Zasady realizacji polityki informacyjnej Polskiej Akademii Nauk.
PAN.2022.9.26
Akt nieocenianyDECYZJA Nr 45/2022
PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 26 września 2022 r.
w sprawie zasad realizacji polityki informacyjnej Polskiej Akademii Nauk
2. Polityka informacyjna określa sposób prowadzenia komunikacji mający służyć budowaniu pozytywnego wizerunku PAN.
3. Stosowanie zasad polityki informacyjnej dotyczy Kancelarii PAN, pomocniczych jednostek naukowych oraz innych jednostek organizacyjnych PAN (dalej: jednostki organizacyjne PAN).
4. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.
ZAŁĄCZNIK Nr 1
1. Polityka informacyjna PAN określa zasady komunikowania w relacjach z mediami oraz ośrodkami opinii publicznej.
2. Celem polityki informacyjnej jest określenie standardów efektywnego komunikowania pozwalających realizować misję PAN, która polega na służeniu rozwojowi, promocji, integracji i upowszechnianiu nauki oraz przyczynianiu się do rozwoju edukacji i wzbogacania kultury narodowej.
3. PAN prowadzi przejrzystą i otwartą komunikację, a działania związane z informowaniem opinii publicznej o sprawach Akademii wykorzystują dostępne narzędzia i kanały komunikacji.
II Kompetencje w zakresie realizacji polityki informacyjnej
1. W celu sprawnej realizacji polityki informacyjnej w PAN funkcjonuje Biuro Komunikacji.
2. Za koordynowanie współpracy i reprezentowanie PAN w kontaktach z mediami odpowiadają rzecznik prasowy oraz pracownicy Biura Komunikacji.
3. Prawo do wypowiadania się w imieniu PAN w sprawach dotyczących Akademii jako instytucji mają prezes i wiceprezesi PAN, kanclerz PAN, rzecznik prasowy lub inna osoba wskazana przez prezesa lub rzecznika prasowego.
4. Zapytania medialne dotyczące badań i osiągnieć naukowych kierowane są do odpowiednich jednostek naukowych PAN (instytutów PAN), których dana tematyka dotyczy. Odpowiedzi udzielają jednostki lub pracownicy Biura Komunikacji, po otrzymaniu informacji od jednostki.
5. W przypadku zapytań medialnych dot. jednostek organizacyjnych PAN rzecznik prasowy zwraca się do właściwej jednostki organizacyjnej PAN, która ma obowiązek udzielenia informacji w zakresie swoich kompetencji.
6. Rzecznik prasowy udziela wsparcia komunikacyjnego jednostce naukowej i jednostce organizacyjnej PAN w zakresie współpracy z mediami.
7. Jednostki organizacyjne PAN udostępniają rzecznikowi prasowemu informacje, opracowania istotne dla prowadzenia polityki informacyjnej, które dotyczą ich działalności.
8. Rzecznik prasowy odpowiada za strategię zarządzania sytuacjami kryzysowymi powstałymi w wyniki publikacji treści zagrażającym dobremu wizerunkowi PAN. W zależności od rodzaju i etapu kryzysu rzecznik prasowy analizuje sytuację, a następnie podejmuje decyzje o sposobie reakcji. W zależności od złożoności problemu, decyzje podejmowane są samodzielnie lub podczas konsultacji z kierownictwem PAN.
III Realizacja polityki informacyjnej
1. Rzecznik prasowy odpowiada za kształtowanie i realizację polityki informacyjnej poprzez określanie kierunków i priorytetów komunikacji oraz sprawowanie nadzoru merytorycznego nad komunikatami przekazywanymi do opinii publicznej.
2. Działalność informacyjna PAN realizowana jest w szczególności poprzez:
1) Prowadzenie strony internetowej pan.pl.
2) Prowadzenie oficjalnych kont i profili PAN w mediach społecznościowych (facebook.com/PolskaAkademiaNauk, instagram.com/polska.akademia.nauk, twitter.com/pan_akademia, youtube.com/c/PolskaAkademiaNauk, pl.linkedin.com/company/polskaakademianauk)
3) Przygotowanie i wysyłanie informacji prasowych oraz biuletynu informacyjnego (newslettera).
4) Organizowanie konferencji i spotkań prasowych.
5) Prezentowanie publicznych wystąpień i stanowisk PAN.
6) Koordynowanie udzielania wywiadów, przekazywanie wyjaśnień, komentarzy i odpowiedzi na zapytania medialne.
7) Współpracę z jednostkami organizacyjnymi PAN oraz podmiotami zewnętrznymi w zakresie przygotowania treści i formy materiałów prasowych.
8) Wsparcie w organizowaniu konferencji i seminariów tematycznych.
3. Patronat PAN przyznawany jest projektom posiadającym wysoką jakość naukową, edukacyjną i popularyzującą naukę. Warunki udzielania patronatu opisane są na stronie internetowej pan.pl.
4. Zasady związane ze stosowaniem identyfikacji wizualnej PAN opisane są w księdze znaku dostępnej na stronie internetowej pan.pl.
5. Zamieszczaniem informacji na stronie internetowej pan.pl oraz na oficjalnych kontach i profilach w mediach społecznościowych PAN zajmuje się Biuro Komunikacji.
6. Odpowiedzialnymi za współtworzenie, przesyłanie i aktualizację treści na stronę internetową pan.pl są poszczególne komórki organizacyjne Kancelarii (w zakresie swoich właściwości). Informacje dotyczące korporacji uczonych przekazuje dyrektor Gabinetu Prezesa. Biuro Komunikacji ma wpływ na ostateczny kształt publikowanych informacji.
7. PAN prowadzi działania mające na celu zapewnianie dostępności cyfrowej strony internetowej PAN oraz plików i multimediów wytworzonych przez PAN. Treści zamieszczane na stronie internetowej pan.pl muszą spełniać zasady dostępności cyfrowej. Szczegóły dotyczące dostępności cyfrowej publikowane są na stronie internetowej pan.pl.
8. Na stronie internetowej pan.pl zamieszczane są linki przekierowujące do stron internetowych jednostek funkcjonujących w domenie pan.pl. Jednostki te samodzielnie publikują treści dotyczące ich działalności zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej i prostego języka. Biuro Komunikacji udziela wsparcia merytorycznego, a Zespół Teleinformatyki zapewnia obsługę techniczną serwerów stron internetowych, które korzystają z infrastruktury Kancelarii PAN.
9. Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w zakresie zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem czy naruszeniem integralności strony internetowej pan.pl realizowane jest zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji PAN.
10. PAN jako podmiot realizujący zadania publiczne prowadzi biuletyn informacji publicznej (BIP). Na stronie bip.pan.pl publikowane są informacje wymagane przez polskie prawo, które służą powszechnemu i bezpłatnemu dostępowi do informacji publicznej. Jeśli danej treści nie zamieszczono w BIP Polskiej Akademii Nauk udostępniana jest na wniosek obywatela.