Wprowadzenie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Kancelarii Polskiej Akademii Nauk, pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk.
PAN.2018.8.24
Akt nieocenianyDECYZJA Nr 27/2018
PREZESA POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 24 sierpnia 2018 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Kancelarii Polskiej Akademii Nauk, pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk.
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
dla Kancelarii Polskiej Akademii Nauk, pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
dla Kancelarii Polskiej Akademii Nauk, pomocniczych jednostek naukowych, placówek naukowych nieposiadających osobowości prawnej oraz innych jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk
I.
Zasady ogólne
Zasady ogólne
2. Instrukcja obiegu dokumentów jest procedurą uzupełniającą do obowiązującej w PAN polityce rachunkowości wprowadzonej Decyzją Prezesa PAN.
3. Na dzień wprowadzenia niniejszej instrukcji w PAN obieg dokumentów finansowo- księgowych odbywa się w formie papierowej. W sytuacji wprowadzenia obiegu elektronicznego dokumentacji finansowo-księgowej, zasady postępowania zostaną określone w odrębnej instrukcji. Z uwagi na wielooddziałową strukturę organizacyjną PAN, dopuszcza się możliwość wprowadzenia po uzyskaniu akceptacji Prezesa PAN odrębnych bardziej szczegółowych zasad obiegu dokumentów w podległych jednostkach organizacyjnych, z zachowaniem zasad określonych w niniejszej instrukcji. Obieg i dostępność dokumentów powinna być zapewniona z uwzględnieniem polityki bezpieczeństwa informacji obowiązującej w PAN. W przypadku wprowadzenia obiegu elektronicznego dokumentów na podstawie przepisów wyższego rzędu, stosuje się taki obieg z zachowaniem zasad wymaganych przez te przepisy.
4. Dokumentacja nie spełniająca kryteriów określonych w instrukcji obiegu dokumentów nie może być uznana za dowody księgowe i być podstawą do wprowadzenia operacji gospodarczych do ksiąg rachunkowych w PAN.
5. Ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych bez prawidłowo sporządzonego dowodu księgowego zgodnie z niniejszą instrukcją uznaje się za błędną operację księgową, wymagającą korekty księgowej. Ponowne prowadzenie dowodu do ksiąg rachunkowych jest możliwe po uzyskaniu poprawnego dowodu księgowego.
6. Osoby uczestniczące w procesie tworzenia prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych zobowiązane są do przestrzegania zasad określonych w instrukcji, do czego zobowiązują się w drodze złożeniem stosownego oświadczenia, którego treść stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji jest uznawane za naruszenie obowiązków pracowniczych.
7. Obieg dowodu księgowego zewnętrznego w PAN odbywa się z zachowaniem następującej kolejności.
a) rejestracja dowodu księgowego,
b) kontrola merytoryczna dowodu księgowego,
c) kontrola formalno-rachunkowa dowodu księgowego,
d) akceptacja dowodu księgowego pod względem zgodności w planie finansowym,
e) zatwierdzenie dowodu księgowego do zapłaty,
f) wprowadzenie dowodu do ewidencji księgowej,
g) realizacja zapłaty dowodu księgowego,
h) weryfikacja dokonania zapłaty,
i) archiwizacja dowodu księgowego,
8. Na potrzeby niniejszej instrukcji definiuje się następujące skróty i pojęcia:
| Oddział | Jednostka organizacyjna Akademii nieposiadająca osobowości prawnej |
| KKD | Karta kontrolna dowodu (obowiązek stosowania od dnia 1.01.2019 r.) |
| KMD | Kontrola merytoryczna dowodu |
| KFR | Kontrola formalno-rachunkowa |
| KGKA | Kontrola zgodności z planem finansowym |
| DWŚ | Dyspozycja wydatkowania środków |
| BFB (Pł) | Biuro Finansów i Budżetu (Płace) |
| ZSP | Zespół Spraw Pracowniczych |
9. Osoba rejestrują dowód przekazuje go do dysponenta środków lub wyznaczonego pracownika merytorycznego. Pracownik merytoryczny drukuje formularz "Karta kontroli dowodu" na którym zostaje zamieszczona historia obiegu dowodu w PAN. Kolejność obiegu dowodu określona w puncie 7 jest bezwzględnie wymagana Stosowanie KKD jest obowiązkowe od dnia 1 stycznia 2019 r. z zastrzeżeniem, że operacje gospodarcze realizowane do dnia 31 grudnia 2018 r. są opisywane na dokumencie księgowym lub kartach pomocniczych trwale przymocowanych do dokumentu źródłowego w zakresie przewidzianym w niniejszej instrukcji, z zachowaniem kolejności obiegu dowodu określonej w puncie 7. W przypadku stwierdzenia w trakcie obiegu dokumentu, braku adnotacji którejkolwiek osoby odpowiedzialnej za opis, osoba, która zauważyła to uchybienie niezwłocznie przekazuje dowód właściwej osobie celem uzupełnienia brakujących opisów. Wzór karty dowodu określono w załączniku nr 3 (nie dotyczy list płac wynagrodzeń osobowych i bezosobowych). Karta przekazywana jest łącznie z dowodem źródłowym do dalszego obiegu. Od chwili otrzymania dowodu zewnętrznego w formie papierowej do czasu ostatecznego przekazania dowodu źródłowego wraz z kartą dowodu w formie papierowej dopuszcza się obieg elektroniczny, w sytuacji gdy dysponent środków ma swoją siedzibę poza główną siedzibą jednostki (Oddziału). Dla dowodów finansowanych z kilku źródeł i różnych dysponentów, obieg dokumentu realizuje dysponent wiodący za pośrednictwem pracowników merytorycznych z zachowaniem drogi określonej w karcie dowodu.
