Instrukcja inwentaryzacyjna Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

Akty korporacyjne

Podat.2013.11.5

Akt nieoceniany

Wersja od: 5 listopada 2013 r.

STANOWISKO

KRAJOWEJ RADY DORADCÓW PODATKOWYCH

z dnia 5 listopada 2013 r.

w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej Krajowej Izby Doradców Podatkowych

Krajowa Rada Doradców Podatkowych, działając na wniosek Komisji Finansowej KRDP, przyjmuje Instrukcję inwentaryzacyjną Krajowej Izby Doradców Podatkowych, stanowiącą załącznik do niniejszego stanowiska. Niniejsza Instrukcja zastępuje z dniem wejścia w życie, postanowienia Instrukcji inwentaryzacyjnej Krajowej Izby Doradców Podatkowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 10/2012 Dyrektora Biura Krajowej Izby Doradców Podatkowych z dnia 21 listopada 2012 r. w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH

CZĘŚĆ  I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§  1. 

1. Instrukcja Inwentaryzacyjna Krajowej Izby Doradców Podatkowych, zwana dalej "Instrukcją", określa sposób przygotowania, przeprowadzenia, wyceny i rozliczenia wyników inwentaryzacji aktywów i pasywów Krajowej Izby Doradców Podatkowych (dalej KIDP).

2. KIDP stosuje zasady inwentaryzacji wynikające z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami wynikającymi ze szczegółowych zapisów niniejszej Instrukcji oraz zasad wynikających z obowiązującej w KIDP polityki rachunkowości.

3. Pod pojęciem inwentaryzacji rozumie się zespół czynności, mających na celu:

1) ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów,

2) wycenę składników aktywów i pasywów,

3) porównanie stanu rzeczywistego z ewidencją księgową,

4) rozliczenie różnic pomiędzy stanem faktycznym, a ewidencją księgową,

5) dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych.

§  2. 

1. Przedmiotem inwentaryzacji są ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki, a w szczególności:

1) rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się:

- środki trwałe,

- środki trwałe w budowie,

2) wartości niemateriale i prawne,

3) wyposażenie z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

4) aktywa finansowe, w tym:

- długo-i krótkoterminowe udziały, akcje,

- inne papiery wartościowe,

- udzielone pożyczki i lokaty,

- środki pieniężne - krajowe i zagraniczne, tj. gotówka w kasach, środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne aktywa pieniężne,

5) należności i zobowiązania,

6) znajdujące się w KIDP obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub użytkowania,

7) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich użytkowania lub przechowania,

8) pozostałe aktywa i pasywa.

2. Inwentaryzacji nie podlegają następujące elementy wyposażenia:

1) drobny sprzęt biurowy (przedłużacze elektroniczne, przedłużacze elektryczne, kable elektryczne i komputerowe, złącza, zasilacze, zszywacze, dziurkacze, kalkulatory, myszki i klawiatury nie stanowiące części składowej środka trwałego, pojemniki na płyty CD i DVD, tablice korkowe, kosze na śmieci, mapy);

2) karnisze, żaluzje, rolety, zasłony, firany;

3) przybory kuchenne (elementy zastawy stołowej, sztućce, inne naczynia);

4) aparaty telefoniczne, ładowarki;

5) zamki, wieszaki;

6) skrzynki na narzędzia, ich wyposażenie, drabiny;

7) elementy wystroju wnętrz (obrazy, lustra) oraz oświetlenia.

3. Dla składników majątkowych (aktywów) i źródeł ich finansowania (pasywów), o których mowa w ust. 1 przyjmuje się następujące zasady ogólne i terminarz inwentaryzacji:

