Wprowadzenie jednolitego tekstu Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii.

Akty korporacyjne

PAN.2017.3.14

Akt nieoceniany

Wersja od: 14 marca 2017 r.

UCHWAŁA Nr 11 /2017

PREZYDIUM POLSKIEJ AKADEMII NAUK

z dnia 14 marca 2017 r.

w sprawie wprowadzenia jednolitego tekstu Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2016 r. poz. 572, 1311, 1933 oraz poz. 2260), uchwala się co następuje:

§  1. 

1. Wprowadza się tekst jednolity Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii uchwalonego uchwalą Nr 54/2015 Prezydium PAN z dnia 22 września 2015 r., uwzględniający zmiany wprowadzone uchwalą Nr 1/2016 Prezydium PAN z dnia 19 stycznia 2016 r., uchwalą Nr 53/2016 Prezydium PAN z dnia 20 września 2016 r. oraz uchwalą Nr 2/2017 Prezydium PAN z dnia 24 stycznia 2017 r.

2. Tekst jednolity Regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii

§  1. 

1. Kanclerz Akademii jako ustawowy organ Akademii realizuje zadania wskazane do zakresu działalności Kanclerza Akademii w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i w statucie Akademii.

2. Kanclerz Akademii w szczególności:

1) reprezentuje Kancelarię Akademii w kontaktach z urzędami administracji państwowej i samorządowej;

2) współpracuje ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi;

3) koordynuje sprawy związane ze spółkami handlowymi, w których Akademia posiada udziały łub akcje;

4) dokonuje wyboru podmiotów uprawnionych do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutów;

5) w ciągu roku budżetowego, z upoważnienia Prezesa Akademii, wnosi do dysponenta głównego o dokonanie przemieszczeń w wydatkach budżetowych w ramach części budżetowej Polska Akademia Nauk;

6) sprawuje nadzór finansowy i majątkowy nad pomocniczymi jednostkami naukowymi oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, z prawem do dokonania czynności określonych w § 53 ust. 7 statutu Akademii;

7) przygotowuje projekt rocznego planu finansowego Akademii, o którym mowa w art. 84 ust. 4 ustawy o Akademii, nadzoruje jego realizację oraz przygotowuje projekt rocznego sprawozdania budżetowego z wykonania planu;

8) przygotowuje projekt podziału środków budżetowych, o których mowa w art. 78 ust. 2 ustawy o Akademii, z przeznaczeniem na realizację określonych zadali i dla poszczególnych jednostek organizacyjnych;

9) wykonuje zadania pracodawcy wobec pracowników Kancelarii Akademii, w tym dyrektorów i kierujących pracami komórek organizacyjnych Kancelarii, z wyłączeniem dziekanów wydziałów, w zakresie niezastrzeżonym dla Prezesa Akademii;

10) powierza funkcje dyrektorom jednostek organizacyjnych Akademii, o których mowa art. 1 ust. 2 pkt 3 ustawy o Akademii;

11) zatrudnia pracowników zagranicznych stacji naukowych, z wyłączeniem dyrektorów zagranicznych stacji naukowych;

12) zawiera umowy cywilnoprawne, w tym umowy o dzieło i umowy zlecenia w zakresie działania Kanclerza Akademii;

13) koordynuje planowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii oraz zatwierdza i nadzoruje ich wykonanie;

14) zatwierdza plany inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości, z wyłączeniem nieruchomości użyczonych instytutom Akademii lub stanowiących ich własność;

15) przyjmuje sprawozdania końcowe i rozliczenia inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości Akademii;

16) (uchylony)

17) nadzoruje gospodarkę lokalami mieszkalnymi Akademii;

18) koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków kierowanych do Prezesa Akademii i Kancelarii Akademii oraz nadzoruje terminowe udzielanie odpowiedzi.

3. Kanclerz Akademii może na czas swojej nieobecności upoważnić wskazaną przez siebie osobę do wykonywania czynności w zakresie kierowania bieżącą działalnością Kancelarii Akademii.

§  2. 

1. Komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii, zwanymi dalej "komórkami", kierują dyrektorzy lub osoby wskazane przez Kanclerza Akademii w drodze indywidualnych decyzji.

