Decyzja 2018/1327 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.127

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1327

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając budżet ogólny Unii Europejskiej na rok budżetowy 2016 ¹ ,

- uwzględniając skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe Unii Europejskiej za rok 2016 (COM(2017) 365 - C8-0256/2017) ² ,

- uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedziami instytucji ³ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ⁴  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając art. 314 ust. 10 oraz art. 317, 318 i 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁵ , w szczególności jego art. 55, 99 i 164-167,

- uwzględniając sprawozdanie specjalne Trybunału Obrachunkowego nr 07/2016 zatytułowane "Zarządzanie przez Europejską Służbę Działań Zewnętrznych należącymi do niej budynkami na całym świecie",

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Spraw Zagranicznych (A8-0128/2018),

1. udziela wysokiej przedstawiciel Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, Europejskiej Służbie Działań Zewnętrznych, Radzie Europejskiej, Radzie, Komisji, Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Trybunałowi Obrachunkowemu, Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich, jak również Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Klaus WELLE	Antonio TAJANI
Sekretarz Generalny	Przewodniczący

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1328

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Spraw Zagranicznych (A8-0128/2018),

1. zauważa, że Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) nadal wykonuje swój budżet bez poważniejszych błędów oraz że ogólny poziom błędu w budżecie administracyjnym został oszacowany przez Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") na 0,2 %;

2. ubolewa, że w 2016 r., podobnie jak w 2015 r., Trybunał ponownie wykrył uchybienia w zorganizowanych przez delegatury Unii postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości poniżej 60 000 EUR;

3. przyjmuje do wiadomości, że ESDZ podjęła szereg inicjatyw mających na celu zmniejszenie liczby błędów w procedurach przetargowych przez ulepszenie szkoleń, wsparcia i doradztwa dla personelu delegatur odpowiedzialnego za zamówienia publiczne; wzywa jednak ESDZ, by kontynuowała wysiłki na rzecz aktywnego wspierania i monitorowania wdrażania przepisów i procedur dotyczących zamówień publicznych w delegaturach, tak aby poprawić ogólną zgodność i skuteczność swoich procedur przetargowych i zarządzania umowami; zachęca ESDZ, by rozważyła możliwości wprowadzenia globalnych lub regionalnych procedur przetargowych obejmujących kilka delegatur Unii, które zastąpiłyby indywidualne zamówienia o niskiej wartości; zwraca się do ESDZ o dokonanie oceny, w jakim zakresie rozwiązanie takie mogłoby zmniejszyć niedociągnięcia w procedurach przetargowych, oraz poinformowanie parlamentarnej Komisji Kontroli Budżetowej o wynikach tej analizy;

4. zauważa, że wcześniejsze zalecenia dotyczące aktualizacji danych na temat sytuacji osobistej pracowników i odpowiedniej dokumentacji uzupełniającej oraz zarządzania ich zasiłkami rodzinnymi w przeważającej mierze zostały wdrożone;

5. zwraca uwagę, że 15 spośród 20 zobowiązań skontrolowanych przez Trybunał zostało przygotowanych przed końcem roku, a związane z nimi usługi, towary i odpowiednie płatności miały zostać dostarczone częściowo lub w całości w 2017 r.; przypomina, że praktyka przenoszenia środków jest sprzeczna z zasadą jednoroczności i powinna pozostać wyjątkiem, a nie być traktowana jako sposób na zmaksymalizowanie odsetka wykorzystania środków na koniec roku;

6. zwraca uwagę na wysoki odsetek nieprawidłowości wykrytych w kontrolach ex ante operacji finansowych, odnotowując zarazem charakter tych błędów i nieprawidłowości np. brak dokumentów potwierdzających lub niekwalifikowalność wydatków; przyjmuje z zadowoleniem rozbudowany wewnętrzny system sprawozdawczy ESDZ, który pozwala przewidzieć potencjalne błędy, przyczyniając się do zmniejszenia liczby błędów wykrywanych przez Trybunał; zachęca ESDZ do podjęcia środków mających na celu zmniejszenie wysokiego odsetka nieprawidłowości; podkreśla jednak, że ograniczanie nieprawidłowości w ramach kontroli ex ante nie powinno odbywać się ze szkodą dla utrzymania niskiego poziomu błędów;

