Zakaz wydawania oryginału aktu notarialnego.
Notar.2003.8.9
Akt nieocenianyUCHWAŁA Nr 46
Krajowej Rady Notarialnej
z dnia 9 sierpnia 2003 roku
w sprawie zakazu wydawania oryginału aktu notarialnego
UZASADNIENIE
Pismem z dnia 26 czerwca 2003 r. L.dz.kor. 444/03 Rada Izby Notarialnej we Wrocławiu zwróciła się do Krajowej Rady Notarialnej o wyjaśnienie, "czy w świetle art. 95 Prawa o notariacie notariusz może (musi) na żądanie prokuratora lub sądu wydać z kancelarii notarialnej akt notarialny". Zagadnienie to nabrało szczególnie istotnego znaczenia w sytuacji faktycznej przedstawionej wraz z powyższym pytaniem.
Krajowa Rada Notarialna zważyła, co następuje:
Prawidłowe stosowanie przepisów chroniących tajemnicę notarialną oraz bezpieczeństwo dokumentów, ma znaczenie fundamentalne dla funkcjonowania notariatu oraz dla realizacji powierzonych notariuszom przez ustawodawcą zadań w zakresie bezpieczeństwa obrotu prawnego.
W przedstawionej sprawie wyraźnie odróżnić należy przepisy ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (Dz.U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369 i z 2003 r. Nr 49, poz. 408) chroniące tajemnicą notarialną od szczególnego uregulowania zawartego w art. 95 Prawa o notariacie, którego zasadniczy cel jest zupełnie inny. Zasady zachowania przez notariusza tajemnicy notarialnej oraz sytuacje, w których obowiązek zachowania tej tajemnicy ustaje, reguluje przepis art. 18 prawa o notariacie. Zgodnie z tym przepisem notariusz obowiązany jest zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne. W art. 18 § 3 Prawa o notariacie stwierdzono, że obowiązek zachowania tajemnicy ustaje, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem, chyba że ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości. Konsekwencją nakazu zachowania przez notariusza tajemnicy co do okoliczności wskazanych w art. 18 § 1 Prawa o notariacie jest zakaz ujawniania informacji objętych tajemnicą w jakikolwiek sposób, za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w art. 18 § 3 Prawa o notariacie (zeznania w charakterze świadka przed sądem).
Zakaz ujawniania wiadomości objętych tajemnicą obejmuje zatem wszelkie działania notariusza mogące naruszyć tę tajemnicę, a w szczególności obejmuje zakaz udzielania wszelkich informacji ustnych i pisemnych, okazywania dokumentów oraz wydawania z nich odpisów, wyciągów i kserokopii.
Ponieważ kodeks postępowania karnego (k.p.k.) w brzmieniu obowiązującym do dnia 30 czerwca 2003 r. nie przewidywał szczególnego trybu zwalniania notariusza od tajemnicy notarialnej, to bez wątpienia art. 18 Prawa o notariacie był przepisem szczególnym (lex specialis) w stosunku do przepisów k.p.k. W związku z tym prokurator nie mógł na podstawie art. 180 k.p.k. zwolnić notariusza od zachowania tajemnicy notarialnej i w konsekwencji nie mógł żądać ujawnienia przez notariusza okoliczności sprawy, o których notariusz powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne. Podkreślić należy, że brak uprawnień prokuratora do zwolnienia notariusza z obowiązku zachowania tajemnicy dotyczył nie tylko sytuacji gdy notariusz miał być przesłuchiwany jako świadek w postępowaniu przygotowawczym, ale także w sytuacji w której notariusz miałby ujawnić wiadomości objęte tajemnicą także w jakikolwiek inny sposób np. przez ujawnienie treści sporządzonego dokumentu.