2. Kanclerz Akademii, na wniosek dyrektora komórki, może powołać wicedyrektora komórki.

§ 3. Kierującego komórką w czasie jego nieobecności zastępuje wicedyrektor lub osoba wskazana przez kierującego komórką w porozumieniu z Kanclerzem Akademii.

§ 4. Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1, kierują pracami komórki, a w szczególności:

1) planują i organizują pracę komórki;

2) przedstawiają Kanclerzowi Akademii wnioski w sprawie zatrudnienia pracowników w komórce oraz w sprawach wynikających ze stosunku pracy;

3) zapewniają prawidłowe wykonywanie zadań przez komórkę;

4) podpisują pisma w sprawach należących do właściwości komórki z zastrzeżeniem spraw należących do kompetencji Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii i Kanclerza Akademii;

5) zapewniają przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

6) odpowiadają za przestrzeganie obowiązującego w Kancelarii Akademii regulaminu i czasu pracy;

7) zatwierdzają opisy stanowisk pracy w komórce i ustalają zakresy czynności podległych pracowników;

8) zapewniają przestrzeganie zasad i trybów dotyczących gospodarki finansowej Kancelarii Akademii oraz dokonywania wydatków z budżetu Kancelarii Akademii w zakresie zadań realizowanych przez komórkę.

§ 5. Przy wykonywaniu zadań wymagających współpracy z innymi komórkami, kierujący komórkami są zobowiązani do uzgadniania, konsultacji oraz opiniowania prowadzonych spraw.

§ 6. Spory kompetencyjne między komórkami rozstrzyga Kanclerz Akademii.

§ 7. Zasady i tryb postępowania z dokumentami w Akademii regulują wydane przez Kanclerza Akademii instrukcja kancelaryjna i inne przepisy szczegółowe.

§ 8. W skład Kancelarii Polskiej Akademii Nauk wchodzą następujące komórki:

1) Gabinet Prezesa;

2) Biuro Finansów i Budżetu;

3) Biuro Organizacyjno-Majątkowe;

4) Biuro Upowszechniania i Promocji Nauki;

5) Biuro Współpracy z Zagranicą;

5a) Biuro do spraw Doskonałości Naukowej;

6) Zespół Spraw Pracowniczych;

6a) Zespół Zamówień Publicznych;

7) Zespół Gospodarczy;

8) Zespół Teleinformatyki;

9) Zespół Audytu Wewnętrznego;

10) Zespół Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Niejawnych;

11) Samodzielne Stanowisko do spraw Antykorupcyjnych;

12) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli Wewnętrznej;

13) Samodzielne Stanowisko do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.

§ 9. Do zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii należy w szczególności:

1) obsługa Zgromadzenia Ogólnego Akademii, Prezydium Akademii, Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz Akademii Młodych Uczonych;

2) obsługa zespołów doradczych Prezesa Akademii;

3) obsługa wyborów członków Akademii i organów Akademii oraz członków Akademii Młodych Uczonych;

4) obsługa kontaktów z Samorządem Doktorantów Akademii oraz monitorowanie spraw związanych z prowadzeniem studiów doktoranckich;

5) obsługa wyboru i działalności Komisji do spraw etyki w nauce;

6) obsługa wyboru i działalności Komisji Rewizyjnej;

7) obsługa kontaktów Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii z przedstawicielami władz państwowych oraz innych instytucji;

8) współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w sprawach związanych z realizacją art. 4 ust. 2 oraz art. 5 ustawy o PAN, dotyczących uchwał Zgromadzenia Ogólnego Akademii i Prezydium Akademii;

9) koordynacja przygotowania materiałów związanych z udziałem władz Akademii i innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii w posiedzeniach parlamentu oraz organów państwa;

10) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

11) przygotowywanie projektów uchwal Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii;

12) obsługa Kapituł medali i wyróżnień przyznawanych przez organy Akademii oraz obsługa przyznawanych przez organy Akademii nagród naukowych, organizacyjnych i innych;

13) obsługa spraw związanych ze stypendiami Prezesa Akademii;

14) prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek naukowych Akademii, wynikających z obsługi administracyjno-organizacyjnej właściwego Wiceprezesa Akademii, w tym przygotowywanie materiałów oraz sporządzanie zbiorczych informacji na podstawie danych zebranych z instytutów Akademii;

15) obsługa administracyjna komitetów problemowych przy Prezydium Akademii i przygotowywanie materiałów analityczno-informacyjnych dotyczących komitetów Akademii dla Prezesa i Wiceprezesów Akademii oraz na posiedzenia organów kolegialnych;

16) obsługa sekretariatów Prezesa Akademii, Wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;

17) obsługa administracyjna działalności statutowej wydziałów, rad kuratorów i oddziałów Akademii;

18) prowadzenie Archiwum Zakładowego.

§ 10. Do zakresu działania Biura Finansów i Budżetu należy w szczególności:

1) koordynacja w ramach Akademii prac nad projektem budżetu państwa w zakresie przewidzianym dla Akademii w części budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw nauki;

2) w porozumieniu z Kanclerzem Akademii bieżąca współpraca z właściwymi komórkami dysponenta części budżetowej w trakcie prac nad projektem budżetu oraz jego realizacją w ciągu roku w tym:

a) opracowanie objaśnień do projektu budżetu Akademii dła potrzeb komisji sejmowych i senackich,

b) przygotowanie projektu harmonogramu wydatków budżetowych,

c) przygotowanie wniosków o przemieszczenia w budżecie Akademii w ciągu roku budżetowego;

3) koordynacja prac oraz współpraca z właściwymi zespołami doradczymi w trakcie konstruowania projektu planu finansowego Akademii oraz opracowanie we współpracy z komórkami Kancelarii projektu planu finansowego Akademii w części realizowanej centralnie;

4) monitorowanie i analiza w ciągu roku budżetowego stopnia wykorzystania dotacji podmiotowej przyznanej Akademii;

5) monitorowanie w ciągu roku obrotowego realizacji planów finansowych;

5a) okresowa analiza sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz przedkładanie stosownych raportów Kanclerzowi Akademii i dyrektorom tych jednostek;

6) przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur w zakresie spraw prowadzonych przez Biuro;

7) udzielanie porad i instruktażu w sprawach finansowo-księgowych jednostkom organizacyjnym Akademii;

8) przygotowanie projektu rocznego sprawozdania budżetowego z realizacji planu;

9) koordynowanie spraw związanych z wdrożeniem budżetu zadaniowego;

10) koordynacja prac nad Wieloletnim Planem Finansowym;

11) koordynowanie, zgodnie z odrębną procedurą, prac związanych z zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych instytutów, w szczególności:

a) weryfikacja wniosków instytutów odnośnie podmiotów do badania sprawozdań finansowych,

b) weryfikacja rocznych sprawozdań finansowych, przedkładanych przez instytuty,

c) sporządzanie analiz finansowych i ocena kondycji finansowej instytutów z uwzględnieniem ich stanu zatrudnienia i wynagrodzeń na podstawę rocznych sprawozdań finansowych instytutów;

12) sporządzanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, zbiorczych informacji ekonomicznofinansowych, w tym z uwzględnieniem stanu zatrudnienia, na podstawie danych zebranych z instytutów Akademii;

13) prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, rachunkowości Akademii i sprawozdawczości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych Akademii;

14) wykonywanie w imieniu Akademii obowiązków nałożonych na podatnika i płatnika w rozumieniu ordynacji podatkowej;

15) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i obsługa finansowa Akademii;

16) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

17) organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający monitorowanie wydatków w układzie zadaniowym;

18) udzielanie wyjaśnień organom kontrolnym w zakresie objętym działalnością Biura;

19) (uchylony)

20) sporządzanie doraźnych analiz w terminach i zakresie ustalonym przez organy Akademii;

21) przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

22) (uchylony).

