Przyjęcie Regulaminu funkcjonowania Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów.

Akty korporacyjne

KRD.2022.1.10

Akt nieoceniany

Wersja od: 10 stycznia 2022 r.

UCHWAŁA Nr 15/2022

ZARZĄDU KRAJOWEJ REPREZENTACJI DOKTORANTÓW

z dnia 10 stycznia 2022 r.

w sprawie przyjęcia Regulaminu funkcjonowania Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów

KRD.Z.U/15/2022

Zarząd Krajowej Reprezentacji Doktorantów, działając na podstawie § 15 ust. 1 pkt 4 Statutu Krajowej Reprezentacji Doktorantów z dnia 8 grudnia 2019 r. w brzmieniu Statutu Krajowej Reprezentacji Doktorantów obowiązującego na mocy decyzji z dnia 15 grudnia 2021 r., uchwala, co następuje:

§ 1. Przyjmuje się Regulamin funkcjonowania Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej uchwały wraz z treścią Oświadczenia o poufności, stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszej uchwały.

§ 2. Protokół z głosowania elektronicznego w wyżej wymienionej sprawie stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej uchwały.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Regulamin funkcjonowania Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej: Regulaminem) określa organizację i zasady funkcjonowania Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów (zwanego dalej: "Biurem Prawnym KRD"), do którego zadań należy koordynacja spraw prawnych KRD.

2. Działania Biura Prawnego KRD prowadzone są na rzecz doktorantów oraz doktorantek i są do nich skierowane.

§ 2. Słownik pojęć

1. O ile nie zastrzeżono inaczej, poniższe wyrażenia powinny być rozumiane w sposób wskazany w niniejszym Regulaminie.

2. Wyrażeniom użytym w niniejszym Regulaminie nadaje się następujące znaczenie:

1) Członek Biura Prawnego KRD - członek lub członkini Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów;

2) Informacje poufne - informacje, o których mowa w oświadczeniu o zachowaniu poufności, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;

3) Krajowa Reprezentacja Doktorantów lub KRD - Krajowa Reprezentacja Doktorantów z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 12/6, 00-511 Warszawa wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000566784, NIP: 7010333304, REGON: 14598982000000;

4) Przewodniczący Biura - Przewodniczący lub Przewodnicząca Biura Prawnego Krajowej Reprezentacji Doktorantów;

5) Ocena okresowa - ocena okresowa członków Biura Prawnego KRD przeprowadzana cyklicznie, w odstępach nie krótszych niż dwa miesiące począwszy od początku roku kalendarzowego, która służy weryfikacji aktywności członków Biura Prawnego KRD oraz kontroli poprawności merytorycznej i terminowości realizacji wykonywanych przez nich zadań;

6) Zgłaszający - osoba zwracająca się do Biura Prawnego KRD z prośbą o sporządzenie opinii prawnej, udzielenie porady lub informacji prawnej, przygotowanie projektu pisma oficjalnego lub procesowego, bądź zajęcie stanowiska w przedstawionej przez nią sprawie.

§ 3. Zadania Biura Prawnego KRD

1. Głównym przedmiotem działalności Biura Prawnego KRD jest analizowanie, monitorowanie i wspieranie przestrzegania praw doktorantów i doktorantek oraz obsługa prawna działalności Krajowej Reprezentacji Doktorantów w zakresie realizowanej działalności statutowej.

2. Biuro Prawne KRD składa się z dwóch zespołów, działających przy KRD, do których należą:

1) Zespół Prawny Rzecznika Praw Doktoranta KRD (zwany dalej: Zespołem RPD);

2) Komisja Prawna KRD (zwana dalej: Komisją Prawną).

3. Do zadań Zespołu RPD należy w szczególności:

1) bieżące wsparcie prawne Rzecznika Praw Doktoranta KRD w zakresie realizacji zadań statutowych;

2) udzielanie nieodpłatnych porad lub informacji prawnych doktorantom i doktorantkom bądź innym osobom, o ile sprawa dotyczy praw i obowiązków doktorantów i doktorantek bądź kwestii związanych z kształceniem doktorantów i doktorantek;

3) udzielanie nieodpłatnych porad lub informacji prawnych kandydatom i kandydatkom do szkół doktorskich w zakresie rekrutacji;

4) opracowywanie opinii prawnych w indywidualnych sprawach doktorantów i doktorantek zgłaszających się do Biura Prawnego KRD;

5) opracowywanie projektów pism oficjalnych lub procesowych w indywidualnych w sprawach doktorantów i doktorantek zgłaszających się do Biura Prawnego KRD.