II.
Charakterystyka dokumentów księgowych.
Charakterystyka dokumentów księgowych.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, tj.:
* zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
* zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
* wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być następujące, sporządzone przez właściwe osoby dowody księgowe:
* zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą zostać pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym,
* korygujące poprzednie zapisy,
* zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
* rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy.
2. Rejestracja dowodów księgowych.
Dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów podlegają rejestracji w rejestrze dowodów przychodzących. Stanowisko odpowiedziane za prowadzenie takiego rejestru w oddziale PAN określa kierownik Oddziału lub inna osoba wyznaczona za organizację pracy. Rejestr prowadzony jest odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Za rejestr może być uznany dziennik korespondencji obsługujący dysponenta środków finansowych przeznaczonych na realizację zapłaty za operację gospodarczą, pod warunkiem zapewnienia możliwości identyfikacji dokumentu przychodzącego. Prawidłowo prowadzony rejestr powinien zawierać co najmniej:
* liczbę porządkową - oznaczający kolejną pozycję wpisu w rejestrze,
* datę wpływu dokumentu do jednostki,
* nazwę podmiotu - wystawcy dowodu,
* nr. wystawionego dowodu,
* datę wystawionego dowodu,
Po wprowadzeniu dowodu do rejestru, cechy z rejestru są umieszczane na dowodzie. Na dowodzie zamieszczane są pieczątki określające następujące cechy:
Data wpływu .........
Lp.../....rok
Dowody finansowane z kilku źródeł za środków różnych dysponentów, numerację w rejestrze nadaje wiodący dysponent.
W sytuacji, gdy dowód nie wpłynął bezpośrednio do stanowiska odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru, pracownik jednostki będący w posiadaniu dokumentu zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania dowodu w celu jego rejestracji. Po zarejestrowaniu dokument podlega dalszej procedurze zgodnie KKD.
Dowody zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom po wystawieniu i nadaniu kolejnego numeru w systemie finansowo-księgowym, podlegają rejestracji dowodów w rejestrze dowodów wychodzących. Na kopii wysłanego dowodu nanosi się datę i nr nadania wysyłki dowodu.
3. Kontrola merytoryczna dowodu (KMD).
Kontroli merytorycznej dowodu podlegają otrzymane dowody po dokonaniu rejestracji wpływu.
KMD polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce, czy była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie zastosowanych norm i cen, czy jest zgodna z zamówieniem/umową.
KMD polega w szczególności na sprawdzeniu:
* czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
* czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione np. określone w podpisanej umowie na wykonanie zamówienia,
* czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego,
* czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy, ochrony mienia, itp.,
* czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
* czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie,
* czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
* czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,
* czy nr konta bankowego wskazane do dokonania zapłaty jest zgodne z nr konta wskazanym w umowie.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, który winien zawierać datę i podpis sprawdzającego. Opis nieprawidłowości winien być potwierdzony dodatkowo przez dysponenta lub osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia dowodu korygującego. Korekta błędów zawartych w dowodach wewnętrznych może być dokonywana tylko w sposób określony przepisami ustawy o rachunkowości.
W przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy kosztem zamówionym, a określonym w otrzymanym dowodzie, dysponent(zamawiający) lub wskazana przez niego osoba uprawniona do KMD, jest zobowiązany do wyjaśnienia różnic w drodze wymiany korespondencji z wystawcą dowodu w celu usunięcia błędów w wystawionym dowodzie. Jeżeli strony dopuszczają taką możliwość, błędnie wystawiony dowód może być przekazany do jego wystawcy za potwierdzeniem odbioru. Nie podlega zwrotowi do wystawcy dowodu błędnie wystawiana faktura VAT. W przypadku obrotu udokumentowanego błędną fakturą VAT, należy dokonać korekty w formie noty korygującej lub zwrócić się do wystawcy o wystawienie faktury korygującej. Oprotestowanie błędnej faktury VAT odbywa się korespondencyjnie. Zwrot błędnej faktury VAT do wystawcy jest niedopuszczalny. Postępowanie z fakturami VAT odbywa się zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Na wniosek pracownika KMD w przypadku wystąpienia błędu w fakturze VAT wymagającego poprawy wystawca dowodu wystawia fakturę korygującą VAT dowodu w zgodzie z przepisami o podatku o towarów i usług. Błędy w dowodach, których zmianę może dokonać dysponent lub osoba upoważniona i zakres zmian dopuszczają przepisy o podatku VAT, usuwane są w notach korygujących.
Osoba dokonująca kontroli merytorycznej dowodu zamieszcza na KKD opisy:
* nr i data wystawienia dowodu przez wystawcę,
* data wpływu do komórki merytorycznej,
* nr i data zawarcia umowy lub zamówienia operacji gospodarczej,
* nr ID wniosku w systemie ERP, nr nadanego symbolu RK,
* szczegółowy opis merytoryczny, pozwalający na rozpoznanie operacji gospodarczej i zakwalifikowanie operacji do odpowiedniego rodzaju kosztu,
* źródła finansowania i kwotę operacji gospodarczej,
* datę dokonania kontroli merytorycznej dowodu,
* datę przekazania do kontroli formalno-rachunkowej,
* pieczątka i podpis właściwej osoby, świadczący o dokonaniu kontroli merytorycznej dowodu.
KMD jest dokonywana przez pracownika, wyznaczonego w formie pisemnej przez dysponenta środków finansowych z których finansowany jest koszt określony w dowodzie. Wykaz uprawnionych osób do merytorycznej i zatwierdzania dowodów księgowych w układzie zadań operacyjnych sporządzają na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 właściwi dysponenci środków i przekazują do wiadomości osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym.