Rodzaj składnika	Metoda	Termin
rzeczowe składniki aktywów trwałych	spis z natury	a) w przypadku składników znajdujących się na terenie strzeżonym - raz na 4 lata (art. 26,27 ustawy o rachunkowości) - ostatni dzień danego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane, gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku), b) w przypadku składników znajdujących się na ternie niestrzeżonym - raz do roku (art. 26,27 ustawy o rachunkowości) - ostatni dzień danego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane, gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku) c) corocznie w IV kwartale potwierdzany jest stan środków trwałych znajdujących się w Regionalnych Oddziałach KIDP
wartości niematerialne i prawne	drogą porównania danych konta 020 "wartości niematerialne i prawne" z odpowiednimi dokumentami źródłowymi	w IV kwartale roku obrotowego w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja
wyposażenie	drogą porównania danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych	w IV kwartale roku obrotowego w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja
aktywa finansowe (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)	spis z natury	ostatni dzień każdego roku obrotowego
aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych	na podstawie otrzymanych z banków potwierdzeń -uzgodnienie sald	ostatni dzień każdego roku obrotowego (lub dzień bilansowy)
obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub użytkowania	spis z natury	ostatni dzień każdego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku)
należności z tytułu dostaw usług i innych z wyłączeniem należności od członków Izby z tytułów innych niż wynikających z wystawionych faktur.	weryfikacja (potwierdzenie prawidłowości sald) zgodnie z polityką rachunkowości	czynności inwentaryzacyjne rozpoczynają się na trzy miesiące przed końcem każdego roku obrotowego, a kończą do 15 dnia następnego roku (na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji składek i opłat z tytułu OC do bilansu sporządzany jest protokół)
zobowiązania z tytułu dostaw usług i innych	weryfikacja (potwierdzenie prawidłowości sald)	ostatni dzień każdego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku)

4. Poza inwentaryzacją okresową, o której mowa w ust. 3, w Biurze KIDP może zostać przeprowadzona:

1) inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza (okolicznościowa), przeprowadzana na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych,

2) inwentaryzacja doraźna - z inicjatywy Dyrektora Biura KIDP, Głównego Księgowego lub osoby materialnie odpowiedzialnej lub przedstawiciela organu KIDP - w celu sprawdzenia poprawności użytkowania, miejsca ewidencji i funkcjonowania systemu,

3) inwentaryzacja okolicznościowa - z inicjatywy Dyrektora Biura KIDP w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych.

§ 3. Do kompetencji Dyrektora Biura KIDP w zakresie czynności inwentaryzacyjnych należy:

1) określenie - w ramach zarządzenia wewnętrznego (którego wzór stanowi załącznik nr 1):

- harmonogramu inwentaryzacji,

- składu komisji inwentaryzacyjnej,

- składu zespołów spisowych;

2) unieważnianie w części lub całości - na wniosek Głównego Księgowego - niektórych spisów z natury oraz zarządzanie ich powtórnego przeprowadzenia;

3) wyznaczanie pełnomocników reprezentujących osoby materialnie odpowiedzialne nieobecne z ważnych przyczyn w czasie spisu;

4) podejmowanie - na wniosek komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez Głównego Księgowego - decyzji dotyczącej rozliczenia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych;

5) wyrażanie zgody na dokonywanie kompensat niedoborów z nadwyżkami, stwierdzonych na artykułach podobnych.

§ 4. Do kompetencji Głównego Księgowego Biura KIDP w zakresie czynności inwentaryzacyjnych należy:

1) ustalenie - w porozumieniu z Dyrektorem Biura KIDP - harmonogramu inwentaryzacji;

2) przeprowadzenie szkolenia instruktażowego;

3) zapewnienie i dopilnowanie dokonania przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych:

- likwidacji lub zagospodarowania składników zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych;

- uzupełnienia dokumentacji przyjęcia lub wycofania składników bez wymaganego udokumentowania;

- przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych oraz znajdujących się w nich składników, m.in. poprzez: uzupełnienie wywieszek zawierających symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji księgowej - bez podania ich ilości, zgromadzenie tych samych rodzajów składników w jednym miejscu;

4) przygotowanie formularzy druków dokumentacji inwentaryzacyjnej i przekazanie jej właściwym osobom;

5) uzgodnienie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych w sposób zapewniający bezkolizyjną realizację treści zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Biura KIDP;

6) zapewnienia i dopilnowania w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji i jej rozliczania:

- uzgodnienia ewidencji księgowej inwentaryzowanych składników majątkowych z ewidencją prowadzoną w poszczególnych rejonach spisowych,

- inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, a więc inwentaryzowanych drogą uzgodnień sald lub porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją oraz ich analizy i weryfikacji,

