Instrukcja w sprawie biurowości Wyższego Sądu Dyscyplinarnego.

Akty korporacyjne

Radc.2016.1.28

Akt nieoceniany

Wersja od: 28 stycznia 2016 r.

UCHWAŁA Nr 206/IX/2016

PREZYDIUM KRAJOWEJ RADY RADCÓW PRAWNYCH

z dnia 28 stycznia 2016 r.

- Instrukcja w sprawie biurowości Wyższego Sądu Dyscyplinarnego

Na podstawie art. 59 ust. 4 ustawy z dn. 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2015 r., poz. 507 ze zm.) i § 50 ust. 1 załącznika do uchwały Krajowej Rady Radców Prawnych nr 99/IX/2015 z dn. 11 września 2015 r. w sprawie Regulaminu funkcjonowania sądów dyscyplinarnych samorządu radców prawnych, stanowi się co następuje:

§ 1. Uchwala się "Instrukcję w sprawie biurowości Wyższego Sądu Dyscyplinarnego" w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 lutego 2016 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie biurowości Wyższego Sądu Dyscyplinarnego

I.

 Przepisy wstępne

§ 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania sekretariatu Wyższego Sądu Dyscyplinarnego Krajowej Izby Radców Prawnych.

§ 2. Użyte w przepisach instrukcji skróty oznaczają:

1) przewodniczący sądu - Przewodniczącego Wyższego Sądu Dyscyplinarnego,

2) sędzia - sędziego Wyższego Sądu Dyscyplinarnego,

3) sekretarz - sekretarza Wyższego Sądu Dyscyplinarnego,

4) posiedzenie - posiedzenie lub rozprawę przed Wyższym Sądem Dyscyplinarnym

II.

 Sekretariat Wyższego Sądu Dyscyplinarnego

§ 3. Zakres zadań sekretariatu obejmuje w szczególności: czynności związane z prowadzeniem akt spraw sądowych, wykonywaniem wydanych w sprawach sądowych zarządzeń przewodniczącego sądu i sędziów, protokołowaniem na rozprawach i posiedzeniach sądu, sporządzaniem sprawozdań statystycznych.

§  4.

1. Pracą sekretariatu kieruje sekretarz, podległy bezpośrednio przewodniczącemu sądu i odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu zadań sekretarza.

2. W zakresie czynności administracyjnych do obowiązków sekretarza należy w szczególności:

1) prowadzenia akt w sprawach;

2) informowanie przewodniczącego sądu o stanie i biegu spraw znajdujących się w sądzie, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie przedłuża się;

3) nadzór nad wykorzystywaniem pieczęci urzędowej sądu;

4) opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu działania sądu;

5) czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w materiały piśmienne i urządzenia biurowe oraz nad racjonalnym ich wykorzystaniem.

§ 5. W zakresie czynności w sprawach sądowych do obowiązków sekretarza należy w szczególności:

1) przyjmowanie nadchodzących do sądu pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu sądu, w razie potrzeby wraz z aktami sprawy;

2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, udostępnianie akt do przejrzenia pod swoją kontrolą osobom do tego uprawnionym oraz udzielanie informacji pisemnych;

3) wydawanie odpisów, a na zarządzenie przewodniczącego sądu, przewodniczącego posiedzenia lub sędziego sprawozdawcy, także innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie;

4) sporządzanie wezwań i zawiadomień;

5) sporządzanie pism do obwinionych po uprawomocnieniu się orzeczenia wzywających do zapłaty na rzecz Krajowej Rady Radców Prawnych zasądzonych kar pieniężnych i kosztów postępowania;

6) zwracanie na zarządzenie przewodniczącego sądu lub innego sędziego pism procesowych;

7) przedstawianie pism i akt przewodniczącemu sądu lub innemu sędziemu, jeżeli z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie lub zarządzenie;

8) sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem posiedzenia, czy w sprawie wyznaczonej na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki lub że którakolwiek z osób wezwanych nie stawi się na posiedzenie - przedstawianie akt przewodniczącemu posiedzenia lub przewodniczącemu sądu w celu wydania dodatkowych zarządzeń, które zapobiegłyby odroczeniu posiedzenia,

9) protokołowanie posiedzeń sądu.

§  6.

1. Dokładny rozkład dni i godzin wykonywania zadań sekretarza i innych osób obsługujących sekretariat ustala przewodniczący sądu po konsultacji z Sekretarzem Krajowej Rady Radców Prawnych.