7. wyraża ubolewanie z powodu utrzymywania się przez lata tych samych uchybień związanych ze standardami wewnętrznej kontroli "ciągłością działania" i "zarządzaniem dokumentacją", które stwarzają ryzyko ograniczenia dostępności i niezawodności kluczowych informacji zarządczych wykorzystywanych przez delegatury do monitorowania i sprawozdawczości w odniesieniu do działań i projektów; przypomina, że przejrzystość dokumentacji nie tylko sprzyjałaby poprawie jakości monitorowania i kontroli, lecz także posłużyłaby jako skuteczne narzędzie zapobiegania oszustwom i korupcji;

8. zauważa, że tylko jedna delegatur, która podlega pod Centrum Regionalne Europa, w swoim poświadczeniu wiarygodności zgłosiła i ponowiła zastrzeżenie dotyczące zarządzania zamówieniami publicznymi; wzywa ESDZ do zwrócenia uwagi na spójność pomiędzy skutecznym lub jedynie formalnym wdrażaniem standardów kontroli wewnętrznej a zapewnianiem zarządzania w delegaturach Unii oraz do rozważenia tej kwestii;

9. popiera analizowanie i udoskonalanie opłacalności kontroli ex post przez porównanie kosztów przeprowadzania kontroli ex post z wartością wykrytych błędów; zauważa, że jednostkowy koszt wykrycia błędu (koszt na euro) w 2016 r. wynosił 23 centy; przyznaje, że ten jednostkowy koszt jest związany z niskim poziomem błędów i byłby mniejszy, gdyby kwota, której dotyczy błąd, była wyższa;

10. z zadowoleniem przyjmuje wprowadzenie nowych wytycznych dotyczących cyklu wizyt kontrolnych w 2016 r., w tym następujące kryteria priorytetowego traktowania kontroli delegatur: nowi ambasadorzy Unii; delegatury borykające się ze szczególnymi wyzwaniami; okres, który upłynął od ostatniej kontroli; liczebność delegatury, z zaleceniem kontroli większych delegacji co pięć lat; zachęca ESDZ do dalszego wyznaczania cykli kontroli na podstawie takich kryteriów ryzyka oraz wzywa ESDZ do informowania organu udzielającego absolutorium o doświadczeniach związanych ze stosowaniem nowych wytycznych i jego rezultatach;

11. zauważa, że początkowy budżet na 2016 r. wynosił 633,6 mln EUR, co stanowi wzrost o 5,1 % w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym, w tym 18,9 mln EUR na zrekompensowanie spadku wartości euro oraz środki na otwarcie delegatury w Iranie, przeniesienie delegatury somalijskiej z Nairobi do Mogadiszu oraz końcoworoczną waloryzację wynagrodzeń; zauważa, że zatwierdzono 2,5 mln EUR dodatkowych środków na wdrażanie pakietu bezpieczeństwa całej w sieci delegatur Unii, w szczególności na rekrutację regionalnych agentów ochrony, prace związane z zapewnianiem bezpieczeństwa lub specjalne szkolenia personelu ESDZ, tak że ostatecznie budżet ESDZ wyniósł 636,1 mln EUR;

12. zwraca uwagę, że na koniec roku ostateczny budżet ESDZ w wysokości 636,1 mln EUR na rok 2016 został wykonany w 99,7 % w środkach na zobowiązania i 87,5 % w środkach na płatności;

13. odnotowuje obecny podział budżetu, tj. 222,7 mln EUR dla siedziby głównej ESDZ oraz 413,4 mln EUR dla delegatur;

14. zauważa, że w przypadku siedziby głównej ESDZ 65,1 % budżetu (144,2 mln EUR) przeznaczono na wypłatę wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom statutowym i zewnętrznym, 13 % (30 mln EUR) na budynki i koszty powiązane, a 14 % (30,8 mln EUR) na systemy informatyczne (w tym systemy informacji niejawnych) oraz sprzęt informatyczny;