- wyceny zinwentaryzowanych różnymi drogami składników aktywów i pasywów,

- porównania stanów ustalonych w wyniku inwentaryzacji ze stanami ewidencyjnymi poszczególnych składników oraz ustalenia wynikających z tych porównań różnic inwentaryzacyjnych,

- zaopiniowania wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczenia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych;

7) ujęcia w księgach rachunkowych rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z decyzją Dyrektora Biura KIDP;

8) sprawowanie ogólnego nadzoru nad pełnym tokiem czynności inwentaryzacyjnych na wszystkich etapach inwentaryzacji, tj. w jej przygotowaniu, przeprowadzeniu i rozliczeniu.

§ 5. Do kompetencji członków komisji inwentaryzacyjnej (w tym jej przewodniczącego) w zakresie czynności inwentaryzacyjnych należy:

1) ustalenie - w porozumieniu z Głównym Księgowym Biura KIDP - sposobu przeprowadzania inwentaryzacji oraz szczegółowego planu realizacji harmonogramu inwentaryzacji;

2) dokonanie przeglądu przed inwentaryzacją stanu przygotowania do niej, a zwłaszcza uzgodnienia ewidencji rzeczowej z księgowością, stanu przygotowania rejonów spisowych, stanu gotowości poszczególnych osób do inwentaryzacji;

3) zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników w sposób uniemożliwiający korzystanie z niej w czasie spisów z natury;

4) odbiór od zespołów spisowych sprawozdań z przebiegu spisów wraz z zawartymi w nich spostrzeżeniami i wnioskami, jak również kompletu materiałów z inwentaryzacji (arkusze spisowe, protokoły);

5) sprawdzenie poprawności odebranych materiałów inwentaryzacyjnych;

6) przekazanie kompletu materiałów inwentaryzacyjnych głównemu księgowemu dla dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych;

7) zebranie od osób odpowiedzialnych materialnie, a także od innych organów, służb i osób wyjaśnień, w sprawie przyczyn i okoliczności powstania różnic inwentaryzacyjnych;

8) dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, sporządzenie protokołu z tych czynności oraz sformułowanie pod adresem Dyrektora Biura KIDP wniosków dotyczących między innymi:

- uznania całości lub części różnic za pozorne albo mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych lub zaników,

- dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych,

- uznania całości lub części różnic inwentaryzacyjnych za zawinione,

- uznania części lub całości różnic jako usprawiedliwione (podanie przyczyn) i podlegające odniesieniu w koszty działalności,

- zaproponowania sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a także zagospodarowania, wyceny, upłynnienia itp. zapasów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych itp.,

- usprawnienia i doskonalenia prac inwentaryzacyjnych w przyszłości, a także gospodarowania inwentaryzowanymi składnikami, a m.in. ich przechowywania, zabezpieczenia przed wpływami atmosferycznymi, marnotrawstwem, rabunkiem itp.;

9) czuwanie nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią planu (harmonogramu).

§ 6. Do kompetencji członków zespołów spisowych w zakresie czynności inwentaryzacyjnych należy:

1) udział w szkoleniu instruktażowym prowadzonym przez Głównego Księgowego Biura KIDP;

2) pobranie od Głównego Księgowego Biura KIDP - za pokwitowaniem do rozliczenia -niezbędnej liczby arkuszy spisowych (kart, protokołów), traktowanych jako druki objęte ścisłą kontrolą, a więc odpowiednio oznaczonych i ponumerowanych;

3) zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz z opracowanym planem (harmonogramem) w zakresie zasad i terminów - przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych w wyznaczonych rejonach spisowych lub innych miejscach znajdowania się inwentaryzowanych składników;

4) odbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń wstępnych i końcowych;

5) bieżące przeprowadzanie analizy przydatności i jakości inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, przed kradzieżą, wpływami atmosferycznymi, wypadkami losowymi itp.;

6) terminowe przekazanie materiałów z inwentaryzacji (zwłaszcza spisów z natury, z załącznikami), po zakończeniu spisów przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

7) opracowanie i przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zawierającego również istotne spostrzeżenia w zakresie zabezpieczenia składników i pomieszczeń, występowania składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych, przygotowania rejonów do inwentaryzacji itp.