2. Sekretarz i osoby obsługujące sekretariat są podlegli w zakresie merytorycznym przewodniczącemu sądu, a w sprawach formalnych Sekretarzowi Krajowej Rady Radców Prawnych współdziałającemu w tym zakresie z przewodniczącym sądu.

3. Sekretarz i inne osoby obsługujące sekretariat - w razie potrzeby i w zakresie swych kompetencji - mogą zastępować osobę obsługującą biuro Głównego Rzecznika Dyscyplinarnego.

§ 7. Jeżeli sekretarz sądu został upoważniony przez przewodniczącego sądu do podpisywania pewnej kategorii pism nienależących do zakresu jego działania, wówczas w treści tych pism powołuje się na to upoważnienie.

§ 8. Stały nadzór nad całokształtem pracy sekretariatu sprawuje przewodniczący sądu.

III.

 Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

§  9.

1. Pismo wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo.

2. Kopertę, w której pismo nadesłano, załącza się do pisma.

§ 10. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu sekretarz poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

§  11.

1. Sekretarz przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu sądu lub innemu sędziemu w celu wydania zarządzenia co do sposobu załatwienia pisma.

2. Adnotację o wykonaniu zarządzenia sekretarz zamieszcza obok zarządzenia.

3. Zarządzenia i adnotacje związane z obiegiem pism i sposobem ich załatwiania powinny być opatrzone datą i podpisem.

§  12.

1. Sekretarz jest odpowiedzialny za wysyłanie wszelkiej korespondencji sądu.

2. Datę wysłania pisma lub przesyłki sekretarz odnotowuje we właściwych aktach i księgach biurowych.

3. Przesyłki mogą być doręczane bezpośrednio do adresatów za potwierdzeniem odbioru.

§  13.

1. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru, które powinno zawierać w szczególności datę doręczenia, nazwę sądu, sygnaturę akt, określenie rodzaju doręczanego pisma i sposobu jego doręczenia. Potwierdzenie odbioru po doręczeniu pisma dołącza się bezzwłocznie do akt sprawy.

2. Określenie rodzaju wysyłanego pisma na potwierdzeniu odbioru nie może zawierać żadnych informacji o jego treści merytorycznej.

3. W przypadku doręczenia pisma za potwierdzeniem odbioru przez organ inny niż poczta stosuje się formularz potwierdzenia odbioru ustalony dla doręczania pism sądowych przez pocztę.

§  14.

1. W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

2. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

§ 15. Podpisaną kopię pisma wysyłanego przez sąd pozostawia się w aktach sprawy, umieszczając na niej adnotację o dacie wysłania pisma.

§ 16. Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności - po ich zaakceptowaniu przez przewodniczącego sądu.

IV.

 Sporządzanie dokumentów (wokandy, protokoły i orzeczenia)

§  17.

1. Z rozprawy, posiedzenia jawnego lub niejawnego, gdy w sprawie wydane zostało orzeczenie lub zarządzenie powodujące zakreślenie sprawy w repertorium, sekretarz sporządza wokandę. W wypadku rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron sekretariat sporządza wokandę przed ich terminem. Wokandę z posiedzenia niejawnego sporządza się w dniu posiedzenia, na którym wydane zostało orzeczenie mające zakończyć postępowanie.

2. Wokanda zawiera imiona i nazwiska sędziów, sygnatury akt spraw wyznaczonych na posiedzenie, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, imiona i nazwiska stron i innych osób wezwanych.

§  18.

1. Po jednym egzemplarzu wokandy otrzymują: przewodniczący posiedzenia i protokolant.

2. Jeden egzemplarz wokandy wywiesza się przed salą, w której odbywa się posiedzenie; na egzemplarzu tym odnotowuje się zaistniałe zmiany planowanego czasu rozpoznania danej sprawy oraz zakreśla się numery spraw rozpoznanych w danym dniu, niezwłocznie po zakończeniu każdej z nich.

3. Na jednym egzemplarzu wokandy protokolant wpisuje godzinę faktycznego rozpoczęcia i ukończenia posiedzenia, przyczynę ewentualnej zmiany planowanego czasu rozpoczęcia posiedzenia, liczbę przesłuchanych osób oraz wyniki rozpoznania spraw wymienionych na wokandzie. Egzemplarz ten podpisują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

4. Egzemplarz wokandy, o którym mowa w ust. 3, sekretarz składa do zbioru wokand.

§  19.

1. W protokołach i orzeczeniach sporządzanych zgodnie z przepisami postępowania sądowego wymienia się sygnaturę akt, stanowiska służbowe oraz imiona i nazwiska sędziów, Głównego rzecznika Dyscyplinarnego lub jego zastępców i protokolanta.