15. odnotowuje, że budżet delegatur Unii w wysokości 413,4 mln EUR został podzielony następująco: 109,1 mln EUR (26,4 %) na wynagrodzenia i świadczenia dla pracowników statutowych, 64,3 mln EUR (15,6 %) na personel zewnętrzny i usługi zewnętrzne, 25,2 mln EUR (6,1 %) na inne wydatki związane z personelem, 169 mln EUR (40,9 %) na budynki i koszty powiązane, 45,7 mln EUR (11,1 %) na inne wydatki administracyjne; zwraca uwagę, że pokrycie administracyjnych kosztów personelu Komisji zatrudnionego w delegaturach, ESDZ otrzymała od Komisji wkład finansowy w wysokości 185,6 mln EUR (z wyłączeniem dochodów przeznaczonych na określony cel), podzielony na 50,4 mln EUR od Komisji z działu V, 89,9 mln EUR z linii administracyjnych programów operacyjnych oraz 45,4 mln EUR z Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR); zauważa, że w 2016 r. EFR po raz pierwszy uiścił standardową kwotę na osobę w odniesieniu do kosztów ogólnych delegatur za członków personelu Komisji finansowanych z EFR;

16. podkreśla znaczenie przeprowadzania przejrzystego i skutecznego przeglądu budżetu ESDZ; wyraża ubolewanie, że rozdrobnienie jej instrumentów utrudnia dostęp do informacji; wzywa wiceprzewodniczącą Komisji i wysoką przedstawiciel Unii Europejskiej ds. wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa do zapewnienia dostępu do danych związanych z kosztami jej misji;

17. podkreśla, że wykonanie budżetu administracyjnego ESDZ, a zwłaszcza delegatur, powinno być bardziej efektywne, ponieważ niektóre delegacje otrzymują od Komisji osobne wkłady budżetowe przyznawane z 33 różnych linii budżetowych na pokrycie kosztów administracyjnych związanych z personelem Komisji w delegaturach; wzywa Komisję, by współpracowała z Radą i Parlamentem na rzecz osiągnięcia uproszczeń budżetowych, które pozwolą lepiej zarządzać budżetem i zapewniać obywatelom Unii przejrzysty obrazu tych kosztów;

18. przypomina ESDZ, że granica między dyplomacją gospodarczą a lobbingiem jest cienka, dlatego wzywa ESDZ do ustanowienia zasad regulujących lobbing w celu rozróżnienia tych dwóch rodzajów działań oraz do zapewnienia przejrzystości w odniesieniu do działań lobbingowych zarówno w siedzibie głównej, jak i w delegaturach;

19. z zadowoleniem zauważa, że w 2016 r. wspólne koszty ogólne wszystkich biur delegatur (wynajem, zabezpieczenia i inne koszty ogólne), w tym delegatur EFR, zostały w całości sfinansowane z linii budżetowych przeznaczonych na ESDZ, co stanowi istotny krok w kierunku racjonalizacji budżetu; zachęca ESDZ do dalszych działań na rzecz uproszczenia źródeł budżetu i rozwiązań budżetowych;

20. popiera prowadzone przez ostatnie dwa lata nieustające działania ESDZ na rzecz uproszczenia i zracjonalizowania ogólnej organizacji i zasad zarządzania dzięki pogłębianiu integracji usług i poprawie sprawozdawczości i przepływu informacji; uważa, że wzmocnienie kultury służby w ESDZ byłoby korzystne dla jej funkcjonowania; zauważa, że w 2016 r. w wyniku prowadzonych przez ostatnie dwa lata działań na rzecz ograniczenia nadmiernie rozbudowanej administracji personel na stanowiskach kierowniczych stanowi 6,4 % całego personelu, a nie 7,5 %, jak w 2014 r.;