§ 7. W trakcie prowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, osoby odpowiedzialne materialnie oraz użytkownicy składników podlegających inwentaryzacji zobowiązani są do:

1) uczestnictwa w szkoleniu instruktażowym;

2) uzgodnienia ewidencji prowadzonej w rejonie spisowym z księgowością oraz uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji inwentaryzowanych składników;

3) właściwego przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników;

4) złożenia zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych dotyczących inwentaryzowanych składników;

5) nieprzerwanego uczestniczenia w pracach inwentaryzacyjnych oraz dokonywanie wspólnie z zespołem spisowym ustalania ilości inwentaryzowanych składników;

6) rzetelnego ujęcia ustalonych ilości składników w arkuszach (kartach) spisowych, a także ujęcia na odrębnych arkuszach artykułów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych oraz stanowiących własność innych jednostek;

7) wskazania osób upoważnionych do reprezentowania osób odpowiedzialnych, które z ważnych przyczyn nie mogą wziąć udziału w inwentaryzacji;

8) rzetelnego sporządzenia arkuszy (kart) spisów z natury lub protokołów inwentaryzacyjnych oraz złożenie na nich swoich podpisów;

9) udzielania osobom zajmującym się inwentaryzacją, a zwłaszcza zespołom spisowym i komisji inwentaryzacyjnej wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień;

10) wyjaśnienia przyczyn i okoliczności powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, proponowanego sposobu ich rozliczenia, a także sformułowanie wniosków w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych;

11) wykorzystanie wszystkich istotnych spostrzeżeń wyniesionych z inwentaryzacji, w tym zaleceń Dyrektora Biura KIDP, dla doskonalenia organizacji i realizacji w przyszłości prowadzonej działalności.

CZĘŚĆ  II

PRZYGOTOWANIE INWENTARYZACJI

§  8. 

1. Dyrektor Biura KIDP - w porozumieniu z Głównym Księgowym Biura KIDP - opracowuje plan (program, harmonogram) inwentaryzacji, w następstwie czego wydaje zarządzenie wewnętrzne (załącznik nr 1), określające:

1) rejony spisowe objęte inwentaryzacją i terminy (plan) jej przeprowadzenia,

2) skład komisji inwentaryzacyjnej,

3) skład zespołów spisowych dokonujących spisów w określonych rejonach,

4) osoby zobowiązane do przeprowadzenia wyceny składników majątku,

5) terminy dokonania weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz przedłożenia wniosków w tej sprawie do zatwierdzenia przez Dyrektora Biura KIDP.

2. Członkiem komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie może być:

1) Dyrektor Biura KIDP,

2) Główny Księgowy i osoby mu podległe,

3) osoby zajmujące się ewidencją i rozliczaniem inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów.

§ 9. Przed przystąpieniem do prac inwentaryzacyjnych Główny Księgowy przeprowadza szkolenie instruktażowe, na którym powinny zostać omówione zagadnienia przygotowawcze, techniki i metody przeprowadzania oraz dokumentacji czynności inwentaryzacyjnych, przeznaczonej dla członków zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych, z udziałem członków komisji inwentaryzacyjnej.

§  10. 

1. Główny Księgowy Biura KIDP zarządza i nadzoruje:

1) przeprowadzenie likwidacji lub zagospodarowania składników zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych - przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych;

2) uzupełnienie dokumentacji przyjęcia lub wycofania składników bez wymaganego udokumentowania;

3) odpowiednie przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych oraz znajdujących się w nich składników, m.in. poprzez: uzupełnienie wywieszek zawierających symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji księgowej - bez podania ich ilości, zgromadzenie tych samych rodzajów składników w jednym miejscu.

2. Główny Księgowy Biura KIDP przygotowuje formularze druków dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym m.in.:

1) arkuszy (kart) spisowych stanowiących druki ścisłego zarachowania (stanowiący załącznik nr 2),

2) protokołów inwentaryzacji kasy (stanowi załącznik nr 3),

3) protokołów inwentaryzacji dokonywanej drogą potwierdzenia sald (stanowi załącznik nr 4),

4) oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych (stanowiący załącznik nr 5),

5) zestawień różnic inwentaryzacyjnych (stanowiący załącznik nr 6),

6) protokołów kontroli inwentaryzacji stanowiący (załącznik nr 7),

7) protokołów weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych stanowiący (załącznik nr 8), i przekazuje je odpowiednio: zespołom spisowym i komisji inwentaryzacyjnej.

