Decyzja 2014/567/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2014.266.174

Akt nienormatywny

Wersja od: 5 września 2014 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012

(2014/567/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 5 września 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Kolegium ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) ⁴ , w szczególności jej art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

- uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

- uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

- uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010-2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

- uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (nr ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0240/2014),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Kolegium ⁷ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁸ ("rozporządzenie finansowe"), w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁹ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) ¹⁰ , w szczególności jej art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹¹ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹² , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

- uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

- uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

- uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010-2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

- uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (nr ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

- uwzględniając swoje wcześniejsze decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0240/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym budżet Europejskiego Kolegium Policyjnego (zwanego dalej Kolegium) na rok budżetowy 2012 zamknął się kwotą 8 450 640 EUR i w stosunku do 2011 r. wzrósł o 1,31 %; mając na uwadze, że cały budżet Urzędu pochodzi z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Kolegium za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2011

1. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego zauważa, że trzy z czterech działań naprawczych podjętych w odpowiedzi na uwagi z roku poprzedniego oczekują na realizację, natomiast jedno działanie naprawcze jest w trakcie realizacji;

2. na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium uznaje, że:

- wysoki poziom przeniesień wynikał w głównej mierze z faktu, że koszty związane z kursami organizowanymi w ostatnich miesiącach 2011 r. w ramach umów o dotacje przypadały do zwrotu dopiero na początku 2012 r. oraz z tego, że przypadki anulowania uzasadnione są głównie tym, że beneficjenci dotacji w państwach członkowskich realizują kursy za niższe kwoty niż kwoty ujęte pierwotnie w budżecie,

- usprawniono monitorowanie wykonania budżetu i wykorzystania indywidualnych środków na zobowiązania, przy czym szczególną uwagę poświęca się zobowiązaniom przeniesionym,

- w celu usprawnienia zarządzania finansami i zapobiegnięcia powtarzaniu się sytuacji takich jak płatności z niewłaściwych linii budżetowych, które były związane z kursami i seminariami, Kolegium wdrożyło proces racjonalizacji struktury budżetowej i ograniczyło liczbę linii budżetowych wykorzystywanych do zaciągania zobowiązań z tytułu kursów,

- opracowano nową procedurę przesunięć budżetowych, która ma zostać zatwierdzona, a usprawniona struktura budżetu wraz ze ściślejszym nadzorowaniem wykonania budżetu i dalszymi usprawnieniami procedur budżetowych powinny sprawić, że liczba przesunięć budżetowych zacznie spadać;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 95,1 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 76 %;

Zobowiązania i przeniesienia

4. z niepokojem zauważa, że z kwoty 1 700 000 EUR w postaci środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r., w roku 2012 anulowano 700 000 EUR (41,2 %); przyznaje, że spowodowane to było przede wszystkim niższymi niż przewidywano zwrotami kosztów w ramach umów o dotację na 2011 r. (440 000 EUR z anulowanych przeniesień);

5. zwraca uwagę, że w 2012 r. poziom środków, na które w ramach różnych tytułów zaciągnięto zobowiązania, wynosił pomiędzy 90 a 99 % całości środków, co sugeruje, że zobowiązania prawne zaciągano w sposób terminowy; zauważa, że poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2013 r., był wysoki w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł 1 500 000 EUR (36 %); przyznaje, że nie było to spowodowane opóźnieniami w realizacji rocznego programu prac Kolegium na 2012 r., lecz przede wszystkim przeniesieniem, o którym mowa w pkt 6, a także faktem, że koszty związane z kursami zorganizowanymi w końcowych miesiącach 2012 r. w ramach umów o dotację na ten sam rok przypadały do zwrotu dopiero na początku 2013 r.;

6. ubolewa, że przeniesienie na rok 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania na kwotę 355 500 EUR w związku z programem wymiany w 2013 r. (wymiana miała odbyć się między marcem a listopadem 2013 r.), miało miejsce bez wzmianki na temat programu wymiany na rok 2013 w rocznym programie prac Kolegium na rok 2012; zwraca uwagę, że przeniesienie to jest nieprawidłowe, gdyż w roku 2012 nie podjęto w tej sprawie żadnej decyzji w kwestii finansowania;

Przesunięcia

7. zauważa, że w 2012 r. Kolegium dokonało 37 przesunięć budżetowych na kwotę 1 000 000 EUR, z czego 36 w ramach tego samego tytułu;