Przepis art. 18 Prawa o notariacie w zakresie zachowania tajemnicy nie zawiera żadnych wyjątków i nie ogranicza swego zastosowania do sytuacji przesłuchania notariusza jako świadka na etapie postępowania przygotowawczego. Jedynie w zakresie ustania obowiązku tajemnicy przepis wskazuje, że następuje to w sytuacji, gdy notariusz składa zeznania przed sądem. Wyprowadzanie innych wniosków jest wobec jasności brzmienia przepisu oczywiście niedopuszczalne.
Taki stan rzeczy zmieniła nowelizacja kodeksu postępowania karnego, która weszła w życie z dniem 1 lipca 2003 r. W znowelizowanym art. 180 k.p.k. stwierdzono wprost, że osoby obowiązane (między innymi) do zachowania tajemnicy notarialnej mogą być przesłuchane co do faktów objętych tą tajemnicą tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu. W postępowaniu przygotowawczym w przedmiocie przesłuchania lub zezwolenia na przesłuchanie decyduje sąd, na posiedzeniu bez udziału stron, w terminie nie dłuższym niż siedem dni od daty doręczenia wniosku przez prokuratora. Na postanowienie sądu przysługuje zażalenie.
Znowelizowany przepis art. 180 k.p.k. wprowadza istotne zmiany w stosunku do poprzednio obowiązującego stanu prawnego. Przede wszystkim nadal ustawodawca wyraźnie podkreślił (tym razem także w kodeksie postępowania karnego) zakaz dla prokuratora zwolnienia notariusza od zachowania tajemnicy notarialnej, pozostawiając rozstrzygnięcia w tym zakresie w gestii sądu. Jednocześnie jednak wprowadzona została w ogóle możliwość wykorzystania w postępowaniu przygotowawczym informacji objętych tajemnicą notarialną zarówno poprzez przesłuchanie notariusza jako świadka, jak również wobec treści art. 226 k.p.k. poprzez ujawnienie informacji zawartych w dokumentach notarialnych. W tym zakresie, w stosunku do stanu poprzedniego, przepis art. 18 Prawa o notariacie stracił swoją bezwzględność, za wyjątkiem sytuacji wskazanych w § 3 tego artykułu, a szczególnie w drugiej części zdania pierwszego i w zdaniu drugim tego paragrafu.
Rozważania powyższe są o tyle ważne, że w konkretnej sprawie przedstawionej przez Radę Izby Notarialnej we Wrocławiu, postanowienie o uchyleniu tajemnicy notarialnej wydane zostało na etapie postępowania przygotowawczego, przez prokuratora - przed wskazaną wyżej nowelizacją kodeksu postępowania karnego. Stwarza to poważne wątpliwości, czy w obowiązującym przed wspomnianą nowelizacją kodeksu postępowania karnego stanie prawnym prokurator w ogóle uprawniony był do podejmowania tego rodzaju decyzji. W świetle przedstawionych wyżej wywodów nie wydaje się to możliwe.
Istotą jednak sprawy przedstawionej przez Radę Izby Notarialnej we Wrocławiu jest właściwe stosowanie przepisu art. 95 Prawa o notariacie.
O ile bowiem przepisy dotyczące możliwości zwolnienia notariuszy od obowiązku zachowania tajemnicy uległy dość istotnej zmianie, o tyle zmiany te pozostają bez wpływu na zakres obowiązywania przepisu art. 95 Prawa o notariacie. Przypomnieć należy, że zgodnie z tym przepisem oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Miejscem przechowywania oryginałów aktów notarialnych jest kancelaria notarialna, a w sytuacji wskazanej w art. 90 § 1 Prawa o notariacie także archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Podkreślić należy, że chociaż przepis art. 95 Prawa o notariacie pośrednio chroni także tajemnicą notarialną, to jednak ratio legis tego przepisu jest zapewnienie fizycznego bezpieczeństwa dokumentów urzędowych o szczególnym charakterze, jakimi są niewątpliwie oryginały aktów notarialnych. Przepis art. 95 Prawa o notariacie ma charakter wyjątkowy, gdyż chroni sporządzane w jednym egzemplarzu oryginały aktów notarialnych. Strony oraz uprawnione instytucje (np. sąd prowadzący księgi wieczyste) otrzymują wypisy, które zgodnie z art. 109 Prawa o notariacie mają moc oryginału. Akty notarialne dokumentują czynności, którym ustawodawca lub strony, postanowiły nadać szczególną formę, z uwagi na ich doniosłość i wagę. Utrata oryginału aktu notarialnego lub jego zniszczenie mogłyby w sposób poważny zachwiać bezpieczeństwem i stabilnością obrotu prawnego i w związku z tym Ustawodawca wprowadził tak rygorystyczny i bezwzględny przepis chroniący ten rodzaj dokumentów.