§ 11. Do zakresu działania Biura Organizacyjno-Majątkowego należy w szczególności:

1) prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych ze spółkami handlowymi, w których Akademia posiada udziały lub akcje, w szczególności w zakresie spraw związanych z wykonywaniem przez Akademię praw z akcji i udziałów;

2) prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z:

a) tworzeniem, łączeniem i przekształcaniem spółek handlowych z udziałem Akademii, przystępowaniem przez Akademię do spółek oraz zbywaniem udziałów lub akcji Akademii w spółkach,

b) tworzeniem, reorganizacją, łączeniem, podziałem i likwidacją jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii;

3) prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z fundacjami, których Akademia jest fundatorem;

4) opracowywanie, w tym we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi analiz na potrzeby, o których mowa w pkt. 1-3;

5) planowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii;

6) przygotowywanie rocznych i wieloletnich planów i harmonogramów remontów i inwestycji dla nieruchomości stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, oraz sprawozdali rocznych z realizacji inwestycji budowlanych oraz prac remontowych finansowanych ze środków budżetowych oraz ze środków własnych Akademii - udział w opracowaniu projektu planu finansowego Akademii;

7) nadzór i kontrola wykorzystania nieruchomości stanowiących własność lub oddanych w użytkowanie wieczyste Akademii oraz analiza i ocena efektywności gospodarowania tymi nieruchomościami;

8) kontrola inwestycji oraz remontów prowadzonych na nieruchomościach stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, w tym wydatkowania środków dotacji celowej;

9) prowadzenie ewidencji nieruchomości zgodnie z art. 72 ust. 4 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o PAN w oparciu o pozyskaną dokumentację formalnoprawną i geodezyjną;

10) kontrola stanu prawnego nieruchomości Akademii;

11) przygotowanie i prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z przejmowaniem, podziałem, scalaniem i obrotem składnikami majątku nieruchomego Akademii;

12) pozyskiwanie dokumentacji do celów prawnych (wypisów, wyrysów, wykazów zmian danych ewidencyjnych) i innych;

13) okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych składników majątku nieruchomego Akademii,

14) ewidencja inwestycji budowlanych i remontów realizowanych przez jednostki Akademii ze środków budżetowych oraz ze środków własnych Akademii;

15) analiza i opiniowanie wniosków podmiotów zewnętrznych dotyczących realizacji inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach Akademii;

16) kontrola w zakresie ustalenia stanu przestrzegania przepisów prawa budowlanego w odniesieniu do nieruchomości Akademii, w tym m.in. wykonania przeglądów rocznych oraz pięcioletnich obiektów, w odniesieniu do nieruchomościach będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność;

17) merytoryczne przygotowywanie projektów decyzji, umów oraz pełnomocnictw i upoważnień szczególnych Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii w zakresie gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność lub będącymi w wieczystym użytkowaniu Akademii;

18) przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

19) merytoryczne opracowywanie projektów dokumentów wewnętrznych (procedury, zasady, wytyczne) dotyczących gospodarowania nieruchomościami Akademii oraz nadzór i kontrola nad ich przestrzeganiem;

20) przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień szczególnych, oświadczeń oraz dokumentów wewnętrznych (procedury, zasady, wytyczne) w zakresie remontów i inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach będących wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność oraz nadzór i kontrola nad ich realizacją i przestrzeganiem;

21) przygotowywanie i opiniowanie wniosków dotyczących zbycia, obciążenia nieruchomości lub przekazania ich do używania na podstawie umów prawa cywilnego w odniesieniu do nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu lub stanowiących własność Akademii i jej instytutów;

22) współpraca z ciałami doradczymi powołanymi przez organy Akademii w zakresie gospodarowania mieniem, inwestycji i remontów prowadzonych na nieruchomościach Akademii;

23) współdziałanie z jednostkami naukowymi, wydziałami i oddziałami Akademii w zakresie gospodarowania nieruchomościami będącymi w posiadaniu Akademii oraz w celu weryfikacji, pozyskiwania i przekazywania informacji dotyczących inwestycji i remontów;

24) (uchylony)

25) przygotowywanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami Kancelarii Akademii i innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii, projektów pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Prezesa i Kanclerza Akademii, innych niż wskazane w pkt. 17 i 19;

26) przygotowywanie decyzji Prezesa Akademii o legalizacji dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz ich duplikatów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą;

27) opiniowanie statutów instytutów Akademii, prowadzenie rejestru instytutów Akademii oraz ewidencji innych jednostek organizacyjnych Akademii, w tym REGON;

28) prowadzenie ewidencji uchwał Prezydium Akademii i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji, zarządzeń, pełnomocnictw i upoważnień wydawanych i udzielanych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii, a także prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

29) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

30) obsługa komisji dyscyplinarnej drugiej instancji dla wszystkich pracowników naukowych Akademii.