4. Do zadań Komisji Prawnej należy w szczególności:

1) opracowywanie opinii prawnych w przedmiocie projektów aktów normatywnych dotyczących doktorantów i doktorantek, jak również innych dokumentów wpływających na pozycję doktorantów i doktorantek;

2) opracowywanie ekspertyz lub zewnętrznych stanowisk w zakresie projektów aktów normatywnych dotyczących doktorantów i doktorantek, jak również innych dokumentów wpływających na pozycję prawną i faktyczną doktorantów i doktorantek;

3) opiniowanie pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym dokumentów dotyczących działalności statutowej Krajowej Reprezentacji Doktorantów.

§ 4. Przewodniczący Biura Prawnego KRD

1. Na czele Biura Prawnego KRD stoi Przewodniczący Biura.

2. Przewodniczący Biura jest jednocześnie Przewodniczącym Zespołu RPD i Komisji Prawnej. Przewodniczący Zespołu RPD jest zastępcą Rzecznika Praw Doktoranta KRD.

3. Do zadań Przewodniczącego Biura w szczególności należy:

1) bieżące kierownictwo i koordynacja pracy Biura Prawnego KRD, w tym zlecanie konkretnych zadań członkom Biura Prawnego KRD,

2) nadzór na pracami Biura Prawnego KRD,

3) prowadzenie ewidencji spraw wpływających do Biura Prawnego KRD,

4) sprawowanie pieczy nad dokumentacją przekazywaną do Biura Prawnego KRD przez Zgłaszających,

5) bieżąca współpraca z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD w zakresie koordynacji działań Zespołu RPD,

6) przeprowadzanie oceny okresowej członków Biura Prawnego KRD w porozumieniu z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD,

7) wnioskowanie do Zarządu KRD o powołanie bądź odwołanie członka Biura Prawnego KRD.

4. Wszelkie decyzje związane z działalnością Zespołu RPD Przewodniczący Biura podejmuje w uzgodnieniu z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD bądź na jego wniosek.

§ 5. Członkowie Biura Prawnego KRD

1. Na członka Biura Prawnego KRD może zostać powołana osoba, która:

1) wyróżnia się wiedzą z zakresu prawa o szkolnictwie wyższym i nauce lub procedury administracyjnej i sądowo-administracyjnej,

2) wykazuje zaangażowanie w działalności na rzecz społeczności doktoranckiej,

3) daje rękojmię prawidłowego wykonywania zadań zlecanych w ramach działalności Biura Prawnego KRD,

4) uzyskała akceptację Przewodniczącego Biura, a w przypadku Zespołu RPD również akceptację Rzecznika Praw Doktoranta KRD.

2. Warunkiem powołania i działalności członka Biura Prawnego KRD w ramach Biura jest akceptacja niniejszego Regulaminu oraz przedłożenie oświadczenia o zachowaniu poufności, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

3. Powołanie i odwołanie członka Biura Prawnego KRD następuje na podstawie uchwały Zarządu KRD podejmowanej na wniosek Przewodniczącego Biura po uprzednim uzgodnieniu z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD.

4. Z chwilą powołania na członka Biura Prawnego KRD rozpoczyna się okres próbny, który ma na celu weryfikację poprawności, rzetelności i terminowości realizacji zlecanych zadań, jak również przydatności powołanego członka do działalności w ramach Biura Prawnego KRD.

5. Okres próbny trwa nie krócej niż miesiąc i nie dłużej niż dwa miesiące kalendarzowe. W czasie trwania okresu próbnego członkowi Biura Prawnego KRD Przewodniczący Biura zleca wykonanie przynajmniej dwóch zadań polegających w szczególności na przygotowaniu opinii lub informacji prawnej w określonej sprawie.