KMD nie może dokonać osoba do tego nieuprawniona. W przypadkach szczególnych np. braku którejkolwiek osoby umieszczonej w ww wykazie, KMD dokonuje dysponent środków finansowych przeznaczonych na realizację zadania, a w przypadku nieobecności dysponenta środków - Kanclerz Akademii. Odpowiedzialność za treść opisu merytorycznego ponosi osoba podpisująca.
Zadaniem KMD jest doprowadzenie do uzyskania ostatecznego prawidłowego dowodu księgowego również w wyniku stwierdzonych i błędnych dowodów w tym również stwierdzonych przez KFR. Przekazanie dokumentu pomiędzy komórkami organizacyjnymi Oddziału może odbywać się za pokwitowaniem odbioru.
4. Kontrola formalno-rachunkowa (KFR).
Dokument z KMD przekazywany jest do komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za dokonanie kontroli formalno-rachunkowej (KFR). Osoby odpowiedzialne za KFR są zatrudnione w BFB. Listę osób wyznaczonych do KFR ustala dyrektor Biura co potwierdza przypisany zakres czynności. Przekazanie dokumentu do KFR oznacza zbiór czynności polegających na weryfikacji:
* zgodności danych identyfikacyjnych kupującego i sprzedawcy, w tym również nr identyfikacji podatkowej,
* poprawności dat zamieszczonych na dokumencie, ustalonego terminu płatności,
* zgodności wyliczeń wykazanych na otrzymanym dowodzie księgowym w zakresie danych dotyczących przedmiotu dokonanego zakupu, naliczenia podatków lub innych opłat, podsumowań wartości liczbowych zamieszczonych na dowodzie,
Stwierdzone wady i błędy w dowodach podlegają usunięciu. O stwierdzonych błędach informowane są osoby odpowiedzialne za KMD, które wystawiają noty korygujące. Dokonanie ww. czynności zostaje potwierdzone datą i podpisem pracownika KFR dokonującego weryfikacji dowodu.
Po dokonaniu weryfikacji KFR dowód przekazywany jest do Głównego Księgowego lub innej osoby odpowiedzialnej za potwierdzenie zgodności operacji gospodarczej wykazanej w dowodzie z zatwierdzonym planem finansowym.
W ramach KFR na KKD zamieszczane są informacje potwierdzające:
* datę wpływu dowodu do oceny pod względem formalno-rachunkowym (KFR) i dokonania (KFR)
* datę przekazania do dysponenta celem zatwierdzanie do zapłaty.
5. Kontrola zgodności z planem finansowym (KGKA).
Zakres weryfikacja zgodności operacji gospodarczej określonej w dowodzie księgowym wynika z przepisów ustawy o finansach publicznych. Dokonanie weryfikacji (KGKA) oznacza potwierdzenie, że operacja gospodarcza określona w dowodzie księgowym mieści się w zatwierdzonym planie finansowym. Weryfikacji dokonuje Główny Księgowy Akademii lub inna wyznaczona osoba, a uprawnienia w tym zakresie są wyznaczane przez Prezesa PAN w drodze pełnomocnictwa. Osoba dokonująca weryfikacji zamieszcza na dowodzie księgowym datę i podpis, co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności operacji w planie finansowym. Brak akceptacji z jednoczesnym poinformowaniem KMD o odmowie, obliguje pracownika KMD lub dysponenta środków finansujących zadanie do podjęcia działań wyjaśniających. W sytuacji braku stosownych wyjaśnień dowód nie zostanie zaakceptowany przez KGKA. Ostateczne rozstrzygnięcia w zakresie akceptacji dowodu podejmuje Kanclerz Akademii.
Dowód po dokonaniu czynności weryfikacji przekazywany jest do KMD, który następnie przekazywany jest do dysponenta w celu zatwierdzenia środków finansowych przeznaczonych na realizację zapłaty za operację gospodarczą określoną w dowodzie.
6. Dyspozycja wydatkowania środków - (DWŚ).
Dyspozycja wydatkowania środków jest równoznaczna z czynnością zatwierdzenia dokumentu do zapłaty ze środków zabezpieczonych w zatwierdzonym planie finansowym. DWŚ oznacza ostateczną akceptację dowodu, jego zakwalifikowanie do kosztów zabezpieczonych w planie finansowym, wydanie dyspozycji zapłaty. Data i podpis zamieszczony przez dysponenta lub osobę uprawnioną na dowodzie źródłowym, oznacza wydanie dyspozycji zapłaty. Pracownik KMD dokonuje przekazania dowodu do KFR celem dokonania zapłaty w sposób wskazany na dowodzie. W przypadku niezgodności nr konta w systemie bankowym z nr podanym na dowodzie, pracownik KMD zobowiązany jest do uzyskania prawidłowego dokumentu lub podpisania aneksu do umowy, porozumienia sankcjonującego zmianę nr rachunku bankowego. Przekazanie dowodu do KFR w celu zapłaty odbywa się za pokwitowaniem, a stosowana adnotacja zamieszczona jest na KKD. Dowody po dokonaniu DWŚ są przekazywane do pracownika na stanowisku zajmującym się przygotowaniem przelewu w bankowości elektronicznej lub do pracownika na stanowisku kasowym w przypadku zapłaty gotówkowej.
7. Realizacja zapłaty.
Techniczna obsługa płatności za operacje określone w dowodzie realizowana jest w BFB (w odniesieniu do Kancelarii), a w Oddziale zatrudniającej osoby odpowiedzialne za KGKA.