Żadna osoba i instytucja, w tym także prokurator oraz sąd nie mogą żądać od notariusza wydania poza lokal kancelarii notarialnej oryginału aktu notarialnego. Notariusz obowiązany jest odmówić tego rodzaju żądaniom, a działania zmierzające do złamania w tym zakresie oporu notariusza (np. przeszukanie kancelarii, odebranie oryginałów aktów notarialnych przez policję) są rażąco sprzeczne z cytowanym wyżej przepisem art. 95 Prawa o notariacie. Przepis ten z uwagi na jego cel jest przepisem o charakterze szczególnym w stosunku do obowiązujących przepisów kodeksu postępowania karnego, a w szczególności do przepisu art. 217 i następnych k.p.k.
Wskazać w tym miejscu należy, że w art. 226 k.p.k. mowa jest o wykorzystaniu dokumentów i jest to sformułowanie szerokie, wskazujące na możliwość innych działań niż wyłącznie zajęcie czy też odebranie dokumentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby po dopełnieniu formalności związanych z uchyleniem tajemnicy notarialnej, sąd a obecnie także prokurator, czy też działający na ich polecenie np. biegły grafolog dokonali wglądu do oryginału aktu notarialnego w lokalu kancelarii notarialnej, przeprowadzając stosowne badania oraz sporządzając wyciągi, odpisy a nawet fotokopie.
Zdaniem Krajowej Rady Notarialnej jakiekolwiek inne działania organów państwowych, a w szczególności tak drastyczne jak przeszukanie kancelarii, odebranie notariuszowi oryginałów aktów notarialnych i umieszczenie ich poza lokalem kancelarii, naruszają zarówno przepis konkretnej ustawy jak również wyrażoną w art. 7 Konstytucji zasadę legalizmu, zgodnie z którą organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa.
Należy nadto zauważyć, że zgodnie z § 8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (Dz. U. Nr 33, poz. 147 i z 1993 r. Nr 96, poz. 440) oryginały aktów notarialnych po upływie każdego roku oprawiane są w porządku chronologicznym w jeden albo kilka tomów. Są to oprawy o charakterze trwałym.
W konkretnej sprawie przedstawionej przez Radę Izby Notarialnej we Wrocławiu organa policji działające na polecenie prokuratora zabrały z kancelarii notarialnej nie tylko oryginał aktu notarialnego objęty postanowieniem prokuratorskim, ale cały tom zawierający także szereg innych oryginałów. Sytuacja powyższa stwarza skrajne niebezpieczeństwo dla bezpieczeństwa obrotu prawnego i prowadzi do podważenia zaufania obywateli (uczestników aktów notarialnych) do organów ochrony prawnej państwa. Przypomnieć należy, że brak oryginałów uniemożliwia wydanie stronom wypisów, co jest ustawowym obowiązkiem notariusza. Dalsze trwanie takiego stanu rzeczy doprowadzić może do ewentualnych roszczeń wobec Skarbu Państwa.
Przedstawione stanowisko Krajowej Rady Notarialnej w żadnym przypadku nie ma na celu ingerencji organu samorządu notarialnego w merytoryczne kwestie prowadzonego postępowania przygotowawczego, ale ma na celu przywrócenie poszanowania bezwzględnie obowiązujących przepisów ustawy mających fundamentalne znaczenie dla istoty działania notariatu i wykonywania przez notariuszy powierzonych im obowiązków.