6. Odwołanie członka Biura Prawnego KRD następuje w razie:

1) rezygnacji;

2) negatywnego wyniku oceny okresowej;

3) choroby uniemożliwiającej wykonywanie zadań trwającej dłużej niż okres dwóch miesięcy;

4) wystąpienia innej przeszkody uniemożlwiającej wykonywanie zadań trwającej dłużej niż okres dwóch miesięcy;

5) nieprzedłożenia oświadczenia o zachowaniu poufności w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o powołaniu w skład członków Biura.

7. Członek Biura Prawnego KRD ma prawo do:

1) otrzymania od Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD niezbędnych wyjaśnień lub wskazówek koniecznych do prawidłowego wykonania powierzonego zadania;

2) dostępu do bazy opinii przygotowanych przez Zespół RPD lub Komisję Prawną pod warunkiem przedłożenia oświadczenia o zachowaniu poufności, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;

3) dostępu do bazy pism oficjalnych lub procesowych przygotowywanych w indywidualnych sprawach Zgłaszających pod warunkiem przedłożenia oświadczenia o zachowaniu poufności, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Dostęp do bazy następuje na podstawie decyzji Przewodniczącego Biura w razie uznania, że dostęp ten jest konieczny do prawidłowej realizacji powierzonego członkowi Biura Prawnego KRD zadania;

4) informacji o bieżących pracach Biura Prawnego KRD, w tym planowanych spotkaniach, szkoleniach, itp.

§ 6. Działalność Biura Prawnego KRD

1. Członkowie Biura Prawnego KRD wykonują z należytą starannością zadania zlecone przez Przewodniczącego Biura, a w przypadku Zespołu RPD także zadania zlecone przez Rzecznika Praw Doktoranta KRD. Członkowie Biura Prawnego KRD wykonują zlecone zadania z zachowaniem pełnej poufności udostępnionych im danych osobowych, jak również pełnej poufności szczegółów rozpoznawanej sprawy.

2. W zakresie realizowanych zadań członkowie Biura Prawnego KRD zobowiązani są stosować się do poleceń i wskazówek Przewodniczącego Biura, a w przypadku członków Zespołu RPD także do poleceń i wskazówek Rzecznika Praw Doktoranta KRD.

3. Działalność członka Biura Prawnego KRD podlega ocenie okresowej, która przeprowadzana jest cyklicznie, w odstępach nie krótszych niż dwa miesiące począwszy od początku roku kalendarzowego. Ocena okresowa służy weryfikacji aktywności członków Biura Prawnego KRD oraz kontroli poprawności i terminowości realizacji zleconych zadań.

4. Ocenę okresową przeprowadza Przewodniczący Biura, a w przypadku Zespołu RPD Przewodniczący Biura działający łącznie z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD.

5. W ramach oceny okresowej ocenie podlegają:

1) poprawność merytoryczna w wykonywaniu zleconych zadań,

2) terminowość wykonywania zadań,

3) dyspozycyjność członka Biura Prawnego KRD,

4) jakość komunikacji z członkiem Biura Prawnego KRD,

5) ogólne zaangażowanie w działalność Biura Prawnego KRD.

6. Wynik oceny okresowej jest pozytywny albo negatywny. O wyniku oceny okresowej członek Biura Prawnego KRD jest informowany za pośrednictwem wiadomości e-mail lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Członek Biura Prawnego KRD obowiązany jest niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 dni roboczych potwierdzić otrzymanie informacji o wyniku oceny. Brak realizacji obowiązku wskazanego w zdaniu poprzednim skutkuje niemożnością skorzystania z uprawnienia, o którym mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu.

7. Członek Biura Prawnego KRD może wnieść swoje uwagi dotyczące wyniku oceny okresowej w ciągu 7 dni od dnia potwierdzenia otrzymania wiadomości o wyniku. Przewodniczący Biura, a w przypadku Zespołu RPD Przewodniczący Biura działający łącznie z Rzecznikiem Praw Doktoranta KRD rozpatrują wniesione uwagi w ciągu 7 dni. Wynik oceny po rozpatrzeniu uwag jest ostateczny.