21. z zadowoleniem przyjmuje priorytety ustanowione przez wysoką przedstawiciel Unii ds. zagranicznych i polityki bezpieczeństwa i wiceprzewodniczącą Komisji oraz przez ESDZ zgodnie z globalną strategią UE w podejmowaniu globalnych wyzwań, w tym skupienie na tematyce migracji, handlu narkotykami i ludźmi oraz realizowaniu dyplomacji praw człowieka, co pozwala na lepsze, bardziej skoordynowane reagowanie na pojawiające się wyzwania międzynarodowe i priorytety polityczne; ponadto podkreśla rosnące znaczenie roli ESDZ w międzynarodowej współpracy w dziedzinie pokoju, bezpieczeństwa i rozwoju społecznego, co widać na takich przykładach, jak rola ESDZ jako mediatora i przedstawiciela w organizacjach międzynarodowych takich jak ONZ, negocjowanie i utrzymanie porozumienia jądrowego z Iranem czy rola mediatora w konflikcie izraelsko-palestyńskim i procesie brukselskim na rzecz Syrii;

22. podkreśla, że równowaga geograficzna, czyli proporcjonalny związek między członkami personelu określonej narodowości a wielkością danego państwa członkowskiego, powinna pozostać jedną z przewodnich zasad zarządzania zasobami, zwłaszcza w odniesieniu do państw członkowskich, które wstąpiły do Unii w 2004 r. lub później; przypomina również o złożonym Parlamentowi przez wiceprzewodniczącą Komisji / wysoką przedstawiciel Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa zobowiązaniu do zajęcia się problemem nadreprezentacji dyplomatów krajowych na stanowiskach szefów delegatur;

23. ubolewa, że spośród 136 szefów delegatur UE tylko 21 pochodzi z 13 państw członkowskich, które przystąpiły do Unii po 2004 r.; wzywa ESDZ do dokonania wnikliwej oceny polityki zatrudnienia z myślą o skuteczniejszej realizacji polityki na rzecz równowagi geograficznej;

24. nadal jest zaniepokojony utrzymującym się brakiem równowagi w profilu zatrudnienia ESDZ w odniesieniu do narodowości; zauważa, że na koniec 2016 r. 31,7 % personelu ESDZ pochodziło z państw członkowskich, w porównaniu z 32,9 % w 2015 r. (25,3 % w siedzibach i 40,8 % w delegaturach); apeluje o bardziej zróżnicowany podział personelu, zgodnie z decyzją Rady 2010/427/UE ⁶ ; z zadowoleniem przyjmuje złożone Parlamentowi przez wiceprzewodniczącą Komisji / wysoką przedstawiciel Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa zobowiązanie do zajęcia się problemem nadreprezentacji dyplomatów krajowych na stanowiskach szefów delegatur;

25. zauważa, że 19,6 % wszystkich pracowników grupy funkcyjnej administrator w ESDZ pochodzi z 13 państw członkowskich, które przystąpiły do Unii od 2004 r., co zbliża się do odsetka, który ludność tych państw stanowi w odniesieniu do ogółu ludności w UE (20,6 %); zwraca jednak uwagę, że nadal piastują oni jedynie 13,28 % stanowisk kierowniczych, i podkreśla, że - przy jednoczesnym poszanowaniu polityki rekrutacyjnej opartej na faktycznych osiągnięciach zawodowych - ten brak równowagi można w większym stopniu wziąć pod uwagę w przyszłych procedurach rekrutacji; zauważa z zaniepokojeniem, że reprezentacja tych państw członkowskich jest szczególnie słaba na wyższych stanowiskach kierowniczych; i zwraca uwagę, że zalecany jest postęp w tej dziedzinie;

26. zwraca się do ESDZ o przedstawienie przed dniem 30 czerwca 2018 r. dodatkowych wyjaśnień w kwestii rosnącej liczby oddelegowanych ekspertów krajowych, która w 2016 r. osiągnęła 445 (85 % z nich pracuje w Brukseli) w porównaniu z 434 w 2015 r. i 407 w 2014 r.;