§ 12. Do zakresu działania Biura Upowszechniania i Promocji Nauki należy szczególności:

1) tworzenie, realizacja i koordynacja, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami Kancelarii Akademii, programu przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie w kraju i za granicą wiedzy o osiągnięciach nauki w Polsce, a w szczególności o działalności badawczej Akademii i jej rezultatach;

2) współpraca z rzecznikiem prasowym, a w przypadku jego nieobecności lub braku podejmowanie działań w zakresie realizacji polityki informacyjnej Akademii, w szczególności informowanie redakcji prasy, telewizji i mediów elektronicznych o organizowanych przez Kancelarię Akademii i inne jednostki organizacyjne oraz organy Akademii konferencjach naukowych, konferencjach prasowych i innych wydarzeniach związanych z działalnością Akademii;

3) monitorowanie obecności problematyki związanej z działalnością Akademii w środkach masowego przekazu oraz na stronach internetowych jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych Akademii;

4) nadzór merytoryczny i organizacyjny nad funkcjonowaniem strony internetowej Akademii w języku polskim i angielskim oraz prowadzenie i redagowanie strony internetowej Akademii;

5) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym Akademii oraz prowadzenie i dystrybucja biuletynu elektronicznego Akademii;

6) przygotowanie rocznego sprawozdania z działalności Akademii we współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii i jednostkami organizacyjnymi Akademii;

7) prowadzenie spraw związanych z finansowaniem działalności upowszechniającej i promującej naukę zgodnie z odrębnymi wewnętrznymi regulacjami, w szczególności opracowanie projektów procedur dotyczących trybu wnioskowania o środki z zakresu działalności upowszechniającej naukę, bieżące monitorowanie realizacji wydatków oraz sporządzanie raportów;

8) bieżąca współpraca w zakresie działalności upowszechniającej naukę ze strukturami korporacyjnymi Akademii, z jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej oraz komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii;

9) obsługa administracyjna Komisji ds. działalności upowszechniającej naukę;

10) prowadzenie spraw związanych z działalnością wydawniczą Akademii;

11) opracowanie redakcyjne, publikowanie i rozpowszechnianie publikacji zwartych, periodycznych, wydawnictw informacyjnych oraz materiałów promocyjnych;

12) wsparcie organizacyjne wydarzeń naukowych;

13) prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z informatyzacją czasopism naukowych Akademii (platforma elektroniczna czasopism);

14) prowadzenie baz danych w zakresie zadań informacyjno-analitycznych;

15) programowanie tematyki wykładów i obsługa organizacyjna Wszechnicy Akademii;

16) prowadzenie spraw związanych z formułowaniem celów i mierników obszarze budżetu zadaniowego określonego dla części 67 PAN oraz monitorowania i sprawozdawczości w zakresie wykonania mierników;

17) przygotowanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

18) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

19) prowadzenie procedury związanej z przyznawaniem Statuetki Akademii.

§ 13. Do zakresu działania Biura Współpracy z Zagranicą należy w szczególności:

1) koordynacja i obsługa współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i innymi instytucjami równorzędnymi;

2) koordynacja i obsługa współpracy z międzynarodowymi organizacjami naukowymi, w tym współpraca z komitetami narodowymi;

3) koordynacja i obsługa merytorycznej współpracy z zagranicznymi stacjami naukowymi Akademii;

4) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

5) obsługa zagranicznych podróży służbowych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i osób delegowanych przez Prezesa Akademii lub Kanclerza Akademii oraz wizyt gości zagranicznych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;

6) przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji Prezesa Akademii wynikających z zakresu działania Biura;

7) przygotowywanie projektów i udział w negocjacjach tekstów zawieranych przez Akademię porozumień i protokołów wykonawczych dotyczących współpracy naukowej z zagranicą;