8. Członkowie Biura Prawnego KRD za wykonywanie zadania mogą otrzymać wynagrodzenie, którego wysokość będzie uzależniona od ilości i stopnia skomplikowania wykonanych zadań. Możliwość pobierania wynagrodzenia następuje pod warunkiem pozytywnego wyniku pierwszej oceny okresowej oraz przedłożenia oświadczenia o zachowaniu poufności, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 7. Zlecanie i wykonywanie zadań w ramach Biura Prawnego KRD

1. Przewodniczący Biura, a w przypadku Zespołu RPD także Rzecznik Praw Doktoranta KRD dokonują wstępnej, formalnej weryfikacji zapytań i zgłoszeń wpływających do Biura Prawnego KRD.

2. Przewodniczący Biura, a w przypadku Zespołu RPD także Rzecznik Praw Doktoranta KRD zlecają członkom Biura Prawnego KRD wykonanie zadań za pośrednictwem wiadomości e-mail bądź w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

3. Po przekazaniu prośby o wykonanie określonego zadania członek Biura Prawnego KRD niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego licząc od dnia otrzymania informacji o zadaniu informuje Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD o tym, czy przyjmuje do opracowania powierzone zadanie. Brak odpowiedzi we wskazanym terminie uznaje się za niemożność zajęcia sprawą i skutkuje przekazaniem sprawy innemu członkowi Biura Prawnego KRD.

4. Członek Biura Prawnego KRD wykonuje zadanie zlecone przez Przewodniczącego Biura Prawnego KRD lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD w terminie nieprzekraczającym tygodnia od dnia przyjęcia sprawy do opracowania stosownie do § 7 ust. 2 niniejszego Regulaminu. W razie stwierdzenia konieczności uzupełnienia braków zgłoszenia bądź wyjaśnienia innych okoliczności, w tym przekazania odpowiednich dokumentów przez Zgłaszającego termin na realizację zadania biegnie od dnia przekazania przez Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD informacji o uzupełnionych brakach wraz z uzupełnioną dokumentacją.

5. W przypadku zadania wymagającego pogłębionej analizy prawnej termin na wykonanie zadania zleconego przez Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD może zostać przedłużony do dwóch tygodni od dnia przyjęcia sprawy do opracowania.

6. W przypadku zagadnienia budzącego uzasadnione wątpliwości prawne członek Biura Prawnego KRD informuje o tym Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD, który przejmuje zadanie od członka Biura Prawnego KRD lub udziela mu stosownych wskazówek co do dalszego wykonywania zadania.

7. Członek Biura Prawnego KRD obowiązany jest niezwłocznie informować Przewodniczącego Biura lub wyznaczoną przez niego osobę o okoliczności uniemożliwiającej terminową realizację zleconego zadania. W razie niemożności wykonania zadania w terminie, decyzję co do dalszej jego realizacji podejmuje Przewodniczący Biura, który w szczególności przekazuje zadanie innemu członkowi Biura Prawnego KRD.

8. W razie stwierdzenia przez Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta konieczności uzupełnienia lub dokonania zmian w przygotowanym przez członka Biura Prawnego KRD projekcie opinii, informacji lub pisma, wówczas odpowiednio Przewodniczący Biura lub Rzecznik Praw Doktoranta przekazuje swoje uwagi odnośnie sposobu korekty projektu. Członek Biura Prawnego KRD zobowiązany jest do uzupełnienia lub naniesienia zalecanych poprawek w projekcie w terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji o konieczności ich dokonania.

§ 8. Postanowienia przejściowe i końcowe

1. Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony w każdym czasie na mocy uchwały Zarządu Krajowej Reprezentacji Doktorantów.

2. Niezwłocznie po dokonaniu zmian Regulaminu następuje jego aktualizacja w miejscach, w których został udostępniony.

3. O zmianie Regulaminu Przewodniczący Biura powiadamia członków Biura Prawnego KRD w sposób zwyczajowo przyjęty.

4. Integralną częścią niniejszego Regulaminu stanowi Załącznik nr 1 - Oświadczenie o zachowaniu poufności.

5. Członkowie Zespołu RPD oraz członkowie Komisji Prawnej powołani przed dniem przyjęcia niniejszego Regulaminu z chwilą jego wejścia w życie stają się członkami Biura Prawnego KRD przypisanymi odpowiednio do Zespołu RPD lub Komisji Prawnej.

6. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem wejścia w życie uchwały przez Zarząd Krajowej Reprezentacji Doktorantów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

Ja, niżej podpisany/podpisana ..................................................................................................,

(zwany/zwana dalej: członkiem lub członkinią Biura Prawnego KRD) oświadczam, że zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych w myśl paragrafów następujących.

§  1. 

1. Za Informacje Poufne uznaje się wszelkie informacje przekazane członkowi lub członkini Biura Prawnego KRD przez Przewodniczącego Biura Prawnego KRD lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD w związku z realizacją zadań zlecanych w ramach działalności w Biurze Prawnym KRD.

2. Za Informację Poufną w rozumieniu niniejszego oświadczenia uważa się w szczególności wszelkie informacje, materiały, dane, w tym dane osobowe i dokumenty przekazane przez Zgłaszającego do Biura Prawnego KRD w celu sporządzenia opinii prawnej, udzielenia porady prawnej, przygotowania projektu pisma oficjalnego lub procesowego bądź zajęcia stanowiska w związku z przedstawionym przez Zgłaszającego stanem faktycznym

3. Za Informacje Poufne nie uważa się informacji, które:

1) w chwili ich ujawnienia członkowi lub członkini Biura Prawnego KRD były już powszechnie dostępne lub gdy tylko staną się powszechnie dostępne, a ich upowszechnienie nie jest wynikiem naruszenia postanowień niniejszego oświadczenia;

2) co do których członek lub członkini Biura Prawnego KRD uzyskał uprzednią pisemną zgodę od Przewodniczącego Biura KRD lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD na przekazanie takich informacji osobom trzecim.

§  2. 

1. Informacje Poufne mogą być używane i wykorzystywane przez członka lub członkinię Biura Prawnego KRD wyłącznie w związku z realizacją zadań powierzonych mu w ramach działalności Biura Prawnego KRD przez Przewodniczącego Biura Prawnego KRD lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD.

2. Członek lub członkini Biura Prawnego KRD nie może wykorzystywać Informacji Poufnych w celach innych niż realizacja zadania powierzonego mu w ramach działalności Biura Prawnego KRD przez Przewodniczącego Biura lub Rzecznika Praw Doktoranta KRD, w szczególności w celach prowadzenia działalności konkurencyjnej w stosunku do Biura Prawnego KRD.

3. Członek lub członkini Biura Prawnego KRD zobowiązuje się, że:

a) nie ujawni Informacji Poufnych, o których mowa w § 1 ust. 1 i 2 niniejszego oświadczenia osobom trzecim;

b) nie będzie sporządzać żadnych kopii Informacji Poufnych, chyba że będzie to konieczne dla realizacji zadań, o których mowa w § 2 ust. 1 niniejszego oświadczenia;

c) w przypadku rezygnacji z działalności w Biurze Prawnym KRD bądź odwołania z funkcji członka lub członkini Biura Prawnego KRD dokona niezwłocznego zwrotu wszystkich dokumentów i informacji zawierających Informacje Poufne, nie pozostawiając żadnych ich kopii dla siebie.

4. Członek lub członkini Biura Prawnego KRD będzie zwolniony/a z zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa. W każdym takim przypadku członek lub członkini Biura Prawnego KRD będzie zobowiązany do:

a) natychmiastowego poinformowania Przewodniczącego Biura Prawnego KRD o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnych lub też o dokonanym ujawnieniu ze wskazaniem zakresu ujawnienia i osoby lub osób, na rzecz których ujawnienie ma nastąpić lub nastąpiło, o ile nie będzie to sprzeczne z prawem;

b) podjęcia wszelkich możliwych działań celem zapewnienia, iż ujawnione Informacje Poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane będą tylko dla celów uzasadnionych celem ujawnienia.

__________________________

(data, podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

grafika