31 ust. 1 Umowy między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony ("umowa"), ustanowiono Wspólny Komitet, którego zadniem między innymi zapewnienie właściwego wykonania umowy.

(2) Art. 31 ust. 3 umowy stanowi, że Wspólny Komitet ma uchwalić swój regulamin.

(3) Należy zatem przyjąć regulamin, jak określono w załączniku do niniejszej decyzji w celu uregulowania funkcjonowania Wspólnego Komitetu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Niniejszym przyjmuje się regulamin Wspólnego Komitetu określony w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w

W imieniu Wspólnego Komitetu

Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK

Regulamin Wspólnego Komitetu WE-Wyspy Owcze ustanowiony na podstawie art. 31 ust. 1 Umowy między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony

Artykuł  1

Rola i nazwa Wspólnego Komitetu

1. Komitet ustanowiony na podstawie art. 31 ust. 1 umowy między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych, z drugiej strony, (zwanej dalej "umową") jest odpowiedzialny za wszystkie sprawy, o których mowa w art. 31 umowy.

2. Komitet, o którym mowa w ust. 1, jest określany w dokumentach komitetu, w tym w decyzjach i zaleceniach, jako Wspólny Komitet WE-Wyspy Owcze (dalej zwany "Wspólnym Komitetem").

Artykuł  2

Skład i przewodniczący

1. Zgodnie z art. 32 umowy Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli Unii Europejskiej i Rządu Wysp Owczych, będących urzędnikami wyższego szczebla, lub z osób przez nich wyznaczonych.

2. Każda ze stron na przemian przewodniczy Wspólnemu Komitetowi. Strona, która przewodniczy Komitetowi, jest reprezentowana przez urzędnika wyższego szczebla, który pełni funkcję przewodniczącego Wspólnego Komitetu. Uznaje się, że przewodniczący posiada upoważnienie do reprezentowania strony, która sprawuje przewodnictwo, do dnia, w którym strona ta powiadomi drugą stronę o nowym przewodniczącym.

3. W zastosowaniu ust. 2 przewodnictwo zostaje przekazane przez jedną stronę drugiej stronie na początku każdego roku kalendarzowego i trwa jeden rok. Pierwsza runda przewodnictwa rozpoczyna się w dniu przyjęcia niniejszego regulaminu i kończy się 31 grudnia tego samego roku.

4. Strony zapewniają, aby strona, która przewodniczy Wspólnemu Komitetowi, była również stroną, która organizuje doroczne posiedzenie Wspólnego Komitetu zgodnie z art. 4 ust. 1 i ust. 2 niniejszego regulaminu w roku przewodnictwa.

Artykuł  3

Sekretariat

1. Urzędnik Komisji Europejskiej i urzędnik z Wysp Owczych pełnią wspólnie funkcję sekretarza Wspólnego Komitetu.

2. Każda ze stron powiadamia drugą stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika pełniącego w imieniu tej strony funkcję członka sekretariatu Wspólnego Komitetu. Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje członkiem sekretariatu jako przedstawiciel danej strony do dnia, w którym strona ta powiadomi drugą stronę o nowym członku.

Artykuł  4

Posiedzenia

1. Wspólny Komitet zbiera się raz w roku w celu dokonania przeglądu ogólnego funkcjonowania umowy, chyba że przewodniczący i przedstawiciel drugiej strony Wspólnego Komitetu postanowią inaczej. Wspólny Komitet zbiera się ponadto, gdy wymagają tego szczególne okoliczności, lub w pilnych przypadkach na wniosek jednej ze stron.

2. Posiedzenia odbywają się w uzgodnionym terminie na przemian w Brukseli i w Tórshavn, chyba że przewodniczący i przedstawiciel drugiej strony Wspólnego Komitetu postanowią inaczej.

3. Posiedzenia zwołuje przewodniczący.

4. Posiedzenie może odbyć się osobiście lub za pośrednictwem wideokonferencji albo w inny sposób.

Artykuł  5

Delegacje

Z rozsądnym wyprzedzeniem przed rozpoczęciem posiedzenia urzędnik pełniący funkcję sekretarza Wspólnego Komitetu dla każdej ze stron informuje urzędnika pełniącego funkcję sekretarza drugiej strony o planowanym składzie delegacji odpowiednio Unii Europejskiej i Wysp Owczych. Na liście figuruje nazwisko i stanowisko każdego członka delegacji.