8) udział w przygotowywaniu projektów opinii na temat umów międzynarodowych i programów wykonawczych do tych umów w części dotyczącej współpracy naukowej z zagranicą;

9) współpraca z przedstawicielstwami dyplomatycznymi w Polsce oraz polskimi przedstawicielstwami za granicą;

10) obsługa prac Komisji do spraw współpracy z zagranicą, komisji do spraw wspólnych nagród za wybitne osiągnięcia naukowe uzyskane we współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i organizacjami równorzędnymi oraz komisji konkursowych wyłaniających kandydatów na dyrektorów zagranicznych stacji naukowych Akademii.

§ 13a. Do zakresu działania Biura do spraw Doskonałości Naukowej należy w szczególności:

1) aktywne wyszukiwanie uczonych (w tym w szczególności kandydatów do programu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (European Research Council Starting Grant), zwanych dalej "ERC"), mających szanse na uzyskanie grantów;

2) wspieranie uczonych we właściwym formułowaniu wniosków, prowadzenie treningu i przygotowywanie ich do prezentacji ustnej przed panelem ERC, w tym we współpracy z uczonymi europejskimi - laureatami grantów ERC, byłymi członkami paneli ERC i Rady Naukowej ERC;

3) prowadzenie szkoleń potencjalnych uczestników projektów ERC w krajach odnoszących największe sukcesy projektowe z wykorzystaniem infrastruktury Polskiej Akademii Nauk stacji naukowych w Paryżu, Berlinie, Wiedniu i Rzymie;

4) pomoc uczonym na etapie sprawozdawczym i rozliczania projektów ERC;

5) przygotowywanie najlepszych rozwiązań podnoszących efektywność polskich wniosków projektowych, w tym opracowywanie poradników;

6) aktywizacja czołowych polskich uczonych do zasiadania w panelach ERC, do kandydowania do Rady Naukowej ERC i innych komórek organizacyjnych Komisji Europejskiej, mających wpływ na Europejską Przestrzeń Badawczą;

7) współpraca z instytucjami międzynarodowymi w promocji polskich kandydatów do programu ERC z wykorzystaniem zagranicznych stacji naukowych Polskiej Akademii Nauk.

§ 14. Do zakresu działania Zespołu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:

1) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji kadrowej profesorów mianowanych, dyrektorów jednostek naukowych, pomocniczych jednostek naukowych oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii;

2) prowadzenie dokumentacji oraz realizacja całokształtu spraw pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w odniesieniu do pracowników Kancelarii Akademii, pracowników stacji naukowych Akademii oraz osób zatrudnionych w ramach umów zlecenia;

3) przygotowywanie dokumentacji związanej z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń państwowych;

4) sporządzanie dla pracowników zlikwidowanych jednostek Akademii dokumentów wynikających ze stosunku pracy, potwierdzających uprawnienia dla celów emerytalnych i rentowych;

5) obsługa związana z realizacją ustawowego obowiązku lustracji;

6) opracowywanie planów działalności socjalnej oraz administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz obsługa Komisji Socjalnej i pomoc w funkcjonowaniu Koła Emerytów i Rencistów Kancelarii Akademii;

7) obsługa spraw związanych z wnioskami o przyjęcie do jednostki pod nazwą Polska Akademia Nauk Dom Rencisty im. Witolda Orłowskiego w Konstancinie-Jeziorna;

8) obsługa spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

§ 14a. Do zakresu działania Zespołu Zamówień Publicznych należy prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych.

§ 15. Do zakresu działania Zespołu Gospodarczego należy w szczególności:

1) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

2) ewidencja i obsługa korespondencji pocztowej i międzyresortowej, przychodzącej i wychodzącej z Kancelarii Akademii;

3) obsługa administracyjno-gospodarcza Kancelarii Akademii;

4) nadzór nad gospodarowaniem i ewidencją mienia ruchomego Akademii, z wyłączeniem instytutów naukowych Akademii;

5) prowadzenie baz danych w zakresie administracyjnym;

6) zapewnienie obsługi transportowej Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii;

7) administrowanie działalnością garażu przy ul. Hożej 5/7, będącego w posiadaniu Akademii.