Wprowadzenie przelewu do bankowości elektronicznej odbywa się ręcznie lub w formie eksportu z systemu finansowo-księgowego bądź, kadrowo-płacowego. Raport z przygotowanych przelewów podlega weryfikacji zgodności z dowodami źródłowymi przez innego wyznaczonego pracownika. Podpis dokonującego weryfikacji zamieszczony jest na KKD.
Podpisanie operacji w bankowości elektronicznej odbywa się wg schematu podpisów określonych w karcie wzorów podpisów obowiązujących wraz z umową podpisaną z bankiem prowadzącym rachunek bankowy. Dla rachunków bankowych prowadzonych w Polsce wymagane są 2 podpisy.
Fakt dokonania przelewu potwierdzonego wysyłką dokumentu do realizacji przez bank odnotowany jest w KKD.
Po realizacji płatności potwierdzonej wyciągiem bankowym na KKD zamieszczany jest podpis osoby stwierdzającej fakt dokonania zapłaty.
III.
Szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją.
Szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją.
Podstawą realizacji wydatku niezależnie od źródła finansowania jest podpisana umowa porozumienie lub zamówienie, w którym określono co najmniej: przedmiot transakcji (operacji gospodarczej), termin realizacji, wartość przedmiotu transakcji, źródło finansowania, termin zapłaty lub terminy rat płatności o ile zastały określone płatności ratalne, warunki uznania transakcji za wykonaną, osoby reprezentujące strony uczestniczące przy zawarciu transakcji, nr konta bankowego na które należy dokonać zapłaty.
Nie wymagane jest zawieranie w formie pisemnej umów, porozumień, zamówień w przypadku:
* płatności gotówkowych realizowanych w przedsiębiorstwach handlu detalicznego,
* zwrotu kosztów podróży służbowych pracownikom,
Umowy i porozumienia podlegają rejestracji w centralnym rejestrze prowadzonym odrębnie dla:
* umów cywilno-prawnych finansowanych z środków na wynagrodzenia bezosobowe,
* umów i porozumień finansowanych z pozostałych środków niezależnie czy stroną umowy jest osoba fizyczna czy instytucja,
Umowy i porozumienia, których termin realizacji i zapłaty przewidziany jest w końcu roku budżetowego, mogą uwzględniać realizację na podstawie dokumentów obciążenia w formie elektronicznej. W takim przypadku umowa powinna zawierać zapis wskazujący na dokonywanie zapłaty wyłącznie na podstawie dowodu elektronicznego (tj. faktury lub innego dowodu obciążeniowego).
Rejestracji podlega dokument podpisany przez prawnika, dysponenta środków przeznaczonych na realizację transakcji, z kontrasygnatą głównego księgowego Akademii bądź osoby upoważnionej przez Prezesa PAN. Kolejny nr z rejestru nadawany jest do dokumencie w prawym górnym wg schemat PAN.BFB.D.X.Y.RRRR, gdzie poszczególne symbole oznaczają:
D - symbol dysponenta, a w przypadku braku skutków finansowych symbol biura prowadzącego sprawę,
X - nazwa rejestru (1140 - prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne 1141- prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne i umowy o dzieło; 022 - umowy cywilno-prawne i porozumienia)
Y - lp. w rejestrze
RRRR - rok kalendarzowy, w którym dokonano rejestracji,
Dysponent lub biuro prowadzące sprawę odpowiada za:
* kolejność numeracji w ramach symboliki Y,
* wysyłkę dokumentu dotyczącego zawieranej transakcji do strony podpisującej,
* uzyskanie podpisanego dokumentu,
* gromadzenie oryginałów dokumentów dotyczących zawieranej transakcji (z wyłączeniem umów z zakresu prawa pracy),
Oddział prowadzi oddzielne rejestry umów.
Za rejestrację umów zawieranych przez Kancelarię PAN odpowiedzialne jest BFB, a rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej.
Rejestracji dokumentów nie podlegających centralnemu rejestrowi dokonuje dysponent lub biuro prowadzące sprawę we własnym zakresie.
Nr z centralnego rejestru bądź nr z rejestru prowadzonego przez dysponenta lub biuro, powinien być zamieszczony na KKD zakupu. Brak nr na KKD uniemożliwia jego zapłatę.
2. Dokumenty kadrowo-płacowe.
Dokumenty kadrowe oznaczają zbiór dokumentacji stanowiących podstawę do wypłaty wynagrodzeń osobowych pracowników na podstawie zawartych umów o pracę oraz wypłaty wynagrodzeń bezosobowych na podstawie zawartych umów zlecenia i o dzieło.
Dokumenty płacowe oznaczają zbiór list płatniczych (list płac) sporządzonych na podstawie danych dostarczonych przez pracowników kadrowych, bądź danych wprowadzony do modułu kadrowo-płacowego systemu Advantec.
2.1 Dokumentacja dotycząca wynagrodzeń osobowych
Gromadzenie dokumentacji kadrowej odbywa się w Zespole Spraw Pracowniczych (ZSP) i polega na uzupełnieniu akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa informacji. Dane ze zgromadzonej dokumentacji kadrowej (w tym identyfikacyjne, adresowe, nr. kont bankowych, oświadczenia podatkowe) wymagające odnotowania w systemie kadrowo- płacowym są wprowadzane przez właściwych pracowników ZSP. Wszelkie informacje dotyczące wypłaty wynagrodzeń w tym również w zakresie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej przekazywane są z ZSP do BFB (Pł) najpóźniej na 4 dni przed wyznaczonym terminem wypłaty wynagrodzeń w formie wykazu osób wraz z dowodami źródłowymi. W zakresie zwolnień z przewidzianych w przepisach o ubezpieczeniu społecznym przekazaniu podlegają dane ostatecznie zweryfikowane pod względem prawidłowości ich wystawienia i informacji dotyczących danych pracownika. Informacje w zakresie nieobecności (uzyskane) po dokonaniu wypłaty wynagrodzeń, ale dotyczące tego samego okresu rozliczeniowego przekazywane są niezwłocznie do BFB(Pł). Gromadzenie list płatniczych wynagrodzeń odbywa się w BFB.
