Regulamin działalności Kanclerza Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii Polskiej Akademii Nauk.
Akty korporacyjne
PAN.2023.7.4
Akt nieoceniany Wersja od: 4 lipca 2023 r.
UCHWAŁA Nr 46/2023
PREZYDIUM POLSKIEJ AKADEMII NAUK
z dnia 4 lipca 2023 r.
w sprawie wprowadzenia regulaminu działalności Kanclerza Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii Polskiej Akademii Nauk
Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2020 r. poz. 1796), uchwala się, co następuje:
§ 1.
1.
Prezydium Polskiej Akademii Nauk uchwala regulamin określający szczegółowe zadania Kanclerza Polskiej Akademii Nauk oraz Kancelarii Polskiej Akademii Nauk.2.
Regulamin stanowi załącznik do niniejszej uchwały.§ 2.
Traci moc uchwała Nr 54/2015 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 22 września 2015 r. w sprawie regulaminu działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii, zmieniona uchwałą Nr 1/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 19 stycznia 2016 r., uchwałą Nr 53/2016 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 20 września 2016 r., uchwałą Nr 2/2017 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 24 stycznia 2017 r., uchwałą Nr 58/2019 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 17 września 2019 r., uchwałą Nr 39/2020 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 22 września 2020 r., uchwałą Nr 9/2022 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 15 marca 2022 r., uchwałą Nr 12/2023 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 21 lutego 2023 r., uchwałą Nr 15/2023 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 14 marca 2023 r., uchwałą Nr 26/2023 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 18 kwietnia 2023 r. oraz uchwałą Nr 33/2023 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z 23 maja 2023 r.§ 3.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin działalności Kanclerza Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii Polskiej Akademii Nauk
Regulamin działalności Kanclerza Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii Polskiej Akademii Nauk
§ 1.
1.
Kanclerz Polskiej Akademii Nauk (dalej jako: "Kanclerz Akademii") jako ustawowy organ Polskiej Akademii Nauk (dalej jako: "Akademia"), realizuje zadania wskazane do zakresu działalności Kanclerza Akademii w ustawie o Polskiej Akademii Nauk i w statucie Akademii.2.
Kanclerz Akademii w szczególności:1)
reprezentuje Kancelarię Polskiej Akademii Nauk (dalej jako: "Kancelaria Akademii") w kontaktach z urzędami administracji państwowej i samorządowej;2)
współpracuje ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi;3)
koordynuje sprawy związane ze spółkami handlowymi, w których Akademia posiada udziały lub akcje;4)
dokonuje wyboru podmiotów uprawnionych do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Akademii;5)
w ciągu roku budżetowego, z upoważnienia Prezesa Akademii, wnosi do dysponenta głównego o dokonanie przemieszczeń w wydatkach budżetowych w ramach części budżetowej "Polska Akademia Nauk";6)
sprawuje nadzór finansowy i majątkowy nad pomocniczymi jednostkami naukowymi Akademii oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii (dalej razem jako: "jednostki Akademii nieposiadające osobowości prawnej"), z prawem do wstrzymania ze skutkiem natychmiastowym dokonania czynności prawnej sprzecznej z prawem lub ważnym interesem Akademii;7)
przygotowuje projekt rocznego planu finansowego Akademii, nadzoruje jego realizację oraz przygotowuje projekt rocznego sprawozdania budżetowego z wykonania planu;8)
przygotowuje projekt podziału środków budżetowych, z przeznaczeniem na realizację określonych zadań dla Kancelarii Akademii oraz jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;9)
wykonuje zadania pracodawcy wobec pracowników Kancelarii Akademii, w tym dyrektorów i kierujących pracami komórek organizacyjnych Kancelarii Akademii (dalej jako: "komórki Kancelarii Akademii"), z wyłączeniem dziekanów wydziałów Akademii, w zakresie niezastrzeżonym dla Prezesa Akademii;10)
powierza funkcje dyrektorom utworzonych przez Akademię innych jednostek organizacyjnych, w szczególności domów pracy twórczej, domów zjazdów i konferencji lub domu seniora;11)
zatrudnia pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii, z wyłączeniem dyrektorów zagranicznych stacji naukowych Akademii;12)
zawiera umowy cywilnoprawne, w tym umowy o dzieło i umowy zlecenia w zakresie działania Kanclerza Akademii;13)
koordynuje planowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii oraz zatwierdza i nadzoruje ich wykonanie;14)
zatwierdza plany inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości, z wyłączeniem nieruchomości użyczonych instytutom naukowym Akademii lub stanowiących ich własność;15)
przyjmuje sprawozdania końcowe i rozliczenia inwestycji budowlanych i remontów nieruchomości Akademii;16)
nadzoruje gospodarkę nieruchomościami stanowiącymi własność lub oddanymi w użytkowanie wieczyste Akademii, w tym lokalami mieszkalnymi;17)
koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków kierowanych do Prezesa Akademii i Kancelarii Akademii, oraz nadzoruje terminowe udzielanie odpowiedzi.3.
Kanclerz Akademii może na czas swojej nieobecności upoważnić wskazaną przez siebie osobę do wykonywania czynności w zakresie kierowania bieżącą działalnością Kancelarii Akademii.§ 2.
1.
Komórkami Kancelarii Akademii, kierują dyrektorzy lub osoby wskazane przez Kanclerza Akademii w drodze indywidualnych decyzji.2.
Kanclerz Akademii, na wniosek dyrektora komórki Kancelarii Akademii, może powołać wicedyrektora komórki Kancelarii Akademii.§ 3.
Kierującego komórką Kancelarii Akademii w czasie jego nieobecności zastępuje wicedyrektor lub osoba wskazana przez kierującego komórką Kancelarii Akademii w porozumieniu z Kanclerzem Akademii.§ 4.
Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1, kierują pracami komórki Kancelarii Akademii, a w szczególności:1)
planują i organizują pracę komórki Kancelarii Akademii;2)
przedstawiają Kanclerzowi Akademii wnioski w sprawie zatrudnienia pracowników w komórce Kancelarii Akademii oraz w sprawach wynikających ze stosunku pracy;3)
zapewniają prawidłowe wykonywanie zadań przez komórkę Kancelarii Akademii;4)
podpisują pisma w sprawach należących do właściwości komórki Kancelarii Akademii z zastrzeżeniem spraw należących do kompetencji Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii i Kanclerza Akademii;5)
zapewniają przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;6)
odpowiadają za przestrzeganie obowiązującego w Kancelarii Akademii regulaminu i czasu pracy;7)
zatwierdzają opisy stanowisk pracy w komórce Kancelarii Akademii i ustalają zakresy czynności podległych pracowników;8)
zapewniają przestrzeganie zasad i trybów dotyczących gospodarki finansowej Kancelarii Akademii oraz dokonywania wydatków z budżetu Kancelarii Akademii w zakresie zadań realizowanych przez komórkę Kancelarii Akademii.§ 5.
Przy wykonywaniu zadań wymagających współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii, kierujący komórkami Kancelarii Akademii są zobowiązani do uzgadniania, konsultacji oraz opiniowania prowadzonych spraw.§ 6.
Spory kompetencyjne między komórkami Kancelarii Akademii rozstrzyga Kanclerz Akademii.§ 7.
Zasady i tryb postępowania z dokumentami w Akademii regulują wydane przez Kanclerza Akademii instrukcja kancelaryjna i inne przepisy szczegółowe.§ 8.
W skład Kancelarii Akademii wchodzą następujące komórki Kancelarii Akademii:1)
Gabinet Prezesa;2)
Biuro Organizacyjne;3)
Biuro Finansów i Budżetu;4)
Biuro Informatyki i Cyfryzacji;5)
Biuro Majątkowe;6)
Biuro Prawne;7)
Biuro Współpracy z Zagranicą;8)
Biuro do spraw Doskonałości Naukowej;9)
Biuro do spraw Komunikacji i Informacji Naukowej;10)
Zespół Spraw Pracowniczych;11)
Zespół Zamówień Publicznych;12)
Zespół Audytu i Kontroli Wewnętrznej;13)
Zespół Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji Niejawnych;14)
Samodzielne Stanowisko do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.§ 9.
Do zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii należy w szczególności:1)
obsługa Zgromadzenia Ogólnego Akademii, Prezydium Akademii, Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz Akademii Młodych Uczonych;2)
obsługa zespołów doradczych Prezesa Akademii;3)
obsługa wyborów członków Akademii i organów Akademii oraz członków Akademii Młodych Uczonych;4)
obsługa wyboru i działalności Komisji do spraw etyki w nauce;5)
obsługa wyboru i działalności Komisji Rewizyjnej;6)
obsługa kontaktów Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii oraz innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii z przedstawicielami władz państwowych oraz innych instytucji;7)
współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w sprawach związanych z nadzorem Prezesa Rady Ministrów nad Akademią oraz zatwierdzaniem uchwał Zgromadzenia Ogólnego Akademii dotyczących statutu Akademii;8)
koordynacja przygotowania materiałów związanych z udziałem Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii w posiedzeniach parlamentu oraz organów państwa;9)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;10)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii;11)
obsługa Kapituł medali i wyróżnień przyznawanych przez organy Akademii oraz obsługa przyznawanych przez organy Akademii nagród naukowych, organizacyjnych i innych;12)
obsługa spraw związanych ze stypendiami Prezesa Akademii;13)
obsługa administracyjna komitetów problemowych przy Prezydium Akademii i przygotowywanie materiałów analityczno-informacyjnych dotyczących komitetów Akademii dla Prezesa Akademii i wiceprezesów Akademii oraz na posiedzenia organów kolegialnych;14)
obsługa sekretariatów Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;15)
obsługa administracyjna działalności statutowej wydziałów Akademii, rad kuratorów i oddziałów Akademii;16)
prowadzenie Archiwum Zakładowego;17)
nadzór i aktualizacja informacyjnej bazy danych o członkach korporacji uczonych;18)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Gabinetu Prezesa Akademii.§ 10.