§ 16. Do zakresu działania Zespołu Teleinformatyki należy w szczególności:

1) prowadzenie prac rozwojowych, implementacyjnych, wdrożeniowych i eksploatacyjnych w zakresie wspomagania zarządzania Akademią i jej jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej za pomocą technologii teleinformatycznych;

2) uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

3) opracowywanie i implementacja standardów w zakresie zastosowań teleinformatyki;

4) prowadzenie prac analitycznych, określanie wymagań, pozyskiwanie, opracowywanie, wdrażanie i eksploatacja rozwiązań teleinformatycznych;

5) zarządzanie zasobami danych i informacji przetwarzanych w systemach Akademii i jej jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

6) prowadzenie polityki licencyjnej oprogramowania Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

7) budowa i utrzymanie bezpiecznej sieci wymiany informacji w ramach Kancelarii PAN, Oddziałów Akademii i jednostek organizacyjnych PAN nieposiadających osobowości prawnej;

8) administrowanie:

a) elementami czynnymi i biernymi szkieletowej infrastruktury teleinformatycznej (łącza, urządzenia sieciowe, struktura połączeń sieci szkieletowej),

b) zasobami logicznymi szkieletowej sieci komputerowej (publiczne adresy IP, domena "pan.pl" i inne domeny wykorzystywane przez Akademie i jej jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, katalogowe bazy danych, itp.) serwerami wraz z urządzeniami peryferyjnymi (systemami archiwizacji danych, systemami zasilania, urządzeniami i systemami bezpieczeństwa, itp.) wykorzystywanymi na potrzeby systemów teleinformatycznych oprogramowaniem systemowym (systemami operacyjnymi i serwerami aplikacyjnymi, itp.), narzędziowym (systemami zarządzania bazami danych, itp.) i pomocniczym (stosowanym do celów diagnostyki, monitorowania i zarządzania zasobami oraz funkcjami użytkowymi, itp.) wykorzystywanym na potrzeby systemów teleinformatycznych,

c) komputerowymi stanowiskami pracy (stacje robocze z urządzeniami peryferyjnymi i oprogramowaniem standardowym: systemowym, biurowym, pomocniczym oraz niestandardowym, związanym ze specyfiką zadań przypisanych do danego stanowiska);

9) współuczestnictwo w opracowaniu koncepcji funkcjonalnej portali informacyjnych Akademii i jej jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz ich postaci graficznej;

10) zapewnienie łączności telefonicznej (stacjonarnej i komórkowej) w Kancelarii Akademii i Oddziałach Akademii;

11) obsługa poligraficzna Kancelarii Akademii;

12) obsługa techniczna m. in. Zgromadzenia Ogólnego Akademii, posiedzeń Prezydium Akademii, Akademii Młodych Uczonych, Komisji do spraw etyki w nauce, komitetów Akademii, zespołów doradczych Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii oraz konferencji organizowanych przez Akademię w zakresie stosowanych technik audiowizualnych.

§ 17. Do zakresu działania Zespołu Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:

1) sporządzenie analizy ryzyka i przygotowanie, w porozumieniu z Prezesem Akademii rocznego planu audytu oraz przekazanie rocznego planu audytu do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów;

2) sporządzenie, przedstawienie Prezesowi Akademii i przekazanie do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów sprawozdania z realizacji zadań, ujętych w planie audytu za rok poprzedni, sporządzenie w każdym czasie, na ich wniosek, szczegółowych informacji na temat przeprowadzanych audytów;

3) prowadzenie w Kancelarii Akademii oraz w jednostkach organizacyjnych Akademii, z wyłączeniem jednostek naukowych Akademii, audytu wewnętrznego, obejmującego:

a) niezależne i obiektywne badanie, mające na celu ocenę systemu kontroli zarządczej,

b) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki,

c) czynności sprawdzające, mające na celu ocenę terminowości oraz poprawności wdrożenia zaleceń wynikających z przeprowadzonych dotychczas audytów;

4) przeprowadzanie w uzasadnionych przypadkach, na zlecenia Prezesa Akademii, audytu poza rocznym planem audytu;

5) gromadzenie, przechowywanie oraz przekazywanie do archiwum akt stałych i akt bieżących audytu;

6) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej.