W przypadku wypłaty nieperiodycznych składników wynagrodzenia (np. jubileusze odprawy) stosowne dokumenty powinny być przekazane do BFB najpóźniej na 7 dni przed obligatoryjnym terminem wypłaty.
BFB(Pł) odpowiedzialne są za prawidłowość naliczenia wynagrodzeń i pochodnych.
Przekazywanie dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi odbywa się za pokwitowaniem.
Listy płacowe dot. wynagrodzeń osobowych opatrzone w kolejny nr, źródło finansowania, okres jakiego dotyczą, podlegają podpisaniu z zachowaniem nw. kolejności przez osobę:
1. sporządzającą,
2. sprawdzającą pod względem formalnym i rachunkowym,
3. sprawdzającą pod względem merytorycznym,
4. głównego księgowego Akademii lub osobę uprawnioną w drodze pełnomocnictwa udzielonego przez Kanclerza PAN i Prezesa PAN,
5. zatwierdzającą do wypłaty (Kanclerza lub osobę uprawnioną w drodze pełnomocnictwa udzielonego przez Prezesa PAN).
Osoby wymienione w poz.1,2,4 zatrudnione są BFB. Osoby wymienione w poz.3 zatrudnione są w ZSP.
Wypłata wynagrodzenia dokonywana jest za pośrednictwem modułu kadrowo-płacowego systemu Advantec i bankowości elektronicznej tylko na podstawie listy posiadającej status "lista zamknięta ostatecznie".
2.2 Dokumentacja dotycząca wynagrodzeń bezosobowych
Obieg dokumentacji odbywa się z zachowaniem elektronicznego obieg dokumentów finansowo-księgowych (pkt. IV instrukcji) jeżeli taki obowiązuje, na zasadach opisanych jak poniżej:
1. przygotowanie umowy dokonywane jest przez pracownika dysponenta (pkt. III. 1 instrukcji),
2. zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego dokonuje ZSP, po zawarciu umowy i przekazaniu przez KMD,
3. rachunek otrzymany od wykonawcy umowy KMD przekazuje do (BFB)Pł, gdzie następuje sporządzenie rachunku i listy płac w systemie advantec.
4. lista uznana za prawidłową zawiera podpisy:
4a. osoba sporządzająca,
4b. osoba sprawdzająca pod względem formalnym i rachunkowym,
4c. osoba sprawdzająca pod względem merytorycznym,
4d. główny księgowy Akademii łub osoba uprawniona w drodze pełnomocnictwa udzielonego przez Prezesa PAN,
4e. osoba zatwierdzająca do wypłaty (dysponent środków lub osoba uprawniona w drodze pełnomocnictwa udzielonego przez Kanclerza PAN i Prezesa PAN.
Osoby wymienione w poz.4a,4b zatrudnione są BFB(Pł). Osoby wymienione w poz.4c są pracownikami wyznaczonymi przez dysponenta.
Rachunek i lista płatnicza zawiera opisy wskazujące na źródło finansowania.
Gromadzenie list płatniczych oraz dokumentacji stanowiącej podstawę wypłaty odbywa się w BFB.
2.2 Sprawozdawczość, zaświadczenia i inna dokumentacja kadrowo-płacowa
Sprawozdawczość obejmująca swoim zakresem dane kadrowo-płacowe sporządzana jest odpowiednio w części dotyczącej kadr przez ZSP, a w części dotyczącej wynagrodzeń i pochodnych przez BFB(Pł).
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (w tym dokumenty ZUS) przygotowywane na wniosek pracownika lub innych instytucji sporządzane są przez BFB(Pł), przy czym kopia zaświadczenia wymaga asygnaty upoważnianego pracownika ZSP w części dotyczącej kadr, a pracownika BFB(Pł) w części dotyczącej wypłaconego wynagrodzenia.
2.3 Dokumentacja dotycząca wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚSł
Merytoryczna obsługa dokumentacji odbywa się w ZSP.
Wypłata świadczeń bezzwrotnych z ZFSS dokonywana jest na listach płac sporządzanych przez BFB(Pł) Podstawę do sporządzenia list stanowią dokumenty przekazane przez ZSP. Za prawidłowe sporządzenie list z uwzględnieniem obowiązujących obciążeń odpowiada Pł.
Umowy o wypłaty świadczeń podlegających zwrotowi przygotowuje ZSP upoważniony do administrowania ZFSS. Wypłata świadczeń podlegających zwrotowi dokonywana jest w BFB (w odniesieniu do Kancelarii) oraz w komórce organizacyjnej zatrudniającej osoby odpowiedzialne za KGKA (w pozostałych Oddziałach).