Do zakresu działania Biura Organizacyjnego należy w szczególności:1)
prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii, w tym przygotowywanie materiałów oraz sporządzanie zbiorczych informacji na podstawie danych zebranych z jednostek naukowych Akademii;2)
obsługa działalności Rady Dyrektorów Jednostek Naukowych Akademii;3)
obsługa spotkań Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii z dyrektorami jednostek naukowych Akademii;4)
prowadzenie wykazu odnoszącego się do okresowej oceny instytutów naukowych Akademii na potrzeby Akademii i jej organów, przeprowadzanej przez rady kuratorów wydziałów Akademii, w tym: harmonogramy, dokonane oceny i jej wyniki;5)
prowadzenie statystyk dotyczących jednostek naukowych Akademii na potrzeby Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;6)
obsługa kontaktów z Samorządem Doktorantów Akademii oraz monitorowanie spraw związanych z prowadzeniem szkół doktorskich;7)
pełnienie roli punktu kontaktowego oraz koordynacyjnego dla wspólnych inicjatyw Akademii oraz jednostek naukowych Akademii (konsolidacja zasobów, wspólne projekty, platformy);8)
podejmowanie i koordynacja innych działań integrujących jednostki naukowe Akademii, w zależności od bieżącego zapotrzebowania i na zlecenie Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;9)
ewidencja i obsługa korespondencji pocztowej i międzyresortowej, przychodzącej i wychodzącej z Kancelarii Akademii;10)
obsługa administracyjno-gospodarcza Kancelarii Akademii;11)
nadzór nad gospodarowaniem i ewidencją mienia ruchomego Akademii, z wyłączeniem instytutów naukowych Akademii;12)
prowadzenie baz danych w zakresie administracyjno-gospodarczym;13)
zapewnienie obsługi transportowej Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii;14)
administrowanie działalnością garażu przy ul. Hożej 5/7;15)
identyfikacja zewnętrznych źródeł finansowania (dotacje celowe, projekty badawczo-rozwojowe, fundusze europejskie, środki w dyspozycji samorządów terytorialnych, itp.) dostępnych dla Akademii oraz jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;16)
monitorowanie obowiązujących przepisów i wytycznych mających wpływ na Akademię i jednostki Akademii nieposiadających osobowości prawnej jako potencjalnych beneficjentów finansowania zewnętrznego;17)
przygotowywanie i rozpowszechnianie informacji o możliwościach i zasadach aplikowania o finansowanie zewnętrzne;18)
nadzór nad procesem składania wniosków o finansowanie w imieniu Akademii i jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej, obejmujący m.in. udział w opracowywaniu części administracyjnej wniosków projektowych, weryfikację formalną oraz nadzór nad całościowym przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej;19)
nadzór nad obsługą administracyjną realizowanych projektów, w tym monitorowaniem terminów istotnych dla realizacji przyznanych projektów oraz stopnia osiągniętych wskaźników, prowadzeniem korespondencji formalnej z instytucjami finansującymi;20)
nadzór nad prowadzeniem ewidencji i archiwizacji dokumentacji projektowej;21)
koordynacja sporządzania corocznych sprawozdań, zestawień i statystyk dotyczących realizowanych projektów;22)
przygotowywanie materiałów w zakresie działalności Biura dla Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii i innych osób wyznaczonych przez Prezesa Akademii, w związku z udziałem w posiedzeniach parlamentu oraz organów państwa;23)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;24)
udział w pracach nad opiniowaniem projektów aktów prawnych i innych dokumentów dotyczących spraw nauki;25)
prowadzenie korespondencji w sprawach ogólnych, pozostających poza zakresem działalności innych komórek Kancelarii Akademii, w tym obsługa zapytań i wytycznych z instytucji nadzorujących, wniosków o udostępnienie informacji publicznej, itp.;26)
koordynacja prac komisji i zespołów ds. inwentaryzacji mienia;27)
prowadzenie w Kancelarii Akademii Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;28)
przygotowanie rocznego sprawozdania z działalności Akademii we współpracy z komórkami Kancelarii Akademii i innymi jednostkami organizacyjnymi Akademii;29)
obsługa wydarzeń o charakterze integracyjnym dla pracowników Kancelarii Akademii oraz jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;30)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza wynikających z zakresu działania Biura;31)
prowadzenie innych spraw wykraczających poza zakres działalności pozostałych komórek Kancelarii Akademii, w zależności od bieżącego zapotrzebowania i na zlecenie Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;32)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 11.
Do zakresu działania Biura Finansów i Budżetu należy w szczególności:1)
koordynacja w ramach Akademii prac nad projektem budżetu państwa w zakresie przewidzianym dla Akademii w części budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw nauki;2)
w porozumieniu z Kanclerzem Akademii bieżąca współpraca z właściwymi komórkami dysponenta części budżetowej w trakcie prac nad projektem budżetu oraz jego realizacją w ciągu roku, w tym:a)
opracowanie objaśnień do projektu budżetu Akademii dla potrzeb komisji sejmowych i senackich,b)
przygotowanie projektu harmonogramu wydatków budżetowych,c)
przygotowanie wniosków o przemieszczenia środków w budżecie Akademii w ciągu roku budżetowego;3)
koordynacja prac oraz współpraca z właściwymi zespołami doradczymi w trakcie konstruowania projektu planu finansowego Akademii oraz opracowanie we współpracy z komórkami Kancelarii Akademii projektu planu finansowego Akademii w części realizowanej centralnie;4)
monitorowanie i analiza w ciągu roku budżetowego stopnia wykorzystania dotacji podmiotowej przyznanej Akademii;5)
monitorowanie w ciągu roku obrotowego realizacji planów finansowych;6)
okresowa analiza sytuacji finansowej jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej oraz przedkładanie stosownych raportów Kanclerzowi Akademii i dyrektorom tych jednostek;7)
przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur w zakresie spraw prowadzonych przez Biuro;8)
udzielanie porad i instruktażu w sprawach finansowo-księgowych jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej;9)
przygotowanie projektu rocznego sprawozdania budżetowego z realizacji planu;10)
koordynacja prac nad Wieloletnim Planem Finansowym;11)
koordynowanie, zgodnie z odrębną procedurą, prac związanych z zatwierdzaniem rocznych sprawozdań finansowych instytutów naukowych Akademii, w szczególności:a)
weryfikacja wniosków instytutów naukowych Akademii odnośnie podmiotów do badania sprawozdań finansowych,b)
weryfikacja rocznych sprawozdań finansowych, przedkładanych przez instytuty naukowe Akademii,c)
sporządzanie analiz finansowych instytutów naukowych Akademii, w tym stanu zatrudnienia i wynagrodzeń na podstawie rocznych sprawozdań finansowych;12)
prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, rachunkowości Akademii i sprawozdawczości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych Akademii;13)
wykonywanie w imieniu Akademii obowiązków nałożonych na podatnika i płatnika w rozumieniu ordynacji podatkowej;14)
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i obsługa finansowa Akademii;15)
dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;16)
organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający monitorowanie wydatków, w tym w układzie zadaniowym;17)
udzielanie wyjaśnień organom kontrolnym w zakresie objętym działalnością Biura;18)
sporządzanie doraźnych analiz w terminach i zakresie ustalonym przez organy Akademii;19)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza wynikających z zakresu działania Biura;20)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 12.