27. ponownie wyraża zaniepokojenie dysproporcją płci wśród personelu ESDZ na wyższych stanowiskach kierowniczych; przyjmuje do wiadomości nieznaczny wzrost liczby kobiet na stanowiskach kierowniczych i podkreśla, że wciąż istnieje pole do poprawy, której celem byłoby zwiększenie obecnego odsetka kobiet na takich stanowiskach (22,7 %, z czego 14 % w kadrze kierowniczej wyższego szczebla, czyli 6 z 44 stanowisk oraz 25 % kadry kierowniczej średniego szczebla, czyli 53 z 215 stanowisk); wzywa państwa członkowskie, by aktywniej zachęcały kobiety do ubiegania się o stanowiska kierownicze w ESDZ;

28. w związku z powyższym z zadowoleniem przyjmuje utworzenie grup zadaniowych do spraw "rozwoju kariery, równouprawnienia płci i równości szans" oraz "ram kształcenia i rozwoju", a także utworzenie sieci "Kobiety w ESDZ", które stanowią istotny krok w kierunku poprawy funkcjonowania ESDZ; uważa. że inicjatywy te wytyczają bardziej atrakcyjne ścieżki kariery, usprawniają procedury rekrutacji oraz pozwalają zapewnić powoływanie kompetentnych osób, adekwatność kompetencji, jak również równowagę płci i równe szanse pod względem płci i pochodzenia etnicznego; wzywa państwa członkowskie, by w celu zmniejszenia dysproporcji płci czynniej wspierały wykwalifikowane kobiety ubiegające się o stanowiska kierownicze; z zadowoleniem przyjmuje wyrażony przez wiceprzewodniczącą Komisji i wysoką przedstawiciel Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa zamiar zapewnienia, by częstotliwość rotacji personelu nie naruszała ciągłości wiedzy specjalistycznej i kompetencji, jakimi dysponują siedziba główna ESDZ i delegatury;

29. ubolewa, że w 2016 r. służbę mediacyjną ESDZ powiadomiono o 75 sprawach dotyczących konfliktu, napastowania lub niewłaściwego środowiska pracy oraz że na koniec roku 23 z nich nadal nie zostały zamknięte; zauważa, że 36 z 65 spraw nie zostało zamkniętych na koniec 2015 r., co oznacza, że w 2016 r. zmalała względna liczba niezamkniętych spraw na koniec roku; z zadowoleniem przyjmuje ustanowiony przez ESDZ system ostrzegania, który umożliwia systematyczne monitorowanie skarg i z satysfakcją przyjmuje do wiadomości działania podejmowane w celu poradzenia sobie z tym zjawiskiem za pomocą usług wsparcia, takich jak mediacja, poufne doradztwo, pomoc medyczna i psychologiczna, podnoszenie świadomości i odpowiednie środki dyscyplinarne; wzywa ESDZ do dalszej poprawy polityki w tym zakresie, tak aby zapobiegać wszelkim formom nękania psychicznego i molestowania seksualnego, a także przeciwdziałać konfliktom, jak również do informowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych postępach;

30. wyraża potrzebę ustanowienia niezależnego organu ds. ujawniania, doradztwa i zgłaszania, posiadającego wystarczające zasoby budżetowe, aby pomóc sygnalistom w wykorzystywaniu odpowiednich kanałów ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i porady;

31. zauważa, że jak dotąd ESDZ przestrzega postanowień porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie redukcji personelu o 5 % w ciągu pięciu lat: w 2016 r. zlikwidowano 17 stanowisk, osiągając redukcję o 68 stanowisk, 16 kolejnych przewidziano do likwidacji w 2017 r., co pozwoli osiągnąć łączną redukcję 84 stanowisk w ESDZ w okresie pięciu lat kończącym się w 2017 r.; zwraca uwagę na fakt, że skuteczności działań Unii w terenie nie powinno ograniczać nadmierne obciążenie personelu obowiązkami, zwłaszcza w niewielkich delegaturach lub w delegaturach odpowiedzialnych za więcej niż jeden kraj; zwraca się do władz budżetowych, aby miały na uwadze długoterminowe skutki redukcji zatrudnienia przy planowaniu przyszłego przydziału środków finansowych na personel;

