Decyzja 2015/1687 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2015.255.342

Akt nienormatywny

Wersja od: 30 września 2015 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1687

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol) ⁵ , w szczególności jej art. 43,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0080/2015),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Urzędu Policji absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Urzędu Policji, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0080/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Policji (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2013 zamknął się kwotą 82 520 500 EUR, co stanowi spadek o 1,94 % w porównaniu z 2012 r.,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2013 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że odnośnie do siedmiu uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2011 i oznaczonych jako znajdujące się "w trakcie realizacji" lub "pozostające do realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i cztery z nich oznaczone są teraz w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowane", jedna jako "częściowo zrealizowane" i "częściowo w trakcie realizacji", a dwie jako "nie dotyczy"; zwraca ponadto uwagę, że w związku z sześcioma uwagami poczynionymi przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2012 działania naprawcze podjęto w odniesieniu do pięciu uwag, które są teraz oznaczone jako "zrealizowane", a jedna jest oznaczona jako "nie dotyczy";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że:

a) zatwierdzanie systemu rachunkowości uznano w sprawozdaniu Trybunału za zakończone; z niepokojem zauważa, że zdaniem Trybunału działania naprawcze dotyczące dopuszczalnych wyjątków wciąż są w trakcie realizacji i wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach wdrożenia działań naprawczych;

b) wciąż trwa wdrażanie zalecenia organu udzielającego absolutorium w sprawie publikacji szeregu przetworzonych dokumentów niejawnych, gdyż Urząd zasięga porady swojego komitetu ds. bezpieczeństwa i prowadzi konsultacje z podmiotami stanowiącymi źródło owych informacji niejawnych w sprawie podejścia do kwestii opublikowania informacji; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tej sprawie, a także o planowanym terminie jaj zamknięcia;

c) udostępnia on informacje publiczne, głównie na swojej stronie internetowej, za pośrednictwem której obywatele Unii mają możliwość zamówienia automatycznej usługi mailingowej i otrzymywania w tej sposób informacji o działaniach operacyjnych;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

3. na podstawie sprawozdania Trybunału z niepokojem zauważa, że na skuteczność postępowań o udzielenie zamówienia w 2013 r. wpływ miały pewne decyzje, które nie opierały się na wystarczająco szczegółowych kryteriach wyboru ani realistycznych ofertach cenowych, a także nie były zgodne z ustalonymi wymogami branżowymi, choć w minionych latach Urząd usprawnił proces przygotowywania, przeprowadzania i dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że zgodnie z ustaleniami Trybunału w 2014 r. Urząd rozpoczął ogólny przegląd całego procesu udzielania zamówień w celu udoskonalenia obecnych wewnętrznych struktur organizacyjnych i wynikających zeń procesów; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wyniku przeglądu i planowanych usprawnieniach w procesie udzielania zamówień;

Zarządzanie budżetem i finansami

4. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 98,60 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 87,20 %;

Zobowiązania i przeniesienia

5. stwierdza, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, obniżył się z 19,64 % w 2012 r. do 11,60 % w 2013 r.; z niepokojem zauważa, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wciąż był wysoki w tytule II (Wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 41 %; stwierdza, że przeniesienia te związane były przede wszystkim z planowymi modyfikacjami budynku pod koniec roku i z innymi kosztami administracyjnymi, z tytułu których faktur nie otrzymano do końca roku; wzywa Urząd do większych wysiłków w celu ograniczenia w przyszłości poziomu przeniesień;

6. przyjmuje do wiadomości, że poziom odnotowanych w 2013 r. zobowiązań anulowanych, które przeniesiono, osiągnął 8,9 % całkowitej przeniesionej kwoty, co stanowi spadek o 8,4 % w porównaniu z kwotą odnotowaną w 2012 r.; zwraca uwagę na działania naprawcze podjęte przez Urząd w celu zaradzeniu tej sytuacji i zauważa, że Trybunał uważa tę kwestię za zamkniętą;

7. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że w wyniku działań w zakresie przygotowania i oceny technicznych wymogów dotyczących automatycznych przeniesień Trybunał nie dopatrzył się żadnych problemów w ramach audytu rocznego w 2013 r.;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

8. zauważa, że Urząd zaktualizował swoje wytyczne w zakresie rekrutacji, opis procedury rekrutacji i odpowiednie wzorce dokumentów stosownie do zmienionego regulaminu pracowniczego ⁸ , który zaczął obowiązywać w 2014 r.; stwierdza, że Urząd wprowadził nowy kodeks postępowania w celu poprawy przejrzystości i niezależności w odniesieniu do wykonywanych przez siebie obowiązków;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. zauważa, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu i kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz deklaracja o braku konfliktu interesów dyrektora nie są publicznie dostępne; wzywa Urząd do pilnego zaradzenia tej sytuacji;

Audyt wewnętrzny

10. zauważa, że w 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji i wewnętrzna jednostka Urzędu ds. audytu przeprowadziły pełną ocenę ryzyka związanego z procesami Urzędu obejmującą aspekty administracyjne, finansowe, informatyczne i operacyjne działalności prowadzonej przez Urząd; stwierdza, że po zakończeniu audytu zarząd Urzędu otrzymał sprawozdanie na temat wyników oceny ryzyka, w tym również "Strategiczny plan kontroli wewnętrznej na lata 2014-2016"; w sprawozdaniu określono kolejne obszary kontroli, które będą obejmować: rekrutację, zarządzanie kwestiami związanymi z zainteresowanymi stronami, zamówienia publiczne, zarządzanie danymi i bezpieczeństwo informacji;

11. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego sprawdziła wdrożenie swoich wcześniejszych zaleceń w drodze przeglądu dokumentacji oraz że na dzień 31 grudnia 2013 r. bez odpowiedzi nie pozostawiono zaleceń o zasadniczym znaczeniu ani zaleceń bardzo istotnych;

Inne uwagi

12. zauważa, że zgodnie z wytycznymi Trybunału i zarządu Urzędu od dnia 1 stycznia 2016 r. planuje się konsolidację funduszu emerytalnego Europolu z rocznym sprawozdaniem finansowym Urzędu; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu odnotowuje, że w przygotowaniu znajduje się odpowiedni instrument ustawodawczy, który pozwoli na terminowe wdrożenie wynikających stąd zmian;

13. przypomina o uwadze Trybunału zawartej w jego sprawozdaniu z 2011 r., zgodnie z którą rozporządzenie finansowe Urzędu odnosi się do szczegółowych przepisów i procedur określonych w przepisach wykonawczych Urzędu, których jeszcze nie przyjęto; wzywa Urząd do podjęcia w związku z tym działań naprawczych;

14. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁹ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 290.

² Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 290.

³ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁴ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁵ Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.

⁶ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁷ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1023/2013 z dnia 22 października 2013 r. zmieniające regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (Dz.U. L 287 z 29.10.2013, s. 15).

⁹ Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).