CZĘŚĆ  III

PRZEPROWADZENIE INWENTARYZACJI

§ 11. Uzgodnień sald z bankami (w zakresie zgromadzonych na rachunkach bankowych środków pieniężnych) oraz z kontrahentami (potwierdzenie sald) zwłaszcza z odbiorcami i innymi dłużnikami w zakresie należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności publicznoprawnych oraz należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), a także inwentaryzacji składników aktywów i pasywów drogą porównania ewidencji z właściwą dokumentacją, dokonują pracownicy księgowości wyznaczeni przez Głównego Księgowego.

§  12. 

1. Powołane zespoły spisowe dokonują w terminach określonych dla poszczególnych rejonów spisowych w planie inwentaryzacji, spisów z natury środków trwałych, a także środków pieniężnych i innych składników aktywów znajdujących się w kasie (gotówki, czeków, weksli, walut obcych, akcji, obligacji itp.), w obecności osób odpowiedzialnych materialnie.

2. Składniki obce, nadmierne, zbędne i niepełnowartościowe ujmuje się w odrębnych arkuszach spisowych.

§ 13. Przed rozpoczęciem spisów, zespół spisowy odbiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia o wszystkich zaistniałych zdarzeniach gospodarczych, które nie zostały ujęte w ewidencjach.

§ 14. Ustalenia rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników w czasie trwania spisów z natury dokonują członkowie zespołów spisowych wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie. Ustalona ilość podlega wpisaniu do arkusza spisowego, gdy chodzi o aktywa rzeczowe lub do protokołu kontroli kasy, gdy chodzi o gotówkę i inne aktywa finansowe gromadzone w kasie. Ilości te ustala się w drodze przeliczenia, przeważenia lub przemierzenia.

§ 15. Z wyjątkiem przypadków szczególnych, zarządzonych decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, aprobowaną przez Głównego Księgowego, nie praktykuje się dokonywania ruchu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji.

§ 16. W sporządzonych arkuszach spisowych nie pozostawia się żadnych pustych kolumn i pozycji, z wyjątkiem ceny i wartości, dla potrzeb dokonania wyceny spisów przez odpowiedniego pracownika księgowości. W arkuszach spisowych podaje się w szczególności określenie:

1) rejonu spisowego i rodzaju inwentaryzacji,

2) imion, nazwisk i podpisów osób odpowiedzialnych materialnie i członków zespołów spisowych,

3) daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych kont lub stron arkuszy spisowych,

4) w poszczególnych pozycjach spisu:

- nazwy, symbole i jednostki miary (zgodnie z zasadami przyjętymi w ewidencji księgowej),

- ilości poszczególnych składników,

- określone adnotacje w kolumnach "uwagi' podawane na arkuszach towarów obcych, nadmiernych, zbędnych lub niepełnowartościowych, a także w pozycjach składników własnych, pełnowartościowych w przypadkach, gdy w czasie spisów były przypadki wydania lub przyjęcia tych składników (adnotacja taka powinna jednoznacznie m.in. określać, czy ruch składnika miał miejsce przed, czy też po ujęciu tego składnika do arkusza spisowego).

§  17. 

1. Wymienione wyżej informacje wpisuje się do arkusza spisowego w sposób trwały, tj. długopisem itp.

2. Błędne zapisy w arkuszach spisowych koryguje się na zasadach określonych w art. 25 ustawy o rachunkowości tj. przez skreślenie dotychczasowej (błędnej) treści (z zachowaniem czytelności) i wpisanie treści właściwej oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

§ 18. Po zakończeniu spisu w dokumentach spisowych zamieszcza się również adnotacje, na której pozycji zakończono spis z natury w danym rejonie spisowym.