3. Dokumenty obrotu magazynowego.
Dokumenty obrotu magazynowego obejmują:
* dokumenty zewnętrzne zakupu otrzymane od dostawcy towaru lub materiału,
* dokumenty wewnętrzne wystawione w związku o przychodem towaru lub materiału,
* dokumenty wewnętrzne wystawione dotyczące wydania towaru lub materiału,
Ewidencja obrotu magazynowego prowadzona jest następująco:
3.1 faktura lub inny dowód zakupu zewnętrzny w oryginale, dokumentujący zakup artykułów podlegających ewidencji magazynowej przekazywane są do magazyniera lub innej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie gospodarki magazynowej. Na KKD zamieszczony data i podpis osoby przyjmującej do magazynu,'
3.2 faktura zewnętrzna wraz z wystawionym dowodem magazynowym przekazywana jest do obiegu jak opisano w cz.II instrukcji,
3.3 dokument magazynowy wewnętrzny dotyczący sprzedaży przekazywany jest celem wystawienia faktury sprzedaży,
3.4 zestawienie zbiorcze wraz z dokumentami przychodu i rozchodu po zakończeniu miesiąca podlegają wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych,
Czynności wykazane w pkt 3.3, 3.4 realizuje BFB (w odniesieniu do Kancelarii) oraz w komórce organizacyjnej zatrudniającej osoby odpowiedzialne za KGKA (w pozostałych Oddziałach).
4. Dokumenty obrotu środków trwałych.
Dokumenty obrotu środków trwałych obejmują:
* dokumenty zewnętrzne zakupu otrzymane od dostawcy towaru, materiału, wykonanej usługi, będących składowymi kompletnego wytworzonego środka trwałego,
* dokumenty wewnętrzne wystawione w związku wytworzeniem środka trwałego wytworzonych we własnym zakresie,
* dokumenty wewnętrzne wystawione dotyczące wydania, przemieszczenia, sprzedaży, likwidacji środka trwałego,
Ewidencja obrotu środków trwałych prowadzona jest następująco:
4.1 faktura lub inny dowód zakupu zewnętrzny w oryginale, dokumentujący zakup podzespołów podlegających ewidencji środków trwałych przekazywane są do stanowiska odpowiedzialnego za ewidencję środków trwałych. Na KKD zamieszczone są data i podpis osoby nadającej nr inwentarzowy zakupionego lub wytworzonego środka trwałego. Nr inwentarzowy nadawany jest z chwilą zakończenia procesu inwestycyjnego wytworzenia środka trwałego uznanego jako kompletnego i zdatnego do użytku. Do faktury sporządzany jest dokument OT. Dokumenty łącznie przekazywane są do obiegu jak opisano w cz.II instrukcji. Do ewidencji zakupu środka trwałego stosowany jest dowód:
OT - Zakup środka trwałego
4.2 środek trwały powstający w wyniku procesu inwestycyjnego wymagający montażu przy założeniu, że zakup nie stanowi zakupu jednorazowego kompletnego środka trwałego ewidencjonowany jest dowodem
IT - Przychód środka trwałego z inwestycji zakończonej
4.3 zdjęcie z ewidencji środka trwałego w wyniku sprzedaży środka trwałego odbywa się na podstawie dokumentu wewnętrznego potwierdzającego nabycie (w tym: dokumentacja z rozstrzygnięcia postępowania przetargowego). Dokument stanowi podstawę do wystawienia faktury sprzedaży. Do ewidencji sprzedaży środka trwałego stosowany jest dowód:
ST - Sprzedaż środka trwałego
4.4 zmiana wartości ewidencyjnej lub umorzenia środka trwałego odbywa się na podstawie operatu szacunkowego lub decyzji dysponenta popartej postanowieniem 3-osobowej komisji ustalającej faktyczną wartość środka trwałego. Zmiana wartości umorzenia do rzeczywistej wartości wynikającej ze stanu użytkowego i przydatności środka trwałego ustala komisja. Do ewidencji zmniejszenia i zwiększenia wartości stosowane są dowody:
MT - Zwiększenie wartości środka trwałego,
WT - Zmniejszenie wartości środka trwałego,
4.5 przeniesienie środków trwałych pomiędzy ewidencją bilansową i pozabilansową odbywa się w wyniku ustalenia, czy mienie spełnia kryteria środka trwałego wprowadzonego do ewidencji ilpściowo-wartościowej.
Udokumentowanie w zakresie kwalifikacji mienia do właściwej ewidencji dokonywane jest na podstawie decyzji dysponenta popartej postanowieniem 3-osobowej komisji.
Do ewidencji przeniesienia mienia pomiędzy ewidencjami bilansową i pozabilansową stosowane są dowody
PT - Przeniesienie środka trwałego z ewidencji pozabilansowej,
QT - Przeniesienie środka trwałego do ewidencji pozabilansowej,
4.6 nieodpłatne otrzymanie lub przekazanie ma miejsce w sytuacji przeniesienia prawa do posiadania środków trwałych, w których stroną jest Polska Akademia Nauk oraz podmiot zewnętrzny spoza PAN. Do ewidencji nieodpłatnego otrzymania lub przekazania stosowane są dowody
CT - Nieodpłatne otrzymanie środka trwałego,
RT - Nieodpłatne przekazanie środka trwałego,
Nieodpłatne otrzymanie środka trwałego odbywa się na postawie decyzji dysponenta potwierdzonej zawartą umową lub aktem darowizny. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego przez PAN podmiotowi zewnętrznemu odbywa się na postawie decyzji dysponenta po akceptacji Kanclerza Akademii.