32. przypomina zalecenie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie bezpłatnych staży, które ESDZ oferuje w delegaturach Unii, i podkreśla znaczenie wypłacania wszystkim stażystom odpowiednich stypendiów w celu zapewnienia im wystarczającego wynagrodzenia za ich pracę oraz przeciwdziałania dyskryminacji ze względów ekonomicznych; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje kroki podjęte przez ESDZ w celu restrukturyzacji oferowanego przez nią programu staży, w tym przez przyznawanie stypendiów za staże w delegaturach Unii; jest jednak zaniepokojony faktem, że liczba przyznanych stypendiów jest znacznie niższa niż liczba staży zaoferowanych w delegaturach UE w 2016 r.; wzywa ESDZ do znalezienia innych sposobów oferowania płatnego stażu z myślą o zagwarantowaniu równych szans, na przykład we współpracy z uniwersytetami lub innymi instytucjami publicznymi;

33. jest zaniepokojony faktem, że w latach 2015 i 2016 niedociągnięcia w procedurach przetargowych w delegaturach UE (zaproszeniach do składania ofert, wnioskach i in.) dotyczyły 87 projektów o łącznej wartości 873 197 910 EUR; uważa za konieczne przeprowadzanie regularnych szkoleń dla szefów delegatur oraz przypominanie im - podczas seminariów ad hoc przed objęciem stanowiska lub dorocznej konferencji ambasadorów - że oprócz wypełniania obowiązków politycznych, pełnią też kluczową rolę w konsolidacji łańcucha jakości ESDZ oraz ponoszą ogólną odpowiedzialność, zarówno za zarządzanie wydatkami administracyjnymi i portfelami projektów wymagających odpowiedniej oceny i wagi, jak i za szacowanie różnych czynników, które mogą doprowadzić do wydania zastrzeżenia;

34. podkreśla, że "poważne uchybienia w logice interwencji, założeniach i ocenie ryzyka" były głównymi problemami zgłoszonymi w 2015 i 2016 r. przez szefów delegatur, dotyczącymi 293 projektów o łącznej wartości 2 574 730 715 EUR; wzywa Komisję i ESDZ do przeprowadzenia dogłębnej analizy w celu poprawy zarządzania projektami, m.in. przez właściwą ocenę ryzyka, priorytetów geograficznych i zdolności delegatur Unii do sprostania dodatkowemu obciążeniu pracą oraz utrzymania koncentracji na obszarach wsparcia w celu zwiększenia oddziaływania pomocy;

35. odnotowuje, że roczny budżet na 185 budynków biurowych i 144 oficjalne rezydencje wynosi ok. 160 mln EUR, co stanowi 20 % budżetu ESDZ; docenia wysiłki podjęte przez ESDZ od ostatniej procedury udzielania absolutorium, których celem jest adaptacja i korekta różnych elementów składowych jej polityki dotyczącej budynków; ponownie stwierdza jednak, że należy pogłębić monitorowanie, całkowite pokrywanie kosztów oraz procedury selekcji; podkreśla znaczenie osiągnięcia równowagi między kwestiami bezpieczeństwa, polityką ochrony środowiska i dostępem dla osób niepełnosprawnych a koniecznością zapewnienia większych oszczędności związanych z budynkami; podkreśla znaczenie negocjowania umów dla zapewnienia oszczędności i ciągłość polityki w zakresie budynków; sugeruje, że ESDZ powinna przeprowadzić kompleksową analizę obejmującą wszystkie delegatury Unii w celu ustalenia, w których krajach rozwiązaniem bardziej opłacalnym byłby zakup budynków biurowych lub rezydencji zamiast wynajmu;