§ 19. Osoby odpowiedzialne materialnie składają również oświadczenia końcowe, dotyczące oceny przebiegu inwentaryzacji i odstąpieniu od wniesienia lub wniesieniu ewentualnych zastrzeżeń do jego prawidłowości wraz z uzasadnieniem.

§  20. 

1. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe sporządzają sprawozdania dotyczące przygotowania i przebiegu procesu inwentaryzacji, zabezpieczenia pomieszczeń a także znajdujących się w nich składników, ich stanu jakościowego, a także sformułowaniu wniosków, umożliwiających redukcję w przyszłości stwierdzonych niedociągnięć (załącznik nr 9).

2. Zespoły spisowe przekazują arkusze spisowe (wypełnione, anulowane, niewykorzystane) wraz z rozliczeniem z pobranych arkuszy oraz z materiałami pomocniczymi, sprawozdaniem oraz oświadczeniami osób odpowiedzialnych materialnie (wstępnymi i końcowymi) - do komisji inwentaryzacyjnej.

§  21. 

1. Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji drogą spisów z natury lub uzgodnień sald, a także kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi drogami, lecz nie zinwentaryzowane za ich pomocą z różnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji drogą porównania danych wynikających z ewidencji ze stosowną dokumentacją oraz weryfikacji ich realności.

2. Inwentaryzacji drogą porównania, weryfikacji i oceny realności sald pozostałych aktywów i pasywów dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości, według stanu na 31 grudnia danego roku obrotowego lub na inny dzień kończący rok obrotowy.

3. Z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządzane są protokoły weryfikacyjne.

CZĘŚĆ  IV

ROZLICZENIE INWENTARYZACJI

§ 22. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po wstępnej ocenie poprawności sporządzonych spisów (w szczególności w zakresie poprawności podawania ich nazw, symboli, ilości), sprawozdań i oświadczeń, przekazuje całość dokumentacji Głównemu Księgowemu, w celu wykonania wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. W sytuacjach koniecznych należy dołączyć do arkuszy spisowych dowody przychodów lub rozchodów inwentaryzowanych składników majątku, o ile mogą one mieć wpływ na ostateczne uzgodnienie sald wynikających z ksiąg rachunkowych i wartości (ilości) wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji.

§ 23. Pracownicy działu księgowości pod nadzorem Głównego Księgowego są zobowiązani dokonać kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wycenić arkusze spisowe oraz ustalić różnice inwentaryzacyjne.

§  24. 

1. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z różnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez Głównego Księgowego przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia.

2. Pracownicy odpowiedzialni są zobowiązani składać na żądanie komisji inwentaryzacyjnej wszelkie wyjaśnienia mogące pomóc w ustaleniu przyczyn i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych.

§ 25. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana opracować protokół z inwentaryzacji zawierający w szczególności:

1) relację z przebiegu weryfikacji,

2) wskazanie stopnia uwzględnienia wyjaśnień i wniosków właściwych osób (w tym osób odpowiedzialnych materialnie) kompensaty niedoborów, stwierdzonych nadwyżek czy uznania określonych różnic za pozorne lub niezawinione,

3) wnioski oraz propozycje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

§  26. 

1. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje Dyrektor Biura KIDP.

2. Główny Księgowy jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją Dyrektora Biura KIDP.

§ 27. W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) podobnych składników majątkowych dopuszczalne jest - na wniosek osoby odpowiedzialnej materialnie, Głównego Księgowego lub Dyrektora Biura KIDP - dokonywanie wzajemnej kompensaty tych różnic. W tym przypadku przyjmuje się zasadę obejmowania kompensatą różnic stwierdzonych w tym samym spisie i u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie, przy czym kompensacie podlegają mniejsze ilości niedoborów i nadwyżek, liczonych po niższej cenie. Pozostałe po kompensacie różnice są przedmiotem odrębnej weryfikacji, analizy i decyzji.

§ 28. Dyrektor Biura KIDP - w porozumieniu z Głównym Księgowym - przygotowuje raport mający na celu wykorzystanie kompletnej wiedzy wyniesionej z dokonania inwentaryzacji, do doskonalenia działalności na przyszłość, zarówno w zakresie przeprowadzania kolejnych inwentaryzacji, jak i w odniesieniu do całokształtu zarządzania i kierowania działalnością Biura KIDP, dając dyspozycje do wprowadzenia stosownych usprawnień.