§ 18. Do zakresu działania Zespołu Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:

1) opracowywanie i realizacja Planu Operacyjnego funkcjonowania Kancelarii Akademii;

2) przygotowanie i wdrażanie dokumentów związanych z działaniem obrony cywilnej w Kancelarii Akademii oraz w innych jednostkach organizacyjnych Akademii;

3) koordynowanie spraw związanych z ochroną zabytków w okresie zagrożeń, kryzysu, wojny będących w ewidencji jednostek organizacyjnych Akademii;

4) opracowywanie dokumentacji i utrzymywanie w ciągłej gotowości systemu stałego dyżuru w Akademii jako elementu gotowości obronnej państwa;

5) realizacja zadań ochrony przeciwpożarowej w Kancelarii Akademii i jednostkach organizacyjnych Akademii;

6) organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie zadań Zespołu;

7) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

8) przeprowadzanie kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów w tym zakresie;

9) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;

10) okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych;

11) przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających, na polecenie Prezesa Akademii;

12) opracowywanie stosownych dokumentów związanych z planem ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jej realizacji;

13) opracowywanie dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz nadzorowanie jej realizacji;

14) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszeń przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

15) prowadzenie Kancelarii Dokumentów Niejawnych;

16) współpraca z ABW w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 19. Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Antykorupcyjnym w szczególności należy:

1) wdrażanie rządowych programów antykorupcyjnych do działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych;

2) wdrażanie efektywnych mechanizmów walki z korupcją w działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych;

3) zapobieganie zjawiskom korupcji i wdrożenie mechanizmów, umożliwiających jej skuteczne przeciwdziałanie;

4) zwiększenie świadomości publicznej i promocja etycznych wzorców postępowania;

5) reagowanie na sygnały o zjawiskach korupcyjnych w działalności Akademii, jej jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych.

§ 20. Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Kontroli Wewnętrznej w szczególności należy:

1) koordynowanie i obsługa kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Akademii dotyczących wykorzystania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem;

2) wykonywanie kontroli jednostek organizacyjnych Akademii zleconych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii;

3) opracowywanie sprawozdali z przeprowadzonych kontroli;

4) monitorowanie wykonania przez jednostki organizacyjne Akademii wniosków i zaleceń pokontrolnych;

5) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej.

§ 21. Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy w szczególności:

1) kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie pracodawcy o występujących zagrożeniach zdrowia i życia pracowników;

2) organizowanie i przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń z zakresu bhp dla pracowników Kancelarii Akademii;

3) przygotowanie sprawozdań i analiz dotyczących stanu bezpieczeństwa i higieny;

4) udział w badaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe oraz prowadzenie stosownej dokumentacji;

5) udział w opracowywaniu aktów wewnętrznych (regulaminów, instrukcji, zarządzeń) oraz doradztwo w zakresie stosowania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

6) realizacja zadań wynikających z przepisów ogólnie obowiązujących.

§  22. 

1. W skład Gabinetu Prezesa wchodzą:

1) Dział do spraw Ogólnych Korporacji i AM U;

2) Dział do spraw Wydziałów, Komitetów i Oddziałów;

3) Dział do spraw Instytutów naukowych;

4) Archiwum Zakładowe.

2. W skład Biura Finansów i Budżetu wchodzą:

1) Dział Planowania i Kontroli Realizacji Budżetu;

2) Dział Finansowo-Księgowy;

3) Dział Analiz Ekonomicznych.

3. W skład Biura Organizacyjno-Majątkowego wchodzą:

1) Dział Organizacyjno-Prawny;

2) Dział Nadzoru Właścicielskiego;

3) Dział Ewidencji Nieruchomości;

4) Dział Inwestycji i Remontów.

4. Pozostałe komórki organizacyjne mają strukturę bez podziałów wewnętrznych.

5. Zakres zadań Działów, o których mowa w ust. 1-3, zatwierdza Kanclerz Akademii, na wniosek osób, o których mowa w § 2 ust. 1.