Do zakresu działania Biura Informatyki i Cyfryzacji należy w szczególności:1)
opracowywanie strategii rozwoju struktur teleinformatycznych Akademii stanowiącej podstawę do podejmowania działań zmierzających do zapewnienia wysokiej wydajności oraz unifikacji rozwiązań teleinformatycznych stosowanych w Kancelarii Akademii, oddziałach Akademii i jednostkach Akademii nieposiadających osobowości prawnej;2)
prowadzenie spójnej polityki Kancelarii Akademii, Oddziałów Akademii oraz jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej w zakresie zabezpieczenia teleinformatycznego;3)
tworzenie, rozwijanie i konsolidowanie systemów obiegu dokumentów elektronicznych;4)
zarządzanie zasobami danych i informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych;5)
wyznaczanie standardów w zakresie zastosowania teleinformatyki;6)
prowadzenie prac rozwojowych, implementacyjnych, wdrożeniowych i eksploatacyjnych w zakresie wspomagania zarządzania Akademią i jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej za pomocą technologii teleinformatycznych;7)
koordynowanie obsługi technicznej portali informacyjnych Akademii i jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;8)
utrzymywanie sprzętowej warstwy systemów wykorzystywanych w Akademii;9)
zarządzanie zasobami sprzętu informatycznego, w tym zapewnienie i utrzymanie ciągłości jego działania;10)
prowadzenie polityki unifikacji sprzętowej i systemowej Kancelarii Akademii, oddziałów Akademii i jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;11)
zapewnianie prawidłowego funkcjonowania systemów baz danych, serwerów i urządzeń sieciowych wraz z ich administrowaniem;12)
zapewnianie łączności teleinformatycznej w Kancelarii Akademii i oddziałach Akademii, oraz projektowanie i koordynowanie działań w tym zakresie;13)
obsługa techniczna posiedzeń organów Akademii w zakresie stosowanych technik audiowizualnych;14)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;15)
prowadzenie polityki licencyjnej oprogramowania Akademii i jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;16)
administrowanie elementami czynnymi i biernymi szkieletowej infrastruktury teleinformatycznej (łącza, urządzenia sieciowe, struktura połączeń sieci szkieletowej);17)
administrowanie zasobami logicznymi szkieletowej sieci komputerowej (publiczne adresy IP, domena "pan.pl" i inne domeny wykorzystywane przez Akademię i jednostki Akademii nieposiadające osobowości prawnej, katalogowe bazy danych, itp.) serwerami wraz z urządzeniami peryferyjnymi (systemami archiwizacji danych, systemami zasilania, urządzeniami i systemami bezpieczeństwa, itp.) wykorzystywanymi na potrzeby systemów teleinformatycznych oprogramowaniem systemowym (systemami operacyjnymi i serwerami aplikacyjnymi, itp.), narzędziowym (systemami zarządzania bazami danych, itp.) i pomocniczym (stosowanym do celów diagnostyki, monitorowania i zarządzania zasobami oraz funkcjami użytkowymi, itp.) wykorzystywanym na potrzeby systemów teleinformatycznych;18)
administrowanie komputerowymi stanowiskami pracy (stacje robocze z urządzeniami peryferyjnymi i oprogramowaniem standardowym: systemowym, biurowym, pomocniczym oraz niestandardowym, związanym ze specyfiką zadań przypisanych do danego stanowiska);19)
prowadzenie i aktualizacja stron internetowych Akademii;20)
opiniowanie i akceptowanie projektów nowych serwisów internetowych inicjowanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;21)
prowadzenie i aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym Akademii;22)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Biura;23)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 13.
Do zakresu działania Biura Majątkowego należy w szczególności:1)
planowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu zwiększenie wartości użytkowej i rynkowej nieruchomości Akademii;2)
przygotowywanie rocznych i wieloletnich planów oraz harmonogramów remontów i inwestycji dla nieruchomości stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, oraz sprawozdań rocznych z realizacji inwestycji budowlanych i prac remontowych finansowanych ze środków budżetowych oraz ze środków własnych Akademii - udział w opracowaniu projektu planu finansowego Akademii;3)
nadzór i kontrola wykorzystania nieruchomości stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym oraz analiza i ocena efektywności gospodarowania tymi nieruchomościami;4)
kontrola inwestycji oraz remontów prowadzonych na nieruchomościach stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, w tym wydatkowania środków dotacji celowej;5)
prowadzenie ewidencji nieruchomości zgodnie z przepisami ustawy o Polskiej Akademii Nauk w oparciu o pozyskaną dokumentację formalnoprawną i geodezyjną;6)
kontrola stanu formalnoprawnego nieruchomości Akademii;7)
przygotowanie i prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z przejmowaniem, podziałem i scalaniem składników majątku nieruchomego Akademii;8)
pozyskiwanie dokumentacji do celów gospodarowania nieruchomościami oraz do celów prawnych (wypisów, wyrysów, wykazów zmian danych ewidencyjnych) i innych;9)
okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych składników majątku nieruchomego Akademii;10)
ewidencja inwestycji budowlanych i remontów realizowanych przez jednostki Akademii nieposiadające osobowości prawnej ze środków budżetowych oraz ze środków własnych Akademii;11)
analiza i opiniowanie wniosków podmiotów zewnętrznych dotyczących realizacji inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach Akademii;12)
kontrola w zakresie ustalenia stanu przestrzegania przepisów prawa budowlanego w odniesieniu do nieruchomości Akademii, w tym m.in. wykonania przeglądów rocznych oraz pięcioletnich obiektów, w odniesieniu do nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność;13)
kontrolna i zlecanie przeglądów rocznych oraz pięcioletnich obiektów, oraz realizacja zaleceń pokontrolnych w zakresie utrzymania nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność pozostających na stanie Akademii - osoby prawnej (nie przekazanych w użyczenie lub zarządzanie jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej);14)
merytoryczne przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i umów w zakresie gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność lub będącymi w wieczystym użytkowaniu Akademii;15)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Biura;16)