Procedury przetargowe i procedury naboru

8. przypomina Kolegium o potrzebie pełnej zgodności z własnymi wytycznymi dotyczącymi procedur naboru pracowników oraz o potrzebie dalszej poprawy przejrzystości tych procedur; z niepokojem zauważa, że ogłoszenia o naborze nie zawsze publikowano co najmniej sześć tygodni przed terminem składania podań oraz że brak było dowodów na to, iż oceniający dbali o przestrzeganie zasad dotyczących składania podań; wyraża zaniepokojenie, że zastosowane kryteria selekcji nie zawsze odpowiadały kryteriom określonym w ogłoszeniach o naborze oraz że w niektórych przypadkach podania rozpatrywano z poważnym opóźnieniem;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. przyjmuje do wiadomości, że Kolegium dokona przeglądu swoich aktualnie obowiązujących ustaleń w zakresie zapobiegania konfliktom interesów z myślą o opracowaniu w 2014 r. szczegółowej polityki zapobiegania konfliktom interesów na podstawie wytycznych Komisji dotyczących zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w zdecentralizowanych agencjach UE; zauważa, że do zakresu tych działań zostaną włączeni członkowie zarządu i grup roboczych lub inne kategorie zainteresowanych stron bezpośrednio współpracujących z Kolegium, lecz niezatrudnionych przez Kolegium; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tego przeglądu, kiedy będą dostępne;

10. zauważa, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu, dyrektora wykonawczego i kadry kierowniczej wyższego szczebla nie są publicznie dostępne; wzywa Kolegium do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Audyt wewnętrzny

11. na podstawie informacji otrzymanych od Kolegium przyjmuje do wiadomości, że w roku 2012 Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła kontrolę w zakresie zamówień publicznych, a także zweryfikowała proces wdrażania wcześniejszych zaleceń; dostrzega, że jednostka kontroli wewnętrznej w Kolegium dokonała weryfikacji ex post w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli w dwóch dziedzinach; zauważa, że kontrola przeprowadzona przez Służbę Audytu Wewnętrznego zaowocowała dwoma bardzo istotnymi zaleceniami oraz pięcioma istotnymi; docenia, że Kolegium przygotowało plan działania zaakceptowany przez Służbę Audytu Wewnętrznego, którego celem było natychmiastowe wdrożenie środków odnośnie do dwóch bardzo istotnych zaleceń; zauważa, że wszystkie zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach Służby Audytu Wewnętrznego (z roku 2011 i z lat wcześniejszych) zostały wdrożone;

Inne uwagi

12. z niepokojem zauważa, że toczące się od kilku lat dyskusje na temat przyszłości Kolegium doprowadziły do sytuacji, w której niepewność utrudnia planowanie i realizację działań;

13. podkreśla, że kwestię przyszłej siedziby Kolegium należy rozwiązać jak najszybciej, jeszcze przed końcem roku 2014, ze względów kadrowych i z uwagi na planowanie budżetowe, na co zwrócił uwagę Trybunał Obrachunkowy;

14. podkreśla, że wybierając nową siedzibę Kolegium, należy wziąć pod uwagę czynniki ekonomiczne;

15. podkreśla, że wniosek Komisji dotyczący połączenia Kolegium z Europejskim Urzędem Policji został odrzucony zdecydowaną większością głosów w Radzie oraz że w ramach inicjatywy 25 państw członkowskich zaproponowano zmianę decyzji 2005/681/WSiSW w sprawie powołania Kolegium na mocy rozporządzenia, które miałoby zostać przyjęte w drodze procedury współdecyzji;

16. podkreśla potrzebę zadbania o jak największą przewidywalność, aby przeprowadzka do nowej siedziby mogła nastąpić w oparciu o zasady należytego zarządzania finansami; jest zdania, że Zjednoczone Królestwo powinno w tym celu ponieść koszty przeprowadzki Kolegium, gdyż podjęło ono jednostronną decyzję o usunięciu Kolegium ze swojego terytorium;

Wyniki

17. zwraca się do Kolegium o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem jego strony internetowej;

18. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. ¹³ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 29.

² Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 29.

⁸ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁹ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

¹⁰ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

¹¹ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

¹² Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

¹³ Teksty przyjęte, P7_TA(2014)0299 (zob. s. 359 niniejszego Dziennika Urzędowego).