Artykuł  6

Porządek obrad

1. Co najmniej 14 dni przed posiedzeniem sekretarz Wspólnego Komitetu sporządza wstępny porządek posiedzenia na podstawie wniosku złożonego przez stronę, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, oraz wyznacza termin na przedstawienie uwag przez drugą stronę.

2. Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą zostać umieszczone w porządku obrad w drodze konsensusu.

Artykuł  7

Zaproszenie ekspertów

Strony Wspólnego Komitetu mogą, za obopólną zgodą, zaprosić ekspertów (tj. osoby spoza administracji rządowej) do udziału w posiedzeniach Wspólnego Komitetu w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy i tylko na te części posiedzenia, na których tematy te są omawiane.

Artykuł  8

Protokół

1. Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządza urzędnik pełniący funkcję członka sekretariatu w imieniu strony, która jest gospodarzem posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że przewodniczący oraz przedstawiciel drugiej strony we Wspólnym Komitecie zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag członkowi sekretariatu reprezentującemu drugą stronę.

2. W przypadku gdy niniejszy regulamin ma zastosowanie do posiedzeń podkomitetów, protokół posiedzenia podkomitetu udostępnia się na wszelkie późniejsze posiedzenia Wspólnego Komitetu.

3. W protokole co do zasady podsumowuje się każdy punkt porządku obrad, w razie potrzeby uwzględniając:

a) wszelkie dokumenty przedłożone Wspólnemu Komitetowi;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie do protokołu posiedzenia wystąpili przedstawiciele stron we Wspólnym Komitecie; oraz

c) przyjęte decyzje, wydane zalecenia, uzgodnione oświadczenia i przyjęte wnioski dotyczące poszczególnych punktów porządku obrad.

4. Protokół zawiera wykaz wszystkich decyzji Wspólnego Komitetu podjętych w drodze procedury pisemnej na podstawie art. 9 ust. 2 od ostatniego posiedzenia Wspólnego Komitetu.

5. Załącznik do protokołu zawiera również wykaz nazwisk, stanowisk i funkcji wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Wspólnego Komitetu.

6. Sekretarz dostosowuje projekt protokołu na podstawie otrzymanych uwag, a projekt protokołu ze zmianami zatwierdzany jest przez strony w terminie 30 dni od dnia posiedzenia lub w innym terminie uzgodnionym przez strony. Po zatwierdzeniu sekretariat sporządza dwa oryginały protokołów, a każda ze stron otrzymuje jeden oryginał protokołu.

Artykuł  9

Decyzje i zalecenia

1. Wspólny Komitet może przyjmować decyzje i zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których umowa tak stanowi. Wspólny Komitet podejmuje decyzje i przyjmuje zalecenia w drodze konsensusu, jak przewidziano w art. 31 ust. 1 i art. 32 ust. 2 umowy.

2. W okresie między posiedzeniami Wspólny Komitet może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej.

3. Tekst projektu decyzji lub zalecenia jest przedstawiany na piśmie przez członka sekretariatu reprezentującego stronę, która występuje z wnioskiem, członkowi sekretariatu reprezentującemu drugą stronę w języku roboczym Wspólnego Komitetu. Druga strona ma miesiąc, lub inny dłuższy okres wskazany przez stronę występującą z wnioskiem, na zatwierdzenie projektu decyzji lub zalecenia. Jeżeli druga strona nie wyrazi swojej zgody, projekt decyzji lub zalecenia jest poddawany dyskusji i może zostać przyjęty na następnym posiedzeniu Wspólnego Komitetu. Projekt decyzji lub zalecenia uznaje się za przyjęty, gdy druga strona wyrazi zgodę, i zostaje on zapisany w protokole kolejnego posiedzenia Wspólnego Komitetu, zgodnie z art. 8 ust. 3.