Załącznik Nr  1

ZARZĄDZENIE NR ....../201.

DYREKTORA BIURA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH

z dnia ..... 201. r.

w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Krajowej Izby Doradców Podatkowych w roku.....

§ 1. Działając na podstawie przepisów Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (t.j. Dz. U. nr 76 z 2002 r. poz. 694 z późniejszymi zmianami), oraz Stanowiska Krajowej Rady Doradców Podatkowych z dnia 5 listopada 2013 r. (Instrukcji inwentaryzacyjnej), zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku Krajowej Izby Doradców Podatkowych na dzień 31 grudnia 201. r.

§ 2. Jednostki, w których prowadzona będzie inwentaryzacja to:

1) Dolnośląski Oddział KIDP

2) Kujawsko-Pomorski Oddział KIDP

3) Lubelski Oddział KIDP

4) Lubuski Oddział KIDP

5) Łódzki Oddział KIDP

6) Mazowiecki Oddział KIDP

7) Małopolski Oddział KIDP

8) Opolski Oddział KIDP

9) Podkarpacki Oddział KIDP

10) Pomorski Oddział KIDP

11) Podlaski Oddział KIDP

12) Śląski Oddział KIDP

13) Świętokrzyski Oddział KIDP

14) Wielkopolski Oddział KIDP

15) Warmińsko-Mazurski Oddział KIDP

16) Zachodniopomorski Oddział KIDP

17) Biuro KIDP Warszawa

§ 3. Powołuję Komisję inwentaryzacyjną, w składzie:

- ................,

- ................,

- ................- Przewodniczący Komisji inwentaryzacyjnej.

§ 4. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku powołuję następujące składy Zespołów spisowych, wraz z datą i godziną inwentaryzacji:

nr zespołu	Region	Skład osobowy Zespołu	Data inwentaryzacji	Godzina inwentaryzacji
1	Dolnośląski
2	Kujawsko-Pomorski
3	Lubelski
4	Lubuski
5	Łódzki
6	Mazowiecki
7	Małopolski
8	Opolski
9	Podkarpacki
10	Pomorski
11	Podlaski
12	Śląski
13	Świętokrzyski
14	Wielkopolski
15	Warmińsko-Mazurski
16	Zachodniopomorski
17	Biuro KIDP

§ 5. Zakres inwentaryzacji składników majątku obejmuje:

1) środki trwałe własne i obce oraz wyposażenie,

2) wartości niematerialne i prawne,

3) środki trwałe znajdujących się na ternie niestrzeżonym,

4) obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub użytkowania,

5) stan gotówki w kasie i na rachunkach bankowych,

6) stan należności od kontrahentów, o których mowa w art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.(Dz. U. z 2009 r. Nr 152/1223 ze zm.),

7) zobowiązania z tytułu dostaw usług i innych.

§ 6. Termin rozpoczęcia inwentaryzacji ustala się na dzień .......

§ 7. Metoda inwentaryzacji poszczególnych składników majątku podlegających inwentaryzacji zgodnie z postanowieniami § 5 wynika z postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej.

§ 8. Zobowiązuję Zespoły spisowe do:

1) udziału w szkoleniu instruktażowym prowadzonym przez Głównego Księgowego Biura KIDP;

2) pobranie od Głównego Księgowego Biura KIDP - za pokwitowaniem do rozliczenia -niezbędnej liczby arkuszy spisowych (kart, protokołów), traktowanych jako druki objęte ścisłą kontrolą, a więc odpowiednio oznaczonych i ponumerowanych;

3) przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych w wyznaczonych rejonach spisowych zgodnie z harmonogramem i w oparciu o założenia wynikające z Instrukcji inwentaryzacyjnej,

4) odbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń;

5) bieżące przeprowadzanie analizy przydatności i jakości inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, przed kradzieżą, wpływami atmosferycznymi, wypadkami losowymi itp.;

6) terminowe przekazanie materiałów z inwentaryzacji (zwłaszcza spisów z natury, z załącznikami), po zakończeniu spisów Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej:

7) opracowanie i przekazanie Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zawierającego również istotne spostrzeżenia w zakresie zabezpieczenia składników i pomieszczeń, występowania składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych, przygotowania rejonów do inwentaryzacji itp.