2. Liczby wymienione w orzeczeniach określające kwoty pieniężne oznacza się cyframi arabskimi i określa się je słownie.

3. Na oryginałach orzeczeń można czynić tylko wzmianki o stwierdzeniu prawomocności orzeczeń.

4. Protokoły i orzeczenia sporządza się pismem drukowanym.

V.

 Akta

§ 20. Akta zakłada się na podstawie zarządzenia przewodniczącego sądu.

§  21.

1. Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce oznaczonej sygnaturą.

2. Akta powinny być zszyte lub połączone w inny sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich ponumerowane.

3. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

§ 22. Na okładce akt przekazanych do rozpoznania w drugiej instancji z okręgowego sądu dyscyplinarnego umieszcza się sygnaturę sądu.

§  23.

1. Sygnatura akt składa się z liter "WO", numeru porządkowego, pod którym sprawa jest wpisana do repertorium, oraz - po znaku łamania - dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone.

2. W przypadku zmiany sygnatury akt sprawy nową sygnaturą wpisuje się na okładce akt obok sygnatury dotychczasowej, którą przekreśla się w sposób umożliwiający jej odczytanie. Jeżeli akta sprawy, której sygnaturę zmieniono, umieszczono w nowej okładce, należy wpisać na niej również pierwotną sygnaturę i przekreślić ją w sposób wyżej określony.

§ 24. Dla spraw rozpoznawanych łącznie prowadzi się jedne akta pod jedną sygnaturą. Jeżeli dla poszczególnych spraw rozpoznawanych łącznie były założone osobne akta, należy je połączyć i prowadzić pod sygnaturą akt najwcześniej założonych. Sygnatury spraw dołączonych należy zaznaczyć na okładce w nawiasie.

§ 25. W razie rozłączenia spraw, dla sprawy wyłączonej zakłada się osobne akta. Na okładce założonych akt należy zaznaczyć w nawiasie sygnaturę akt sprawy, która uległa rozłączeniu.

§ 26. W miarę potrzeby należy wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy lub kserokopie.

§  27.

1. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

2. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

3. Jeżeli akta sprawy tworzy więcej niż jeden tom, na okładce pierwszego tomu zamieszcza się pod sygnaturą informację o łącznej liczbie tomów.

§  28.

1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem posiedzenia, którego dotyczą.

2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.

§ 29. O wydaniu z akt dokumentów należy w odpowiednim miejscu akt uczynić wzmiankę, podając imię i nazwisko odbiorcy. Na pokwitowaniu odbioru dokumentu należy odnotować numer dowodu tożsamości osoby otrzymującej dokument wyłączony z akt sprawy.

§ 30. Na zarządzenie przewodniczącego sądu, wydane po zakończeniu sprawy, akta przekazuje się do właściwego okręgowego sądu dyscyplinarnego lub archiwum sądu.

§ 31. Akta w sekretariacie powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, oczekujących itd.), a w ramach grup - rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

§ 32. Sąd prowadzi zbiór własnych orzeczeń; zbiór ten składa się z odpisów orzeczeń ułożonych według przedmiotu sprawy.

§ 33. Zakończenie postępowania w sądzie drugiej instancji w sprawach, w których wniesiono kasację, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której sekretarz odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt Sądowi Najwyższemu, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego Sądu.

§ 34. Przekazując Sądowi Najwyższemu akta sprawy z kasacją, do akt dołącza się odpis zaskarżonego orzeczenia sądu drugiej instancji.

VI.

 Urządzenia ewidencyjne - przepisy ogólne

§  35.

1. W sądzie prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy;

3) zbiory wokand;

4) księgi pomocnicze.

2. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów.

3. Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

4. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

§ 36. Repertoria prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Można używać tej samej księgi w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba pustych stron wystarczy co najmniej na okres półroczny.

§ 37. Na okładce i pierwszej stronie repertorium należy umieścić nazwę sądu, nazwę księgi i rok kalendarzowy.

§ 38. Po upływie roku kalendarzowego sekretarz zamyka księgę, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji zamieszczonych w księdze i podpisując tę adnotację.

§  39.

1. Omyłkowy wpis sprawy do repertorium poprawia się przez przekreślenie go, bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że skreśla się ostatni wpis. Inne zapisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie należy przekreślić, czyniąc o tym wzmiankę, i wpisać obok nich właściwe dane.