4.7 przeniesienie środków trwałych w obrębie struktury PAN pomiędzy Oddziałami PAN odbywa się na wniosek dysponenta. Przeniesienie gruntów wraz z naniesieniami odbywa się na podstawie zgody Kanclerza PAN. Do ewidencji przeniesienia mienia pomiędzy Oddziałami PAN stosowane są dowody
JT - Przeniesienie środka trwałego do innego Oddziału PAN,
ET - Przeniesienie środka trwałego z innego Oddziału PAN,
4.8 przekwalifikowanie środka trwałego do innej grupy inwentarzowej może być dokonane w wyniku stwierdzonego błędu w ewidencji środków trwałych lub stwierdzenia błędnej kwalifikacji środka trwałego na etapie wytworzenia lub zakupu środka trwałego. Przekwalifikowanie może odbywać się w wyniku ustalenia wyników inwentaryzacji majątku, okresowego przeglądu majątku. Decyzję o przekwalifikowaniu podejmuje dysponent popartą postanowieniem 3-osobowej komisji. Do ewidencji przekwalifikowania stosowane są dowody:
GT - Przekwalifikowanie środka trwałego do innej grupy inwentarzowej,
4.9 zdjęcie środka trwałego z ewidencji w wyniku uwłaszczenia instytutów PAN odbywa się na podstawie ostatecznej decyzji Prezesa PAN lub w drodze aktu notarialnego. Do ewidencji uwłaszczenia stosowane są dowody
UT - Uwłaszczenie instytutów w środki trwałe
4.10 zdjęcie środka trwałego z ewidencji w wyniku zrzeczenia na rzecz Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego odbywa się na podstawie Zarządzenia Kanclerza PAN w drodze aktu notarialnego. Do ewidencji uwłaszczenia stosowane są dowody:
ZT - Zrzeczenie środka trwałego na rzecz Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego
4.11 dokumenty dotyczące rozchodu środków trwałych przekazywane są na bieżąco do stanowiska rejestrującego zmiany w stanie środków trwałych,
Czynności ewidencji mienia wykazane w pkt 4.1- 4.10 realizuje BFB (w odniesieniu do Kancelarii) oraz w komórce organizacyjnej zatrudniającej osoby odpowiedzialne za KGKA (w pozostałych Oddziałach).
5. Dokumenty obrotu gotówkowego.
Dokumenty obrotu gotówkowego wystawiane są na zasadach określonych instrukcji kasowej PAN stanowiącej załącznik nr 11 do polityki rachunkowości.
W sytuacji, gdy w Oddziale funkcjonuje zastępcza obsługa kasowa realizowana przez bank lub podmioty przewidziane w umowie pomiędzy PAN, a bankiem, dopuszczalna jest realizacja wypłaty gotówki z pominięciem obrotu gotówkowego w Oddziale. Realizacja wypłaty gotówki może się odbyć bezpośrednio zainteresowanemu, w siedzibie banku lub za pośrednictwem podmiotu przewidzianego w umowie.
IV.
Elektroniczny obieg dokumentów finansowo-księgowych.
Elektroniczny obieg dokumentów finansowo-księgowych.
1. Planowanie i składanie wniosków.
Moduł dysponenta wykorzystywany jest składania wniosków o zabezpieczenie środków na finansowanie zadań przewidzianych w planie finansowym dla określonego dysponenta środków. Wprowadzanie danych do modułu dokonuje:
a) w zakresie kwot uwzględnionych w planie finansowym na dany rok (w układzie zadań operacyjnych) - BFB, Dział Planowania i Kontroli Realizacji Budżetu,
b) w zakresie zabezpieczenia środków na realizację zadania (czynność poprzedzająca podpisanie umowy, porozumienia, zamówienia polegająca na złożeniu wniosku) - wnioskodawca (pracownik) posiadający uprawnienia nadane do korzystania z modułu dysponenta,
c) w zakresie akceptacji zadania do realizacji - dysponent środków finansowych,
d) w zakresie zgodności wniosku z planem finansowym przewidzianym dla zadania - główny księgowy lub uprawniona osoba na podstawie pełnomocnictwa Prezesa PAN
Zatwierdzony wniosek w module dysponenta oznacza blokadę dotacji, a w części pozabudżetowej określonych kwot w planie kosztów na realizację konkretnego zadania.
Osobie wymienionej w pkt. d przysługuje prawo odrzucenia wniosku, jeżeli zaistnieją uzasadnione okoliczności.
Dysponentowi środków na każdym etapie przysługuje prawo wstrzymania realizacji zadania o ile nie doszło do podpisania umowy, porozumienia lub nie złożono zamówienia. W innym przypadku zmiany są możliwe tylko gdy dojdzie do podpisania dokumentu zmieniającego.
Zabezpieczenie środków na realizację zadań finansowanych z zachowaniem procedury zamówień publicznych odbywa się przed ogłoszeniem przetargu. Zabezpieczenie środków wymaga złożenia wniosku w systemie elektronicznym na całość umowy chociażby jej realizacja następowała etapami.
2. Realizacja planu.
Po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu KMD zamieszcza na dokumencie generowany automatycznie numer RK. Przekazany dokument źródłowy z nadanym numerem, widoczny jest w systemie finansowo-księgowym przez pracownika KFR dokonującego dekretacji księgowej dowodu. Dokument papierowy oraz elektroniczny zapis dekretacji przesyłany jest do KGKA. Dokument widnieje w opcji "akceptacja faktur kosztowych". KGKA przysługuje prawo odmowy akceptacji elektronicznej i papierowej. Dokument elektroniczny powraca do dysponenta.
W przypadku akceptacji przez KGKA dokument elektroniczny wraz z wersją papierową przekazywany jest do podpisu i akceptacji elektronicznej dysponenta. Podpis na dokumencie równolegle z akceptacją elektroniczną oznacza zatwierdzenie dokumentu do zapłaty. Dokument w systemie finansowo-księgowym widnieje w opcji "dokumenty w zatwierdzeniu".
W przypadku niedokonania akceptacji elektronicznej przez dysponenta, a dokonaniu akceptacji na wersji papierowej dokumentu, akceptacji elektronicznej można dokonać przez KGKA lub KFR.