§ 9. Zespoły spisowe zobowiązane są do realizacji zadań, o których mowa w § 8, najpóźniej do trzeciego dnia po dacie inwentaryzacji wynikającej z harmonogramu określonego § 4.

§ 10. Członkowie Komisji inwentaryzacyjnej zobowiązani są do:

1) odbioru od Zespołów spisowych sprawozdań z przebiegu spisów wraz z zawartymi w nich spostrzeżeniami i wnioskami, jak również kompletu materiałów z inwentaryzacji (arkusze spisowe, protokoły);

2) sprawdzenia poprawności odebranych materiałów inwentaryzacyjnych;

3) przekazania kompletu materiałów inwentaryzacyjnych Głównemu Księgowemu Biura KIDP dla dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych;

4) zebrania od osób odpowiedzialnych materialnie, a także od innych organów, służb i osób wyjaśnień, w sprawie przyczyn i okoliczności powstania różnic inwentaryzacyjnych;

5) dokonania weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, sporządzenia protokołu tych czynności oraz sformułowania dla Dyrektora Biura KIDP wniosków dotyczących między innymi:

- uznania całości lub części różnic za pozorne albo mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych lub zaników,

- dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych,

- uznania całości lub części różnic inwentaryzacyjnych za zawinione,

- uznania części lub całości różnic jako usprawiedliwione (podanie przyczyn) i podlegające odniesieniu w koszty działalności,

- zaproponowania sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a także zagospodarowania, wyceny, upłynnienia itp. zapasów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych itp.,

- usprawnienia i doskonalenia prac inwentaryzacyjnych w przyszłości, a także gospodarowania inwentaryzowanymi składnikami, a m.in. ich przechowywania, zabezpieczenia przed wpływami atmosferycznymi, marnotrawstwem, rabunkiem itp.;

6) czuwania nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią planu (harmonogramu).

§ 11. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do realizacji zadań, o których mowa w § 10 pkt 1) -3) do dnia...........

§  12. 

1. Pracownicy działu księgowości pod nadzorem Głównego Księgowego Biura KIDP są zobowiązani dokonać kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wycenić arkusze spisowe oraz ustalić różnice inwentaryzacyjne.

2. Pracownicy księgowości wyznaczeni przez Głównego Księgowego Biura KIDP dokonują również uzgodnień sald z bankami (w zakresie zgromadzonych na rachunkach bankowych środków pieniężnych) oraz z kontrahentami (potwierdzenie sald) zwłaszcza z odbiorcami i innymi dłużnikami w zakresie należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności publicznoprawnych oraz należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), a także inwentaryzacji składników aktywów i pasywów drogą porównania ewidencji z właściwą dokumentacją.

§ 13. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z różnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez Głównego Księgowego Biura KIDP Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia w terminie do dnia............

§ 14. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do realizacji zadań, o których mowa w § 10 pkt 4) i pkt 5) do dnia...........

§ 15. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana opracować protokół z inwentaryzacji zawierający w szczególności:

1) relację z przebiegu weryfikacji,

2) wskazanie stopnia uwzględnienia wyjaśnień i wniosków właściwych osób (w tym osób odpowiedzialnych materialnie) kompensaty niedoborów, stwierdzonych nadwyżek czy uznania określonych różnic za pozorne lub niezawinione,

3) wnioski oraz propozycje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, i przekazać go do Dyrektora Biura KIDP do dnia...............

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik Nr  2

ARKUSZ SPISU Z NATURY

DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA NR......

grafika

Załącznik Nr  3

Protokół nr..............

grafika

Załącznik Nr  4

PROTOKÓŁ

Inwentaryzacji dokonanej drogą potwierdzenia sald

"Należności z tytułu dostaw i usług"

na dzień............

grafika

Załącznik Nr  5

Oświadczenie

grafika

Załącznik Nr  6

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych na dzień

grafika

Załącznik Nr  7

Protokół ogólny Komisji inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji

grafika

Załącznik Nr  8

Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  9

Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych

grafika