merytoryczne opracowywanie projektów dokumentów wewnętrznych (procedury, zasady, wytyczne) dotyczących gospodarowania nieruchomościami Akademii oraz nadzór i kontrola nad ich przestrzeganiem;17)
przygotowywanie projektów oświadczeń oraz dokumentów wewnętrznych (procedury, zasady, wytyczne) w zakresie remontów i inwestycji budowlanych prowadzonych na nieruchomościach będących w wieczystym użytkowaniu Akademii lub stanowiących jej własność oraz nadzór i kontrola nad ich realizacją i przestrzeganiem;18)
przygotowywanie wniosków i prowadzenie pod względem merytorycznym spraw dotyczących zbycia, obciążania nieruchomości lub przekazania ich do używania na podstawie umów prawa cywilnego w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Akademii lub będących w jej użytkowaniu wieczystym;19)
opiniowanie wniosków i nadzór pod względem merytorycznym nad prowadzeniem spraw dotyczących zbycia, obciążania nieruchomości lub przekazania ich do używania na podstawie umów prawa cywilnego w odniesieniu do nieruchomości Akademii przekazanych w użyczenie bądź w zarządzanie jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej;20)
opiniowanie wniosków dotyczących zbycia, obciążenia nieruchomości lub przekazania ich do używania na podstawie umów prawa cywilnego w odniesieniu do nieruchomości będących w wieczystym użytkowaniu lub stanowiących własność instytutów naukowych Akademii;21)
współpraca z ciałami doradczymi powołanymi przez organy Akademii w zakresie gospodarowania mieniem, inwestycji i remontów prowadzonych na nieruchomościach Akademii;22)
współdziałanie z instytutami naukowymi Akademii, jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej, wydziałami Akademii oraz oddziałami Akademii w zakresie gospodarowania nieruchomościami będącymi w posiadaniu Akademii oraz w celu weryfikacji, pozyskiwania i przekazywania informacji dotyczących inwestycji i remontów;23)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;24)
gospodarowanie nieruchomościami stanowiącymi własność lub oddanych w użytkowanie wieczyste Akademii, w tym lokalami mieszkalnymi;25)
opiniowanie wniosków i rozliczanie we współpracy z właściwymi komórkami Akademii, bezzwrotnych pomocy finansowych udzielanych instytutom naukowym Akademii oraz jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej w zakresie właściwości Biura;26)
prowadzenie spraw związanych z podatkami i opłatami administracyjnymi dla nieruchomości pozostających na stanie Akademii - osoby prawnej (nie przekazanych w użyczenie bądź zarządzanie instytutom naukowym Akademii oraz jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej);27)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 14.
Do zakresu działania Biura Prawnego należy w szczególności:1)
występowanie w imieniu Akademii przed sądami, prokuratorem, organami administracji państwowej i samorządowej i innymi urzędami, w każdym trybie postępowania na podstawie udzielonych pełnomocnictw;2)
udzielanie opinii prawnych i wyjaśnień dotyczących przepisów prawa kierownikom komórek Kancelarii Akademii, pomocniczych jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii w zakresie działalności Akademii, a także na zlecenie Kanclerza Akademii;3)
koordynowanie i opiniowanie przygotowywanych projektów umów i porozumień Akademii w oparciu o wkład merytoryczny dostarczany przez właściwe komórki Kancelarii Akademii i jednostki Akademii nieposiadające osobowości prawnej;4)
koordynowanie i opiniowanie przygotowywanych projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii;5)
pomoc prawna jednostkom Akademii nieposiadającym osobowości prawnej;6)
koordynowanie i opiniowanie przygotowywanych dokumentów związanych z utworzeniem, reorganizacją, połączeniem, podziałem, likwidacją jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii;7)
regulacja i aktualizacja stanu prawnego nieruchomości Akademii we współpracy z Biurem Majątkowym;8)
prowadzenie spraw związanych z ochroną własności intelektualnej, ochrony danych osobowych, RODO, praw autorskich i praw pokrewnych, a także komercjalizacją wyników badań naukowych a także zagadnienia z zakresu finansowania nauki;9)
opracowywanie projektów aktów prawnych dotyczących działalności Akademii oraz opiniowanie i udział w pracach legislacyjnych nad projektami aktów prawnych dotyczących Akademii, nauki i szkolnictwa wyższego;10)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;11)
realizacja powierzonych przez Kanclerza Akademii zadań i obowiązków dysponenta określonych środków finansowych;12)
obsługa komisji dyscyplinarnej drugiej instancji dla wszystkich pracowników naukowych Akademii;13)
przygotowywanie i ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych;14)
opiniowanie i prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z:a)
tworzeniem, łączeniem i przekształcaniem spółek handlowych z udziałem Akademii, przystępowaniem przez Akademię do spółek oraz zbywaniem udziałów lub akcji Akademii w spółkach,b)
tworzeniem, reorganizacją, łączeniem, podziałem i likwidacją jednostek naukowych Akademii i innych jednostek organizacyjnych Akademii,c)
z wykonywaniem przez Akademię praw z akcji i udziałów;15)
prowadzenie pod względem merytorycznym spraw związanych z fundacjami, których Akademia jest fundatorem;16)
opracowywanie, w tym we współpracy z innymi komórkami Kancelarii Akademii analiz na potrzeby, o których mowa w pkt. 14-15;17)
opiniowanie i przygotowywanie we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami Kancelarii Akademii i jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej projektów pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii;18)
uwierzytelnianie dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz ich duplikatów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą;19)
opiniowanie statutów instytutów naukowych Akademii, prowadzenie rejestru instytutów naukowych Akademii oraz ewidencji jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej, w tym REGON;20)
prowadzenie ewidencji uchwał Prezydium Akademii i Zgromadzenia Ogólnego Akademii oraz decyzji, zarządzeń, pełnomocnictw i upoważnień wydawanych i udzielanych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii;21)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 15.