36. z zadowoleniem przyjmuje starania na rzecz zwiększenia skoordynowanego wsparcia w zakresie zarządzania budynkami zapewnianego delegaturom Unii przez siedzibę główną, w tym m.in. uruchomienie zaktualizowanej wersji narzędzia informatycznego do zarządzania budynkami (IMMOGEST) lub zwiększenie wyspecjalizowanego personelu kontraktowego w siedzibie głównej ESDZ; wzywa ESDZ do dalszej realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu specjalnym Trybunału Obrachunkowego dotyczącym zarządzania przez ESDZ należącymi do niej budynkami na całym świecie ⁷ ; zwraca się do ESDZ o przeprowadzenie przeglądu nowych środków i informowanie Parlamentu o wynikach;

37. jest przekonany, że spójna sieć regionalnych agentów ochrony ma duże znaczenia dla bezpieczeństwa pracowników;

38. uważa, że w przypadku każdej nowej kartoteki budynku lub transakcji, która ma być zawarta w siedzibie głównej ESDZ, niezbędna jest gruntowna weryfikacja warunków najmu lub opcji zakupu budynków biurowych i rezydencji; przyznaje, że od 2016 r. ESDZ ulepszyła system weryfikacji nabywanych nieruchomości dzięki zastosowaniu zewnętrznych wycen finansowych i kontroli technicznych przeprowadzanych przez uznanych ekspertów, oraz wzywa ESDZ do przedstawienia wyników tych działań; wzywa ESDZ do dalszego monitorowania kwestii przestrzeni biurowej, aby osiągnąć przewidziane poziomy referencyjne; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2016 r. średnia wielkość budynku delegatury nieznacznie spadła., jednak wyraża ubolewanie, że przekroczenie pułapu wynoszącego 35 m² na osobę dla budynków biurowych wygenerował dodatkowe koszty w wysokości 7,4 mln EUR; przyznaje, że delegatury mają ograniczone możliwości zmniejszenia wielkości budynku, na przykład gdy są związane zobowiązaniami wynikającymi z umowy najmu;

39. zachęca również ESDZ do zidentyfikowania najlepszych praktyk zarządzania nieruchomościami w państwach członkowskich, które w racjonalny kosztowo sposób mogłyby przyczynić się do wzmocnienia jej polityki dotyczącej budynków; odnotowuje, że w 2016 r. ESDZ zawarła z podmiotem świadczącym usługi umowę o usługi w zakresie regularnego monitorowania informacji rynkowych i obliczania zwrotów z inwestycji w stosunku do dostępnych wariantów najmu;

40. z zadowoleniem przyjmuje zorganizowaną z państwami członkowskimi grupę zadaniową poświęconą kluczowemu politycznie zagadnieniu kolokacji placówek dyplomatycznych i jego możliwemu rozszerzeniu; zauważa, że w 2016 r. zawarto porozumienia w sprawie11 nowych kolokacji, co zwiększa łączną liczbę takich rozwiązań do 91;

41. z zadowoleniem przyjmuje opracowywane obecnie ustalenia międzyinstytucjonalne z DG ds. Europejskiej Ochrony Ludności i Pomocy Humanitarnej (ECHO) oraz z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym (EBI) w sprawie wspólnego korzystania z budynków i redukcji kosztów; apeluje do ESDZ, by w ramach monitorowania kosztów rozszerzyła takie porozumienia na inne podmioty Unii;

42. podkreśla potrzebę ujawniania dezinformacji, zwłaszcza w państwach wschodniego sąsiedztwa, na Bałkanach Zachodnich i w państwach Południa, oraz zwraca uwagę na prace grupy zadaniowej East StratCom w tej dziedzinie;

43. z zadowoleniem przyjmuje ustanowienie platformy wsparcia misji w celu zapewnienia scentralizowanego wsparcia administracyjnego dla misji Wspólnej Polityki Bezpieczeństwa i Obrony (WPBiO); zwraca uwagę na znaczenie zapewnienia finansowania tej platformy w oparciu o jasne i przejrzyste ramy przydziału i wykorzystania funduszy z myślą o osiągnięciu maksymalnych efektów w oparciu o wcześniej istniejący poziom wydatków, aby oddziaływanie platformy po jej uruchomieniu było znaczne i widoczne;