Zaksięgowanie dokumentu spowoduje jego ujęcie w księgach rachunkowych i równocześnie w module dysponenta.
V.
Archiwizacja dokumentacji.
Archiwizacja dokumentacji.
VI.
Wykaz stosowanej dokumentacji finansowo-księgowej.
Wykaz stosowanej dokumentacji finansowo-księgowej.
xxxx - oznacza czterocyfrowy nr oddziału w którym prowadzone są księgi
rachunkowe zgodnie z oznaczeniami określonymi w polityce rachunkowości
dd.mm.rrrr - oznacza datę dowodu księgowego
System Advantec ver. - nr stosowane wersji systemu finansowo-księgowego w
momencie sporządzana wydruku,
Użytkownik: - login użytkownika sporządzającego wydruk dowodu,
Data wydruku: - data sporządzenia wydruku dowodu księgowego,
Godzina wydruku: - godzina sporządzenia wydruku dowodu księgowego,
| Symbol | Nazwa | |
| AM | Amortyzacja ST | |
| BO | Dokument bilansu otwarcia | |
| CT | Nieodpłatne otrzymanie środka trwałego | |
| DE | Delegacje | |
| DT | Dotacja | |
| ET | Przeniesienie środka trwałego z innego Oddziału PAN | |
| FD | Duplikat faktury | |
| FE | Faktura - sprzedaż europejska | |
| FH | Faktura - sprzedaż pozaeuropejska | |
| FI | Faktura - zakup pozaeuropejski | |
| FK | Faktura korygująca | |
| FS | Faktura sprzedaży | |
| FT | Faktura towarowa | |
| FU | Faktura zakupu - unijna WNT itp | |
| FW | Faktura wewnętrzna | |
| FZ | Faktura zakupu | |
| GR | Grant | |
| GT | Przekwalifikowanie środka trwałego do innej grupy inwentarzowej | |
| IN | Inwentaryzacja | |
| IT | Przychód środka trwałego z inwestycji zakończonej | |
| JT | Przeniesienie środka trwałego do innego Oddziału PAN | |
| KE | Korekta sprzedaży - eksport | |
| KI | Korekta zakupu - import | |
| KM | Kompletacja magazynowa | |
| KU | Korekta zakupu - unijna | |
| KZ | Faktura korekta zakupu | |
| LP | Lista płac | |
| LT | Likwidacja środka trwałego | |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe | |
| MT | Zwiększenie wartości środka trwałego | |
| NK | Nota księgowa | |
| NO | Nota odsetkowa | |
| NT | Rozliczenie różnic kursowych zrealizowanych | |
| NU | Nota księgowa uznaniowa | |
| NW | Nota wewnętrzna | |
| OT | Zakup środka trwałego | |
| PA | Paragon | |
| PK | Polecenie księgowania | |
| PT | Przeniesienie środka trwałego z ewidencji pozabilansowej | |
| PU | Programy unijne | |
| PW | Przyjęcie wewnętrzne | |
| PZ | Dokument PZ | |
| QT | Przeniesienie środka trwałego do ewidencji pozabilansowej | |
| RD | Raport dobowy - fiskalny | |
| RK | Raport kasowy | |
| RT | Nieodpłatne przekazanie środka trwałego | |
| RU | Rachunek | |
| RV | Rozliczenia VAT | |
| RW | Rozchód wewnętrzny | |
| RZ | Rozliczenie Zaliczki | |
| ss | Fundusz socjalny | |
| ST | Sprzedaż środka trwałego | |
| TM | Transakcje magazynowe | |
| UT | Uwłaszczenie instytutów w środki trwałe | |
| UZ | Umowa-zlecenie | |
| WB | Wyciąg bankowy | |
| WR | Wycena roczna walut | |
| WT | Zmniejszenie wartości środka trwałego | |
| WW | Refundacja kosztu sfinansowanego dotacją | |
| WZ | Dokument WZ | |
| XS | Sprzedaż | |
| XT | Faktury towarowe | |
| ZP | Zwrot z paragonu | |
| ZR | Zamknięcie roku | |
| ZW | Zlecenie wypłaty | |
| ZT | Zrzeczenie środka trwałego na rzecz Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego | |
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Oświadczenie
Oświadczenie
Imię i Nazwisko
.........................................
Stanowisko
.............................................................................
Funkcja w procesie przetwarzania dokumentacji
Ja niżej podpisana/y oświadczam, że zapoznałam/em się z obwiązującą w Polskiej Akademii Nauk - Instrukcją Obiegu Dokumentów Księgowych powołanej Decyzją nr..........Prezesa PAN z dnia ................ i zobowiązuję do jej przestrzegania.
.............................................................
Podpis składającej/ego oświadczenie
Załącznik Nr 2
Wykaz osób uprawnionych do obsługi merytorycznej i zatwierdzania dowodów księgowych - w układzie zadań operacyjnych (*)
Wykaz osób uprawnionych do obsługi merytorycznej i zatwierdzania dowodów księgowych - w układzie zadań operacyjnych (*)
| Zadanie operacyjne | Zakres uprawnienia | okres obowiązywania uprawnienia | Imię i nazwisko | Wzór podpisów składany na dowodach księgowych | |||||
| Nr | Nazwa | składanie wniosków w systemie ERP (TAK/NIE) | opis merytoryczny dokumentów źródłowych (TAK/NIE) | rozliczanie wniosków w systemie ERP (TAK/NIE) | zatwierdzanie dokumentów | od | do | ||
| ............................................ | ................................................ |
| Data | Pieczęć imienna i podpis dysponenta |