2. Osoba dokonująca przekreślenia omyłkowego wpisu opatruje tę czynność datą i podpisem.

§ 40. Sekretarz prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Wokandy układa się w porządku chronologicznym.

VII.

 Repertoria i wykazy

§ 41. Zarejestrowanie sprawy następuje przez wpisanie pisma wszczynającego postępowanie do właściwego repertorium i skorowidza alfabetyczno-numerowego.

§ 42. Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

§ 43. Jeżeli w rejestrowanej sprawie występuje więcej osób w charakterze stron lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć w repertorium taką liczbę następnych wierszy, aby dalsze wpisy były przejrzyste.

§  44.

1. Sprawę rejestruje się w repertorium pod nowym numerem wyłącznie w następujących przypadkach:

1) uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd orzekający jako sąd drugiej instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji;

2) podjęcia zawieszonego postępowania w sprawie, której numer poprzednio zakreślono;

3) wznowienia postępowania;

4) przekazania sprawy do ponownego rozpoznania w wyniku uwzględnienia skargi kasacyjnej;

5) gdy przewiduje to przepis szczególny.

2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpisu umieścić również datę pierwotnej rejestracji, a pod nowym numerem - poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.

§ 45. Połączenie spraw należy uwidocznić w repertorium przez wpisanie czerwonym kolorem w rubryce "Uwagi" numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono.

§ 46. Sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się pod nowym numerem porządkowym repertorium, czyniąc o tym wzmiankę przy poprzednim wpisie w rubryce "Uwagi".

§  47.

1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium wyłącznie w następujących przypadkach:

1) gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie w sprawie w danej instancji;

2) gdy sprawę przeniesiono do innej księgi lub połączono z inną sprawą;

3) gdy przewiduje to przepis szczególny.

VIII.

 Księgi pomocnicze

§ 48. Dla każdego repertorium i wykazu prowadzi się skorowidz alfabetyczno- numerowy. Można prowadzić jeden skorowidz dla kilku ksiąg.

§  49.

1. Sekretarz prowadzi "Kontrolkę wysyłanych akt", zawierającą następujące rubryki:

1) liczba porządkowa,

2) oznaczenie sprawy,

3) data wysłania akt,

4) oznaczenie adresata,

5) data zwrotu akt,

6) uwagi.

2. W rubryce "Uwagi" należy wpisywać daty otrzymania nadesłanych w tym czasie pism, które po zwrocie akt należy do nich dołączyć. Pisma te przechowuje się do czasu zwrotu akt w przeznaczonej do tego teczce.

3. O wysłaniu akt do innego sądu albo do innego organu oraz o zwrocie akt czyni się wzmiankę w repertorium.

§ 50. W sekretariacie sądu mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań sądu.

IX.

 Szczególny sposób prowadzenia biurowości sądowej w systemie informatycznym

§  51.

1. Przewodniczący sądu może zarządzić prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przez sekretariat sądu w całości lub w części przy wykorzystaniu systemów informatycznych, spełniających wymagania minimalne w zakresie bezpieczeństwa i minimalne wymagania proceduralne.

2. Zarządzenie przewodniczącego sądu określi w szczególności system informatyczny, przy pomocy którego prowadzone mają być urządzenia ewidencyjne, zakres danych, które należy wprowadzić do tego systemu, niezbędne warunki techniczne, zasady tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa przechowywania danych, osobę odpowiedzialną za prowadzenie biurowości w systemie informatycznym z uwagi na kwestie techniczno-organizacyjno-wdrożeniowe, obowiązek raportowania o problemach jej funkcjonowania oraz obowiązek dokonywania przynajmniej raz w roku pisemnych ocen funkcjonowania, wskazania kierunku rozwoju oraz wykazania zalet wdrożonego programu.

§ 52. Sekretarz sądu:

1) sprawuje systematyczną kontrolę nad właściwym zabezpieczeniem danych;

2) odpowiada za przechowywanie korespondencji dotyczącej wersji oprogramowania, zaistniałych awarii i serwisowania;

3) informuje właściwe organy o wykonaniu zaleceń technicznych.

X.

 Wykaz kasacji

§ 53. W sądzie prowadzi się wykaz kasacji dla spraw, w których wniesiona została skarga kasacyjna.

2. Do wykazu kasacji wpisuje się: sygnaturę akt sprawy, datę wniesienia kasacji i oznaczenie wnoszącego, daty i treść ewentualnych zarządzeń wydanych w postępowaniu kasacyjnym i inne informacje, aż do momentu przekazania akt sprawy z kasacją do Sądu Najwyższego oraz zwrotu akt z tego Sądu.