44. apeluje do Rady i ESDZ o przestrzeganie zobowiązania prawnego dotyczącego przekazywania Parlamentowi - bezzwłocznie i bez potrzeby składania wniosków - wszystkich stosownych dokumentów dotyczących negocjacji w sprawie umów międzynarodowych, w tym również wytycznych negocjacyjnych, a także uzgodnionych tekstów oraz protokołów każdej rundy negocjacyjnej, zgodnie z art. 218 ust. 10 TFUE, który stanowi, że "Parlament Europejski jest natychmiast i w pełni informowany na wszystkich etapach procedury"; przypomina Radzie i ESDZ, że z powodu naruszenia w przeszłości art. 218 ust. 10 Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej anulował już decyzje Rady dotyczące podpisania i zawarcia kilku umów oraz podkreśla, iż Parlament może w przyszłości nie udzielić zgody na zawarcie nowych umów, takich jak umowa o kompleksowym i wzmocnionym partnerstwie z Armenią, dopóki Rada i ESDZ nie wypełnią spoczywającego na nich obowiązku prawnego;

45. zwraca uwagę, że ESDZ nie podjęła jeszcze działań następczych w odpowiedzi na sformułowane przez Europejski Trybunał Obrachunkowy w sprawozdaniu specjalnym nr 14/2013 ⁸  zaleceniu dotyczącym przygotowania szczegółowego planu działania z myślą o poprawie skuteczności wsparcia Unii dla Palestyny; zachęca ESDZ do pełnego zastosowania się do tego zalecenia we współpracy z Komisją;

46. zauważa, że zgodnie z obecną procedurą udzielania absolutorium ESDZ przekazuje Trybunałowi roczne sprawozdania z działalności w czerwcu, w październiku Trybunał przedkłada swoje sprawozdanie Parlamentowi, który głosuje nad udzieleniem absolutorium na posiedzeniu plenarnym w maju; zauważa, że o ile absolutorium nie jest odroczone, między zamknięciem rocznego sprawozdania finansowego a zakończeniem procedury udzielania absolutorium mija co najmniej 17 miesięcy; zauważa, że w sektorze prywatnym harmonogram audytów jest o wiele krótszy; podkreśla, że procedura udzielania absolutorium musi zostać usprawniona i skrócona; apeluje o to, by ESDZ i Trybunał Obrachunkowy postępowały zgodnie z najlepszą praktyką w sektorze prywatnym; w związku z tym proponuje, by wyznaczyć termin składania rocznych sprawozdań z działalności do dnia 31 marca roku następującego po danym roku budżetowym, a termin przedłożenia sprawozdania przez Trybunał - do dnia 1 lipca; proponuje również dokonanie przeglądu harmonogramu procedury udzielania absolutorium, jak określono w art. 5 załącznika IV do Regulaminu Parlamentu, by głosowanie w sprawie absolutorium mogło się odbywać podczas sesji plenarnej w listopadzie, co pozwoliłoby zakończyć procedurę udzielania absolutorium w ciągu roku następującego po danym roku budżetowym.

¹ Dz.U. L 48 z 24.2.2016.

² Dz.U. C 323 z 28.9.2017, s. 1.

³ Dz.U. C 322 z 28.9.2017, s. 1.

⁴ Dz.U. C 322 z 28.9.2017, s. 10.

⁵ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁶ Decyzja Rady 2010/427/UE z dnia 26 lipca 2010 r. określająca organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (Dz.U. L 201 z 3.8.2010, s. 30).

⁷ Trybunał Obrachunkowy: Sprawozdanie specjalne nr 7/2016 pt. "Zarządzanie przez Europejską Służbę Działań Zewnętrznych należącymi do niej budynkami na całym świecie".

⁸ Sprawozdanie specjalne nr 14/2013 "Bezpośrednie wsparcie finansowe Narodowej Władzy Palestyńskiej przez Unię Europejską".