Zmiana uchwały w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2022.3.15

Akt nieoceniany

Wersja od: 15 marca 2022 r.

UCHWAŁA Nr 9/2022

PREZYDIUM POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 15 marca 2022 r.

zmieniająca uchwałę w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2020 r.poz.1796) uchwala się, co następuje:

§ 1. W Regulaminie działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, stanowiącym załącznik do uchwały Nr 54/2015 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 22 września 2015 r. w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, zmienionej uchwałą Nr 1/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 19 stycznia 2016 r., uchwałą Nr 53/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 września 2016 r., uchwałą Nr 2/2017 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 24 stycznia 2017 r., uchwałą Nr 58/2019 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 17 września 2019 r. oraz uchwałą Nr 39/2020 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 22 września 2020 r., zwanym dalej "Regulaminem", wprowadza się następujące zmiany:

1) § 8 otrzymuje brzmienie:

"§ 8. W skład Kancelarii Polskiej Akademii Nauk wchodzą następujące komórki:

1) Gabinet Prezesa;

2) Biuro Finansów i Budżetu;

3) Biuro Organizacyjno-Majątkowe;

4) Biuro Upowszechniania i Promocji Nauki;

4a) Biuro Komunikacji

5) Biuro Współpracy z Zagranicą;

5a) Biuro do spraw Doskonałości Naukowej;

6) Zespół Spraw Pracowniczych;

6a) Zespół Zamówień Publicznych;

7) Zespół Gospodarczy;

8) Zespół Teleinformatyki;

9) Zespół Audytu Wewnętrznego;

10) Wieloosobowe stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Niejawnych;

11) Samodzielne Stanowisko do spraw Antykorupcyjnych;

12) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli Wewnętrznej;

13) Samodzielne Stanowisko do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy;

14) Zespół Prawny.";

2) w § 9 po pkt 18 dodaje się pkt 19 i 20 w brzmieniu:

"19) przygotowanie rocznego sprawozdania z działalności Akademii we współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii i jednostkami organizacyjnymi Akademii;

20) nadzór i aktualizacja informacyjnej bazy danych o członkach korporacji uczonych.";

3) § 12 otrzymuje brzmienie:

"§ 12. Do zakresu działania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki należy w szczególności:

1) tworzenie, realizacja i koordynacja, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami Kancelarii Akademii, programu przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie w kraju i za granicą wiedzy o osiągnięciach nauki w Polsce, a w szczególności o działalności badawczej Akademii i jej rezultatach;

2) prowadzenie spraw związanych z finansowaniem zadań z zakresu upowszechniania i promocji działalności naukowej zgodnie z odrębnymi wewnętrznymi regulacjami, w tym opracowanie projektów procedur dotyczących trybu wnioskowania o środki z zakresu działalności upowszechniania i promocji działalności naukowej oraz sporządzania raportów, bieżące monitorowanie realizacji wydatków;

3) bieżąca współpraca w zakresie upowszechniania i promocji działalności naukowej ze strukturami korporacyjnymi Akademii, z jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej oraz komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii;

4) obsługa administracyjna Komisji ds. upowszechniania i promocji działalności naukowej;

5) prowadzenie spraw związanych z działalnością wydawniczą Akademii;

6) koordynacja prac redakcyjnych oraz redakcja merytoryczna, publikowanie i rozpowszechnianie publikacji zwartych, periodycznych, wydawnictw informacyjnych oraz materiałów promocyjnych, w zakresie działania Biura;

7) opracowanie i przygotowanie materiałów promocyjnych;

8) wsparcie organizacyjne wydarzeń naukowych i promujących Akademię;

9) prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z informatyzacją czasopism naukowych Akademii (platforma elektroniczna czasopism);

10) prowadzenie baz danych w zakresie zadań informacyjnoanalitycznych;

11) organizacja wykładów popularnonaukowych;

12) prowadzenie spraw związanych z formułowaniem celów i mierników obszarze budżetu zadaniowego określonego dla części 67 PAN oraz monitorowania i sprawozdawczości w zakresie wykonania mierników;

13) przygotowanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

14) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

15) prowadzenie procedury związanej z przyznawaniem Statuetki Akademii;

16) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, w tym nadzór organizacyjny i koordynacja prac redaktorów.";

4) po § 12 dodaje się § 12a w brzmieniu:

"§ 12. a

Do zakresu działania Biura Komunikacji należy w szczególności:

1) budowanie dobrego wizerunku Polskiej Akademii Nauk i kierownictwa Akademii w mediach oraz kształtowanie polityki informacyjnej Akademii;

2) reprezentowanie Polskiej Akademii Nauk i kierownictwa Akademii w środkach masowego przekazu;

3) przedstawianie opinii publicznej za pośrednictwem mediów, w tym mediów społecznościowych, oficjalnego stanowiska Akademii;

4) informowanie mediów o bieżącej działalności Akademii, udzielanie odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, budowanie dobrych relacji z przedstawicielami mediów, tworzenie informacji prasowych;

5) dbanie o spójność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Akademii, w tym opiniowanie działań podejmowanych przez jednostki Kancelarii Akademii w zakresie wpływu podejmowanych przez nie inicjatyw na wizerunek Akademii;

6) wsparcie komunikacji jednostek Akademii w zakresie ich aktywności naukowej i upowszechniającej naukę w ramach dostępnych narzędzi;

7) dbanie o relacje z szeroko rozumianym środowiskiem naukowym w Polsce oraz korporacją uczonych Akademii;

8) pośredniczenie w kontaktach dziennikarzy z naukowcami Akademii, organizacja konferencji prasowych i obsługa prasowa wydarzeń;

9) prowadzenie i rozwój serwisu internetowego Akademii;

10) nadzór merytoryczny nad treściami publikowanymi na stronach internetowych Akademii;

11) prowadzenie oficjalnych kont i profili Akademii w mediach społecznościowych;

12) tworzenie biuletynu informacyjnego (newsletteru) Akademii;

13) monitoring mediów, w tym mediów społecznościowych;

14) zarządzanie komunikacją Akademii w sytuacjach kryzysowych;

15) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem znaku Akademii;

16) koordynacja patronatów medialnych i patronatów Akademii.";

5) § 18 otrzymuje brzmienie:

"§ 18. Do zakresu działania Wieloosobowego stanowiska ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:

1) opracowywanie i realizacja Planu Operacyjnego funkcjonowania Kancelarii Akademii;

2) przygotowanie i wdrażanie dokumentów związanych z działaniem obrony cywilnej w Kancelarii Akademii oraz w innych jednostkach organizacyjnych Akademii;

3) koordynowanie spraw związanych z ochroną zabytków w okresie zagrożeń, kryzysu, wojny będących w ewidencji jednostek organizacyjnych Akademii;

4) opracowywanie dokumentacji i utrzymywanie w ciągłej gotowości systemu stałego dyżuru w Akademii jako elementu gotowości obronnej państwa;

5) realizacja zadań ochrony przeciwpożarowej w Kancelarii Akademii i jednostkach organizacyjnych Akademii;

6) organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie zadań Zespołu;

7) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

8) przeprowadzanie kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów w tym zakresie;

9) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;

10) okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych;

11) przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających, na polecenie Prezesa Akademii;

12) opracowywanie stosownych dokumentów związanych z planem ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jej realizacji;

13) opracowywanie dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz nadzorowanie jej realizacji;

14) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszeń przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

15) prowadzenie Kancelarii Dokumentów Niejawnych;

16) współpraca z ABW w zakresie ochrony informacji niejawnych.";

§ 2. Schemat struktury organizacyjnej Kancelarii Polskiej Akademii Nauk otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszej uchwały.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

"Przewidziane zmiany w Regulaminie działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii są spowodowane koniecznością bezpośredniego podporządkowania kierownictwu Akademii komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za kształtowanie wizerunku i relacji z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Dotychczasowa duża liczba zadań w gestii Biura Upowszechniania i Promocji Nauki oraz usytuowanie w nim Zespołu Rzecznika Prasowego spowodowały, iż nastąpiło obniżenie wskaźników obrazujących zainteresowanie i docieranie z przekazem do opinii publicznej, ale także do środowiska wewnętrznego Akademii.

Proponowane rozwiązanie spowoduje rozdzielenie zadań i odpowiedzialności za sprawy Public Relations (PR) od zadań z zakresu upowszechniania nauki. Równocześnie przeniesiono także odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania z działalności Akademii oraz obsługę portalu informacyjnego o członkach korporacji uczonych.

Zmiana regulaminu przewiduje również utworzenie w miejsce Zespołu ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Niejawnych, co spowoduje bezpośrednie podporządkowanie Kanclerzowi wszystkich specjalistów zatrudnionych w tej komórce organizacyjnej."