Do zakresu działania Biura Współpracy z Zagranicą należy w szczególności:1)
koordynacja i obsługa współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i innymi instytucjami równorzędnymi;2)
koordynacja i obsługa współpracy z międzynarodowymi organizacjami naukowymi, w tym współpraca z komitetami narodowymi;3)
koordynacja i obsługa merytorycznej współpracy z zagranicznymi stacjami naukowymi Akademii;4)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz w realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;5)
obsługa zagranicznych podróży służbowych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i osób delegowanych przez Prezesa Akademii lub Kanclerza Akademii oraz wizyt gości zagranicznych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;6)
przygotowywanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Biura;7)
przygotowywanie projektów i udział w negocjacjach tekstów zawieranych przez Akademię porozumień i protokołów wykonawczych dotyczących współpracy naukowej z zagranicą;8)
udział w przygotowywaniu projektów opinii na temat umów międzynarodowych i programów wykonawczych do tych umów w części dotyczącej współpracy naukowej z zagranicą;9)
współpraca z przedstawicielstwami dyplomatycznymi w Polsce oraz polskimi przedstawicielstwami za granicą;10)
obsługa prac Komisji do spraw współpracy z zagranicą, komisji do spraw wspólnych nagród za wybitne osiągnięcia naukowe uzyskane we współpracy z zagranicznymi akademiami nauk i organizacjami równorzędnymi oraz komisji konkursowych wyłaniających kandydatów na dyrektorów zagranicznych stacji naukowych Akademii;11)
koordynacja i obsługa współpracy pomiędzy Akademią a Komisją Europejską między innymi poprzez koordynację działalności merytorycznej Biura Promocji Nauki PolSCA Polskiej Akademii Nauk w Brukseli;12)
monitorowanie aktywności międzynarodowej Akademii;13)
współpraca z przedstawicielami międzynarodowych baz bibliograficznych;14)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 16.
Do zakresu działania Biura do spraw Doskonałości Naukowej należy w szczególności:1)
aktywne wyszukiwanie uczonych (w tym w szczególności kandydatów do programu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (European Research Council Starting Grant), zwanych dalej "ERC"), mających szanse na uzyskanie grantów;2)
wspieranie uczonych we właściwym formułowaniu wniosków, prowadzenie treningu i przygotowywanie ich do prezentacji ustnej przed panelem ERC, w tym we współpracy z uczonymi europejskimi - laureatami grantów ERC, byłymi członkami paneli ERC i Rady Naukowej ERC;3)
prowadzenie szkoleń potencjalnych uczestników projektów ERC w krajach odnoszących największe sukcesy projektowe z wykorzystaniem infrastruktury zagranicznych stacji naukowych Akademii w: Paryżu, Berlinie, Wiedniu i Rzymie;4)
pomoc uczonym na etapie sprawozdawczym i rozliczania projektów ERC;5)
przygotowywanie najlepszych rozwiązań podnoszących efektywność polskich wniosków projektowych, w tym opracowywanie poradników;6)
aktywizacja czołowych polskich uczonych do zasiadania w panelach ERC, do kandydowania do Rady Naukowej ERC i innych komórek organizacyjnych Komisji Europejskiej, mających wpływ na Europejską Przestrzeń Badawczą;7)
współpraca z instytucjami międzynarodowymi w promocji polskich kandydatów do programu ERC z wykorzystaniem zagranicznych stacji naukowych Akademii;8)
przygotowywanie wniosków projektowych i realizacja projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, m.in. Programów Ramowych Unii Europejskiej, dotacji celowych, we współpracy z Działem Pozyskiwania Finansowania Biura Organizacyjnego oraz innymi komórkami Kancelarii Akademii;9)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 17.
Do zakresu działania Zespołu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:1)
przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji kadrowej profesorów mianowanych, dyrektorów jednostek naukowych Akademii oraz innych jednostek organizacyjnych Akademii;2)
prowadzenie dokumentacji oraz realizacja całokształtu spraw pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w odniesieniu do pracowników Kancelarii Akademii, pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii;3)
przygotowywanie dokumentacji związanej z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń państwowych;4)
sporządzanie dla pracowników zlikwidowanych jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej dokumentów wynikających ze stosunku pracy, potwierdzających uprawnienia dla celów emerytalnych i rentowych;5)
obsługa związana z realizacją ustawowego obowiązku lustracji oraz zapytań w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych;6)
opracowywanie planów działalności socjalnej oraz administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz obsługa Komisji Socjalnej;7)
obsługa spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;8)
obsługa dodatkowych świadczeń (benefitów);9)
prowadzenie dokumentacji kadrowej Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii i członków korporacji uczonych;10)
przygotowywanie projektów zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Zespołu;11)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Zespołu.§ 18.
Do zakresu działania Zespołu Zamówień Publicznych należy w szczególności:1)
przygotowywanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Kancelarii Akademii, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych;2)
przygotowywanie projektów decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Zespołu;3)
współpraca przy opracowaniu projektów przepisów wewnętrznych udzielania zamówień publicznych do których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych;4)
opiniowanie wniosków o wszczęcie postępowania w sprawie udzielania zamówień publicznych w Kancelarii Akademii;5)
prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych przez Kancelarię Akademii;6)
sporządzenie projektu rocznego planu postępowań na podstawie zgłoszeń od komórek Kancelarii Akademii, do którego ma zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych;7)
sporządzenie projektu rocznego planu procedur na podstawie zgłoszeń od komórek Kancelarii Akademii, do którego nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych (zamówienia regulaminowe);8)
udzielanie komórkom Kancelarii Akademii informacji o obowiązujących przepisach prawa zamówień publicznych i regulacji wewnętrznych udzielania zamówień publicznych;9)
archiwizowanie dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Kancelarii Akademii, do których ma zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych;10)
sporządzenie sprawozdania do Prezesa UZP z udzielonych zamówień publicznych w danym roku kalendarzowym;11)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Zespołu.§ 19.
Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy w szczególności:1)
kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie pracodawcy o występujących zagrożeniach zawodowych pracowników Kancelarii Akademii i pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii;2)
organizowanie i przeprowadzanie szkoleń wstępnych z zakresu bhp dla pracowników Kancelarii Akademii i pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii;3)
organizowanie szkoleń okresowych z zakresu bhp dla pracowników Kancelarii Akademii i pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii;4)
przygotowywanie opinii, analiz, sprawozdań dotyczących stanu bezpieczeństwa i higieny pracy dla Kancelarii Akademii oraz zagranicznych stacji naukowych Akademii;5)
udział w badaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe pracowników Kancelarii Akademii i pracowników zagranicznych stacji naukowych Akademii oraz prowadzenie stosownej dokumentacji;6)
udział w opracowywaniu wewnętrznych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji) oraz doradztwo w zakresie stosowania bezpieczeństwa i higieny pracy dla Kancelarii Akademii i zagranicznych stacji naukowych Akademii;7)
realizacja zadań wynikających z przepisów ogólnie obowiązujących;8)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania stanowiska.§ 20.
Do zakresu działania Zespołu Audytu i Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:1)
sporządzenie rocznego planu audytu w porozumieniu z Prezesem Akademii i w oparciu o analizę ryzyka oraz przekazanie rocznego planu audytu do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów a także do komórki obsługującej Komitet Audytu dla działu administracji rządowej "Nauka";2)
sporządzenie, przedstawienie Prezesowi Akademii i przekazanie do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów oraz dla Komitetu audytu dla działu administracji rządowej "Nauka" sprawozdania z realizacji zadań, ujętych w planie audytu za rok poprzedni, sporządzenie w każdym czasie, na ich wniosek, szczegółowych informacji na temat przeprowadzanych audytów;3)
prowadzenie w Kancelarii Akademii oraz w jednostkach Akademii nieposiadających osobowości prawnej, audytu wewnętrznego według procedury określonej przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych;4)
przeprowadzanie w uzasadnionych przypadkach, na zlecenia Prezesa Akademii, audytu poza rocznym planem audytu;5)
wykonywanie doraźnych kontroli jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej zleconych przez Prezesa Akademii i Kanclerza Akademii;6)
opracowywanie sprawozdań lub notatek z przeprowadzonych kontroli oraz monitorowanie wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych;7)
zapobieganie zjawiskom korupcji i wdrożenie mechanizmów, umożliwiających jej skuteczne przeciwdziałanie;8)
gromadzenie, przechowywanie oraz przekazywanie do archiwum zakładowego archiwalnej dokumentacji audytu i kontroli;9)
przygotowywanie projektów decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Zespołu;10)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Zespołu.§ 21.
Do zakresu działania Zespołu Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:1)
opracowywanie i realizacja Planu Operacyjnego funkcjonowania Kancelarii Akademii; przygotowanie i wdrażanie dokumentów związanych z działaniem obrony cywilnej w Kancelarii Akademii oraz w jednostkach Akademii nieposiadających osobowości prawnej;2)
koordynowanie spraw związanych z ochroną zabytków w okresie zagrożeń, kryzysu, wojny będących w ewidencji jednostek Akademii nieposiadających osobowości prawnej;3)
opracowywanie dokumentacji i utrzymywanie w ciągłej gotowości systemu stałego dyżuru w Akademii jako elementu gotowości obronnej państwa;4)
organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie zadań Zespołu;5)
realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;6)
przeprowadzanie kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów w tym zakresie;7)
szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;8)
okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych;9)
przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających, na polecenie Prezesa Akademii;10)
opracowywanie stosownych dokumentów związanych z planem ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jej realizacji;11)
opracowywanie dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz nadzorowanie jej realizacji;12)
podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszeń przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;13)
prowadzenie w Kancelarii Akademii Dokumentów Niejawnych;14)
współpraca z ABW w zakresie ochrony informacji niejawnych;15)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Zespołu.§ 22.
Do zakresu działania Biura do spraw Komunikacji i Informacji Naukowej należy w szczególności:1)
opracowywanie i realizacja polityki informacyjnej Akademii oraz koordynacja spraw dotyczących wizerunku Akademii, w tym systemu identyfikacji wizualnej;2)
prowadzenie działań związanych z obsługą medialną Akademii, w tym współpraca z przedstawicielami środków społecznego przekazu oraz organizacja konferencji prasowych i innych wydarzeń z udziałem Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;3)
obsługa medialna aktywności, w tym wyjazdowych Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii, inicjowanie i koordynacja obecności przedstawicieli Akademii w środkach społecznego przekazu;4)
pośredniczenie w kontaktach dziennikarzy z naukowcami Akademii, organizacja konferencji prasowych i obsługa prasowa wydarzeń;5)
monitoring mediów, w tym mediów społecznościowych i aktywna selekcja newsów i wydarzeń, na potrzeby Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;6)
zarządzanie komunikacją Akademii w sytuacjach kryzysowych;7)
dbanie o spójność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Akademii, we współpracy i w porozumieniu z komórkami Kancelarii Akademii, w tym opiniowanie działań podejmowanych przez komórki Kancelarii Akademii w zakresie wpływu podejmowanych przez nie inicjatyw na wizerunek Akademii;8)