4. W przypadku gdy Wspólny Komitet jest upoważniony na mocy umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie noszą odpowiednio nazwy "decyzja" lub "zalecenie". Sekretariat Wspólnego Komitetu nadaje każdej decyzji lub zaleceniu kolejną sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz opis przedmiotu. W każdej decyzji i każdym zaleceniu określa się datę wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjmowane przez Wspólny Komitet są sporządzane w dwóch egzemplarzach poświadczonych przez strony i przekazywane po jednym egzemplarzu każdej ze stron.

Artykuł  10

Przejrzystość

1. Strony mogą uzgodnić zwołanie posiedzenia jawnego.

2. Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnego Komitetu w swoim dzienniku urzędowym lub w internecie.

3. Wszystkie dokumenty przedłożone przez stronę powinny być traktowane jako poufne, chyba że przewodniczący i przedstawiciel drugiej strony we Wspólnym Komitecie postanowią inaczej.

4. Wstępne porządki obrad posiedzeń są podawane do publicznej wiadomości przed posiedzeniem Wspólnego Komitetu. Protokoły posiedzeń podaje się do wiadomości publicznej po ich zatwierdzeniu zgodnie z art. 8.

5. Publikowanie dokumentów, o których mowa w ust. 2-4, odbywa się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami każdej ze stron w zakresie ochrony danych.

Artykuł  11

Języki

1. Językiem roboczym Wspólnego Komitetu jest język angielski.

2. Wspólny Komitet przyjmuje decyzje dotyczące zmiany lub interpretacji umowy w językach, w których tekst umowy jest autentyczny. Wszystkie pozostałe decyzje Wspólnego Komitetu, w tym ta, na podstawie której przyjęty zostaje niniejszy regulamin, są przyjmowane w języku roboczym, o którym mowa w ust. 1.

3. Każda ze stron jest odpowiedzialna za tłumaczenie decyzji i innych dokumentów na swoje własne języki urzędowe, jeżeli jest to wymagane na podstawie niniejszego artykułu, i ponosi wydatki związane z takimi tłumaczeniami.

Artykuł  12

Koszty

1. Każda ze stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnego Komitetu, w szczególności jeśli chodzi o koszty personelu, koszty podróży i diety, a także koszty wideo- i telekonferencji oraz opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi strona, która pełni funkcję gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym z języków roboczych oraz na języki robocze Wspólnego Komitetu podczas posiedzeń ponosi strona pełniąca funkcję gospodarza posiedzenia.

Artykuł  13

Grupy robocze

1. W celu skutecznego wykonywania zadań Wspólny Komitet może tworzyć podlegające mu grupy robocze, które są odpowiedzialne za określone kwestie związane z umową. W tym celu Wspólny Komitet określa skład i zadania takich grup roboczych.

2. Zgodnie z art. 33 ust. 3 umowy Wspólny Komitet nadzoruje prace wszystkich grup roboczych ustanowionych na mocy umowy.

3. Wspólny Komitet zostaje poinformowany na piśmie o punktach kontaktowych wyznaczonych przez grupy robocze w trybie określonym w umowie. Wszelką istotną korespondencję, komunikację i odnośne dokumenty, które są przesyłane między punktami kontaktowymi każdej grupy roboczej i dotyczą wykonania umowy, przekazuje się równocześnie sekretariatowi Wspólnego Komitetu.

4. Grupy robocze składają Wspólnemu Komitetowi sprawozdania na temat wyników i wniosków z każdego ze swoich posiedzeń.

5. Niniejszy regulamin stosuje się odpowiednio do grup roboczych ustanowionych na mocy umowy.

Artykuł  14

Zmiany w regulaminie

Niniejszy regulamin może zostać zmieniony na piśmie decyzją Wspólnego Komitetu zgodnie z art. 9.

¹ Decyzja Rady 97/126/WE z dnia 6 grudnia 1996 r. dotycząca zawarcia umowy między Wspólnotą Europejską z jednej strony a Rządem Danii i Rządem Lokalnym Wysp Owczych z drugiej strony (Dz.U. L 53 z 22.2.1997, s. 1).

² Dz.U. L 53 z 22.2.1997, s. 2.