dbanie o relacje z szeroko rozumianym środowiskiem naukowym w Polsce oraz korporacją naukową Akademii;9)
dbałość o szatę graficzną, aktualność i użyteczność stron internetowych i intranetowych Akademii;10)
opiniowanie i akceptowanie projektów nowych serwisów internetowych inicjowanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii, Kanclerza Akademii;11)
rozwój i obsługa kanałów informacyjnych Akademii w serwisach społecznościowych;12)
tworzenie i koordynowanie podcastów, audiocastów i innych materiałów upowszechniających naukę;13)
tworzenie biuletynu informacyjnego (newslettera) Akademii;14)
dbanie o zapewnienie dostępności cyfrowej treści publikowanych na serwisach internetowych i kontach społecznościowych Akademii (WCAG);15)
rozwój i nadzór nad hasłem "Polska Akademia Nauk" i biogramami członków krajowych Akademii w Wikipedii;16)
opracowanie i przygotowanie materiałów promocyjnych;17)
zbieranie informacji o osiągnięciach i odkryciach naukowych członków Akademii i pracowników instytutów naukowych Akademii oraz przygotowywanie cyklicznych raportów z wartościowych odkryć, publikacji innych członków Akademii i instytutów naukowych Akademii, do wykorzystania w social mediach i materiałach upowszechniających naukę;18)
bieżąca współpraca w zakresie upowszechniania i promocji działalności naukowej ze strukturami korporacyjnymi Akademii, jednostkami Akademii nieposiadającymi osobowości prawnej oraz komórkami Kancelarii Akademii;19)
wsparcie komunikacji jednostek Akademii w zakresie ich aktywności naukowej i upowszechniającej naukę w ramach dostępnych narzędzi;20)
aktywne uczestnictwo w dyskursie na temat Akademii i systemu nauki w Polsce;21)
organizacja wykładów popularnonaukowych, warsztatów i konferencji;22)
wsparcie organizacyjne wydarzeń naukowych i promujących Akademię;23)
prowadzenie spraw związanych z działalnością wydawniczą Akademii;24)
koordynacja prac redakcyjnych oraz redakcja merytoryczna, skład, publikowanie i rozpowszechnianie publikacji zwartych, periodycznych, wydawnictw informacyjnych oraz materiałów promocyjnych;25)
prowadzenie spraw związanych z formułowaniem celów i mierników w obszarze budżetu zadaniowego określonego dla części "Polska Akademia Nauk" oraz monitorowania i sprawozdawczości w zakresie wykonania mierników;26)
sprawozdawczość Akademii w części "działalność statutowa Akademii";27)
przygotowanie projektów uchwał Prezydium i Zgromadzenia Ogólnego Akademii, decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Biura;28)
uczestniczenie w przygotowaniu projektu oraz realizacji planu finansowego Akademii w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;29)
prowadzenie platformy elektronicznej czasopism;30)
prowadzenie spraw związanych z finansowaniem działalności upowszechniającej i promującej naukę zgodnie z odrębnymi wewnętrznymi regulacjami, w szczególności opracowanie projektów procedur dotyczących trybu wnioskowania o środki z zakresu działalności upowszechniającej naukę, bieżące monitorowanie realizacji wydatków oraz sporządzanie raportów;31)
obsługa administracyjna Komisji ds. upowszechniania i promocji działalności naukowej;32)
prowadzenie spraw związanych z działalnością wydawniczą Akademii, w zakresie działalności Biura;33)
koordynacja prac redakcyjnych oraz redakcja merytoryczna, publikowanie i rozpowszechnianie publikacji zwartych, periodycznych, wydawnictw informacyjnych oraz materiałów promocyjnych, w zakresie działania Biura;34)
przygotowywanie rocznych sprawozdań w zakresie upowszechniania i promocji działalności naukowej;35)
przygotowywanie projektów decyzji Prezesa Akademii oraz zarządzeń Kanclerza Akademii wynikających z zakresu działania Biura;36)
wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa Akademii, wiceprezesów Akademii oraz Kanclerza Akademii, wynikających z zakresu działania Biura.§ 23.
1.
W skład Gabinetu Prezesa wchodzą:1)
Archiwum Zakładowe;2)
Dział Obsługi Zarządu i Korporacji;3)
Samodzielne Stanowisko do spraw Obsługi AMU;4)
Zespoły Obsługi Administracyjnej Wydziałów;5)
Zespoły Obsługi Administracyjnej Oddziałów.2.
W skład Biura Finansów i Budżetu wchodzą:1)
Dział Planowania i Kontrolingu;2)
Dział Finansowo-Księgowy.3.
W skład Biura Majątkowego wchodzą:1)
Dział Obrotu Nieruchomościami;2)
Dział Zarządzania Nieruchomościami;3)
Dział Ewidencji Nieruchomości;4)
Dział Inwestycji i Remontów.4.
W skład Biura ds. Komunikacji i Informacji Naukowej wchodzą:1)
Dział Upowszechniania Nauki i Wydawnictw;2)
Dział Promocji i Wydarzeń;3)
Dział Komunikacji.5.
W skład Biura Prawnego wchodzi:1)
Dział Radców Prawnych;2)
Dział Rejestrów i Organizacji Jednostek Akademii.6.
W skład Biura Organizacyjnego wchodzą:1)
Dział Obsługi Jednostek Naukowych;2)
Dział Pozyskiwania Finansowania;3)
Dział Gospodarczy;4)
Dział Spraw Ogólnych.7.
Pozostałe komórki Kancelarii Akademii mają strukturę bez podziałów wewnętrznych.8.
Zakres działań Działów, o których mowa w ust. 1-6, zatwierdza Kanclerz Akademii, na wniosek osób, o których mowa w § 2 ust. 1.Uzasadnienie
Uzasadnienie
Regulamin działalności Kanclerza Akademii i Kancelarii Akademii wprowadzony uchwałą Nr 54/2015 Prezydium Polskiej Akademii Nauk 22 września 2015 r., na przestrzeni ostatnich lat, podlegał wielokrotnym zmianom dostosowującym go do zmieniającego się otoczenia prawnego, zakresu realizowanych zadań oraz obowiązującej struktury organizacyjnej.
Wprowadzenie nowego regulaminu działalności Kanclerza Polskiej Akademii Nauk oraz Kancelarii Polskiej Akademii Nauk, poprzedzone szczegółową analizą zadań wszystkich komórek organizacyjnych Kancelarii Akademii, ma na celu skonsolidowanie doprecyzowanych do tej pory kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Kancelarii Akademii. Zmiany w regulaminie mają również charakter redakcyjno-porządkowy, zmierzający do doprecyzowania zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Kancelarii Akademii.